Referat fra Økonomiudvalgets møde den 16. januar 2006 kl på Aars Rådhus

Transkript

1 Referat fra Økonomiudvalgets møde den 16. januar 2006 kl på Aars Rådhus Indholdsfortegnelse 1. Tilbud om bredbånd 3 2. Budget 2006 for sammenlægningsudvalget 4 3. Budgetprocedure for budget Genåbning af de gamle kommuners budgetter for Procedure for løbende opfølgning af de sammenlagte byråds økonomiske 11 dispositioner 6. Tillægsbevilling i Aalestrup Kommune Orientering om aftaleudkast fra Nordjyllands Amt Orientering om aftaleudkast fra Viborg Amt Orientering om aftalen om deling af Aalestrup Kommune Mødeplan for økonomiudvalget Planlægning af visionsseminar Orientering om udnævnelse af afdelingschefer og souschefer Henvendelse fra fagforening om tryghed Direktionens arbejdsgrundlag samt fordeling af direktørposter 17 Økonomiudvalget besluttede at overføre punkt 14 til den lukkede dagsorden. Knud Kristensen bemærkede, at punkt 14 burde være forblevet på den åbne dagsorden. Afbud fra: Ingen afbud.

2 Punkt 1. Tilbud om bredbånd J.nr Den politiske styregruppe har igangsat et EU-udbud med henblik på etablering af IT-infrastruktur i Vesthimmerlands Kommune. I samarbejde med konsulentfirmaet Rambøll Management har dette udbud været gennemført. Der var 8 firmaer, som anmodede om prækvalifikation. I forløbet blev 3 af disse valgt fra. Af de resterende kom der tilbud fra HEF Bredbånd A/S. Rambøll Management har gennemført en tilbudsvurdering af dette tilbud (se bilag). Der har efterfølgende været en præsentation af den foreslående løsning herunder en gennemgang af de forhold, der er angivet i tilbudsvurderingens afsnit 4. Disse forhold er afdækket og i fornødent omfang indarbejdet i kontrakten. Bilag 1 - Tilbudsvurdering Administrationen indstiller, at økonomiudvalget indstiller til sammenlægningsudvalget, at der indgås kontrakt med HEF Bredbånd A/S Økonomiudvalget indstiller adminstrationens indstilling til sammenlægningsudvalgets godkendelse. Økonomiudvalget bemærker, at al kommunikation sker mellem HEF og Vesthimmerlands Kommune, og at HEF håndterer kommunikationen med Cybercity. Punkt 2. Budget 2006 for sammenlægningsudvalget. J. nr Ø02 Sammenlægningsudvalget skal have eget budget for perioden 1. januar december Sammenlægningsudvalgets formand skal senest den 1. februar 2006 udarbejde budgetforslag. Forslaget skal drøftes i sammenlægningsudvalget og være vedtaget senest den 1. marts Borgerne i de involverede kommuner skal senest den 1. maj 2006 have en kort redegørelse om indholdet i budgettet. Udgifterne til sammenlægningsudvalgets budget skal fordeles mellem de enkelte involverede kommuner efter deres respektive andel af det statsgaranterede udskrivningsgrundlag for Det udarbejdede budgetforslag indeholder følgende hovedtal: Drift Anlæg UDGIFTER I ALT FINANSIERING BALANCE kr kr kr kr kr.

3 Ubalancen på kr. vil i det omfang den ikke kan finansieres via lån blive fordelt mellem kommunerne. Det bemærkes, at den politiske styregruppe den 14. november 2005 har ansøgt Indenrigs- og Sundhedsministeriet om lånedispensation til visse engangsinvesteringer i forbindelse med kommunalreformen. Det er ansøgt om dispensation til følgende investeringer: Bygningsinvesteringer kr. IT-investeringer kr. Direkte flytteomkostninger kr. I alt kr. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har ved brev af 21. december 2005 oplyst, at der først ultimo februar 2006 vil komme en tilbagemelding på låneansøgningen (der var oprindelig lovet en tilbagemelding ultimo december 2005). Administrationen arbejder på en mindre korrektion vedr. udgifterne i 2005, som vil blive fremlagt på mødet. Bilag 2 - Budgetforslag for sammenlægningsudvalget Lovgrundlag Sammenlægningsudvalgets budget er omtalt i Inddelingslovens 27. I medfør af 27, stk. 6 er der udstedt bekendtgørelse af 15. december 2005 om budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. i forbindelse med kommunesammenlægninger. Administrationen indstiller, at økonomiudvalget indstiller budgetforslaget til godkendelse i sammenlægningsudvalget. Der blev indarbejdet en lille korrektion på kr. Økonomiudvalget indstiller administrationens indstilling til sammenlægningsudvalgets godkendelse. Punkt 3 Budgetprocedure for budget 2007 J. nr A26 Indledning Det er særdeles vigtigt, at arbejdet med budgetlægning for 2007 starter på et meget tidligt tidspunkt for at sikre plads til de politiske drøftelser omkring serviceharmonisering. Serviceharmonisering og budgetprocedure kan ikke adskilles og skal betragtes som én proces. Budgetlægningen vil blive præget af mange usikkerhedsfaktorer Det talmæssige grundlag skal sammenstykkes af oplysninger og metoder fra 4 kommuner Hvordan kommer åbning af budgetterne for 2006 til at påvirke processen Hvordan vil det nye tilskuds- og udligningssystem påvirke Vesthimmerlands Kommune (kendes formentlig først omkring 1. juli 2006) Hvordan påvirker delingsaftalerne med Nordjyllands Amt, Viborg Amt og Aalestrup Kommune budgettet (kendes først endelig den 1. april og alternativet 1. juni, såfremt Delingsrådet skal tage stilling i sagen)

