ProjektstyringsNYT Center for projekt- og porteføljestyring Forår 2010

Transkript

1 ProjektstyringsNYT Center for projekt- og porteføljestyring Forår 2010 Risikoanalyser giver overblik Side 2-3. Artikel af Lars B. Møller. Hvor og hvornår kan man med fordel bruge risikoanalyser. Et overblik over praktisk brug af risikoanalyse, værktøjer og teorien bag. Primavera til avanceret maskinkonstruktion Side 4-5. Artikel om Poul Johansen Maskiner A/S. - en dansk virksomhed som udvikler fuldautomatiske montageanlæg og produktionslinier til førende industrivirksomheder. Læs om valget og brug af Primavera som projekt og porteføjlestyringsværktøj. West Soft kompetencecenter for projektstyring West Soft er Danmarks førende kompetencecenter og den førende leverandør af værktøjer til projektstyring, porteføljestyring og risikoanalyse. Vores vision er at levere "forbedret projektstyring", dvs. at levere en kombination af viden, kompetence, uddannelse og værktøj, der kan forbedre projektstyringen i virksomheden, til gavn for dens konkurrenceevne og økonomi og til glæde for medarbejderne. Vi leverer også konsulentydelser, typisk deltager vi i større implementeringsprojekter, eller vi assisterer projektlederen med bl.a. tids- og resssourceplanlægning, økonomistyring og risikoanalyse. Vi har kunder i alle brancher, f.eks.: Banker og forsikringsselskaber Bygge- og anlægsvirksomhed Elektronikudvikling Energiforsyning Maskinindustri Medicinalindustri Offentlig administration Produktudvikling Rådgivnings- og konsulentvirksomhed Telekommunikation Softwareudvikling Udviklingsledelse og Forandringsledelse Side 6-7. Artikel af Hans Mikkelsen, Provedo Aps. Er forandringsledelse og udviklingsledelse vigtigere end projektledelse og porteføljeledelse? Artiklen omhandler virksomheders fornyelses og udviklingsprojekter og rejser spørgsmålet, om projektficeringen er ved at tage overhånd Time to market og udviklingsprojekter Side 8. Artikel af Kim Hagstrøm, West Soft A/S. Når der er meget kort tid til udvikling, står man med en udfordring, og der kan være ting, man skal være særligt opmærksom på. Primavera integration med SAP Inspire, e-business m.fl. Side 8. Primaveras integrationsmodul til SAP Inspire er blevet en stor succes. Styr på porteføljestyringen? - eller går det nok? Side 9. En artikel om hvorfor porteføljestyring er vigtig! Primaverabrugermøde Side 9. Der afholdes dansk Primaverabrugermøde den 1. juni i Vejle. West Soft Development, ny afdeling i Vejle Side 10. West Soft Development er et nyt selskab i Vejle. Vi har overtaget Haastrup IT s medarbejdere, deriblandt Ronni Madsen, som nogle måske vil kunne huske fra West Soft. Projektkoordinatoruddannelsen Side 10. Vi gør status efter de første afholdte kurser. West Softs produktportefølje og kursuskalender På side 11 er en kort oversigt over West Softs produktportefølje, som består af Værktøjer, Konsulentydelser og Uddannelse. På side 12 er tillige en kursuskalender, der omfatter kurserne hen over foråret og sommeren.

2 Risikoanalyser giver overblik Af Lars B. Møller, Direktør i West Soft A/S Mange konsulentvirksomheder forsøger at gøre risikoanalyse til atomvidenskab. Dette er helt forkert - risikoanalyse er nogle enkle metoder og værktøjer, som er nemme at lære, og som med en fornuftig arbejdsindsats giver et fortrinligt overblik og dermed et meget bedre grundlag for at styre projekterne i mål. En risikoanalyse kan f.eks. give svaret på, hvad sandsynligheden er for at få overskud eller blive færdig til tiden, hvad de store usikkerheder i projektet er, og hvordan man skal håndtere usikkerhederne. Kort fortalt laves en risikoanalyse på følgende måde: Risikoidentificering her skal alle såvel positive som negative risici (usikkerheder), der kan påvirke projektet identificeres. Alle risici gennemgås herefter systematisk, og det besluttes, hvilke af de aktuelle risici der skal indgå i analysen, og hvilke der håndteres som en forudsætning. Estimering/beregning afhængigt af den valgte metode vurderes de enkelte risici med sandsynligheder, konsekvens, penge og/eller tid. Herefter foretages en beregning, resultatet analyseres, og det besluttes, om projektet fortsætter. Planlægning af risikohåndtering - de enkelte risici gennemgås, og det besluttes, hvilke risici der kan accepteres, undgås, overføres til andre, hvor sandsynligheden kan mindskes, og hvor konsekvensen kan mindskes. Alle disse tiltag resulterer i nye beregninger og en systematisk mindskning af risici, og igen træffes en beslutning op projektet skal fortsætte. Afslutningsvis udnævnes ansvarlige for de enkelte risici, og der udarbejdes handlingsplaner for de største risici. Risikoovervågning og risikostyring som en del af projektets gennemførelse laves der auditeringer, opdateringer, granskning og dokumentation samt, ikke mindst, erfaringsopsamling. Som tidligere anført så er metoderne enkle, men teknisk og kommerciel erfaring med de aktuelle projekter er selvfølgelig en stor fordel. Har man lille erfaring bliver usikkerheden stor, og har man større erfaring, får man en mindre usikkerhed. I alle projekter diskuterer man under en eller anden form risici og usikkerheder og bruger dermed tid på at behandle dette emne. En risikoanalyse kræver derfor normalt ikke mere tid, men resultatet af en systematisk håndtering af risici, systematisk inddragelse af relevante personer, systematisk bearbejdning af resultaterne, definition af ansvar, distribution