Arbejdernes Andels Boligforening. Personalehåndbog. Håndbog for alle medarbejdere i AAB Aarhus

Transkript

1 Arbejdernes Andels Boligforening Personalehåndbog Håndbog for alle medarbejdere i AAB Aarhus

2 Havebyen Skovbakken«og Komplekset Teglgaarden er Seværdigheder paa Boligbyggeriets Omraade, som forevises for mange Fremmede, der kommer for at studere Forholdene i vor By, og de staar sam prægtige Monumenter for den Samdrægtighedens Aand, der samlede de smaa og mange, skabte Betingelse for i en vanskelig Tid at gøre Gavn paa det mest fundamentale i Tilværelsen, nemlig Hjemmene. Hvem ladder vel i Dag Dybden af Boligorganisationens Indsats og Lykken for dem, der has den fandt Tilflugt og Tilfredshed. Fra AABs 10 års jubilæumsskrift, 1929

3 Velkommen Kære medarbejder I AAB arbejder vi kontinuerligt med at skabe og opretholde optimale arbejdsbetingelser og trivsel på vores fælles arbejdsplads. Vi har tre overordnede værdier: ærlighed, fællesskab og bevægelse, som er fundamentet i vores kultur. Indenfor de tre værdier finder vi de redskaber, der gør os gode til at samarbejde, sikrer at vi udvikler os, og at vi yder den bedste service over for vores kunder. Du er med til at skabe rammerne, så vi bliver ved med at være de bedste. Vi har udviklet personalehåndbogen, så vi alle kender de fælles spilleregler. Brug den som et opslagsværk, når du er i tvivl, og se den som et udtryk for vores kultur og værdier her i AAB. Ikke alt kan skrives ned, og som alle andre arbejdspladser har vi en række uskrevne regler. Brug dine kollegaer, hvis du er i tvivl om traditioner, arbejdsgange og regler. Vi er alle med at skabe en god arbejdsplads, og vi bevæger os ikke, hvis vi læner os tilbage og konstaterer, at sådan er det bare. Som medarbejder i AAB forventes det, at du stiller spørgsmål til både de skrevne og uskrevne regler. Hvis du oplever, at noget er uhensigtsmæssigt, så gå til dine kolleger og din leder. Læs vores mission, vision og gældende strategi her, og gå ind under Om AAB/Hvad vil vi?. Som led i dit ansættelsesforhold er du forpligtet til løbende at gøre dig bekendt med og følge indholdet af den senest opdaterede version af personalehåndbogen, der indeholder såvel rettigheder som pligter for dig. Da ændringer kan forekomme, skal det understreges, at det er intranet-versionen, der til enhver tid er gældende. Din ansættelseskontrakt, og den overenskomst du hører under, regulerer dit ansættelsesforhold. I AAB har vi medarbejdere ansat under fire overenskomster (se overenskomsterne her). Derfor vil der i personalehåndbogen være afsnit, der ikke omhandler dit ansættelsesforhold. Velkommen, vi glæder os til samarbejdet. Anders Rønnebro, direktør.

4 Indhold Kapitel 1 AAB en almen boligorganisation... 3 En almen boligorganisation... 4 Vores historie... 4 AABs 3 kerneværdier... 5 Mission og vision... 6 Vedtægter... 7 Det politiske hierarki i AAB... 7 Organisationsdiagram for AABs Administrationen... 8 Kapitel 2 Ansættelsesforhold... 9 Ny i AAB Arbejdstid Transport og godtgørelse Diæter Lønudbetaling Tavshedspligt Adgang til lejemål når beboeren ikke er hjemme Parforhold/familieforhold i AAB Opsigelse Ferie og feriefridage Sygdom Tandlæge, læge og blodbank Graviditet, barsel og adoption Uddannelsesorlov Orientering om planlagt fravær Arbejde hjemmefra Kapitel 3 Personalegoder Fyraftensmøder Gratis parkering Julegave Leje af mødelokalerne i Langelandsgade til private fester Madordning, kaffe og te, frugt Tandlæge, læge og bloddonor Pauser Rabatordninger Vaccinationer til ejendomsfunktionærerne Varme hveder

5 Aktiviteter og arrangementer Markering af mærkedage Klubber Kapitel 4 Viden og udvikling Videndeling Uddannelses- og kompetenceudvikling Medarbejder-Udviklings-Samtale (MUS) Kapitel 5 Arbejdsmiljø Sundhed og velvære Samarbejde Ledelsesprincipper Arbejdsmiljøorganisationens opbygning Arbejdsmiljørepræsentanten APV Beredskabsplan for psykologisk krisehjælp Misbrugspolitik Mobning Klager over kollegaer og ledere Stress Sexchikane Videoovervågning Skærmbriller Rygning Kapitel 6 IT og øvrige tekniske systemer IT generelt Kapitel 7 Vejledninger/Instruktioner Alarmsystemet i Langelandsgade Indeks

