Vejledning Indgåelse af medfinansieringsaftale efter tilsagn om støtte

Transkript

1 Vejledning Indgåelse af medfinansieringsaftale efter tilsagn om støtte December 2014 Højteknologiske projekter, som i december 2014 har fået tilsagn om støtte fra Innovationsfonden, skal senest torsdag den 26. februar 2015 indgå en medfinansieringsaftale med Innovationsfonden om projektets gennemførelse. Denne vejledning beskriver proces og tidsplan for kontraktforhandlingerne samt medfinansieringsaftalens opbygning. En god idé er i Innovationsfonden kendetegnet ved at have et åbenbart erhvervsmæssigt potentiale, som kan udvikles ved hjælp af ny højteknologi, der frembringes gennem et målrettet samarbejde mellem virksomheder og offentlige forskningsinstitutioner. Et godt projekt er kendetegnet ved, at: Projektets parter sætter sig ambitiøse mål. De parter, der er nødvendige for at indfri projektets mål, er til stede. Der foregår en løbende forventningsafstemning mellem parterne. Projektleder og styregruppe forholder sig proaktivt og kritisk til projektets fremdrift. Projektets fokus er på værdiskabelse. Indhold 1. Kontraktforhandlingernes formål Proces og tidsfrister Underskrivelse af aftale Medfinansieringsaftale med bilag... 4 Bilag 1: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse... 5 Bilag 2: Budget... 7 Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen... 8 Bilag 4: Samarbejdsaftale... 9 Bilag 5: Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus Opstart af bevillingsperiode og projektaktiviteter Kick-off Håndtering af projektets økonomi Økonomiansvarlige Formidling og kommunikation Tjekliste... 12

2 1. Kontraktforhandlingernes formål I højteknologiske projekter bringes forskellige kompetencer i spil og frembringer ny viden og resultater i et fokuseret forskningssamarbejde. For at skabe størst mulig værdi for de deltagende virksomheder og offentlige forskningsinstitutioner, er det vigtigt, at parterne inden projektstart fastlægger en overordnet projektplan og ressourcefordeling, etablerer en handlekraftig organisation, samt aftaler ejerskab og anvendelse af de resultater, som projektet frembringer. Parterne og Innovationsfonden skal derfor senest den 26. februar 2015 indgå en medfinansieringsaftale om projektets gennemførelse. Til medfinansieringsaftalen hører fem bilag: Bilag 1: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse Bilag 2: Budget Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen Bilag 4: Samarbejdsaftale Bilag 5: Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus Forhandlingerne kan være tidskrævende, men resultatet er mere end en juridisk sikring af projektets fokus og rettigheder til fremtidige resultater. Ofte er drøftelserne med til at præcisere mål, succeskriterier og roller yderligere. Dette styrker projektet, giver en mere fokuseret opstart af aktiviteterne og øger sandsynligheden for, at parterne sammen opnår væsentlige resultater. Det er vigtigt at forankre kontraktforhandlingerne hos de respektive projektparter, også hvis den enkelte part undervejs vælger at inddrage juridisk assistance. 2. Proces og tidsfrister Bevillingsperioden og dermed opstart af projektaktiviteterne kan først begynde, når: Medfinansieringsaftalen med bilag er forhandlet på plads mellem parterne. Innovationsfonden har godkendt den endelige medfinansieringsaftale med bilag. Medfinansieringsaftalen er underskrevet af alle parter samt Fondens direktør og bestyrelsesformand. Bevillingsperioden skal påbegyndes senest 120 dage efter tilsagnet, dvs. projektstart senest 1. maj Får parterne hurtigt forhandlet medfinansieringsaftalen med bilag på plads, kan en tidligere opstart aftales med projektets SPOC. Nedenstående tids- og handlingsplan følges, med mindre andet aftales med projektets SPOC: December 2014 Tilsagn og materiale til kontraktforhandling Projektets parter modtager med tilsagn om støtte fra Innovationsfonden. Side 2 af 12

