Skole- og Kulturforvaltningen og Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget at anbefale overfor Kommunalbestyrelsen

Transkript

1 Pkt.nr. 11 Nyt Projekt nr Avedørelejren - etablering af biograf i BBR 18 samt indgåelse af driftsaftale med biografforeningen og samarbejdsaftale med Zentropa Indstilling: Skole- og Kulturforvaltningen og Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget at anbefale overfor Kommunalbestyrelsen 1. at der til nyt projekt nr. 0962, Avedørelejren, etablering af biograf i BBR 18, afsættes rådighedsbeløb i 2004 og gives anlægsbevilling på kr , 2. at rådighedsbeløbet i 2004 på kr finansieres af salgsindtægter vedrørende Avedørelejren, 3. at godkende forslag til driftsaftale mellem Hvidovre Kommune og Biografforeningen 4. at godkende forslag til samarbejdsaftale mellem Hvidovre Kommune og Zentropa 5. at godkende en underskudsgaranti på kr. som startkapital for Biografforeningen 6. at godkende det foreslåede navn og logo til biografen: Fægtesalen med undertitlen Filmbyens Kino. Politisk beslutning: Økonomiudvalgets møde 12. september 2005 Punkt 11: Gruppe A foreslår at indstillingen ikke godkendes, idet den lange sagsbehandlingstid har betydet ændring i de oprindelige forudsætninger for projektets gennemførelse. Herfor stemte gruppe A, Liste H og Johnny Winsløw. Gruppe F kan følge forvaltningens indstilling og begærer sagen i Kommunalbestyrelsen. Sagsfremstilling: På Økonomiudvalgets møde den 7. juni 2004, punkt 13 besluttede udvalget følgende: Udsat, idet økonomiudvalget ønsker at tilsynet og Konkurrencestyrelsen forespørges om projektets lovlighed. Gruppe A tilkendegiver anbefaling af projektet, såfremt tilsynets og Konkurrencestyrelsens positive tilbagemelding opnås. Gruppe V undlader at stemme. Gruppe V ønsker en komplet beregning af de årlige driftsudgifter samt oplysning om tab af lejeindtægt.

2 Liste H stemmer imod, da udgiften er af en størrelsesorden, der ikke står i et rimeligt forhold til aktiviteten. Liste H ønsker det foreliggende materiale om biografdrift i Avedørelejren (oprindeligt projekt) tilsendt. I forlængelse heraf blev Tilsynet og Konkurrencestyrelsen kontaktet og der foreligger nu endeligt svar fra de to myndigheder, hvorfor sagen genfremsættes til behandling (udtalelse fra Tilsynet af 3. februar 2005 og Konkurrencestyrelsen af 16. august 2005 er vedlagt). Historik Med baggrund i et ønske om at fremme samarbejdet mellem Hvidovre Kommune og erhvervslivet på det kulturelle område, påbegyndte Skole- og Kulturforvaltningen i efteråret 2003 en række møder med lokalt funderede virksomheder, der på forhånd har udtrykt ønske herom. Zentropa er en af disse virksomheder. Da Zentropa i den sammenhæng gav udtryk for et ønske om etablering af en biograf i Fægtesalen, Avedørelejren, der både skal være tilgængelig for borgere i og udenfor Hvidovre Kommune og kunne benyttes af Zentropa i erhvervsmæssig sammenhæng, blev Skole- og Kulturforvaltningen den 18. november 2003 bedt om at udarbejde forslag hertil. Skole- og Kulturforvaltningens forslag blev behandlet på Økonomiudvalgets møde den 8. december 2003 og i forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning, punkt 65, hvor gruppe A ønskede undersøgt, om en gruppe, forening eller andre frivillige, ønskede at drive biograf, afholdt Skole- og Kulturforvaltningen den 27. januar 2004 et indledende møde herom. Dannelsen af biografforeningen Til mødet var inviteret HIF s Gamle Kæmper, Hvidovre Biografklub samt øvrige Hvidovreborgere, der har interesse for opgaven. Ud over konkrete invitationer til ovennævnte foreninger, blev der annonceret om mødet i Hvidovre Avis. Ved mødet mødte 65 personer op, hvoraf 50 personer skriftligt tilkendegav interesse for at gå ind i arbejdet med biografforeningen. Med baggrund heri indkaldte Skole- og Kulturforvaltningen til stiftende generalforsamling i biografforeningen den 3. marts 2004, hvor der blev valgt en bestyrelse på 8 personer. Der blev ligeledes nedsat en række arbejdsgrupper, der skal virkeliggøre driften af biografen: - operatørgruppe - cafe-, billet- og regnskabsgruppe - teknisk servicegruppe (rengøring og daglig drift) - arrangementsgruppe Biografforeningen har d.d. 77 medlemmer. Bestyrelsen og det videre arbejde På møde den 9. marts 2004 konstituerede bestyrelsen sig selv og efterfølgende har bestyrelsen, bistået af repræsentanter for Skole- og Kulturforvaltningen, Kultur- og Fritidsafdelingen, afholdt tre ordinære bestyrelsesmøder den 23. marts, 1. og 14. april 2004, hvor indretning, driftsmæssige aspekter, samt navn og loge er blevet drøftet. Bestyrelsen har ligeledes besigtiget bygningen med repræsentant fra Teknisk Forvaltning, teknisk repræsentant fra Zentropa og biografkonsulent fra Dansk Kinematograf den 29. marts 2004.

