1.2. Hvad indeholder styringskonceptet for Assens Kommune?

Transkript

1 Økonomi Et styringskoncept for Assens Kommune

2 Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE Styringskoncept i Assens Kommune Baggrund Hvad indeholder styringskonceptet for Assens Kommune? Hvad er styring i Assens Kommune Styringsfilosofien i Assens Kommune er kædestyring Målstyring Indledning Målhierarki Bag om målhierarkiet Et konkret eksempel på vejen fra vision til kvalitets- og resultatmål Kvalitetsaftalen dialogværktøj for Assens Kommune Formål med Kvalitetsaftalen Dialog en definition Årshjul for kvalitetsaftalen Indhold i kvalitetsaftalen Skrivevejledning...14 Bilag til kvalitetsaftalen

3 1. Styringskoncept i Assens Kommune Baggrund For at løse de krav og udviklingsmuligheder der er i en stor kommune, er der behov for nye styringsværktøjer, der bygger på klare mål og den gode dialog. Samtidig er der klare forventninger om kvalitetsudvikling og effektivisering efter kommunesammenlægningen til gavn for borgere og brugere. Disse to områder er den primære baggrund for det nye styringskoncept i Assens Kommune. Styringskonceptet er udviklet med respekt for de visioner, målsætninger og værdier, der er gældende for Assens Kommune samtidig med, at der er taget udgangspunkt i målstyring som tilgangen til central styring decentral ledelse. Byrådet har vedtaget en vision 2010 for Assens Kommune. I 2010 er Assens Kommune: Tilgængelig Engageret Mangfoldig Sammenhængende Effektiv Styringsværktøjerne skal være med til at visionen nås, at gøre forskellen mindre mellem det vi gerne vil og det vi gør. Udgangspunktet er, at Byrådet har ansvar for sammenhængen mellem mål og ressourcer og det er administrationen der har ansvar for sammenhængen mellem ressourcer og resultater Hvad indeholder styringskonceptet for Assens Kommune? Styringskonceptet indeholder tre centrale områder, der alle bliver uddybet i dette dokument. De tre områder er: Styringsfilosofi (hvad er styring), Målstyring og kvalitetsaftale, Decentraliseringsprincipper. Afsnittene om Kvalitetsaftale og målstyring og Decentraliseringsprincipperne er arbejdsværktøjer og opslagsværker, og skal ses som konkrete redskaber i arbejdet med mål i Assens Kommune. Kædestyring er styringsfilosofien i Assens Kommune og Kvalitetsaftalen og målstyring er et af de centrale styrings- og dialogværktøjer til at opnå vision 2010 og bindeleddet mellem politikerne, administrationen og institutionerne. Her bliver målene formuleret og evalueret. Endelig giver Decentraliseringsprincipperne retningslinjerne for hvordan vi arbejder med decentralisering i Assens Kommune.

