BOOKING HÅNDBOGEN /2019 ID: 3 Form

Transkript

1 BOOKING HÅNDBOGEN

2 Indholdsfortegnelse Sådan kommer du i gang... 2 Generel booking information... 5 Eksisterende adresse... 6 Ny adresse... 7 Tilføj flere adresser... 8 Booking: Information data... 8 Booking: Forsendelse information Farligt gods Booking: Bekræftelse Adressebog Booking skabelon Booking overblik og tracking eschenker kontaktpersoner

3 Sådan kommer du i gang Log in via 1) Når du er logget ind, ser du nedenstående skærmbillede. 2) Hvis du er oprettet til at booke enten eksport/national eller import, kan du klikke direkte på bookingikonet. Du kan se bort fra pkt ) Får du nedenstående fejlmeddelelse ved klik på bookingikonet, betyder der at din konto er oprettet til både at kunne booke import- og eksport/nationale forsendelser. 2

4 4) Inden du kan gå i gang med at booke, skal du klikke på dit firmanavn øverst i højre hjørne og vælge om du vil oprette en import- eller en eksport/national booking. 5) Klik herefter på bookingikonet 3

5 6) Vælg på næste skærmbillede hvilken transportform du ønsker at booke: Land, luft Sø FCL eller Sø LCL Nu kan din booking begynde 4

6 Generel booking information Når du laver en booking, skal du begynde med at udfylde fanebladet General Information. Alle felter med * skal udfyldes. 5

7 Eksisterende adresse Du kan søge efter adresser, som allerede findes i systemet i felterne. Hvis systemet kan genkende adressen, vil adressen komme frem når du begynder at skrive navnet, som du kan se på nedenstående skærmbillede. Vær opmærksom på at der kan gå nogle få sekunder mens systemet søger efter adressen. Det er også muligt at søge en eksisterende adresse ved at klikke på forstørrelsesglasset. Her kan du fx søge på by, vejnavn mv. Klik på Search og de adresser, som passer på dine søgekriterier kommer frem. 6

8 Marker den ønskede adresse ved at klikke en enkelt gang, så linjen bliver mørkegrå. Klik herefter på Select. Ny adresse Ved at trykke på + kan du lægge nye adresser i systemet. Når du oprettet en ny adresse markerer systemet automatisk at adressen skal oprettes, som feltet der er trykker + på fx som Consignee. Det er en god idé altid at oprette dine adresser som Shipper, Consignee, Pickup og Delivery. På den måde kan du nøjes med at oprette en adresse én gang, og stadig kunne søge adressen frem under før nævnte kategorier. 7

9 Tilføj flere adresser eschenker foreslår som udgangspunkt en afsender (shipper) adresse og en modtager (consignee) adresse. I feltet Additional Adresses kan du tilføje yderligere adresser. Booking: Information data 1) Incoterms: Vælg i dropdown menuen Incoterm for forsendelsen. o o Er du i tvivl om hvad de enkelte incoterms betyder, kan du læse mere her: Incoterms Location: Udfyldes automatisk. Hvis der står NA betyder det not applicable 8

10 2) Products: Vælg i dropdown menuen det aftalte produkt. Produktet DB SchenkerSystem er Schenkers standard produkt og vil være foreslået som standard. o Tilvalg: Når afsender og modtager adressen er tastet ind i din booking, kommer de optioner, som er mulige at tilvælge på den givne rute til syne. Kommer en option ikke til syne, betyder det at der ikke er mulighed for at tilkøbe den. Se prisliste for tilvalg nedenfor: Product DBSCHENKER system Standard freight DBSCHENKER Premium Standard freight +min. 30% Comment System freight = index 100 Premium freight = index 130 E.g. System shipment priced DKK then price for Premium min. DKK Option Price/shipment Pre-notice DKK 60 n/a Passive information e.g. SMS, . Fix Day DKK 185 n/a Day of delivery predefined by customer *Fix Day 10 n/a DKK 410 Delivery before 10 a.m. *Fix Day 13 n/a DKK 185 Delivery before 13 a.m. Fix Day to be agreed DKK 300 n/a Consignee to be contacted for agreeing day of delivery Premium10 n/a DKK 410 Delivery before 10 a.m. Premium13 n/a DKK 185 Delivery before 13 a.m. 9

11 3) Pickup Date: eschenker foreslår automatisk at sendinger afhentning mellem kl den næstkommende hverdag. 4) Handling Information: Instruktioner og/eller information til Schenker 10

12 5) Referencer: Udfyldes med de ønskede referencer. Både felterne Shippers Reference No. Og Consignees Reference No. Vil fremgå af din faktura. Reference feltet kan maksimalt indeholde 17 anslag. 11

13 Booking: Forsendelse information Næste side omhandler booking detaljer. Alle felter med * skal udfyldes. 1) Indsæt booking detaljer for forsendelserne. Du kan tilføje flere godslinjer ved at trykke på +. Vær opmærksom på at kilo oplyses som total vægten pr. position, mens mål oplyses pr. kolli. Volume og Loading Meters udfyldes automatisk, når mål og vægt er udfyldt i sendingen. Under Cargo Descriptions udfyldes hvilken godstype forsendelsen indeholder, fx clothing, furniture o. lign. Hvis der ønskes en reference på labels sættes denne ind i feltet Marks & Numbers. Feltet kan maksimalt overføre 17 anslag. 2) Hvis din forsendelse indeholder farligt gods/adr, sæt da flueben i feltet DGR, gøres det, tager bookingen dig efterfølgende gennem en ekstra side, hvor flere oplysninger vedr. ADR. tastes. 3) Afkryds Stackable hvis godset kan stables. 12