3 Umiddelbart efter den stiftende generalforsamling henvendte Skole- og Kulturforvaltningen den 4. marts 2004 sig til Teknisk Forvaltning med anmodning om at igangsætte de egentlige beregninger på projektet med henblik på fremlæggelse af en bevillingssag til politisk behandling. På bestyrelsesmødet den 14. april 2004 forelagde Teknisk Forvaltnings repræsentant to skitseforslag til indretning af biografen, herunder stoleplaceringen i salen, og der var enighed i bestyrelsen om det ene af de to forslag. Med den valgte model rummer biografen 113 stole, et mindre indgangs- og cafeparti, et antal toiletter, operatørrum samt kontor- og opbevaringsfaciliteter. Istandsættelse af BBR 18, Alarmpladsen 6A Etablering af biograf i bygning BBR 18 vil kræve en istandsættelse af bygningen udvendigt og indvendigt samt at der foretages en del indvendige bygningsændringer/-ombygninger. Økonomi til etablering af centralvarme og udvendig istandsættelse af bygning BBR 18 er afsat på Projekt nr. 0903, Godkendelse af bygningsforbedringer (Godkendt på Kommunalbestyrelsens møde den 28. maj 2002, punkt 32) og Projekt nr. 0931, Avedørelejren, Vedligeholdelses- og istandsættelsesarbejder mv., 2003 (Godkendt på Kommunalbestyrelsens møde den 17. juni 2003, punkt 4). Etablering af en biograf i bygningen kræver mindre ombygninger/ændringer, således at der kan etableres biografsal, indgangsparti, billet-/caféområde, toiletter, operatørrum, ventilationsrum, depotrum og lovpligtige flugtveje. De tekniske installationer skal ændres/ombygges og suppleres, og der skal etableres ventilationsanlæg og ny hovedforsyning til elinstallationerne. Indvendige væg- og loftoverflader skal varme- og lydisoleres, beklædes og istandsættes. Gulvene vil delvist blive bibeholdt og fremstå som lakerede trægulve og delvist blive ombygget til støbte og flisebelagte gulve samt opbyggede, isolerede gulve med linoleums-/tæppebelægning. Udvendigt skal der etableres flisebelægninger langs bygningen fra udgangsdøre/flugtveje og ud til fortove. I indretning af biografsal, billet-/caféområde, operatørrum mv. med løst og fast inventar er medtaget biografstole, lærredskonstruktion, lille sceneopbygning under biograflærred, etablering af billet-/bar-/caféfunktion med borde, stole og service mv., udvendige kopilamper samt etablering af tyverialarm. Foruden udgifter til etablering og indretning af biograf skal der betales et tillæg til den indbetalte parkeringsafgift på kr I 2003 blev der indbetalt kr pr. 100 m 2 = kr i henhold til de krav, der er stillet i lokalplanen ved bygninger med erhvervsstatus. Etablering af biograf betyder ændring af bygningens status til kulturelt formål, hvilket medfører, at der i henhold til lokalplanen skal betales kr pr. 50 m 2 = kr Den samlede anlægsudgift for etablering af biograf andrager i alt ekskl. moms kr , fordelt med ekskl. moms kr til indvendig istandsættelse inkl. 10% til uforudsete udgifter og 6% til omkostninger, ekskl. moms kr til inventar og kr til ekstra parkeringsafgift. Plan for indretning af BBR 18 til biograf ligger stort set fast på grund af bygningens konstruktion og udformning. Der er udarbejdet dispositionsforslag, som er tiltrådt af Biografforeningens bestyrelse (dispositionsforslaget er vedlagt som bilag). Projektforslag til endelig indretning er under udarbejdelse og forventes endelig fastlagt medio juni 2004, hvorefter hovedprojekt og udbudsmateriale udarbejdes og sendes i udbud. Projektet udføres i fagentrepriser og udbydes til mindre og mellemstore entreprenørfirmaer, som tidligere på tilfredsstillende vis har udført arbejder for Hvidovre Kommune.

