Fælles MED Administration Dok.nr /18

Transkript

1 Fælles MED Administration Dok.nr /18 Deltagere: Claus Fjeldgaard, Rikke Rødekilde, Helle Marguertsen, Anette Brodde, Ulla Rosendahl, Jørn Gasbjerg, Sonja T. Nielsen, Jeanett Dam. Afbud fra: Brian Skytte Laursen suppleant Pernille Madsen er også forhindret, Tove Wolff. 11. april 2019 kl , BCV Møde 2 Åen 1. sal Dagsorden / Referat 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Afbureaukratisering Jf. drøftelser på hhv. møde i Hoved MED 30/ og møde i UØE 2/ behandles emnet i Fælles MED. Der lægges op til at vedlagte materiale fra TRseminar er læst inden mødet. På mødet i Fælles MED Administration prioriteres 5 arbejdsgange / processer, der skal arbejdes videre med i løbet af Kirsten Bank Olstrøm fra HR deltager i mødet. Der er afsat 1,5 time til behandling af emnet. #42018/19, #42023/19, #42029/19, #42032/19, #42033/19 Forslag til områder, der kan arbejdes videre med, blev gennemgået på mødet. Områderne blev prioriteret. Af vedlagte bilag fra mødet, kan man se, hvilke områder der er prioriteret og hvem der tager hånd om den videre proces for de enkelte områder. Det aftales på mødet, at emnet: Mødekultur og indhold tid og form igangsættes nu som en prøvehandling - de enkelte medlemmer af Fælles MED Administration igangsætter / italesætter i deres område. Der sættes fremover - i en periode - et fast punkt på dagsorden til Fælles MED, hvor der evalueres på prøvehandlingen. #66164/19, #65680/19 1

2 3. Røgfri arbejdstid Beslutning i Hoved MED udvalget 17. december 2018: Kathrine Biltoft Hansen, konsulent i Sundhed og Forebyggelse, fremlagde visionen og målet for Partnerskabet for Røgfri Fremtid, som Varde Kommune er indgået i. Røgfri arbejdstid er en naturlig understøttelse af at nå målet om at ingen børn og unge under 18 år ryger i 2030 og færre end 5 pct. af den voksne befolkning ryger i Andelen af rygere i Region Syddanmark og i Varde Kommune er steget i perioden , og flere unge i aldersgruppen årige begynder at ryge. Flere arbejdspladser i Varde Kommune har allerede taget en aktiv beslutning om at indføre røgfri arbejdstid. I forbindelse med at skulle indføre røgfri arbejdstid i hele kommunen drøftede Hoved MED-udvalget følgende: - At røgfri arbejdstid vil støtte op om Varde Kommunes sundhedsprofil og de sundhedsindsatser der arbejdes med i kommunen med henblik på at forebygge rygning blandt borgerne. - At ansatte i kommunen er rollemodeller for brugere og borgere i kommunen. - Dilemmaet i at der ikke må ryges i selvbetalte pauser, når disse er af længere varighed. - Opmærksomheden på at de ansatte ikke får og ikke skal have en rolle som politi overfor hinanden. - Muligheden for at have en overgang, hvor undtagelser er muligt. - Hvem der tilgodeses, hvis der laves undtagelser f.eks. i form af at flexe ud. Der kan opleves en uretfærdighed i at nogle har muligheden for at flexe ud for at ryge, mens andre ikke har. Desuden harmonerer dette ikke med hvad kommunen gerne vil støtte op om. Udfordringen i at nogle medarbejdere kommer hos borgere, der ryger. Efter en længere drøftelse er der enighed om at der arbejdes hen imod at indføre røgfri arbejdstid pr. 1. januar Der udarbejdes et oplæg, som sendes til drøftelse i Fælles MEDudvalgene for at få en vurdering af eventuelle udfordringer på området og af, hvad der er brug for at understøtte processen. Røgfri arbejdstid behandles på Hoved MED-udvalgsmøde i juni I samarbejde med en konsulent fra staben Sundhed og Forebyggelse, laver Personaleafdelingen en oversigt over mulighederne for støtte til rygestop. Samtidig bliver konsekvenserne af overtrædelse af rygepolitikken beskrevet sammen med en præcisering af, hvornår selvbetalte pauser med en længere varighed kan betragtes som fri. Kamilla Bollerup Andersen deltager i mødet. (Er inviteret til kl ) Bilag: # , #33800/19 og #33669/19 2