af resultatet osv. gør, at man får et meget bedre styringsgrundlag. Bare det enkle tiltag at man erkender, hvad der er projektets store risici, og at alle er opmærksomme og har fokus på disse risici betyder, at sandsynligheden for at undvige problemer stiger markant. Udarbejdelsen af en risikoanalyse betyder selvfølgelig ikke, at man har løst alle problemer - det kan stadig gå galt. Typisk kan der være forhold, som er så ekstreme, at ingen overhovedet har tænkt på dem, eller konsekvenserne af de estimerede ricisi viser sig at være langt større end forudset. Ofte er det svært at acceptere, hvor galt det i virkeligheden kan gå, når det går galt. I West Soft har vi i mange år hjulpet en række af vores store kunder med at lave risikoanalyser. Vi tilbyder kurser i risikoanalyse, og vi sælger software til risikoanalyse. En rigtig god måde at lære en metode og et værktøj er at tage udgangspunkt i et af jeres egne projekter og så lave en risikoanalyse på dette projekt - selvfølgelig kombineret med at den relevante teori gennemgås. Læs mere om West Soft på Side 2

3 Risikoanalyser giver overblik (fortsat) De tre mest benyttede metoder til risikoanalyse er kort beskrevet nedenfor. FMEA Den oftest benyttede metode til risikoanalyse går kort fortalt ud på, at man lister alle mulige risici og vurderer sandsynligheden for, at de enkelte risici indtræffer og konsekvensen af, at de indtræffer. Sandsynligheden og konsekvensen vurderes ud fra nogle skalaer, som man selv har frihed til at skabe f.eks. 1=lille, 2=mindre, 3=stor og 5=meget stor. Tallene for sandsynlighed og konsekvens for de enkelte risici multipliceres, og tallet bruges til at rangordne de enkelte risici. Metoden er en såkaldt kvalitativ metode og hedder officielt FMEA, der står for Failure Mode and Effects Analysis, men metoden beskrives også under mange andre navne f.eks. risiko/konsekvens matrix. Successiv Kalkulation En successiv kalkulation er en kvantitativ kalkulation, hvor de enkelte poster vurderes med en ekstrem minimumsværdi, en sandsynlig værdi og en ekstrem maksimumværdi. Ud fra disse værdier beregnes kalkulens total, den totale usikkerhed og de enkelte posters bidrag til denne usikkerhed. Metoden er meget enkel at forstå og arbejde med, den er hurtig, der arbejdes med systematisk databegrænsning, og den giver nogle udmærkede resultater. Monte Carlo Simulering Monte Carlo simulering er også en kvantitativ metode, og der er mange muligheder og stor frihed. Men ingenting er gratis, så det er også den metode, der kræver den største indsigt, og brugertærsklen til programmerne er større. Input kan være en ekstrem minimumsværdi, en sandsynlig værdi og en ekstrem maksimumværdi som for en Successiv Kalkulation, men afhængig af de valgte fordelinger for de enkelte poster varierer dette. Beregningerne udføres ved hjælp af af en tilfældighedstals-generator, hvilket har givet metoden det lidt skumle navn, men metoden er udmærket og matematisk korrekt. Risiko-/usikkerhedsanalyse Risikoanalyse og usikkerhedsanalyser bruges i flæng. For nogle står begreberne for det samme, for andre er der stor forskel. Nedenstående tre udsagn illustrerer forskellen, men konklusionen er, at der ikke findes entydige definitioner: En risiko er en ikke planlagt hændelse, som vil indtræffe med mindre end 100% sandsynlighed. En risiko beskrives med sandsynlighed og konsekvens. En usikkerhed er usikkerhed relateret til en planlagt aktivitet i projektet. Set i relation til analyser af udgifter og tid for et projekt er der ikke den store forskel på risikoanalyse eller usikkerhedsanalyse, så i West Soft kalder vi det risikoanalyse med den tilføjelse, at vi ikke kun fokuserer på det negative, der kan ske, men også på de forbedringsmuligheder der findes. Vi definerer risikoanalyse som: En systematisk måde at identificere, vurdere og behandle risikofaktorer, som er led i en helhedsbetragtning. Læs mere om West Soft på Side 3

4 Primavera til avanceret maskinkonstruktion Montageautomat for insulinpenne produceret for Novolet. Foto: I 1960 stod Poul Johansen i en nedlagt hestestald og arbejdede på at udvikle en automatisk indfedtnings- og pakkemaskine til savklinger. I dag, 50 år efter, er scenariet noget anderledes - hestestalden skiftet ud med m2 moderne lokaler i Fårevejle, og Poul Johansen Maskiner A/S konstruerer, fremstiller og idriftsætter fuldautomatiske montageanlæg og produktionslinier til førende industrivirksomheder. Og vi er rigtigt gode til det!, konstaterer Carsten Andreasen, som er Logistikchef i PJM. Carsten fortsætter: Nogle af vores største kunder er Lego, Danfoss og Novo Nordisk - firmaer med ganske store krav til deres produktionsliner. Vores maskiner kan effektivisere deres produktion, sikre dem en høj kvalitet og lette styringen af selv de mest komplicerede produktionsforløb. Og maskinerne skal kunne holde til en del - typisk holder de. f.eks. 10 gange længere end en personbil! Det er vores klare holdning, at styring og struktur går hånd i hånd med kreativitet og udvikling. Faktisk trives kreativiteten bedst i processer, hvor projektet er velbeskrevet og styret i detaljen. Primavera i hele processen Der arbejdes projekt- og teambaseret i hele virksomheden hos PJM. Vi arbejder i gennemprøvede faser, der sikrer, at vi til hver en tid har hånd i hanke med alt ned til mindste delproces, siger Carsten Andreasen. Vi står derfor dagligt med en stor og kompleks porteføljestyringsopgave