Afdelingsbestyrelsen SYD, Avedøre St.by

Transkript

1 Afdelingsbestyrelsen SYD, Avedøre St.by Karetmagerporten 1 B, 2650 Hvidovre. Tlf./Fax: afd Referat fra Afdelingsbestyrelsesmødet den 1. december 2003 Mødedeltagere: Jan Lemser Jes Rønving Pia Bakkendorf Stitz Marie-Louise Klein Henny S. Christensen Henrik Bjørn Hansen Formand Næstformand Ejendomsleder Afbud: Kjeld Lohmann Marianne S. Bøgebjerg Lene Humle Palle F. Hansen Referent: Henrik Bjørn Hansen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat 3. Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige 4. Værested for unge 5. Evaluering af afdelingsbestyrelsesarbejdet evalueringsskema 6. Forretningsordenen for afdelingsbestyrelsens møder 7. Renovering af baderum i Bymuren 8. Materielgården 9. Meddelelser fra Formanden 10. Meddelelser fra Ejendomslederen 11. Meddelelser fra Medlemmer og udvalg 12. Mødekalender 13. Eventuelt

2 Ad. pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Den udsendte dagsorden blev godkendt. Ad. pkt. 2 Godkendelse af referat Intet. Ad. pkt. 3 Beboerhenvendelser, skriftlige og personlige Der forelå ingen henvendelser. Ad. pkt. 4 Værested for unge Jes Rønving meddelte, at han havde talt med Birgit Matthiesen som havde oplyst, at ansøgningen midlertidigt er sat i bero fra ansøgers side. Det blev vedtaget, at sagen lægges til side indtil ansøger anmoder om genoptagelse. Ad. pkt. 5 Evaluering af afdelingsbestyrelsesarbejdet evalueringsskema Afdelingsbestyrelsen drøftede brugen af evalueringsskemaer i forbindelse med bestyrelsens evaluering af arbejdet i Marie-Louise havde udarbejdet en række forslag. Det blev aftalt, at Jan Lemser skal modtage forslag til evalueringsspørgsmål m.v. inden den 14. december 2003 og koordinerer spørgsmålene fra bestyrelsesmedlemmerne. De koordinerede spørgsmål fremsendes til bestyrelsesmedlemmerne inden den 24. december 2003, med henblik på behandling på afdelingsbestyrelsens møde den 19. januar Ad. pkt. 6 Forretningsordenen for afdelingsbestyrelsens møder Der var forinden mødet fremsendt forslag til en revideret forretningsorden. Efter en drøftelse blev det besluttet at fastsætte seneste beslutningstidspunkt til Der blev endvidere fastsat en rygepolitik i forbindelse med møderne. Jes Rønving foretager den endelige tilretning. Ad. pkt. 7 Renovering af baderum i Bymuren Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at der som opfølgning på tidligere aftaler var arbejdet videre med forberedelserne til baderumsrenoveringen. Det var blevet konstateret, at kun den ene af de 2 byggeprojekter i Ishøj var igangsat, så sagens rådgiver fandt det ikke belejligt med et besøg i december måned. Den planlagte udflugt er derfor udskudt til tidligst marts måned Af hensyn til fremdriften i sagen blev det planlagte afdelingsmøde rykket frem til den 12. januar Henrik Bjørn Hansen meddelte endvidere, at Ejendomskontoret og sagens rådgivere var i færd med at udarbejde spørgeskema og indkaldelse/information til det ekstraordinære Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 1. december 2003 side 2 af 5

3 afdelingsmøde. Udkast til materialet forventes at kunne fremsendes til afdelingsbestyrelsen inden næste møde. Opfølgningen fra afdelingsbestyrelsens weekend ville endvidere blive fremsendt inden næste møde. Ad. pkt. 8 Materielgården Som opfølgning fra afdelingsbestyrelsens arbejdsweekend ville overhead m.v. blive fremsendt til næste møde. Ad. pkt. 9 Meddelelser fra Formanden Jan Lemser meddelte, at han havde fremsendt brev til Kunsten Stiger.... se bilag. Ad. pkt. 10 Meddelelser fra Ejendomslederen Hovedstihuse - altaner Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at byggeudvalget for renoveringen af altaner i Hovedstihusene, havde været på studietur i Århus. Udvalget havde set på altaninddækning og inddækninger af terrasser. Det forventedes at der ville blive afholdt møde med beboerne i Hovedstihusene i Januar måned vedrørende valg af løsningsmodel. Fælles medarbejdermøde Der havde den 26. november 2003 været afholdt fælles medarbejdermøde for alle AKBmedarbejdere i Avedøre Stationsby. På mødet var medarbejderne blevet informeret om aktiviteterne i de forskellige boligafdelinger, samt forandringerne i fællesafdelingerne. Opgradering af PC-udstyr på Ejendomskontoret Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at Ejendomskontoret i det omfang der var økonomisk mulighed i det aktuelle budget for Ejendomskontoret, ville opgradere PCudstyret på Ejendomskontoret. Dette skulle medvirke til at modernisere og sikre en større ensartethed af udstyret. Som en sideeffekt forelagde Henrik Bjørn Hansen muligheden for at overgive noget af det gamle PC-udstyr og programmel til SIIS, som afdelingsbestyrelsen tidligere havde behandlet en ansøgning fra. Affaldsgruppe Der var aftalt møde i den tværgående affaldsgruppe mellem Avedøre Stationsby Syd og Avedøre Stationsby Nord den 27. januar Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte tillige, at der havde været afholdt et administrativt møde mellem Syd- og Nord afsnittet, hvor administrationen fra Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 1. december 2003 side 3 af 5

