Mødested KDA-huset Lufthavnsvej Roskilde

Transkript

1 Referat fra repræsentantskabsmøde, den 7. marts 2009 Mødestart kl Mødeslut kl Mødested KDA-huset Lufthavnsvej Roskilde Dato for referat 8. marts 2009 Referent Winnie Grynnerup Antal tilmeldte Antal fremmødte Stemmeberettigede Bilag (heraf 2 med gyldig fuldmagt) Formandens præsentation Dennis Wolthers præsentation Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Formandens årsberetning 3. Godkendelse af revideret regnskab 4. Behandling af indkomne forslag og budget 5. Valg af formand, 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter 6. Godkendelse af ekstern revisor samt valg af en intern revisor Bestyrelsen ønsker mandat til valg af ekstern revisor, hvis dette ønskes nødvendigt. 7. Valg af 3 medlemmer samt 2 suppleanter til DHPUs Amatør & Ordensudvalg 8. Valg af medlemmer til eliteudvalg for drageflyvning og eliteudvalg for paragliding 9. Valg til andre udvalg a. Breddeudvalg b. PR-udvalg c. Auditørudvalg d. Uddannelsesudvalg e. Sikkerhedsudvalg 10. Eventuelt Ad 1 Valg af dirigent Essie Saadi (Airwave) blev valg til dirigent. Winnie Grynnerup (FotoPilot) blev valgt til referent. Dirigenten konstaterede, at dagsordenen var blevet udsendt rettidigt i henhold til vedtægternes 4 og spurgte herefter repræsentantskabet, om der var nogen indsigelser til dagsordenen. Niels Jensen henviste til 4 i vedtægterne og gjorde indsigelse mod det stillede forslag fra bestyrelsen. Forslaget var ikke stillet korrekt. Det skulle have været forsynet med originale underskrifter og have været sekretariatet i hænde senest den 1. januar Bestyrelsen tog dette til efterretning og bemærkede samtidig, at det siden udsendelsen af dagsordenen var blevet besluttet at trække forslaget tilbage. Side 1 af 6

2 Ad 2 Formandens årsberetning Formanden henviste til sin skriftlige årsberetning udsendt sammen med det øvrige materiale til repræsentantskabsmødet. Under forudsætning af at alle fremmødte havde læst den skriftlige årsberetning og kunne godkende den, ville formanden i stedet bruge tiden på bl.a. at fokusere på nogle af de forventninger og aktiviteter, som kommer til at præge Repræsentantskabet godkendte den skriftlige årsberetning, hvorefter formanden fortsatte med at tale om forventningerne til og aktiviteterne i I det følgende nævnes udelukkende hovedtrækkene i præsentationen. Præsentationen på 12 slides kan læses i sin helhed som vedhæftet bilag til referatet. Breddekonsulentens bidrag DHPU er nok det eneste specialforbund under DIF, som endnu ikke har set fordelene ved at ansætte en breddekonsulent. Årelang erfaring viser, at DHPU ikke har formået at tiltrække tilstrækkelig kompetent frivillig arbejdskraft til at løfte de mange, vigtige opgaver i DHPU. Det er årsagen til, at mange ting sejler og at megen finansiel støtte er gået og stadig går DHPUs næse forbi. Bestyrelsen alene kan ikke løfte de mange opgaver. Da fordelingsnøglen i DIF er blevet ændret fra at være baseret på antal medlemmer til i højere grad at være aktivitetsbaseret, har dette betydning for DHPU i form at mindre og mindre støtte. Støtten udløses på baggrund af indberettede aktiviteter - vel at mærke aktiviteter, som er planlagt i henhold til de fastsatte procedurer. Som omtalt i formandens skriftlige beretning anbefaler bestyrelsen, at repræsentantskabet stemmer for ansættelse af en breddekonsulent, der kan agere som projektmanager/tovholder. På den måde vil de mange løse ender over tid blive samlet til glæde for alle klubmedlemmer. Det er også vigtigt at holde sig for øje, at breddekonsulenten skal sikre, at den oparbejdede knowhow i DHPU forbliver i DHPU. Når bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af andre udvalg forlader deres poster, vil deres knowhow forblive i DHPU i en videndatabase/drejebog over, hvordan procedurer m.v. foregår. Der henvises endvidere til Dennis Wolthers præsentation før repræsentantskabsmødets start. Præsentationen belyser indgående de økonomiske fordele ved ansættelse af en breddekonsulent samt breddekonsulentens forventede opgaver. Eventuelle spørgsmål til breddekonsulentens arbejde kan stilles til Dennis Wolthers. IOC 2009 (Den Internationale Olympiske Kongres) DIF har inviteret DHPU til at ekskortere de olympiske delegerede fra Copenhagen Mariott Hotel til Operaen den 1. oktober. Dette er en enestående mulighed for at eksponere vores sport. Politiets Efterretningstjeneste er allerede blevet kontaktet og ser ingen problemer i de planer, der pt. foreligger. Det udestår endnu at tale med og indhente de nødvendige tilladelser hos Københavns Politi og SLV. De foreløbige planer går på 3 PPG/PHG og acro fra tandemskærm over Københavns havn. Se endvidere kort og flere datoer i den vedhæftede præsentation. Udover drop down over havnen er der også tale om en stand på Københavns Rådhusplads eller udsmykning i Tivoli med gamle drager, seler og andet udstyr. Interesserede, som har lyst til at være med til planlægningen af denne enestående event og indhentning af tilladelser hos relevante instanser, opfordres til at melde sig på banen. Kontakt bestyrelsen. Mere samarbejde til at løse vigtige opgaver Det kan ikke siges tit nok, at DHPU ikke er bestyrelsen og udvalgene alene, men også udgøres af alle klubber i Danmark i forening. Der skal arbejdes på at styrke samarbejdet og dialogen klubberne imellem, så vi i forening kan drage fordel af den økonomiske støtte fra DIF. Husk på, at det kun er DHPU, som kan organisere certifikater, skolingstilladelser og den økonomiske støtte fra DIF. Det er derfor nødvendigt, at der kommer struktur på, hvordan et arrangement afholdes korrekt dvs. overholder de regler, som kan udløse økonomiske tilskud. Formanden pointerede i sin præsentation, at der er behov for, at klubberne øger kendskabet til DHPU blandt deres medlemmer. Side 2 af 6

