Bestyrelsesmøde i NT den 10. december 2014, kl Mødet afholdes i Aalborg Kongres og Kulturcenter med efterfølgende frokost i Papegøjehaven

Transkript

1 Dagsorden Bestyrelsesmøde i NT den 10. december 2014, kl Mødet afholdes i Aalborg Kongres og Kulturcenter med efterfølgende frokost i Papegøjehaven

2 Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af referat fra den 21. november Økonomirapport 3/ Tema: NT som rådgiver for kommuner og region 12 4 Godkendelse af udbudsvilkår, 21. udbud af bustrafik 13 5 Godkendelse af udbudsvilkår udbud af flextrafik 14 6 Kundetilfredshedsmåling og mystery shopping 15 7 Markedsføringsplan Fra papir- til digitale køreplaner 16 9 Meddelelser Eventuelt Kommende sager 17 Side 2 af 17

3 Godkendelse af referat fra den 21. november 2014 Referatet af bestyrelsesmødet den 21. november 2014 er tidligere udsendt og vedlægges som bilag. at referatet fra bestyrelsesmødet den 21. november 2014 godkendes. Bilag Bilag 1, Referat, NTs bestyrelse, 21. november Økonomirapport 3/2014 Økonomirapport 3/2014 udgør den tredje budgetopfølgning for 2014 på NT s Bus- og Flextrafik og indeholder derudover en prognose for hele året. Prognosen er baseret på de realiserede indtægter og udgifter i årets tre første kvartaler og et estimat på fjerde kvartal i Prognosen for bustrafikken viser et resultat tæt på det budgetterede, idet der kun forventes en tilbagebetaling til kommuner og region på 2,8 mio. kr. (overskud) vedr For Flextrafik forventes en samlet tilbagebetaling (overskud) på 3,3 mio. kr. Side 3 af 17

4 Bustrafik Bustrafikkens budget for 2014 er for de basale forudsætninger udarbejdet i april/maj måned 2013, dvs. før klippekortet blev udfaset af rejsekortet i maj 2013, og inden det var kendt, at prisudviklingen på Bustrafik nærmede sig et rundt nul i Sidstnævnte vil alt andet lige have en positiv effekt på operatørudgifterne i 2014, mens den fulde udfasning af klippekortet og indfasning af rejsekortet mv. medførte større usikkerhed til indtægtsbudgettet end normalt. Indtægtsbudgettet var desuden påvirket af den lange periode med unormal drift på DSBstrækningen i Nordjylland. Årets tredje prognose udviser i lighed med prognosen fra maj og september en del udsving på de enkelte poster, men det samlede resultat ligger tæt på det budgetterede resultat. Hvad angår Bustrafik viser prognosen et samlet resultat meget tæt på det budgetterede, idet der forventes en samlet tilbagebetaling (overskud) vedr på ca. 2,8 mio. kr. I økonomirapport viste prognosen en forventet efterbetaling (underskud) på ca. 0,3 mio. kr. Side 4 af 17

5 Reguleringer (forventet efterbetaling/tilbagebetaling) vedr indregnes i budgettet for Driftsindtægter og takstsamarbejde Indtægtsprognosen i økonomirapport viser en bruttopassagerindtægt på 365,1 mio. kr., hvilket betyder, at bruttopassagerindtægten forventes at blive ca. 16,2 mio. kr. lavere end budgetteret. Prognosen for nettopassagerindtægterne, dvs. passagerindtægter efter fradrag af betalinger vedr. takstsamarbejde med DSB/Arriva-tog, forventes at blive ca. 319,7 mio. kr., hvilket er ca. 16,5 mio. kr. mindre end budgetteret. I forhold til økonomirapport er brutto- og nettoindtægtsprognosen nedjusteret med 4,1 mio. kr. I 2014-rapporteringen er hidtil forudsat en samlet afregning til DSB/Arriva-tog på ca. 45,4 mio. kr. Denne forudsætning er opretholdt i økonomirapport 3. Dette kan vise sig, at være et forsigtigt skøn, idet beregningen dels indeholder en forudsætning om, at omsætningen på DSBstrækningen i Nordjylland vil være på samme niveau i 2014 som før bropåsejlingen i starten af 2012, og dels en forudsætning om, at ca. 21,1 mio. kr. af omsætningen afregnes via rejsekortet. Der foreligger endnu ikke valide omsætningstal/rejsetal på tog-strækningerne i 2014, men det fremgår af rejsekort-data, at der forventes afregnet ca. 24,2 mio. kr. fra rejsekortet. Det er NT s vurdering, at denne stigning ikke skyldes, at tog-omsætningen i 2014 kommer til at ligge over niveau fra før bro-påsejlingen, men skyldes at en større andel af omsætningen afregnes via rejsekortet og derfor mangler i NT s kasse. Udviklingstendenser i indtægtsdannelsen i 2014 Indtægter fra kontantbilletter/mobilbilletter ligger samlet ca. 3 mio. kr. under budgettet. Passagerer, der hidtil har rejst på kontantbillet, f.eks. i en periode efter udfasning af klippekortet, skifter til det billigere rejsekort. Vandring fra kontantbillet til rejsekort har på kort sigt negativ effekt på indtægterne, idet rejsekortrejser er billigere end kontantbilletrejser. På længere sigt forventes effekten på indtægterne at være neutral, idet det antages, at kunderne over tid vil rejse hyppigere ved brug af rejsekortet end ved brug af kontantbilletter. Indtægter fra rejsekort ligger ca. 8 mio. kr. over budgettet. Passagerer, der hidtil har rejst på månedskort og har haft et lavt antal rejser pr. måned, skifter til det mere fleksible rejsekort. Vandring fra månedskort med lav rejseaktivitet til rejsekort har en negativ effekt på indtægterne, idet der på rejsekortet kun betales for antal udførte rejser. Indtægter fra periode-/månedskort ligger ca. 19 mio. kr. under budget. Jf. ovennævnte. En del af de manglende indtægter vedr. salg hos DSB/Arriva-tog, der er flyttet til rejsekortet og derved afregnes til tog-operatørerne uden om NT. Side 5 af 17

