Godkendelse: Overholdelse af vejledende frister for sagsbehandlingen i 2016

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Godkendelse: Overholdelse af vejledende frister for sagsbehandlingen i 2016"

Ingrid Simonsen
5 år siden
Visninger:

1 Punkt 13. Godkendelse: Overholdelse af vejledende frister for sagsbehandlingen i Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til At status for overholdelse af de vejledende frister for sagsbehandlingstiden i 2016 tages til orientering. At det godkendes, at de nuværende vejledende frister for sagsbehandlingstiden fastholdes uændret. Beslutning: Status til orientering Fastholdelse af vejledende frister godkendes med bemærkning om at den positive udvikling ligeledes fastholdes. Mette Ekstrøm var fraværende. Møde den kl Side 1 af 5

2 Sagsbeskrivelse Det fremgår af lov om retssikkerhed og administration på det sociale område ( 3, stk. 2) at: Kommunalbestyrelsen skal på de enkelte sagsområder fastsætte frister for, hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af en ansøgning, til afgørelsen skal være truffet. Fristerne skal offentliggøres. Hvis fristen ikke kan overholdes i en konkret sag, skal ansøgeren skriftligt have besked om, hvornår ansøgeren kan forvente en afgørelse. Kommunalbestyrelsen skal fastsætte generelle frister for forskellige sagstyper. Frister kan være længere for typer af sager, som erfaringsmæssigt kræver længere sagsbehandlingstid, og der kan fastsættes kortere frister for sager med kort sagsbehandlingstid. Fristerne bør være realistiske, f.eks. at de svarer til den tid, der i praksis går med at behandle 80 til 90 procent af den pågældende sagstype. Gældende svarfrister i Ældre- og Handicapforvaltningen Der er i Ældre- og Handicapforvaltningen fastsat vejledende svarfrister for afgørelser inden for mere end 30 forskellige sagsområder. Fristerne gælder for ikke-akutte sager, og spænder fra 3 dage til 6 måneder. Som eksempel kan nævnes, at svarfristen er 3 dage for ansøgninger om kommunal genoptræning, mens den er 8 uger for ansøgninger om bostøtte og ansøgninger om plejeboliger, 3 måneder for ansøgninger om botilbud, og som det eneste område 6 måneder for ansøgninger om støtte til køb af handicapbil. Svarfristerne blev senest behandlet samlet den 11. maj Efterfølgende er enkelte af fristerne blevet skærpet i forbindelse med den årlige godkendelse af kvalitetsstandarderne på ældreområdet, det drejer sig bl.a. om svarfristerne på træningsområdet. Den samlede oversigt over de nuværende frister er vedlagt som bilag 1. Fristerne er offentliggjort på Aalborg Kommunes hjemmeside. Overholdelse af gældende svarfrister i 2016 Forvaltningen har gennemgået status for overholdelsen af de vejledende svarfrister. Gennemgangen viser: at der på ældreområdet stort set ikke er sket overskridelser af svarfristerne i Dog er den fastsatte svarfrist på 6 måneder for ansøgninger om tilskud til bil blevet overskredet i 12,5 pct. af sagerne, hvilket imidlertid i forhold til 2015 er et fald i overskridelsen af svarfristen under denne type sager. at der på handicapområdet er sket overskridelse af svarfristen inden for alle sagstyper. I gennemsnit er det i 39 pct. af alle afgørelserne på handicapområdet, at tidsfristerne i 2016 ikke er blevet overholdt. I 2015 var tidsfristerne ikke overholdt i 60 % af sagerne. Sammenligning med overholdelsen af svarfristerne i 2015 Sammenlignes resultatet for 2016 med 2015 ses der inden for Ældreområdet et fald i det samlede antal sager, hvor svarfristerne er overskredet. Både i 2015 og i 2016 har det været meget få sager, der overskred svarfristerne. På handicapområdet var der i 2015 overskridelser af sagsbehandlingsfristerne i 60 pct. af sagerne, hvilket betyder, at der i 2016 er sket et fald på 21 procentpoint. Den positive udvikling skyldes blandt andet: Et skærpet ledelsesmæssigt fokus på tidsfristernes overholdelse. Øget opmærksomhed på registreringspraksis og opgørelsesmetoder. Medio 2016 begyndte alle sagsbehandlerne at registrere i det samme system. Opmærksomhed på ressourcerne i Voksen-Handicap, og behovet for hjælp til håndtering af, at rådgiverne har meget store sagsstammer. Et målrettet arbejde med at forenkle og forbedre it-strukturen, så der kun registreres i ét system, EKJ. Der er i løbet af 2016 kommet fælles løsninger i forhold til opfølgninger. Eksempelvis modtager hver sagsbehandler en sagsliste hver måned, så leder og medarbejder løbende kan holde sig ajour med sagsforløbene. Der er endvidere udarbejdet en vejledning til registrering i EKJ for at sikre, at systemet bliver brugt konsekvent og korrekt. Møde den kl Side 2 af 5

