Retningslinjer for tilsyn med omsorgscentre. Revideret september 2016 Ældre og Social Service

Transkript

1 Retningslinjer for tilsyn med omsorgscentre Revideret september 2016 Ældre og Social Service

2 Lovgrundlag I henhold til lov om social service 148 a og 151, stk. 1-2 og retssikkerhedslovens 16 har kommunen pligt til at føre driftsorienteret tilsyn med egne tilbud, herunder hvordan de kommunale opgaver løses. Som led i tilsynsforpligtelsen efter serviceloven 151, stk. 1 skal kommunalbestyrelsen hvert år foretage mindst ét uanmeldt besøg i kommunens plejecentre jf. 192, der er omfattet af lov om almene boliger. Formål og mål Kommunalbestyrelsen skal sikre, at der i forbindelse med tilsynet efter 151 i lov om social service er fokus på de kommunale opgaver efter lovens 83 og 86. Tilsynene skal desuden skabe mulighed for læring og fremadrettet udvikling. Målene med tilsynene At vurdere om de kommunale ydelser, tildelt efter 83 og 86 løses i overensstemmelse med gældende kvalitetsstandarder og de afgørelser der er truffet. At sikre borgerens retssikkerhed, herunder sikre overensstemmelse mellem borgerens vurderede behov og de tildelte ydelser. At belyse borgerens oplevelse af leverandørerne og kvaliteten af ydelserne. At anvende tilsynet som grundlag for læring og fremadrettet udvikling. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i plejecentrene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, plejecenterets referenceramme og den pleje- og omsorgsmæssige praksis. Målgruppen for tilsyn i plejeboligerne er de fem omsorgscentre i Frederikssund Kommune: Solgården Tolleruphøj Pederhave De Tre Ege Nordhøj Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at kommunalbestyrelsen har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbuddene samt at forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. Tilgang og metode Tilsynet er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og tilsynspolitik på området, og omfatter tilsynet med de organisatoriske, personale- og pleje- og omsorgsmæssige forhold i det enkelte plejecenter. 1 1 Denne retningslinje er revideret i forbindelse med nedlæggelsen af Tilsynsenheden, jf. Sundhedsudvalgets møde d. 7. juni /7

3 Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for borgerne og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til borgernes behov indgår ligeledes i tilsynet. I tilbud oprettet som friplejeboliger påser tilsynet, at budgettet afspejler aktiviteterne på stedet og giver mulighed for at levere den kvalitet i arbejdet med målgruppen, som stedet har beskrevet på Tilbudsportalen. Desuden skal der foretages en kritisk gennemgang af årsrapporten. Tilsyn med økonomiske forhold indgår ikke i tilsynet med de kommunale plejeboliger. Tilsynet har fokus på tre overordnede aspekter. Det er kontrolaspektet, kvalitetsaspektet og lærings- og udviklingsaspektet. Kontrolaspektet skal sikre, at tilbuddene overholder gældende lovgivning og at tilbuddet det enkelte sted er i overensstemmelse med det grundlag, Byrådet har vedtaget med hensyn til målgruppe, indsats og ledelse. Kvalitetsaspektet skal sikre, at tilbuddet anvender gode faglige standarder i dets ydelser og opgaveløsning. Målet er at sikre, at der fastholdes en basiskvalitet, der lever op til det udmeldte serviceniveau. Den faglige kvalitet i tilbuddet vurderes også gennem borgerens og de pårørendes oplevelser af tilbuddets opgaveløsning. Udviklingsaspektet/læringsaspektet sætter fokus på, at rammer og ydelser løbende udvikles i takt med borgernes behov og gældende målsætninger, herunder faglig udvikling, personale- og organisationsudvikling. Principperne om uafhængighed, uvildighed og habilitet er de bærende principper for tilsynet, i forhold til relationerne mellem tilsynet og fagafdelingen og i relationen mellem tilsyn og plejecentrene. Tilsynet hviler på en dialogbaseret tilgang med fokus på såvel kontrol som organisatorisk læring, faglighed og udvikling. Tilsynet er kendetegnet ved: At der er fokus på helheden i tilbuddet, herunder etik og værdier. At der er opmærksomhed på såvel problemstillinger som udviklingspunkter. At relevante parter inddrages i tilsynet borgerne, pårørende, medarbejdere og ledere. At tilsynet søges gennemført i dialog med ovennævnte parter. At tilsynet kan være tematiseret ud fra temaer fastsat af kommunalbestyrelsen og fagområdet. At der anvendes en undersøgelses- og spørgeguide ved gennemførelsen af tilsyn. At ledelse og medarbejdere skal medvirke til at give et retvisende billede af tilbuddet. Tilsynet er anerkendende i sin tilgang til tilsynsopgaven, hvilket konkret betyder at tilsynet udføres i respekt for tilbuddenes opgavevaretagelse og egenart. Metode Tilsynskonceptet kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som både tager afsæt i den anerkendende metode og mere strukture- 3/7

