Udbudsmateriale. Offentligt EU-udbud. Levering af lokal basal erhvervsservice. til Norddjurs Kommune. Danmark-Grenaa: XXXX XXXX.

Transkript

1 Udbudsmateriale Offentligt EU-udbud Levering af lokal basal erhvervsservice til Norddjurs Kommune Danmark-Grenaa: XXXX XXXX Side 1 af 27

2 Indhold 1. Indledning Ordregiver Udbuddets omfang Aftalegrundlag Forventet tidsplan for udbuddet procedure for behandling af tilbud Udbudsbetingelser Udbudsform Alternative bud Vedståelsesfrist for tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Ejendomsret og udgifter ved tilbudsgivningen Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering Formkrav Sprog Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Udvælgelseskriterier Tilbudsgivers personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Tildelingskriterium Kravspecifikation tilbudsdisposition Generelle formkrav Disposition af tilbuddet Udkast til kontrakt...14 Side 2 af 27

3 1. Indledning Udbuddet vedrører levering af lokal basal erhvervsservice til Norddjurs Kommune efter lovbekendtgørelse nr af 16. december 2010 om erhvervsfremme og regional udvikling. 1.1 Ordregiver Norddjurs Kommune, Indkøbsfunktionen, er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelse af udbuddet. Indtil underskrift af kontrakt varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Norddjurs Kommune, Indkøbsfunktionen Torvet Grenaa Att. Indkøbskoordinator Nastasja Maria Schweigler Alle henvendelser til Norddjurs Kommune forud for tilbudsafgivelsen skal rettes pr. til: nams@norddjurs.dk 1.2 Udbuddets omfang Udbuddet omfatter levering af lokal basal erhvervsservice til Norddjurs Kommune efter lovbekendtgørelse nr af 16. december 2010 om erhvervsfremme og regional udvikling. Indholdsmæssigt består nærværende udbudte opgave af information og vejledning om start, drift og udvikling af virksomhed, jf. også Erhvervsfremmelovens 12. Leverandøren skal både arbejde med iværksættere og virksomheder. Overordnet består den lokale erhvervsservice således i, at: - Informere, vejlede og henvise til relevante rådgivere på markedet - Afholde informationsarrangementer vedrørende start/udvikling af virksomhed - Facilitere netværk for iværksættere og virksomheder - Samarbejde med rådgivere og uddannelsesinstitutioner Opgavens nærmere indhold og krav til den udbudte ydelse er beskrevet i kravspecifikationen i udbudsmaterialets kapitel 6. Det årlige honorar i henhold til kontrakten udgør ,00 kr. ekskl. moms p.a., dog således at honoraret for det første år (2015) udgør ,00 kr. ekskl. moms. Det ovenfor anførte honorar er fast, og ordregiver ønsker at få bedst og mest mulig erhvervsservice for dette beløb. Alle udgifter til levering af lokal basal erhvervsservice skal således være indeholdt i dette honorar. Den kontrakt, som indgås på baggrund af nærværende udbud, er gældende fra d. 1. april 2015 og er uopsigelig for begge parter indtil d. 31. december 2018, jf. dog afsnit 20 vedr. Mangler og misligholdelse, afsnit 28 vedr. ekstraordinær opsigelse og afsnit 31 vedr. betingelser i udbudsmaterialets kapitel 8 (udkast til kontrakt) samt udbudsmaterialets afsnit 2.5 vedr. ordregivers forbehold. Aftalen kan ikke forlænges. Side 3 af 27

4 Der indgås kontrakt med én virksomhed. 1.3 Aftalegrundlag Kontrakt vil blive indgået på baggrund af det udkast til kontrakt som er vedlagt dette udbudsmateriale som kapitel 8. kontraktudkastet skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men vil blive udfyldt af Norddjurs Kommune i tilfælde af aftaleindgåelse. 1.4 Forventet tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED-databasen 26. januar 2015 Sidste vejledende frist for at kunne indsende spørgsmål til udbudsmaterialet 25. februar 2015, kl Sidste frist for ordregivers svar på spørgsmål til udbudsmaterialet 2. marts 2015 Tilbudsfrist 9. marts kl Forventet udsendelse af underretning om valg af tilbudsgiver og standstilperiodens opstart 13. marts 2015 Tidligste forventede dato for kontraktunderskrivelse 24. marts 2015 Kontraktstart 1. april procedure for behandling af tilbud De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure: 1. Udvælgelseskriterier: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet under udbudsmaterialets kapitel Mindstekrav/ufravigelige krav: I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til overholdelse af opstillede mindstekrav/ufravigelige krav. Såfremt mindstekravene/de ufravigelige Side 4 af 27

