Effektiviseringsforslag for budget

Transkript

1 Effektiviseringsforslag for budget Andet for Borgerservice, IT og Digitalisering Digitalisering Drift af intranet Drift af intranetløsning Kilden: 796 e826bid-1 Med en tættere opfølgning på faktureringer fra BID s driftsleverandør samt revision af kontrakt vil der kunne opnås en effektivisering på 1. kr. årligt fra 216. Denne effektivisering kan ikke ske ved samtidig at fravælge ring 2 budgettet 826-xx. Uden betydning Obs der skal angives en reference til ringpapirerne, når de er opdaterede Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed ,,,,

2 Effektiviseringsforslag for budget Bedre tilrettelæggelse af arbejdet for Borgerservice, IT og Digitalisering Borgerservice Fremskudt borgernær indsats 89 e826bid-2 Mål: At nedbringe antallet af udsættelser ved fremskudt indsats, der indebærer et opsøgende team i Borgerservice, der reagerer ved at tage fysisk kontakt med borgeren ved betalingsmisligholdelse og varsel om effektiv udsættelse. Teamet koordinerer internt i administrationen ift. borgers eventuelle sagsbehandler, så der kommer styr på økonomi samt sociale forhold. Tanken er, at teamet skal understøtte borgeren i eget liv og bistå til, at borger skal kunne klare sig selv med en støtte i de overgangsperioder, hvor livet kan være svært. Forslaget går ud på, at der i 216 rekrutteres én medarbejder for en 2-årig periode. Derudover sættes den ene af pensionistvejlederne op på fuld tid, dvs. 1/4 normering. De to nuværende pensionistvejledere + den 2-årige medarbejder samarbejder med økonomisk rådgiver i JU ift. at få opsøgt borgerne samt vejledt dem ift. økonomi og bolig. Forslaget medfører administrative besparelser ved, at medarbejdere i eks. JU, SSI, BID og BUF ikke skal bruge tid på at udsende råd- og vejledningsbreve samt at forsøge at etablere dialog med borgerne, når der kommer varslingsbreve fra Boligkontoret. Boligkontoret modtager både fra boligselskaberne samt fra Fogedretten (sidstnævnte omfatter varsling om effektive udsættelser også fra private lejemål). Øgede udgifter på 826 til 1 årsværk + 7 timer: 5 tkr i 216 og 217, 1 tkr. i 218 og 219 Øgede udgifter på 62 til anslåede merudgifter til eks. Boligstøtte: 15 tkr årligt Besparelser på 826: 3 tkr i 216 og 217, 2 tkr i 218 og 219 Besparelser på 517 for besparet husleje og flytteudgifter (det vurderes at besparelsen falder i takt med, at familierne understøttes): 3 tkr i 216 og 217, 2 tkr i 218 og 1 tkr i 219 Besparelser på 618 for besparet husleje og flytteudgifter på 3 tkr årligt Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed Netto effektiviseringsgevint , 1,,,

3 Effektiviseringsforslag for budget Bedre tilrettelæggelse af arbejdet for Borgerservice, IT og Digitalisering It-området Konsolidering af telefoniudgifter 86 e826bid-3 Det foreslås at samle budgettet for al mobiltelefoni i kommunen til en central placering i IT, Tele og Innovation. Lige nu har IT, Tele og Innovation budgettet til alle mobiltelefoner med integrerede numre, dvs. de mobilnumre, der er knyttet til et lokalnummer (4928XXXX). Alle andre mobilabonnementer betales af afdelinger/teams/institutioner, og de bruger meget tid på at tyde deres telefonregninger og følge op ved fejlfaktureringer, kreditnota osv. IT, Tele og Innovation har en løsning, der kan levere rapporter over abonnementer, der ikke bliver brugt (hverken tale eller data), og derfor kan opsiges. Man kan eksempelvis indføre den regel, at abonnementer, der ikke bruges et halvt år, bliver lukket. Derfor ser IT-området en effektivisering ved at flytte alle fakturaer og dertil hørende budget for mobiltelefoni-abonnementer til en central placering hos IT. Hermed vil det blive nemmere at overskue forbruget i Helsingør Kommune, man kan minimere antallet af kundenumre hos TDC (der er i dag ca. 8 kundenumre), og dermed også minimere antallet af faktura er, der bliver sendt til kommunen. Det anbefales, at ovenstående kun skal gælde for mobilabonnementer og ikke indkøb af telefoni-hardware såsom mobiltelefoner og tablets. Eget indkøb decentralt har en adfærdsregulerende effekt, således, at der kun indkøbes det hardware, der er nødvendigt til arbejdets udførelse. Medarbejdere i alle andre centre påvirkes ved, at de ikke længere skal bruge tid på telefonregninger. Vi estimerer 1 decentrale enheder, 4 timer om året, dvs. 4 timer pr. år. Estimeret timeløn kr., i alt 1. kr./år. Forbrug og tilsvarende budget hos de decentrale enheder til mobiltelefoni-abonnementer flyttes til IT-området i BID. OBS OBS besparelserne ligger på de forskellige decentrale områder, hvorfor det er disse budgetområder, hvor der kan bespares/pma Brutto effektiviseringsgevinst 999 pct. af gevinst til egen enhed Netto effektiviseringsgevint ,,,,

