Udbud af madudbringning

Transkript

1 Udbud af madudbringning december 2009

2 Indholdsfortegnelse Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser... 3 Kapitel 2 - Kravspecifikation Generelle krav Specifikke krav Madudbringning til hjemmeboende pensionister Madudbringning til plejecentre Madudbringning til daginstitutionerne Udbringning Diverse Kapitel 3 Kontrakten Bilag 1 Tro og Love erklæring Bilag 2 Erklæring om arbejdsforhold Bilag 3 Prisskema Bilag 4 Oplysningsskema Bilag 5 Adresseliste Side 2 af 26

3 Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning Egedal Kommune udbyder madudbringning til hjemmeboende pensionister, til kommunens plejeafdelinger, til daginstitutionerne samt nogle dertil knyttede ydelser. Kontaktperson er indkøbschef Peter Elman Hansen, telefon , peter.elman@egekom.dk. Kontaktpersonens postadresse er: Egedal Kommune Rådhus Torvet Stenløse Udbudsmaterialet skal hentes fra undersiden Indkøb og Udbud. Her vil alle oplysninger vedrørende udbuddet blive offentliggjort. Dette gælder også berigtigelser, eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet samt svarene herpå. Tilbudsgiver bør derfor åbne hjemmesiden løbende. 1.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Tilbudslovens 15. Udbudsformen svarer til Offentligt udbud, jf. EU s Udbudsdirektiv. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. afsnit 1.13 nedenfor. Den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal deltage i en efterfølgende forhandling, om den praktiske tilrettelæggelse af kørslen. Det skal understreges, at det tilbudte vederlag ikke er et forhandlingstema. Dog vil forhandlingerne omfatte prisstrukturen i tilbuddet, herunder tilpasninger af vederlaget, som følge af midlertidige eller permanente ændringer i kørselsomfanget. 1.3 Dokumentation Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende følgende dokumentation: 1. Underskrevet erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. bilag 1 2. Underskrevet erklæring om hensyntagen til arbejdsforhold, jf. bilag 2 3. Senest afsluttede og godkendte årsregnskab 4. Revisorerklæring (gælder ikke tilbudsgivere, hvis regnskaber er påtegnet af ekstern revision) 5. Referenceliste 6. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed, herunder de personer, der tænkes anvendt ved levering til kommunen 7. Produktblad/beskrivelse og billedmateriale for hvert enkelt køretøj, som forudsættes anvendt ved opgaveløsningen, herunder typegodkendelsescertifikat af motor Kravene til dokumentation er ufravigelige. Såfremt tilbuddet ikke indeholder denne dokumentation, vil tilbuddet blive afvist. Side 3 af 26

4 1.4 Mindstekrav til finansiel og teknisk kapacitet Forud for tildelingen, gennemfører kommunen en egnethedsvurdering. Vurderingen omfatter nedenstående minimumskrav. 1. Tilbudsgiver må ikke have gæld til det offentlige, der overstiger DKK , med mindre, der er truffet aftale om afvikling af gælden 2. Tilbudsgivers senest godkendte og afsluttede årsregnskab skal være påtegnet af ekstern revision (gælder ikke for tilbudsgivere omfattet af pkt. 4) 3. Såfremt tilbudsgiver er et aktieselskab skal senest godkendte og afsluttede årsregnskab udvise en positiv egenkapital 4. Såfremt tilbudsgiver er organiseret i en selskabsform, der ikke kræver ekstern revision af årsregnskabet, skal tilbudsgiver kunne præstere en revisorerklæring, der godtgør, at tilbudsgivers har en soliditet, som gør tilbudsgiver egnet til at løfte opgaven. 5. Tilbudsgivers senest godkendte årsregnskab må ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold for firmaets fortsatte drift eller indikerer, at almindelige nationale regnskabsregler og god regnskabsskik ikke er overholdt 6. Tilbudsgiver skal indenfor de seneste 12 måneder have udført tilsvarende kørsel for en kommune eller lignende administrativ myndighed 7. Tilbudsgiver skal råde over en organisation, som skønnes egnet til at levere og servicere de genbrugshjælpemidler, der afgives tilbud på Mindstekravene er ufravigelige. Såfremt ét eller flere af disse krav ikke er opfyldt, vil tilbuddet blive afvist. 1.5 Frister og formkrav Frist for afgivelse af tilbud er fredag den 5. februar 2010 kl Tilbuddet skal være mærket med Tilbud på madudbringning må ikke åbnes af postafdelingen. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Tilbuddet skal fremsendes til kontaktpersonen på ovennævnte adresse i to papireksemplarer, hvoraf et skal fremstå, som originaltilbuddet. Kopieksemplaret skal ikke indeholde dokumentation, jf. afsnit 1.3, punkt 1-4. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandøren, der optræder som aftaleansvarlig over for kommunen. Kommunen forventer at gennemføre forhandlingsmødet den 17. februar. Kontraktstart vil være lørdag den 1. april Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Kommunen kan have behov for teknisk afklaring af forhold i tilbuddene. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, hvis tilbudsgiver kan kontaktes den 8. februar Side 4 af 26