4 1.3. Hvad er styring i Assens Kommune Styring er at gøre forskellen mindre mellem mål og resultater, budget og regnskab, forventninger og handling. Styringsværktøjerne er redskaber til at nå målene. Styring i Assens Kommune skal forstås som et bærende element i organisationskulturen. Det betyder, at der er en bred forankring af emnet i hele organisationen, som sikrer, at styring næsten af sig selv altid vil være en del af dagsordenen, når det er relevant. Central styring og decentral ledelse er to vigtige begreber når vi taler styring i Assens Kommune Den centrale styring betyder, at byråd og direktion sætter mål, rammer og retningslinjer for arbejdet i kommunen, og tager de initiativer, som omfatter hele kommunen. Politikere og direktion styrer ud fra visioner og målsætninger, værdier, fælles metoder og principper, som bygger på produktivitet og effektivitet. Den decentrale ledelse består i, at der er et reelt ledelsesmæssigt råderum for de enheder (dagtilbud, skoler, ældrecentre mm.), som skal udføre opgaven. De er decentrale enheder med ansvar for drift og udvikling. Enhederne har et betydeligt frirum indenfor de centrale mål og rammer. Enhederne prioriterer selv deres økonomi indenfor deres økonomiske ramme Styringsfilosofien i Assens Kommune er kædestyring Formålet med styringsfilosofien er, at klarlægge hvilke værdier og hovedprincipper, der er gældende for styringsværktøjerne i Assens Kommune. Styringsfilosofien er det overordnede bindemiddel der skal angive en fælles retning og fokus i arbejdet med udvikling og skal binde styringsværktøjerne sammen. Styringsværktøjerne i Assens Kommune, for eksempel målstyring, kvalitetsaftale, budgetstyring, personalepolitik osv. angiver betingelserne, indenfor hvilke den enkelte leder selv kan styre. Kædestyring betyder, at styringen lægger stor vægt på styrke og relation. Styrke: Jo stærkere kæden er, des bedre sammenhængskraft Relation: At have blik for at opbygge kæder og sætte leddene rigtig sammen; At erkende, at en kæde ikke er stærkere end det svageste led. Kædestyring binder organisationen sammen i de forskellige styringsopgaver der er, så vi sikrer helhed og sikrer at decentraliseringen beriger og understøtter helheden. Kædestyring omfatter i princippet alle former for styring, og styring på alle niveauer i Assens Kommune. Kædestyring er ikke forbeholdt ét konkret styringssystem. Kædestyring er valgt som et rummeligt begreb for styring i Assens Kommune, og som et begreb, der kan forstås på forskelligt abstraktionsniveau og i mange dimensioner, men altid med kendetegnene: Styrke og relation. Nedenfor følger syv vigtige tolkninger af indholdet i kædestyring i Assens Kommune. Kædestyring udtrykker: I. at der er fokus på at binde den centrale hierarkiske styringskæde sammen: Politikere direktion fagforvaltning institutioner brugere/borgere. Fx at der er sammenhæng mellem politiske visioner, målsætninger i den ene ende af kæden og kvalitets- og resultatmål og handlinger på institutionsniveau længere nede i styringskæden. II. at der er fokus på styrke og relation mellem mål og indhold som ét led og økonomi og kroner som et andet led at de to led bindes sammen og forskellen minimeres i styringen. 4

5 III. at der er fokus på styring der binder mål, indsatser og ressourcer sammen på tværs af sektorer og opgaveområder. IV. at der er fokus på at styringen bindes sammen i lærings- og kontrolcykler: - Mål/ressourcer gennemførelse opfølgning evaluering/resultat osv. At forskellen mellem mål/ressourcer og evaluering/resultat minimeres. V. at der er fokus på (arbejds)proceskæder, hvor der er løbende fokus på, at leddene er sat rigtigt sammen som nødvendig forudsætning for effektive processer. VI. at der er fokus på gennemsigtige og sammenhængende årsrytmer i styringskæderne; men også mellem styringskæderne. Dette som grundlag for en effektiv planlægning og udøvelse af styringsforløb, fx hvem gør hvad og hvornår? VII. at styringen er fleksibel for at være under løbende udvikling, idet ny led kan sættes på undervejs eller samles på en anden måde i takt med at behovet for styring ændrer sig eller fokus skifter. 5

6 Målstyring og kvalitetsaftale i Assens Kommune 6

7 2. Målstyring 2.1. Indledning I aftalen for kommunernes økonomi for 2008 er der formuleret nogle principper for ledelse af kommunerne, med fokus på mål og rammestyring formulering af klare mål resultater og dokumentation Det er med udgangspunkt i disse principper at Assens kommune har valgt at arbejde med målstyring. Formålet med målstyring er at sikre: At der skabes sammenhæng mellem politiske visioner og mål og de enkelte virksomheders konkrete handlinger At der sættes fokus på resultater At der er gennemsigtighed og tydelighed i politiske forventninger og prioriteringer At der er tydelige rammer og vilkår for central styring og decentral ledelse Målstyring indebærer at: Væsentlige serviceområder skal dækkes af målstyring Der skal være sammenhæng mellem mål og økonomi Det er politikerne, der formulerer de overordnede visioner og målsætninger Der skal være en klar og præcis ansvars- og rollefordeling i forhold til, hvem der gør hvad i forhold til arbejdet med målstyring. Målstyring er kendetegnet ved at: Være enkel i sin udformning Kunne samarbejde med elementerne i den målstyring, der allerede bruges i organisationen Være vedkommende og giver mening for målgruppen der omfatter politikere, direktion, fagchefer, økonomiske medarbejdere, ledere, medarbejdere og brugerbestyrelser på eksterne virksomheder Medvirke til at skabe fælles sprog 7