6 Indtægter fra ungdomskort ligger samlet ca. 5 mio. kr. under budgettet. Reduktionen er en kombination af budgetmæssige overvurdering af salget og nedsættelse af statens kompensation for fritidsrejser. Indtægter fra web-salg ligger knap 2 mio. kr. over budgettet. Web-salg omfatter en gruppe af produkter, bl.a. grupperejser for skoler og andre institutioner, der kan bestilles af kommuner/institutioner via nettet. Denne service var tilgængelig fra slutningen af 2013 og må betragtes som en succes. Indtægtsprognosen for 2014 vil i lighed med prognoserne i 2013 være behæftet med større usikkerhed end normalt, dels fordi der fortsat sker forskydninger mellem de forskellige produkttyper, og dels fordi 2014 er første hele år med normal drift på DSB-strækningen siden A conto tilskud A conto indbetalingerne i 2014 forventes at blive ca. 3,4 mio. kr. større end budgetteret. Ændringen skyldes, at der er indgået aftaler med Midttrafik, Thisted Kommune og Mariagerfjord Kommune om regulering af de a conto tilskud, der indgår i budgettet for For Midttrafik og Mariagerfjord Kommune er reguleringen grundet i, at NT i 2014 udfører mere kørsel end forudsat i budgettet, og for Thisted Kommune er reguleringen grundet i, at NT i 2014 udfører mindre kørsel en forudsat i budgettet. Operatørudgifter Bustrafik inkl. Flextur Prognosen for 2014 viser et forventet forbrug på ca. 657,2 mio. kr. svarende til en reduktion på ca. 15,3 mio. kr. i forhold til budgettet. Reduktionen dækker over en række større og mindre ændringer i såvel opadgående som i nedadgående retning. De større ændringer kan kort beskrives således: I budgettet for 2014 er forudsat en prisregulering på 1,2 % i forhold til forventet niveau Prisniveauet i 2013 blev lavere end forventet, jf. regnskab I forhold til, da budgettet for 2014 blev udarbejdet i foråret 2013, medfører den faktiske prisudviklingen i 2013, at udgiftsniveauet i basis-budgettet for 2014 generelt kom til at ligge 1-1,5 procentpoint under det niveau, der indgik budgettet effekten gør, at operatørudgifterne kan forventes at blive 7-10 mio. kr. lavere end budgetteret. I økonomirapport blev forventningen til prisudviklingen i 2014 nedjusteret fra ovennævnte 1,2 % til 0,9 % og i indeværende rapport er prisudviklingen yderligere nedjusteret fra 0,9 % til 0,1 %. I forhold til økonomirapport er operatørudgifterne nedjusteret med yderligere ca. 4 mio. som følge af justeret prisudvikling og enkelt realændringer. Den seneste nedjustering i prisudviklingen skyldes især de seneste måneders lave brændstofpriser. Side 6 af 17

7 Der er i flere kommuner (bl.a. Frederikshavn, Morsø, Rebild, Thisted og Vesthimmerlands kommuner) gennemført køreplanreduktioner, som ikke var indeholdt i budgettet. Et eksempel herpå er bl.a. kørselsreduktion som følge af skolereformen medio I Mariagerfjord Kommune er medio 2014 gennemført et koordineringsprojekt, som bl.a. medfører, at 5 tidligere skolebus-ruter overgår til åbne ruter, så alle borgere kan anvende dem. Ændringen indgår ikke i NT s budget Der er jf. ovennævnte - indgået ad hocaftale med kommunen om forhøjelse af a conto tilskuddet i Operatørudgifter - lokalbaner Prognosen for 2014 viser en forventet betaling på ca. 57,5 mio. kr., hvilket svarer til en reduktion på ca. 1,0 mio. kr. i forhold til budget. Lokalbanerne afregnes dels på grundlag af udført persontransportarbejde, og dels på grundlag af tilskud til drift og infrastruktur. Prognosen er dels baseret på en svag stigning i det udførte transportarbejdet og dermed en lille stigning i betalingen og dels, at Nordjyske Jernbaner ikke har opnået en kvalitetsscore der udløser udbetaling af bonus i Øvrige driftsudgifter Prognosen for 2014 vedr. Busterminaler og Bus IT fastholdes på henholdsvis 17,0 mio. kr. og 6,8 mio. kr., hvilket er uforandret fra budget Prognosen fra økonomirapport vedr. billetteringsudstyr fastholdes, hvilket betyder øgede udgifter til billetteringsudstyr for 7,1 mio. kr. i forhold til budget Den primære årsag til de øgede udgifter kan primært tilskrives et indskud til kapitalforhøjelse hos Rejsekort A/S på 6,4 mio. kr. Kapitalforhøjelsen hos Rejsekort A/S var ikke planlagt i budget Rejsekort projektafslutning opskrives 7,0 mio. kr. i forhold til budget 2014, hvilket også er fastholdelse af prognosen fra økonomirapport De øgede udgifter i forhold til budgettet kan alene henføres til, at NT nu bliver faktureret for rejsekortudstyr, som blev leveret og installeret i 2012 og Der er alene tale om en periodisering af forventede udgifter mellem årene, og det ændrer således ikke på estimatet for den forventede samlede investering i billetteringsudstyr til rejsekortet. Udgifterne kan således fortsat finansieres af det lån på 74,6 mio. kr., der er hjemtaget hos KommuneKredit i Billetudgifter (variable), som dækker over transaktions- og distributionsafgifter på rejsekortet og øvrige produkter, nedskrives med 8,5 mio. kr. i forhold til budget Den væsentligste forklaring er, at transaktionsafgifter til Rejsekort A/S nedskrives med i alt 7,5 mio. kr. Årsagen til det høje budget på transaktionsafgifter til Rejsekort A/S i budget 2014 skal ses i sammenhæng med tidspunktet for udarbejdelsen af budget I foråret 2013 var det således fortsat forventet, at fastprisprodukter ville blive flyttet over på rejsekortet i Forsinkelser i leveringen af funktionalitet til rejsekortet har imidlertid udskudt lanceringen af fastprisprodukter Side 7 af 17

