QUICK GUIDE TIL HIGH LEVEL DELEGATIONSBESØG OG INDGÅELSE AF SAMARBEJDSAFTALER PÅ AU ST

Transkript

1 1 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech QUICK GUIDE TIL HIGH LEVEL DELEGATIONSBESØG OG INDGÅELSE AF SAMARBEJDSAFTALER PÅ AU ST Introduktion I takt med at Aarhus Universitets placering på de internationale rankings er forbedret, modtager både universitetet og Hovedområdet Science and Technology i stigende grad forespørgsler om at modtage delegationsbesøg fra udenlandske universiteter. Ofte leder disse delegationsbesøg til et ønske om at indgå formaliserede samarbejder. Derudover fremsættes der hyppigt ønsker om indgåelse af samarbejdsaftaler med udenlandske institutioner fra AU ST medarbejdere. Der findes flere typer af aftaler, bl.a.: Overordnede samarbejdsaftaler (Memorandum of Understanding etc.) Forskningssamarbejder Studenterudvekslingsaftaler; Aftaler om formaliserede dobbelt degree forløb VIP erne er ofte værter for delegationen/sidder med ansvaret for at udvikle en aftale. Denne QuickGuide s formål er at medvirke til at gøre processen klarere og lettere for det enkelte værtsmiljø. For at sikre overblik, koordinering og beslutningskraft, er det et ønske fra Dekanatet på Science and Technology at blive inddraget i processen omkring planlægningen af et delegationsbesøg fra udenlandske universiteter. Ligeledes vil Dekanatet gerne inddrages på et tidligere tidspunkt i processen, når der arbejdes på at indgå brede samarbejdsaftaler (MoU typen) og studenterudvekslingsaftaler. Ved at blive involveret tidligere i processen kan Dekanatet agere mere proaktivt og være med til at sikre, at visse typer af aftaler får mere overordnet og strategisk karakter, og andre får naturligt karakter af samarbejder mellem individuelle forskningsmiljøer/institutter. Samarbejder fra forsker til forsker indgås fortsat lokalt, og der kan naturligvis indhentes administrativ assistance fra ST Forskning, Talent og Internationalisering (FT) Forudsætninger 1) Der skal ALTID være et fagligt ophæng på en aftale/et besøg. Hovedindgangen til ST er derfor enten institutter eller Dekanatet. Besøg af forskere besluttes på de enkelte institutter. 2) Aftaler skal som udgangspunkt og minimum være ophængte i a) faktisk behov for en aftale b) AU s Internationaliseringsstrategi (AU/ST); eller c) historik 3) Dekanatet skal generelt have mere tid til at beslutte om delegationsbesøg skal gennemføres, eller om aftaler skal indgås. Vi håber med denne Quick Guide at have gjort det lettere for VIP erne at få den rette hjælp til at organisere delegationsbesøg/udvikle formaliserede samarbejdsaftaler. Endeligt er det også vigtigt at slå fast at forskningsaftaler og kontrakter mellem individer/grupper på Science and Technology og virksomheder med fordel kan sendes til Tech Trans Kontoret ( og Forskningsstøtteenheden (EU), ligesom de nationale centre også laver forskningsaftaler.