4 rede metodevalg. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af det, der virker i det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskonceptet, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. De anvendte metoder kan være henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation, spørgeskemaer og gennemgang af dokumentation. Samlet set giver de forskellige metodiske tilgange en dybdegående viden om og dermed belæg for at vurdere kvaliteten af de ydelser, som beboerne modtager på plejecentret. Tilsynet er baseret på dialog, udsagn, observationer, gennemgang af dokumentation samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold i tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og Byrådets forventninger. Afgrænsning af tilsynet Tilsynet omfatter kun plejedelen (servicelovsydelser) idet embedslægen fører tilsyn med sygeplejedelen (sundhedslovsydelser). Tilsynsbesøg Forberedelse af tilsynsbesøg Der gennemføres mindst ét uanmeldt ordinært tilsynsbesøg om året i det enkelte plejecenter. I tilsynets forberedelse af tilsynsbesøget indgår bearbejdning af dokumenter, udarbejdelse af spørgeramme samt gennemgang og opsamling på seneste tilsynsbesøg/tilsynsrapport, der kan rumme særlige opmærksomhedspunkter. Som en del af tilsynets forberedelse af tilsynsbesøget kan leder af tilbuddet blive bedt om at fremsende skriftligt materiale til tilsynet. Lederen af tilbuddet eller dennes stedfortræder kan blive bedt om at finde materiale frem på dagen for tilsynet. Tilsynet foretager en forberedelse af tilsynsbesøget i form af: Bearbejdning af dokumenter Opsamling fra seneste tilsynsbesøg Særlige opmærksomhedspunkter (fx fra Byrådet eller fagafdeling) Udarbejdelse af interviewguides Udarbejdelse af spørgeskemaer Der udarbejdes forslag til dagsorden som medbringes ved det uanmeldte tilsynsbesøg. 4/7

5 Gennemførelsen af tilsynsbesøget Der stilles krav til tilbuddet om at kunne organisere (det uanmeldte) tilsynsbesøg hurtigt, og at ledelse og medarbejdere medvirker hertil inden for almindelig arbejdstid. I forhold til behov for at interviewe brugerne sker planlægningen ud fra en konkret vurdering af den for alle parter mest hensigtsmæssige placering på dagen. De uanmeldte tilsynsbesøg tager udgangspunkt i en helhedsvurdering af plejecentret ved hjælp af ovennævnte forskellige metodevalg. Ved besøgsstart kontaktes leder eller dennes stedfortræder, som orienteres om tilsynet. Sammen med leder eller dennes stedfortræder aftales den konkrete plan for gennemførelse af tilsynsbesøget. Tilsynsbesøget kan omfatte mere end én dag. Tilsynet udvælger et antal beboere til at indgå i tilsynet. Plejecentrets ledelse får mulighed for at foreslå ændringer til listen med de udvalgte beboere, hvis særlige hensyn taler for det. Plejecentrets ledelse kontakter de beboere, som er udvalgt til at deltage i tilsynet, med henblik på at få deres accept af deltagelse. Tilsynet planlægger rækkefølge og tidspunkt for interviewene af beboerne i samarbejde med ledelsen. Med udgangspunkt i interviewguides fortages der kvalitative interviews med de udvalgte beboere. Der foretages ligeledes observationer hos de udvalgte beboere. Der deltager som udgangspunkt ikke medarbejdere i interview med beboerne. Med udgangspunkt i interviewguides foretages der kvalitative interview med relevante medarbejdere og med ledelsen. Ledelsen kontaktes ved tilsynets afslutning. Opklarende spørgsmål drøftes og ledelsen får en kort orientering om tilsynets forløb. Plejecentrets ledelse gøres opmærksom på, hvis der er konstateret forhold hos de enkelte beboere under tilsynet, der straks bør handles på. Interview med borgeren Interviewet med borgeren vil generelt indsamle viden om: - Selvkontrol over dagliglivet - Personlig pleje og velbefindende - Mad og drikke - Boligen - Tryghed - Aktiviteter - Social kontakt - Værdighed Derudover kan interviewet med borgeren have fokus på særlige indsatsområder, der er besluttet af Byrådet eller af fagafdelingen. 5/7