8 på rejsekortet, hvilket resulterer i markant lavere transaktionsafgifter til rejsekortet i 2014 end budgetteret. Prognosen for 2014 vedr. Stoppestedsudstyr er sænket med 0,1 mio. kr. i forhold til budget 2014 og økonomirapport Administration i alt De totale administrationsudgifter forventes at blive 0,5 mio. kr. højere end budget 2014, hvilket også var forventningen i økonomirapport De øgede udgifter til den rene Administration (+1,5 mio. kr.) dækkes delvist af et lavere niveau på salgsudgifter (-0,8 mio. kr.) og samarbejdsaftaler (-0,2 mio. kr.). Administration Udgifter til Lokaler forventes realiseret 0,2 mio. kr. lavere end planlagt i budget På Personaleudgifter fastholdes prognosen fra økonomirapport , hvilket betyder en stigning på ca. 0,1 mio. kr. i forhold til budget Stigningen er primært forårsaget af øget rejseaktivitet i forbindelse med test og udrulning af version 5.1 på rejsekortet. Lønudgifterne i prognosen for 2014 viser en stigning på 1,4 mio. kr. i forhold til budget 2014 og en stigning på 0,8 mio. kr. i forhold til økonomirapport De primære årsager til denne stigning er: ansættelsen af en ny økonomichef i februar 2014 højere lønudgifter i Bustrafikken, da færre lønkroner afregnes til X Bus samarbejdet. X Bus opgaven er dog uforandret, men fra 2014 og fremefter afholdes en større andel af udgifterne til samarbejdet hos de enkelte trafikselskaber. NT s andel udgør 0,3 mio. kr. Implementeringen af version 5.1 på rejsekortet har indledningsvist skabt ekstra manuelle workarounds hos kundecenteret. Behov for ekstra ressourcer i arbejdet med 24/7 og version 5.1 på rejsekortet hos Intern IT Indtægter fra indtægtsdækket virksomhed (IDV) forventes ikke helt at nå det planlagte niveau i Det er dog væsentligt at bemærke, at der alene tale om en periodeforskydning af indtægten til 2015, da der foreligger underskrevne IDV-kontrakter. I prognosen for Intern IT er der indarbejdet et forventet merforbrug på 0,3 mio. kr., hvilket skyldes nødvendigt indkøb af licenser til Microsoft, Adobe og antivirus. På Kontorhold & diverse er der ingen væsentlige justeringer i forhold til budget Prognosen for 2014 vedr. Konsulenter fastholdes på 2,3 mio. kr., hvilket er uforandret fra budget Side 8 af 17

9 I alt stiger udgifterne til Administration med 1,5 mio. kr. set forhold til budget 2014 og med 0,7 mio. kr. i forhold til økonomirapport Denne overskridelse i forhold til økonomirapport påvirker ikke resultatet negativt, idet der er et underforbrug på Salgsudgifter (-0,6 mio. kr.) og samarbejdsaftaler (-0,1 mio. kr.), jf. nedenstående. Salgsudgifter mv. Forsendelsesudgifterne forventes at overskride budget 2014 med ca. 0,1 mio. kr., hvilket stort set er på niveau med forventningerne i økonomirapport Overskridelsen kan hovedsageligt henføres til nødvendigt indkøb af ny frankeringsmaskine. Udgifterne til markedsføring nedskrives med 0,6 mio. kr. som følge af udskudte kampagner på X Bus, Flextrafik Selvbetjening og branding (de forskellige måder den kollektive trafik kan anvendes på). Disse kampagner vil først blive realiseret i Udgifter til trykning af køreplaner forventes at lande på 0,3 mio. kr., hvilket er 0,3 mio. kr. lavere end budget 2014 og 0,2 mio. kr. lavere end økonomirapport Årsagen er lavere efterspørgsel på trykte køreplaner end budgetteret. Samarbejdsaftaler I forhold til budget 2014 og økonomirapport sænkes udgifterne til samarbejdsaftaler med 0,2 mio. kr., hvilket dækker over både stigende og faldende udgifter på enkelte samarbejdsaftaler. I forhold til budget 2014 er de væsentlige ændringer, at udgifterne til samarbejdsaftalen på X Bus nedskrives med 0,4 mio. kr. (jf. bemærkningen under punktet Administration), men samtidig opskrives samarbejdsaftalen med Rejseplanen A/S med 0,2 mio. kr. Udviklingspuljen Udviklingspuljen fastholdes på 2,8 mio. kr. i prognosen for 2014, hvor den disponeres til medfinansiering af udviklingsprojekter, der har opnået støtte fra Trafikstyrelsens puljer, Letbaneprojektet, m.v. Flextrafik Prognosen for Flextrafikken viser et samlet overskud, hvilket forventes at give en tilbagebetaling til ejerne vedr på ca. 3,3 mio. kr. Reguleringer (forventet efterbetaling/tilbagebetaling) vedr indregnes i budgettet for Side 9 af 17

10 Indtægter Flexhandicap Brugerindtægterne på Flexhandicap i form af abonnement forventes at blive højere end det budgetterede niveau (+0,1 mio. kr.), hvilket skyldes en mindre stigning i antallet antal brugere på kørselsordningen. Derimod forventes brugerindtægterne i form af egenbetaling at blive knap 0,2 mio. kr. lavere end budgetteret, hvilket kan tilskrives forventninger til et lavere antal ture på Flexhandicap. Det er en forbedring på 0,1 mio. kr. i forhold til økonomirapport Egenbetalingen for 2014 forventes nu at ligge 0,2 mio. kr. højere end de realiserede tal for 2013, men der forventes dog kommunale variationer i både opad- og nedadgående retning på grund af ændret aktivitetsniveau. Tilskud a conto forventes uændret i forhold til budget Indtægter Øvrig Flextrafik Øvrig Flextrafik er kørsel udført for nordjyske kommuner og Region Nordjylland. Kørselsbidraget på Øvrig Flextrafik modsvares af tilsvarende kørselsudgifter på Øvrig Flextrafik. Ligesom i økonomirapport og økonomirapport forventes der fortsat en generel øget aktivitet på Øvrig Flextrafik i prognosen, hvor særligt Flexaktivitet og Flexskole forventes at ligge over budgettet for Samlet set har kommunerne har bestilt mere kørsel end forudsat i budget 2014, hvorfor kørselsbidraget fra kommuner og region forventes at stige med 9,4 mio. kr. i forhold til budget Side 10 af 17

11 Den stigende aktivitet på Øvrig Flextrafik betyder derfor også flere indtægter (administrationsbidrag) i forhold til budget I forhold til budgettet er der tale om en stigning på 0,5 mio. kr., mens der i forhold til økonomirapport er tale om en stigning på 0,1 mio. kr. Kørselsudgifter På Flexhandicap forventes kørselsudgifterne for hele 2014 at ligge under budget med ca. 1,8 mio. kr., jf. ovenstående forventning om lavere antal ture på Flexhandicap. For de fleste kommuner forventes der i 2014 et lavere aktivitetsniveau, men det skal dog bemærkes, at enkelte kommuner forventes at have et stigende aktivitetsniveau på Flexhandicap i forhold til budgettet. På Øvrig Flextrafik modsvares stigningen i kørselsudgifter af en tilsvarende stigning i kørselsbidrag. Den øgede aktivitet medfører en stigning i kørselsudgifterne på 9,4 mio. kr. Administration i alt De totale administrationsudgifter forventes at blive 1,1 mio. kr. lavere end budget 2014 og 0,8 mio. kr. lavere end i økonomirapport De øgede udgifter til den rene Administration (+1,6 mio. kr.) dækkes af et væsentlig lavere niveau på samarbejdsaftalen med Flextrafikken (- 2,7 mio. kr.). Administration Lønudgifterne i prognosen indeholder en stigning på 0,6 mio. kr. i forhold til budget 2014, hvilket er en fastholdelse af prognosen fra økonomirapport Prognosen på Intern IT ligger som i økonomirapport ,3 mio. kr. over budget Budgetoverskridelsen dækker primært over udgifter til udvikling, programmering og opsætning af ny hjemmeside for Flextrafikken. De forventede udgifter til konsulenter i 2014 forventes at overskride budgettet med ca. 0,6 mio. kr. Det skyldes primært forventede udgifter til optimering af Flextrafikkens udbudsforretning, men også øgede udgifter til nødvendig integration mellem NT s økonomisystem og FlexDanmarks driftssystemer. Prognosen for 2014 vedr. Lokaler og Kontorhold fastholdes på samme niveau som budget Samarbejdsaftaler I forhold til budget 2014 nedskrives FlexDanmark samarbejdsaftalen med 2,7 mio. kr. Der er to væsentlige årsager til besparelsen: Side 11 af 17

