Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D (til godkendelse)

Transkript

1 Andelsboligforeningen Gammel Kongevej 162 A-D (til godkendelse) Godkendt referat af møde mellem bestyrelsen og administrator Dato: Deltagere ved mødet: Frank Nissen, Tomas Klement, Jørn Christensen, Einar Estrup, Helle Nielsen Fra Administrator: Kasper Wittrock og Pia Dudman Nielsen Afbud: Pia Laulund Ej Fremmødt: Jacob Modigh Dagsordenspunkt Beslutning Ansvarlig og deadline 1. Introduktion Mødet var sat i stand, da Kasper Wittrock per 1. april 2015 er tiltrådt som ny direktør hos vores Administrationsfirma, Drachmann Ejendomsadministration A/S, og derfor gerne ville præsentere sig selv. Kasper kommer til fremover i samarbejde med Pia Dudman Nielsen at administrere vores andelsboligforening og vil derfor fremover også deltage på vores generalforsamlinger. 2. Et bestyrelsesmedlem er trådt ud Nyt medlem Eftersom Jacob Modigh er flyttet og dermed trådt ud af bestyrelsen, så er der en af suppleanterne der skal indtræde i bestyrelsen. Jørn Gubi er derfor trådt ind i

2 bestyrelsen som bestyrelsesmedlem. 3. Prosedo og hvad indeholder vores administrationsaftale? 3a. Prosedo 3.a. Prosedo er en Webportal, som administrator bruger, hvor vores andelsforening er oprettet: rachmann.as. Denne webportal er tilgængelig for bestyrelsen og beboerne - med hver sit kodeord. Helle omdeler kodeord til bestyrelsen. På denne webportal ligger vores serviceaftale med Administrator, som er frit tilgængelig for bestyrelsen. Desuden vil kvartalsregnskaber og meget mere være tilgængeligt på webportalen. 3.a. Beboerne vil få tilsendt kodeord til Prosedo. Ønsker beboere at få adgang til serviceaftalen kan de rette henvendelse til bestyrelsen, som vil sørge for at udlevere et eksemplar. 3.b Administrationsaftale, hvad indeholder den. 3.b. Administrationsaftalens indhold kan ses på Prosedo. 3. b. 4. Kvartals og halvårsregnskaber 4.a. Vores regnskab 5. Forsikringssag 162 d 4 th 4. a. Administrator havde vores regnskab med og det er sundt og godt, vi holder os til det budgetterede på nær hvad angår forsikringssager. Her er budgettet overskredet, da vi har tegnet en udvidet rørskadeforsikring. 4.a 5a. Forsikringssag vedr. dør 5.a Sagen er nu blevet en 5.a

3 reklamationssag hos Alm. Brand, da tvisten står mellem hvad tømreren mener han har givet tilbud på, og hvad forsikringsselskabet Brand mener de har fået tilbud på. Vi har stadig ikke betalt vores selvrisiko, hvilket heller ikke sker, førend der kommer en afklaring på sagen. - Vi afviser stadig den reparation af hoveddøren der er lavet, da det tilbud vi har set lyder på en ny hoveddør. - Så sagen fortsætter og er uafsluttet. 6 Håndtering af forsikringssager generelt: 6a. Administrator forhandler med forsikringsmægler 6a. Administrator er i gang med at forhandle med forsikringsmæglere, så alt med anmeldelse og forsikringer sker via forsikringsmæglere, som vi selv kontakter og som selv håndterer hele sagen. Vi skal betale 15% af forsikringspræmien til forsikringsmægleren, men umiddelbart bliver det ikke dyrere end vi betaler nu. Vi afventer nærmere informationer om dette fra administrator, og indtil da, står vi selv for at anmelde skader, hvis sådanne skulle opstå. Herunder talte vi om den sidste regning vi havde modtaget fra administrator i forbindelse med anmeldes til forsikringsselskab. Det viser sig at posten på kr ,00 for løn administration pr. ansat 2 er 6a.

4 administrationsomkostninge rne ved lønregnskab for vores ansatte (Ejnar og Emil), så anmeldelsen til forsikringsselskabet har kostet kr. 482, Forslag til generalforsamlingen 7.a Tidsfrist for aflevering af forslag til behandling på ordinær generalforsamling. 7a. Det er noget beboerne eller bestyrelsen skal stille forslag om til den ordinære generalforsamling, da det vedrører en vedtægtsændring, hvis tidsfristen skal ændres. Til næste generalforsamling beslutter vi at opfordre beboere til fremsende forslag inden x antal dage, der aftales med administrator, så beboeres forslag kan komme rundt sammen med brevstemmemulighed i ordentlig tid inden mødet. 8. Afstemningsregler vedtægter 20: 8a. 8. a Afstemningen skal ske i henhold til vores vedtægter 20 som siger: Generalforsamlingen tager beslutning ved simpelt flertal, undtagen hvor det drejer sig om lovændringer eller forslag om foreningens opløsning. Dog skal altid mindst 1/5 af foreningens medlemmer være til stede. Hvert andelslejemål har een stemme. Såfremt et medlem er forhindret i at møde på generalforsamlingen, kan dette afgive skriftlig fuldmagt til sin ægtefælle, et 8.a.

5 andet myndigt husstandsmedlem eller et andet medlem af andelsboligforeningen. Dirigenten på generalforsamlingen har på baggrund af dette fuldmagt til at bestemme om der skal stemmes ved hemmelig afstemning eller ved håndsoprækning, hvis der er flertal for det. 8. Afstemningsform ændring: 8a. Afstemning vedr. vedligeholdelse af træværk på altanen. 9. Vedligeholdelse 9a. Vedligeholdelse træværk altan 10. Indbrud Status vindue indbrud hos 162 d st tv 8a. Pia Dudman Nielsen mener godt, at vi på næste generalforsamling kan få vedtaget bestyrelsens forslag omkring vedligeholdelse af altanerne med 2/3 flertal. Dette begrundes i, at man aldrig i forbindelse med etableringen af altanerne har taget stilling til dette, og at der efter 10 år aldrig har været fællesudgifter til vedligeholdelse af træværket på altanerne. 9a. Vedligeholdelsesvejledning af træværket på altanerne er rundsendt til beboerne og lagt på vores hjemmeside. Ejnar har kontaktet tømreren som kommer og laver vinduer. Herunder talte vi igen om tyverisikring af vinduerne i stueetagerne, (Helle - har skrevet til stuelejlighederne og fået tilbagesvar, så nu skal vi have indkøbt 10 a.

6 tyverisikringerne) 11. Forventningsafstemning fremover 11.a Her er vi nok lidt i venteposition, da vi lige skal have kigget den nye webportal igennem. Indkaldelser til generalforsamlinger vil også foregå herinde fremover. (hva' gør det ved vores beboere der måske ikke er på nettet eller har computere??) 12. Næste møde 5. august til forberedelse af vores jubilæum d. 15. august kl Indtil videre har vi aftalt at Jørn står for: Mad, øl, vand, vin og service Duge, Snack, Chips, kaffe, m.m. står Helle for Leje af presenninger, indkøb af grillkul, optændings briketter og godt vejr - står Frank, Thomas og Ejnar for På næste møde d. 5. august aftaler vi arbejdsopgaverne nærmere.