3 Tilsagnsmailen orienterer om dato, tidspunkt og sted for orienterings- og statusmøder i forhandlingsprocessen, som er obligatoriske for alle parter. Parterne orienterer sig i udkast til medfinansieringsaftale med bilag, som kan findes på Projektet etablerer en forhandlingsgruppe bestående af repræsentanter fra alle parter, som har til opgave at få medfinansieringsaftalen i hus, og kontraktforhandlingerne starter. Projektet vælger en konstitueret projektleder, som på vegne af alle projektets parter er i løbende dialog med SPOC en om forhandlingerne, og som er ansvarlig for at viderebringe information fra SPOC en til de øvrige parter. Uge 2-3 (primo januar) Orienteringsmøde vedrørende medfinansieringsaftale og forhandlinger Obligatorisk orienteringsmøde for det enkelte projekt om aftale og opstart. Tidspunkt og sted fremgår af tilsagnsmailen. Alle projektets parter skal være repræsenteret. Det forventes, at alle på forhånd har læst vejledning og udkast til medfinansieringsaftale med bilag. Dagsorden: o Velkomst og præsentation o Kort status fra konstitueret projektleder på forhandlinger, projektopstart mv. o Kontraktindgåelse og regnskaber o Innovationsfonden i bevillingsperioden o Eventuelt Uge 6 (primo februar) 2015 Kort telefonmøde om status på forhandlingerne Obligatorisk telefonmøde mellem parterne og Fonden om status i forhandlingerne. Tidspunkt og kontaktinformationer fremgår af tilsagnsmailen. Alle parter skal være repræsenteret. Telefonnummer og adgangskode fremgår af tilsagnsmailen. Dagsorden: o Status i forhandlinger om medfinansieringsaftale med bilag o Valg af økonomimodel og registrering af økonomiansvarlige o Ansættelser og ressourcer o Opstart af projektperioden o Eventuelt 26. februar 2015 Frist for at indsende aftaledokumenter til Fonden Frist for at parterne opnår enighed om aftalens dokumenter. Senest denne dato indsendes medfinansieringsaftale og samtlige bilag, herunder samarbejdsaftale, til projektets SPOC til endelig godkendelse. Senest denne dato indsendes kontaktoplysninger på projektparternes økonomiansvarlige og kontooplysninger til projektets SPOC. Først når medfinansieringsaftalen er godkendt af Innovationsfonden, skal den underskrives. Fonden udsender et eksemplar af aftalen til hver af projektets parter, der efterfølgende underskriver aftalen. Bemærk: Projektperioden kan først begynde, når aftalen er godkendt af projektets SPOC samt underskrevet af alle parter. 1. maj 2015 Frist for projektstart Parterne aftaler med projektets SPOC, hvornår projektaktiviteterne skal begynde, dog senest 120 dage efter Innovationsfondens tilsagn. Side 3 af 12

4 3. Underskrivelse af aftale Torsdag den 26. februar 2015 er sidste frist for parternes indsendelse af medfinansieringsaftale med bilag til endelig godkendelse i Innovationsfonden. Materialet sendes til projektets SPOC, som herefter godkender aftalen i dialog med projektet. Samtlige bilag skal godkendes af Innovationsfonden, inden medfinansieringsaftalen kan skrives under. Fonden indhenter parternes underskrifter. Herefter skal medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen (bilag 4) underskrives: Fonden udsender pr. mail et eksemplar af den færdige aftale til hver af projektets parter. Medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen underskrives af partens tegningsberettigede. De originale underskriftsblade til medfinansieringsaftalen og samarbejdsaftalen returneres pr. post til Innovationsfonden. Frist fremgår af følgebrev. Fondens direktør og bestyrelsesformand underskriver kontrakten. Alle parter modtager pr. mail et eksemplar af de øvrige parters underskrifter. 