12 Den første årsag er en tilbagebetaling fra FlexDanmark vedr. for høje á conto betalinger i regnskabsåret 2013 på ca. 1,3 mio. kr. Det bør bemærkes, at der således ikke er tale om en blivende besparelse i årerne fremover. Den anden væsentlige årsag er, at NT i højere grad en forventet i økonomirapport kan begynde at realisere besparelser Flextrafikkens administrative udgifter i 2014 (-1,4 mio.kr.), som følge af den generelle vækst på Flextrafikområdet. Stordriftsfordelene i det landsdækkende Flextrafiksamarbejde (FlexDanmark) begynder nu at blive realiseret. at økonomirapport 3/2014 tages til efterretning Tema: NT som rådgiver for kommuner og region NT's afdeling for Trafik & Rådgivning varetager planlægning og rådgivning vedrørende kollektiv trafik for kommunerne og regionen, som både omfatter tog-, bus- og flextrafik. Planlægning omfatter alt fra NT's trafikplaner til den konkrete køreplanlægning på de enkelte ruter og den konkrete kørselstilrettelæggelse for den enkelte borger i flextrafik. Rådgivning omfatter dialog, sparring og rådgivning af kommunerne og regionen om serviceniveau, visitationspraksis mv., og også i rådgivningsdelen bevæger opgaven sig mellem det overordnede og strategiske til det helt konkrete. Kommunerne køber i højere og højere grad planlægning og rådgivning hos NT til opgaver, der ligger uden for trafikselskabets kerneopgaver. På mødet vil Signe Klintgaard Korac, som er chef for NT's Trafik & Rådgivning, præsenterer området og give en status på aktuelle rådgivnings- og planlægningsopgaver, som NT udfører for kommunerne. at orienteringen tages til efterretning. Side 12 af 17

13 Godkendelse af udbudsvilkår, 21. udbud af bustrafik Det forestående 21. udbud af bustrafik, som afvikles i vinteren/foråret 2014/2015, omfatter tre deludbud: 21.0 Lokalruter i Mariagerfjord kommune samt bybussen i Nykøbing Mors. I alt 9 busser, som udbydes i januar Lukkede skoleruter i Frederikshavn kommune. I alt ca. 7 busser, som udbydes i marts Lokalruter og lukkede skoleruter i Hjørring og lokalruter i Thisted kommuner. I alt ca. 34 busser, som udbydes i marts 2015 Udbuddet er delt op for at tilgodese skolestrukturændringer i flere kommuner. I alt omfatter udbuddet ca. 50 busser, hvoraf ca. 17 busser kører på lukkede skoleruter i Hjørring og Frederikshavn kommuner, og det afklares senere i processen, om ruterne forbliver lukkede, eller åbnes som almindelige lokalruter i NT's regi. Kørslen svarer til ca. 3 % af NT's samlede buskørsel. Udbud 21.0 og 21.1 gennemføres som offentligt udbud, og udbud 21.2 gennemføres som begrænset udbud. Kørslen udbydes som B- eller T-kontraktkørsel, undtagen bybussen i Nykøbing, der udføres som A-kontrakt. Der lægges kun op til mindre justeringer i udbudsvilkår og kontrakter i forhold til tidligere udbud, og de centrale justeringer og vilkår fremlægges på mødet. Desuden eftersendes et bilag, der beskriver forslaget til udbuds- og kontraktvilkår for udbuddet. Udbuddet forventes at foregå efter følgende tidsplan: Tidsplan, NT s 21. udbud af bustrafik Udbud Annoncering i EU-Tidende 19. januar marts marts 2015 Frist for ansøgning om prækvalifikation 18. april 2015 Tilbudsfrist 5. marts maj maj 2015 Valg af tilbud i NT's bestyrelse 25. marts maj maj 2015 Kørselsstart juni/august 2015 August 2015 August 2015 at de foreslåede justeringer i udbudsvilkår og kontrakter samt tidsplanen for NT's 21. udbud af bustrafik godkendes. Bilag (eftersendes) Bilag 4, Oplæg til udbudsbetingelser for NT s 21. udbud af bustrafik Side 13 af 17

14 Godkendelse af udbudsvilkår udbud af flextrafik NT's 23. udbud af flextrafik omfatter ca ture årligt som variabel kørsel samt fast kørsel i fem kommuner (Vesthimmerlands, Jammerbugt, Frederikshavn, Hjørring, Brønderslev og Aalborg), hvor der for Jammerbugt og Aalborg kommuner er tale om enkelte supplementspakker og minibusser til fast rutekørsel. NT's udbudsbetingelser og vilkår i kontrakterne justeres hvert år i større eller mindre grad. Justeringerne foretages bl.a. på baggrund af drøftelser i NT's stående udvalg med repræsentanter for entreprenører, chauffører, kommunerne og regionen. For flextrafik lægges op til justeringer for følgende tre primære elementer: Uniformskrav Fuldstændig fremsendelse af tilladelser og registreringsattester inden kørselsstart som erstatning for stikprøvekontroller Bodsstørrelser for særlige overtrædelser for vogne med rådighedsforpligtelse hæves De enkelte forslag vil blive præsenteret nærmere på mødet. Desuden eftersendes et bilag, der beskriver forslaget til udbuds- og kontraktvilkår for udbuddet. De reviderede udbudsvilkår og kontrakter vil indgå i de forestående 23. udbud af Flextrafik, som afvikles i vinteren/foråret 2014/2015. Tidsplanen er følgende: Offentliggørelse af udbudsmateriale: 14. januar 2015 Valg af tilbud: 11. april 2015 Orientering af NT's bestyrelse: 17. april 2015 Kørselsstart: 1. juli/10. august 2015 at de foreslåede justeringer i udbudsvilkår og kontrakter samt tidsplanen for NT's 23. udbud af flextrafik godkendes. Bilag (eftersendes) Bilag 5, Oplæg til udbudsbetingelser for NT s 23. udbud af flextrafik Side 14 af 17

