Bestyrelsen Referat 2012/10. Bestyrelsesmøde, afholdt den 11. december 2012, kl

Transkript

1 Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv Rønne www. bo42.dk mail: bo42@bo42.dk tlf.: Bestyrelsen Referat 2012/10 Bestyrelsesmøde, afholdt den 11. december 2012, kl Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Tina Andersen (TA), Per Carlo Nilsson (PCN), Britta Hammer Sonne (BHS), Finn Henriksen (FH), Grete Sonne (GS), Flemming Thorsen (FT), og Morten Bech (MB), samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF) og Lise Møller Rieck (LMR). Fraværende: Evy Pauck (EP). Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Komforttemperatur, boliger opvarmet via varmecentral. 4. Administrations- og bestyrelseslokaler. 5. Revisionsprotokollat af 31. oktober måneders regnskabsrapport Bo42 s Selskabslokaler, fremtidige drift. 8. Nyt vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli 2013, oplæg til handlingsplan. 9. Markedsføring, fokus på image, biografreklame. 10. Løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører, nedsættelse af udvalg. 11. Målsætning Valg til repræsentantskabet, opfølgning og evaluering. 12. Svaneke, fællesvaskerier, tilskud til samling. 13. Afdeling 20, skrivelse af 14. november 2012 fra afdelingsbestyrelsen. Orienteringspunkter: 14. Formanden orienterer. 15. Forretningsføreren orienterer. 16. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. HH ønskede Weekendkonferencen tilføjet på dagsordenen som punkt 3a, og punktet Komforttemperatur, boliger opvarmet via varmecentral ændret til punkt 3b, hvilket blev enstemmigt godkendt. Der var ingen punkter under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referatet nr blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. side 1 af 6

2 3a. Weekendkonference i Helsingør. Deltagelse i BL s Weekendkonference i 2. kreds blev drøftet. HH og FH tilkendegav, at de ønskede at deltage i Weekendkonferencen i Helsingør den januar TA kunne ikke for nærværende komme med en endelig tilkendegivelse. De øvrige bestyrelsesmedlemmer ønskede ikke at deltage. Det blev enstemmigt besluttet, at HH og FH deltager fra bestyrelsen, samt TA har mulighed for at tilmelde sig efterfølgende. Det blev ligeledes enstemmigt besluttet at tilbyde plads til deltagelse af 1 medarbejder. 3b. Komforttemperatur, boliger opvarmet via varmecentral. HH fremlagde internt notat af 4. december 2012 om komforttemperatur, boliger opvarmet via varmecentral, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Bestyrelsen har tidligere besluttet at fastholde det nuværende niveau på 23 o C og afvente energi-seminaret den 10. oktober 2012 forud for endelig stillingtagen til komforttemperaturen. EF oplyste, at henvendelser fra lejerne håndteres løbende af ejendomskontorerne, og der er primært tale om vejledning i brug af samtlige radiatorer og om at skrue mere op end 3, såfremt der ønskes højere varme i boligen. Det er administrationens opfattelse, at ejendomskontorerne og ejendomsinspektøren har godt styr på varmecentralerne, og at opvarmningen af ejendommene sker både drift- og energioptimalt. Det blev enstemmigt besluttet, at alle boliger i Bo42, der opvarmes fra varmecentral, i fyringssæsonen skal kunne opnå en temperatur på 23 o C (komforttemperatur), når samtlige radiatorer er i brug. Teknologisk Institut definerer, hvornår der er tale om fyringssæson. 4. Administrations- og bestyrelseslokaler. HH fremlagde internt notat af 4. december 2012 om administration- og bestyrelseslokaler, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Der er beklageligvis en overskridelse af budgettet for istandsættelsen af administrations- og bestyrelseslokalerne på kr , hvilket primært skyldes en opgradering af bestyrelseslokalet med ventilationsanlæg, nedsænket loft og yderligere loftbelysning. Efter indflytningen er der derudover konstateret en del uhensigtsmæssigheder, som der ikke var taget højde for i forbindelse med istandsættelsen. Gulvet i flere rum er skæve, og der har været nødvendigt at foretage opretning af gulvet i et kontor af hensyn til arbejdsmiljøet. Dertil kommer defekt markisestyring og utilstrækkelig solafskærmning fra persienner, der er overtaget fra tidligere lejer. Det indstilles, at overskridelsen tages til efterretning, og at overskridelsen på kr og yderligere kr til forbedring af arbejdsmiljøet afholdes via den ordinære drift af boligorganisationen i 2012 og Det blev enstemmigt besluttet, at alle godkende indstillingen. side 2 af 6

