Delplan for SOCIALOMRÅDET I JOB & VELFÆRD

Transkript

1 Delplan for SOCIALOMRÅDET I JOB & VELFÆRD Delplan for Handicap Afdelingens kritiske ydelser Tage vare på borgeres og medarbejderes sikkerhed, når de bruger, bor på, arbejder på eller besøger vores tilbud. Beskyttelse af personlige data / IT Afdelingens interne krisestyringsorganisation Socialområdets krisestab er identisk med Socialområdets ledergruppe. Socialchefen er krisestabens leder. I dennes fravær er souschefen krisestabens leder. Er begge fraværende træffer de tilstedeværende i krisestaben beslutning om, hvem der tager ledelsen. Krisestaben udpeger de ansvarlige for følgende opgaver ad hoc: Ansvarlig for situationsbillede, log og dokumentation Ansvarlig for involverede personer Ansvarlig for proces/teknik/bygning/systemer Ansvarlig for kommunikation Kriselederen træffer beslutning om, på hvilken lokalitet krisestaben har base. I krisesituationer er krisestabens medlemmer forpligtiget til at være kontaktbar også uden for arbejdstid. Kriselederen træffer beslutning om på hvilken måde krisestaben skal kunne komme i kontakt med hinanden (SMS, Skype mv) under en krise. Afdelingens understøttelse af kommunens øverste krisestab 1

2 Ved andre opståede kriser deltager Socialchefen i den fælles krisestyring. Alarmering Alarmopkald kan komme fra borgere, medarbejdere eller andre offentlige institutioner. Modtager af et alarmopkald videregiver straks oplysningerne til nærmeste leder. Er det ikke muligt at kontakte nærmeste leder, tages kontakt til en sideordnet leder til nærmeste leder. Den kontaktede leder informerer socialchefen. Socialchefen er herefter ansvarlig for informationen til øvrige relevante parter i Socialområdet. Opgaver i den rollebaserede krisestyring Vi sikrer, at Socialområdets kerneopgaver kan løses. Vi sikrer, at borgere får den social- og sundhedsfaglige bistand, der er nødvendig for livets opretholdelse. Vi sikrer overnatningsmulighed, for borgere der måtte have behov. Kriselederens opgaver Kriselederen har det overordnede ansvar for at binde mandat, økonomi, ressourcepersoner og kommunikation sammen, så hændelsen håndteres hurtigt og effektivt. Kriselederen modtager underretning om hændelsen eller udpeges som ansvarlig for krisestaben af eksempelvis kommunaldirektøren afhængigt af driftsniveau for håndtering af hændelsen. Kriselederen har ansvaret for aktivering af den øvrige krisestab og har ansvar for den fysiske sikkerhed for den samlede krisestab. Kriselederen delegerer roller, ansvar og opgaver til krisestaben og tilsikrer optimalt samarbejde på tværs af forvaltninger/stabe, afdelingerne og funktioner. Kriselederen har ansvar for, at det overordnede situationsbillede altid er opdateret og at der arbejdes 2

3 efter den strategiske retning, som er besluttet i krisestaben. Kriselederen har ansvar for underretning af det politiske niveau i samråd med kommunaldirektøren. Kriselederen har også ansvar for at tilsikre fornødent mandat til krisestabens løsninger. Kriselederen har ansvar for, at tilsikre fornøden økonomi til opgaveløsningen. Kriselederen har også ansvar for at indsatte enheder har de fornødne ressourcer til rådighed for opgaveløsningen og kriselederen er ansvarlig for, at de fornødne interne og eksterne specialister og ressourcepersoner er til rådighed. Kriselederen har det overordnede ansvar for al kommunikation i relation til hændelsen. situationsbillede, log og dokumentation Den ansvarlige for situationsbillede, log og dokumentation (sekretær for krisestaben) har ansvar for at indsamle relevant information og tilvejebringe et opdateret situationsbillede. Endvidere skal sekretæren sørge for, at al information til krisestaben bliver dokumenteret sammen med krisestabens beslutninger, handlinger og undladelser. Dokumentationen foretages i en krisestyringslog. Skabelon findes på beredskabshjemmesiden. [Det gør den så faktisk ikke endnu, men hvis/når den kommer på indsættes link her. Ellers skal de to sidste sætninger slettes eller skrives om.] Sekretæren for krisestaben tilsikrer løbende journalisering af dokumenter i kommunens dokumenthåndteringssystem. involverede personer Den ansvarlige for de involverede personer skal varetage alle opgaver i relation til de mennesker, der er direkte berørte af hændelsen. Det kan være borgere, medarbejdere, frivillige m.v. Som personansvarlig tilsikrer man et højt informationsniveau til alle berørte persongrupper baseret på de pressemeddelelser eller interne orienteringer, som den kommunikationsansvar-lige udarbejder. 3

4 Den personansvarlige tilsikrer kommunal tilstedeværelse i berørte områder. F.eks. i et lille lokalsamfund, på hospitalet hvor eventuelle tilskadekomne indbringes, på arbejdspladsen som pludselig udsættes for en alvorlig hændelse. Den personansvarlige tilsikrer opdateret kontaktinformation på alle involverede personer, så kommunikationen kan flyde let og ubesværet. proces/teknik/bygning/systeme r Som ansvarlig for proces, teknik, bygninger og systemer indgår man i krisestaben med ansvar for teknisk understøttelse og kendskab til de berørte processer og leverancer. Den ansvarlige for proces/teknik har som den helt overordnede og første opgave at skaffe overblik over, hvor hårdt kommunen er ramt af hændelsen. Hvilke processer er nede? Hvilke samfundskritiske og livsvigtige leverancer kan ikke længere tilvejebringes? Hvor hurtigt kan kommunen være tilbage på sporet med en midlertidig løsning? Og hvad koster det? Alle disse elementer skal snarest muligt anvendes af krisestaben for at kunne tilrettelægge alle andres arbejde i bestræbelserne på at normalisere driften hurtigst muligt. kommunikation Den kommunikationsansvarlige har til formål at sikre hurtigt, korrekt og afpasset information til de mange berørte målgrupper. Den kommunikationsansvarlige følger Indsatsplan for krisekommunikation. Den kommunikationsansvarlige sørger for at informere Kommunikationsafdelingen om den opståede hændelse. I samarbejde med Kommunikationsafdelingen vurderes hvilke tiltag man skal tage for at 4

5 viderebringe relevante oplysninger til medierne, de involverede borgere og medarbejdere. Den kommunikationsansvarlige har som primæropgave, i samarbejde med kommunikationsafdelingen, at udarbejde en opdateret interessent-analyse, så kriselederen får overblik over, hvem der skal vide hvad og hvornår. Interessentanalysen kan med fordel udarbejdes i en foreløbig version før en hændelse indtræffer, så den kun lige skal tilpasses den konkrete situation. Eksempel på interessentanalyse: -ogmarkedsfoering/kommunikationsplan/maalgrupper Den kommunikationsansvarlige udarbejder, i samarbejde med kommunikationsafdelingen udkast til pressemeddelelser, opdateringer på sociale medier, interne orienteringer, memoer m.v. som godkendes af kriselederen forud for distribution. Kontaktoplysninger Socialchef Ulrik Johansen / ulj@viborg.dk Souschef Rie Andersen / ra1@viborg.dk Evt. andre vigtige opmærksomhedspunkter Oprettelse/revision Denne delplan er udarbejdet af Godkendt af (afdelings-/stabschef) den (dato) 5

6 6