15 Kundetilfredshedsmåling og mystery shopping I foråret 2014 indgik NT en toårig aftale med Epinion om gennemførelse af kundeundersøgelser og mystery shopping i NT's busser og lokalbanetog. NT har i en lang årrække fået udført kundeundersøgelser, der bl.a. anvendes som en del af den bonusmodel, som er en del af kontrakten for hovedparten af NT's ruter. Tidligere blev kundeundersøgelsen udført af Jysk Analyse. Efter en proces med indhentning, præsentation og evaluering af tilbud, besluttede en arbejdsgruppe med repræsentanter for NT, entreprenørerne og chaufførerne at fortsætte arbejdet med Epinion. Kundeundersøgelsen bliver udført af interviewere med tablets, og dermed er resultaterne tilgængelige langt hurtigere end tidligere, hvor undersøgelsen blev udføre med papirskemaer, der blev scannet. På mødet præsenteres dels det værktøj (sharepoint), som resultaterne præsenteres på overfor entreprenører, chauffører og NT's medarbejdere, dels de seneste resultater. I aftalen med Epinion indgår også anvendelse af Mystery Shoppere, som skal anvendes til at få mere kvalitative inputs til forbedringer af driften og den generelle kundetilfredshed. at orienteringen tages til efterretning Markedsføringsplan 2015 NT's markedsføringsindsats består dels af tilbagevendende aktiviteter, dels af kampagner. De tilbagevendende aktiviteter er information og markedsføring i forbindelse med køreplansskifte, nye takster, sommerkørsel mv. Kampagner kan være promovering af tank-op aftaler på rejsekort (afledt af kundeanalysen juni 2014), flexselvbetjening (afledt af nye selvbetjeningsmuligheder på www og APP, for flexturs- og handicapkunder), Ungdomskort på APP osv. For hver af aktiviteterne udarbejdes kampagneplaner. I kampagneplanen tager vi stilling til hvorfor, hvor og hvordan, og ikke mindst hvad målet er med den enkelte kampagne. Ligeledes definerer vi, hvilke mediekanaler vi vil anvende. Af vedlagte bilag fremgår NT's markedsføringsplan 2015 samt en skabelon på kampagneplanlægning vedrørende Flexselvbetjening som eksempel. at orienteringen tages til efterretning. Side 15 af 17

16 Bilag Bilag 7, NT's markedsføringsplan 2015 mm Fra papir- til digitale køreplaner Kunder i den kollektive trafik er optaget af at få ordentlig information om deres rejse både når de planlægger rejsen, undervejs på rejsen og i forbindelse med uregelmæssigheder. De fleste danskere betragter det i dag som en selvfølge, at den kollektive transport er digitaliseret. De forventer at møde trafikinformationen i realtid på en række platforme: På mobiltelefon, nettet, skærme på stoppesteder og trafikknudepunkter osv. De forventer også, at deres elektroniske rejsekort fungerer godt og sikkert. Og de vil kunne få fat i deres øvrige billetter elektronisk der, hvor de er, og når de har brug for det. I 2015 digitaliserer vi NT's årsberetningen i samme ånd, som det er sket hos de øvrige trafikselskaber. Vores hjemmeside har fået et gevaldigt ansigtsløft med stor fokus på selvbetjening, og den udvikling fortsættes i Ungdomskortet kan snart fås på APP, og skolekortene bestilles hurtigt og elektronisk uden om NT. Digitaliseringen og selvbetjeningen er på dagsordenen og er essentiel i alle de kundevendte projekter, som vi arbejder/skal arbejde med i fremtiden. Tilbage er den trykte køreplan. Efterspørgslen er markant faldende. I 2014 producerede vi Aalborg-køreplaner og regionalkøreplaner. Desuden producerede vi sommerkøreplaner, der uddeles til turistkontorer, salgssteder og i enkelte busser. I 2015 ønsker administrationen at stoppe med at producere de trykte køreplaner dels for at spare ressourcer, dels for at sikre, at kunderne altid har adgang til opdaterede køreplaner via de digitale medier. Konkret foreslås, at regionalkøreplanen ikke længere trykkes, og NT vil gå i dialog med Aalborg Kommune om også at udfase den trykte Aalborg-køreplan. Oplysninger om bussernes afgangstider vil fortsat kunne fås på rejseplanen, herunder rejseplanens mobile platform, og på NT's hjemmeside, hvorfra køreplaner kan printes, hvis kunden ønsker det. at NT fra 2015 arbejder for at udfase de trykte køreplaner som beskrevet i dagsorden Meddelelser Der vil på mødet blive orienteret om: Side 16 af 17

17 Status for Aalborg Letbane Status for overtagelse af regionaltogstrafik Status for NT's stoppestedsprojekt Eventuelt Kommende sager Godkendelse af køreplaner fra juni 2015 (marts) Hovedtal for regnskab 2014 (marts) Valg af tilbud ifm. bus- og flextrafikudbud (marts) Side 17 af 17

18 november 2014/OS Referat Bestyrelsesmøde i NT den 21. november 2014 Deltagere Thomas Kastrup-Larsen, Aalborg kommune Svend Heiselberg, Region Nordjylland Daniel Nyboe Andersen, Aalborg kommune Poul Erik Andreasen, Region Nordjylland Frode Thule Jensen, Frederikshavn k. i stedet for Niels Krebs Hansen, Vesthimmerlands k. Lars Holt, Jammerbugt kommune Morten Lem, Rebild kommune Viggo Vangsgaard, Morsø kommune (punkt 1 3) Jens Otto Størup, NT Ole Schleemann, NT Nicolai B. Sørensen, NT Jesper Jul Nielsen, NT (punkt 3) Mette Henriksen, NT (punkt 5 7) Lea Feldborg Johansen, NT (punkt 5) Afbud Jan Thorbøll Andersen, Mariagerfjord kommune Godkendelse af referat fra den 21. oktober 2014 Referatet af bestyrelsesmødet den 21. oktober 2014 er tidligere udsendt og vedlægges som bilag. at referatet fra bestyrelsesmødet den 21. oktober 2014 godkendes. Beslutning Referatet fra bestyrelsesmødet den 21. oktober 2014 blev godkendt.

