Økonomisk ledelsestilsyn. Bilag 4 til kasse og regnskabsregulativ

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Økonomisk ledelsestilsyn. Bilag 4 til kasse og regnskabsregulativ"

Niels Skaarup
5 år siden
Visninger:

1 Økonomisk ledelsestilsyn Bilag 4 til kasse og regnskabsregulativ Udarbejdet oktober 2016

2 Gennemførelsen af det økonomiske ledelsestilsyn er henlagt til den budgetansvarlige leder. Den budgetansvarlige har pligt til at udføre et økonomisk ledelsestilsyn. Den budgetansvarlige har til ansvar at foretage ledelsestilsyn 1 gang månedlig. Formålet med ledelsestilsynet er primært rettet mod at sikre, at der er en god forståelse for økonomifunktionen, og at dette varetages betryggende. Den budgetansvarlige skal som hovedregel udføre sit ledelsestilsyn som led i sin budgetopfølgning og den daglige ledelse. De vigtigste formål med ledelsestilsyn er: Sikring af, at de økonomiske rammer anvendes korrekt Sikring mod uberettiget mistænkeliggørelse af medarbejdere Sikring mod væsentlige fejl og svig (ukorrekt bogføring mv.) Grundreglen for ledelsestilsynet i Østsjællands Beredskab er, at tilsynet skal foretages ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Væsentlighed udtrykker, hvor store konsekvenser eventuelle fejl eller styringssvigt kan have. For eksempel om der er risiko for, at et forventet tab bliver på nogle få tusinde eller halvtreds/hundrede tusinder. Mens risiko skal forstås som, at der i afdelingens opgaveløsning kan opstå væsentlige fejl, mangler eller styringssvigt, samt at de leverede ydelsers kvalitet og effekt ikke svarer til de fastsatte mål. Med andre ord er risiko sandsynligheden for, at en begivenhed påvirker muligheden i negativ retning for at nå et givet mål. Afdelingschefen skal som led i varetagelsen af sit ledelsestilsyn beskrive, hvad denne tænker, og dokumenterer hvad denne gør. Beskrivelsen skal laves i fælles skabelon til formålet. Beskrivelse af ledelsestilsyn og dokumentation heraf skal gemmes i FICS på sag nr. XXXX. Tilsynet kan omfatte følgende aktiviteter, hvor der skal foreligge beskrivelser af procedurer og hensigtsmæssige kontroller: Afdelingens mål Budget Budget- og aktivitetsopfølgning Bogføringsprocessen Økonomisk sagsbehandling Indtægter Registrering af fravær og systemadgange Forskudskasser eller tilsvarende Aktiver tilhørende afdelingen Værdier tilhørende andre Administrationschefen og dennes overordnede har som led i deres ledelsestilsyn endvidere ansvar for at kontrollere: Indberetning og afregning af skat og moms Statuskonti Bankkonti Kassebeholdningen 2

3 Beskrivelse af afdelingens mål Afdelingen skal i forbindelse med varetagelsen af ledelsestilsynet beskrive afdelingens mål. Målene skal primært udarbejdes omkring aktiviteter og forhold, der har økonomiskog politisk betydning. Formålet med formuleringen af målene er, at skabe fokus på afdelingens kernekritiske aktiviteter, således at de økonomiske og politiske målsætninger realiseres. Budget Budgettet for afdelingen skal beskrives i korte træk. Hvilke hovedbestanddele kan budgettet inddeles i. Hvilke aktiviteter skal der være ekstra ledelsesmæssig fokus på. Formålet med teksten er at synliggøre, hvor der især er brug for ledelsesmæssig fokus (eksempelvis fordi et område er dynamisk, har politisk fokus, har et stort budget, eller er vanskeligt at styre). Budget- og aktivitetsopfølgning Afdelingschefen skal som en del af sit ledelsesansvar beskrive, hvordan budget- og aktivitetsopfølgningen finder sted. Formålet med teksten er, at beskrive hvordan det sikres at budgettet og planlagte aktiviteter overholdes. Hvilke arbejdsgange og procedurer ligger der til grund for opfølgningen. Hvordan er sagsgangen, hvis budget eller aktivitetsplan ikke kan overholdes og kompenserende tiltag er nødvendige. Det er i den forbindelse vigtigt, at ændringer til budget, aktivitet og de økonomiske konsekvenser heraf beskrives og dokumenteres, så det er muligt at årsagsforklare ændringerne. Bogføringsprocessen Afdelingschefen skal som en del af sit ledelsesansvar beskrive, hvordan der styres i afdelingen. Derudover skal der foreligge en beskrivelse af, hvordan lederen følger med i kvaliteten og legaliteten omkring bogføringen. Beskrivelsen skal vise, hvordan lederen har tilrettelagt sit tilsyn, hvordan det foretages og i hvilket omfang. Kontrollen kan delegeres til en person, der ikke har adgang til at bogføre. Det noteres hvem kontrollen eventuelt er delegeret til. Stikprøvekontrollen bør udgøre mellem 2 % og 10 % af den samlede bilagsmængde. Dokumentation for kontrollens udførelse opbevares i sekretariatet. Særlige opmærksomhedspunkter i tilsynet skal rettes på: Vurdering af, om de indkøbte varer og ydelser vedrører afdelingen. Repræsentationsbilag skal indeholde oplysning om deltagere og/eller anledning. Udbetalte honorarer skal være indberettet som B-indkomst. Kørselsgodtgørelse til ansatte skal altid udbetales via lønsystemet. For så vidt angår lønudbetalinger skal som minimum kontrolleres for: o Om der figurerer personer, som ikke er kendt af afdelingen, eller som ikke skulle have modtaget løn i lønperioden. o Om løntrin, tillæg og overarbejde på udvalgte lønsedler, er i overensstemmelse med det udførte og aftalte. o Om lønudbetalingens størrelse på hver person ser realistisk ud for perioden. o Om der i øvrigt er bemærkelsesværdige forhold, der evt. skal korrigeres for. Økonomisk sagsbehandling Afdelingen skal beskrive, hvordan sagsbehandlingen der har betydning for økonomien finder sted. Det kan være beslutninger om disponering af ressourcer, indkøb, indberet- 3