6 Kapitel 1 AAB en almen boligorganisation Her kan du læse om, hvilken type af organisation AAB er. 3

7 En almen boligorganisation En almen boligorganisation er en boligorganisation hvor: Der ikke skal tjenes penge på huslejen, det er en non-profit organisation. Boligerne er opført i samarbejde med kommunen vi får støtte til byggeriet. Hver 4. bolig går til kommunen, som bruger den til borgere med specielle boligsociale behov. Huslejen er omkostningsbestemt. Hver boligafdeling er en selvstændig økonomisk enhed. Der gælder særlige love - Lovgivning for almene boliger klik her for at læse reglerne på intranettet. Det er Repræsentantskabet og dermed beboerne, der er den øverste myndighed i AAB. Læs mere om det i Det politiske hierarki i AAB. I AAB administrerer vi boligafdelingerne ud fra ovenstående vilkår. Vores primære kunder er vores beboere. Vores opgave er at skabe rammerne for attraktive hjem gennem attraktive boliger og den service, vi yder. Det er beboerne, der bestemmer i en almen boligorganisation. Derfor består vores bestyrelse og repræsentantskab af beboere. Læs mere om det i afsnittet Afdelingsbestyrelse og afdelingsmødet. Vores historie AAB blev stiftet 11. april i 1919 med tømrer J. Peeregaard og tømrer P.M. Petersen som initiativtagere. Begge var aktive i Tømrenes fagforening og havde igennem flere år forsøgt sig med køb af grunde og byggeri, der kunne blive til hjem for arbejderklassen. I 1919 lykkedes det ved etableringen af en andelsforening. Saavel i Udlandet som her hjemme er Tanken om Andelsbyggeri ikke ny, og ogsaa her i Byen har man ældre Sammenslutninger, der har beskæftiget sig med denne Tanke og ogsaa har gode Resultater at opvise. Krigen havde imidlertid ogsaa her i Byen skabt særlig vanskelige Forhold paa Boligomraadet, og flere interesserede Mænd havde beskæftiget sig med Tanken, uden at den dog naaede Virkeligheden. Man havde fra enkelte Sider søgt Støtte hos Kommunen uden dog at opnaa nogen Hjælp paa dette Omraade, og det var vel nok Tilbudet om billig Jord ved Dr. Margrethes Vej, der gav Stødet til, at Tanken atter fik Liv blandt interesserede. Indenfor Byggefagene havde man nedsat et Udvalg til at beskæftige sig med Tanken. Dette Udvalg gjorde det forberedende Arbejde, og Foreningen stiftedes paa et Møde i Amaliegades Forsamlingsbygning den 11. April Maskinassistent Winterberg dirigerede. Tømrer P. M. Petersen redegjorde for Udvalgets Arbejde og forelagde Udkast til Love, der var delvis tagne efter Arbejdernes Andels Boligforening i København. Disse vedtoges, og Foreningen fik Navnet»Arbejdernes Andels Boligforening, Aarhus. Der ind tegnedes straks 143 Medlemmer. citat fra AABs 10 år jubilæumsskrift,

8 AABs 3 kerneværdier AABs kerneværdier udtrykker de forventninger og holdninger, som vi har til Os selv Vores samarbejdspartnere Vores kunder Vores værdier signalerer, hvad vores beboere, boligsøgende og samarbejdspartnere kan forvente af os. Vores værdier viser vejen for vores interne samarbejde. Vores værdier fandt vi sammen frem til, da vi lavede en medarbejderundersøgelse af, hvad der udgjorde den gode arbejdsplads og den gode samarbejdskultur for os. Vores kerneværdier er ærlighed, fællesskab og bevægelse. Ærlighed Vi er ærlige og åbne i vores tildeling af boliger, så det er tydeligt for alle, at vi overholder love og regler. Vi er ærlige og åbne i vores samarbejde med kommuner, samarbejdspartnere, afdelingsbestyrelser, beboere og det øvrige samfund, så vores ambitioner og vores etik ikke kan betvivles. Vi tilstræber, at AABs organiserings- og samarbejdsformer er præget af ærlighed og gennemsigtighed mellem medarbejdere, afdelinger og chefgruppen. Vi tror på, at det fremmer kvaliteten af vores arbejde. Fællesskab Vi mener, at vores arbejdsmiljø bliver bedst, når vi værdsætter det sociale samspil, er tolerante og giver plads til forskellighed. Vi prioriterer et velfungerende beboerdemokrati højt. Derfor står vi altid til rådighed med service, rådgivning og vejledning til både afdelingsbestyrelser og beboere, så rammerne for beboernes fællesskab opleves som retfærdige og velfungerende. Vi er aktive i AARHUSbolig og bidrager til opnoteringssystemets fortsatte udbygning og forbedring. Vi søger aktivt samarbejde med andre boligorganisationer, private samarbejdspartnere og offentlige myndigheder, så AAB aktivt kan bidrage til fælles tiltag både for den almene boligsektor og hele samfundet. 5

9 AAB er med til at øge sammenhængskraften i det danske samfund. Gennem opførelse af almene boliger i attraktive områder bidrager vi til sikringen af byens mangfoldighed og er med til at modvirke udsatte boligområder. Bevægelse Vi er fremsynede og sørger for at være klædt på, så vi kan imødekomme de udfordringer, vi stilles overfor af det omgivende samfund, kolleger, boligsøgende, beboere og afdelingsbestyrelser Vi skal til stadighed være i stand til at udvikle os og omstille vores arbejdsgange, så AAB er en kompetent og berettiget del af det danske samfund. De 3 værdier er en afgørende faktor for den gode arbejdsplads. Hav dem i tankerne når du løser dine arbejdsopgaver og i den service du yder. Mission og vision Mission Arbejdernes Andels Boligforening skaber rammerne for attraktive hjem. Det gør vi gennem et højt serviceniveau og ved at fastholde, udvikle og skabe trygge boligområder og boliger af høj kvalitet. Vi er garanten for, at der også fremover findes attraktive og tidssvarende lejeboliger til alle i Aarhusområdet. Som en nonprofit organisation er vi i stand til at skabe en sund økonomi og en høj boligstandard i vores boligafdelinger. Vi er stolte af vores almene rødder, der opstod med ønsket om at tilbyde kvalitetsboliger til mennesker uden en høj indkomst. Det er en opgave, som vi fortsat vægter højt, da vi tror på, at mangfoldighed giver de mest velfungerende boligområder og de bedste skoledistrikter. AAB er medvirkende til at sikre mangfoldigheden i såvel nye byområder som i eksisterende boligområder gennem forskellige boformer og boligtyper, der tilgodeser både enlige, familier, unge og ældre. Vision AAB vil være den førende almene boligorganisation i Aarhus. Vi ønsker at boligsøgende og beboere foretrækker vores boliger, fordi de er de mest attraktive og tidssvarende lejeboliger, og fordi vi yder den bedste kundeservice. Som en del af AARHUSbolig skal vi sætte fokus på styrkerne i det fælles arbejde og udvikle serviceydelser til vores kunder. Vi står til rådighed som samarbejdspartner for leverandører, lovgivere og andre boligorganisationer. 6