og skal samtidig håndtere og styre ressourceforbruget på tværs i organisationen. Vi beskæftiger jo både ingeniører, programmører, montører, maskinteknikere, tekniske designere, stærkstrømsteknikere, elektrikere og automatikmekanikere samt en masse andre, så der er nok at holde styr på. Dagligdagen varierer fra måned til måned. Der indgåes løbende nye aftaler, som afleder nye ordrer af meget varierende kompleksitet. Det hænder, der løber en masse ordrer ind, mere eller mindre samtidig, og mange haster pga. time to market. Nogle gange laves der næsten udelukkende helt nye og unikke maskiner, hvor der skal tænkes kreativt og opfindes en del, hvilket belaster konstruktionsafdelingen. Andre gange laves der serier af maskiner, hvilket i langt højere grad belaster produktionen. Udfordringer er der altså nok af i dagligdagen, og det kan kun lade sig gøre at styre processserne ved hjælp af engagerede medarbejdere, dygtige underleverandører og Primavera, der er med til at skabe overblikket. I mere end 10 år har PJM brugt Primavera. Primavera er med i alle faser - lige fra tilbudsfasen til afslutningen af et projekt. Primavera bliver brugt til planlægning af alle vores projekter, også før de egentlig sættes i gang, det vil sige lige fra tilbuddet udfærdiges til den sidste test af maskinen. Vi vil jo meget gerne fra begyndelsen kunne overskue konsekvenserne af, at et tilbud måske bliver til en ordre. Når en ordre er indgået, indledes design og udviklingsfasen. Her besluttes det, i samråd med kunden, både hvordan maskinen praktisk skal udformes og hvordan softwaren bedst muligt udvikles og tilpasses kundens krav. Når det er på plads, fremstilles og monteres automaten, den testkøres på fabrikken, flyttes til kunden, indkøres og testes igen. I hele dette forløb er Primavera en god hjælp, da værktøjet holder styr på alle PJMs igangværende projekter, dvs. hele projektporteføljen, samt ressourcebelastningen. Mennesker er vigtigere end maskiner. Derfor skal vores maskiner passe perfekt til de mennesker, der hver dag arbejder med dem. Foto: Læs mere om Primavera på Side 4

5 Primavera til avanceret maskinkonstruktion (fortsat) Poul Johansen Maskiner udvikler, konstruerer, fremstiller og idriftsætter fuldautomatiske montageanlæg og produktionslinier til førende industrivirksomheder. PJM blev grundlagt i 1960 af Poul Johansen og er stadig på familiens hænder. Virksomheden omsætter i dag for 120 mil. årligt og beskæftiger 82 medarbejdere. Kunderne findes i vidt forskellige brancher. Blandt de største kunder er Novo Nordisk, Lego og Danfoss. Vi skal have styr på, hvem der er dedikeret til hvilke projekter og i hvilke forløb, så Primavera bruges flittigt til vores ressourcestyring, siger Carsten Andreasen, og fortsætter: I designfasen planlægger vi med navngivne ressourcer, fordi vi ved projektstarten sammensætter det team, som skal udføre opgaven. I fremstillingsfasen planlægger vi med antallet af timer på kategori-niveau. Det giver os et rigtigt godt overblik. Alt kan automatiseres. Det er et spørgsmål om at få de bedste idéer og om at kunne omsætte dem til unikke maskiner. Primavera som styringsværktøj Grunden til at Primavera i mange år har været PJMs projekt- og porteføljestyringsværktøj er først og fremmest, at det kan styre mange samtidige projekter. Dertil kommer de mange fordele ved en veldokumenteret og stram projekt- og porteføljestyring, f.eks. at PJM i et vist omfang kan gøre brug af velafprøvede delkonstruktioner på tværs af projekterne. Det betyder kortere udviklingstid og sikrer en højere kvalitet. Mange af PJMs medarbejdere har været i virksomheden i adskillige år, og den knowhow, de har opbygget, vil man gerne bruge på tværs i organisationen. Carsten Andreasen tilføjer: - og så er der det med fleksibiliteten. Udover at vi skal have helt styr på porteføljen, så har vi også behov for et værktøj, der er yderst fleksibelt og har mange muligheder mht. til opsætning og forskellige layouts. Vi kan f.eks. opdele medarbejderne i grupper afhængig af uddannelse, hvilket er en stor hjælp i styringen af ressourcerne. Primavera og risikovurdering PJM arbejder som flere andre virksomheder med fremtidigt fokus rettet mod risikovurdering i alle projekter. Og her kan Primavera blive en vigtig brik. Carsten Andreasen siger: Det er meget vigtigt for os at kunne levere til tiden og derfor af stor betydning, at vi så tidligt som muligt kan se og identificere de risikofaktorer, der relaterer sig til de enkelte projekter. Primavera tilbyder i dag flere muligheder for at udarbejde en risk adjusted schedule, som netop er det, Carsten Adreasen taler om. Ved at identificere risikofaktorerne og indlemme dem som en del af projektet nedsættes risikoen for uforudsete hændelser, der kan sinke og belaste projektet økonomisk. Vi vil gerne have muligheden for at kunne agere med det samme, hvis der er Foto: væsentlige ricisi i et projekt. Vi er jo, som alle andre virksomheder, aldeles afhængige af tilfredse kunder, der får deres produkter til tiden, så ethvert tiltag, der går i denne retning, er noget vi giver vores fulde opmærksomhed. Primavera vil også i dette henseende være et glimrende værktøj. Foto: Der kan læses mere om Poul Johansen Maskiner på Side 5

