Referat Bestyrelsesmøde 5. februar 2019

Transkript

1 Side 1 Referat Bestyrelsesmøde 5. februar 2019 Mødedato: Tirsdag 5. februar 2019 Mødetidspunkt: Kl Mødelokale: Medlemmer: Afbud Middelfart Allan Hornstrup, Birte Holm Sørensen, Carsten Møller, Jes Møller, Kurt Terpgård- Jensen, Leif Bille (suppleant), Marianne Lauritzen, Pia Bro Christensen (suppleant), Susanne Kam Kristensen, Kurt, Allan (deltog via Skype i hovedparten af mødet), Marianne deltog fra kl ca Formandens punkt (10 minutter) Formanden har ordet. Der er et møde med viceborgmesteren i morgen (6. februar 2019), hvor det planlagte arrangement i september samt andre udestående emner vil blive diskuteret. En fast andelshaver har bedt om kr for en uge i en etværelseslejlighed i vinterperioden, hvor prisen er 300 kr. Den pågældende andelshaver er blevet gjort opmærksom på, hvor meget lejen er ifølge vedtægterne. Susanne udarbejder et simpelt prisskema, så ingen andelshavere er i tvivl om lejen i forskellige perioder og lejlighedstyper. Det er også noteret, at en andelshavers bekendt har annonceret ledige uger på Facebook. Andelshaveren vil også her blive gjort opmærksom på, at dette er i strid med vedtægterne. Vi er opmærksomme på, at sådanne hændelser kan være sket i god tro, men de må påtales, når de er vedtægtsstridige. 2 Solgte og købte andele (5 minutter) Orientering om solgte og købte andele, herunder hvem der er udgåede og nye andelshavere. Der er ni andele til salg både faste, split og fri. I den forbindelse vil vi bede nogle andelshavere påtage sig at hjælpe med salget i et hurtigt arbejdende udvalg. Vi kunne foreslå at annoncere på den offentligt tilgængelige del af hjemmesiden samt at udarbejde en lille salgsbrochure.

2 Side 2 Der vil på generalforsamlingen blive fremsat et forslag om et gebyr ved salg, da der er meget arbejde involveret. vil også foreslå, at alle handler finder sted kvartalsvis. 3 Relation til Authentic (15 minutter) Jes orienterer om status. Vi har modtaget et tilbud fra Martins og har haft Dyrup til at lave en faglig vurdering af, hvad der skal gøres i forbindelse med maling af bygningen. Kurt og Jes viderefører dialogen med Authentic og bemyndiges til at tage en endelig beslutning vedr. maling af bygningen. Vi har bedt Martins om et tilbud for ombygning af lejlighed Økonomi (10 minutter) Birte giver en kort orientering angående økonomi. Intet særligt at bemærke. 5 Budget 2019 (20 minutter) Birte, Susanne og Jes gennemgår oplæg angående budget Gennemgang af de foreliggende årsrapporter og budget Nogle mindre tilretninger vil blive foretaget, inden det sendes til de interne og eksterne revisorer. 6 Status fra udvalgene (20 minutter) Kontaktpersonerne orienterer om væsentlige nyheder og/eller nye problemstillinger. Energiudvalget: Har taget forskellige initiativer angående legionella. Informationsbrev udsendes indtil videre hver fredag til de relevante andelshavere. Bookingudvalget: Tager initiativ til, at der udpeges en administrator på faste lejligheder. Torben

3 Side 3 Lund anmodes om at åbne for booking i det efterfølgende år 1. december. Kommunikationsudvalget: Ny hjemmeside forventes at kunne åbne meget snart. 7 Opkøb af andele (20 minutter) Birte og Jes sammenfatter resultatet af høringen. Anbefaling til generalforsamlingen og den videre kommunikation besluttes. anbefaler på baggrund af høringen tre forslag, som udsendes til andelshaverne i løbet af uge 6 sammen med notat om resultat af høring. Dette giver mulighed for, at eventuelle ændringsforslag kan fremsendes inden fristen for nye forslag til generalforsamlingen, som er 17. februar. Alle høringssvar tænkes lagt ud på Coração s hjemmeside (eller Wordpress), men andelshavere, der ikke ønsker dette, kan få fjernet deres eget høringssvar. 8 Overdragelse af opdelte andele (10 minutter) Jes præsenterer udkast til ændringsforslag til vedtægter. Anbefaling til generalforsamlingen besluttes. Der fremlægges et revideret forslag på næste møde. 9 Databeskyttelseslov (10 minutter) Leif orienterer om konsekvenser af databeskyttelsesloven for Coração do Algarve. Punktet blev udsat på mødet 19. december Leif orienterede om, at det er væsentligt at skelne mellem kontaktoplysninger (navn, adresse, telefon, mail) og personfølsomme oplysninger (bl a cpr nr). Leif skriver til Morten Lassen herom. Leif kontakter Torben Lund med henblik på at give andelshaverne mulighed for at generere en ny adgangskode, da den nuværende bl.a. består af de sidste fire cifre af cpr nr. Muligheden skal være klar, når den nye hjemmeside åbner.