3 Mere samarbejde om vores fælles problemer Formanden kom bl.a. ind på, at der indberettes alt for få havarirapporter og næruheldsrapporter. Rapporterne tjener alene det formål at oparbejde viden om, hvordan det fremadrettet kan undgås, at lignende uheld opstår. Alle er ansvarlige for, at disse rapporter udfyldes og i særdeleshed instruktørerne. Rapportskabelonen kan hentes på DHPUs hjemmeside. Beløbet på 100 kr. for ratingkort er lavere end den reelle udgift på 125 kr. til medlemskab af KDA, herudover kommer arbejdstiden til at lave kortet. Motoruddannelsen er sendt i høring hos unionschefer, klubbestyrelser og chefinstruktører. (Denne bliver nok forsinket, bestyrelsen). Ad 3 Godkendelse af revideret regnskab Birgit Eldov (KDA) fortalte, at DHPUs eksterne revisor KPMG har godkendt regnskabet. Regnskabsmaterialet lader dog stadig en del tilbage at ønske i form af en bedre dokumentation fra medlemmer, udvalg og arrangører. Kvaliteten i det forgangne år er steget, men der er stadig plads til forbedring. Det tager sin tid at sætte sig ind i forretningsgangene og Birgit er også selv blevet klogere på, hvordan tingene hænger sammen. Hun appellerede til repræsentantskabet om i den fremtidige dialog mellem KDA og klubberne fortsat at yde support. Birgit havde følgende korte bemærkninger: DHPU har fået flere penge fra DIF, end der var budgetteret med. Der er tale om et særligt ansøgt støttebeløb på kr. PG og HG har ikke brugt det, som der er blevet budgetteret med. Enten har der ikke været nok aktivitet i DHPU eller også er udgiftsbilag ikke blevet indsendt. Acro har brugt de budgetterede kr. Der er ikke brugt nok på uddannelse. Der er et overskud på flyforsikringen. Flere har altså indbetalt til forsikringen i Efter godkendelse af regnskabet er Birgit blevet gjort opmærksom på omfordeling i regnskabet vedrørende MDK (det vedrører optræk og overnatning). Birgit pointerede, at en opstramning er nødvendig trods det ordentlige regnskab. Fremover skal udgiftsbilaget fra DHPUs hjemmeside benyttes, hvorpå bilagsnummer og tekst anføres. I modsat fald overføres pengene ikke. Det er vigtigt, at dokumentationen er på plads, da DHPU ellers ikke modtager penge fra DIF. Hun nævnte, at KPMG for nylig tilbragte ikke mindre end 5 timer hos KDA, hvor stort set alle bilag blev gennemgået. Denne gennemgang slog fast med syvtommersøm, at en opstramning er nødvendig. IPPI-Cards kan kun bestilles over klubadministrationen. Ellers ved klubadministratorerne ikke, hvad de skal betale til. Der skal endvidere anføres, om man er tandempilot eller motorpilot. Birgit sluttede af med at henvise til den gode vejledning til administrationsmodulet på DHPUs hjemmeside, som Søren Ladegaard har udarbejdet. Kig i den ved evt. tvivlsspørgsmål. Herefter stillede repræsentantskabet spørgsmål til bestyrelsen: Niels Jørgen Askirk (intern revisor) ville gerne have en forklaring på, hvorfor der var givet så stort et tilskud til DM i skrænt, når egenbetalingen ikke var større. Bestyrelsen havde et ønske om at støtte et godt arrangement for bredden, som havde en stor tilslutning. Det har længe været svært at få nogen til at arrangere konkurrencer og events og DM i skrænt var en god mulighed for at få sat noget i gang. ATOS weekend i Fasterholt. Der var blevet udbetalt ca kr. til dette arrangement. Hvordan hang det sammen, når der ikke var tale om nogen egenbetaling? Der var igen tale om et ønske om aktivitet. Bestyrelsen har dog efterfølgende selv konkluderet, at lignende arrangementer skal udvise større økonomisk bæredygtighed. Niels Jørgen Askirk støttede forslaget om ansættelse af en breddekonsulent. Dette for bl.a. at sikre, at forarbejdet bliver gjort ordentligt. Han støttede endvidere også KPMGs anbefaling om, at der strammes op på Side 3 af 6