10 Med størst mulig indflydelse på beboersammensætningen i nye og eksisterende boligområder vil vi være toneangivende og behjælpelige i forhold til byudviklingen og den politiske proces. Vedtægter Du kan læse vedtægterne her på intranettet klik her for at læse vedtægterne, vedtægterne kan du også finde på og gå ind under Om AAB/Beboerdemokrati. Det politiske hierarki i AAB Repræsentantskabet Den øverste myndighed Bestyrelsen Afdelings- Afdelings- Afdelings- Afdelings- bestyrelsen bestyrelsen bestyrelsen bestyrelsen Administrationen: Afdelingsmødet Afdelingsmødet Afdelingsmødet Afdelingsmødet Ledelse Medarbejdere Alle beboere i Alle beboere i Alle beboere i Alle beboere i boligafdeling A boligafdeling B boligafdeling C boligafdeling D Repræsentantskabet Den øverste myndighed i AAB er vores repræsentantskab (svarende til generalforsamling). Repræsentantskabet består af Bestyrelsen og repræsentanter fra hver boligafdelings afdelingsbestyrelse. Det er dermed beboerne, der beslutter, hvem der skal repræsentere dem i repræsentantskabet, da det er på afdelingsmøderne, at beboerne vælger deres afdelingsbestyrelse. Afdelingsbestyrelse og afdelingsmødet På afdelingsmødet kan beboerne udpege, hvem fra bestyrelsen der skal være med i repræsentantskabet, men beboerne kan også overlade det til deres afdelingsbestyrelse selv at afgøre, hvem af dem der skal indgå i repræsentantskabet. Beboerne kan også vælge at lade en beboer (der ikke er i afdelingsbestyrelsen) være deres repræsentantskabsmedlem. 7

11 Afdelingsbestyrelserne er valgt af beboerne på afdelingsmødet. Afdelingsmødet er den øverste myndighed i boligafdelingen. Afdelingsbestyrelsen varetager beboernes interesser. Afdelingsbestyrelsen er bindeled mellem beboeren og AABs Administrationen. Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand og træffer beslutninger om afdelingens drift. Arbejdet som afdelingsbestyrelsesmedlem er ulønnet. Bestyrelsen Bestyrelsen vælges blandt repræsentantskabsmedlemmerne på repræsentantskabsmødet. Hos AAB er alle bestyrelsesmedlemmer beboere i AAB. Bestyrelsen fastlægger organisations overordnede mål, boligpolitik og strategi og ansætter organisations direktør. Bestyrelsen har det juridiske og økonomiske ansvar for AAB. Ansvaret gælder også de enkelte afdelingers drift. Det betyder, at Bestyrelsen har pligt til at gribe ind, hvis regler og bestemmelser ikke overholdes. Organisationsdiagram for AABs Administrationen 8

12 Kapitel 2 Ansættelsesforhold Her kan du finde diverse oplysninger om de forhold, der er gældende som medarbejder i AAB fra første arbejdsdag til den sidste arbejdsdag. 9

13 Ny i AAB Introdag for ansatte Hvert år arrangeres der introdage, som alle nyansatte medarbejdere inviteres til. Her vil direktør Anders Rønnebro give en introduktion til organisationen, og man vil blive vist rundt i Administrationen i Langelandsgade og møde medarbejdere i de forskellige afdelinger. Dagen byder desuden på besøg i en eller flere boligafdelinger, hvor ansatte i de pågældende afdelinger vil vise rundt i afdelingerne. Introdagen slutter med fælles frokost i Langelandsgade. De nyansatte medarbejdere, som ikke allerede er blevet fotograferet til vores intranet, vil blive fotograferet den dag. Den første arbejdsdag - Langelandsgade På den første arbejdsdag bliver du modtaget af din afdelingsleder og dine nye kolleger. Du vil blive introduceret til din afdeling og den resterende del af Administrationen, it-systemer, telefon og videoovervågningssystem. Du vil desuden modtage nøgler, p-kort mv. Den første arbejdsdag driften På den første arbejdsdag skal medarbejdere i driften møde op i Langelandsgade kl ved Hovedindgangen, hvor nærmeste leder tager imod. Medarbejderen vil blive præsenteret for personalet i Administrationen og vil blive introduceret til IT-systemer, telefoner og overvågning. Derefter bliver medarbejderen introduceret til sine kolleger og daglige arbejdssted. Arbejdstid Flekstid HK ere For at understøtte balancen mellem arbejdsliv og familieliv, mindske fravær og øge produktiviteten har du hos AAB mulighed for fleksibel arbejdstid. Flekstidsordningen indebærer, at visse af dagens timer er obligatorisk fikstid, og resten er valgfri flekstid. Du planlægger selv din arbejdstid i samarbejde med din afdelingsleder indenfor reglerne om flekstid. Den daglige arbejdstid registreres ved ind- og udstempling via pc i det elektronisk flekssystem. Da arbejdstiden indeholder betalte pauser betyder det, at medarbejderen skal stå til rådighed for kolleger og kundehenvendelser i pauserne. 10