6 Udviklingsledelse og forandringsledelse Af ledelseskonsulent, civilingeniør Hans Mikkelsen, Prodevo Projektmetodik Dette indlæg handler om virksomheders fornyelses- og udviklingsprojekter og rejser spørgsmålet, om projektificeringen er ved at tage overhånd. Er forandringsledelse og udviklingsledelse vigtigere end projektledelse og porteføljeledelse? Tidens krav er tempo, hastig reaktion på omverdenens nye vilkår og hurtigt gennemførte projekter. Time-to-market hedder det, og mange opfatter det, som tiden fra projektet igangsættes, og til projektet leverer en brugsklar løsning (produkt). Figuren nedenfor illustrerer, at det rettere bør være tiden fra, at fornyelsen er nødvendig, og til løsningen leveres. Figuren illustrerer ydermere, at det vil være mere relevant at tale om time-to-profit/benefit, forstået som drifts- og forretningsværdi er opnået. Det er ikke tilstrækkeligt at gennemføre selve projektet hurtigt. Det er hele forandringsforløbet fra de første signaler om behovet for at forandre, og til ny nytteværdi er opnået, der skal være hurtigere. Når talen falder på tempo, er fokus ofte kun projektetapen. Erfaringer viser at tiden fra nogles erkendelse af forandringens nødvendighed og til beslutning om projektstart kan være lige så lang eller længere end projektets varighed. Erfaringerne viser også, at tiden fra løsning til tilfredsstillende nyttevirkning ofte kan være længere end projektets varighed. Forandringsledelse frem for projektledelse Det er med andre ord ikke tilstrækkeligt blot at organisere selve projektdelen i figuren. Hvordan kan vi organisere en fokuseret kontinuert ledelse fra første initiativ til opnået nyttevirkning, når der både er en driftsorganisation og en projektorganisation? Det indebærer at organisere for tempo i både pre-etapen og post-etapen. Her er der markante udfordringer med rigtigt valg af projekt og mål og hensigtsmæssig forandringsproces. Det rejser spørgsmålet, om der kan opnås en bedre sammenhæng mellem Forbavsende mange projekter er en produktmæssig succes, men ikke en nyttemæssig succes. projektledelse og forandringsledelse. Forbavsende mange projekter er en produktmæssig succes, men ikke en nyttemæssig succes. Projektledere er naturligvis bevidste om, at de skal tage vare på forandringsarbejdet og involvering af de interessenter, som skal leve med projektets produkt og opnå nyttevirkninger. Det er karakteristisk, at aktiviteterne ses som projektorganisatoriske tiltag. Dannelsen af en projektorganisation skaber ofte en opfattelse af, at udviklings- og forandringsarbejdet foregår der adskilt fra den berørte driftsorganisation, om end nogle medarbejdere er placeret i projektgruppen. Det får nemt karakter af, at projektorganisationen er i en push rolle den skal skubbe fornyelsen (rollout). Hvordan kan vi i stedet se en forandringsorganisation som hoveddrivkraft og projektorganisationen som et supplerende element? Eller handler det om, at nogle personer lægger langt større kræfter i forandringsopgaven? Hvordan skaber vi pull, hvor driftsledelsen trækker løsninger fra projektgruppen? Hvordan fastholdes indsatsen for at opnå nytteværdi efter projektets afslutning? Figur: Det samlede forandringsforløb Læs mere om Hans Mikkelsen og Prodevo på Side 6

7 Udviklingsledelse og forandringsledelse (fortsat) Hans Mikkelsen har sammen med Jens O. Riis og andre skrevet en række at de bedste bøger om projekt- og porteføljestyring, bl.a. bogen Grundbog i Projektledelse, der bør findes i enhver projektvirksomhed uanset branche som lære- og opslagsbog. Disse bøger kan købes på prodevo.dk, hvor der også findes gratis artikler og undervisningsmateriale. Projektorganisation er et virkemiddel til at skabe fokus på en opgave. Hvordan fokuserer driftsorganisationen på hele forandringsopgaven og forandringsprocessen? Driftsorganisationens chef er den forandringsansvarlige. I forandringstiltag, der hovedsagelig involverer en enkelt organisatorisk enhed, kan dennes leder blive udnævnt til forandringsansvarlig chef og forandringen er på dagsordenen i enhedens ledergruppe. Hvis forandringen derimod omfatter flere enheder, har disse enheders fælles ledergruppe ansvar for opnåelse af nyttevirkning og af accept i driftsafdelingerne. Projektorganisationen er en temporær organisation men driftsorganisationen er forandringsorganisationen, for at holde fast. De driftsledere, som berøres af forandringen, i form af at de må ændre organisation, medarbejderkompetencer, systemer, præstationer, faciliteter m.m., bør udføre forberedelsesaktiviteter og omlægningsaktiviteter og stå for skabelsen af nytteværdi. Det kan de måles på gennem fastsatte nyttemål og succeskriterier. Forandringen er på dagsordenen for deres jævnlige driftsledelsesmøder. De har afgørende indflydelse på timing af projektets leverancer. De er ikke en følgegruppe men en aktiv ledelsesgruppe med langt større betydning end en traditionel styregruppe. Det væsentlige ved denne organisering er at tydeliggøre, at forandringen er linieledelsens ansvar, og at opgaven er lige så synlig i dagligdagen som deres driftsledelsesopgaver. I en undersøgelse af 30 danske virksomheders interne udviklingsaktivitet (Mikkelsen, 2005) viste det sig, at ledelsens opmærksomhed på det enkelte udviklingstiltag er en afgørende energifaktor til opnåelse af tempo og kvalitet. Linieledelsen har ledelsesopgaven fra første skridt til forandring og den holder ved indtil nytteværdien er opnået eller utilfredshed og nye ydre vilkår foranlediger næste forandringstiltag. Det kan underbygges med KPI er (Key Performance Indicators) og dertil knyttede på-plads målinger på opnåelsen af