Referat af bestyrelsesmøde den 23. august 2011

Transkript

1 14 sept IT INTRANET REFERAT Referat af bestyrelsesmøde den 23. august 2011 Til stede var: Lars Hylling Axelsson (Lars) Jens Erik Jørgensen (Jens Erik) Henning Poulsen (Henning) Jesper Bredvig (Jesper) John Haurits (John) Kjeld Jakobsen (Kjeld) Peer Heldgaard Kristensen (Peer) Marian Lundh (Marian) Egon Petersen (Egon) Statsaut. rev. Arne Bang (Arne) (punkt 9-12) Ina Thorndahl (Ina), Mette Vestergård (Mette) (punkt 1-8) Line Lambertsen (Line) (referent) 0. Formalia Jens Erik indledte bestyrelsesmødet med at lave en opsummering på sommerens 3 telefoniske bestyrelsesmøder (den 5.og 7. juli) omkring Danhostel Copenhagen City og de forhandlinger, der havde været med ejeren. Bestyrelsen drøftede Jens Eriks forslag. Bestyrelsen besluttede, at der laves et kort resume til offentliggørelse. Resumeet gives til DFE til orientering. Lars overtog formandskabet igen. 1. Status- arbejdsopgaver Mette orienterede kort om status på alle arbejdsgrupper og oplyste bl.a. at de alle er i god drift. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2. Etablering af sports- og lejrskolegruppe Ina orienterede om det afholdte indledende møde blandt den del af vandrerhjem, der var interesseret i etablering af en SPORTsgruppering. P.g.a. tidspunktet for mødets afholdelse (sommerferietid), deltog ikke alle interesserede. I alt 11 Danhostels forventes at ville deltage i gruppen. Mødet forløb særdeles godt, og alle deltagende Danhostels var enige om, at det ville være en god ide at etablere en sportsgruppe. De mødende besluttede at lave en strategi for gruppens arbejde, når/hvis gruppen var/blev nedsat af bestyrelsen. Lejrskolegruppen har også ansøgt om at blive etableret som en lejrskolegruppering. Imidlertid har der i sensommeren været rejst spørgsmål om, hvorvidt lejrskolevandrerhjem er så stor en del af den samlede mængde vandrerhjem, at markedsføringen af dette forretningsområde ikke fortsat bør være en del af den "generelle markedsføringspulje". I dialogen har det endvidere været drøftet, hvorvidt tilskud til markedsføring i grupperinger skal gå fra den generelle markedsføring, som dermed skal mindskes tilsvarende. Der fremlagdes mailkorrespondance omkring grupperinger generelt og konkret fra 2 Danhostels. Bestyrelsen drøftede spørgsmålet om, hvorvidt lejrskole-forretningssegmentet burde fortsætte som en markedsføringsarbejdsgruppe eller en gruppering. Bestyrelsen drøftede endvidere længe markedsføringsbudgettet i forhold til grupperinger, herunder grupperingers indbetalinger. Der var enighed om, at grupperingers indbetalinger var de enkelte vandrerhjems, idet de dog ikke kunne tilbagebetales. Ina tilkendegav, at hun forudsatte, at indbetalte midler, godt

2 kunne overføres fra et år til det næste i grupperingen. De tilhørte således ikke foreningen, men grupperingen. Modsat var det tilskud, som foreningen gav en gruppering foreningens. Ina ville checke op på den regnskabsmæssige. Flere fremhævede, at de markedsføringstiltag, som grupperingerne udviklede/besluttede, var tiltag, som ikke ville være blevet igangsat, hvis det skulle have været for hele fællesskabets midler. Bestyrelsen besluttede, at etablere en SPORTsgruppe, såfremt den konkret kan opfylde de krav og retningslinier, som bestyrelsen har lagt som kriterier. SPORTsgrupperingen skal inden næste bestyrelsesmøde have vedtaget, hvor stort tilskud man ønsker i 2012 for at få tildelt midler at bemyndige Marian og Ina til at forelægge spørgsmålet om etablering af en LEJRSKOLEgruppering for lejrskolearbejdsgruppen på næste møde den 1. september til beslutning, idet lejrskolearbejdsgruppen havde den bedste specialviden om forretningsområdets udbredelse, og at den del af Danhostels midler, der skal tilgå grupperinger, sker fra det generelle markedsføringsbudget, men at der i foreningens midler ikke fratrækkes et beløb, svarende til grupperingens indbetalinger. De fremtidige grupperingers midler, der består af to dele - 50 % egenbetalinger og 50% tilskud - skal derfor behandles således: Egenbetalingen tilhører gruppens vandrerhjem, idet de dog ikke kan tilbagebetales, men overføres fra år til år, mens tilskud fra foreningen regnskabsteknisk ikke kan overføres. 