19 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november Oplæg til strategiproces i foråret 2015 På NT's bestyrelsesmøde den 21. oktober 2014 drøftede bestyrelsen den forestående strategiproces, der skal munde ud i en samlet forretningsplan for bus, tog og flextrafik. På baggrund af denne drøftelse lægger administrationen op til nedenstående strategiproces i første halvår Planen er, at forretningsplanen vedtages på repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet den 16. juni Form og indhold NT's nye forretningsplan er et strategisk styringsdokument, der har NT's bestyrelse som afsender. Planen skal sætte mål og retning for driften og udviklingen af den kollektive trafik i Nordjylland i perioden Forretningsplanen bliver det strategiske afsæt for den næste trafikplan ( ), som også påtænkes at være en samlet plan for bus, tog og flextrafik. Formålet med forretningsplanen, og den proces som fører til dens vedtagelse, er dels at tegne et billede af de store muligheder og udfordringer, som den kollektive trafik i Nordjylland står over for de kommende 5 år, og dels at fastlægge et ambitionsniveau for NT som trafikselskab. Det helt overordnede spørgsmål, som vil være processens drivkraft, vil være, hvordan NT kan og skal bidrage til en endnu bedre mobilitet for borgere i Nordjylland. Mobilitet skal i denne sammenhæng ses som et bredt begreb, der handler om at tilvejebringe og markedsføre transportløsninger, der let, effektivt og miljøvenligt kan transportere nordjyderne rundt i Nordjylland og ud i den store verden. I den nye forretningsplans levetid står den kollektive trafik med følgende store muligheder og udfordringer: Den regionale overtagelse af togdriften i Nordjylland bliver en nyskabelse i Danmark, der giver NT og Nordjyske Jernbaner en gylden mulighed for virkelig at gøre toget til et attraktivt transporttilbud med afsmitning på den busservice, der skal bringe passagerne til og fra togstationen. Sammenhængen mellem den regionale tog- og busdrift og den kommende statslige timemodel, er ligeledes et afgørende element at inddrage i forretningsplanen Kollektiv trafik i landdistrikterne er en vigtig forudsætning for mobilitet i et sammenhængende Nordjylland. Den behovsstyrede kørsel (Flextur) skal sammentænkes og integreres med den øvrige kollektive trafik. I de helt små byer og på landet, skal borgerne have tilslutningsmuligheder til de store transport-korridorer, der bringer dem hurtigt og effektivt frem til rejsemålet. Det er ambitionen, at borgerne skal kunne bestille og betale billetten i én arbejdsgang gennem Rejseplanen og Rejsekortet. Aalborg Letbane planlægges at være etableret, når det nye universitetshospital åbner i det østlige Aalborg i Letbanen bliver et helt nyt transportsystem, der både vil løse trafikale udfordringer i Aalborg by, men også øge passagermængden i den kollektive trafik mar- Side 2 af 10

20 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november 2014 kant. I forretningsplanes periode forventes der at ligge store anlægs- og planlægningsmæssige opgaver ifm. projektet. Med udgangspunkt i de nævnte udfordringer og øvrige trends inden for den kollektive trafik vil processen resultere i konkrete målsætninger, men også sætte fokus på NT's fremtidige rolle og ansvar som trafikselskab; hvilken rolle skal og kan NT spille som en samlende (paraply)organisation for fremtidige brugere af tog, bus, letbane og flextrafik i Nordjylland? Interessenter Der er mange interessenter omkring den kollektive trafik, som vil være relevante at involvere i processen. Kunsten er at involvere tilstrækkeligt til at få de relevante input til processen og til at skabe ejerskab hos de mest centrale interessenter. Det er administrationens forslag, at der i videst muligt omfang gøres brug af de formelle samarbejdsfora, som eksisterer i dag i forhold til ejere og entreprenører. Følgende fora vil blive involveret: NT's bestyrelse og suppleanter Strategigruppen, der består af rep. for kommunerne og regionen på direktørniveau Entreprenørudvalgene for bus- og flextrafik Chaufførkontaktudvalget for bustrafik Driftsgrupperne for flextrafik, hvor der deltager chauffører. Herudover vil det være relevant at involvere ledelsen af Nordjyske Jernbaner, medarbejdere i NT og kunder med forskellige behov og erfaringer. I tidligere processer af samme karakter har også kommunaldirektørforeningen og direktionen i Region Nordjylland været involveret som sparringspartnere, hvilket vil blive gentaget. Tidligt i processen vil vi gøre brug af eksperter og kolleger fra branchen, der kan give os inspiration og input. Det er desuden planen, at der laves en aftale med et eksternt konsulentfirma om at bistå med processen samt komme med input til planens visuelle udtryk og kommunikation. Processen i 2015 Januar - marts: Analysefase, herunder orientering af strategigruppe og seminarer for NT s ledere og medarbejdere Marts/april: Bestyrelsesseminar med præsentation af analyseresultater og første bud på elementer i forretningsplanen og retningen herfor April/maj: Seminarer med samarbejdspartnere (entreprenører, chauffører mv.) og drøftelser i Strategigruppe, kommunaldirektørkreds og direktion i Region Nordjylland 27. maj: Drøftelse af første udgave af forretningsplan i NT's bestyrelse Side 3 af 10

21 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november juni: Godkendelse af NT's forretningsplan på repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet. at den foreslåede strategiproces godkendes. Beslutning Den foreslåede strategiproces blev godkendt. Der indlægges mere tid til processen, idet godkendelsen af forretningsplanen flyttes til bestyrelsens møde den 10. september Strategi og handlingsplan for kundevendte IT-systemer På repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet den 17. juni 2014 præsenterede administrationen status for udbredelse og anvendelse af elektronisk billettering (rejsekort, mobilbilletter, netkøb) og elektronisk information (rejseplanen, infoskærme i busser, realtidsskilte, stoppestedsannoncering), og herunder var der en status for det nuværende kvalitetsniveau og driftsstabilitet. På mødet blev den fremadrettede strategi for de kundevendte IT-systemer drøftet, herunder niveauet for datakvalitet og driftsstabilitet. Forudsætningen for flere passagerer er en sammenhængende rejse, hvor den kollektive trafik er punktlig, og hvor kunderne oplever høj kvalitet og god komfort. Den sammenhængende rejse bindes sammen af velfungerende billetsystemer og præcis information, der gør det lettere for kunden at "finde vej" i den kollektive trafik. En vigtig brik i den sammenhæng er kundernes adgang til elektronisk information og billetkøb, og det sker via NT's kundevendte IT-systemer. Administrationen har siden iværksat en række initiativer og anvendt flere ressourcer, der dels skal sikre en løbende registrering af serviceniveauet (oppetid) for infoskærme og stoppestedsannoncering i busserne samt realtidsskilte ved stoppesteder, og dels skal sikre en hurtigere fejlretning. Der blev givet en nærmere orientering på mødet. at orienteringen tages til efterretning. Side 4 af 10