accept, tilfredshed og nyttevirkninger - på lige fod med KPI på driftspræstationerne. Projektorganisationen er en temporær organisation men driftsorganisationen er forandringsorganisationen, for at holde fast. Udviklingsledelse og forandringsledelse I undersøgelsen Den projekteffektive virksomhed (Mikkelsen, 2005) er der flere eksempler på aktiv udviklingsledelse forankret i linie-/forretningsledelsen frem for i en temporær projektorganisation. Ansvarsfulde og proaktive chefer har større gennemslagskraft end temporære ledere og de kan vise vedholdenhed. Det er værd at lægge mærke til, at mange af kommunalreformens omlægninger ikke havde projektfacon, men skete effektivt som forandringer ledet direkte af nye driftschefer. Danske virksomheders tilpasninger til de seneste års økonomikrise delegeres heller ikke til en projektgruppe. Mange virksomheder har et mylder af udviklings- og forbedringsprojekter, som stjæler kræfter fra hinanden i stedet for at føre til nytteværdi i hastigt tempo. Interessen for produktivitet, tempo og effektivitet i udviklingsaktiviteten er voksende og nogle kaster sig ud i Project Portfolio Management i troen på, at det kan forbedre styringen. Jeg tror, at vejen hedder færre projekter med langt større udviklingskraft og valgt ud fra strategisk nødvendighed. Jeg tror at chefer/ledere må engagere sig stærkt i arbejdet i alle tre etaper i figuren og derigennem mærke på egen krop, hvor stor en indsats det kræver hos dem selv - meget større end blot at søsætte og delegere et projekt. Jeg tror, at effektiv udviklingsledelse handler mere om lederes adfærd end om porteføljestyring via styringssystemer. Systemerne er en hjælp men ikke nøglen. (Reference: Hans Mikkelsen, Ledelse af Projektmylderet, Børsens Forlag, 2005) Læs mere om Hans Mikkelsen og Prodevo på Side 7

8 Time to market og udviklingsprojekter Af Kim Hagstrøm, medejer af West Soft Udviklingsprojekter er generelt noget af det sværeste at planlægge men samtidig noget af det mest interessante at arbejde med. Og rigtigt svære er såkaldte Time to market projekter, hvor kort tid til udviklingen er altafgørende. Flere og flere virksomheder lever under et stadigt stigende pres for at afkorte udviklingstiden for nye produkter for at komme hurtigt eller først på markedet. Kommer man først, får man uden merarbejde den største markedsandel. Et eksempel fra USA viser, at tre firmaer, der udviklede ligeværdige produkter, fik henholdsvis 44%, 31% og 25% af markedet afhængigt af, hvem der kom først. Kravene til udviklingstiden stiller selvfølgelig store krav til medarbejderne men også store krav til virksomhedens ledelse. Vil man have succes med korte udviklingstider, kræves der en langsigtet personalepolitik, så virksomheden har kompetente medarbejderne - og helst så mange at de ikke slides op med deraf følgende tab af kompetence, når de forlader virksomheden. Overblik er selvfølgelig også vigtigt, så laves der ordentlige tidsplaner, ressourceplaner og risikoanalyser med handlingsplaner osv., så øges muligheden for at undvige problemer og dermed sandsynligheden for succes drastisk. West Softs medarbejdere har hjulpet mange virksomheder med udviklingsprojekter. Nedenfor har vi listet et antal typiske punkter, hvor vi har konstateret, at mange virksomheder har et forbedringspotentiale - eller sagt på en anden måde: De virksomheder der har kontrol over disse punkter kan normalt udvikle på kort tid. Projekternes mål skal være veldefinerede mht. kvalitet, tid og økonomi, og disse mål skal løbende justeres svarende til den aktuelle situation. Fokuser på hele projektets værdikæde, check f.eks. løbende om det I laver er det, kunden ønsker. Det er ledelsens opgave at skabe sig overblik, træffe rationelle beslutninger og således sikre, at der f.eks. ikke sættes for mange projekter i gang samtidigt, og at ressourcerne fordeles og bruges på en optimal måde. Der skal være en fornuftig kommunikation og rapportering mellem ledelse og medarbejder. Dette er f.eks. er forudsætning for, at ledelsen kan træffe fornuftige beslutninger, og at medarbejderne kan acceptere beslutninger som kan virke irrationelle for det enkelte projekt, men som er fornuftige ud fra en helhedsbetragtning. Det er sjovt at arbejde med udviklingsprojekter, og medarbejderne kan godt yde ekstraordinære indsatser i perioder, men for at arbejde effektivt skal man helst koncentrere sig om få arbejdsopgaver og også have perioder, hvor man kan samle kræfter. Da der ofte savnes erfaring i projektstyring og programstyring i de enkelte virksomheder, har West Soft hjulpet et antal større og mindre virksomheder med at gennemføre konkrete udviklingsprojekter og har dermed øget virksomhedernes projektstyringskompetence. Vi har f.eks. erfaring fra udvikling af: Mobiltelefoner, elektronik, hardware, software, maskiner og styresystemer. Primavera P6 og finanssystemer I 2008 udviklede Primavera et integrationsmodul til SAP Inspire. Dette modul har være en succes og er implementeret i en række større virksomheder. Efter Oracles overtagelse af Primavera er der udviklet integrationer til e-business, J.D.Edwards og Peoplesoft. Eksempler på funktionalitet i integrationsmodulerne er: Definere hvordan information deles mellem systemerne Synkronisere projekter, strukturer, budget og aktuelle værdier Synkronisere detaljeret aktivitetsinformation, ressource tildelinger og fremdrift Synkronisere tidsregistreringsdata Eksempler på fordele er: Bedre overblik fører til bedre beslutninger Eliminering af manuelt arbejde Reducere projekt risici ved at alle arbejder med samme og opdateret data Projektplanerne og indkøbssystemer samarbejder Lavere omkostninger Det svære ved at lave integrationer mellem et finanssystem og et projekt- og porteføljestyringsværktøj er at designe, hvordan det i praksis skal fungere og forberede systemerne, så strukturer og anden funktionalitet går op i en højere enhed. Den tekniske opsætning af integrationen tager kun få timer. Læs mere om West Soft A/S og Primavera på Side 8

