VSK bestyrelsesmøde nr. 3, sæson Onsdag d , kl Sted: Hos Malene, Hamisgårdvej 5E, 6500 Vojens

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "VSK bestyrelsesmøde nr. 3, sæson 2015-16 Onsdag d. 12-08- 2015, kl. 19.30-21.30 Sted: Hos Malene, Hamisgårdvej 5E, 6500 Vojens"

Troels Toft
8 år siden
Visninger:

1 VSK bestyrelsesmøde nr. 3, sæson Onsdag d , kl Sted: Hos Malene, Hamisgårdvej 5E, 6500 Vojens Deltagere Malene Iskov, Jette Landergren, Vivian Letholm, Marie Fuglsang Sørensen og Liselotte Kristiansen og Tanya Rosengreen-Huusmann. Dima og Julia er inviteret til punkt 1 Afbud Liselotte Kristiansen og Tanya Rosengreen-Huusmann Referent?? Dagsorden/referat Punkt Indhold Referat 1. Dimas punkt.. Herunder Forældresamtaler Forældremøder Kalender-tjek Træningsplan og holdstatus Dima Ønsker infoseddel fra nye løbere om skader mv. Dima udleverer. Ønsker også info ved tilmelding til camps. Der skal information ud om at off ice skal være sportstøj også shorts skal være elastisk stof Skøjteskole kjoler skal være korte så de ikke falder i dem Jettes forslag til nye medlemmer: Første søndag i måneden kan nye starte. Se uddybning i selvstændigt punkt Forældresamtale mail ud om de ønsker et møde. FF og K-løbere skal have tilbudet. Der skal have en årsplan for isdans. Dima laver en plan og der skal derefter afholdes møde for forældre og løbere. Træningsplan. Dima roses for programtræning. Funskateændringer: Maria sender dokument med ændringer til Dima 2 Siden sidst Klubliv (Maria) OK kort (Maria) Sponsorjakker (Malene) Billeder til hjemmeside Høtte (Maria, Malene) Katrine skal meldes ind på skøjteskolen Medlemmer skal have nyhedsbrev om at kommunikation skal foregå på mail ikke på SMS. Banner Maria overtager opgaven og taler med Hanne om det.

Dima og Julia er inviteret til punkt 1 Afbud Liselotte Kristiansen og Tanya Rosengreen-Huusmann Referent?? Dagsorden/referat Punkt Indhold Referat 1. Dimas punkt.

2 Funskatetræningssamling Økonomi og kontingenter Klublokale (Malene, Jette) Fejning (Liselotte) Gulve i skøjterum (Malene) Banner (Malene) DSU indkaldelse Funskate (Maria) Nyt klublokale (Malene) Aktiv Fritid, Haderslev kommune Klubliv sættes i bero OK sættes i gang af Maria. Skemaer udleveres + sender det ud til medlemmerne. Klubjakker: vi arbejder videre på at få en blå jakke. Maria forespørger på arbejde. Vivian og Jette forespørger hos Sport 24. Hvis ikke det er muligt så køber vi sorte hos Jacob Fritz Der er forespurgt i intra om man må bruge billeder. Fejning: manual lægges på hjemmeside af Liselotte. Klublokale: Det er malet af Curling. Vi flytter møbler ned fredag. Gulve skal males i klubrum. Lorenzen gulvservice er på opgaven. Aktiv Fritid. Jette Landergren undersøger nærmere. DSU har indkaldt til møde angående bedrageri. Vi har bedt DSU om referat, da vi ikke selv kan møde op. Funskate. Prisen sættes til 775 kr sådan at kontaktpersonerne kan komme med uden betaling. Frist d. 28. august. Deltagere fra klubmærke 1-7. Beregner og bedømmerkursus Afventer bedømmerkurssus for vore løbere, da vi trækker meget på dem lige nu til at hjælpe. Maria sørger for at der kommer billeder ind på hjemmesiden af hjælpetrænerne. 3 Bestyrelsesmedlemmernes funktioner liste gennemgås og opgaver fordeles (se herunder) Ændringer af koder, kontakt til bank mv. Liste er tilrettet

Maria forespørger på arbejde. Vivian og Jette forespørger hos Sport 24. Hvis ikke det er muligt så køber vi sorte hos Jacob Fritz Der er forespurgt i intra om man må bruge billeder.