4. Medfinansieringsaftale med bilag Medfinansieringsaftalen med bilag regulerer forholdet mellem Innovationsfonden og projektet. Fra hentes følgende aftaledokumenter: Medfinansieringsaftale - Udkast. Budget (bilag 2) - Skabelon. Styregruppens forretningsorden (bilag 3) - Udkast. Dokumenterne er tilgængelige i en engelsk oversættelse kontakt SPOC en, hvis disse ønskes udleveret. Som tillæg til medfinansieringsaftalen indgår parterne en samarbejdsaftale, som regulerer det indbyrdes forhold mellem parterne, herunder aftale om fordeling og udnyttelse af immaterielle rettigheder opstået i projektet. Denne samarbejdsaftale udgør bilag 4 til medfinansieringsaftalen. Innovationsfonden har ikke skabeloner til parternes samarbejdsaftale At indgå en aftale med Innovationsfonden om finansiering består af følgende: Tilretning og eventuel justering af medfinansieringsaftalen. Udarbejdelse af projektplan. Udarbejdelse af budget, fordelt på parter og år. Tilretning og eventuel justering af forretningsordenen for styregruppen. Udarbejdelse af samarbejdsaftale mellem projektets parter. Eventuel justering af Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus (ansøgningens bilag 4). Nedenfor følger en nærmere beskrivelse af de enkelte bilag. Side 4 af 12

5 Bilag 1: Projektplan, milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse Bilag 1 er såvel projektlederens som styregruppens styringsredskab og indeholder en projektplan med beskrivelse af milepæle, succeskriterier, organisation og ledelse. Parterne kan ofte med fordel tage udgangspunkt i den oprindelige ansøgning til Innovationsfonden. Det er dog vigtigt, at alle parter aktivt forholder sig til og indbyrdes diskuterer konkrete arbejdsopgaver, indbyrdes afhængighed, tidsplan, ressourcer, mål og succeskriterier, samt hvorledes projektet skal organiseres og ledes for at skabe optimale rammer for samarbejdet. I et højteknologisk projekt samarbejder parterne sig til ny viden og nye muligheder. Risikoprofilen er høj i kraft af de ambitiøse teknologiske målsætninger, men også fordi parterne skal turde være afhængige af hinandens bidrag og resultater for at kunne lykkes. Sandsynligheden for, at et projekt opnår signifikante resultater stiger markant, når alle deltagere aktivt støtter op om et oprigtigt samarbejde. Det kan fx være gennem: Vilje til at dele fortrolig viden og teknologi. Udveksling af apparatur og udstyr. Fælles fokus på det overordnede projektmål. Parternes forskellige kompetencer løfter samarbejdet, men rummer også et potentiale for konflikt. Hver part vil have egne værdier, ambitioner, forventninger til andres bidrag og målsætninger for egne resultater, som driver deres engagement. Dette skal projektet kunne rumme og udnytte. Det kræver respekt for hinandens kompetencer og en løbende forventningsafstemning at sikre, at alle parter får noget ud af samarbejdet. Alle parter er forpligtede til at deltage i justering og præcisering af projektmål, roller, ressourcer og succeskriterier. Fælles vision og ambitiøse mål En stærk fælles vision og tydelige succeskriterier hjælper projektet til at fastholde momentum og retning i samarbejdet. Parterne skal i fællesskab formulere de overordnede milepæle på vejen mod projektets vision - hvilke håndgribelige resultater skal nås inden for projektperioden, for at parterne kan betegne projektet som en succes? Milepæle og forventede resultater strukturerer indsatsen i et antal delmål, som angiver den kritiske vej i projektet. For at sikre overblik over de forskellige aktiviteters indbyrdes afhængighed og respektive fremdrift, kan det være gavnligt at aftale fælles konkrete delmål i løbet af projektet, hvor foreløbige resultater føjes sammen. Ikke alle idéer lader sig realisere i den form, som de først blev forelagt Fonden i ansøgningsprocessen. Der kan indlægges en midtvejsevaluering i projektplanen, hvor