5 krav ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling. 3. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. udbudsmaterialets kapitel 5, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt. 2. Udbudsbetingelser 2.1. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet). 2.2 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 2.3 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra fristen for afgivelse af tilbud. 2.4 Konsortier Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 4 (Udvælgelseskriterier) gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring. Konsortiedeltagerne skal herved erklære, at de deltagende tilbudsgivere i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, samt at de påtager sig solidarisk ansvar og hæfter solidarisk over for Norddjurs Kommune. Samtidig skal det fremgå af erklæringen med hvilken tilbudsgiver Norddjurs Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 2.5 Ordregivers forbehold Såfremt økonomien til at drive basal lokal erhvervsservice ikke længere tilvejebringes i det kommunale budget i Norddjurs Kommune, forbeholder ordregiver sig ret til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. 2.6 Tilbudsgivers forbehold Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål til nærværende udbudsmateriale, som beskrevet i afsnit 3.3, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Side 5 af 27

6 Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder udkast til kontrakt, vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.7 Ejendomsret og udgifter ved tilbudsgivningen Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 3. Formkrav til tilbuddets opbygning, indhold og aflevering 3.1 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 eksemplarer i papirformat samt en elektronisk version af det samlede tilbud på USB- stick. Tilbud kan IKKE modtages på . Ved modstridende oplysninger imellem det fysiske eksemplar og det digitale eksemplar vil det fysiske eksemplar have forrang. Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i udbudsmaterialet, jf. tilbudsdispositionen i udbudsmaterialets kapitel 7, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse. Den vedlagte tilbudsliste (bilag 2) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse i uændret form. Tilbudsgiver opfordres til at udfylde tilbudslisten elektronisk. 3.2 Sprog Tibud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter såsom regnskaber mv. kan dog være på engelsk, svensk eller norsk. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse hermed er Norddjurs Kommune uvedkommende. 3.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Nastasja Maria Schweigler pr. nams@norddjurs.dk. Alle spørgsmål skal være ordregiver i hænde senest senest den 25. februar, kl Side 6 af 27

7 Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på Ordregivers hjemmeside på adressen: Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. 3.4 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være Norddjurs Kommune, Indkøbsfunktionen, Torvet 3, 8500 Grenaa, att. Nastasja Maria Schweigler i hænde senest d. 9. marts, kl Tilbuddet skal være mærket: Tilbud EU udbud 2015/S [udbudsbekendtgørelsesnr.] og Må ikke åbnes i posten Forsendelsen skal være lukket. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 3.5 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt, om end tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at de indkomne tilbud vil være omfattet af reglerne om aktindsigt. 4. Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der, jf. udbudsmaterialets afsnit 1.5, ske en vurdering af virksomhedens egnethed i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier og på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere(konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet, jf. også afsnit 2.4. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller faglige og tekniske formåen, stiller Norddjurs Kommune krav om, at dokumentation for, at tilbudsgiver råder over andre enheders ressourcer skal fremlægges i form af denne anden enheds underskrevne og daterede erklæring over for Norddjurs Kommune. Erklæringen skal omfatte, at denne anden enhed stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgivers varetagelse af den udbudte opgave tillige med dokumentation som angivet i afsnit 4.2 og/eller afsnit 4.3 nedenfor alt efter hvilke dele af de opstillede krav, som tilbudsgiver vil opfylde ved at basere sig på andre enheders formåen. Tilbud som ikke indeholder den efterspurgte dokumentation, skal Norddjurs Kommune afvise som ukonditionsmæssige. 4.1 Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. Side 7 af 27