4 Effektiviseringsforslag for budget Andet for Erhverv, Politik og Organisation Udvikling, Kommunikation og Erhverv Nedjustering i brug af fællesannoncer 84 e826epo- Der er afsat et budget på 618.,- årligt til fællesannoncer i Helsingør Kommune. Fællesannoncer er annoncer der trykkes i aviserne Helsingør Dagblad og Lokalavisen Nordsjælland. Budgettet dækker både lovpligtige annonceringer og andre annonceringer. Andre annonceringer handler typisk om arrangementer i kommunen, kommende byrådsdagsordener, åbne- og lukketider op til højsæsoner, information rettet mod større målgrupper osv. Kommunen har lavet rabataftaler på annoncerne med de forskellige aviser. Der er relativt stor forskel på brugen af annoncerne i de forskellige centre. For nogle centre er brugen mere eller mindre overflødig, da det f.eks. tidligere er besluttet at ting som lokalplaner m.v. er digitale (og dermed ikke skal trykkes i aviser). Andre steder, f.eks. i for Sundhed og Omsorg kan der være behov for at trykke i aviserne om f.eks. arrangementer om sundhed og lignende. for Erhverv, Politik og Organisation vil derfor indstille at budgettet halveres, således at det fremover vil være på 39.,- årligt. Der vil således fremover stadig kunne dækkes udgifter til både de lovpligtige annonceringer, men også en mindre del af de arrangementer som centrene ønsker at annoncere. Det foreslås dog samtidig, at Kommunikation i for Erhverv, Politik og Organisation er tovholdere på at indgå i dialog med centre, der ønsker at benytte fællesannoncer, således at vi bliver bedre til at tænke kommunikationen bredere end blot til de trykte aviser (dvs. der testes brug af andre kommunikationskanaler). Med et mindre budget vil der formodentlig også være behov for at sætte et maksimum på, hvor mange fællesannoncer hvert center kan få betalt i løbet af et år. Dette forslag vil påvirke centrene på to måder: Dels vil de opleve, at der ikke er adgang til ligeså mange Fællesannoncer centralt betalt (de vil selvfølgelig altid havemulighed for selv at købe annoncerne), dels vil centrene i højere grad opleve at blive udfordret af Kommunikation på, om de trykte aviser er det rette sted at annoncere. Det forventes at opgaven kan løses med samme ressourcetal som hidtil i Kommunikation, da der vil være færre annoncer, men derimod bruges tid på at afsøge andre kommunikationskanaler Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed ,,,, 77 77

5 Effektiviseringsforslag for budget Andet for Erhverv, Politik og Organisation Politisk Service Administrativ bistand til Feriefonden 8 e826epo- Politisk Service yder administrativ bistand til Feriefonden og tilhørende udvalg. Der bruges ca. 2- % af en fuldtidsstilling herunder særligt til udfærdigelse af regnskaber, køb, salg eller leje af fast ejendom. Endvidere serviceres udvalget. Vi har undersøgt reglerne for at omkostningerne til den administrative bistand kan dækkes af feriefondens midler, jf. vedlagte notat. Det anslås, at der fra feriefondens midler maks. kan dækkes lønudgifter til administration for et beløb svarende til 5 kr. årligt (1-,5 t. ugentligt.) Det er dog ikke anbefalet af revisionen. Forslaget skal i givet fald drøftes og godkendes i Feriefondens bestyrelse Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed ,,,,