5 1.7 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 160 kalenderdage regnet fra tilbudsfristen. 1.8 Sprog og Honorar Tilbud med alt dertil hørende materiale samt al kommunikation i aftaleperioden skal ske på dansk. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som kommunens ejendom og vil ikke blive returneret. 1.9 Forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet har økonomisk betydning for af tilbuddet. Der kan ikke tages forbehold overfor aftalevilkår, jf. kapitel 3. I givet fald vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kommunen vil være omfattet af offentlighedsloven og forvaltningsloven. Opmærksomheden henledes endvidere på, at Klagenævnet for Udbud vil være klageinstans for afgørelser om aktindsigt i udbudssager Delbud og alternative bud Der kan ikke afgives delbud eller alternative tilbud. Kommunerne forbeholder sig ret til annullation. En saglig begrundelse kan f.eks. være manglende bevillingsmæssig dækning for realisering af tilbuddene Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til kommunen. Det skal fremgå, hvilken tilbudsgiver der skal deltage i forhandlingen. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (=konsortium) skal oplysningerne under afsnittet Dokumentation, afgives for hver deltager i konsortiet, ligesom mindstekravene til finansiel og teknisk kapacitet vil være gældende for alle konsortiets deltagere Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være skriftlige og rettes til kontaktpersonen, jf. afsnit 1.1., enten som brev eller via . Alle spørgsmål der fremsendes senest den 29. januar 2010 vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive forsøgt besvaret inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på kommunens hjemmeside, jf. afsnit 1.1 ovenfor. Side 5 af 26

6 Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver frem til tilbudsfristen løbende åbner hjemmesiden og kontrollerer, om der er afgivet svar på spørgsmål eller offentliggjorte berigtigelser Tildeling af opgaven Efter egnethedsvurderingen beskrevet i afsnit 1.4 foretager kommunen tildelingen af opgaven. Tildelingen baseres på følgende prioriterede delkriterier: 1. Tilbudspris 2. Kvalitet 3. Service Under delkriteriet Pris lægges vægt på det samlede årlige vederlag, herunder muligheden for korrektioner, som følge af ændret kørselsmængde i kontraktperioden. Under delkriteriet Kvalitet lægges vægt på det materiel og de medarbejdere, der tænkes anvendt til opgaveløsningen, herunder medarbejderens ansættelsesvilkår. Under delkriteriet Service lægges vægt på fleksibilitet i kørselstilrettelæggelsen, omfanget af tilbudsgiver egenkontrol og administration i øvrigt. Tilbudsvurderingen foretages ud fra materialet i det fremsendte tilbud. Det er afgørende, at det materiale, der fremsendes som dokumentation, jf. afsnit 1.3 ovenfor, er overskueligt Tilbudsliste Kommunen har udarbejdet en tilbudsliste (Bilag 3). Tilbudsgiver skal anvende denne liste. Listen kan rekvireres hos kontaktpersonen i wordformat. For at muliggøre prissammenligningen er det afgørende, at tilbudsgiver anvender den vedlagte prisliste og kun afgiver de priser, der bedes om. Hvis tilbudsgiver finder det nødvendigt at angive differentierede priser for den enkelte kravspecifikation, skal dette gøre som et forbehold, jf. afsnit 1.9 ovenfor Rammeaftale Den rammeaftale, der indgår som kapitel 3 i dette udbudsmateriale, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for kontraktens betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning. Tilbudsgiver skal specielt være opmærksom på aftalens bestemmelser om forsikringsdækning samt garantistillelse Underleverandører Hvis tilbudsgiver baserer sit tilbud på underleverandører, skal der for hver af disse fremsendes den krævede dokumentation, jf. afsnit 1.3. Ligesom underleverandørerne skal opfylde mindstekravene beskrevet i afsnit 1.4. Side 6 af 26

7 Samtidig skal én, for underleverandøren, tegningsberettiget person afgive erklæring om, at tilbudsgiver frit kan anvende de af underleverandørens ressourcer, som forudsættes i tilbuddet Tidsplan Nedenfor er angivet den forventede tidsplan. Aktivitet Tidspunkt Tilbudssammenligning Uge 6 Forhandling Uge 7 Udarbejdelse og af information til decentrale enheder Uge 10 og 11 (senest) Aftalestart 1. april 2010 Side 7 af 26