14 Normal arbejdstid inkl. frokostpause er 37 timer, der fordeles således: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Den obligatoriske fikstid er: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Den daglige flekstid er: Mandag & Tirsdag & Onsdag & Torsdag & Fredag & Fleks saldoen er det tidsoverskud eller tidsunderskud, der er på opgørelsestidspunktet. Disse timer kan du overføre til den følgende måned. Der kan dog som hovedregel ikke overføres mere end 20 plustimer eller 20 minustimer. Opsparet flekstid ud over 20 timer kan således ikke overføres til en ny måned, og flekstid udover 20 timer vil blive slettet, med mindre du har en særskilt aftale med din afdelingsleder. Eksternt arbejde møder og kurser- pålagt af din leder medregnes i den præsterede arbejdstid. En kursusdag betragtes for så vidt angår arbejdstiden som en normal arbejdsdag. Du modtager en månedlig udskrift af tidsregnskabet. Eventuelle fejl i opgørelsen rettes ved henvendelse til afdelingslederen snarest og inden næste månedsudskrift. Frokostpausen er en del af arbejdstiden, og den kan ikke anvendes til at regulering af arbejdstidsopgørelsen på flekstidsskemaet, du kan altså ikke holde fri tidligere eller møde senere ved at undlade at holde frokostpause. Arbejdstid AC ere og Inspektører Se gældende overenskomster på intranettet. Klik her for at læse overenskomsterne på intranettet. 11

15 Arbejdstid - driften Se gældende overenskomst og lokalaftaler på intranettet. Klik her for at læse overenskomsterne på intranettet. Lokalinspektører har fast telefontid fra kl Varmemestrenes telefon-og træffetider er forskellige fra afdeling til afdeling. Se nærmere på intranettet under den enkelte varmemesterprofil via telefonbogen. Ejendomsfunktionærerne har normal 37 timers arbejdsuge ekskl. den daglige frokostpause på ½ time, fordeles således: Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Afholdelse af fleks- og afspadseringstimer Når du skal afholde optjente timer aftales det med din afdelingsleder. Se reglerne på næste side. 12

16 Regler for fleks/afspadsering ved kurser og andre arrangementer Hvis kurset/arrangementet er... uden for normal arbejdstid og det er frivilligt for medarbejderen, om vedkommende vil deltage eller ej Eksempel: Fyraftensmøder Repræsentantskabsmøder inden for normal arbejdstid og kan gå ud over normal arbejdstid og er et alternativ til en almindelig arbejdsdag, altså et tilbud til medarbejderen Eksempel: Kurser som del i medarbejderudvikling Personaledag AARHUSboligdag Afdelingsdage/teambuilding inden for normal arbejdstid og kan gå ud over normal arbejdstid og er pålagt medarbejderen af afdelingslederen Eksempel: Elevkursus Afdelingskursus Afdelingsmøde Så må den ansatte... ikke flekse timerne Begrundelse: Arrangementer af den her type bliver betragtet af AAB som interessetimer de er et frivilligt tilbud, og der er ingen konsekvenser ved ikke at deltage. kun flekse et timeantal, der svarer til en normal arbejdsdag. Der gives altså ikke løn efter normal arbejdstid, selv om personalearrangementer varer længere end normal arbejdsdag. Begrundelse: Hvis man ikke ønsker at deltage, skal man møde på arbejde. flekse alle timer, som er blevet brugt Begrundelse: Her er det ikke frivilligt at deltage. Det er f.eks. kurser der er påkrævet for at udføre en funktion elevkursus. Og der gives fleks for de timer afdelingslederen har pålagt sine ansatte. Overarbejde Overarbejde aftales og afregnes jf. din ansættelseskontrakt og overenskomst. Pauser Langelandsgade For funktionærer generelt er der følgende betalte pauser: Formiddagspause på 15 minutter (betalt), som skal afholdes ml. kl 8:30 og 9:30 Frokostpause på 25 minutter (betalt) Eftermiddagspause ved lang åbningsdag på 15 minutter (betalt) 13

17 Ved rygepauser ud over almindelige pauser skal ansatte under HK s overenskomst flekse ud/ind via fleks systemet. For øvrige pauser henvises til overenskomst. Pauser Driften Ejendomsfunktionærer har følgende pauser: Formiddagspause på 15. min (betalt), som skal afholdes ml. kl og 9.30 Frokostpause på 30 min (egenbetaling), som skal afholdes fra til Transport og godtgørelse Befordringsgodtgørelse Har du kørsel i egen bil eller taxa pga. arbejdsrelaterede møder eller lign. kan du få befordringsgodtgørelse. Det er muligt at få befordringsgodtgørelse udbetalt/taxabon i forbindelse med kørsel i egen bil til følgende arrangementer: Kørsel mellem kontor og afdelinger i forbindelse med arbejdets udførelse (gældende for lokalinspektør og inspektører) Til afdelingsmøder, hvor afdelingen ønsker medarbejderens tilstedeværelse, og det er nødvendigt. Fra hjem til mødested og retur. Til møder hos samarbejdsparter Har du kørsel i egen bil udfyldes en kørselsrapport (findes på intranettet). Det er dit eget ansvar at indlevere kørselsrapporten til økonomiafdelingen senest den 17. i måneden for at få befordringsgodtgørelse udbetalt i forbindelse med næstkommende lønudbetaling. Taxaboner afhentes i sekretariatet, hvor dit navn samt nummeret på taxabonen bliver noteret. Taxabonen afleveres til taxachaufføren ved kørslens begyndelse. Hvis du ikke benytter taxabonen alligevel, skal denne afleveres tilbage til sekretariatet, da den er nødvendig for en registreringsopgørelse. Du finder kørselsrapporten på intranettet, klik her. Taxabon ved arrangementer Det er muligt at få udleveret en taxabon i forbindelse med følgende arrangementer: Deltagelse i afdelingsmøder Deltagelse i festlige lejligheder, hvor afdelingsbestyrelsen inviterer Betagelse i festlige lejligheder, hvor Boligorganisationen inviterer Såfremt regningen samlet både for ud- og hjemkørsel overskrider 300 kroner, skal medarbejderen selv afholde den resterende udgift. 14