6 Borgerens journal Med udgangspunkt i lov om social service, vejledning mv. kan tilsynet foretage en dataindsamling i et udvalgt antal journaler. Interview med medarbejdere og ledelse Der gennemføres gruppeinterview med medarbejderrepræsentanter fra de enkelte afdelinger/afsnit og der gennemføres interview med ledelsesrepræsentanter. Der lægges i interviewet med medarbejdere og ledelse fx vægt på flg. temaer: - Organisation, ledelse og personale - Fysiske rammer - Pleje og omsorgsmæssig praksis - Hverdagsliv - Sundhed - Dokumentation - Magtanvendelse - Instrukser, retningslinjer, vejledninger - Tilbudsportal og hjemmeside - Opfølgning på seneste tilsyn Derudover kan der være fokus på særlige indsatsområder, der er besluttet af Byrådet eller af fagafdelingen. Pårørende Tilsynet vil, i det omfang det er muligt og relevant inddrage de pårørende som informanter. Afrapportering og høring Der udarbejdes en rapport med baggrund i tilsynsbesøg og indhentede dokumenter. Tilsynsrapporten udarbejdes efter en rapportskabelon. Under hvert tilsynstema udarbejder tilsynet en vurdering. Vurderingerne samles i en hovedkonklusion/samlet vurdering, hvor opmærksomheds/udviklingspunkter samt evt. bemærkninger og anbefalinger er konkretiseret. I vurderingen indgår oplysninger om, hvorvidt indholdet i tilsynsrapporten stemmer overens med oplysningerne i Tilbudsportalen. Tilsynsrapporten kan også indeholde en anbefaling om, at der udstedes et påbud til tilbuddet. I tilfælde af påbud skal tilbuddet fremlægge en handlingsplan for, hvordan påbuddet imødekommes. Senest fire uger efter tilsynsbesøget modtager tilbuddet rapporten til faktuel kommentering i tilbuddet. Tilbuddet meddeler tilsynet eventuelle faktuelle fejl og høringssvar/kommentarer skriftligt. Det er kun faktuelle fejl i rapporten, som bliver rettet. Tilbuddets evt. høringssvar/kommentarer vil blive vedlagt tilsynsrapporten. Den endelige tilsynsrapport med høringssvar sendes til - Ældre og Social Service, Frederikssund Kommune - Tilbuddets leder Tilsynsrapporten offentliggøres på kommunens hjemmeside. 6/7

7 Der udarbejdes en årlig tværgående redegørelse til fagudvalget. Ekstra tilsyn Iværksættelse af ekstra tilsyn kan være både en kontrollerende og en støttende foranstaltning i forhold til et tilbud, der af forskellige årsager har svingende kvalitet i opgaveløsningen eller i en periode er særligt sårbar. Det kan fx være med baggrund i: Stor udskiftning i medarbejdergruppen over en længere periode Lederskifte i en i forvejen sårbar situation for et center Større omstruktureringer, som har skabet frustrationer blandt borgerne og/eller personalegruppen Tilsynsrapport(er) der peger på uhensigtsmæssige forhold Underretning(er) eller klagesag(er) Antallet af ikke tilladte magtanvendelser Ekstra tilsyn kan fungere som led i en forebyggende indsats, så mindre problemer ikke udvikler sig til større problemer. Der fastlægges en plan for omfang og indhold af det ekstra tilsyn. Tilbuddet vil typisk skulle udarbejde en handleplan, som tilsynet følger op på. Fagområdet inddrages forinden ekstra tilsyn iværksættes. Skærpet tilsyn Det politiske fagudvalg kan træffe afgørelse om iværksættelse af skærpet tilsyn, hvis konkrete forhold i et tilbud skaber bekymring for driften eller for borgerens sikkerhed og sundhed, eller hvis der ud fra en samlet vurdering af tilbuddet findes, at tilbuddet ikke længere har den fornødne kvalitet. Et skærpet tilsyn vil sige, at tilsynet for en periode, foretager et særligt intensivt tilsyn, som kan bestå af såvel anmeldte som uanmeldte tilsynsbesøg. Et skærpet tilsyn kan fx iværksættes ved: Utilstrækkelig tilstedeværelse af faglige kompetencer i forhold til målgruppen Fysiske og psykiske overgreb på borgerne Alvorlige klager fra borgere, pårørende eller andre Væsentlige tilsidesættelser af regler og love Uacceptabel tone, mobning mv. Der udarbejdes en specifik dagsorden for det skærpede tilsyn, der indeholder de fokusområder, som det skærpede tilsyn retter sig mod. I forbindelse med et skærpet tilsyn, skal tilbuddet inden for en given tidsramme udarbejde en handleplan for, hvordan og hvornår de konkret angivne forhold bringes i orden. Skærpet tilsyn meddeles skriftligt, og for en periode af 3 mdr. Perioden med skærpet tilsyn kan forlænges med endnu 3 mdr. Fagområdet orienteres og inddrages forinden et skærpet tilsyn iværksættes. Fagudvalget orienteres, når skærpet tilsyn anvendes, og der orienteres ligeledes om baggrunden for det skærpede tilsyn. 7/7