3 Det præciseres på mødet, at Direktionen har truffet beslutning omkring røgfri arbejdstid. Processen har efterfølgende været forelagt Hoved MED. Emnet fremlægges nu for Fælles MED Administration med mulighed for en udtalelse til Hoved MED. Fælles MED Administration lægger op til en drøftelse / stillingtagen om nedenstående punkter: Behov for en afklaring af proces / sanktioner i det tilfælde, at reglerne ikke overholdes. Hvordan forholder henholdsvis ledelse som medarbejdere sig? Hvordan forholder vi os i forhold til hjemmearbejdspladser? Skal hjemmearbejdspladser omfattes? Hvordan forholder vi os / hvad forventes og hvad er tilladt når der afholdes en fest, der er arrangeret at personalet og som afholdes på arbejdspladsen? Fælles MED Administration sender en skriftlig udtalelse til Hoved MED jf. ovenfor. 4. Emner til workshop ved Arbejdsmiljøforum 8. oktober 2019 Kamilla Bollerup Andersen deltager i mødet med henblik på samling af input fra Fælles MED til Arbejdsmiljøforum. På mødet udpeges hhv. en medarbejderrepræsentant og en ledelsesrepræsentant, der skal indgå i en arbejdsgruppe, der i samarbejde med HR skal medvirke til planlægning af workshop ved Arbejdsmiljøforum. Jeanett Dam udpeges som medarbejderrepræsentant. Helle Marquertsen udpeges som ledelsesrepræsentant. Alle medlemmer af Fælles MED Adm. har en forpligtelse til at undersøge hvilke emner der vil være relevante at behandle på Arbejdsmiljøforum. Forslag indgives til de to valgte repræsentanter, der viderebringer forslagene til HR inden 21. maj. Temaer fra Fælles MED Adm. vil efterfølgende blive forelagt Fælles MED PKT. Fælles MED Administration er enige om, at emnet: Digitalisering / automatisering af arbejdsgange hvad betyder det for medarbejderne? vil være et relevant emne at behandle på workshoppen. Emnet vil være relevant for såvel Fælles MED Adm. som for Fælles MED PKT. 5. Afskaffelse af frugtordning Martin H. Jensen gennemgår sagsfremstillingen fra Direktionsmødet 6. februar 2019, hvorefter der lægges op til en drøftelse i Fælles MED Administration Beslutning Direktionen den

4 Anbefalingen indstilles godkendt, men sagen sendes i høring i Fælles-MED for administrationen inden endelig beslutning. Direktionen anbefaler herudover, at der undersøges på muligheder for medarbejdernes eget køb af frugt i lighed med køb af kaffe. Bilag: #23653/19 (Martin Jensen er inviteret til kl ). Martin redegør på mødet for baggrunden for forslaget om afskaffelse af frugtordningen. Han fremlægger tre mulige alternative løsninger: mulighed for at sælge frugt i kantinen etablering en frugtordning lignende kaffeordningen fortsættelse af ordningen udgift afholdt af de enkelte afdelinger Fælles MED Adm. retter opmærksomheden mod, at tiltaget med afskaffelse af frugtordningen giver en dårlig signalværdi set i forhold VK som en ombejlet arbejdsplads. Der henvises i den sammenhæng også til den nye ordning omkring julegaver. Fælles MED Adm. vurderer ikke, at der skal sættes ind med en af de tre andre alternative forslag. 6. Opsamling siden seneste møde herunder orientering om det høringsnotat, Fælles MED Administration tidligere udarbejdede omkring APV. Martin H. Jensen deltager i mødet og orienterer kort. Martin fortæller på mødet om de problemer, der er særlig fokus på i BCV. Der er særligt problemer med klimaskærm varme / kulde. Der ses også på de tekniske anlæg. Ejendomscenteret er bedt om at fremlægge et oplæg til budget 2020 indeholdende forslag til en gennemgribende renovering. Indtil videre arbejdes efter en nødplan, hvor skader udbedres midlertidigt. Herefter fortæller han om de udfordringer, der er arbejdet med på Rådhuset, Bytoften, hvor der er taget udgangspunkt i resultaterne af APV-undersøgelsen. Der er i undersøgelsen klaget over støj. Det er konstateret, at bygningen lever op til støjkravene, men der vil altid være forskellige opfattelser af støj. Han opfordrer til, at der arbejdes videre med udfordringerne i de enkelte afdelinger. Martin hører gerne fra afdelingerne, hvis der er trækproblemer eller temperaturudfordringer. Han opfordrer til, at tilbagemeldingerne indgives afdelingsvis. 4

5 I forhold til rengøring, er der netop udsendt en beskrivelse til alle afdelinger om, hvordan der gøres rent. I oplægget til budget 2020 vil der også blive fremlagt forslag til en løsning omkring flexrum støj og temperatur. Enighed på mødet om, at der altid udvises lydhørhed, når ledelse eller medarbejdere gør opmærksom på udfordringer omkring arbejdsmiljøet. 7. Beredskabsplan for BCV Jf. beslutning på Direktionsmødet 28. marts 2019, sendes Beredskabsplanen til orientering i Fælles MED Administration. Bilag: 56562/19, 35021/18, 3012/19, 3016/19, 3036/19, 3027/19, 3025/ /19, 19197/19 Helle Marquertsen orienterer kort om Beredskabsplanen. Der er installeret lydsirener og der opsættes action cards rundt omkring i bygningen. Der afholdes på et tidspunkt en brandøvelse. Claus opfordrer til, at alle sikrer sig orienteret om indholdet i Beredskabsplanen. 8. Samling af den økonomiske administration Sagsfremstilling fra Direktionsmødet 3. april 2019 forelægges Fælles MED Administration til drøftelse. #59988/19 Claus orienterer om Direktionens beslutning om et pilotprojekt omkring samling af den økonomiske administration. Han lægger herefter op til en drøftelse af tanker på et længere perspektiv. Fælles MED Adm. gør opmærksom på, at der er behov for en tæt dialog og samarbejde mellem Økonomiafdelingen og den enkelte afdeling. Såfremt ordningen på sigt bliver permanent for alle områder, henleder Fælles MED Adm. opmærksomheden, at der skal tages højde for at der vil opstå behov for mere plads til det øgede antal medarbejdere i Økonomiafdelingen. Fælles MED bemærker, at pilotprojektets løbetid er kort og at tidspunkt for evaluering og evt. indførsel af permanent ordning falder sammen. Der lægges på mødet op til, at der ses på, hvorvidt der er en gevinst ved en ændring i de enkelte 5

6 tilfælde. 9. Eventuelt Intet. 6