parterne giver projektplan, succeskriterier, projektledelse og budget en kritisk revision for at sikre fortsat momentum og den rette balance mellem realisme og såvel kommercielle som forskningsmæssige ambitioner. Projektet kan, med accept fra Innovationsfonden, foretage justeringer i projektplanen undervejs. Effektiv projektledelse og organisation Målrettet ledelse og organisation øger sandsynligheden for, at projektets idé kan realiseres. For at sikre størst mulig værdiskabelse i det enkelte projekt, stiller Innovationsfonden krav om, at der etableres en styregruppe, som udpeger en projektleder. Projektledelse er tidskrævende, men vital for succes. Det er vigtigt, at parterne både inden og i løbet af projektet diskuterer, hvilke ressource- og kompetencemæssige behov projektet har. Side 5 af 12

6 Projektlederen står for den daglige ledelse og skal sikre løbende engagement og fremdrift i aktiviteterne. Projektlederen repræsenterer og handler altid på vegne af det samlede projekt og må have øje for samspillet mellem projektparternes forskellige værdier og incitamenter for at samarbejde, så det sikres, at alle arbejder vedholdende mod fælles mål. Styregruppen har det overordnede ansvar for gennemførelsen af projektet og skal sammensættes af repræsentanter fra alle de deltagende parter. Styregruppen skal sætte den strategiske retning for projektet, fastholde momentum og tage beslutninger, der sikrer fremdrift mod relevante mål. Ressourcer og rekruttering Et højteknologisk projekt er ikke ejet af en bestemt part. For at sikre alle parters engagement i projektet, bør rollen som styregruppeformand, -næstformand og projektleder som udgangspunkt besættes af forskellige parter i projektet. Ligeledes bør personsammenfald mellem styregruppemedlemmer og projektleder så vidt muligt undgås. Fordi samarbejdet gør parterne gensidigt afhængige af hinanden, er den enkelte parts bidrag også et fælles anliggende. Parterne bør så tidligt som muligt afdække ressourcebehovet, fx: Hvilke eksisterende kompetencer kan den enkelte part bidrage med? Hvilke kompetencer skal hyres ind og af hvem. Hvornår skal hvilke kompetencer i spil? I hvilke delaktiviteter vil parternes indsats i særlig grad stille krav om gode samarbejdsevner eller andre særlige kompetencer? Hvilke delaktiviteter kræver særligt fokus på intern videndeling, fx gennem møder, workshops, nyhedsbreve eller lignende? Kan projektet i perioder have gavn af initiativer som medvejledning, udlån af medarbejder, fælles projektfaciliteter eller andet? Bilag 1 skal indeholde følgende oplysninger: Projektets overordnede mål og succeskriterium En oversigt over projektets kritiske/overordnede milepæle for bevillingsperioden og de tilknyttede succeskriterier. Milepælenes indbyrdes relation illustreres. En oversigt over projektets arbejdspakker eller delprojekter. For hver af disse beskrives: Væsentlige milepæle, herunder kritiske leveringer og potentielle flaskehalse Arbejdsopgavernes indhold og risikoprofil Mål, succeskriterier og forventede resultater Den enkelte parts rolle Ressourceforbrug pr. part i mandeår eller måneder Projektets organisation og ledelsesform tilføjes information om: Konstitueret projektleder (navn, kontaktoplysninger) Eventuelle arbejdsgrupper og arbejdsgruppeledere (navne) Medlemmer af styregruppen (navne, kontaktoplysninger) Eventuelle advisory boards (navne) Eventuel øvrig ledelse (navne, kontaktoplysninger) Side 6 af 12