3 4 Planlægning af forældremøder Datoer Ansvarlige Indhold SS efter åbent hus midt september FS+FF start september K start september Jette er ansvarlig 5. Procedure for nye medlemmer (Jette) Der annonceres altid på forsiden af hjemmesiden, hvornår man næste gang kan få en prøvetime - dette er sidste søndag i mdr. efter henvendelse til klubben via mail. Nye inviteres til fremmøde en halv time før træningsstart på hhv. skoleskøjte og funskate afhængig af alder. Dima og Julia orineteres om at der kommer nye På dagen: Fremmødte oprettes i intra Der udleveres 2 fysiske ispas Der udleveres skøjter Klar til is, og aflevering af første ispas til træner. Under eller efter træning, kort opfølgende snak med forældre. Førstkommende tirsdag kan andet ispas bruges. Efter 2. ispas betales kontingent via intra såfremt man ønsker medlemskab. Når betaling er indgået skrives barnet på holdlisten på hjemmesiden. Malene følger op på hvor langt Michael er med indmeldelsesknap 6. Åbent hus. Opgavefordeling Foyer: Jette, Malene Hjælper v skøjter: Liselotte, På isen: Vivian Ved skøjter: Jette spørger - Sarah Hachmann, Hanne Rømer Malene sender opslag til skoleintra Hvordan får vi flere voksne på?? Alle tænker løbere findes til at løbe program 1 dreng og 2 piger spørges. 7. Fastsættelse af nyt møde Funskatetræningssamlingsmøde kl Eventuelt

Nye inviteres til fremmøde en halv time før træningsstart på hhv. skoleskøjte og funskate afhængig af alder.

4 Bilag 1 VSK opgavefordeling 14. juni 2015 Opgaver der skal behandles og uddelegeres senere Følger op på sponsorkontrakter Ansvarlig for afholdelse af forældremøder (evt. med på årshjul) Ansvarlig for afholdelse af løber/træner/forældre samtaler (evt. med på årshjul) Gøres i fælleskab af hele bestyrelsen Budgetlægning (april) Opdatering af hjemmeside (løbende) Sæsonplanlægning og beskrive behovet for ad hoc grupper (maj/juni) Planlægge generalforsamling (marts) Tjekke postkasse Gmail og fysisk postkasse (Turnus) Hvem deltager i møder med HIR og besvarer henvendelse fra HIR? Pressedækning vedr. det arrangement man er ansvarlig for Udsendelse af informationer til løbere og forældre Formand (Malene Iskov) Overordnet kontakt til hal personalet, VIK, SønderjyskE og Curlingklubben Odin Ansvarlig for kontakt til Cheftræner og Assistenttræner Tilretning af træningsplaner ved ændring af istider i samråd med Dima Kontakt til VGIE opgørelse af timer til VGIE Deltager i brugerbestyrelsesmøder i is-hallen Udvikle intra i samarbejde med Michael Næstformand (Jette Landergren) Ansvarlig for kontakt til Cheftræner, Assistenttræner og hjælpetrænere. Ansvarlig for nye medlemmer (lave aftaler med træner, give de nye info og hjælpe med skøjter, sørge for at få indmeldelse og opdatere intra) Klubtrøjer (kontakt med Jacob Fritch, hjælpe nye, administrere depot) Sørge for diplomer til sæsonslut og tilrette disse i samråd med Dima Opdatering af Gmail kontakter Indhentning af medlemsdata Indkøb af gaver til hjælpetrænere og trænere til jul og sæsonslut Dagsordener til bestyrelsesmøder Referater fra bestyrelsesmøder (skrives på mødet) Sekretær (Vivian Letholm) Kontakt til DSU Deltager i brugerbestyrelsesmøder i is-hallen Koordinering af træners kørsel til DSU konkurrencer Booking af overnatning til træner ved konkurrencer Udsendelse af invitationer og tilmeldinger til konkurrencer/arrangementer i intra Ansvarlig for tilmelding af licenser og konkurrencer samt tilmelding til landssamlinger Ansvar for at tjekke istider og rapportere til Malene Ansvar for afholdelse af DSU arrangementer (inkl. forplejning) Ansvarlig for flagalle til hockeykampe sætte hold mv. Opdatere intra med DSU mærke og Klubmærker Ansvarlig for klubnåle, bestilling og salg af disse Opdatere holdlister på hjemmeside Indsamle vandrepokaler 1 måned før sæsonslut, få nye navne hos Dima og sørge for indgravering

med på årshjul) Gøres i fælleskab af hele bestyrelsen Budgetlægning (april) Opdatering af hjemmeside (løbende) Sæsonplanlægning og beskrive behovet for ad hoc grupper (maj/juni) Planlægge