4 Dispositionsforslaget og det igangværende projektforslag udarbejdes i samarbejde mellem Bygnings- og Brandmyndigheden, bestyrelsen for biografforeningen, teknisk repræsentant for Zentropa, konsulent i biografindretning ved Dansk Kinematograf og Teknisk Forvaltning. Fremsatte ønsker og behov for indretning af biografen forsøges i videst muligt omfang medtaget og indarbejdet i projektet, såfremt at alle gældende lovkrav kan overholdes. Den samlede etableringsfase for de indvendige arbejder forventes opstartet i august 2004 og regnes afsluttet november Såfremt der konstateres råd og/eller svamp i bygningskonstruktioner bliver dette forsøgt indarbejdet i den planlagte tidsplan. Udvendige anlægsarbejder forventes udført i september/oktober Udvendige bygningsarbejder, herunder istandsættelse/renovering af tag, hvortil der er afsat rådighedsbeløb og givet anlægsbevilling i 2002 og 2003 forventes opstartet i juli 2004 og regnes færdigt i september/oktober Såfremt der konstateres råd og/eller svamp i tagkonstruktionen eller tilstødende konstruktioner vil dette formentlig betyde en forsinkelse af arbejdet. Afledte driftudgifter til el, vand, varme, ventilation og rengøring mv. afholdes af biografforeningen. Medfinansiering og sponsorstøtte I forbindelse med etableringen af biografen er der via Det Danske Filminstitut den 29. marts 2004 søgt om støtte på kr. til finansiering af stolene. Der foreligger pr. d.d. ingen svar herpå. Derudover peger Skole- og Kulturforvaltningen, jf. lignende tiltag i øvrige biografer, på muligheden for at involvere lokalt funderede virksomheder i virkeliggørelsen samt driften af biografen. Samarbejdet med Zentropa Der blev den 27. november 2003 afholdt møde mellem Skole- og Kulturforvaltningen og Zentropa for en afklaring af engagementet og samarbejdets karakter og muligheder. På mødet redegjorde Zentropa for sit engagement: levering af lys- og lydudstyr, filmfremviser og spolebord/-tårn. Hertil tilbød Zentropa at være medvirkende til at positionere og profilere biografen ved at sørge for premierefilm samt for- og snigpremierer. Endvidere forestiller Zentropa sig, at diverse aktuelle filmpersonligheder kan introducere filmene ved disse lejligheder. Den overordnede tanke med indretningen af biografen er, at denne indrettes, således at gæsterne oplever en moderne biograf med sublimt lys- og lydforhold, men i en klassisk og hyggelig biograf, med fotos af filmberømtheder i bygningen og eventuelt håndaftryk i stenene/asfalten foran bygningen. Der er den 23. maj 2004 holdt møde mellem Skole- og Kulturforvaltningen og Zentropa, hvor præmisserne for samarbejdet blev drøftet på ny og hvor det endelige aftalegrundlag blev formet. Formaliseret samarbejde Til Økonomiudvalgets møde den 8. december 2003 havde Juridisk Kontor udarbejdet et notat om - en overordnet juridisk vurdering af - samarbejdet omkring biografen. I forlængelse af drøftelserne med biografforeningen og Zentropa har Skole- og Kulturforvaltningen, bistået af Juridisk Kontor og med baggrund i Juridisk Kontors notat, udarbejdet forslag til driftsaftale med biografforeningen og samarbejdsaftale med Zentropa (notat af 4. december 2003 fra Juridisk Kontor er vedlagt som bilag). Driftsaftale med Biografforeningen I forslaget til driftsaftalen med Biografforeningen fremgår det bl.a. at Hvidovre Kommune vederlagsfrit stiller bygningen til rådighed til biografdrift for Biografforeningen i tidsrummet mandag