4 regnskabsaflæggelsen. Han foreslog, at der kunne laves en udgiftsblanket specifikt til brug ved DM-arrangementer. Arne Haugaard ønskede en forklaring på, hvorfor der ikke er afholdt udgifter i medieudvalget i Bestyrelsen forklarede, at der var afsat kr. på budgettet. Da der imidlertid ikke har været nogen i medieudvalget, er der heller ikke blevet brugt nogen penge. I budgettet for 2009 er der derfor kun budgetteret med kr. til medier (it, DHPU Nyt, FLYV, web o.l.). Repræsentantskabet godkendte herefter regnskabet. Ad 4 Behandling af indkomne forslag og budget Som nævnt under punkt 1 er forslaget for bestyrelsen ugyldigt, da det ikke er indsendt rettidigt til sekretariatet og mangler originale underskrifter. Herudover forklarede formanden, at bestyrelsen har trukket sit forslag om valg af anden ekstern revisor tilbage, da det har vist sig, at KPMG alligevel leverer et ordentligt stykke arbejde til den pris, det tager sig betalt for. Bestyrelsen fastholder derfor at benytte KPMG som ekstern revisor. Formanden bemærkede til budgettet, at støtten og breddekonsulentbeløbet vil være lavere end budgetteret, da de første 3 måneder af regnskabsåret snart er gået og breddekonsulenten ikke er ansat endnu. Der pågik en længere diskussion om rimeligheden i fordelingen af midler blandt de forskellige eliteudvalg. Bestyrelsen bemærkede, at trods gentagne opfordringer om rettidig indsendelse af budget fra eliteudvalgene, manglede der stadig et budget fra HG Eliteudvalget, da bestyrelsen skulle lave budget for Derfor måtte bestyrelsen selv fastsætte et beløb. Som det imidlertid fremgår af budgettet, er alle eliteudvalg blevet skåret i deres budgetter. Ingen er gået ram forbi. Kenneth Bakholm Husted foreslog, at eliteudvalgene sætter sig sammen og fastsætter fordelingsnøglen af det budgetterede beløb på kr. Der var forskellige synspunkter på forhøjelse af tilmeldingsgebyret til Venø-lejren fra 250 kr. til 500 kr. Nogle mente, at det ville få folk til at blive væk eller leje et sommerhus i Toftum Bjerge. Fakta er, at tilmeldingsgebyret ikke har været pristalsreguleret i mange år. Endvidere byder Venøborg siden 2008 på badefaciliteter, som er en 5-stjernet campingplads værdig. Beløbet må stadig betragtes som symbolsk i forhold til det udbytte, den enkelte får ud af at deltage både i form af godt kammeratskab, netværk, praktisk uddannelse, teoriundervisning og prøveaflæggelse. Bestyrelsens anbefaling om ansættelse af en breddekonsulent blev vendt og drejet i lang tid. En deltidsansættelse blev debatteret. Overvejelser om uddelegering af opgaverne til forskellige klubber mod betaling blev også diskuteret. Nogle syntes lønnen var høj. Beløbet i budgettet skal forstås som kr. i løn og kr. til godtgørelse af kørsel. Månedslønnen ligger dermed på kr. og er lavt i forhold til øvrige breddekonsulenters aflønning i DIF. Efter at have belyst alle indfaldsvinkler og synspunkter godkendte repræsentantskabet budgettet ved skriftlig afstemning. Resultat 9 stemte nej, 26 stemte for. Efterfølgende blev det besluttet, at beløbet på kr. aftales fordelt blandt eliteudvalgene i forening. Ad 5 Valg af formand, 2 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter Formand Rasmus Rohlff genopstillede og blev genvalgt. Bestyrelsesmedlem Allan Grynnerup genopstillede og blev genvalgt. Bestyrelsesmedlem Jeppe Krogh genopstillede og blev genvalgt. Suppleant Kirsti Husted genopstillede og blev genvalgt med det forbehold, at hun pga. nedkomst i maj og vil være begrænset til rådighed pga. barsel. Suppleant Winnie Grynnerup stillede op og blev valgt. Side 4 af 6