18 Firmacykel I Langelandsgade stilles en firmacykel til rådighed for alle medarbejdere, der ønsker at cykle til møder og lign. Cyklen står i aflåst cykelskur i Langelandsgade 50. Din nøglebrik passer til låsen på cykelskuret. Firmacyklen har lås med tilhørende nøgle. Nøglen skal sidde i låsen ved aflevering. Der opfordres til brug af cykelhjelm ved brug af cyklen! I nogle driftsområder er der AAB cykler til at cykle mellem de nærliggende boligafdelinger. Spørg din leder, om der er en cykel i dit arbejdsområde. Diæter Ved kursus over flere dage, med egen forplejning, gives den lovpligtige dagssats til forplejning og andre fornødenheder som skattefri godtgørelse. Hvis AAB dækker forplejningsudgifter efter regning, kan der ikke udbetales skattefri godtgørelse. Kursus over flere dage, hvor kurset er med forplejning, udbetales skattefri godtgørelse på den lovpligtige sats pr. døgn. Ved møde andetsteds, direkte fra kursus, afregnes forplejning efter bilag, dog med et max. beløb. Spørg din leder om størrelsen på max beløbet. Lønudbetaling Lønudbetaling finder sted den 25. i måneden ved overførsel af løn til dit pengeinstitut. Som dokumentation for den udbetalte løn sendes en lønseddel. Oplysninger om din lønmæssige indplacering og eventuelle tillæg fremgår af din individuelle ansættelseskontrakt. Besked om din lønkonto Ændringer af lønkonto skal meddeles skriftligt til økonomiafdelingen fx pr. mail. Nyansatte skal oplyse CPRnummer i forbindelse med ansættelsen af hensyn til oplysninger om medarbejderens skatteforhold. Nyansatte skal endvidere oplyse sit kontonummer til økonomiafdelingen. Pensionsordninger Ved ansættelse udleveres information om den pensionsordning, som gælder for dig. Tavshedspligt Som medarbejder i AAB har du tavshedspligt. I den forbindelse henvises også til den ansættelseskontraktslige tavshedspligt: Det påhviler medarbejderen, såvel under ansættelsen hos arbejdsgiver, som siden hen, at 15

19 iagttage fuldstændig tavshed om arbejdsgivers forhold, og om hvad der i øvrigt måtte blive medarbejderen bekendt i kraft af sin stilling, og som ifølge sagens natur ikke bør komme til tredjemands kundskab. Hvis du er tvivl om, hvad du må udtale dig om, så kontakt din afdelingsleder. Udtalelser til journalister og medier Udtalelser på vegne af AAB varetages af AABs formand og af chefgruppen. Ansatte i AAB kan naturligvis bruge deres ytringsfrihed til at tale med journalister og medier som privatpersoner, men det er formanden og ledelsen, der repræsenterer AAB i medierne. Adgang til lejemål når beboeren ikke er hjemme Generelt gælder det at du ikke må gå ind i et lejemål, hvis beboeren ikke er hjemme og du ikke har fået skriftlig tilladelse til det af beboeren. Hvis beboeren har givet skriftligt besked om at du gerne må gå ind, så er det ok. Den skriftlige besked kan være en mail, en sms eller en anden form for skriftlig besked. Det giver en beskyttelse for beboeren, men også for dig som medarbejder, så der ikke kan opstå tvivl om, hvorvidt der er givet tilladelse til at gå ind i lejemålet, når beboeren ikke selv er til stede. Der er specielle tilfælde hvor AAB (udlejer) har ret til at skaffe sig adgang: 1. Når det er tvingende nødvendigt. Hvis der er udstrømmende vand, fejl i elinstallation, brand og der er risiko for skade i lejemålet er det nødvendigt at skaffe sig adgang til et lejemål. Se Lov om leje af almene boliger kapitel 7. Du behøver ikke kontakte din leder før du går ind i lejemålet, når det er tvingende nødvendigt. Noter det i den elektroniske lejlighedsmappe under bemærkninger, når du har skaffet dig adgang til et lejemål fordi det var tvingende nødvendigt og orienter din nærmeste leder ved lejlighed. 2. Ved varslede reparationer, eftersyn, aflæsning af forbrugsmålere eller gennemførelse af arbejder, der er vedtaget på et afdelingsmøde. Arbejder, der er til større gene for beboer, varsles med 3 måneder. Arbejder, der ikke er til større gene for beboer, varsles med 6 uger.når der er varslet korrekt skal du ikke spørge din leder om tilladelse til at gå ind. 3. Ved fraflytningssyn når visse kriterier er opfyldt. Se forretningsgangen for fraflytningssyn. Når du i disse tilfælde har været i et lejemål, skal der efterlades besked til lejer om, hvem der har været i lejemålet og baggrunden for det. Parforhold/familieforhold i AAB AAB accepterer, at to medarbejdere indgår i et parforhold, såfremt dette forhold ikke er forbundet med en interessekonflikt. Er medarbejderne i tvivl, bør medarbejderen henvende sig til sin nærmeste leder. Ligesom med parforhold gælder det, at øvrige familieforhold mellem ansatte ikke må være forbundet med en interessekonflikt. I tvivlstilfælde skal der ske henvendelse til nærmeste leder. 16