9 Hvem har bedst styr på porteføljestyringen? Af Lars B. Møller, Direktør i West Soft A/S Da jeg var ung var jeg meget lidt tolerant - var der nogle, der ikke efterlevede projektets spilleregler, så var det bare ud med dem. Efterfølgende indså jeg, at det er en del af den danske mentalitet, at man i større eller mindre udstrækning gør præcis, som man vil, og alligevel kan man være en værdifuld medarbejder. Jeg oplever nu, at jeg er på vej ind i næste fase af mit liv - om jeg er midaldrende, ældre eller gammel, ved jeg ikke. Men nu bliver jeg mindre tolerant igen det er ok med frihed i de enkelte projekter, men enhver virksomhed må nødvendigvis have et minimum af spilleregler, der sikrer, at ledelsen har det nødvendig overblik til at styre projektporteføljen og til at spotte de projekter som ikke fungerer. Desværre er der en del virksomheder, hvor ledelsen ikke har overblik. Vi kan komme ud til direktører og stille simple spørgsmål som: Har du en liste over alle virksomhedens pro-jekter? Har du overblik over fremdriften i de enkelte projekter? og Ved du, hvor meget I tjener på de enkelte projekter? - og allerede her meldes der pas. Når vi så foreslår at indføre et porteføljestyringssystem, så lyder det alligevel: Det er vi ikke modne til i vores virksomhed. Kan det virkelig være sandt, at der findes virksomheder, der ikke er modne til at vedligeholde en projektliste eller registrere tidsforbruget på de enkelte sager, så man ved hvad de koster osv.? Vi ser heldigvis også mange virksomheder, hvor porteføljestyringen fungerer, og ofte er det virksomheder der er udsat for stor konkurrence, og som har små dækningsbidrag. Dette er selvfølgelig ikke så mærkeligt, da det for disse virksomheder handler det om ren overlevelse. Dette betyder i min verden, at der er mange virksomheder, der ikke er så trængte, og som kunne øge deres indtjening. Kan man f.eks. spare to procent på at udnytte de begrænsede delte ressourcer bedre, så har man ofte øget overskuddet med 10-30%. Kommer vi ud til et IT firma og præsenterer porteføljestyring hører vi ofte bemærkningen: Er dette ikke noget,man mest bruger i byggebranchen? - og modsat. kommer vi ud til et firma i byggebranchen, hører vi ofte bemærkningen: Er dette ikke noget, man mest bruger i IT-branchen?. Svaret er, at der er ikke noget mest. Virksomheder i alle brancher og alle størrelser har glæde af porteføljestyring - om det virker er helt afhængig af ledelsens indstilling og de enkelte medarbejderes indsats. Vender vi tilbage til min mangel på tolerance, så er bemærkningen: Vi når det nok! et udsagn, som jeg har overordentligt svært ved at acceptere. Det at virksomhedens ledere siger sådan, ofte igen og igen, og at medarbejderne acceptere dette skyldes, at der ikke eksisterer rutiner og værktøjer, der skaber overblik. Konsekvensen er ofte, at alle projekter tager for lang tid, at man spilder tid ved, at man hopper fra det ene projekt til det andet og ikke mindst får frustrerede medarbejdere. Et velfungerende projekt- og porteføljestyringssystem skaber gennemsigtighed og overblik, der kan bruges begge veje i organisationen. Ledelsen kan stille rimelige krav, og medarbejderne kan afvise urimelige krav, og man kan arbejde sammen på at skabe flow i projektporteføljen. F.eks. vil mange virksomheder opdage, at simple tiltag som at stoppe et eller flere dårlige projekter vil føre til mindre problemer og større indtjening. Nå man har arbejdet med projekt- og porteføljestyring i mange år, er det relevant at spørge sig selv, om mange af de danske virksomhedsledere er bange for indsigt og gennemskuelighed. Men kære kolleger - det er jeres ansvar at skabe en optimal projektportefølje, finde syge projekter og skabe flow i projektporteføljen - og det går jo nok! Primavera brugermøde den 1. juni i Vejle Vi holder fast i vores tradition med et Nordisk Primavera brugergruppemøde hver andet år og et Nationalt brugergruppemøde hver andet år. Da mødet var i Gøteborg sidste år, er det således Danmark, der står for tur. Vi foreslår, at vi holder mødet i Jylland denne gang, og for at fejre vores nye kontor i Vejle, hvad er så mere naturligt end at holde mødet i Vejle. Datoen har vi fastsat til tirsdag den 1. Juni. Mødets indhold modtager vi meget gerne input til; målet med dagen er, at I som brugere skal have mest muligt med hjem, så vi spørger jer: Hvad vil I gerne høre om? Hvilke brugere skal vi bede holde indlæg? osv. Vi har lavet en preliminær skitse til indhold, men der er absolut basis for ændringer og forbedringer - vi er taknemmelige for al input. Om formiddagen kunne der være frit valg mellem to parallelle minikurser med hands-on træning et i Primaveras webklient og et i Primavera Risk Analysis. Eftermiddagen kunne vi bruge på 2 brugerindlæg - en worshop og/eller et indlæg om den fremtidige udvikling af Primavera. Hvis der er interesse for det, så foreslår vi, at de der har lyst bliver til en god middag og overnatter. I den udstrækning det passer, vil der være kørelejlighed til og fra København. Skriv gerne til os (lbm@westsoft.dk eller ws@westsoft.dk). med input til dagens agenda. Tidligere Nyhedsbreve kan downloades på Side 9