22 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november 2014 Beslutning Orienteringen blev taget til efterretning, og der gøres status for driftskvaliteten igen på bestyrelsens møde i februar Forslag til en landsdækkende Flexhandicap Af den reviderede Lov om trafikselskaber, der blev vedtaget den 11. juni 2014, fremgår, at "Trafikselskaberne kan samarbejde om individuel handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede, som krydser grænserne mellem mere end to trafikselskabers områder". Med lovændringen er det blev tydeliggjort, at trafikselskaberne kan tilbyde landsdækkende Flexhandicap, som har været et stort ønske fra handicaporganisationerne. I NT har kørselsordningen Flexhandicap siden 2007 været udvidet, således at det ikke bare er muligt for medlemmer af kørselsordningen at bestille handicapkørsel til/fra Region Nordjylland, men også at bestille interne ture i både Nordjylland og Region Midtjylland. På baggrund af lovændringen ønsker trafikselskaberne at indgå en samarbejdsaftale, der muliggør et samarbejde mellem trafikselskaberne, om at tilbyde handicapkørsel over hele landet. For NT vil denne aftale alene betyde, at medlemmer af NT s handicapkørsel vil få en udvidet mulighed for at bestille interne ture i Region Syd, på Fyn, Sjælland og Bornholm. Der lægges også op til, at samarbejdsaftalen giver mulighed for, at trafikselskaberne kan benytte hinandens vogne, og at kørslen kan bestilles i borgerens hjem-trafikselskab. Dette er en fordel for kunden. Det forslås, at samarbejdsaftalen foreløbig bliver 2 årig, hvorefter ordningen evalueres med fokus på økonomien. NT anslår, at den begrænsede udvidelse af ordningen, vil medføre en beskeden meromkostning på 0,1-0,2 mio. kr. pr. år, der kan afholdes indenfor budgettet. Samarbejdsaftalen er en minimumsaftale, som det enkelte trafikselskab kan afvige fra. De centrale punkter er her: Trafikselskabet kan tilbyde rejser internt i andre områder i landet. Det forslås, at NT udnytter denne mulighed i hele landet. Der aftales en grænse på 10 landsdækkende ture om året, men trafikselskabet kan vælge at tilbyde flere ture. Det forslås, at NT tilbyder ubegrænsede antal ture lige som i dag så længe, at det samlede turantal holder sig under det fastsatte maksimum (pt. 104 ture om året). Ved kryds af Storebælt (på landsdækkende rejser) indgår altid tog. Det foreslås, at NT ligesom i dag altid kræver benyttelse af tog, hvis rejsen går udover Region Midt. Side 5 af 10

23 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november 2014 Administrationen foreslår, at ovenstående evalueres som et led i en samlet evaluering af Flexhandicap i NT s område. at NT indgår samarbejdsaftale om landsdækkende Flexhandicap i en forsøgsperiode på 2 år, hvorefter aftalen evalueres. Beslutning NT indgår samarbejdsaftale om landsdækkende Flexhandicap i en forsøgsperiode på 2 år, hvorefter aftalen evalueres Nye funktioner og design på NT's hjemmeside NT har netop lanceret en hel ny hjemmeside, der giver vores online kanal overfor kunder, presse og samarbejdspartnere et markant løft. Udover, at hjemmesiden har fået et helt nyt og mere brugervenligt design, understøtter den også, hvad der i fagsproget kaldes responsive design. Dette betyder, at den tilpasser sig det medie (PC, ipad, mobil), som kunden laver sit opslag fra. På mødet blev hovedtrækkene i den nye hjemmeside gennemgået med fokus på nye elementer og forbedringer. at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Orienteringen blev taget til efterretning Kundetilfredshed og rejsekort Siden udfasningen af klippekortet i foråret 2013 har NT lavet kundetilfredshedsmålinger blandt vores rejsekort kunder. Undersøgelsen foregår ved, at vi udsender en mail til vores kunder, hvor vi beder dem besvare nogle få spørgsmål omkring deres anvendelse af rejsekortet og deres tilfredshed. Side 6 af 10

24 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november 2014 I 2013 og 2014 har vi gennemført en undersøgelse med samme spørgsmål og har hver gang modtaget mellem og besvarelser. Dette omfang betragter vi som værende repræsentativ i forhold til vores ambition om at "tage temperaturen" på rejsekortet på forskellige tidspunkter. På mange vitale områder viser udviklingen fra 2013 til 2014, at kunderne for alvor har taget Rejsekortet og dets fordele til sig. Nyheden omkring denne fremgang fik en fin dækning i Nordjyske den 7. november. På bestyrelsesmødet blev hovedkonklusionerne i undersøgelsen gennemgået, herunder også de forbedringspunkter, som vi og Rejsekort A/S fortsat skal arbejde med. at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Orienteringen blev taget til efterretning Kørsel til arrangementer og grupperejser I forbindelse med European Tour i Golf i Gatten i august 2014 etablerede NT en direkte busrute mellem Aalborg og Gatten i turneringsugen. Ruten blev i overensstemmelse med lovgivningen etableret som offentlig servicetrafik, men den gav anledning til kritik fra Danske Busvognmænd og efterfølgende omtale i medierne, hvor NT blev kritiseret for at bevæge sig for langt ind i turistvognmændenes forretningsområde. Desuden blev trafikselskabernes håndtering af dubleringskørsel også kritiseret. Danske Busvognmænd deltog i NT's seneste møde i entreprenørudvalget, og vognmændene fastslog på mødet, at NT's rute til Gatten var fuldt lovlig, og at foreningen respekterer det politiske valg, der lå forud for etablering af ruten. Håndtering af store grupper på NT's ruter blev også drøftet på mødet herunder den dubleringskørsel, der aftales med entreprenørerne, når der er behov for flere busser på en afgang. Behovet opstår næsten dagligt, da NT's busser anvendes i stor udstrækning af skoler og institutioner til besøg på udflugtsmål og lignende i Nordjylland. Når grupper bruger den kollektive trafik udenfor myldretiden, bliver den ledige kapacitet i busserne udnyttet, men når grupperne har behov for at rejse i myldretiden, eller når grupperne er store, skal der indsættes ekstra kapacitet (dubleringsbusser). Lovgivningen vedrørende indsættelse af dubleringsbusser er rigid for at forhindre, at trafikselskaberne bevæger sig ind på markedet for turistbusserne. Dette indebærer bl.a., at en dubleringsbus skal følge afgangstiderne i køreplanen, og bussen må kun stoppe ved rutens stoppe- Side 7 af 10