8 Kapitel 2 - Kravspecifikation Udbuddet omfatter fire typer af kørsel: Madudbringning til hjemmeboende Madudbringning til beboere i plejeboliger Madudbringning til daginstitutionerne Udbring af kolonialvarer til plejeafdelingerne 2.1 Generelle krav Nedenstående krav gælder for alle fire typer af kørsel. Tilbudsgiver skal stille det fornødne materiel til rådighed for opgavens udførelse, herunder de fornødne administrative ressourcer. Tilbudsgiver skal udføre samtlige ydelser omfattet af dette udbud i overensstemmelse med dansk lovgivning. Dette omfatter også ydelser, der ikke direkte beskrives i udbudsmaterialet og det efterfølgende kontraktgrundlag, men som må anses nødvendige for opgavens udførelse. Al kørsel skal tilrettelægges på en måde, der sikre mindst mulig belastning af miljøet. Alle køretøjer anvendt til opgaven skal være påmonteret partikelfilter. Alle nye køretøjer, der indkøbes til udførelse af opgaven i kontraktperioden, skal som minimum opfylde EURO norm 2. I bilag 4 skal tilbudsgiver specificere de køretøjer, der tænkes anvendt til opgaven. Der udfyldes et skema for hvert køretøj. Leverandørens chauffører skal være uniformerede, så det tydeligt fremgår, at han/hun er ansat af leverandøren. Chaufføren skal på forlangende kunne legitimere sig overfor borgerne. Chauffører der ansættes i kontraktperioden skal have forevist den almindelige straffeattest. Leverandøren skal kunne dokumentere, at det for den enkelte chauffør er vurderet, om eventuelle domme, gør denne uskikket til at varetage opgaverne omfattet af kontrakten. Leverandøren skal have en samarbejds- og sikkerhedsorganisation, herunder have udpeget en ansvarlig for arbejdsmiljøet. Leverandøren skal sikre, at anvisningerne og rådene i Arbejdstilsynets miljøvejviser nr. 29 er kendt af chaufførerne. Chaufføren skal være ansat på vilkår svarende til det, der gøres gældende i nationale kollektive overenskomster på området. Leverandøren er forpligtet til, i samarbejde med kommunen, løbende at tilpasse kørslen det faktiske behov. F.eks. hvis antallet af daginstitutioner omfattet af frokostordningen falder/stiger eller hvis antallet af hjemmeboende pensionister med madservice falder/stiger. Leverandøren skal minimum to gange årligt fremsende statistik over den gennemførte kørsel. De typiske terminer for disse målinger vil være 1. november og 1. april 1. maj. Når kommunen ønsker målingen gennemført, varsles leverandøren fire uger i forvejen. Leverandøren skal have et system til kvalitetssikring af kørslen. Systemet skal på forlangende kunne dokumentere, at kølekæden og håndteringen af fødevarerne i øvrigt opfylder lovens krav. Kvalitetssikringssystemet skal beskrives i tilbuddet. Kommunen kan i hele kontraktperioden kræve kvalitetsrapporter udleveret. Kommunen foretager løbende egenkontrol af den leverede ydelse. Ved egenkontrol udarbejder kommunen en kontrolrapport, som sendes til leverandøren hurtigst muligt. Side 8 af 26

