Den Fælles Dataenhed Den Fælles Dataenhed

Transkript

1 Den Fælles Dataenhed

2 Baggrund for idriftsættelse af Den Fælles Dataenhed På baggrund af udvalgsarbejdet om effektiv sagsbehandling og kontrol, blev det i aftale for kommunernes økonomi i 2015 besluttet at etablere en dataenhed i regi af Udbetaling Danmark Dataenheden benævnes Den Fælles Dataenhed, og skal bidrage til at styrke kontrollen med sociale ydelser og tilskud i kommunerne og Udbetaling Danmark ved at arbejde på et databaseret grundlag Dataenheden trækker på Udbetaling Danmarks og kommunernes erfaringer med helhedsorienteret kontrol, og skal sikre yderligere nyttiggørelse af det eksisterende organisatoriske og tekniske setup 1

3 Den kommende lovhjemmel - 11a og 12a-d I den kommende lov om Udbetaling Danmark gives der hjemmel til, at dataenheden må: 1. registersamkøre for kommunerne, Styrelsen for Videregående Uddannelser og ATP s sikringsordninger 2. registersamkøre oplysninger fra registre fra udenlandske myndigheder på vegne af kommunerne og Udbetaling Danmark 3. berige resultatet af registersamkøringen med oplysninger fra Post Danmark på vegne af kommunerne og Udbetaling Danmark 4. indhente oplysninger i udlandet i enkeltsager på vegne af kommunerne og Udbetaling Danmark 5. etablere en Kigge-adgang på tværs af Udbetaling Danmark og kommunerne til at se: Kontrolsager Sagsskridt (dokument overskrifter) Kontroltema Nuværende hjemmel til registersamkøring I Udbetaling Danmark lovens 12 er der hjemmel til at samkøre egne registre med nødvendige ikke følsomme personoplysninger fra andre myndigheder og arbejdsløshedskasser med henblik på kontrol. Personkredsen, der må samkøres oplysninger på, er den, der ansøger om eller modtager ydelser fra Udbetaling Danmark samt nuværende og tidligere ægtefæller og samlevere, samt medlemmer af hustanden. 2

4 Opgaver for Den Fælles Dataenhed og den enkelte kommune Dataenhedens opgaver for kommunerne, jf. økonomiaftale for 2015: A. Registersamkøring og dataanalyse B. Indhentning af oplysninger fra udlandet C. Samarbejde med andre myndigheder (om fx kontrolkampagner) D. Effektmåling (opsamling af nøgletal vil ske via indtastninger fra kommunerne) Opgaverne er nærmere fastlagt i en aftale mellem KL og Udbetaling Danmark Yderligere information For nærmere uddybning af opgaverne forbundet med Den Fælles Dataenhed se Aftale om samarbejdet mellem kommunerne og Udbetaling Danmark om idriftsættelse af Den Fælles Dataenhed

5 A. Registersamkøring og dataanalyse Dataenheden skal fra 1. maj 2015 registersamkøre for kommunerne på bestanden af aktive ydelsesmodtagere i kommunerne Registersamkøringen for kommunerne sker med henblik på at videregive prioriteringslister til kommunerne, som kan bruges til kontrol af ydelsesmodtagere Dataenheden udarbejder også kontrolark til kommunerne, som kan bruges i den løbende kontrol af ydelsesmodtagere i kommunernes fagforvaltninger Dataenheden starter med at registersamkøre på kontanthjælp, sygedagpenge og økonomisk friplads Registersamkøring Registersamkøring er en betegnelse for den proces, hvorved flere registre fra offentlige myndigheder samles til ét register. Denne proces sker i en database eller i et datavarehus. Kontrolark Kontrolark er en elektronisk visning af relevante oplysninger om en ydelsesmodtager. Kontrolarket viser en række stamdata primært fra CPR, eindkomst og BBR om ydelsesmodtageren samt relevante 3. personer. Derudover indeholder kontrolarket oplysningerne, der er fremkommet ved registersamkøringen. Det bliver på den måde en visning af samkøringens resultat.