8 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. 4.2 Økonomisk og finansiel formåen Revisorattesteret erklæring om tilbudsgivers soliditetsgrad i de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver skal have en positiv soliditet i de seneste 2 afsluttede regnskabsår. 4.3 Teknisk og/eller faglig formåen En referenceliste over de væsentligste sammenlignelige ydelser tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af tidspunkt herfor samt navn og telefonnummer på kunden. Norddjurs Kommune forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. Det er et mindstekrav at tilbudsgiver skal have forudgående erfaring med vejledning af virksomheder under den basale erhvervsservice, og har dokumenteret erfaring med samarbejde med et væksthus eller anden lignende offentligt erhvervsfremme. 5. Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det, for Norddjurs Kommune, økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent 1. Kvalitet 40 % 2. Kvantitet 30 % 3. Konsulentteam 30 % Underkriterium 1: Kvalitet Tilbudsgiver skal fremsende en løsningsbeskrivelse, som må fylde (vejl.) maksimum 10 sider. Underkriteriet kvalitet evalueres ud fra tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, som skal tage højde for kravene i kravspecifikationen og herunder de grundlæggende elementer i Norddjurs Kommunes erhvervspolitik. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse skal indeholde en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil løse opgaven. Følgende bør som minimum være en del af beskrivelsen: Beskrivelse af aktiviteter og tiltag Beskrivelse af erhvervsserviceydelser Forslag til innovative iværksætter- og virksomhedsindsatser set i forhold til målgruppens behov. Beskrivelse af hvordan den tætte koordination med Væksthus Midtjylland vil blive tilrettelagt og gennemført. Forslag til håndtering af samspil med de kommunale myndigheder og eksisterende erhvervsfremmeaktører. Side 8 af 27

9 Tilgængeligheden for virksomheder og iværksættere Ved bedømmelse af underkriteriet kvalitet vil der blive lagt vægt på følgende elementer: - Det tillægges meget høj positiv vægt at tilbudsgiver i løsningsbeskrivelsen synliggør en god overensstemmelse mellem opgavens løsning og de grundlæggende principper i Norddjurs Kommunes erhvervspolitik. - Det vil blive tillagt meget høj positiv vægt hvis tilbudsgiver synliggør let tilgængelighed for virksomheder og iværksættere i forbindelse med opgavens løsning. - Endvidere vil det blive tillagt meget høj positiv vægt, hvis tilbudsgiver synliggør et tæt og koordinerende samarbejde/ samspil med de øvrige aktører, der har relevans for udførelse af den lokale basale erhvervsservice. - Det vil ydermere blive tillagt positiv vægt, såfremt løsningsbeskrivelsen også omfatter andre opgaver, der kan understøtte den generelle erhvervsfremme i Norddjurs Kommune. Underkriterium 2: Kvantitet Tilbud herpå skal afgives ved udfyldning af relevante felter på tilbudslisten (bilag 2). Den vedlagte tilbudsliste (bilag 2) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse i uændret form. Underkriteriet kvantitet evalueres ved antallet af vejledninger samt hvor mange projektaktiviteter der kan foretages inden for den beløbsmæssige fastsatte ramme p.a. inden for den lokale erhvervsfremme. Flest mulige vejledninger og projektaktiviteter vægtes højst. Antal vejledninger vægter 80% og antal projektaktiviteter vægter 20% i den samlede vurdering af underkriteriet kvantitet. Underkriterium 3: Konsulentteam Tilbudsgiver skal aflevere CV er på max ti medarbejdere, som denne vurderer vil være repræsentative for de medarbejdere, der skal løse opgaven. Dette gælder både i forhold til kompetencer (herunder erfaringsniveau og referencer) og arbejdsopgaver. Underkriteriet Konsulentteam evalueres ud fra de medsendte CV er. Det tillægges i denne forbindelse høj vægt, at tilbudsgiver synliggør et udsnit af medarbejdere med relevante kompetencer, herunder erfaring og referencer, i forhold til den samlede opgaveløsning. Samlet vurdering Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige. 6. Kravspecifikation Kort beskrivelse af opgaven Udbuddet omfatter udførelse af lokal basal erhvervsservice i Norddjurs Kommune og består i information og vejledning om start, drift og udvikling af virksomhed. Indledning Kommunerne har ansvaret for erhvervsfremme, jf. lovbekendtgørelse nr af 16. december 2010 om erhvervsfremme og regional udvikling (erhvervsfremmeloven). Kommunerne har også ansvaret for den specialiserede erhvervsservice. Den specialiserede erhvervsservice er målrettet vækstiværksættere og Side 9 af 27