7 Bilag 2: Budget Ved aftaleindgåelse skal parterne se på, om det budget, der blev udarbejdet i forbindelse med ansøgningsprocessen, fortsat vil kunne understøtte de aktiviteter, som er skitseret i projektplan. Der skal udarbejdes årsbudgetter for hvert kalenderår. Budgettet skal afspejle de aktiviteter, som parterne forventer at skulle igennem for at nå de forventede mål. Det kan være vanskeligt at udarbejde et præcist budget i et flerårigt projekt med en høj risikoprofil. Generelt opfordres til at budgettet revideres en gang årligt, så det afspejler de faktiske omkostninger så meget som muligt. Innovationsfonden står til rådighed for en drøftelse af rebudgettering og reallokering inden for bevillingens rammer. Som bilag 2 til medfinansieringsaftalen udfyldes Innovationsfondens budgetmodel (Excel-fil). Bilag 2 tager udgangspunkt i den oprindelige ansøgnings budget, som opdeles i kalenderår og eventuelt justeres. Håndtering af budget i projektperioden Det overordnede ansvar for budgetter og regnskabsaflæggelse ligger hos styregruppen. Det er muligt at revidere budgettet. Budgettet skal overholde modellen og de aftalte støtteprocenter. Budgetmodellen indeholder Budget for hele bevillingsperioden fordelt på parter [1 side] Budget for hvert kalenderår fordelt på parter [1 side pr. kalenderår] Afkrydsningsfelt for valg af udbetalingsmodel (kvart- eller halvårlig) (se afsnit 5) Bemærk, at kun felter markeret med gult skal udfyldes. De øvrige felter udfyldes automatisk, når de gule felter er udfyldt. Budget for hele bevillingsperioden: Følgende punkter udfyldes: Projektets titel Journalnummer Arket indeholder en kolonne for hver deltagende part. Øverst i hver kolonne skrives navnet på den deltagende part, og arten angives: For offentlige forskningsinstitutioner skrives O ; for virksomheder, der maksimalt modtager 50 % i støtte skrives V ; og for Små og Mellemstore Virksomheder (SMV), der modtager % i støtte, skrives SMV. Generelle kommentarer til budgettet. De øvrige felter på budgettet for hele bevillingsperioden vil automatisk blive udfyldt, når budgetter for de enkelte kalenderår er udfyldt. Budget for hvert kalenderår: For hvert kalenderår bevillingsperioden dækker, udfyldes et årsbudget. I hvert årsbudget anføres det budgetterede beløb på de relevante poster. Under Heraf støtte fra Innovationsfonden anføres det beløb, som de enkelte parter vil modtage til projektet. Summerne under Total, Egenfinansiering og Støtte i procent genereres automatisk. Udgifter skal specificeres, når enkeltudgifter er større end DKK Dette gælder ikke lønudgifter. Er der ikke enkeltudgifter >DKK noteres i udgiftsfeltet, at Ingen enkeltudgifter overstiger DKK Side 7 af 12

8 Forklaring af budgetposter: Videnskabeligt personale Løn til personale, herunder ph.d.-studerende samt postdocs, som udfører videnskabeligt arbejde i forskningsinstitutioner eller virksomheder. Udgifter til frikøb af forskere ansat på offentlige forskningsinstitutioner kan dækkes. For virksomheder opgøres udgifter til løn som antallet af anvendte timer x DKK 600. For offentlige forskningsinstitutioner angives de faktiske lønomkostninger. Overhead/administrationsbidrag anføres som selvstændig post (se nedenfor). Teknisk/administrativt personale Løn til personale, som udfører tekniske og administrative opgaver på projektet. Udgifter til frikøb af personale, som udfører tekniske og administrative opgaver, kan dækkes. Lønudgiften beregnes som ved videnskabeligt personale. Apparatur Udgifter til apparatur, udstyr og instrumenter, der anvendes i forbindelse med videnskabelige forsøg og lignende. Materialer Udgifter til materialer, som anvendes i forbindelse med projektet, fx kemikalier, komponenter og lignende. Rejser Udgifter til deltagelse i konferencer og møder, som er en nødvendig del af projektet. Øvrige udgifter Andre udgifter, herunder: Udgifter til forskningsformidling og kommunikation, der skal synliggøre projektets arbejde og resultater for offentligheden (i størrelsesordenen op til DKK ). Midlerne kan eksempelvis anvendes til korte film, åbne konferencer eller workshops, web, præsentationer, foldere, plancher og lignende. Udgifter