2 2 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech QUICK GUIDE DELEGATIONSBESØG STEP 0 STEP 1 STEP 2 STEP 3 På baggrund af henvendelse fra udenlandske institutioner eller AU medarbejdere rettes der henvendelse til Dekanatet og dekansekretariatet Dekanatet tager stilling til om besøget er relevant for hovedområdet. Såfremt besøget kan have værdi for AU generelt, retter Dekanatet henvendelse til Rektoratet. Såfremt besøget ikke vurderes relevant udarbejder Dekansekretariatet et høfligt afslag. Dekansekretariatet koordinerer efter Dekanatets beslutning med den internationale partner i ST Forskning, Talent og Internationalisering og andre relevante aktører om, hvad der skal leveres, og hvem der gør hvad, herunder hvem der agerer ift. det pågældende faglige miljø. Dekanatet vurderer også på hvilket AU niveau delegationen skal modtages: AU: Rektor/Pro rektor HOVEDOMRÅDE: Dekan/Pro dekan INSTITUT: Institutleder/forsker Når det relevante AU niveau er fastlagt udfærdiges en indstilling til Rektorat/Dekanat/Institut (se Anneks 2) af den Internationale Partner i ST i samarbejde med Dekansekretariatet. Heri redegøres for tidligere, nuværende og potentiale for samarbejde med delegationens hjeminstitution. Ligeledes listes den mest relevante baggrundsinformation (kort beskrivelse af institutionen, studenterantal (BSc, MSc, PhD), antal ansatte, rankings, sampublikationer med AU/ST/instituttet ). STEP 4 STEP 5 Indstillingen indsendes til Rektorat/Dekanat via relevante indgange: REKTORAT: Knud Warming (warming@au.dk) DEKANAT: Rådgiver Na Ree Sørensen (nrsab@science.au.dk) INSTITUT: Institutsekretariat ST VIP får besked fra Rektorat/Dekanat indenfor senest en uge om deltagelse i delegationsbesøg hvem, hvor, hvor længe Dekansekretariatet anmoder om input til fx præsentationer, taler, baggrundsmateriale mv. og mødeafviklings assistance fra den internationale partner på ST, hvis det skønnes nødvendigt. Målsætningen er at en indstilling til ST skal indsendes til Dekanatet så den kan behandles på Dekanatsmødet minimum 7 dage før den skal bruges. Timing (ST) ideel: Torsdag Fredag Weekend Mandag Tirsdag Onsdag Fremsendes til Dekanatet Sekretariatsbetjening på Dekanat (Na Ree) Dekanatsmøde Svar fra Dekanat

3 3 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech Det vil naturligvis stadig være muligt at komme med en sidste øjebliks henvendelse om deltagelse i et møde med en besøgende delegation.

4 4 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech QUICK GUIDE SAMARBEJDSAFTALER NB! Det forudsættes at AU har en opdateret database (PANDA) over samarbejdsaftaler, der angiver type og status på aftalen. STEP 0 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 STEP 5 STEP 6 STEP 7 Der rettes henvendelse fra udenlandske institutioner eller AU ST medarbejdere til Dekanatet og dekansekretariatet ang. ønske om at indgå en samarbejdsaftale. Medarbejdere identificerer et behov for en samarbejdsaftale evt. med en international partner: Rammeaftale for samarbejde (f.eks. nødvendig for at søge om forskningsstøtte eller gør det lettere at søge visum, eller flytte materiale til / fra AU) Aftale om et specifikt forskningsprojekt Studenterudvekslingsaftale Double og joint degree samarbejder Dekanatet vurderer, om der er behov for en samarbejdsaftale, såfremt der ikke eksisterer en sådan i forvejen. Der tjekkes i AUs database over samarbejdsaftaler og med ST Forskning og Talent. Dekanatet vurderer og beslutter i samarbejde med relevante aktører på hvilket AU niveau samarbejdsaftalen skal udvikles til: UNIVERSITETSBRED: Rektor/Pro rektor underskriver HOVEDOMRÅDE: Dekan/Pro dekan underskriver INSTITUT: Institutleder underskriver Når det relevante AU niveau er fastlagt udfærdiges en indstilling til Rektorat/Dekanat/Institut (se Anneks 2) af den Internationale Partner ST FT i samarbejde med Dekansekretariatet. Heri redegøres for tidligere, nuværende og potentiale for samarbejde med partnerinstitutionen. Ligeledes listes den mest relevante baggrundsinformation (kort beskrivelse af institutionen, studenterantal (BSc, MSc, PhD), antal ansatte, rankings, sampublikationer med AU/ST/instituttet ). Indstillingen indsendes til Rektorat/Dekanat via relevante indgange: REKTORAT: Knud Warming (warming@au.dk) DEKANAT: Rådgiver Na Ree Sørensen (nrsab@science.au.dk) INSTITUT: Institutsekretariat Aftalen udformes af den Internationale Partner fra ST FT på forespørgsel fra Dekansekretariatet Dekanatet sender aftalen til den potentielle samarbejdspartner til godkendelse og evt. kommentarer Der gives besked fra Rektorat/Dekanat indenfor senest en uge om aftalen kan tiltrædes på det pågældende niveau. Herefter printes den og underskrives på AU. Aftalen registreres af Internationalt Center i PANDA partnerdatabasen.