10 vækstvirksomheder med særlige behov, og løses i det fællesregionale væksthus, Væksthus Midtjylland. Den basale erhvervsservice er en kommunal opgave. I forbindelse med erhvervsfremmeindsatsen er der fokus på et højt kvalificeret og synligt koordineret system omkring både den basale og den specialiserede erhvervsservice. Den basale lokale erhvervsservice skal ses i sammenhæng med kommunens erhvervspolitik og øvrige erhvervsudviklingsinitiativer, der har til formål at skabe vækst og beskæftigelse samt understøtte Norddjurs Kommunes erhvervsmæssige styrker. Den basale lokale erhvervsservice i Norddjurs Kommuner udbydes nu fra til Det er et ufravigeligt mindstekrav, at alle ydelser til varetagelse af lokal basal erhvervsservice i Norddjurs Kommune skal holdes inden for den økonomiske ramme som angivet i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver skal selv stille lokaliteter til rådighed for opgavens udførelse. Det er en forudsætning, at aktiviteterne for hovedparten er opsøgende og som udgangspunkt foregår i Norddjurs Kommune. Målsætning for den basale lokale erhvervsservice Der skal videreføres et attraktivt, effektivt erhvervsservicetilbud på et højt kvalitets- og fagniveau, både mht. ressourcer og resultater, som understøtter Norddjurs Kommunes ambition om at være en attraktiv erhvervskommune for iværksættere og virksomheder. Indsatsen skal tilrettelægges således, at den understøtter og tager udgangspunkt i de erhvervspolitiske målsætninger og indsatsområder i arbejdet med i Norddjurs Kommune. Der er fokus på at sikre den rette service til alle, herunder at sikre kompetent screening og understøttelse af særligt vækstiværksættere og vækstvirksomheder. Screening og henvisning af vækstiværksættere og vækstvirksomheder til Væksthus Midtjylland sker i henhold til en samarbejdsaftale indgået mellem KKR Midtjylland og Væksthus Midtjylland. Erhvervsservicen skal som minimum omfatte følgende: Målgruppe 1. Iværksættere før opstart samt personer, som overvejer at starte virksomhed, men endnu ikke er oprettet i CVR-registret. 2. Iværksættere og virksomheder efter opstart og i drift i op til 3 år med eller uden vækstambitioner. 3. Virksomheder i drift over 3 år med eller uden vækstambitioner. Leverandøren skal sikre den rette service til alle, med særlig fokus på at identificere vækstmuligheder, herunder at sikre kompetent screening og understøttelse af særligt vækstiværksættere og vækstvirksomheder. Aktiviteter Leverandøren skal yde vejledning og problemafklaring af målgruppen, herunder at foretage screening til specialiseret service hos private rådgivere eller hos Væksthus Midtjylland, samt screene til relevante regionale, nationale såvel som internationale virksomhedsprogrammer. Vejledninger kan forstås som éntil-én vejledninger eller som kollektive vejledninger. Side 10 af 27

11 Leverandøren skal gennemføre projektaktiviteter såsom informationsmøder, iværksætterkurser/temamøder og specialistrådgivning med deltagelse af relevante specialister (advokater, revisorer, Skat m.m.) Leverandøren skal endvidere deltage i relevante kommunale projektaktiviteter i forbindelse med kommunale erhvervsprojekter, der er rettet mod målgruppen, herunder erhvervsudviklingsaktiviteter initieret af Region Midtjylland og Væksthus Midtjylland, der relaterede sig til Norddjurs Kommunes erhvervspolitik. Alle aktiviteter skal overholde bestemmelserne i erhvervsfremmeloven. Videnopbygning Leverandøren skal i kontraktperioden etablere, drifte og vedligeholde en hjemmeside, som understøtter både den lokale synlighed og kobling til de kommunale indsatser, samt det øvrige erhvervsservicesystem. Erhvervsservicetilbuddet skal markedsføres via for målgruppen relevante medier og relevante samarbejdspartnere, og kendskabsgraden samt synligheden af indsatsen skal være høj og kunne dokumenteres ved fx oplagstal, besøgende og hits. Leverandøren skal endvidere forestå markedsføringen og synliggørelse af specialiserede erhvervsservicetilbud fra Væksthus Midtjylland. Afrapportering Leverandøren skal forestå en kvartalsvis opgørelse af ydelser set ift. aktivitetsmål og årlig brugerevalueringsrapport baseret på effektmåling efter de til enhver tid gældende retningslinjer, under erhvervsserviceindsatsen. Leverandøren skal umiddelbart efter hver vejledning og øvrige aktiviteter registrere og dokumentere alle data i Erhvervsstyrelsens CRM-system og i et sådan omfang, at relevante data efterfølgende kan benyttes til erhvervsrettede aktiviteter. Resultatkontrakt Der udarbejdes en årlig resultatkontrakt mellem Leverandøren og Norddjurs Kommune, som Leverandøren skal følge, jf. også afsnit 7 i kapitel 8 udkast til kontrakt. Generelt Leverandøren skal tilrettelægge indsatsen under den basale erhvervsservice således, at den understøtter og tager udgangspunkt i de erhvervspolitiske målsætninger og indsatsområder, som der til enhver tid arbejdes med i Norddjurs Kommune. Leverandøren skal varetage den basale erhvervsservice således, at den følger Norddjurs Kommunes til enhver tid gældende erhvervspolitik og øvrige erhvervsudviklingsinitiativer, der har til formål at skabe vækst og beskæftigelse samt understøtte Norddjurs Kommunes erhvervsmæssige styrker. I Norddjurs Kommune er der fokus på, at der sker en tæt koordinering imellem den basale erhvervsservice til alle virksomheder og til den specialiserede erhvervsservice i Væksthus Midtjylland, så virksomheder og iværksættere oplever erhvervsservice som et sammenhængende system. Leverandøren skal således sikre en tæt koordinering for at sikre, at iværksættere og virksomheder, der har vækstpotentialer, får de rette tilbud hos Væksthus Midtjylland, og at henvisninger til specialiserede tilbud sker smidigt og effektivt. Side 11 af 27