6 A. Registersamkøring og dataanalyse Dataenhedens hovedopgaver for kommunerne bliver: at indlæse data om kommunernes bestande af aktive ydelsesmodtagere at samkøre data fra kommunerne med oplysninger fra registre fra offentlige myndigheder at varetage kvalitetssikring af data (risikohåndtering) at vedligeholde og videreudvikle registersamkørings-løsning at videreudvikle løsninger, der kan understøtte kontrolindsatsen i kommunerne og UDK at distribuere prioriteringslister til kommunerne at videreudvikle og validere kriterier (herunder nye registre og udvikling af metoder) at opsamle feedback fra kommuner at afrapportere på dataenhedens leverancer Den enkelte kommunes hovedopgaver bliver: at levere data til dataenheden ud fra aftalte registreringssystematik, kvalitet og ensartethed at håndtere prioriteringslister fra dataenheden herunder underretning af borgere efter Persondatalovens 29 at indgå i videreudvikling af kriterier og give tilbagemelding på sagsniveau med henblik på justering af kriterier at indgå i videreudvikling af løsninger med henblik på mulige justeringer at indmelde resultater til brug for afrapportering

7 A. Registersamkøring og dataanalyse De 3 største myter om registersamkøring: 1. Registersamkøringen bygger på Big data og personfølsomme oplysninger De registre, der indgår i den maskinelle samkøring, indeholder alene IKKE følsomme personoplysninger, jf. Persondatalovens 7 og 8, som Udbetaling Danmark i forvejen har adgang til. Udbetaling Danmark bruger samme oplysninger, når vi skal tilkende og beregne ydelser til borgerne. Registersamkøringen giver dermed ikke i sig selv nye oplysninger om borgerne. Samkøringen erstatter derimod tidskrævende, manuelle opslag og krydstjek i de omtalte registre 2. Registersamkøringen skal afløse anmeldelserne Registersamkøringen skal bruges som en kanal til at frasortere ydelsesmodtagere, som har en kombination af oplysninger, der rejser tvivl om, hvorvidt de stadig er berettiget til deres ydelse. Registersamkøringen er et supplement til anmeldelser og undringer fra andre kanaler. 3. Registersamkøringen afløser den manuelle sagsbehandling Alle kontrolsager, der oprettes ud fra en registersamkøring, overtages af en sagsbehandler, der undersøger sagen efter lovgivningen og varetager hensynet til borgerens retssikkerhed, herunder dialog med borgeren. Sagen følger samme arbejdsproces som ved fx anmeldelser. NEJ NEJ NEJ 6

8 B. Indhentning af oplysninger fra udlandet Dataenhedens hovedopgaver for kommunerne er: at indgå et systematisk samarbejde med udenlandske myndigheder med henblik på at indhente oplysninger om borgeres forhold i udlandet at indhente oplysninger fra udlandet på specifikke sager på foranledning fra kommunerne indenfor de givne økonomiske rammer at bistå kommunerne med afklaring af problemstillinger i forhold til indhentning af oplysninger og kontakter til udlandet vedrørende kontrol at udstille ekspertviden om indhentning af oplysninger i udlandet Det at indgå nye internationale aftaler om udveksling af oplysninger indeholder forhandlinger og afklaringer, som kan strække sig over flere år, og der er derfor fokus på 5 lande i første omgang Den enkelte kommunes hovedopgaver er: at bestille oplysninger fra udlandet til kontrolsager efter samarbejdsaftalen fastlagte principper at afrapportere særskilt på kontrolsager med brug af oplysninger fra udlandet Der vil blive anvendt et væsentlighedskriterium, så det sikres, at kommunerne anmoder om oplysninger fra udlandet i sager, hvor der er en særligt begrundet mistanke, og hvor det forventes, at oplysninger fra udlandet kan være en afgørende faktor