6 Effektiviseringsforslag for budget Bedre tilrettelæggelse af arbejdet 7 - Beskæftigelsesudvalget for Job og Uddannelse Beskæftigelse Effektivisering af kompetenceudvikling 787 e826ju-2 for Job og Uddannelse har gennem de seneste 3 år arbejdet målrettet på at opkvalificere medarbejderne uddannelses- og kompetencemæssigt. Der har været anvendt mange midler til dette og effekten kan ses ved et øget løft i medarbejderproduktiviteten og kvaliteten i sagsbehandlingen. Derudover har centret etableret en systematisk oplæring af nyansatte inden for IT og har ansat en fagkonsulent, der primært sikrer oplæring og opdatering på IT området. Den øgede produktivitet i forhold til sagsbehandlingen og reduktionen af spildtid på ineffektiv IT systemanvendelse grundet manglende oplæring udgør ca. kr. 2. årligt. Forslaget påvirker ikke andre centre eller budgetområder Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed ,,,, 5 5

7 Effektiviseringsforslag for budget Realisering af serviceniveau for Kultur, Idræt og Byudvikling Drift af Helsingør Helsingborg samarbejdet 835 e826kib-1 Kontoen for drift af HH-samarbejdet er udover driften også brugt til betaling af diverse medlemskaber af fora i Øresundsregionen. En tilpasning af midler til de seneste års serviceniveau vil betyde en besparelse på 1. kr. Midlerne har ikke fundet anvendelse på andre områder Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed ,,,,

8 Effektiviseringsforslag for budget Strukturelle og organisatoriske tilpasninger for Økonomi og Ejendomme Ejendomsservice Flytning af ansvar for kommunens digitale hovedpostkasse til BID 817 e826øe-2 Det foreslås, at opgaven med håndtering og videreformidling af elektronisk post modtaget i Helsingør Kommunes hovedpostkasse flyttes til Kontaktcenteret i for Borgerservice, It og Digitalisering. Opgaven varetages i dag af Ejendomsservice i for Økonomi og Ejendomme. Opgaven kræver en indgående og løbende opdateret viden om alle de kommunale opgaver og ansvarsområder, for at kunne formidle den indkomne post videre til korrekte centerpostkasser og sagsbehandlere. Medarbejdere i Kontaktcenteret er i forhold til løsning af deres kerneopgave, som er vejledning og videreomstilling af borgere der henvender sig telefonisk til kommunen, hele tiden opdateret med denne viden, og vil derfor have bedre forudsætninger for at løse opgaven korrekt. En måling på nuværende tidsforbrug på opgaven angiver et ressourceforbrug på max. 5 timer ugentlig. Kontaktcenteret i for Borgerservice, It og Digitalisering overtager opgaven, og får dermed et merarbejde. BID vurderer dog, at dette merarbejde kan håndteres inden for nuværende normering, da der er i løbet af en arbejdsdag er perioder, hvor der ikke er så meget pres på telefonopkald til kommunen Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed ,,,,

9 Effektiviseringsforslag for budget Digitalisering og ny teknologi for Økonomi og Ejendomme Ejendomsservice Reducering i antal kopi/printmaskiner i administrationsbygninger Det foreslås, at der i forbindelse med overgang til ny aftale, der er indgået efter udbud af kopi/printmaskiner, reduceres i antal kopi/printmaskiner i administrationen med ca. 1 % af nuværende. Behov for kopi og print er faldende proportionalt med diverse digitaliseringsindsatser, specielt i forhold til krav om anvendelse af Doc2mail til brevforsendelser. En konsekvens vil være, at nogle medarbejdere vil få længere afstand til nærmeste kopi/print maskine. 818 e826øe-3 Beslutning om hvilke maskiner, der ikke skal erstattes med nye, vil blive truffet i samarbejde med brugerne på lokaliteten. Effektiviseringsforslaget påvirker bredt alle centres administration, da antal kopimaskiner vil blive reduceret på stort set alle administrationslokaliteter Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed ,,,,