9 2.1. Specifikke krav Nedenfor anføres de specifikke minimumskrav til hver af de fire typer kørsler. Under den daglige kørsel må chaufføren alene håndtere varer til levering i Egedal Kommune. F.eks. kan leverandøren ikke pakke vognen med kølemad til borgere i andre kommuner, mens leverandøren kører for Egedal Kommune. Al kørsel skal foregå i overensstemmelse med gældende love og regler. Leverandøren er ansvarlig for, at alle chauffører er bekendt med disse regler, herunder bekendt med det system til egenkontrol, som leverandøren anvender. Alle kørsler udgår fra produktionskøkkenet på Damgårdsparken i Stenløse. Kommunen råder og tre plejecentre. Hovedparten af kommunens plejeboliger, aflastningsboliger m.m. er placeret i umiddelbar nærhed af disse centre. Tilbudsgiver skal basere sit tilbud på den nedenstående specifikation af de fire kørselstyper. Under hensyn til ligebehandlingsprincippet, vil det være tilbudsgivernes pris for den specificerede kørsel, som bliver sammenlignet ved tilbudsvurderingen. I forbindelse med forhandlingen den 17. februar kan parterne bl.a. aftale justeringer i tidspunkter og lignende Madudbringning til hjemmeboende pensionister Kommunens produktionskøkken producerer udportioneret kølemad til alle hjemmeboende pensionister. Udbringningen omfatter i gennemsnit 90 personer pr. uge, svarende til ca. 650 portioner pr. uge. I tilbuddet skal tilbudsgiver oplyse, hvorledes der tænkes afregnet for henholdsvis færre og flere personer pr. uge. Dette vil blive et selvstændigt tema under forhandlingerne Der leveres én gang ugentligt, for tiden hver onsdag (levering skal også ske, hvis onsdagen er en helligdag) Levering til borgeren kan ske mellem og Maden hentes ved produktionskøkkenet på Damgårdsparken 1, 3660 Stenløse Maden kan hentes fra Maden afhentes i madvarekasser fra produktionskøkkenets kølerum Kasserne kan stables Kasserne måler 60 L x 40 B x 25 H (alle mål i cm) Ved afhentning af kasserne udleveres en køreliste Chaufføren sikrer, at antallet af kasser svarer til kørelisten Chaufføren skal pakke kasserne, således at der sikres en optimal rute Chaufføren har ansvaret for, at kølekæden overholdes under hele transporten Ved levering hos borgeren, skal chaufføren placere portionerne i køleskab Chaufføren skal fjerne uåbnede portioner, hvor holdbarhedsdatoen er overskredet. Disse uåbnede bakker placeres på borgerens køkkenbord og borgeren oplyses om, at maden skal smides ud Madvarekasserne returneres til produktionskøkkenet samme dag Hvis chaufføren ikke kan komme i kontakt med borgeren, skal produktionskøkkenet underrettes omgående. Derudover udfylder chaufføren en fortrykt ikke hjemme seddel, der smides i postkasse/brevsprække Side 9 af 26

10 2.1.2 Madudbringning til plejecentre Kommunens produktionskøkken producerer kølemad i bulk til alle plejeafdelinger i kommunen. Udbringningen omfatter mad til i gennemsnit 135 personer om ugen. Som anført er plejeafdelingen som hovedregel placeret i umiddelbar nærhed af kommunens tre plejecentre Damgårdsparken (Stenløse), Porsebakken (Smørum) og Tofteparken (Ølstykke). Der leveres tre gange ugentligt, for tiden mandag, onsdag og fredag (levering skal også ske, hvis onsdagen er en helligdag) Der leveres til i alt 15 plejeafdelinger (adresser fremgår af bilag 5) I løbet af 2010 vil der blive oprettet yderligere to plejeafdelinger ved et eksisterende plejecenter Levering til plejeafdelingerne skal ske mellem og Maden hentes ved produktionskøkkenet på Damgårdsparken 1, 3660 Stenløse Maden kan hentes fra Maden afhentes i plastkasser fra produktionskøkkenets kølerum Kasserne kan stables Kasserne måler 60 L x 40 B x 29 H (alle mål i cm) Der skal leveres mellem 6 og 8 kasser pr. plejeafdelingen svarende til ca. 105 kasser pr leveringsdag Ved afhentning udleveres en køreliste, der viser antallet af kasser til den enkelte plejeafdeling Chaufføren sikrer, at antallet af kasser svarer til kørelisten Chaufføren pakker selv kasserne i forhold til en optimal rute Chaufføren har ansvaret for, at kølekæden overholdes under hele transporten Ved levering på plejeafdelingen, skal chaufføren placere indholdet af kasserne i de opstillede i køleskabe Plastkasserne returneres til produktionskøkkenet samme dag Madudbringning til daginstitutionerne Kommunens produktionskøkken producerer kølemad i bulk til alle daginstitutioner i kommunen. Udbringningen omfatter mad til ca børn dagligt. Det endelige tal fastsættes månedsvis og kan svinge med +/ Der leveres fem gange ugentligt (alle hverdage) Der leveres ikke på helligdage, officielle lukkedage m.m. Institutionerne har typisk åbent 250 dage om året. Der leveres til i alt 42 daginstitutioner (adresser fremgår af bilag 5) Levering til daginstitutionerne skal ske mellem og Maden hentes i kælderen ved produktionskøkkenet på Damgårdsparken 1, 3660 Stenløse Maden kan hentes mellem kl fra produktionskøkkenet Maden afhentes i plastkasser fra produktionskøkkenets kølerum Kasserne kan stables i højden svarende til lastrummet i en almindelig varevogn Kasserne måler 60 L x 40 B x 29 H (alle mål i cm) Hver kasse rummer mad til ca. 20 børn, svarende til udbringning af ca. 130 kasser pr. leveringsdag Ved afhentning udleveres en køreliste, der viser antallet af kasser til den enkelte daginstitution Chaufføren sikrer, at antallet af kasser svarer til kørelisten Chaufføren pakker selv kasserne i forhold til en optimal rute Side 10 af 26