3. Rabatkort Ina fremlagde første oplæg fra rabatkortudvalget. Udvalget har arbejdet ud fra forudsætningerne om, at kortet også fremover er ufravigeligt, at alle overnattende gæster fortsat skal være medlemmer eller have et gæstekort (medmindre gruppe), og at rabatten alene skal gives på overnatninger. Udvalgets målsætning var et ønske om at skabe et loyalitetsprogram, der skaber mersalg (dvs. flere gæster og flere overnatninger), at kortet skal skabe en mængderabat, der gives via kæden, at der flyttes så meget salg over på bookingsystemerne, som muligt, (adfærdsregulering), og at der ønskes også betaling for "no shows", booket over nettet. Ligeså ønskes hihostels bookinger at kunne trækkes straks efter booking. Udvalgets forslag er, at der arbejdes med et system, om muligt et pointsystem, hvorefter der fremover skal gives følgende rabat: A. Udlændinge: En udlænding, der kommer ind "fra gaden" skal ikke have 10% rabat, således at rabatten på de 10% alene udløses, hvis bookingen er sket på nettet - enten på HiHostel, danhostels hjemmeside eller vandrerhjemmets egen hjemmeside. Danskere: Ligeledes skal en dansker, der booker på vandrerhjemmets egen hjemmeside, danhostels hjemmeside eller hihostels.com have 10% rabat, mens bookinger på alle andre hjemmesider ikke skal udløse rabat (de vil formentlig indeholde gæstegebyr). En dansker, der kommer ind "fra gaden", kan ikke få rabat, som ved udlændinge. B. Der ønskes udviklet et loyalitetprogram med firmakort (og måske til private), hvor mersalg udløber rabat. C. Det vurderes indtil videre i arbejdsgruppen, at rabatkortet fortsat skal koste 70 kr. Bestyrelsen drøftede forslaget. Uenighed om, hvorvidt "en fra gaden" ikke skulle opnå rabat. Jesper og Ina lovede at se herpå i arbejdet fremover. Bestyrelsen besluttede, at arbejdsgruppen fik mandat til at arbejde videre på et forslag ud fra rammerne i A-C, idet man dog skulle vurdere nærmere, hvorvidt "folk 2

3 fra gaden" ikke kunne opnå rabat trods rabatkort, og at Ina skulle bringe videre overfor HiHostel, at man ønskede at der udvikledes en mulighed for, at hele bookingen kunne betales "up front" (det vil sige ved bookingen) f.s.a Logbuy- fordelskort Mette forelagde forslag om samarbejde med LogBuy om rabataftale, noget lignende den, der blev tilbudt LO Plus til og med 2012, hvor det nye rabatkort forventes at være færdigudviklet. Det koster kr. at gå ind i samarbejdet. Bestyrelsen drøftede forslaget. Lars fremhævede, at det skulle være en rabat i forhold til listepriser. Bestyrelsen godkendte indstillingen, hvorefter Danhostel indgår et samarbejde med LogBuy fra efteråret 2011 til og med 2012, hvor det nye rabatkort forventes færdigudviklet, idet det forudsattes, at medarbejdere, ansat på vandrerhjem/sekretariat/bestyrelse også ville kunne benytte et LogBuy kort i perioden. 5. HiHostel Punktet udgik, da der ikke var modtaget materiale omkring CEOmødet i september. 6. Oplæg til fundament Ina forelagde indstilling til 13 ud af de 18 punkter i fundamentet. Arbejdsgruppen (Kjeld, Marian, Jesper, John og Egon) har arbejdet med at gøre fundament målbart, med henblik på, at det kan checkes, at alle vandrerhjem efterlever fundamentet. Målepunkterne og konsekvenserne var gjort "systematiske", efter anmodning fra arbejdsgruppen. 