5 - torsdag fra kl , fredag fra kl. 9 samt lørdag og søndag og at samtlige udgifter i forbindelse med driften af biografen i bygningen, vedligeholdelse samt driftsudgifter til el, vand og varme afholdes af Biografforeningen. Biografforeningen er forpligtet til som minimum at vise 1 aftenforestilling hver dag. Derudover kan foreningen vise 1 eftermiddagsforestilling i weekenderne og i jule-, vinter-, og efterårsferierne i Hvidovre Kommune. Som modydelse for at Hvidovre Kommune stiller bygningen vederlagsfrit til rådighed, er Biografforeningen forpligtet til at tilbyde skoler og institutioner filmfremvisninger samt efter aftale at stille lokalerne til rådighed for Hvidovre Kommune. Et eventuelt overskud ved biografdriften skal benyttes til sikring af fortsat biografdrift samt forbedring og vedligeholdelse af biografen (forslag til driftsaftale med biografforeningen er vedlagt som bilag). Samarbejdsaftale med Zentropa I forslaget til samarbejdsaftalen med Zentropa fremgår det bl.a., at Hvidovre Kommune vederlagsfrit stiller bygningen til rådighed til biografbrug i arbejdsmæssig henseende mv. for Zentropa tidsrummet mandag - torsdag kl I øvrige tidsrum er biografen forbeholdt Biografforeningen. Zentropa er ansvarlig for levering, vedligeholdelse og forsikring af biografens tekniske udstyr: filmfremviser, lys- og lydudstyr og spolebord og tårn. En udgiftspost ved nyanskaffelse på ca kr. Derudover er Zentropa (Klippegangen Aps) forpligtiget til at bidrage med følgende immaterielle ydelser: - oplæring af Biografforeningen Fægtesalens operatørgruppes medlemmer. - løbende support/bistand til Biografforeningen Fægtesalens operatørgruppes. - sikre premierevisning samt snig- og forpremierevisning af Zentropaproducerede film. - filmpræsentation og fortællinger af skuespillere og øvrige filmbranche-personer ved ovennævnte samt øvrige arrangementer. - PR for biografen (forslag til samarbejdsaftale med Zentropa er vedlagt som bilag). Aftalerne formaliserer samarbejdet de tre parter imellem, og der er lagt vægt på et samarbejde, hvor ydelser (materielle som immaterielle) svares af modydelser, og hvor det sikres, at aftalerne ikke strider mod kommunalfuldmagten samt øvrige lovgrundlag. Det er således Skole- og Kulturforvaltningens samt Juridisk Kontors vurdering, at aftalekomplekset ikke kan anfægtes juridisk (Skole- og Kulturforvaltningens og Juridisk Kontors notat om Zentropas økonomiske bidrag er vedlagt som bilag). Biografforeningens driftsbudget I forbindelse med udfærdigelsen af driftsaftalen mellem Hvidovre Kommune og Biografforeningen har Skole- og Kulturforvaltningen bedt foreningen udarbejde et driftsbudget for biografen. For at få et så realistisk billede af dette, har Biografforeningen indhentet budgetoplysninger fra Glostrup Bio. Med baggrund i disse tal har biografforeningen udarbejdet et budget (biografforeningens budget er vedlagt som bilag). Da det kræver startkapital at etablere og igangsætte selve driften af biografen, som Biografforeningen ikke er i stand til at rejse, foreslår Skole- og Kulturforvaltningen at Biografforeningen tilbydes en underskudsgaranti på kr. Valg af navn og logo