11 Chaufføren har ansvaret for, at kølekæden overholdes under hele transporten Ved levering på daginstitutionen, skal chaufføren placere indholdet af kasserne i institutionens køleskab De sammenklappelige kasser returneres til produktionskøkkenet samme dag Udbringning Diverse Kommunens produktionskøkken indkøber og distribuerer kolonialvarer til kommunens plejeafdelinger og sørger endvidere for levering til mødeaktiviteter samt receptioner og lignende. Leveringen kan eventuelt ske samtidig med madudbringning til plejeafdelingerne. Der leveres én gange ugentligt, for tiden onsdag (levering skal også ske, hvis onsdagen er en helligdag) Der leveres til i alt 15 plejeafdelinger (adresser fremgår af bilag 5) Levering til plejeafdelingerne skal ske mellem og Varerne hentes i kælderen ved produktionskøkkenet på Damgårdsparken 1, 3660 Stenløse Varerne kan hentes fra Varerne afhentes i sammenklappelige kasser fra produktionskøkkenets kølerum Kasserne kan stables i højden svarende til lastrummet i en almindelig varevogn Kasserne måler 60 L x 40 B x 29 H (alle mål i cm) Der skal leveres mellem 6 og 8 kasser pr. plejeafdelingen svarende til ca. 105 kasser pr. leveringsdag Ved afhentning udleveres en følgeseddel/faktura, der viser antallet af kasser til den enkelte plejeafdeling Chaufføren sikrer, at antallet af kasser svarer til kørelisten Chaufføren pakker selv kasserne i forhold til en optimal rute Chaufføren har ansvaret for, at kølekæden overholdes under hele transporten Ved levering på plejeafdelingen, skal chaufføren placere indholdet af kasserne i de opstillede i køleskabe De sammenklappelige kasser returneres til produktionskøkkenet samme dag Der kan forekomme behov for levering af løse pakker, kander med saft m.m. I forbindelse med denne kørsel skal der kunne medtages intern post og rengøringsmidler til de forskellige plejecentre Side 11 af 26

12 Kapitel 3 Kontrakten Mellem XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX (herefter benævnt kommunen) og XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX Cvr. nummer (herefter benævnt leverandøren) 3.1 Formål og kontraktgrundlag Formålet med nærværende kontrakt samt tilhørende bilag er at regulere forholdet mellem kommunen og leverandøren i forbindelse med leverandørens varetagelse af madudbringning i kommunen. Kontrakten er indgået efter udbud, jf. tilbudslovens 15 og beskriver parternes forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget udgøres af følgende bilag i prioriteret rækkefølge: 1. Nærværende kontrakt dateret den. 2. Det samlede udbudsmateriale dateret december 3. Spørgsmål og svar dateret den 4. Leverandørens tilbud dateret den. (Kontrakten og de ovenstående bilag dannes først efter endeligt valg af leverandør) 3.2 Aftaleperiode Kontrakten indgås for perioden 1. april 2010 til og med 31. marts 2012 med en option for kommunen på forlængelse i op til yderligere 24 måneder. Kommunen giver senest 3 måneder før kontraktens udløb meddelelse til leverandøren, såfremt kommunen ønsker at gøre brug af optionen. Såfremt optionen ønskes benyttet, vil kontrakten blive forlænget på uændrede vilkår. Såfremt optionen ikke ønskes benyttet, udløber kontrakten automatisk med udgangen af marts måned Kommunen kan opsige kontrakten helt eller delvist, såfremt der sker ændringer i lovgivningen, som ændrer kørslen væsentligt i forhold til den udbudte ydelse. I så fald vil opsigelsen kunne ske med 6 måneders varsel til den første i en vilkårlig måned. 3.3 Aftalens omfang Kontrakten omfatter madudbringning og beslægtede opgaver som beskrevet i udbudsmaterialet. I forbindelse med udførelsen af opgaverne må leverandøren ikke samtidig udføre opgaver for andre kommuner eller 3. mand i øvrigt. Side 12 af 26