7. Årets vandrerhjemsvært 2010 og Go danhostelferie - ideoplæg Bestyrelsen godkendte oplægget med små ændringer men anmodede om, at det oplæget igen - med rettelser - blev gennemgået på næste bestyrelsesmøde. Ina orienterede om, at "Årets Vandrerhjemsværter 2010" blev Marianne og Børge, Danhostel Esbjerg, der samtidig med bestyrelsesmødets start havde fået overrakt diplom, champagne, vandrerpokal og gavekort af en af sekretariatets ansatte, der med vandrerhjemmets ansatte var samlet på stedet, ligesom intranet og pressemeddelelse var forberedt. Lokal presse og bestilt fotograf var på stedet. Bestyrelsen udtrykte kritik over, at det ikke var formanden, der overrakte prisen. Ina tog kritikken til efterretning, idet hun dog bemærkede, at så ville det ikke have været muligt at overrække prisen samtidigt med, at bestyrelsen var blevet orienteret. Fremover overrækkes prisen på det årlige landsmøde. Mette og Ina orienterede bestyrelsen om Danhostels bidrag til Go Feriehjælp et samarbejde mellem Go morgen Danmark TV2 og Dansk Folkehjælp, primært på facebook. Hun viste bl.a. bestyrelsen et tv-klip fra Vestjysk tv og fremlagde avisklip. Danhostel havde ydet tilskud på kr. pr. initiativ. Ina beskrev den iderigdom, der havde været hos de 12 vandrerhjem, som gav bidrag og roste dem meget. Det havde været tidskrævende for vandrerhjemmene, ikke mindst udfordringerne med udvælgelsen. Med det konkrete initiativ er det konstateret, at der i Danhostel er en lyst til at bidrage/hjælpe dem, der har det svært nu, på en måde, der signalerer "det hjerte", som er et af Danhostels kerneværdier (godt værtskab, indlevelsesevne, medmenneskeligt overskud osv). Markedsføringsresultaterne for de i alt kr. var samtidig markante, hvorfor sekretariatet gerne vil undersøge mulighederne for at starte en mere organiseret tilbagevendende støtte-aktivitet i samarbejde med Dansk Folkehjælp (bla.. til udvælgelse). Den umiddelbare vurdering var, at der for en forholdsvis lille sum penge kan ydes en god støtte til familier i behov, der samtidig har en markedsføringsmæssig brandingværdi. 9. Danhostel Copenhagen City Bestyrelsen besluttede, at give sekretariatet mandat til at arbejde videre med forslaget til senere bestyrelsesbeslutning. Ina repeterede forløbet i sommers, hvorefter DFE og Danhostel den 7. juli 2011 indgik en tillægsaftale til den nuværende aftale, hvorefter DFE accepterer, at samarbejdsaftalen overtages på uændrede vilkår. DFE havde overtaget alle forhåndsbookinger i aftalen. 3

4 Arne bemærkede, at han anså aftalen for særdeles god, fordi Danhostel i modsat fald formentlig havde tabt hele beløbet i forbindelse med en konkurs. Han supplerede med den regnskabsmæssige behandling. Momsen kan først tilbagebetales, når tabet er konstateret. Ina indstillede til bestyrelsen, at beløbet deles i 3 lige store dele, således at der i år skal findes besparelser for kr. Ina foreslog endvidere, at hun blev pålagt at finde besparelser i forhold til det oprindelige budget på minimum kr. i Jens Erik oplyste bestyrelsen, at han havde medvirket til denne beregning, hvor aktivitetsniveauet for foreningen kunne bibeholdes alle 3 år. Likviditeten drøftedes. 10. Status likviditet og balance ultimo august 2011 Bestyrelsen tog redegørelsen og revisors orientering om den regnskabsmæssige behandling til efterretning og pålagde direktøren at foretage besparelser i forhold til det oprindelige budget på minimum kr. Ina fremlagde status, likviditet og balance pr. ultimo august 2011 med bemærkninger og graf med udviklingen i likviditet i Danhostel de seneste år samt resten af 2011 i forventede tal. I likviditeten var medindregnet 2. rate. Endvidere fremlagdes overnatningsstatistikken. Bestyrelsen ønskede fremover, at fokuspunkter i overnatningsstatistikken gennemgås. Hun orienterede samtidig om restancer. Bestyrelsen tog den fremlagte status til efterretning. 11. Midtvejsjustering 2011 Ina fremlagde forslag til midtvejsjustering, der udviste et overskud på 238 t kr. mod 34 t. kr. i det oprindelige budget. F.s.a. markedsføring oplyste hun, at der ikke var modtaget ansøgninger om regionale markedsføringsmidler i år. Bestyrelsen drøftede oplægget, hvor ændringerne især var flytningen (dvs. ikke ændring af beløbstørrelser) af posterne videreuddannelse for personale og "revision". Bestyrelsen gentog beslutningen under punkt 9 overfor direktøren, hvorefter hun pålægges at foretage besparelser i forhold til det oprindelige budget på minimum kr. 12. Placering af overskydende likviditet Kjeld anmodede om en økonomiopfølgning på næste møde som