4 Hvordan påvirker de amtslige opgaver budgettet og bliver opgaverne fuldt ud finansieret (herunder også hvilke institutioner Vesthimmerlands Kommune skal/vil overtage) Hertil kommer, at den administrative organisation ikke fuldt ud er på plads i 2006, bl.a. bliver de decentrale økonomimedarbejdere først tilknyttet Økonomisk Forvaltning (bortset fra Løgstør kommune) omkring sommerferien 2006, når arbejdet med kompetenceskemaerne er færdigt. Budgetarbejdet i 2006 vil således være atypisk i forhold til budgetarbejdet fremover. Kommunernes Landsforening (KL) opfordrer kommunerne til at udmelde 3 budgetrammer i forløbet. Endvidere, at der arbejdes med 2 budgetseminarer. Disse budgetrammer og budgetseminarer er indarbejdet i den overordnede tidsplan for budgetproceduren. Tidsplanen er vedlagt som bilag 1. For at sikre en succesfuld budgetlægning er det vigtigt, at processen omkring budget og serviceharmonisering er klar og éntydig både af hensyn til politikerne, direktion og fagforvaltninger. 1. budgetramme og det heraf afledte arbejde med budgettet (januar april) Arbejdet i perioden januar april vil primært dreje sig om budgettet og serviceharmoniseringen på de kendte kommunale opgaver. Arbejdet vil tage afsæt i den udgiftsramme, som Sammenlægningsudvalget melder ud tillige med de besparelseskrav, der er nødvendige for at nå det tekniske råderum. Budgetrammen Den 1. budgetramme er en egentlig udgiftsramme, der kan danne udgangspunkt for arbejdet med og drøftelserne omkring serviceharmoniseringen. Rammen består af en sammenlægning af de 4 kommuners 2006-budget for konto 1-6(Aalestrup dog renset for den del af budgettet, der vedrører henholdsvis MariagerFjord kommune og Viborg kommune) på funktionsniveau. Endvidere er renter og afdrag medtaget. Amtets opgaver er medtaget i budgetrammen ud fra opgørelserne i bilag 6.1 og 6.2 i Finansieringsudvalgets rapport om et nyt tilskuds- og udligningssystem (offentliggjort pr. 1. december 2005). Alle beløb er vist både i 2006-priser og i 2007-priser. Rammen viser således de samlede driftsudgifter for Vesthimmerlands Kommune ud fra 2006-budgetterne. Følgende beløb er ikke medtaget i rammen eventuelle udgifter til renter/afdrag som følge af overtagelsen af amternes aktiver og passiver eventuelle udgifter til renter/afdrag som følge af overtagelse af aktiver og passiver fra Aalestrup kommune eventuelle udgifter til renter/afdrag som følge af engangslån i forbindelse med kommunalreformen Der er heller ikke taget højde for ændringer i demografi fra 2006 til 2007 (eksempelvis nedgang i antal børn i daginstitutioner), eventuelle mængdemæssige ændringer (eksempelvis udviklingen i kontanthjælpsmodtagere) og evt. nye/ændrede tiltag/opgaver. Disse beløb vil først blive indregnet i 2. budgetramme sammen med følgeændringer fra Sammenlægningsudvalgets budget for perioden 1. januar 31. december 2006 (nyoprettede stillinger, justering af vederlag politikere osv.) Udgiftsrammen for de kommunale opgaver er vist som bilag 2. Den foreløbige udgiftsramme for de amtslige opgaver er vist som bilag 3. Råderum Udgiftsrammen svarer således til en serviceharmonisering på et gennemsnitligt niveau. Det anses for nødvendigt allerede på nuværende tidspunkt at beskrive alternative modeller for at opbygge et (teknisk) råderum. Råderummet skal bl.a. dække Skabe rum for politisk prioritering Mulighed for at iværksætte anlægsaktiviteter Usikkerhed omkring det nye tilskuds- og finansieringssystem Usikkerhed omkring finansieringen af de opgaver, der overtages fra amtet I bilag 4 er vist de 5 modeller, som Finansieringsudvalget har peget på omkring det nye tilskuds- og udligningssystem. Modellerne viser, at Vesthimmerlands Kommune kan risikere at tabe kr. på reformen. Den bedst tænkelige model giver en gevinst på kr.