til konsulentbistand og tilsvarende tjenesteydelser, herunder indkøbt forskning, som er nødvendig for projektets gennemførelse. Udgifter til indkøb af rettigheder, patenter og licenser, som er nødvendige for projektets gennemførelse. Udgifter til beskyttelse af viden, der opstår i projektet. Udgifter, der afholdes efter bevillingsperiodens udløb, kan dog ikke støttes. Øvrige udgifter, som er direkte relateret til projektets aktiviteter Overhead/administrationsbidrag Overhead på maksimalt 44 % af de samlede udgifter for de offentlige forskningsinstitutioner, der skal følge reglerne om tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed i Finansministeriets Budgetvejledning. For andre danske, offentligt ejede institutioner kan der alene beregnes 3,1 % i administrationsbidrag af udgifter, der direkte kan henføres til projektet. Der er mulighed for at angive generelle kommentarer til de enkelte årsbudgetter. Bilag 3: Forretningsorden for styregruppen Styregruppen vurderer projektet 360 rundt. Den sætter projektets resultater og udfordringer i relation til udefrakommende faktorer som parternes strategiske dispositioner, markedsforhold, ny teknologi, patenter, lovgivning, netværk oa., og diskuterer projektets positionering i forhold til marked og state-of-the-art forskning. Side 8 af 12

9 Styregruppen varetager den løbende forventningsafstemning. Parterne kommer her til enighed om den overordnede retning og de nødvendige projektmål på den kritiske vej frem mod det endelige slutresultat. Udkast til bilag 3 downloades fra Innovationsfondens hjemmeside. Udkastet kan justeres og tilrettes det konkrete samarbejde og er ment som inspiration til udformning af forretningsordenen. Dog kan afsnittet om Innovationsfondens fondsrepræsentanter ikke ændres eller udelades, ligesom styregruppens ansvarsområde og opgaver, som nævnt i medfinansieringsaftalen, er gældende og ikke kan fraviges. Bilag 4: Samarbejdsaftale Inden underskrivelse af medfinansieringsaftalen skal projektets parter indgå en samarbejdsaftale, der regulerer parternes indbyrdes forhold, herunder aftale om fordeling og udnyttelse af immaterielle rettigheder, der måtte opstå i projektet. Samarbejdsaftalen er resultatet af en forhandling mellem projektets parter. Fonden har derfor ikke en skabelon for denne aftale. Ofte vil den deltagende offentlige forskningsinstitution have en tidligere benyttet skabelon, som forhandlingerne kan tage udgangspunkt i og rette til, så projektets parter alle får de bedste forudsætninger for at anvende projektets resultater. Samarbejdsaftalen er en vigtig forudsætning for, at projektparterne kan etablere et oprigtigt og tillidsfuldt samarbejde, hvor man arbejder aktivt med hinandens fortrolige viden. Det kan være værdifuldt i forhandlingerne at diskutere de enkelte parters rolle og forventninger til projektet, fx: Hvilke resultater vil den enkelte part komme til at stå som ejer eller medejer af. Hvilke resultater har den enkelte part behov for at publicere. Hvilke resultater har den enkelte part behov for ejerskab eller rettigheder til. Hvis der er flere deltagende virksomheder, hvorledes er deres forretningsområder eventuelt forbundne eller afhængige. Er der behov for bilaterale aftaler, som regulerer en parts anvendelse af en anden parts viden eller projektresultater. Samarbejdsaftalen er ofte den mest tidskrævende del af medfinansieringsaftalen at forhandle på plads. Det anbefales, at parterne så hurtigt som muligt efter tilsagn identificerer relevante personer at inddrage i beslutningsprocessen (eventuelt juridiske rådgivere) og begynder forhandlingerne. Bilag 5: Erklæring vedrørende statsstøtte og virksomhedsstatus Som del af ansøgningen indsendte projektet bilag 4 Erklæring om statsstøtte og tilskyndelsesvirkning (for store virksomheder) eller Erklæring om SMV-status samt erklæring om statsstøtte (for små og mellemstore virksomheder) for hver af de deltagende virksomheder. Er der siden indsendelse af ansøgning sket ændringer i de deltagende virksomheders status eller opstået behov for korrektion af de oplyste informationer, skal bilag 4 udfyldes og underskrives på ny i forbindelse med den øvrige aftaleproces. Bilaget kan fås ved henvendelse til projektets SPOC. Side 9 af 12