8 2.2. Målhierarki I forbindelse med målstyring er der opbygget et målhierarki, med klart defineret opdeling af niveauerne i målhierarkiet. Fra 2008 arbejdes der i Assens Kommune med følgende målhierarki: Vision, Målsætninger, Servicemål og Kvalitets- og resultatmål. Politisk niveau Vision Målsætninger Når der formuleres Servicemål vil det være hensigtsmæssigt at antallet af indsatsområder for det enkelte politikområde begrænses til f.eks. at omfatte 3 indsatser, der skal være fokus på i en budgetperiode. Politisk- /administrativt niveau Servicemål Administrativt niveau. Kvalitets- og resultatmål Ved udarbejdelse af forslag til målsætninger og servicemål skal det sikres, at dette sker i overensstemmelse med andre overordnede planer og dokumenter samt love, bekendtgørelser, cirkulærer og øvrige centralt vedtagne regelsæt og budgetter. Det er endvidere vigtigt, at der sker en koordinering mellem servicemål inden for de forskellige politikområder og mellem kvalitets/resultatmål for de enkelte virksomheder. Målene skal afspejle de politiske holdninger og værdier. De politisk vedtagne servicemål skal således afspejle de af Byrådet prioriterede visioner og målsætninger. 8

9 2.3. Bag om målhierarkiet Formålet med er Tidshorisont Hvem beslutter Hvem udarbejder Nytteværdi Produkter Vision At angive retningen At angive det bærende værdigrundlag for kommunen 4 år+ Byrådet Byrådet Borgere og medarbejdere kan se hvad det er politikerne vil m.h.t. udvikling af kommunen Vision 2010 Kommuneplan Planstrategi 07 Målsætninger At omforme visioner til konkrete mål og handlinger for hele kommunen 4 år Byrådet Byrådet Konkrete signaler fra politikerne om prioritering af midlerne Sammenhæng mellem målsætninger og økonomi 26 politikområder Byrådets handleplan Servicemål At omsætte handlinger for hele kommunen til konkrete indsatsområder er inden for de enkelte politikområder samt på tværs i organisationen At koble servicemål og den økonomisk ramme 1 år Fagudvalg beslutter Byråd orienteres Fag udvalg Bruger bestyrelser Ledelse Medarbejdere Servicemål synliggør og konkretisere den politiske prioritering over for borgere, ledere og medarbejdere Skal beskrive hvilke resultater politikerne vil opnå Budget og regnskabsdokumenter Fagudvalgets virksomhedsplan Kva - litets - og resultat mål At omsætte indsatsområder til konkrete og målbare mål for den enkelte virksomhed At koble de konkrete mål med den økonomiske ramme for den enkelte virksomhed 1 år Bruger bestyrelser Bruger bestyrelser Ledelse Medarbejdere Kvalitets- og resultatmål skal sikre, at virksomhederne holder kursen Beskriver hvad virksomhederne gerne vil måles på Kvalitetsaftale Central styring Central styring og Decentral ledelse Decentral ledelse Administrationens opgave Administrationens opgave vil være at sikre: den gode proces, at gældende regler og love overholdes, koordinering af målsætninger mellem de enkelte fag- og politikområder, bruger- og borgerinddragelse, inddragelse af MED systemet, den gode dialog. 9