10 Ny afdeling for softwareudvikling i Vejle Det er med stor glæde, at vi byder Ronni Madsen velkommen tilbage til West Soft. Ronni var ansat i West Soft i perioden og var bl.a. med til at udvikle Lean Project Planner. Siden 2006 har Ronni haft eget firma, Haastrup IT, der har haft succes med at udvikle kundespecifik software og desuden har udviklet et unikt og meget brugervenligt CMSsystem, der gør det til en leg for enhver at opdatere sit eget website samtidigt med, at det er muligt at udvikle helt unikke kundespecifikke moduler. Ronni og Haastrup IT s medarbejdere er overflyttet til et nyt selskab, West Soft Development. Ud over Ronni er der tale om Christian Brandt og Finn Frost samt et antal freelance medarbejdere, Christian er civilingeniør og Finn er datamatiker. Det nye selskab ejes af West Soft, Ronni, Christian Brandt og Finn Pedersen. Selskabet har kontor i Slagteriet, som er en udviklingspark, der drives af Vejle Erhvervsudvikling. Slagteriet er placeret lige i hjertet af Vejle, tæt på gågaden, banegården og havnen. For West Soft er det dejligt at få Ronni tilbage Han kender vores produkter, så De første projektkoordinatorkurser Enhver fødsel er svær, og det gælder også for vores nye projektkoordinatorkurser. Finanskrisen betyder, at mange virksomheder mere eller mindre har sat al uddannelse på stand-by - som en af vores kunder sagde: Skal vi fyre nogle medarbejdere eller spare kurserne?! For vores Projektkoordinatorkurser har det betydet, at vi, på trods af stor interesse, ikke har fået så mange tilmeldinger og derfor kun har gennemført nogle af kurserne. Men vi tror stadig på ideen og forventer, at den store interesse gør, at der igen i løbet af 2010 kommer mere gang i efteruddannelsen. I foråret forventer vi at lave en del virksomhedsspecifikke kurser, og til efteråret prøver vi igen med et sæt åbne hold. I løbet af de seneste måneder har vi gennemført følgende kurser: Indkøbs- og projektjura Dette kursus indeholder en bred orientering om de juridiske problemer, man kan løbe ind i forbindelse med at gennemføre projekter og ikke mindst, han er effektiv fra første dag. Vi håber selvfølgelig også at Haastrup IT s kunder har lyst til at følge med over i det nye selskab. Haastrup IT har erfaring med udvikling af applikationer i PHP,.Net, JavaScript, VBA (Programmering i Access, Excel, Outlook, Word), JAVA og Flash og med følgende databaser: MSSQL, Access, MySQL og Oracle. Eksempler på kunder er: OFiR Danmark a-s, IDL forsikring, Arvid Nilsson A/S, hvad man skal gøre for at undvige disse problemer. Christian Bolding, der holder dette kursus, er en af Danmarks mest erfarne på dette område, og som en af deltagerne sagde: Det er utroligt at han kan gøre et så tørt emne så spændende!. Risikoanalyse alment Dette kursus giver en almen orientering om de risikoanalysemetoder og værktøjer, der normalt bruges til at gennemføre et projekt. Deltagerne får en forståelse af, hvorfor man laver risikoanalyser, og hvilke fordele man opnår. Der er også mulighed for at prøve at lave enkle risikoanalyser Risikoanalyse og Primavera Risk Analysis Ud over at lære teorien bag risikoanalyser lærer man på dette kursus at bruge et af verdens mest professionelle værktøjer, Oracels Primavera Risk Analysis. Dette værktøj kan både lave FMEA analyser og Monte Carlo Simuleringer af kalkulationer og tidsplaner. Efter kurset er deltagerne Strålfors A/S, Center for rehabilitering, Naturmedicinsk museum, Køreteknisk Anlæg Sjælland og flere kommuner. For West Softs kunder betyder det nye selskab, at vi kan tilbyde bedre og billigere interfaces til Primavera, og at vi også kan hjælpe jer med andre udviklingsopgaver. Ring gerne til Ronni eller Christian for at få et uforpligtigende møde. Ronni Madsen, Christian Brandt og Finn Frost selv i stand til at lave avancerede risikoanalyser. Grundkursus i tids- og ressourcestyring Dette kursus er en kombination af generel uddannelse i at udarbejde og vedligeholde tids- og ressourceplaner og i brugen af verdens mest udbredte high-end projekt- og porteføljestyringssystem, Primavera P6. Efter kurset er deltagerne i stand til at lave tids- og ressourceplanlægning af større projekter. Kommunikation og kropssprog Det er lidt af en tilsnigelse at sige, at vi har gennemført dette kursus. I december måned rev vi en dag ud af kalenderen, og alle medarbejderne i West Soft var på dette kursus. Lene Kobbernagel, der kommer fra Statens Teaterskole, åbnede en helt ny verden for os og lærte os, hvor vigtigt der at gebærde sig fornuftigt det var meget lærerigt og samtidigt meget underholdende. Vi afsluttede med en rigtig hyggelig julefrokost. Læs mere om Projektkoordinatoruddannelsen og det samlede udbud af kurser på Side 10