3 5. Revisionsprotokollat af 31. oktober HH fremlagde revisionsprotokollat siderne af 31. oktober Revisionsprotokollat blev forelagt og underskrevet måneders regnskabsrapport EF gennemgik 11 måneders regnskabsrapport 2012, der var udsendt sammen med indkaldelsen. Budgetkontrollen udviste et resultat pr. 30. november 2012 på kr mod budgetteret kr , svarende til et overskud på kr Resultatet skal dog tages med forbehold, da der bl.a. ikke er fordelt renter til afdelingerne. De samlede afholdte udgifter udgjorde kr mod budgetteret kr eller svarende til et mindre forbrug på kr eller 6 %. Bruttoadministrationsudgifterne udgør pr. 30. november 2012 kr mod budgetteret kr , svarende til et mindre forbrug på kr eller 9 %. Renteindtægterne udgør pr. 30. november 2012 kr mod budgetteret kr , svarende til en merindtægt på kr eller 15 %. Resultatet i budgetkontrollen er som altid med stort forbehold for det endelige resultat, da indtægter og udgifter ikke periodiseres i budgetkontrollen. Budgetrapporteringen blev taget til efterretning. 7. Bo42 Selskabslokaler, fremtidige drift. EF fremlagde Budget 2013 for Bo42 s Selskabslokaler opdelt i 4 forskellige udgaver: Med fordeling på henholdsvis Afdeling 1-20+Højvangsparken, senarie 2, 3 eller 4. Der er i budget 2013 indlagt en omkostning til administration eller regnskabsføring på kr Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Senarie 1 - Bo42 s Selskabslokaler: Driften fortsætter uændret med fordeling på Afdeling 1-20 og Højvangsparken, men beløb sættes op til maksimalt kr. 30 pr. måned pr. lejemål. Senarie 2 Bo42 s Selskabslokaler: Driften fortsætter uændret med fordeling på alle afdelinger i Bo42 med uændret kr. 20 pr. måned pr. lejemål. Senarie 3 Højvangsparkens Aktivitetshus: Højvangsparken står for driften af lokalerne med fordeling i Højvangsparken og beløb sættes op til kr. 50 pr. måned pr. lejemål. Senarie 4 - Bo42 s Aktivitetshus: Et aktivitetsudvalg står for driften af lokalerne med fordeling i alle afdelinger i Bo42 med kr. 20 pr. måned pr. lejemål. Det blev enstemmigt besluttet at Senarie 4 Bo42 s Aktivitetshus er det mest optimale og den fremtidssikrede løsning i forhold til inddragelse af frivillige fra alle afdelinger og i relation til de øvrige selskabslokaler i boligorganisationen. Det blev enstemmigt besluttet at endelig beslutning om, hvilket senarie der skal fremsættes som forslag på repræsentantskabsmødet 4. juni 2013, afventer en tilkendegivelse fra afdelingsbestyrelsen i Højvangsparken, som ønskes at foreligge inden bestyrelsesmødet den 15. januar side 3 af 6