5 Det anses derfor for nødvendigt med et robust teknisk råderum. Råderummet er eksempelvis beregnet som en procentdel af nettodriftsudgifterne på alle områder, bortset fra Konto 1 (forsyningsvirksomhederne) De budgetgaranterede områder Det bør endvidere overvejes, om der også på de opgaver, der overtages fra amtet skal arbejdes med et effektivitetspotentiale. I bilag 5 er størrelsen af et sådant teknisk råderum på de kommunale opgaver vist ved alternative procenter. Opdeling på udvalgsniveau Udgiftsramme og råderum (besparelser) bør opdeles på de 8 nye udvalgsområder. Økonomisk forvaltning vil i løbet af januar måned tage kontakt til forvaltningscheferne med henblik på at henføre funktionerne i budgetrammen til de enkelte fagudvalg. Kontoplan Arbejdet med den nye kontoplan er påbegyndt. KMD har åbnet op for, at der kan arbejdes i økonomisystemet for Vesthimmerlands Kommune kommunekode 820. Det tilstræbes, at kontoplanen er færdig i løbet af januar kvartal, så 2. budgetramme kan indlægges i økonomisystemet. Budgetarbejdet Da administrationen som nævnt indledningsvis endnu ikke fuldt ud er på plads, vil budgetarbejdet blive udført af en gruppe centrale økonomimedarbejdere i samarbejde med én eller flere medarbejdere fra fagforvaltningerne. Herudover vil der blive nedsat en gruppe af økonomimedarbejdere og medarbejdere fra Løn- og Personalekontoret med henblik på at udarbejde lønbudgettet for Vesthimmerlands Kommune. Budgetrammen - jfr. bilag 2 - vil blive beskrevet på en ensartet måde på de enkelte funktionsniveauer. Processen omkring serviceharmonisering og lokalisering af råderum Det anses for vigtigt, at processen omkring serviceharmonisering tilrettelægges på en ensartet måde i de enkelte fagforvaltninger. Der skal tages stilling til, hvordan politikerne skal drøfte serviceharmoniseringen forberedelse i underudvalg eller på temamøder i Sammenlægningsudvalget? Endvidere, at besparelserne for at nå det tekniske råderum bliver beskrevet på et standardskema. Økonomisk Forvaltning udarbejder det pågældende standardskema. Standardskemaet er vigtigt, da besparelserne skal fremgå ensartet, enkelt og overskueligt for at tilgodese hensynet til den politiske prioritering på 1. budgetseminar. 2. budgetramme og det heraf afledte arbejde med budgettet (maj juli) Arbejdet i perioden maj - juli vil primært dreje sig om afvikling af 1. budgetseminar og herunder en prioritering med henblik på at nå målene for råderum. Endvidere budgettering omkring de overtagne opgaver fra amtet, ligesom der skal ske tilretning af budgettet generelt som følge af demografi, resultatet af lønbudgetteringen, ændringer i mængder samt ændrede/nye opgaver i forhold til budget Og så skal budgetterne tilrettes som følge af Sammenlægningsudvalgets budget for Hertil kommer hele indtægtssiden med udgangspunkt i resultaterne af finansierings- og udligningsreformen samt skøn for skatter. 1. budgetseminar På budgetseminaret skal Sammenlægningsudvalget forholde sig Vesthimmerlands Kommunes økonomiske politik råderum, rammer for anlægsaktivitet, størrelse af kassebeholdning, lånepolitik mv. Endvidere skal det fælles serviceniveau på de enkelte områder fastlægges, ligesom der bør ske en prioritering af de enkelte forslag til besparelser for at nå det tekniske råderum, der er udmeldt i januar måned.