4 Side 4 10 Procedure for henvendelser fra udvalg til bestyrelsen (10 minutter) På baggrund af forespørgsel fra et udvalg følger her et forslag til procedure for forretningsgangen mellem bestyrelse og udvalg: 1. Hvis bestyrelsens kontaktperson i et udvalg modtager en henvendelse (et spørgsmål eller et forslag) fra resten af udvalget, tager kontaktpersonen stilling til, om udvalget selv har kompetence til at træffe beslutning i sagen, om kontaktpersonen kan træffe beslutningen, eller om hele bestyrelsen skal involveres. 2. Udvalget informeres hurtigst muligt om, hvilken af ovennævnte procedurer der sættes i værk. I tilfælde af at den samlede bestyrelse skal involveres, sørger kontaktpersonen for, at sagen sættes på dagsordenen til førstkommende bestyrelsesmøde. Hvis dette ikke er tilfældet, informeres bestyrelsen om kontaktpersonens beslutning. Punktet blev udsat på mødet 19. december godkendte procedure for forretningsgang mellem bestyrelse og udvalg. 11 Transportperspektiver ved CdA (10 minutter) Den 19. september 2018 blev der afholdt et uformelt møde før fællesspisning angående transportperspektiver på Coração do Algarve. Mødet var indkaldt af Helge Hvid, og der deltog 18 andelshavere. Der er udarbejdet et notat med forslag til evt. arbejdsgruppe. Punktet blev udsat på mødet 19. december er positiv over for tankerne i notatet og vil på generalforsamlingen foreslå, at der nedsættes en nyt Transportudvalg. 12 Aftaler med Casa d Arte (10 minutter) På baggrund af henvendelse fra flere andelshavere ønsker Ruth Lind fra Husudvalget en drøftelse af Coração do Algarve s samarbejde med Casa d Arte, herunder om deres eventuelle brug af tennisbanen. Punktet blev udsat på mødet 19. december Jes tager initiativ til en dialog med bestyrelsesmedlemmer fra Casa d Arte.

5 Side 5 13 Generalforsamling 2019 (20 minutter) Der holdes ordinær generalforsamling for Coração do Algarve søndag den 17. marts 2019 i Faaborg (Faaborg Fjord). Marianne orienterer om den konkrete planlægning, herunder drejebog og arbejdsgruppe. Pia, Carsten og Marianne er tovholdere ift planlægning, drejebog mv. Gruppen udarbejder oplæg til næste bestyrelsesmøde. Jes og Allan holder formøde med dirigenten inden generalforsamlingen. 14 Mødeplan 2019 (0 minutter) Bestyrelen har godkendt følgende mødeplan for 2019: 1. Tirsdag 5. februar 2019 kl i Middelfart 2. Søndag 24. februar 2019 kl i Københavnsområdet 3. Onsdag 3. april 2019 kl i Middelfart 4. Torsdag 9. maj 2019 kl i Københavnsområdet 5. Tirsdag 11. juni 2019 kl i Middelfart 6. Lørdag 10. august 2019 kl i Københavnsområdet 7. Torsdag 5. september 2019 kl i Middelfart 8. Tirsdag 22. oktober 2019 kl i Københavnsområdet 9. Torsdag 5. december 2019 kl i Middelfart 15 Eventuelt (10 minutter) Efter flere forgæves forsøg er der nu modtaget tilbud på salg af det store billardbord. Derfor gennemføres den tidligere trufne beslutning om at ombytte bordet med et mindre og mere almindeligt billardbord, som flere kan have fornøjelse af, og som kan placeres et andet sted på Coração. Birte beder Nuno om at sørge for det praktiske.