4 8. Nyt vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli 2013, oplæg til handlingsplan. HH fremlagde oplæg af 5. december 2012 til handlingsplan for udarbejdelse af nyt vedligeholdelsesreglement, der var udsendt sammen med indkaldelsen. I forbindelse med indførelsen af vedligeholdelsesreglement for henholdsvis etagebyggeri og tæt/lavt byggeri pr. 1. januar 2011 var målsætningen, at vi på sigt ønskede ét fælles vedligeholdelsesreglement for Bo42. Efter fusionen med Svaneke Boligforening er behovet for ét vedligeholdelsesreglement øget, da boligerne i Svaneke p.t. er reguleret af 5 forskellige reglementer. Det indstilles, at oplæg til tids- og handlingsplanen for ét nyt vedligeholdelsesreglement pr. 1. juli 2013 godkendes. Tids- og handlingsplanen blev enstemmigt godkendt. 9. Markedsføring, fokus på image, biografreklame. HH fremlagde tilbud fra Dansk Reklame Film, der var udsendt sammen med indkaldelsen. EF redegjorde for baggrunden for punktet på dagsordenen. Profilering og markedsføring af Bo42 indgår i det boligsociale projekt, og der er fortsat ubrugte midler. Det er planen at der udarbejdes en husstandsomdelt afsluttende profilavis/tillæg om Bo42 og det boligsociale projekt, samt at det boligsociale projekt dække udgifterne til produktionen af en film der kan vises som biografreklame. Vi har fra Dansk Reklame Film modtaget tilbud på 10 sekunders spot (korteste sekvens) i Rønne Bio for henholdsvis 6, 10 og 12 måneder med det mest attraktive tilbud i en kampagneperiode på 12 måneder på kr Det er endnu ikke fastlagt om der skal produceres en biografreklame på 10 eller 20 sekunder. Det blev enstemmigt besluttet at Bo42 skal have udfærdiget en film til brug for biografreklame, som skal vises i 12 måneders periode. 10. Løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører, nedsættelse af udvalg. HH oplyste, at det er aftalt at forretningsførerens løn- og ansættelsesforhold skal genforhandles pr. 1. januar 2013, og han foreslog samme personsammensætning som for 2 år siden. Det blev enstemmigt vedtaget at nedsætte et udvalg, der skal forestå udarbejdelse af et oplæg til genforhandling af løn- og ansættelsesforhold for forretningsfører. Det blev enstemmigt besluttet at HH, TA, GS og BHS deltager i udvalget. 11. Målsætning Valg til repræsentantskabet, opfølgning og evaluering. HH fremlagde målsætning Valg til repræsentantskabet, der var udsendt sammen med indkaldelsen. EF oplyste, at det i år havde været nødvendigt at fremsende rykker til 8 afdelingsbestyrelser, som ikke inden den 1. november 2012 havde fået foretaget valg af repræsentanter, som er den af bestyrelsen fastsatte frist. EF kunne supplerende oplyse, at der trods rykker endnu ikke er valgt afdelingsrepræsentanter i følgende afdelinger, hvor afdelingsbestyrelsen har kompetencen: Afdeling 3, Afdeling 4, Afdeling 9, Midgården I, Midgården II og Ågården. side 4 af 6

5 Der er endvidere ikke valgt repræsentanter i følgende afdelinger: Afdeling 1, Afdeling 14 Rosenlunden og Støberigården, men det skyldes er der ikke var nogen lejere i de pågældende afdelinger, som ønsker at modtage valg. Der er i målsætningen tilføjet en anbefaling om, at repræsentanter vælges på det ordinære afdelingsmøde. Derudover er det tilføjet, at såfremt der endnu ikke er valgt repræsentant(er) pr. 30. september, anføres dette på hjemmesiden som vakant. Valg af repræsentantsuppleanter udgår af målsætningen. Udkast til ny målsætningen Valg til repræsentantskabet blev enstemmigt godkendt. 12. Svaneke, fællesvaskerier, tilskud til samling. EF oplyste, at i dag er vaskerimaskiner i flere byggeafsnit i Svaneke, men der er ikke etableret formelle fællesvaskerier, hvorfor der ikke henlægges midler til vedligeholdelse og fornyelse. Udgifter til drift af fællesvaskeri ikke må indgå i lejen, hvorfor der skal der findes en fremadrettet løsning, som giver adgang til et fælles vaskeri i Svaneke. Samtidig bør der ske en tilpasning, således at der tages højde for at mange lejere ønsker at have vaskemaskine i boligen. Undersøgelse blandt samtlige lejere i Svaneke indikerer, at der er behov for fællesvaskeri. Afdelingsbestyrelsen i Svaneke bakker op om etablering af et for Svaneke samlet fællesvaskeri i Postgade. Det blev enstemmigt besluttet at etablere et samlet fællesvaskeri i Svaneke, beliggende i Postgade, og at varsle ophør af adgang til de øvrige vaskerimaskiner, som fjernes, når det nye nye fællesvaskeri er etableret. Det blev ligeledes enstemmigt besluttet, at der gives kr i tilskud fra dispositionsfonden til etablering af det samlede fællesvaskeri i Svaneke. 13. Afdeling 20, skrivelse af 14. november 2012 fra afdelingsbestyrelsen. HH fremlagde skrivelse af 14. november 2012 fra afdelingsbestyrelsen i Afdeling 20, hvor der stilles en række spørgsmål af generel og almen karakter, samt om sammenligningsgrundlag i forhold til naboejendom. Det blev enstemmigt besluttet, at bestyrelsen overdrager det til administrationen at svare på henvendelsen. 14. Formanden orienterer. HH oplyste, at Afdeling 20 s medlem af Grundejerforeningen Kystparken er udtrådt af personlige årsager. at der er kommet et nyt regulativ fra Landsbyggefonden Regulativ Boligportal, hvor vi helt ned på boligniveau skal indberette detaljeret om alt i forbindelse med det enkelte lejemål. at der er kommet en ny brochure fra BL Innovativ energirenovering at der er kommet et debatoplæg om Det sociale enzym af Jesper Nygaard. Orienteringen blev taget til efterretning 15. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at Morten Bech er blevet genvalgt som medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem for en 2-årig periode. side 5 af 6