5 Børneattester Opdatering af kalender på hjemmeside Ansvarlig for klubbens lokaler rengøring og små-reparationer (off ice lokale, skøjterum, klubrum, kælderrum, trænerrum) Bestyrelses medlem (Maria Fuglsang) Funskate ansvarlig herunder: Deltage i årligt møde for Funskate ansvarlige ved DSU Tage imod invitationer fra DSU, rette tilmeldinger til og lægge det i intra og på hjemmeside til vore medlemmer Indsende tilmelding til DSU Høtteoptog invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad Pressedækning vedr. FunSkate Ansvarlig for kontakt til hjælpetrænere OK kort Klubliv Danmark Høtteoptog invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad Suppleant (Liselotte Kristiansen) Alt omkring fejning - Forhandle priser for ny sæson i maj/juni - Lave billetaftale (15 billetter) - Besvare kontakter omkring fejning - Kontakte medlemmer der mangler at feje - Opdatere intra med antal fejegange løbende for nye medlemmer + evt. tilpasning for gamle - Koordinere omkring intra med Michael - Sætte fejeansvarlig på til kampene - Opdatere hjemmeside med kontaktpersonaler, manual mv. Uden for bestyrelse Ida Dall og Hanne Rømer Ansvarlig for klubbens lokaler rengøring og små-reparationer (off ice lokale, skøjterum, klubrum, kælderrum, trænerrum) Tove Danielsen: Udbetale løn Hanne Lund Hjemmeside/FaceBook/YouTube Skrive artikler til AOS Klipning af musik Artikler fra K-konkurrencer Lægge logoer på hjemmeside Samle klubbens billeder og videoer diverse steder Administrere sociale medier som hidtil Deltage i gruppen som tager sig af alt omkring funskatetræningssamlingen sammen med Maria Fuglsang + et par forældre mere (se foreløbig plan herunder) Administrer billeder, f.eks. opdatere billederne på hjemmesiden Kontakt til pressen Lilian Lund Lave plakater/foldere mv. Michael Petersen Udvikling af intra

medlemmer Indsende tilmelding til DSU Høtteoptog invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad Pressedækning vedr.

6 Henrik Iskov Slibning af skøjter og vedligehold af slibemaskine Alle skøjter slibes før sæsonstart Dima Upload musik til FunSkate Line Harders Betale regninger og følge op på betalinger Sende regninger Bogføring Indberetning af medlemstal Kontakt til kommunen (ansøge om fritagelse renovation, indsende nye vedtægter, liste over bestyrelsesmedlemmer, medlemsindberetning) Ad hoc grupper sæson 2015/16 Renovering af kælder (før sæsonstart 2015) Hente reoler i Kruså og opsætte disse i kælderen Per Hansen, Jens Frederiksen Indretning af klublokale Mødes med Curling klubben og lave en fælles plan Repræsentanter fra bestyrelse og unge løbere Funskate træningssamling Booke Lagoniskolen Koordinere med DSU hvad VSK skal stå for Finde folk der vil hjælpe Planlægge aktivitetsværksted Afdække antal måltider og deltagere Finde sponsorer (primært madsponsorater) Planlægge menu, arbejdsplan for køkken og indkøb (Malene Iskov)

sæson 2015/16 Renovering af kælder (før sæsonstart 2015) Hente reoler i Kruså og opsætte disse i kælderen Per Hansen, Jens Frederiksen Indretning af klublokale Mødes med Curling klubben og lave en

Relaterede dokumenter

Referat VSK bestyrelsesmøde nr. 1, sæson 2015-16 Onsdag d. 20. maj 2015, kl. 18:30-21:30 Sted: VSK klublokale

Referat VSK bestyrelsesmøde nr. 1, sæson 2015-16 Onsdag d. 20. maj 2015, kl. 18:30-21:30 Sted: VSK klublokale Deltagere Malene Iskov, Jette Landergren, Vivian Letholm, Maria Fuglsang Sørensen og Allan