14 4) Cargo Insurance: Ønskes forsikring af godset gennem Schenker, bestilles dette ved at sætte flueben i feltet Cargo Insurance Herefter udfyldes godsets værdi og valutaen, som værdien er oplyst i. Kontakt din speditør for pris på forsikring. 5) Pre-Notice: Sæt flueben i feltet Pre-Notice, hvis du ønsker at modtager får en passiv meddelelse, når den pågældende forsendelse er lastet på den sidste bil og er ude for levering. Optionen Pre- Notice giver ikke modtager mulighed for at indgive ønsker vedr. leverings tidsrum mv. Ved booking af Pre-Notice, skal oplyses en kontaktperson, samt et mobiltelefonnummer. Pre-Notice faktureres med 60,00 DKK ex. moms. 13

15 Farligt gods Hvis du har afkrydset DGR (Farligt gods) får du nedenstående skærmbillede. Her skal du udfylde information omkring det farlige gods, som din forsendelse indeholder. Angiv antal kolli, som indeholder farligt gods. Angiv herefter den totale vægt på positionen. Herefter angives UN nummeret for positionen. Når UN nummeret er oplyst, kommer en række valgmuligheder tilhørende det pågældende UN nummer til syne. Vælg der UN nummer, som stemmer overens med dine farligt godsdokumenter ved at klikke på den ønskede Package Gruop. Herefter udfyldes de resterende oplysninger automatisk. 14

16 Hvis mængden af farligt gods går under betegnelsen begrænset mængde, sæt da flueben i feltet Ldt. Qty. Du kan tilføje flere linjer ved at trykke +. 15

17 Booking: Bekræftelse Sidste side inden afsendelse af din booking er en opsummeringsside af bookingen. 1) Hvis du ønsker at tilføje et dokument, kan det uploades i højre side ved at trykke på +. Her kan b.la. farligt godsdokumenter, handelsfaktura mm. Vedhæftes. 2) Når bookingen er i orden og klar til at blive sendt til Schenker, er det vigtigt at der klikkes på Submit knappen, for at sende bookingen igennem til Schenker. a. Hvis der i stedet klikkes på Save knappen bliver bookingen gemt på din egen eschenker side, uden at blive sendt til Schenker. 16

18 Adressebog Du kan altid tilføje adresser i Address Management. Her har du en personlig adressebog, som kun den profil du er logget ind med har adgang til. Du kan også have en virksomheds adressebog, hvor flere brugere kan trække samme adresser. Den offentlige adressebog har alle adgang til. 1) Vælg hvilken adressebog du gerne vil bruge 1) Tilføj adresse ved at klikke op + eller upload en adresse skabelon. Kontakt din eschenker super bruger, for at få filen, som en tidligere adressebog kan uploades i. Ved upload af adresse, er det vigtigt at være opmærksom på at hvert adresse relateret felt maksimalt kan overføre 35 anslag. 17

19 Booking skabelon 1) Klik på Ikonet Booking 2) Klik på My Templates 3) Tryk på + New og du starter en ny skabelon 4) Start med at angive transportformen, som du ønsker at oprette en Template til 18

20 5) Herefter ses et skærmbillede, som er identisk med bookingmenuen. Forskellen er at du her kan nøjes med at udfylde de filter, som du ønsker at Schenker skal huske for dig. Du kan fx udfylde: a. Shipper b. Incoterms 6) Tryk Save As Template og gem skabelonen under et navn, du nemt kan finde igen 7) Klik på Save 8) Herefter kommer du retur til startsiden. 9) Klik på Search for at få din(e) templete(s) frem 19

21 10) Herefter kommer din(e) template(s) frem a. Sæt flueben i Favorite for at Templaten fremadrettet kan benyttes, fre menuen New Booking b. Sæt flueben i Share with Group, hvis du ønsker at dele din template med dine kollegaer. 11) For at benytte en template klikkes på ikonet Booking 12) Din(e) template(s) er nu synlige under Schenkers forskellige transportformer 13) Klik på pilen i højre side for at benytte din template Det er muligt at oprette alle de templates som der har behov for. 20

22 Booking overblik og tracking 1) For at få overblik over dine bookinger, skal du klikke på ikonet Booking. 2) Klik på My Bookings 3) Her har du mulighed for at indskrænke din søgning a. Booking Filter: i. User: giver dig udelukkende et overblik over de bookinger som du selv har oprettet ii. User Gruop: Giver dit et overblik over hvad både du og dine kollegaer har booket. b. Time Selection: giver dig mulighed for at indskrænke din søgning ift. tidsperioden for bookingtidspunktet. 21

23 c. Ydermere er det muligt at søge på Booking ID, Stt. No. Consignment/Waybill No., Shipper, Consignee, Shippers- og Consignee reference. Hvis du vælger nogle af følgende oplysninger, som søgekriterier, skal du være opmærksom på at oplysningerne skrives præcist, som de er oplyst i din booking. d. Klik på Search for at få de bookinger, som passer med dine søgekriterier frem. e. Her fra er det muligt at tracke din forsendelse, ved at markere sendingen, som du ønsker at tracke med et enkelt klik, så linjen bliver mørkegrå. Hvis der er noget at tracke på den pågældende forsendelse, bliver kikkertikonet Tracking mørkegråt. Ved at klikke på kikkertikonet åbner eschenker et nyt vindue med forsendelsens aktuelle status. Den aktuelle stadig findes under Milestones. 22

24 eschenker kontaktpersoner Ved behov for yderligere gennemgang, eller spørgsmål til eschenker, er du meget velkommen til at kontakte vores lokale eschenker Superbrugere. Find din kontaktperson i nedenstående oversigt. 23