10 2.4. Et konkret eksempel på vejen fra vision til kvalitets- og resultatmål I Assens kommune har Byrådet vedtaget følgende vision på området. Vision 2010: Ny Assens Kommune vil blandt andet udmønte den social ansvarlighed ved, at gøre en ekstra indsats for at kommunes borgere fastholdes på arbejdsmarkedet, og at de uden job får en tilknytning til arbejdsmarkedet. Der vil blive rettet en særlig fokus på integration af flygtninge og indvandre, hvor danskuddannelse og arbejdsmarkedstilknytning skal forenes så optimalt som muligt, og kommunen derved i samarbejde med de frivillige på området skaber en helhed i integrationsarbejdet. Jfr. Lov om ansvaret for og styring af den aktive beskæftigelsesindsats skal Jobcentret hvert år udarbejde en Beskæftigelsesplan. Den kommunale del skal godkendes i Byrådet senest i forbindelse med godkendelse af budgettet. I beskæftigelsesplanen er der indarbejdet en vision for det pågældende år. Beskæftigelsesministeren udmelder hvert år mål som Jobcentret skal arbejde efter. Øvrige mål i Beskæftigelsesplanen udarbejdes på et fællesseminar mellem Assens kommunes Job- og arbejdsmarkedsudvalg og Det lokale beskæftigelsesråd. Beskæftigelsesplanens vision. Få den ledige hurtigst muligt i job eller tættere på job. Yde hurtig og effektiv service til alle virksomheder, der søger arbejdskraft eller ønsker at fastholde ansatte. Yde støtte til borgere, der har begrænsninger i arbejdsevnen og derfor særlige behov for hjælp til at komme i job. Efterfølgende er et tænkt eksempel. Målsætning: Udgifterne til kontanthjælp, integrationsydelse, sygedagpenge og ledighedsydelse til årige reduceres i 2009 med XV %. Byrådet prioriterer efterfølgende hvilke målgrupper i Jobcentret, der skal laves en indsats overfor i 2009, for at nå målsætningen. De opstiller følgende målsætninger. Styrket indsats overfor langvarige sygedagpengemodtager. Styrket indsats for arbejdsmarkedsparate nyledige. Styrket indsats overfor ikke arbejdsmarkedsparate ledige og integrationsflygtninge. Styrket indsats overfor unge under 30 år. Styrket indsats overfor borgere godkendt til fleksjob. Servicemål: På baggrund af de udmeldte målsætninger for 2009 udarbejder ledelsen i Jobcentret forslag til servicemål som skal sikre at de udmeldte målsætninger, samt de heraf afledte økonomiske krav kan effektueres. Fagchefen er ansvarlig for udmøntningen. Servicemål godkendes af fagudvalget. Der fremkommer følgende servicemål, som sikre udmøntning af målsætningerne. Servicemål. 1. Antallet på sygedagpenge over 52 uger skal falde til max. xx helårspersoner i Antallet af kontanthjælpsmodtagere i match gruppe 1-3 med mere end 3. mdr. sammenhængende ledighed skal nedbringes med xx % i 2009 i forhold til xx % af kontanthjælpsmodtagere i match 4-5 skal forsørge sig selv i

11 4. Antallet af unge på kontanthjælp/starthjælp/integrationsydelse under 30 år skal reduceres med xx % i 2009 sammenlignet med Andelen på ledighedsydelse må i 2009 udgøre xx %. Servicemålene sikre udmøntning af målsætningerne og dermed budget De økonomiske konsekvenser af servicemålene er indarbejdes i budget Kvalitets- og resultatmål: For at nå servicemålene opstiller Jobcentret kvalitets- og resultatmål som skal medvirke til at det enkelte mål nås. I forbindelse med udarbejdelse af kvalitets- og resultatmålene inddrages medarbejderne som arbejder med målgrupperne. I nedenstående eksempel vil medarbejderne som arbejder med sygedagpengemodtagere havde været inddraget. Servicemål 1. Antallet på sygedagpenge over 52 uger skal falde til max. xx helårspersoner i Kvalitets- og resultatmål: Den gennemsnitlige varighed på sygedagpenge skal være lavere end året før. Flere raskmeldinger på forvaltnings initiativ. xx % af nysygemeldte i kategori 1 raskmeldes indenfor 13 uger. Andelen af sager hvor der sker en delvis raskmelding skal være mindst xx %. xx % raskmeldes til beskæftigelse eller anden forsørgelse. xx % af sygedagpengemodtagerne er tilfredse med den service de får. xx % af virksomhederne er tilfredse med Jobcentrets service. Måling: Indikator for måling af servicemål 1 er: udviklingen i antallet af sygedagpengesager over 52 uger, måles den sidste dag i hver måned. Kilden til målingen er Workbase. Der måles på de opstillede parametre til de første 4 opstillede parametre foretages der månedlige opfølgninger og kilden til målingen er Workbase og ondemand. De to sidste laves der en spørgeskemaundersøgelser i november mdr Der udsendes spørgeskemaer til de som har haft kontakt til Jobcentret i perioden Der fremsendes spørgeskema til xx % af sygedagpengemodtagerne og xx % af virksomhederne. Herefter skal de 4 øvrige servicemål ligeledes beskrives. Evaluering: Senest med udgangen af 1. kvartal 2010 foreligger der en opfølgning for målsætning 2009 for Jobcentret. Opfølgningen/årsredegørelsen behandles på Job- og arbejdsmarkedsudvalgets møde i april mdr.. Fremlægges herefter i Byrådet Servicemål 2 Antallet af kontanthjælpsmodtagere i match gruppe 1-3 med mere end 3. mdr. sammenhængende ledighed skal nedbringes med xx % i 2009 i forhold til O.S.V med Servicemål 3, 4 og 5 11