4 ninger til IT-systemer, som håndterer overførselsindkomster eller kalkulationer i forbindelse med salg af ydelser. Beskrivelsen skal vise, hvordan lederen har fokuseret på økonomisk ansvarlighed, kvalitetssikring og kvalitetskontrol. Indtægter Der skal foreligge en beskrivelse af, hvilke indtægter den enkelte afdeling har, fordelt på indtægtstyper. Derudover skal der foreligge en beskrivelse af, hvordan det sikres, at indtægter og indbetalinger registreres fuldstændigt, korrekt og til tiden. Registrering af fravær og systemadgange Der skal foreligge en beskrivelse af, hvordan afdelingschefen kontrollerer at ferie, sygdom mv. er indberettet korrekt på den enkelte medarbejder samt hvordan afdelingschefen sikrer registrering af hvilke medarbejdere der har adgang til hvilke systemer. Forskudskasser eller tilsvarende Afdelingschefen skal, som en del af sit ledelsesansvar, beskrive hvordan afdelingen håndterer eventuelle forskudskasser. Det anbefales, at forskudskassen kun anvendes i de tilfælde, hvor det ikke er muligt at få fremsendt elektronisk faktura, og at der så vidt muligt ikke forefindes kontantbeholdning i afdelingen. Derudover skal det beskrives, hvordan afregningerne finder sted, og hvilke kontroller der er forbundet med de enkelte afregninger. Aktiver tilhørende afdelingen Afdelingen skal selv ajourføre sin inventarliste, herunder beskrive hvordan den har registreret sine aktiver. Afgørende faktorer for vurderingen af, hvorvidt en registrering er nødvendig, kan være værdien og omsætteligheden af det enkelte aktiv, risikoen for svind, omfanget af lagerbeholdninger osv. It og av-udstyr, møbler, faglokaler, maskiner og lignende fælles værdier er registreret centralt. Alt andet bør generelt registreres i afdelingen. Afdelingschefen Værdier tilhørende andre Afdelingen skal, hvis den administrerer værdier tilhørende andre, beskrive hvordan administrationen foregår. Både forretningsgangen og de tilhørende kontroller skal beskrives. Formålet med beskrivelsen er at vise, hvordan lederen har indsigt i forretningsgange og indbyggede kontroller. Eksempler herpå er demensalarmer og hjælpemiddeldepot. 4

5 Skabelon til beskrivelse af ledelsestilsyn Oplysninger om enhed Afdeling Navn på afdelingschef Navn på nærmeste overordnede Beskrivelsen forelagt nærmeste leder d. Afdelingens mål Afdelingens overordnede mål Hvilke risikoområder findes der i enheden? Hvordan søges risikoen minimeret? Budget Hvilke profitcentre har afdelingen har afdelingen ansvar for Hvilke områder kan være vanskelige at styre? Og hvordan er der rettet særligt fokus herpå? Budget- og aktivitetsopfølging Hvordan finder din økonomiopfølgning sted? Hvordan finder din aktivitetsopfølgning sted? Bogføringsprocessen Hvordan sikrer du at der sker korrekt bogføring dvs. på rette konto, art, profitcenter mv.? Hvordan sikrer du at der sker korrekt udbetaling af løn i din afdeling? Økonomisk sagsbehandling Hvordan prioriteres afdelings ressourcer? Hvordan får medarbejdere lov til at foretage indkøb i afdelingen? Hvilke overvejelser ligger bag? Hvordan foretages kontrol med indkøb i 5

6 afdelingen? Hvordan foretages kalkulation af priser i forbindelse med salg af ydelser? Indtægter I hvilket omfang har afdelingen indtægter? Hvilke kontrolsystemer er tilrettelagt omkring opkrævning, indbetaling og afregning af disse indtægter? Registrering af fravær og systemadgange Er der et opdateret overblik over hvilke medarbejdere, der har adgang til hvilke systemer i form af en liste der løbende opdateres? Hvordan kontrolleres registrering af ferie og andet fravær? Forskudskasser og tilsvarende Hvordan håndteres behov for forskudskasse eller tilsvarende? Hvilke regler, kontroller, afstemninger er tilrettelagt omkring denne løsning? Aktiver tilhørende afdelingen Hvilke typer af aktiver findes i afdelingen? Hvordan registreres aktiver tilhørende afdelingen? Hvilke kontroller er der tilrettelagt omkring dette? Værdier tilhørende andre Hvordan håndterer afdelingen værdier tilhørende andre? Hvilket tilsyn foregår der med dette? 6

Relaterede dokumenter

Vejledning om ledelsestilsyn

Vejledning om ledelsestilsyn Opdateret 22. august 2017 Denne vejledning skal hjælpe dig som leder med at varetage det obligatoriske økonomiske ledelsestilsyn. Efter en kort indledning nedenfor følger tre