13 Den aftalte kørsel skal udføres på hverdage, herunder også i de tilfælde hvor hverdagen er en helligdag. Leverandøren er ansvarlig for, at kørslen gennemføres som planlagt. Merudgifter til kørsel, f.eks. ved nedbrud af eksisterende materiel er kommunen uvedkommende. Såfremt leverandøren ikke kan levere den forudsatte kørsel, kan kommunen foranstalte anden kørsel. Udgiften til denne kørsel viderefaktureres til leverandøren. Undtaget herfra er situationer, hvor der foreligger force majeure. 3.4 Kontakt mellem kommunen og leverandøren I forbindelse med kontraktens underskrivelse aftaler kommunen og leverandøren, hvem der er kontaktpersoner under kontrakten, og hvem der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. 3.5 Vederlag og fakturering Den aftale kørsel afregnes med et månedligt vederlag på DKK xxx.xxx eksklusiv moms. Betaling sker månedsvis bagud. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto. Fakturering skal ske elektronisk, jfr. lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger, til EAN nummer Rentelovens almindelige regler er gældende. 3.7 Prisregulering Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning fra 1. januar, første gang den 1. januar Såfremt leverandøren ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette varsles kommunen senest den 1. december året før reguleringen skal træde i kraft. Prisreguleringen kan maksimalt udgøre den procentvise stigning på den kommunale kontoart 4.9 (øvrige tjenesteydelser) som udmeldt af Kommunernes Landsforening pr. 1. februar året før, stigningen træder i kraft. Det kan oplyses, at fremskrivningen fra 2009 til 2010 på denne kontoart udgør 2,8 %. Supplerende ydelser indenfor kontrakten følger samme prisregulering, medmindre andet er særskilt aftalt. Ingen prisregulering kan iværksættes uden kommunens forudgående skriftlige godkendelse heraf. I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Såfremt der vedtages ny lovgivning, herunder omlægning af skatter og afgifter, som påvirker leverandørens produktionsomkostninger, har begge parter ret til en genforhandling af prisstrukturen. En sådan genforhandling skal baseres på detaljeret dokumentation, der godtgør ændringen i produktionsomkostningerne. 3.8 Diverse data og informationer Inden for lovens rammer, har leverandøren brugsret til diverse data og informationer så længe leverandøren udfører opgaver i henhold til kontrakten. Materialet må alene anvendes i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Side 13 af 26

14 Alt materialet tilhører kommunen, og skal efter konkret anmodning udleveres til kommunen enten elektronisk eller såfremt dette ikke er muligt i papirform. 3.9 Målinger og Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til at gennemføre to årlige målinger af den konkrete kørsel. Såfremt kommunen ønsker en måling gennemført, skal dette varsles med fire arbejdsuger. Leverandøren skal have et internt kvalitetssikringssystem, som dokumenterer, at ydelserne leveres i overensstemmelse med kontraktgrundlaget. Kommunen kan kræve kvalitetssikringsrapporter fremsendt med 14 kalenderdages varsel. Kommunen gennemfører løbende egenkontrol. Efter hver kontrol udarbejdes en rapport, der fremsendes til leverandøren Forsikringer og sikkerhedsstillelse Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Leverandøren skal, i hele kontraktperioden, have forsikringsmæssig dækning af sit erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab dækkende tingsskade på minimum kr. 2 mio. og dækkende personskade på minimum kr. 5 mio. pr. skadebegivenhed. Leverandørens ansvar er dog ikke begrænset hertil. Leverandøren er forpligtet til i hele kontraktperioden at opretholde denne forsikringsdækning. Kommunen forbeholder sig ret til under kontraktens løbetid at afkræve leverandøren dokumentation herfor. Såfremt leverandøren ikke er registreret i Danmark, skal leverandøren overfor kommunen udstede en garanti for, at leverandøren er omfattet af den forsikringsdækning, som er angivet ovenfor, og at leverandøren - i fald forsikringen opsiges eller bortfalder - forpligter sig til straks at informere kommunen herom. Senest fem arbejdsdage efter kontraktens indgåelse, skal leverandøren fremsende dokumentation for tegnede forsikringer til kommunen. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Ved kontraktens indgåelse skal leverandøren som sikkerhed for sine forpligtelser i henhold til kontrakten, over for kommunen stille en garanti fra anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab. Garantien stilles som en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti. Garantien udgør 1 måneds vederlag inkl. moms. Garantien kan korrigeres, såfremt der sker væsentlige ændringer i det samlede forbrug under kontrakten. Garantien henstår med det fulde beløb indtil 3 måneder efter kontraktens udløb, medmindre kommunen forinden har gjort krav gældende under garantien. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med garantistillelsen. Garantistillelsen begrænser ikke kommunens rettigheder i henhold til kontrakten og dansk ret i øvrigt. Manglende garantistillelse anses for en væsentlig misligholdelse. Side 14 af 26