12 3. Kvalitetsaftalen dialogværktøj for Assens Kommune Når der er valgt at arbejde med målstyring med fokus på resultater og dokumentation bliver kvalitetsaftalen det centrale omdrejningspunkt mellem det politiske og administrative niveau og institutioner og afdelinger. Målstyringen skal altså indgå som en integreret del af kvalitetsaftalen. Kvalitetsaftalen erstatter tidligere virksomhedsplaner, årsberetninger osv Formål med Kvalitetsaftalen Kvalitetsaftalen skal først og fremmest anvendes til feedback og dialog mellem det politiske og det decentrale niveau. Herudover er formålet, at skabe et velfungerende dialogsystem til formulering af mål mellem politikerne og relevante brugere, ledere og andre interessenter. Det er hensigten at fokusere på kvalitet og effektiv ressourceudnyttelse gennem synliggørelse og dokumentation af mål og resultater. Kvalitetsaftalen skal sikre, at der vedvarende og systematisk arbejdes med kvalitetsudvikling. Kvalitetsaftalen skal også kobles til budgetlægningsprocessen. Byrådet har vedtaget en borgerinddragelsespolitik. Kvalitetsaftalen er et redskab til at sætte brugernes behov og ønsker yderligere i fokus for den kommunale service. Kvalitetsaftalen skal have fokus på året der gik, året vi er i og årene der kommer. Kvalitetsaftalen skal udarbejdes en gang om året, men nogle af elementerne i rapporten kan være flerårige. Det er ambitionen, at Kvalitetsaftalen ses som et aktivt redskab og dialogværktøj, der giver energi, handling og understøtter de processer der er/ønskes igangsat. Det er ikke hensigten at kvalitetsaftalen skal udarbejdes ud fra en centralt fastsat skabelon. Men det er dog vigtigt at nedenstående elementer indgår i kvalitetsaftalen for institutionen og politikområdet. Det er hensigten, at de elementer som i forvejen udarbejdes i forhold til bl.a. nationale krav skal kunne genbruges Dialog en definition Dialog er væsentlig og central i tilblivelsen af kvalitetsaftalen. Det er vigtigt at få tilrettelagt gode dialogstrukturer, så alle relevante parter inddrages i arbejdet med kvalitetsaftalen. Derfor bygger kvalitetsaftalen på, at dialog og udvikling hænger tæt sammen. Dialogen kan forgå på alle niveauer: mellem personer hierarkisk forskelligt placeret, mellem forskellige politikområder og mellem ansatte i kommune, politikere og borgere. Nedenstående viser, at der som minimum skal foregå en formel dialog i 1. og 3. kvartal. Se i øvrigt dialogkort i bilag på side 16 12