20 Opsigelse Opsigelse fra medarbejderen Hvis du kommer frem til den konklusion, at du ikke længere ønsker at være en del af AAB, skal det meddeles skriftligt til din leder. I din ansættelseskontrakt og i Funktionærloven kan du læse, hvilke opsigelsesvarsler der gælder. Opsigelse fra AAB I tilfælde af at AAB beslutter at afbryde samarbejdet med en medarbejder, ligger der en velovervejet begrundelse herfor. Opsigelsen sker i overensstemmelse med medarbejderens ansættelseskontrakt. I de fleste tilfælde vil en opsigelse fra AABs side også medføre en fritstilling af den pågældende medarbejder. Det er ikke et udtryk for at medarbejderen har gjort noget ulovligt, men i en forståelse for at det ikke er rart at blive på den arbejdsplads man lige er blevet opsagt fra. Fratrædelsessamtale I forbindelse med enhver opsigelse, uanset om det er medarbejderen, eller AAB som opsiger, vil medarbejderen blive tilbudt en fratrædelsessamtale. Formålet med denne samtale er at få en ordentlig afslutning på samarbejdet. Overblik over funktionærlovens opsigelsesbestemmelser Opsigelse fra AABs side er afhængig af ansættelsesancienniteten og skal ske med mindst et varsel på: o 1 måned inden udløbet af 5 måneders ansættelse. o 3 måneder inden udløbet af 2 år og 9 måneders ansættelse. o 4 måneder inden udløbet af 5 år og 8 måneders ansættelse. o 5 måneder inden udløbet af 8 år og 7 måneders ansættelse. o 6 måneder herefter. Opsigelse fra funktionærens side o Dette skal ske med 1 måneds varsel til ophør ved en måneds udgang. Funktionærloven, (HK Overenskomst). Ferie og feriefridage Afholdelse af ferie og fridage er nødvendigt for at kunne yde sit bedste på arbejdspladsen og derhjemme. Derfor er det ledelsens holdning, at alle ferie- og fridage som hovedregel skal afholdes og ikke udbetales. Ferie reguleres i henhold til den gældende Ferielov. Retten til ferie optjenes i kalenderåret, som løber fra 1. januar til 31. december og afvikles fra 1. maj til 30. april. Hovedferien (sommerferien) udgør 15 dage, der skal afholdes samlet i ferieperioden fra den 1. maj til den 30. september. 17

21 Hvis du bliver syg inden normal arbejdstids begyndelse på første feriedag, har du ikke pligt til at holde ferien. Indtræder sygdommen derimod først, når ferien er begyndt, anses ferien for holdt. Feriedage kan du afvikle efter eget ønske, dog altid efter godkendelse af din afdelingsleder. Det er muligt under visse betingelser at overføre ferie ud over 4 uger til det efterfølgende ferie år, der henvises til ferielovens 19. Se afsnit om uddannelse og mærkedage for at læse om andre feriedage. Klik her. Central ferieplanlægning af hovedferie (sommerferie) HK ere, AC ere, Inspektører og Lokalinspektører Ferie skal meddeles til nærmeste leder og Sekretariatet, som vedligeholder den centrale feriekalender. Ejendomsfunktionærer Ferie skal meddeles til nærmeste leder. Obligatoriske feriedage (gælder for Administrationen) AAB har begrænset åbningstid i to uger i juli måned. Der er derfor ikke behov for fuld bemanding i disse uger. Medarbejderne skal derfor afholde flest mulige antal feriedage i den periode. Bemandingen i de to uger aftales mellem medarbejdere og afdelingsleder. En tredje uge i hovedferien skal normalt afholdes i sammenhæng med de 2 uger, enten ugen før eller ugen efter. Afvigelser fra dette er kun muligt, såfremt det ikke er til væsentlig ulempe for den pågældende afdeling, og at din afdelingsleder giver tilladelse hertil. Administrationen holder lukket fredagen efter Kristi himmelfartsdag. Du skal derfor som medarbejder afvikle ferie denne dag, med mindre der træffes anden særskilt aftale med din chef. AAB holder normalt lukket mellem jul og nytår, hvorfor du skal afholde det antal feriedage, der er nødvendigt hertil. Vær opmærksom på, at der hos nogle medarbejdere er særskilte aftaler om at arbejde mellem jul og nytår. Se din ansættelseskontrakt, hvis du er i tvivl. Feriefridage for HK ere, AC ere, lokalinspektører og inspektører Du optjener retten til 1 feriefridag pr. 2,4 måneders ansættelse, hvilket svarer til 5 feriefridage pr. kalenderår. Feriefridage følger kalenderåret fra 1. januar til 31. december og afholdes indenfor denne periode efter aftale med din nærmeste leder. Der gøres opmærksom på, at feriefridage ikke reguleres af ferieloven. 18