12 Det forudsættes, at leverandøren af den lokale erhvervsservice anvender de redskaber, som stilles til rådighed af Væksthus Midtjylland og Erhvervsstyrelsen (CRM-system, Midtjysk Erhvervsudviklings Akademi mv.), og at leverandøren har eller tilegner sig dokumenterede erfaringer med anvendelse af disse redskaber, og har deltaget eller deltager i uddannelsen i disse redskaber i Midtjysk Erhvervsudviklings Akademi. Ordregiver forudsætter, at minimum 50 % af de vejledte iværksættere og virksomheder henvises til et specialiseret erhvervsservicetilbud. 7. tilbudsdisposition 7.1 Generelle formkrav Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for besvarelse af kravene i udbudsmaterialets kapitel 4 (udvælgelsekriterier) og kapitel 5 (tildelingskriterium). Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen fulgt. Således skal alle punkter i tilbudsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet. Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 2. Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsmaterialet til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges at kapitel 8 (udkast til kontrakt) også er en del af udbudsmaterialet. 7.2 Disposition af tilbuddet Ved udarbejdelse af tilbuddet bedes nedenstående disposition fulgt. Dispositionen modsvarer de i udbudsmaterialets kapitel 4 opstillede udvælgelseskriterier og de i udbudsmaterialets kapitel 5 anførte underkriterier. Afsnit Indhold 1. Indledning, herunder angivelse af tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Det skal fremgå at tilbuddet vedstås i 3 måneder fra fristen for modtagelse af tilbud. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal det fremgå, med hvilken tilbudsgiver Norddjurs Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Side 12 af 27

13 2. Eventuelle forbehold. Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold for de i udbudsmaterialet indeholdte krav, herunder bl.a. forbehold til kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets afsnit 2.6 (tilbudsgivers forbehold) vedrørende retsvirkningerne af forbehold. 3. Udvælgelseskriterier: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF af Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1 og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Revisorattesteret erklæring om tilbudsgivers soliditetsgrad i de seneste 2 afsluttede regnskabsår. En liste over de væsentligste sammenlignelige ydelser tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste tre år, med angivelse af tidspunkt herfor samt navn og telefonnummer på kunden. 4. Underkriterium 1: Kvalitet Her vedlægges en løsningsbeskrivelse på (vejl.) maksimalt 10 sider. 5. Underkriterium 2: Kvantitet Her vedlægges den udfyldte og underskrevne tilbudsliste (bilag 2). Den vedlagte tilbudsliste (bilag 2) skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse i uændret form. 6. Underkriterium 3: Konsulentteam Tilbudsgiver skal vedlægge CV er på max ti medarbejdere, som denne vurderer vil være repræsentative for de medarbejdere, der forventes at skulle løse opgaven. Dette gælder både i forhold til kompetencer (herunder erfaringsniveau og referencer) og arbejdsopgaver. Side 13 af 27