følge af beslutningen. Ina fremlagde notat omkring placering af overskydende likviditet. Arne supplerede. Der har i de sidste 2½ år været et spænd på -2,2 til 5,2 mio. kr. i likviditet. Den maksimale periode, der har været likviditet over kr. er 10 måneder. Placering i korte investeringer kræver administration, giver kursrisiko og ekstra omkostninger. I stedet foreslås overskydende likviditet placeret i pengeinstitutter, der ifølge Moodys kreditvurdering har en rating på A1 med 1. mio. kr. hvert sted. 1 mio.kr. var valgt, idet det gav en væsentlig bedre rente end kr. jvf. bankpakke II. Bestyrelsen drøftede forslaget. 13. Mødediæter til bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsen besluttede, at overskydende midler, ud over kr. i en periode på mere end én måned, fremover placeres i pengeinstitutter, der ifølge moodys kreditvurdering har en rating på A1 eller bedre, således at hver aftalekonto er på kr. Lars henviste til bekendtgørelse om udbetaling af skattefri godtgørelse til ulønnede bestyrelsesmedlemmer m.v. (nr af ) som var fremsendt af sekretariatet. Ina oplyste, at som følge af de mange telefoniske bestyrelsesmøder i sommers var det besluttet, at udbetalingen efter 3, godtgørelse til dækning af udgifter til telefonsamtaler og internetforbrug indtil kr. pr. år, blev udbetalt. Herudover var der mulighed for at supplere med indstil kr. for kontorartikler, porto og 4

5 møder ( 4). Bestyrelsen drøftede spørgsmålet om godtgørelse. Bestyrelsen drøftede endvidere forretningsorden for bestyrelsen punkt 6.1., honorar. Lars bemærkede, at som betalt formand skulle evt. godtgørelse ikke udbetales til ham. Bestyrelsen besluttede, at der til dækning af positive omkostninger i 2011 skulle udbetales kr. i skattefri godtgørelse til alle bestyrelsesmedlemmer, på nær formanden. 14. Landsmøde 2011 Ina fremlagde udkast til invitation til landmøde 2011 med program. Hun orienterede om foredragsholderne og facilitator Anders Mogensen fra Seismonaut. 15. Landsmøde 2012 og 2013 Bestyrelsen drøftede programmet, og godkendte det, idet de dog satte antallet af spotbeslutninger ned til 3 af hensyn til tiden og ændrede tidspunkterne for frokost. Ina redegjorde for planerne om, at landsmøde 2012 og 2013 er besluttet skal skulle være på henholdsvis Rebild Comwell og Danhostel Vejen, hvis de endelige tilbud er sammenlignelige med nuværende budgetniveau. Ina forelagde forslag fra Danhostel Rebild. Bestyrelsen drøftede forslaget, Bestyrelsen anmodede sekretariatet om at undersøge forholdene nærmere f.s.a. Rebild Comwell, idet man dog fremhævede, at man ikke ville gå på kompromis f.s.a. kravet om Ideen om middag første aften på nærliggende restaurant var bestyrelsen enig i.at kunne sidde med en form for bord i mødelokalet og spisning i samme lokale. 16. Status samhandel Jesper orienterede om sidste nyt fra Samhandel. Han så god fremdrift i forretningen. Dog var der tilkendegivet stor bekymring f.s.a. de nye fedtafgifter. Ina supplerede orienteringen med oplysning om, at der er regionsmøde den 13. september. 17. Konkrete sager Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Eventuelt Bestyrelsen underskrev Forretningsorden for bestyrelsen i A5 format. Peer anmodede om, at bestyrelsesmødereferaterne fremover underskrives. Jesper og John fremhævede to alvorlige problemer f.s.a. compusoft og integrationen med booking.com. Man bad om, at sekretariatet havde den allerstørste fokus på en løsning heraf. Egon bad om, at der til alle vandrerhjem, der var integrerede blev forespurgt, om de havde samme problemer. Det var vigtigt at få konstateret, hvor mange vandrerhjem, der var involveret. Kjeld bad om, at forretningsorden for bestyrelsen blev gennemgået ved næste bestyrelsesmøde. John orienterede om agoda.com, som han havde henledt sekretariatets opmærksomhed på. Ina oplyste, at der var tale om en overtrædelse af markedsføringsloven, hvilket der var lavet et brev om til agoda.com. Hun afventede oplysning om adresse på agoda.com fra booking.com, som var et søsterselskab. 5