22 Ved kalenderårets udgang er det muligt at få udbetalt eller overført optil 2 feriefridage. Såfremt du ikke afholder dine feriefridage, slettes de ved udgangen af det pågældende kalenderår. Hvordan trækkes timer ved ferie og feriefridage Ved ferie trækkes der følgende: Medarbejdere i Langelandsgade og driftsassistenterne (minus Projektafdelingen) bliver trukket de antal timer, der afholdes på feriedagen. Projektafdelingen samt lokalinspektørerne bliver trukket 7,24 pr. feriedag. Ejendomsfunktionærer bliver trukket for en dag ved ferie. Ved feriefridage trækkes der følgende: Alle administrative medarbejdere i administrationen bliver trukket 7,24 timer for en feriefridag. o Medarbejder på fleks bliver reguleret +- timer over fleksen, så der ikke er en fordel i at holde fri tirsdag frem for fredag. o For de medarbejdere, der er på deltid, bliver timerne omregnet, så det passer med de timer de har. Ejendomsfunktionærer trækkes de faktiske antal timer de holder fri. Ikke-betalt ferie Hvis du endnu ikke har optjent betalt ferie, fradrages 4,8 % af månedslønnen pr. holdt feriedag. Medarbejdere der ikke har ret til løn under ferie, oppebærer feriegodtgørelse med 12, 5 % af lønnen i optjeningsperioden. Betalt frihed ved dødsfald Der gives to fridage med løn i forbindelse med ægtefælles/samlevers, forældres og svigerforældres død. Der gives fem fridage med løn vedd barns død/samlevers barns død. Betalt frihed til bisættelse eller begravelse Der gives en fridag med løn i forbindelse med bisættelse/begravelse af søskende og bedsteforældre. Hvis en medarbejder afgår ved døden, har kolleger i afdelingen betalt fri til at deltage i bisættelsen/begravelsen. Sygdom Er du syg skal du meddele det til din leder pr. telefon så tidligt som muligt og senest ved normal arbejdstids begyndelse. For administrationen er det senest kl 9, for ejendomsfunktionærerne er det senest kl. 7. I den enkelte afdeling aftales det med afdelingsleder, om sygemelding kan ske via sms eller mail. For at sikre den bedst mulige planlægning af arbejdet under sygdomsforløbet skal du løbende holde AAB orienteret om den skønnede varighed af din sygdom. 19

23 Hvis en medarbejder undlader at foretage korrekt anmeldelse af sygefraværet, kan dette efter omstændighederne udgøre en så væsentlig misligholdelse, at AAB vil kunne ophæve ansættelsesforholdet. Sammenhængende sygdom på 10 dage eller mere registreres som længerevarende sygdom i AABs sygdomsstatistik. To gange årligt vil den samlede sygestatistik for AAB blive publiceret på intranettet, som oftest igennem et referat fra et chefgruppemøde. Sygdom i ferien Den 1. maj 2012 blev Ferieloven ændret vedr. sygdom efter ferien er begyndt. Du skal derfor følge nedenstående retningslinjer, hvis du bliver syg efter, at din ferie er begyndt. Hvis du har optjent 25 dages ferie, og bliver syg under ferien, har du ret til erstatningsferie efter 5 sygedage. For at få ret til erstatningsferie skal du melde dig syg efter de regler, som i øvrigt gælder for sygemelding. Det gælder også hvis du opholder dig i udlandet. Hvis du har optjent mindre end 25 dages ferie, har du ret til erstatningsferie efter et forholdsmæssigt færre antal sygedage, i det tilfælde skal du gange antallet af optjente feriedage med 1/5. Eksempel: En medarbejder har optjent 15 dages ferie, i dette tilfælde vil medarbejderen have ret til erstatningsferie efter 3. sygedag. (15 X 1/5 = 3). Du skal betale og fremvise lægelig dokumentation - det kan være en friattest eller f.eks. en journaludskrift eller lignende. Denne lægeerklæring skal ligeledes indhentes, hvis du opholder dig i udlandet. Sygemelding under ferien har først virkning fra den dag du medeler det til din leder/aab. Det vil sige, at hvis du ikke giver meddelelse din leder/aab på sygdommens 1. sygedag og ikke indhenter lægelig dokumentation, men først gør det på f.eks. 3. dagen, har du, der har optjent ret til 25 dages ferie, ikke ret til erstatningsferie før fra sygdommens 8. dag.dette skyldes at lørdag og søndag fraregnes, da det ikke er arbejdsdage. Det er ikke et krav, at de 5 sygedage skal være sammenhængende. Hvis du fx er syg 5 dage i forbindelse med afholdelse af din sommerferie, og du har overholdt retningslinjerne mht. orientering og dokumentation fra 1. sygedag, har du ret til erstatningsferie fra 1. sygedag, hvis du bliver syg under en efterfølgende ferie i samme ferieår. Ovenstående orientering og dokumentation skal også her være overholdt. Erstatningsferie skal som udgangspunkt afholdes i det indeværende ferieår, dvs. inden 1. maj. Hvis dette ikke er muligt pga. sygdom, er det mulig at overføre ferien til næstkommende ferieår. 20