13 3.3. Årshjul for kvalitetsaftalen I nedenstående skema er kvalitetsaftalen sat ind i et dialogforløb og i forhold til årshjulet for budgetlægningen. Der kan være afvigelser i forhold til det enkelte politikområde. Enten af hensyn til interne forhold eller i forhold til nationale krav. Hvert år udarbejdes der et nyt årshjul. Et eksempel på et hjælpeskema til Årshjul: Kvalitetsaftale Dialogforløb Budgetlægning Navn: Enhed XX Byråd Økonomiudvalg Fagudvalg Januar Februar Tids og handleplan for det kommende års budget Fagområde (Eksempel udfyldes lokalt) Udfyldes med årets konkrete skæringsdatoer Udvalgte temaer analyseres Beslutter udvalgte temaer Info til ledere om budgetforløb Marts Dialog p. b. a. Kvalitetsaftale April Maj Byrådets 1. budget- og mål-seminar Juni Fælles Kvalitetsaftale behandles Juli August Byrådets 2. budget- og mål-seminar September Oktober November December Borgermøde om budget behandling af budget 20XX 1. behandling af budget. Input fra fagudvalg til nye/justering af servicemål Fælles Kvalitetsaftale behandles 1. behandling af budgettet. Detailbudget færdig Sammenskrivning Kvalitetsaftale Orientering kommende budget og dialog Udmøntning af budgettet og fastlæggelse af serviceniveau justering af servicemål og udarbejdelse af kvalitetsaftale Decentral enhed (Eksempel udfyldes lokalt) Lokal Kvalitetsaftale udarbejdes Dialog p. b. a. Kvalitetsaftale Orientering kommende budget og dialog Udmøntning af budgettet og fastlæggelse af serviceniveau justering af servicemål og udarbejdelse af kvalitetsaftale HjælpeLink: Skrivevejledning, Detaljeret budgethjul ift. planlægning af dialogfaserne, procedure - tids- og handleplan for budget 20XX-XX for nærmere beskrivelse. 13

14 3.4. Indhold i kvalitetsaftalen Der udarbejdes en Kvalitetsaftale for den decentrale enhed. Det er et redskab til dialog, styring, tilbagemelding og udvikling for den enkelte enhed. Dialog mellem f.eks. Med-udvalg, brugerbestyrelse, enhederne imellem og fagafdeling. På de store velfærdsområder kan der udarbejdes en fælles referenceramme for det samlede politikområde. Det er et redskab til dialog, styring, tilbagemelding og udvikling for hele politikområdet. Dialog mellem brugerbestyrelser/ råd/ fagafdeling/ politisk udvalg Skrivevejledning Kvalitetsaftale for år XX Decentral enhed: XX Tidsplan for udarbejdelse af Kvalitetsaftale XXXX XXXX (udarbejdes af fagcheferne og godkendes af direktøren med henblik på at sikre koordinering med de øvrige politikområder inden for direktørområde og i forhold til dialog med fagudvalg/byråd) 1. Beskrivelse af decentral enhed a. Faktaoplysninger om enheden b. Hvad kendetegner enheden? (Profil) c. De tre største udfordringer for enheden d. Signaler til byråd e. Lokale bestyrelser/ Råd/ Ledelsens/ Med-udvalgs udtalelse til den samlede beskrivelse f. Underskrift af formand for brugerbestyrelse, leder og næstformand for lokal MEDudvalg 2. Rammebetingelser a. Nøgletal på udvalgte serviceparametre opgjort for de sidste 2 (3) år 3. Kommunalt besluttede indsatsområder a. Fælles for området b. Lokalt fokusområde for de kommende år Indsatsområderne udvalgt af fagudvalgene skal beskrives i nedenstående skema. Ved arbejdet med nye mål arbejdes der med punkt 1-6 og ved evaluering arbejdes der også med punkt 7-8. Se i øvrigt målstyring for nærmere beskrive for arbejdet med mål. 1 Fokuspunkter (Hvad har enheden særligt fokus på) 2 Kvalitets- og resultatmål (Beskrivelse af egne mål) 3 Tegn og indikatorer (Hvilke tegn ses undervejs?) 4 Enhedens handleplan i praksis 14

15 5 Evaluering og dokumentation (Hvordan evaluerer og dokumenterer enheden målene?) 6 Ressourcer 7 Resultater (Hvilke effekter har der været?) 8 Forslag til opfølgning 4. Resultater (se Målstyring) a. Nøgletal for den præsterede service 5. Bilag 15

16 Bilag til kvalitetsaftalen: Dialogkort Regionale, nationale og internationale myndigheder Byråd og fagudvalg Direktion og politikområder Fælles Kvalitetsaftale Lokal Kvalitetsaftale Servicemål Kvalitets- og resultatmål Borgere Brugere Pårørende Decentrale institutioner 16

17 Økonomi Willemoesgade Assens