10 5. Opstart af bevillingsperiode og projektaktiviteter Kick-off For at sikre en effektiv og fokuseret opstart skal projektet inden for de første 2 måneder af projektperioden afholde et kick-off for projektets deltagere. Det kan være praktisk at lade styregruppen konstituere sig ved samme lejlighed. Kick-off er en god anledning til at få alle projektdeltagere introduceret til parterne og deres forventninger, de overordnede mål, organiseringen af samarbejdet og ikke mindst de andre deltagere. Det anbefales, at der gives plads og tid til udveksling af idéer og etablering af kontakter. Der er ikke noget fast format for møderne, da projekter har forskellige behov i forhold til, hvad der skal til for at komme godt i gang. Der kan således være tale om en halvdags-workshop, flere dages seminar eller få timers møde. Projektets SPOC kan være behjælpelig med idéer til, hvad der kan give jer den bedste opstart. Projektets SPOC deltager i mødet og giver en kort præsentation af Fonden og dens rolle i projektet. Håndtering af projektets økonomi For at sikre en enkel og effektiv bevillingsadministration, håndteres projektets økonomi gennem Innovationsfondens bevillingsportal. Hver part indrapporterer via portalen sine afholdte udgifter, som godkendes af projektlederen. Når alle parters indrapportering er modtaget, indsender projektlederen via portalen en udbetalingsanmodning til Fonden, hvorefter Fonden udbetaler støtte direkte til hver part. Portalen giver løbende projektlederen et opdateret overblik over projektets ressourcer. I forbindelse med udarbejdelse af projektets budget, skal parterne indbyrdes beslutte, hvor hyppigt man vil modtage bevilling. Projektet kan vælge mellem en kvart- eller halvårlig udbetalingsmodel. I begge modeller sker udbetaling bagudrettet på baggrund af parternes indrapporterede regnskabstal. Økonomiansvarlige Projektparterne skal hver især udpege en person, som er ansvarlige for den praktiske håndtering af projektets økonomi for den pågældende part: Økonomiansvarlig Hver part udvælger en økonomiansvarlig, som sidder med den praktiske håndtering af partens projektøkonomi. Den økonomiansvarlige har ansvaret for rettidigt at indrapportere partens regnskabstal til projektlederen, som herefter skal godkende eller afvise indrapporteringen i dialog med den økonomiansvarlige. Den økonomiansvarlige modtager forud for hver frist et link, hvor regnskabstallene indtastes. Projektleder Projektlederen har ansvaret for at godkende de økonomiansvarliges indrapporteringer, og for at en samlet anmodning indsendes rettidigt til Innovationsfonden. Projektlederen kan først indsende en samlet anmodning, når alle parters indrapporteringer er modtaget og godkendt. Side 10 af 12

11 Projektkoordinator Projektlederen kan eventuelt bistås af en projektkoordinator, hvis der er behov for dette. Denne har adgang til parternes indrapporteringer og kan afvise indrapporteringer på projektlederens vegne. Dog kan kun projektlederen indsende den samlede anmodning til Innovationsfonden. Når projektperioden er begyndt, får projektleder adgang til Fondens økonomiportal. Projektleder, økonomiansvarlige og eventuelt projektkoordinator vil i maj 2015 modtage relevant vejledning fra Fonden. For at starte projektets bevillingsperiode op, skal projektlederen indsamle kontakt- og kontooplysninger ind fra projektets parter og