24 Længerevarende sygdom Hvis din leder anmoder om det, skal sygdom dokumenteres med en lægeerklæring eller en mulighedserklæring. Hvis AAB er i tvivl om, hvilke hensyn der skal tages til medarbejderens helbred, for at medarbejderen kan vende tilbage i arbejde enten med de sædvanlige opgaver eller med tilpassende opgaver, indkaldes medarbejderen til en samtale om en mulighedserklæring. Udgiften forbundet med udstedelse af en læge-/mulighedserklæring betales af AAB. Såfremt medarbejderen undlader at efterkomme arbejdsgivers anmodning om fremsendelse af en lægeerklæring, eller uden rimelig grund undlader at deltage i samtalen om mulighedserklæringen, bortfalder retten til løn under sygdom/sygedagpenge, og efter omstændighederne kan dette udgøre en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet, at arbejdsgiver vil kunne ophæve dette. Ved sygdom ud over 14 dage kan arbejdsgiver kræve en supplerende lægeerklæring med et lægeligt skøn over sygdommens varighed. Varighedserklæringen skal indeholde nærmere oplysninger om sygdommens varighed samt oplysninger om, hvilke konkrete funktionsbegrænsninger sygdommen medfører. Herudover skal varighedserklæringen indeholde nærmere oplysninger om eventuel delvis uarbejdsdygtighed. I tilfælde af langtidssygemelding tager arbejdsgiver senest i 4. fraværsuge initiativ til en sygefraværssamtale med henblik på at udarbejde en plan for, hvornår og hvordan medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet. Omsorgssamtale I tilfælde af, at du har mere end 5 sygedage på et kvartal tager nærmeste leder initiativ til en Omsorgssamtale med henblik på i fællesskab at finde frem til, hvordan dit sygefravær kan nedbringes. Tandlæge, læge og blodbank AAB giver dig fri til dit besøg til tandlæge, læge og bloddonor (se afsnittet om personalegoder). Du skal dog planlægge besøget, så det er til mindst mulig gene i arbejdstiden, dvs. besøget skal planlægges til enten at være tidligt eller sent på dagen. Dog er akutte besøg altid undtaget. Hvis besøget ikke er akut, men der vil gå meget lang tid fx 2 måneder, før du kan få en tid, der overholder reglen, så er du også undtaget fra reglen. Din leder kan bede om at se dokumentation for besøget ved mistanke om omgåelse af reglerne. Ved tandlæge, lægebesøg eller besøg i blodbank indenfor arbejdstiden gives besked til nærmeste leder. HK ere skal desuden give besked til lønbogholderi for registrering i flekssystem. Eksempel: Overholdelse En ejendomsfunktionær skal til en konsultation hos sin læge. Ejendomsfunktionæren ringer til sin læge og bestiller en tid kl

25 En medarbejder i Økonomi skal til en konsultation hos sin læge. Medarbejderen bestiller tid til kl En medarbejder skal til en konsultation hos en speciallæge. Der vil dog gå 4 mdr. før medarbejderen kan få en tid, der overholder reglerne, så besøget må gerne ligge inden for arbejdstiden. En medarbejder får tandpine i løbet af natten. Medarbejderen får en akut tid til konsultation kl. 11 næste dag. Eksempel: Overtrædelse En medarbejder bor 40 km. fra AAB og planlægger en konsultation hos sin læge til at foregå kl om 2 uger. Medarbejderen bruger nu 2,5 time på at besøge sin læge i arbejdstiden med transporttid. Graviditet, barsel og adoption Fravær i forbindelse med graviditet og barsel reguleres af funktionærloven, af ligebehandlingsloven og af dagpengeloven. Funktionærlovens regler beskrives her, da man som minimum er omfattet af disse. Læs din ansættelseskontrakt og din overenskomst for at se, hvilke forhold der gælder for dig. Ved graviditet skal den kvindelige medarbejder i god tid og senest tre måneder før den forventede fødsel give AAB besked om din graviditet. Samtidig skal du oplyse, om du ønsker at afholde graviditetsorlov fra det tidspunkt, hvor der skønnes at være 4 uger til fødslen. Som mandlig medarbejder skal du med fire ugers varsel give AAB besked om, hvornår du forventer at holde orlov (2 uger) i forbindelse med fødslen eller barnets modtagelse i hjemmet. Samtidig skal du oplyse, om begge ugers orlov ønskes afholdt. Disse to uger kan du holde sammen med barnets mor. Ved sygemelding som følge af graviditet regnes graviditetsorloven altid begyndt fra fire uger før forventet fødsel. Inden 8 uger efter fødslen skal både kvindelige og mandlige medarbejdere give besked om, hvor lang orlov de ønsker at afholde, og hvornår arbejdet genoptages. 22

26 Særlige forhold vedr. adoption: Når du informeres om, at du kan forvente at adoptere, skal du informere AAB, og når det er muligt om det præcise adoptionstidspunkt, så AAB har mulighed for at indrette sig på situationen. Adoptivforældre har sammenlagt ret til 48 ugers dagpenge efter modtagelsen af barnet. Dagpengeretten beregnes ved adoption fra modtagelsen af banet. Nærmere uddybelse: Aftal et møde med din nærmeste leder for at få reglernes indhold uddybet eller for at høre om reglernes fleksibilitet. Ferie i forbindelse med graviditet, barsel mv. Medarbejderen optjener kun ret til ferie i de perioder, hvor AAB betaler fuld eller delvis løn. En medarbejder kan være forhindret i at holde ferie på grund af graviditets-, barsel- eller forældreorlov. AAB kan således ikke varsle ferie til afholdelse i disse perioder. I det tilfælde, hvor medarbejderen ikke har kunnet holde ferie, som følge af orloven, har medarbejderen krav på udbetaling af feriepenge, idet orlov er en feriehindring. Det vil sige, at hvis barsel- eller forældreorloven ligger op til hovedferiens udløb d. 30. september eller ferieårets udløb d. 30. april (restferie), har medarbejderen ret til at få udbetalt feriepenge, uden ferien er holdt. 23