14 8. Udkast til kontrakt Nærværende udkast til kontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontraktudkastet skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontraktudkastet udfyldes af Norddjurs Kommune i tilfælde af aftaleindgåelse. (hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i kontrakten skal dette tydeligt angives i tilbudsgivers tilbud, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.6). Udkast til Kontrakt vedr. levering af lokal basal erhvervsservice til Norddjurs Kommune efter lovbekendtgørelse nr af 16. december 2010 om erhvervsfremme og regional udvikling Side 14 af 27

15 1. Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Norddjurs Kommune Torvet Grenaa CVR: (I det følgende benævnt Ordregiver) og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Vej] [nr.] [postnummer] [By] [CVR-nummer] (I det følgende benævnt Kontrakthaver) 2. Kontraktens baggrund Norddjurs Kommune har i 2015 gennemført et offentligt udbud af kontrakt vedr. levering af lokal basal erhvervsservice til Norddjurs Kommune efter lovbekendtgørelse nr af 16. december 2010 om erhvervsfremme og regional udvikling. På baggrund af de indkomne tilbud har Norddjurs Kommune valgt kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå], da dette vurderedes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3. Kontraktgrundlag Kontrakten beskriver Ordregivers og Kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Nærværende kontrakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver (i det følgende benævnt aftalen eller kontrakten) af [dd.mm.åååå] B. Eventuelle rettelser og svar på spørgsmål til Ordregivers udbudsmateriale af [dd.mm.åååå] C. Ordregivers udbudsmateriale af [dd.mm.åååå] inkl. bilag D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] inkl. bilag Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til et fast honorar på kr. ekskl. moms p.a. dog ,00 kr. for det første år (2015), jf. dog afsnit 31. Med mindre andet fremgår klart og utvetydigt af Kontrakthavers tilbud, forudsættes alle krav i Ordregivers udbudsmateriale overholdt. Side 15 af 27

16 4. Kontraktens omfang Der leveres lokal basal erhvervsservice i henhold til Ordregivers kravspecifikation og i øvrigt tilbudsgivers tilbud af [dd.mm.åååå]. Kontrakthaver har initiativpligten med hensyn til alle væsentlige forhold i relation til levering af Erhvervsservicen. Kontrakthaver indestår for, at Erhvervsservicen er af høj kvalitet og opfylder god skik og relevante branchestandarder samt de til enhver tid gældende love, standardnormer og myndighedspraksis m.v. Norddjurs Kommune bidrager ikke til kontrakthavers levering af Erhvervsservicen. 5. Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. april 2015 og indtil d. 31. december Kontrakten er uopsigelig for begge parter i aftaleperioden, jf. dog kontraktens afsnit 20, 28 og 31. Kontrakthaver kan ikke kræve kontraktperioden forlænget og kontrakt ophører uden opsigelse d. 31. december Kontakt mellem parterne Nærværende kontrakt er organisatorisk forankret i udviklingsforvaltningen i Norddjurs Kommune. Den overordnede kontakt mellem Kontrakthaver og Ordregiver sker via Kultur- og udviklingsafdelingen. Ordregivers kontaktperson er: kultur- og udviklingschef Helen Rosager, tlf , helen@norddjurs.dk. Kontrakthavers kontaktperson er: [Navn, tlf.nr., ] Såvel Ordregiver som Kontrakthaver er til enhver tid berettiget til at ændre kontaktperson ved skriftlig meddelelse herom, gerne pr. , til den anden part. Kontrakthaver kan ikke forpligte Ordregiver over for tredjemand, medmindre dette forudgående og skriftligt er godkendt af ordregiver. 7. Samarbejde m.v. Kontrakthaver forpligter sig til at indgå i et loyalt og effektivt samarbejde med ordregiver i forbindelse med levering af Erhvervsservicen. Kontrakthaver og dennes medarbejdere skal varetage den fornødne koordinering i forbindelse med levering af Erhvervsservicen med henblik på at opnå det bedst mulige resultat. Kontrakthaver har ansvaret for, at samarbejdet og koordineringen fungerer optimalt. Resultatkontrakt Side 16 af 27