6 På de ordinære bestyrelsesmøder er bl.a. biografens navn og logo blevet drøftet. I forlængelse heraf indstiller bestyrelsen på vegne af biografforeningen, at forslag til navn og logo godkendes (bestyrelsens forslag til logo er vedlagt som bilag). Ved valget af biografnavnet har bestyrelsen forsøgt så vidt muligt at tilgodese alle involverede parter: Hvidovre Kommune, borgerne, Zentropa samt film- og biografentusiasterne. Derudover er der lagt vægt på markedsmæssige hensyn, da det er bestyrelsens vurdering, at biografen ikke udelukkende kan drives på basis af billetindtægter fra Hvidovreborgere. Således er det bestyrelsens formodning, at der skal sælges billetter til det store potentielle publikum i København og i hele omegnen, for at biografen skal have en fremtid. I lyset heraf foreslår bestyrelsen navnet: Fægtesalen med undertitlen Filmbyens Kino. Bestyrelsens begrundelse for Fægtesalen er, som navnet antyder, at salen har været brugt som fægte- og gymnastiksal i Avedørelejren. Navnet Fægtesalen er drøftet med lokalhistoriker Poul Sverrild, der bekræfter, at bygningen oprindelig var en fægtesal. Bestyrelsens begrundelse for undertitlen Filmbyens Kino er, at biografen, ud over at være foreningsdrevet, adskiller sig fra alle andre biografer i Danmark - og Europa i øvrigt - ved at ligge, om ikke i, så ganske tæt på det filmmiljø, som har skabt og stadig skaber nogle af de mest spændende film der produceres i dag - ikke kun i Danmark men globalt set - og som fastholder dansk film på verdenskortet. Derudover er det bestyrelsens vurdering af Filmbyen, at navnet og den geografiske placering af denne allerede er kendt og således rummer et væsentligt PR- og driftsmæssigt aspekt. Endvidere er det bestyrelsens vurdering, at benævnelsen Filmbyens Kino forsvinder af sig selv, når kendskabet til Fægtesalen har manifesteret sig i folks bevidsthed. I forbindelse med bestyrelsens forslag til logoet, har denne i udarbejdelsen lagt vægt på både at matche Avedørelejrens æstetiske linier, overholde standarderne for skiltning i Avedørelejren og give biograflogoet sit helt unikke særpræg. Økonomiske konsekvenser: Det bemærkes, at der ikke er afsat midler i Budget 2004 mv. til etablering af en biograf. Der søges til nyt projekt nr. 0962, Avedørelejren, etablering af biograf i BBR 18, rådighedsbeløb i 2004 og anlægsbevilling på kr Rådighedsbeløbet i 2004 på kr foreslås finansieret af salgsindtægter vedrørende Avedørelejren. Økonomisk Forvaltnings bemærkninger Økonomisk Forvaltning bemærker at Regeringen har meddelt, at et nyt lovforslag vedr. anlægsprojekter er under behandling. Nye kommunale anlæg på mere end 1 mio. kr. skal med virkning fra den 24. marts 2004 godkendes af Indenrigs- og Sundhedsministeriet inden iværksættelse. Personalemæssige konsekvenser: -

7 Miljømæssige konsekvenser: - Andre konsekvenser: - Bilag: Udtalelse fra Tilsynet af 3. februar 2005 Udtalelse fra Konkurrencestyrelsen af 16. august 2005 Følgende bilag blev udsendt til Økonomiudvalgets møde den 7. juni 2004 Dispositionsforslag, indretningsplan i mål 1:100, dateret Juridisk Kontors notat af 4. december 2003 Forslag til driftsaftale med Biografforeningen Forslag til samarbejdsaftale med Zentropa Skole- og Kulturforvaltningens og Juridisk Kontors notat om Zentropas økonomiske bidrag af 26. maj 2004 Biografforeningens budget Biografforeningens forslag til logo for biograf i Fægtesalen, Alarmpladsen 6A i Avedørelejren.