Brevfletning, mail på Smartphone mm... 3 Hent din UCL mail på din smartphone/tablet... 4 Skift password til din UCL mail - og dine andre UCL

Transkript

1 IT, MAIL MM.

2 Table of Contents Brevfletning, mail på Smartphone mm... 3 Hent din UCL mail på din smartphone/tablet... 4 Skift password til din UCL mail - og dine andre UCL services... 8 Send og modtag mails fra din UCL konto...11 Brevfletning - vedlagt dokument med personlige oplysninger...14

3 Brevfletning, mail på Smartphone mm. Page 3

4 Hent din UCL mail på din smartphone/tablet Den første vejledning er til iphone, dernæst til en Android telefon iphone - Tænd din telefon og gå i indstillinger - tilføj ny konto - det kan se forskelligt ud fra telefon til telefon, men oplysningerne der skal tastes er de samme 1. Vælg Microsoft Exchange Page 4

5 Udfyld nu siden med nedenstående oplysninger 1. Skriv din ucl mail - find den på webadressen 2. Skriv UCLs mail server 3. Og UCLs domæne 4. Samme brugernavn og password som overalt på netværk og Fronter Page 5

6 Indstilling af Android telefon - dette er en vejledning til en HTC Hvis du har et andet mærke kan det se lidt anderledes ud, men domæne og serveradresser mv. er de samme for alle telefoner. Page 6

7 Sådan ser det ud på en Samsung Galaxy S3 Page 7

8 Skift password til din UCL mail - og dine andre UCL services Lær at skifte password til din UCL mail, Fronter og dine andre UCL services Man skal være logget på webmail for at ændre password Skriv i adressefeltet i din browser og tryk på enter Page 8

9 Log ind med dit brugernavn og adgangskode Klik på Log på Du kommer nu til UCL mail - Outlook webmail 1. Som standard åbnes din mailboks, men du har også adgang til Kalender, Opgaver og kontaktpersoner 2. Klik nu på det lille tandhjul for at komme til Indstillinger Page 9

10 1. Vælg Skift adgangskode 1. Du kan justere dine meddelelsesindstillinger, lave en autosignatur, tjekke dine kalenderindstillinger mm. 2. Skriv din nuværende adgangskode 3. Skriv din nye adgangskode, og bekræft denne OBS!!! Du må IKKE bruge ÆØÅ i din nye adgangskode, for så vil du ikke kunne anvende din UCL Google konto. 4. Afslut med at klikke på Gem - din nye adgangskode er nu aktiveret for alle dine UCL services, Fronter, mail, UCL Apps mv. Page 10

11 Send og modtag mails fra din UCL konto Du kan åbne din mail inde fra Fronter, men kan også bruge din mobiltelefontelefon, se anden vejledning 1. Klik på Personlige værktøjer 2. Vælg Webmail Page 11

12 1. Du kan også skrive i din browser for at gå direkte til din UCL mail 2. Skriv nu dine login oplysninger ind - samme som på Fronter 3. Klik på sign in 1. Vælg mellem Post, kalender og kontaktpersoner 2. Her organiseres din Indbakke, Kladder, Sendt mv. 3. Her vises indholdet af hvilken mappe du lige har valgt 4. Her kan du organisere dit adressekartotek 5. Vælg Ny meddelelse 1. Søg efter den person som du vil sende til - husk alle navne, også mellemnavne - husk at du også kan finde adresser på Fronter under deltagere. 2. Du kan også vedhæfte dokumenter, billeder mv. - max 10 mb! 3. Klik på Enter (på dit computertastatur) når du har skrevet navnet i søgefeltet - du kan naturligvis også skrive adressen ind hvis du har den Page 12

13 1. Sæt flueben i navnet du vil sende til 2. Klik på Til 3. Når navnet vises i Til - klik da på Udført Tjek at alt er OK 3. Klik på Send og din mail er ekspederet Page 13

14 Brevfletning - vedlagt dokument med personlige oplysninger Skal du sende en gruppe ud med diplomer, invitationer eller andre dokumenter med variable oplysninger, hvor det er vigtigt, at de nemt og hurtigt kan udskrives i det oprindelige format, kan du lave en brevfletning, hvor dokumentet vedlægges som en pdf-fil. Denne brevfletning startes i MS-Word og afsluttes i Adobe Acrobat og for at kunne udføre fletningen skal Adobe Acrobat Pro version XI eller nyere være installeret på computeren (det er altså ikke nok at have gratisversionen- Acrobat Reader installeret) Til brevfletningen skal der bruges følgende: Dokument i MS-word, hvori de variable oplysninger skal indsættet og som skal vedhæftes en Tekst til selve en Kolonneopdelt adressedokument, som indeholder samt de variable oplysninger i hver sin kolonne og med kolonne overskrift i øverste række. Aceldressedokumentet vil sædvanligvis være oprettet i MS-Excel. Se eksempel på påbegyndt adressedokument herunder: Page 14

15 Anvend følgende fremgangsmåde Gå til MS- Word Indlæs det dokument, hvori de variable oplysninger skal indsætte Klik på Forsendelser Page 15

16 1. Klik på drop-down-pil ved "Vælg modtagere" 2. Klik på "Brug eksistende liste" - og find adressedokumentet på din computer Page 16

17 Stil markøren, hvor første variable oplysning skal indsættes Klik på Drop-down-pil i "Indsæt fletfelt" Klik på overskriften for oplysningen, der skal indsættes Flettefeltet indsættes. Her vil personerne i adressedokumentets fornavn komme til at stå i de flettede dokumenter Fortsæt på samme måde med at indsætte felter til de øvrige variable oplysninger, der hvor de skal stå Når alle flettefelterne er indsat genereres diplomerne og en udsendes på følgende måde: Page 17

18 Klik på "Flet til Adobe PDF" Udfyld boksen med de ønskede informationer 1. Skal du sende diplomet til mindre end hundrede deltagere kan du vælge alle. Har du væsentlig over hundrede modtagere, anbefales det, at du deler udsendelsen op i grupper på ca. 100 mails af gangen. Udsend f.eks. fra (der refereres til rækker i adressedokumentet) i første udsendelse, i næste osv 2. Indtast titlen på det vedlagte dokument 3. Ving af i feltet "Send automatisk Adobe PDF-filer via 4. Vælg kolonneoverskriften for den kolonne i adressedokumentet, der indeholder e- mailadresser, hvis det ikke allerede står der 5. Indtast overskriften for en 6. Indskriv teksten i en 7. Klik på OK Page 18

19 Vælg en mappe, hvor de flettede dokumenter gemmen. Fletningen går nu igang. en med den indtastede tekst op diplomet med de korrekte oplysningeri forhold til modtagerne sendes automatisk til de tilknyttede adresser. Du vil kunne se de udsendte i "Sendte elementer" i Outlook. Samtidig lægges der en kopi af alle de flettede dokumenter i den mappe, der blev valgt til oprettelsen af PDF-filerne. Page 19