15 3.11 Love, myndighedskrav mm. Leverandøren og dennes personale skal overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder såvel på aftaletidspunktet som i aftaleperioden Tavshedspligt og aktindsigt Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, jf. relevante bestemmelser i hhv. Straffelov, Forvaltningslov og Retssikkerhedslov. Denne tavshedspligt gælder også efter kontraktens udløb. Enhver person, der gennem sin tilknytning til leverandøren er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til kontrakten eller på anden måde får kendskab til fortrolige oplysninger i tilknytning til opgaverne, er undergivet den samme tavshedspligt. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at leverandørens ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til leverandøren får kendskab til oplysninger i tilknytning til kontrakten, kender og overholder de forpligtelser, som følger af tavshedspligten. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos leverandøren. Kontrakten er fortrolig og må hverken helt eller delvist offentliggøres uden at leverandøren og kommunen på har indgået skriftlig aftale herom. Kontrakten er dog undergivet aktindsigt efter lovgivningen almindelige regler herom. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse Underleverandører Anvendelse af underleverandører kan kun ske efter skriftlig godkendelse fra kommunen. Kommunen kan kræve, at underleverandøren opfylder samme krav som leverandøren, jf. bilag 2. Det er leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation herfor til kommunen. Såfremt leverandøren anvender underleverandøren til opfyldelsen af sine forpligtelser under kontrakten, garanterer leverandøren for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført opgaven. Leverandøren hæfter for underleverandørens forhold på samme vis som for egne forhold Konsortium Såfremt leverandøren er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelse af kontrakten Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under kontrakten opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. Side 15 af 26

16 På kommunens forlangende skal leverandøren, uden udgifter for kommunen, fremskaffe den dokumentation, som kommunen måtte ønske omkring et produkt, til brug for kommunens miljøvurdering af produktet, jf. i øvrigt kravspecifikationen. Såfremt gældende miljøregler ændres på en måde, der påføre leverandøren en merudgift, kan det aftalte vederlag reguleres. Reguleringen kan kun omfatte dokumenterede merudgifter. Dokumentationen skal vise, hvordan ændringen påvirker leverandørens omkostninger og i hvilket omfang. Dokumentationen er ikke løftet med en henvisning til aftaler indgået af 3. mand, f.eks. aftaler indgået mellem Kommunernes Landsforening og leverandørens brancheorganisation Socialt ansvar Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal endvidere bestræbe sig på at deltage i integration af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandørens forpligtigelser og rettigheder i henhold til kontrakten kan hverken helt eller delvist overdrages til tredjemand uden forudgående skriftlig godkendelse fra kommunen. Leverandøren kan dog overdrage sit krav på det aftalte vederlag til sit pengeinstitut. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse Misligholdelse Såfremt den ene part misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning, for ethvert tab, efter dansk rets almindelige regler og kan kræve forholdsmæssigt afslag, foretage modregning, foretage erstatningskøb, modtage erstatning mv., og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig således, at modregning, erstatning, erstatningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Ved væsentlig misligholdelse er den anden part berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Niveauet for misligholdelse er nogle steder reguleret direkte i kontraktgrundlaget. Dette er dog ikke udtømmende. Forinden misligholdelsesbestemmelserne bringes i anvendelse, har parterne pligt til at søge uoverensstemmelsen løst i mindelighed. Ved væsentlig misligholdelse har den part, der vil påberåbe sig misligholdelsen pligt til, forinden kontrakten ophæves, at fremsende ét skriftligt påkrav til den misligholdende part om at bringe misligholdelsen til ophør med øjeblikkelig virkning, subsidiært inden for en nærmere fastsat frist afhængig af misligholdelsens karakter. Den krænkede part kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Side 16 af 26