5 Ad 6 Godkendelse af ekstern revisor samt valg af en intern revisor Ekstern revisor - KPMG blev genvalgt. Intern revisor - Niels Jørgen Askirk genopstillede og blev genvalgt. Ad 7 Valg af 3 medlemmer samt 2 suppleanter til DHPUs Amatør & Ordensudvalg Medlemmerne Steen Thorø, Palle Christensen og Keld Eilrich genopstillede alle og blev genvalgt. Suppleanterne Kaj Lauritzen og Niels Jørgen Askirk genopstillede begge og blev genvalgt. Ad 8 Valg af medlemmer til eliteudvalg for drageflyvning og eliteudvalg for paragliding Eliteudvalg / HG Nils Ole Dalby genopstillede og blev genvalgt. Der er stadig 2 ledige poster. Nils vil forsøge at hverve endnu et medlem til udvalget. Bemærk, at udvalgene så vidt muligt selv skal sørge for at besætte posterne. Såfremt dette ikke kan lade sig gøre, har bestyrelsen så mulighed for selv at udpege nogen. Eliteudvalg / PG Marcus Malmqvist og Mads Syndergård genopstillede og blev begge genvalgt. Acro Eliteudvalg / PG Dennis Wolthers og Essie Saadi genopstillede og blev begge genvalgt. Ad 9 Valg til andre udvalg a. Breddeudvalg Kenneth Bakholm Husted stillede op og blev valgt. Louise Thuren Jørgensen stillede op og blev valgt. b. PR-udvalg Arne Haugaard stillede op og blev valgt (mobil ) c. Auditørudvalg Posten er ubesat. d. Uddannelsesudvalg Posten er ubesat. e. Sikkerhedsudvalg Posten er ubesat. f. Øvrige poster - ikke nævnt i dagsordenen Uddannelseschef Peter Andersen stillede op og blev valgt. Flyvechef Kenneth Bakholm Husted genopstillede og blev genvalgt. Sikkerhedschef Nick Godfrey genopstillede og blev genvalgt. Teknik og luftrumsudvalg Kenneth Bakholm Husted efterlyste en repræsentant til dette udvalg. Flyledere vil udvide luftrummet over Midtjylland, som i værste fald kan betyde en indskrænkning af luftrummet til det rene ingenting. Arne Haugaard stillede op og blev valgt. Motorudvalg Kort før repræsentantskabsmødet meldte 2 medlemmer af udvalget sig ud. Nuværende medlemmer af udvalget: Formand Peter Huntley genopstillede og blev genvalgt. Medlem Mikael Sejersen genopstillede og blev genvalgt. Medlem Leif Stubkjær genopstillede og blev genvalgt. Side 5 af 6

6 Havarikommission vest Kurt Grotkjær er udtrådt af havarikommission vest. Ad 10 Eventuelt Formanden uddelte diplomer til de af modtagerne, som var til stede. Nævnes kan bl.a. den uofficielle Danmarks rekord i PG den 16. maj 2008, hvor Martin Olsen/Paragliding Nord fløj 111,6 km. Mads Syndergård indtog 2. pladsen i DM 2008 bjerg og Morten Olsen/Paragliding Nord en 3. plads i samme disciplin. Formanden forventede, at tilladelsen til at uddanne og certificere lette trickes og nanno-trickes indenfor nær fremtid kan flyttes fra DULFU til DHPU. Essie Saadi takkede for det konstruktive møde og bestyrelsen for dets store arbejde. Endvidere blev der rettet en tak til dirigenten selv og referenten. Side 6 af 6