sende disse til projektets SPOC senest 26. februar Følgende oplysninger skal indsendes: Projektparternes CVR-nummer, adresse, postnummer og by. Projektparternes bank, registreringsnummer, kontonummer og reference på udbetaling (teksten vil fremgå af modtagers kontoudtog max 20 anslag). De økonomiansvarliges navn, mailadresse, telefon- og mobilnummer. Angivelse af om projektet ønsker kvartals- eller halvårsmodel for indrapportering af forbrug til Fonden og udbetaling af midler. Projektet skal udarbejde årsregnskab efter udløb af hvert kalenderår. Frist er 31. marts. Årsregnskab for virksomheder, der modtager over en vis bevillingsstørrelse, skal være revisorpåtegnet. Generelle bestemmelser for bevillinger beskriver gældende regler og praksis i forbindelse med administration af bevillinger fra Innovationsfonden, herunder årsregnskab, og kan findes på 6. Formidling og kommunikation Innovationsfonden ønsker at sætte fokus på formidling og kommunikation, der kan synliggøre projektet, dets parter og resultater såvel internt som for en bredere kreds af samarbejdspartnere, kunder, investorer, slutbrugere og samfundet som helhed. Det er derfor muligt i det enkelte projekts budget at afsætte et beløb i størrelsesordenen op til DKK til forskningsformidling og kommunikation. Det er projektets styregruppe, der i samråd med Fonden træffer beslutning om, hvordan midlerne bedst anvendes, både i forhold til valg af kommunikationsplatforme, indhold og timing i projektperioden. Innovationsfonden stiller gerne sit brede netværk til diverse medier til rådighed for projektet. Side 11 af 12

12 7. Tjekliste I løbet af kontraktforhandlingerne skal projektparterne på kort tid tage mange vigtige beslutninger sammen og hver for sig. SPOC en er altid behjælpelig med et overblik over processen. Nedenfor ses en tjekliste for de praktiske opgaver: o Få datoer for de obligatoriske møder i kontraktforhandlingsprocessen i kalenderen. Etabler en kontraktforhandlingsgruppe, hvor alle parter er repræsenteret. Vælg en konstitueret projektleder, som er i dialog med SPOC en på hele projektets vegne og den primære tovholder for processen. Lav en plan for kontraktforhandlingsprocessen (ferieplaner, tidsfrister mv.). Samarbejdsaftalen tager typisk længst tid, begynd med den. o Kontakt eventuelt den offentlige forskningsinstitutions kontraktenhed/tech transkontor. De har ofte en skabelon, som parterne kan tilrette til projektets behov. Den enkelte part kan have behov for at inddrage juridisk assistance, men det anbefales at briefe nytilkomne på den fælles vision med projektsamarbejdet. Få overblik over ressourcer, behov for nyansættelser mv. og aftal dato for projektstart. Beslut om projektet skal have kvart- eller halvårlige udbetalinger. Kom til enighed om medfinansieringsaftalen med bilag (se afsnit 4). Find ud af, hvem der er den enkelte parts tegningsberettigede og indføj disse i medfinansierings- og samarbejdsaftalens underskriftssider. Send aftaledokumenterne til SPOC en efterhånden som de bliver færdige, og senest torsdag den 26. februar o Medfinansieringsaftale og bilag 3 i word-format med track changes. o Bilag 2 i excel-format. Send oversigt over alle projektparters økonomiansvarlige og kontooplysninger til SPOC en senest torsdag den 26. februar Diskuter SPOC ens eventuelle forslag til justeringer af aftaledokumenterne. Giv SPOC en besked om, hvem der skal modtage den endelige aftale (pr. mail) for en effektiv underskrivelsesproces. Følg op på, at tidsfrist for underskrivelse overholdes, og at underskrifter returneres til Fonden. Aftal dato for kick-off med de øvrige projektparter og SPOC en. Få overleveret det videre ansvar for opstart af aktiviteterne til projektleder og styregruppe, hvis disse ikke allerede har været involveret i aftaleindgåelsen. Side 12 af 12