17 Såfremt den misligholdende part ikke kan bringe misligholdelsen til ophør indenfor den i påkravet anførte frist, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Såfremt den krænkede part ikke anser den misligholdende parts bestræbelser på at afhjælpe den væsentlige misligholdelse for tilstrækkelige, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til karakteren af de opgaver, som kontrakten omfatter, misligholdelsens karakter, risikoen for gentagelse efter allerede indtrufne gentagelser, en ophævelses betydning for leverandøren hhv. kommunen, herunder set i lyset af kommunens offentligretlige forpligtelser i tilknytning til de opgaver, som kontrakten omfatter samt til andre relaterede omstændigheder Nedenfor er anført dog ikke udtømmende andre mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse: Væsentlig tilsidesættelse af hele eller dele af kontrakten eller væsentlige ændringer af opgavens indhold uden forudgående skriftlig aftale med kommunen betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, når leverandørens udførelse af opgaven i henhold til kontrakten er behæftet med så alvorlige mangler, at kommunen ikke med rimelighed fortsat kan forventes at ville overlade udførelsen af de i kontrakten omfattende opgaver eller dele heraf til leverandøren. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, hvis leverandøren forgæves har forsøgt at korrigere en misligholdelse, eller hvis der i løbet af 14 dage efter kommunens påtale af en mangel eller misligholdelse indtræder en tilsvarende mangel eller misligholdelse. Leverandøren kan ophæve kontrakten, hvis kommunen væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse eller sin forpligtelse til, som kontraktpart at medvirke til, at leverandøren kan udføre de af kontrakten omfattende opgaver korrekt og rettidigt. Leverandøren er dog ikke berettiget til at ophæve kontrakten, såfremt leverandøren på anden måde kan varetage sine interesser i tilstrækkeligt omfang. Væsentlig misligholdelse foreligger, hvis leverandøren ikke aktivt medvirker til en effektiv realisering af de målsætninger og værdigrundlag, som er beskrevet i kontraktgrundlaget, eller hvis leverandøren ikke aktivt medvirker ved procedurer o. lign., som er beskrevet i kontrakten. Dersom leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, vil det anses som væsentlig misligholdelse. Såfremt leverandøren må indse, at der er risiko for misligholdelse, skal leverandøren omgående give kommunen en skriftlig og begrundet meddelelse herom. I tilfælde af leverandørens misligholdelse kan kommunen stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå lignende misligholdelse fremover. Ved ophævelse af kontrakten tilbagebetaler leverandøren den betaling, som eventuelt måtte være modtaget for endnu ikke udførte opgaver i henhold til kontrakten. Side 17 af 26

18 Uanset en ophævelse af kontrakten er leverandøren i en overgangsperiode forpligtet til at varetage opgaverne, som er omfattet af kontrakten, indtil opgaverne med rimeligt varsel kan overdrages til kommunen eller tredjemand. Leverandøren er ved kontraktens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Vil en part ophæve kontrakten, skal den anden part uden ugrundet ophold have meddelelse efter misligholdelsen er eller burde være opdaget. I modsat fald fortaber parten sin ret til at hæve kontrakten eller til at kræve afhjælpning. Dette gælder dog ikke, hvis den anden part har handlet svigagtigt eller gjort sig skyldig i grove fejl og forsømmelser. Al korrespondance omkring misligholdelse og ophævelse skal foregå skriftligt Konkurs Leverandøren kan efter skriftligt påkrav ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, såfremt leverandøren begæres konkurs, indleder tvangsakkord, meddeler betalingsstandsning, der indtræder insolvens eller likvidation eller leverandøren befinder sig i en økonomisk situation, som giver grund til at antage, at leverandøren ikke i fremtiden vil kunne opfylde kontrakten fuldt ud. Disse forhold vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af kommunens kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning. Hvis konkursboet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af Konkursloven, skal konkursboet efter kommunens henvendelse og inden for en frist på 5 arbejdsdage regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Ovennævnte gælder tillige ved leverandøren betalingsstandsning eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord eller leverandøren økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten. Hvis leverandøren er et aktieselskab eller et anpartsselskab kan kommunen ophæve kontrakten, hvis selskabet kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Hvis leverandøren er organiseret som en personlig drevet virksomhed, kan kommunen ophæve kontrakten, hvis leverandøren dør og hans bo behandles som gældsfragåelsesbo Force majeure Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. Særligt gælder, at vejrlig som leverandøren ikke med rimelighed kan forventes at overvinde, anses som force majeure Tvist Retsforholdet ifølge kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret ved byretten i Hillerød. Alle tvister mellem kommunen og leverandøren skal dog, så vidt muligt, forsøges løst i mindelighed. Side 18 af 26

19 3.22 Aftaleændringer Kontrakten kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem kommunen og leverandøren, og kontrakten vil herefter fortsætte på uændrede vilkår Underskrift Kontrakten underskrives og stemples in duplo, således at både kommunen og leverandøren har ét originalt eksemplar. Dato Leverandøren.. Kommunen Side 19 af 26

20 Bilag 1 Tro og Love erklæring Erklæring om gæld til det offentlige Erklæringen afgives i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Virksomhedens navn og adresse CVR nr. SE nr. Sæt kryds: Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Denne gæld overstiger ikke kr. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Denne gæld overstiger kr. Nedenstående punkter udfyldes kun, hvis der er sat kryds i det sidstnævnte punkt ovenfor. Sæt kryds: Der er overfor inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr. Der er/vil over for inddrivelsesmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr. Dato for sikkerhedsstillelsen bedes anført: Der er med inddrivelsesmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. Dato for ordningens etablering bedes anført: Inddrivelsesmyndighedens navn og adresse (dato og underskrift) Side 20 af 26