9 C. Samarbejde med andre myndigheder om særlige indsatser Den Fælles Dataenhed skal etablere et systematisk samarbejde med andre myndigheder omkring særlige indsatser eller fokusområder Samarbejdet skal bidrage til at styrke kontrolindsatsen i kommunerne og Udbetaling Danmark. Dataenhedens hovedopgaver er: at igangsætte aktiviteterne i en årlig handleplan for særlige kontrolindsatser udarbejdet i samarbejde med Samarbejdsforum og kontrolenheden i UDK at inddrage og vedligeholde dialogen med relevante myndigheder ift. handleplanens konkrete temaer at igangsætte 1 årlig landsdækkende kontrolkampagne (del af handleplan) fra 2016 at igangsætte 1 årlig landsdækkende informationskampagne (del af handeplan) fra 2016 Den enkelte kommunes hovedopgave er: at deltage i tværgående landsdækkende kontrol- og informationskampagner at rapportere til dataenheden i forhold til kontrol- og informationskampagner

10 Kommunikation Brugergrænsefladen En fælles platform Fra maj 2015 Brugergrænsefladen fungerer som kommunikationsplatform i en midlertidig løsning, der er delt i to løsninger. Løsning 1: En SharePoint side, hvor al kommunikation imellem task forcen og dataenheden foregår. Det er kun task force kommunerne, der har adgang Løsning 2: En hjemmesideløsning der anvendes af DFD udland til blanketter, vejledninger m.v., hvor alle kommunerne har adgang Fra September 2015 Brugergrænsefladen implementeres i en mere endelig version, hvor kommunerne selv kan trække prioriteringslister og kontrolark. Der er kun én adgang, som alle kommuner benytter. Sagsfeedback gives direkte på brugergrænsefladen. Registersamkøring Brugergrænsefladen Effektmåling Sagsoplysning (kontrolark) Fra 2016 Brugergrænsefladen udvides til at håndtere Kigge-adgangen 9

11 Idriftsættelse af Den Fælles Dataenhed Idriftsættelsen sker i flere etaper: Aug apr. 2015: Etablering af dataenheden som organisation Deltagelse i lovgivningsarbejdet Etablering af Samarbejdsforum Afdækning af mulige yderligere datakilder og overblik over data hos kommuner Kortlægning af interne og eksterne snitflader, herunder tværgående processer Etablering af teknisk setup til modtagelse af data Samarbejdsforum I Samarbejdsforum sidder repræsentanter fra KL, Udbetaling Danmark og 6 kommuner. Kommunerne i Samarbejdsforum er valgt af KL ud fra geografi, størrelse mv. Forummet skal bidrage til, at dataenhedens opgaver og prioriteringer bliver indrettet, så det bedst muligt styrker kontrolindsatsen i kommunerne. Maj sep. 2015: Kvalitetssikring af data og test af kriterier i samarbejde med udvalgte task force kommuner Modtagelse af bestillinger om indhentning af oplysninger fra udlandet på enkeltsagsniveau Implementering af brugergrænsefladen version 1 (1. maj) Fastlæggelse af handleplan for særlige indsatser i 2016 på landsplan Rådgivning/vejledning, FAQ, informationsmateriale ift. udland 1.version af kontaktregister, bestillingsblanketter til indhentning af oplysninger i udlandet Data Med data menes både oplysninger fra registre i offentlige myndigheder samt oplysninger om bestanden af aktive ydelsesmodtagere fra fx kommunerne. Lovhjemmel til at indlæse data m.v. træder i kraft 1. maj Okt. dec. 2015: Distribution af prioriteringslister til alle kommuner Distribution af kontrolark til kommunerne til brug i den løbende sagsbehandling Implementering af brugergrænsefladen version 2 Fastlæggelse af handleplan for 2016 for særlige indsatser på tværs af myndigheder Dialog med Styrelsen for Videregående Uddannelse og ATP s sikringsordninger Jan. jun Løbende justering af kriterier og kontrolark Igangsætning af forårskampagne Videreudvikling af brugergrænsefladen Implementering af ny datakilde Dataenheden afrapporterer på nøgletal og KPI er 10