10 Effektiviseringsforslag for budget Bedre tilrettelæggelse af arbejdet for Økonomi og Ejendomme Ejendomsservice Tilpasning af Intern postrute Den kommunale postrute kører efter en fast ugentlig ruteplan mellem alle de kommunale institutioner og administrationsbygninger med post og forskellige materialer, eksempelvis bogsæt fra Uddannelseshus til skolerne, aftryk fra Tandplejen og IT-udstyr til og fra IT-afdelingen. Til postruten er der tilknyttet 2 fuldtidsmedarbejdere, som har en (finansielt leaset) kassevogn indrettet til formålet til rådighed Mængden af den fysiske post, der distribueres mellem de kommunale enheder, er faldet drastisk gennem de sidste år i forbindelse med de intensive digitaliseringsindsatser, der har været på området. En optælling gennem 5 uger af post og andre materialer til og fra hvert enkelt afhentningssted viser, at mængderne fra eksempelvis daginstitutionerne og andre mindre enheder er meget begrænsede. Det vurderes derfor, at der ikke er rationale i, at have dem med i en fast ruteplan med besøg 2-3 gange ugentlig. De enkelte få breve som institutionerne ikke kan sende digitalt må sendes via Postdanmark, og hvis de har større afsendelser internt kan en distribution ekstraordinært aftales med postruten. Mellem administrationsbygninger og andre institutioner, blandt andet skoler, hjemmepleje, plejehjem mv., ses der fortsat et behov for intern distribution af materialer og post, dog nogen steder med tilpasning af antal besøg i ruteplanen. En tilpasning af ruten, hvor dagsinstitutioner og andre mindre enheder tages ud, vil dette give et kapacitetsoverskud på bil og personaleressourcer. De tilknyttede personaleressourcer forventes, at kunne reduceres svarende til ½ årsværk. I forhold til udnyttelse af overskudskapacitet på bilen er det aftalt med for Kultur, Idræt og Byudvikling og for Sundhed og Omsorg, at undersøge mulighederne for, at forene postruten med de interne kørsler, som disse centre har i forhold til, at fragte bøger mellem bibliotekerne samt tjenestebeklædning til hjemmeplejegrupperne. 819 e826øe-4 for Dagtilbud og Skoler til blive berørt ved, at den interne postrute ikke længere fast vil bringe og hente internt post og fragt i dagsinstitutionerne. Dette kan medføre en mindre merudgift til porto, hvis der er post, der ikke kan sendes digitalt Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed Netto effektiviseringsgevint ,,,,

11 Effektiviseringsforslag for budget Strukturelle og organisatoriske tilpasninger for Økonomi og Ejendomme Økonomi Service Organisatorisk tilpasning 82 e826øe-5 I forbindelse med sammenlægningen af for Økonomi og Styring og for Ejendomme den 1. januar 215 har det vist sig, at der i begge centre har været arbejdsprocesser omkring anlægsøkonomien som i større og mindre grad har overlappet hinanden. Arbejdsprocesserne omkring opfølgningen på politiske beslutninger vedr. anlæg, den løbende controlling, udarbejdelsen af anlægsregnskaber mv. er efterfølgende ved at blive justeret og slanket, så der kommer en mere enstrenget og entydig tilgang til anlægsøkonomien fra den politiske beslutning og frem til færdiggørelsen af anlægsprojekterne og udarbejdelsen af anlægsregnskabet. Det er vurderingen, at den nye organisering af arbejdet med anlægsøkonomien vil medføre at opgaverne kan løses med et årsværk mindre. Besparelsen tilvejebringes ved ikke at genbesætte et vakant årsværk Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed , 1, 1, 1,

12 Effektiviseringsforslag for budget Digitalisering og ny teknologi for Økonomi og Ejendomme Ejendomsservice Mindreforbrug på porto i administrationen Det foreslås, at budgettet til porto i administrationen reduceres med 2. kr. 8 e826øe-6 Post, der frankeres og afsendes fra administrationens tre lokaliteter, er reduceret væsentligt i forbindelse med, at Doc2mail er blevet den foretrukne afsendelsesform. KMD, som er leverandør af Doc2mail, sikrer, at breve til borgere, der er oprettet i e-boks, får posten digitalt. Resten sender de med portopost. Prisforskellen på et brev, der sendes digitalt og med portopost er 4,4 kr. Så proportionalt med at flere borgere får etableret e-boks vil portoudgiften reduceres Brutto effektiviseringsgevinst pct. af gevinst til egen enhed Netto effektiviseringsgevint ,,,,