17 Én gang årligt hver januar første gang i januar 2016 skal Kontrakthaver udarbejde et udkast til en resultatkontrakt med en generel del, der angiver samarbejdsaftalens parter, aftaleperiode, målgrupper, arbejds- og rollefordeling, partnernes gensidige forpligtigelser, effektmål, synliggørelse af samarbejdet, økonomi, og ikrafttrædelsesdato, samt en aktivitetsdel med angivelse af fælles mål, aktiviteter og opfølgning. Det er formålet, at tilvejebringe de bedste udviklingsmuligheder for iværksættere og virksomheder i Norddjurs Kommune i form af vejledning/ problemafklaring/sparring og overblik over relevante muligheder for rådgivning og videreudvikling. Udkastet til resultatkontrakt skal fremsendes til Ordregivers godkendelse. Resultatkontrakten skal gælde for et kalenderår og benyttes til at fastlægge ydelses-og effektmål, samt særlige fokusområder i indsatsen for det pågældende år. Evaluering m.v. Kvartalsvis aktivitetsopfølgning og årlig statusrapport på iværksætteri og virksomhedsudvikling i Norddjurs Kommune. Kontrakthaver skal efter afslutningen af et kvartal sende en opgørelse til Ordregiver over de aktiviteter, som kontrakthaver har gennemført som en del af Erhvervsservicen i det netop afsluttede kvartal. Alle iværksættere og virksomheder, der modtager individuel vejledning, skal opgøres. Der skal udarbejdes en skriftlig statusrapport en gang årligt, og første gang primo Rapporten skal være egnet til offentliggørelse og sættes op med layout. Målgruppen for rapporten er primært eksternt interesserede og sekundært Ordregiver. Rapporten skal vise branchefordelingen af vejledte iværksættere og virksomheder. Af rapporten skal det samtidigt fremgå, hvorledes branchefordelingen er blandt alle virksomheder i Norddjurs kommune for det respektive år. Den samme branchefordeling skal så vidt muligt anvendes hvert år, således at der med statusrapporten primo 2016 for 2015 og efterfølgende kan laves en opgørelse der viser udviklingen fra Statusrapporten skal samtidigt angive de væsentligste absolutte tal for udviklingen i virksomhedsbestanden i Norddjurs kommune over tid med de senest tilgængelige tal, herunder antal nyetablerede virksomheder, kommunens samlede antal virksomheder og antal beskæftigede i kommunens virksomheder. Endeligt skal statusrapporten vise hovedtal for de udførte erhvervsserviceaktiviteter i det forudgående år, ligesom hovedtal fra tilfredshedsmålingerne og brugerevalueringen medtages. Tilfredshedsmåling og brugerevaluering Kontrakthaver skal løbende gennemføre tilfredshedsmålinger blandt brugerne af Erhvervsservicen dog mindst én gang årligt. Målingen skal baseres på Målgruppens vurdering af den kvalitet og den service, som de oplever i den udførte erhvervsservice. Målet er en brugertilfredshed på minimum 80 %. Kontrakthaver skal levere resultatet af tilfredshedsmålingerne til Ordregiver i skriftlig form. Mindst én gang årligt skal Kontrakthaver gennemføre en brugerevaluering af Erhvervsservicen. Side 17 af 27

18 Brugerevalueringen skal leveres i skriftlig form og første gang primo Profilanalyse Kontrakthaver skal bidrage til den årlige regionale profilanalyse, som afdækker erhvervsserviceresultaterne på tværs af kommuner i regionen. Kontrakthaver skal være indstillet på at indføre oplysninger om de gennemførte vejledninger til det regionale CRM-system, som bl.a. udgør grundlaget for profilanalyserne. Alle personligt vejledte iværksættere og virksomheder i Norddjurs Kommune skal registreres i CRM-systemet og benyttes i de statistiske opgørelser. 8. Konsulentteam Kontrakthaver skal for hver opgave vurdere hvilke kompetencer opgaven kræver, og stille de optimale ressourcer til rådighed for opgavens løsning. Det forudsættes at de(n) allokerede ressource(r) for opgavens løsning, har eller tilegner sig de(n) for den konkrete opgaves løsning nødvendige uddannelse i Midtjysk Erhvervsudviklings Akademi. Det forudsættes at de medarbejdere, hvis CV fremgår af kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] er repræsentative for de ressourcer der stilles til rådighed for opgavens løsning. Dette medfører at ordregiver forudsætter, at de ressourcer der allokeres til opgavens løsning, i det fornødne omfang, har tilsvarende kompetencer og erfaring som disse medarbejdere. Kontrakthaver skal på ordregivers forlangende, fremlægge dokumentation for kompetencer og erfaring hos de medarbejdere der indgår i teamet til opgavens løsning. De allokerede medarbejderressourcer evalueres løbende, og såfremt ordregiver vurderer at kontrakthaver ikke stiller de optimale ressourcer til rådighed for opgavens løsning, skal kontrakthaver og ordregiver samarbejde om at finde en løsning hertil. Såfremt ordregiver og kontrakthaver ikke kan blive enige om en løsning, er kontrakthaver forpligtet til at redegøre skriftligt for hvorfor denne mener at opfylde ovenstående krav. Såfremt ordregiver, efter modtagelse af redegørelsen, forsat ikke vurderer, at kontrakthaver opfylder ovenstående krav til de allokerede ressourcer, er kontrakthaver forpligtet til at rette op på dette. Sker dette ikke, vil dette blive betragtet som en misligholdelse af kontrakten. 9. Evalueringsmøde På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem Kontrakthaver og Ordregiver. Relevant personale hos Kontrakthaver og Ordregiver er forpligtet til at deltage vederlagsfrit for den anden part i sådanne møder. 10. Fakturering Fakturering skal ske hvert halve år pr. 1. juli og 1. januar. Fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP (jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med Side 18 af 27