25 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november 2014 steder. Bussen skal også følge ruteforløbet, selvom bussen er fyldt. Hvis en gruppe skal bruge flere ruter, kan den samme dubleringsbus kun anvendes, hvis passagererne ved endedestinationen stiger af bussen, hvorefter chaufføren skal omdestinere bussen, og så kan gruppen stige på bussen igen - Dette bliver til pudsige situationer i praksis. NT har en række attraktive billetprodukter for at gøre den kollektive trafik attraktiv for grupper fra skoler og institutioner, og grupperne kan bestille plads, så de er sikre på, at alle kan komme med bussen. Billetprodukterne er Institutions- og skoleklassekort (½ eller 1 årskort), rejsekort, Mobil-billet, Zonebillet (købes på web) og Gruppebillet. Efterspørgslen på grupperejser er til tider så stor, at NT må afvise større grupper. NT's entreprenører har et begrænset antal busser til rådighed, og busserne er ikke indrettet, så de kan medtage bagage i stort omfang, hvilket er et problem ved lejrskoler og lignende. Under tiden rekvirerer NT dubleringsbusser hos turistvognmænd, og det medfører, at omkostningerne stiger markant, og desuden er turistbusserne ikke udstyret med billetteringsudstyr. På grund af den stigende efterspørgsel kombineret med, at NT har en begrænset mængde dubleringsbusser til rådighed, har NT for nylig indført en række begrænsninger for indsættelse af dubleringsbusser. Dette indebærer, at der højst indsættes to dubleringsbusser på en afgang (turistbusser rekvireres kun sjældent), at store grupper med meget bagage ikke kan medtages, og desuden har det været nødvendig at indskærpe, at der kun indsættes dubleringsbusser for grupperejser over 2 zoner. Dette fører til, at NT i nogle tilfælde må afvise grupper og henvise dem til turistvognmændene. NT informerer om begrænsningerne på hjemmesiden og i den direkte dialog, som Trafikservice har med kunderne, når grupperejserne bestilles. På årsniveau udgør omkostninger til dubleringsbusser i forbindelse med grupper ca. 1,5-2,0 mio. kr., hvilket skal ses i forhold til den samlede omkostning for NT's buskørsel på ca. 650 mio. kr. årligt. Indtægter fra grupper er skønsmæssig 1,0 mio. kr. årligt. at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Orienteringen blev taget til efterretning Praksis for optagelse af lån og indgåelse af leasingaftaler Bestyrelsen blev den 29. september 2014 orienteret pr. mail om, at BDO (Region Nordjyllands revision) er kommet med en bemærkning til regionens årsregnskab for 2013 vedr. manglende politisk godkendelse af garantistillelse over for NT. Garantistillelsen vedrører det lån, som NT har optaget i forbindelse med investeringen i Rejsekortet. Side 8 af 10

26 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november 2014 Da bemærkningen til regionens regnskab kan have konsekvenser for den praksis, som NT s administration handler ud fra, har NT bedt sin revision (BDO Kommunernes Revision) om en revisionsmæssig fortolkning af 32, stk. 2 i NT s vedtægter. Denne paragraf henviser til, hvordan NT skal håndtere lånoptagelse. Eftersom BDO Kommunernes Revision også er revisor for Region Nordjylland, vil deres fortolkning være vigtig for, hvordan vi indretter fremtidens praksis. Den 29. september 2014 modtog NT fortolkningen fra BDO Kommunernes Revision, men NT fandt ikke vurderingen fyldestgørende. Derfor bad NT om en yderligere præcisering, som revisionen fremsendte den 7. november Kortfattet er BDO s samlede fortolkning følgende: BDO fortolker NT-vedtægtens 32, stk. 2 således, at NT (bestyrelsen) som 60-virksomhed selv kan optage lån som de deltagende kommuner/region så hæfter for ( Orienteringsmodel ). Såfremt BDO s fortolkning er korrekt, betyder det, at rejsekortlånet har fået den krævede politiske behandling af NT. Det betyder også, at anmærkningen i regionens årsregnskab alene handler om, at regionen i internt regi skal godkende, at garantihæftelsen optages i regionens årsregnskabs oversigt over kautions- og garantiforpligtigelser NT s hidtidige praksis på området er i overensstemmelse med lovgivningen og NT s vedtægter. Da denne sag vedrører tre parter; NT, Region Nordjylland og BDO har NT foreslået, at der afholdes et fælles møde, hvor BDO s fortolkning drøftes. Denne drøftelse kan, hvis der er enighed omkring fortolkningen, følges op med en udarbejdelse af en tilpasset administrativ praksis, alternativt kan der rettes henvendelse til tilsynsmyndigheden (statsforvaltningen), for at høre den omkring deres fortolkning af 32, stk. 2 i NT s vedtægter. at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Orienteringen blev taget til efterretning Meddelelser Der blev på mødet orienteret om: Side 9 af 10

27 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 21. november 2014 Vinterdæk på NT's busser Finansiering af rejsekortet KL-nøgletal om Flextrafik Eventuelt Ingen punkter Kommende sager Økonomirapport 3/2014 (december) Tema: NT som rådgiver for kommuner og region (december) Godkendelse af udbudsvilkår, 21. udbud af bustrafik (december) Side 10 af 10

28 Markedsføringsplan 2015 (1.000 kr.)

29 Kampagneplanlægning Kampagnenavn: Flextrafik selvbetjening Baggrund: Formål: Fra 1. januar kan kunderne selvbetjene sig via nettet flextur og flexhandicap. Der tilstræbes så høj en grad af selvbetjening som muligt. Øge selvbetjeningsgraden hos flexturskunder og flexhandicapkunder Interessenter: Målgruppe: Ejere, kunder, politikere, taxi - brancheorganisationer, dansk handicapforbund, ældresagen, internt, flexdk, øvrige trafikselskaber, driftsgrp. under Flextrafik, chauffører Nuværende og potentielle flexturskunder. Nuværende flexhandicapkunder Budskab: Bestil din Flextur på nettet og spar 10% Mål: 20% af Flexhandicap og Flexturskunderne skal betjene sig selv. Budget 250 tkr. Tidsplan: Januar-marts 2015 Afhængigheder / hensyn: FlexDK skal spille en væsentlig rolle i dialogen med kunderne. Der skal udsendes mail til kunderne om, hvordan de tilmelder sig selvbetjeningen. Medieplan: Direkte dialog via callcenter Mail til kunderne Folder med vejledning til selvbetjening, som uddeles af chaufføren

30 Medietype Kanal Ja/nej Egne medier Infoskærme X Flextur Hængeskilte Bagrudestreamers Plakater i bussen Outdoor på bussen / barter Kundecenter Pyloner,skærme,terminaler Salgssteder NJBA Flyer/folder X Egne digitale medier Nyhedsbreve Sociale medier NordjyllandsTrafikselskab.dk NT live NJBA.dk rejseplanen Mit NT NT info Flextrafik NT inclusive Rejsekort X X X Eksterne medier Biograf Radio Aviser/fagblade TV SMS Direct mails Indoor/outdoor X X Flexhandicap PR Presse X Understøttende events/aktiviteter Information Chaufførinfo X Samarbejdspartnere X Salgssteder Kundecenter X Internt