3 På Handicapområdet vil der fortsat være fokus på at nedbringe overskridelserne af svarfristerne. Trods den kontinuerlige opfølgning og det skærpede fokus på registreringspraksis, er der stadig en væsentlig andel (39 pct.) af sager, hvor svarfristerne er overskredet. Der ses primært én årsag til, at der fortsat kan påvises en væsentlig andel af overskridelser: Der er tale om meget komplekse sager, hvor der blandt andet bruges meget tid på at indsamle supplerende oplysninger til brug for oplysning af sagen. Det kan for eksempel være sager, hvor Visitationen venter på speciallægeerklæringer eller andre sundhedsoplysninger, som er afgørende for at afslutte sagen. Det kan også dreje sig om sager, hvor sagbehandlingen eksempelvis er startet, når borger er blevet indlagt på sygehus, men hvor den endelige afgørelse må afvente, at borger er klar til udskrivelse, hvilket ofte kan tage flere måneder. Det skal understreges, at Visitationen i sådanne sager løbende er i kontakt med borgeren eller borgerens pårørende om sagsbehandlingen, og at man stort set aldrig modtager klager vedrørende overholdelsen af svarfristerne. Der er i bilag 3 opregnet flere eksempler på forhold, der typisk forlænger sagsbehandlingstiden. Økonomiske konsekvenser Ingen Høringssvar fra Handicapråd: Handicaprådet tager de uændrede svarfrister for sagsbehandlingen til efterretning. Handicaprådet er imod at forlænge svarfristerne for sagsbehandlingen. Samtidig anbefaler Handicaprådet, at Aalborg Kommune er ambitiøs vedrørende sagsbehandlingstiderne og arbejder for at gøre sagsbehandlingstiderne kortere. F.eks. er 6 måneders sagsbehandlingstid på en invalidebil urimelig lang, da bilen er en mulighed for at kunne deltage i samfundslivet på lige fod med andre. Handicaprådet ser med stor tilfredshed på, at overskridelsen af svarfristerne er nedbragt fra 60 % til 39 % af det samlede antal sager fra 2015 til Handicaprådet er tilfredse med, at forvaltningen har kigget indad i forhold til mulige indsatser i forhold til at nedbringe overskridelsen af svarfristerne. Og vi er meget tilfredse med, at forvaltningen i 2017 har fået tilført flere ressourcer til området. Handicaprådet bemærker, at der i høringsmaterialet skitseres primært én årsag til overskridelsen af svarfristerne. Nemlig at det enten er omstændigheder i borgerens liv eller eksterne parter, som er skyld i overskridelsen. Under høringen er vi blevet bekendt med, at det fortsat er muligt at nedbringe overskridelsen af svarfristerne ved de beskrevne indsatser internt i forvaltningen. Handicaprådet anbefaler, at forvaltningen finder løsninger på, hvorledes den hjælper borgerne og forvaltningens samarbejdspartnere til at undgå deres del af overskridelserne af svarfristerne. Handicaprådet er meget kritiske i forhold til meget store overskridelser af svarfrister på de enkelte typer sager. F.eks. er der overskridelser i 77,1 % af alle BPA 96 sager. Handicaprådet mener ikke, at mangel på klager over overskridelsen af svarfristerne kan sidestilles med, at borgerne ikke har noget imod den reelle sagsbehandlingstid. Handicaprådet ønsker fortsat information om længden af overskridelserne i denne og lignende høringer fremover. Forvaltningens bemærkninger: I bilsagerne er der nogle forhold i sagsbehandlingsprocessen, som har betydning for den fastsatte vejledende svarfrist. Blandt andet er bilsagerne forbundet med en del besøg hos borgeren for at vurdere behov, indhentning af lægeoplysninger, køreprøve, bilafprøvning - herunder vurdering af, om bilen skal indrettes på en særlig måde og herefter indhentning af tilbud på bil, inden den endelige bevillingsskrivelse kan udarbejdes. Handicaprådet vil også fremover modtage en årlig orientering om status for tidsfristernes overholdelse. Høringssvar fra AMU-MYN: Møde den kl Side 3 af 5

4 AMU-MYN tager status for overholdelse af de vejledende svarfrister til efterretning. Det anbefales at de nuværende vejledende frister for sagsbehandlingstiden fastholdes uændret. Høringssvar fra Ældreråd: Ældrerådet tager høringsmaterialet til efterretning. Tidsplan Forvaltningsledelsen godkendelse af høringsgrundlag Handicaprådet høring AMU-MYN høring Ældrerådet høring Forvaltningsledelsen godkendelse Bilag Bilag 1: Gældende svarfrister. Bilag 2: Overholdelse af fristerne på ældreområdet. Bilag 3: Overholdelse af fristerne på handicapområdet. Møde den kl Side 4 af 5

5 Bilag: Bilag 1- Gældende svarfrister.docx Bilag 2 Oversigt over sagstyper på ældreområdet (Visitation Støtte og Omsorg og Visitationen Afklaring og Forebyggelse).docx Bilag 3- Oversigt over sagstyper på handicapområdet (Visitation Voksen-Handicap).docx Møde den kl Side 5 af 5

Relaterede dokumenter

Godkendelse af vejledende frister for sagsbehandling

Punkt 7. Godkendelse af vejledende frister for sagsbehandling 2017-062046 Ældre- og Handicapforvaltningen indstiller til At status for overholdelse af de vejledende frister for sagsbehandlingstiden i 2017