5 5 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech Målsætningen er at en indstilling til ST skal indsendes til Dekanatet, så den kan behandles på Dekanatsmødet minimum 7 dage før den skal bruges. Timing (ST) ideel: Torsdag Fredag Weekend Mandag Tirsdag Onsdag Fremsendes til Dekanatet Sekretariatsbetjening på Dekanat (Na Ree) Dekanatsmøde Svar fra Dekanat Det vil naturligvis fortsat være muligt at komme med en sidste øjebliks henvendelse om indgåelse af en samarbejdsaftale i forbindelse med møde med en besøgende delegation.

6 6 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech ANNEKS 1: Internationale Institut Partnere, AU ST Internationalt Team, Forskning, Talent og Internationalisering, Science and Technology (1. Marts 2014) Funktionschef Marianne Aarø Hansen Funktionschef Kontor Institut for Fødevarer Institut for Agroøkologi Institut for Husdyrvidenskab Institut for Molekylærbiologi og Genetik (Foulum) Torsten Rødel Berg Kontor Institut for Bioscience Institut for Geoscience Institut for Miljøvidenskab Institut for Fysik og Astronomi Interdisciplinært Nanoscience Center (inano) Ingeniørhøjskolen Institut for Ingeniørvidenskab Institut for Matematik Institut for Kemi Institut for Datalogi Thomas Nielsen / au.dk Kontor Merete Christensen Ny Munkegade 120, Kontor (ma & ti) Finlandsgade 22, rum 100 (ti) Dalgas Avenue 2, 335b (on, to, fr) Mette Thomsen / Kontor

7 7 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech Anneks 2: Skabelon til indstilling til Rektorat & Dekanat Sagsfremstilling - REKTORAT Møde den: [Dato] Møde: Møde i [Navn] Punktejer: [Tekst] Eventuel gæst: [Fulde navn] Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Orienteringspunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) Emne Resumé Indstilling Sagsfremstilling Kort om partneruniversitet: Kort beskrivelse Fakta: Overordnet ranking, Antal ansatte, Antal studerende (BSc, MSc, PhD) Kort beskrivelse af samarbejdet mellem AU og partneruniversitetet: Historie og eksisterende samarbejde, herunder antal sampublikationer med AU forskere Alternativt Potentiale for samarbejde Evt. økonomiske forudsætninger/konsekvenser (herunder forventninger om medfinansiering, tuition waivers etc.) Aftaler / Tidligere besøg fra / til partneruniversitet

8 8 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech Sagsbehandler Tidsfrist Bilag

9 9 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech Sagsfremstilling - DEKANAT Møde den: [Dato] Møde: Møde i [Navn] Punktejer: [Tekst] Eventuel gæst: [Fulde navn] Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Orienteringspunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) Emne Resumé Indstilling Sagsfremstilling Kort om partneruniversitet: Kort beskrivelse Fakta: Specifik ST relevant ranking (hvis muligt), Antal ansatte, Antal studerende (BSc, MSc, PhD) Kort beskrivelse af samarbejdet mellem AU og partneruniversitetet: Historie og eksisterende samarbejde, herunder antal sampublikationer med ST forskere Alternativt Potentiale for samarbejde Evt. økonomiske forudsætninger/konsekvenser (herunder forventninger om medfinansiering, tuition waivers etc.) Alternativt Konkret anledning for aftale (de bør angives 2-3 grunde) Aftaler / Tidligere besøg fra / til partneruniversitet

10 10 Quick Guide Delegationsbesøg & Samarbejdsaftaler Sci Tech Sagsbehandler Tidsfrist Bilag