19 offentlige myndigheder) til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nr.: ) med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Faktura skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Kontrakthavers CVR/SE-nummer (skal være det samme som det CVR-nummer, Kontrakthaver opgav ved tilbudsafgivningen og som fremgår af kontraktens afsnit 1) Kontrakthavers navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse Rekvirent/personreferance hos Ordregiver Betalingsdato Fakturatotal Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler helt eller delvist. Ordregiver betaler ikke fakturagebyr. 11. Priser Kontrakthaver er i aftalens løbetid forpligtet til at levere de under afsnit 2 anførte ydelser til et fast honorar på kr. ekskl. moms p.a. dog ,00 kr. for det første år (2015), jf. dog afsnit 31. Honoraret er fast og indeksreguleres ikke i Kontraktens løbetid. Kontrakthaver afholder for egen regning udgifter til transport, ophold, administration, kontorhold, kopier m.v., og er ikke berettiget til refundering af nogen former for udlæg. Alle udgifter til levering af lokal basal erhvervsservice skal således være indeholdt i det ovenfor angivne honorar. Kontrakthaver er berettiget til halvårlig a conto bagudrettet afregning med et beløb svarende til halvdelen af det årlige honorar. 12. Betalingsbetingelser Ordregivers betalingsbetingelser er 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. afsnit 10. Afsendelse af betalingen fra Ordregiver på forfaldsdato betragtes som rettidig betaling. Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag. I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsbetingelser, anvendes disse. 13. Kvantitet Såfremt kontrakthaver ikke som minimum foretager det i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne antal vejledninger og projektaktiviteter på årsbasis, og dette ikke skyldes forhold som ordregiver bærer Side 19 af 27

20 ansvaret for, vil dette blive anset som en misligholdelse af kontrakten, og vil blive behandlet som beskrevet i afsnit Underleverandører Såfremt kontrakthaver ønsker at anvende underleverandører til løsning af opgaven eller dele heraf, kan dette kun ske til efter forudgående skriftlig godkendelse fra ordregiver. Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten eller dele heraf, garanterer Kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis Kontrakthaver selv havde udført leverancen. 15. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers overdragelse af rettigheder og pligter Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra Ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod gældende udbudsret. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten uden varsel, jf. afsnit 20. Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. I så fald skal der ske skriftlig meddelelse herom til Kontrakthaver. 16. Forsikring og erstatningsansvar Kontrakthaver er forpligtet til at tegne relevant professionel erhvervsansvarsforsikring og opretholde en sådan forsikring i hele aftaleperioden. Kontrakthaver skal senest 7 kalenderdage efter indgåelsen af nærværende aftale forelægge dokumentation for tegnet forsikring i henhold til ovenstående. Forsikringen skal endvidere kunne dokumenteres på Ordregivers forlangende i aftaleperioden. Kontrakthaver skal varetage al sagsbehandling angående skadesanmeldelse mv. Kontrakthaver er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen eller Kontrakthavers skadevoldende adfærd. Såfremt Kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelse af kontrakten, er Kontrakthaver forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder ovennævnte krav til forsikringsdækning. Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk almindelige regler om erstatningsansvar, jf. afsnit 20. Side 20 af 27