6 at administrationen påtænker at deltage i kursus med fokus på at få nogle værktøjer til bedre at kunne sælge budskabet i de tilfælde, hvor vi ikke kan imødekomme kundens ønsker f.eks. grundet lovmæssige krav. at vi har indhentet et tilbud fra Erik s Ejendomsservice, der p.t. servicerer fælles udearealer og rengøring i flyttelejligheder i Svaneke. Nuværende ordning er tilfredsstillende og mest optimal. at vi p.t. har 17 ledige boliger. at en dom fra Landsretten fornylig har defineret, at når der i lovgivningen er tale om krav om skriftlighed, kan mail ikke erstatte brev. at der er overvejelser om salg af visse boliger i Bo42, jf. Regulativ om salg af almene familieboliger. Inden forelæggelse af konkret beslutningsforslag for bestyrelsen skal de nærmere præmisser analyseres og indgående drøftes politisk. at der i den seneste udgave af Boligen fremgik at en boligorganisation har valgt at skifte stillingsbetegnelser ud med mere almen kendte og anvendte. Forretningsfører erstattet med direktør og kontorassistent med f.eks. boligrådgiver, som er mere specifikke i forhold til jobindhold end uddannelse. En tilsvarende implementering kunne med fordel finde sted i Bo42. at der p.t. er tilmeldt ca. 20 afdelingsbestyrelsesmedlemmer til kurset Afdelingsbestyrelsens arbejde den 19. januar 2013 på Hotel Fredensborg. at vi har udsat varsel af stigning i antennebidraget i Svaneke i forventning om afklaring på eventuel nedtagning af fælles paraboler. Vi varsler nu stigning i antennebidraget for at kunne afholde de lovmæssige afgifter og medtage samtlige udgifter i antennebudgettet. at der har været afholdt internt kursus i elektronisk syn i Bo42, hvor en relevante medarbejdere deltog. Indførelsen af elektronisk syn vil blive en løbende proces, idet der bl.a. mangler opmålinger af flader i nogle boliger, herunder samtlige boliger i Svaneke. at kommunen har udsat den boligpolitiske temadag. I arbejdsgrundlaget Boliger på Bornholm er der foretaget visse ændringer på baggrund af bemærkninger fra Bo42. Orienteringen blev taget til efterretning 16. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. FT orienterede om, nedbrud på den fælles internet løsning for ungdomsboliger og at han vurderede at informationerne fra Lejerbo om opstart af tagrenoveringen ikke havde været fyldestgørende. MB oplyste, at han havde deltaget i brugerrådsmåde i BOFA. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste bestyrelsesmøde afholdes den 15. januar Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl Formanden takkede for god ro og orden. Rønne, den 15. januar 2013 Bestyrelsen: side 6 af 6