4 Nordafsnittet havde forelagt materiale, der havde været behandlet i Nordafsnittets affaldsgruppe. Det blev aftalt at fremsende Avedøre Stationsbys materiale vedrørende affaldshåndtering til Sydafsnittets medlemmer af affaldsgruppen Jes Rønving og Pia Bakkendorf Stitz, og at begge sammen med Ejendomskontoret skulle afholde internt møde i afdelingen inden den 27. januar Plejeplaner Der havde været afholdt et administrativt møde mellem Ejendomskontorerne i Syd- og Nordafsnittet med henblik på en drøftelse af udarbejdelse af plejeplaner. Konklusionen på mødet var, at det ville være hensigtsmæssigt at afdelingerne i fællesskab entrerede med en ekspert på området til at rådgive om den mest hensigtsmæssige måde at gribe udarbejdelsen af plejeplaner an, for på sigt at få det bedst mulige udbytte af planerne. Langtidsplan Ejendomsleder Henrik Bjørn Hansen meddelte, at han var i færd med at revidere afdelingens langtidsplan, for at indarbejde en mere korrekt tidsplan for baderumsrenoveringen i Bymuren og som følge heraf tilpasse tidspunktet for en række øvrige større aktiviteter. Langtidsplanen skulle endvidere korrigeres for ikke gennemførte aktiviteter i 2003, samt tilrettes de faktiske økonomiske forhold. Den tilrettede langtidsplan forventedes at blive forelagt på Organisationsbestyrelsens møde den 2. februar Ad. pkt. 11 Meddelelser fra Medlemmer og udvalg Fjernvarme Jes Rønving meddelte, at arbejdsgruppen havde drøftet den fremtidige administration for et eventuelt kommende samlet selskab. Der var aftalt møde tirsdag den 2. december 2003 i FAS, med henblik på afklaring omkring den fortsatte proces omkring fjernvarme i Hvidovre. BuQuetten - ansøgning til aktiviteter Marie-Louise Klein forespurgte til BuQuettens tidligere fremsendte ansøgning om tilskud til udflugtsaktiviteter. Jan Lemser og Jes Rønving meddelte, at ansøgningen havde været behandlet i FFU og ansøgningen var blevet afvist som følge af, at aktiviteten ikke var i overensstemmelse med regler for accessorisk virksomhed og fordi alle aktivitetsmidlerne var anvist til disposition af Fritidsbutikken til aktiviteter i Avedøre Stationsby. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 1. december 2003 side 4 af 5

5 Ad. pkt. 12 Mødekalender Følgende møder med videre er aftalt: Dato Mødetype Mødested FFU-møde Store Hus Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale FFU Nord Afdelingsbestyrelsen temamøde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale Afdelingsmøde Biblioteket Afdelingsbestyrelsen temamøde Afdelingsbestyrelsens lokale Avedøre Udvalgsmøde Storskrald - udvalg Organisationsbestyrelsesmøde Selskabslokalet i Nord Afdelingsbestyrelsen ordinært møde Afdelingsbestyrelsens lokale Dialogforum Avedøre-udvalgsmøde Afdelingsmøde i Sydafsnittet Avedøre bibliotek Afdelingsmøde i Sydafsnittet Avedøre bibliotek Ad. pkt. 13 Eventuelt Det blev aftalt at mødet i afdelingsbestyrelsen den 15. december 2003 skulle begynde kl af hensyn til et mindre julearrangement efter mødet. Afdeling 3501, Avedøre Stationsby Syd Referat fra afdelingsbestyrelsesmødet den 1. december 2003 side 5 af 5