11 West Softs produktportefølje Lean Project Planner Lean Project Planner er et enkelt projektstyringsværktøj udviklet specielt til at styre projekterne, projektporteføljen og ressourcerne i en organisation. Det er tilpasset skandinaviske virksomheder, hvor den centrale styring typisk er erstattet af friheden til at kunne styre de enkelte projekter ude i organisationen. Flere brugergrænseflader, der hver især understøtter de enkelte interessenters behov, sikrer en aktiv deltagelse af alle projektdeltagere. Brugergrænsefladen Min Plan kan især fremhæves - her kan den enkelte bruger få overblik over egne aktiviteter, ressourcebelastning og registrere tidsforbrug. MultiRisk MultiRisk er et effektivt ledelsesværktøj til usikkerheds- og risikoanalyser baseret på successiv kalkulation og tidsplanlægning. Ved hjælp af MultiRisk er det muligt at få overblik over udviklingsomkostninger, budgetter, tidsplaner etc. for store og komplicerede projekter på kort tid. Konsulentydelser og uddannelse West Softs forretningsidé er at tilbyde vores kunder bedre projektstyring bestående af én eller flere af de komponenter, der findes i vores produktportefølje: Software, Uddannelse og Konsulentydelser. Ser vi på de virksomheder, vi gennem tiderne har hjulpet, kan vi konstatere, at ydelserne er mange og forskellige, da hver virksomhed jo har særlige behov, som vi forsøger af dække. Vi har erfaring fra mange brancher og fra forskellige typer opgaver, så udover at tilbyde software til projekt og porteføljestyring, deler vi gerne ud af vores erfaringer og kan tilbyde vores kompetence som rådgivere eller som ekstra ressource i situationer med spidsbelastning. Se mere på eller ring og hør nærmere. Primavera De seneste års udvikling af Primavera har betydet, at programmet i dag er både ledelsens, projektdeltagernes og projektorganisationens værktøj, Ledelsen skaber sig et overblik, orkestrerer projektporteføljen, prioriterer projekterne og skaber flow. Økonomichefen kan skabe sig overblik og laver fremdrifts- og earned value analyser. Linjecheferne udvikler og disponerer firmaets ressourcer. Projektlederne planlægger og gennemfører de enkelte projekter - og projektdeltagerne får deres personlige overblik, får information om projekter og aktiviteter og kan rapportere tidsforbruget. For alle er Primavera et kommunikationssystem med kollaborative funktioner, issue håndtering, håndtering af risici, håndtering af dokumenter osv. Primavera Risk Analysis - tidligere kaldt Pertmaster, er et full lifecycle program til risikoanalyse til brug i Primavera og Microsoft Project og er et af de mest anvendte i verden. Ved at analysere på omkostninger og planlagte aktiviteter kan programmet give brugeren et overblik over de ricisi, man opererer med, og fastslå, om projektet kan gennemføres inden for den planlagte tid og inden for den angivne økonomiske ramme og herefter lave en beredskabsplan for nødvendige tiltag. Programmet er baseret på et af de mest anvendte principper inden for risikoanalyse: Monte Carlo Simulering. Porteføljeoversigt som scorecard + investering What-if analyse, ressourcebelastni ng ved flytning af projekter Læs mere om West Softs produkter og kurser på Side 11

12 Kurser Kurserne gennemføres i mindre hold, og der er lagt stor vægt på øvelser og på at relatere undervisningen til deltagernes dagligdag. Er der tale om værktøjskurser er deltagerantallet begrænset til 8 personer, og West Soft stiller pc ere til rådighed også hvis kurserne gennemføres i kundens lokaler. Alle kurserne kan også gennemføres som virksomhedskurser. Workshops West Soft tilbyder at arrangere virksomhedsspecifikke workshops om forskellige emner inden for områderne projektstyring, porteføljestyring og risikoanalyse. På disse arrangementer tager vi udgangspunkt i den aktuelle virksomheds situation, og der bliver arbejdet med metoder og cases fra virksomheden. Eksempler på workshops og specialkurser vi har gennemført de seneste år er: Uddannelse i grundlæggende planlægning Bedre projekt og porteføljetstyring Implementering af tidsregistrering Risikoanalyse alment Økonomiske eller tidsmæssige risikoanalyser af konkrete projekter Uddannelse af virksomhedens ledelse Mange virksomhedsledere har aldrig lært om projekt og porteføljestyring. Derfor kan det være effektivt at lave workshops i emner, hvor der findes et forbedringspotentiale. West Soft arrangerer gerne sådanne workshops, temaer og overskrifter kan f.eks. være: Sammensætning af projektporteføljen og 20 gode råd om projekt og porteføljestyring Bedre udnyttelse af virksomhedens ressourcer Risici i forbindelse med porteføljestyring Kurser K april MultiRisk Holte K april Primavera Webklienter 2 dg. Holte K juni Seminarer Grundkursus i tids og ressourceplanlægning 3 dg Primavera Brugergruppemøde 1) afholdes hos Oracle Danmark, Metalbuen 66, 2750 Ballerup 2) afholdes på Helnan Marselis Hotel, Strandvejen 25, 8000 Århus C 3) afholdes hos West Soft Development, Havneparken 2, 7100 Vejle 4) afholdes på Best Western Torvehallerne, Kirketorvet 10-16, 7100 Vejle Holte K juni Primavera P6 Videregående 2 dg. Holte K juni Lean Project Planner Enteprise Grundk. Holte S maj Lean Project Planner seminar/demo Holte S maj Risikoanalyse som projektstyringsværktøj Holte S maj Primavera P6 Ballerup 1) S maj Primavera Risk Analysis Ballerup 1) S maj Primavera P6 Århus 2) S maj Primavera Risk Analysis Århus 2) S maj Lean Project Planner Vejle 3) S maj Risikoanalyse som projektstyringsværktøj Vejle 3) K juni Primavera Brugergruppemøde Vejle 4) Seminarer/Demo er I foråret byder vi velkommen til ialt 8 seminarer. Seminarerne har forskellige emner - se mere om emner og datoer under Kurser og Seminarer på siden her eller på vores website. Deltagelse i disse seminarer er GRATIS. Tilmelding kan ske via West Soft A/S Skovlytoften 4 DK 2840 Holte Tlf ws@westsoft.dk