6 3. budgetramme og det heraf afledte arbejde med budgettet (august oktober) Arbejdet i perioden august oktober vil primært dreje som om afvikling af 2. budgetseminar samt det politiske arbejde omkring 1. og 2. behandling af budgettet. Den 3. budgetramme der udarbejdes efter indgåelse af økonomiaftalen mellem Regeringen og KL skal understøtte de endelige prioriteringer i budgettet. Disse prioriteringer starter op i forbindelse med drøftelserne på 2. budgetseminar. Bilag 1. Tidsplan 2. Udgiftsramme for de kommunale opgaver 3. Udgiftsramme for de amtslige opgaver 4. Modeller fra Finansieringsudvalgets rapport om et nyt tilskuds- og udligningssystem 5. Teknisk råderum ved alternative procenter Administrationen indstiller at økonomiudvalget indstiller, at budgetproceduren godkendes i sammenlægningsudvalget. Økonomiudvalget indstiller administrationens indstilling til sammenlægningsudvalgets godkendelse. Økonomiudvalget anmoder underudvalgene om, at der i forbindelse med serviceharmoniseringen samtidig arbejdes med at opnå stordriftsfordele, og at der derfor skabes et teknisk råderum på 2 % + 2 % + 2 % i de kommende 3 år ( ). Økonomiudvalget anmoder underudvalgene om at igangsætte dette arbejde på det næstkommende møde. Økonomiudvalget fastsatte det første budgetseminar til søndag den 7. maj 2006 kl til mandag den 8. maj Punkt 4 Genåbning af de gamle kommuners budgetter for 2006 J. nr Ø09 Den foreløbige opgørelse af kommunernes budgetter for 2006 viser et niveau for serviceudgifterne, som er godt 2 mia. kr. højere end aftalt. Hvis denne udgiftsudvikling bliver realiseret, vil det efter Regeringens opfattelse være et brud på aftalen mellem Regeringen og KL af 10. juni 2005 om kommunernes økonomi for Den kommunale økonomi skal derfor bringes tilbage på sporet fra sommerens aftale. Regeringen anmoder derfor samtlige kommuner om at gennemgå og tilpasse budgetterne med henblik på, at udgiftsniveauet i kommunerne i 2006 bringes i overensstemmelse med aftalen. Denne budgettilpasning skal være indberettet til Indenrigs- og Sundhedsministeriet senest den 15. februar Regeringen forventer, at den proces, der nu sættes i gang, vil føre til overholdelse af aftalen, hvorfor der i givet fald ikke vil være behov tiltag fra Regeringens side (modregning i statstilskud).

7 Regeringen har opgjort den krævede reduktion for Vesthimmerlands Kommune som følger: Kommune Budget 2005 Budget 2006 Vækst i kr. Vækst i pct. Vækst 2,7% Reduktion Farsø 243 kr. 247 kr. 4 kr. 1,5% 250 kr. -3 kr. Aalestrup 217 kr. 229 kr. 12 kr. 5,7% 223 kr. 6 kr. Løgstør 304 kr. 316 kr. 13 kr. 4,2% 312 kr. 4 kr. Aars 386 kr. 399 kr. 13 kr. 3,4% 396 kr. 3 kr. Vesthimmerland kr kr. 42 kr. 3,6% kr. 10 kr. Bem.: alle beløb er i mio. kr. og årets P/L Bilag 4 - Brev af 21. december 2005 med tilhørende bilag Lovgrundlag Brev af 21. december 2005 fra Finansministeren og Indenrigs- og sundhedsministeren. Brevet er sendt til samtlige kommunalbestyrelser og sammenlægningsudvalg. Sammenlægningsudvalget har tillid til, at kommunerne genåbner budgetterne for 2006 i overensstemmelse med Regeringens pålæg Økonomiudvalget indstiller administrationens indstilling til sammenlægningsudvalgets godkendelse. Punkt 5. Procedure for løbende opfølgning af de sammenlagte byråds økonomiske dispositioner J. nr Ø0 For at sikre sammenlægningsudvalget størst mulig indflydelse på den nye kommunes økonomiske udgangspunkt, skal beslutninger om væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne fra 2006 og fremover godkendes i sammenlægningsudvalget. Godkendelsesordningen omfatter alle former for økonomiske dispositioner herunder både anlæg, drift og øvrige finansielle dispositioner. Regulering af anlægsmæssige og lignende dispositioner 1. Sammenlægningsudvalget kan pålægge kommunalbestyrelsen at nedsætte rådighedsbeløb til anlægsprojekter afsat på budget Et sådant pålæg skal i givet fald meddeles til kommunalbestyrelsen senest den 15. februar Anlægsprojekter, som ifølge investeringsoversigten eller bevillingen strækker sig ind i 2007 eller senere år kræver godkendelse i sammenlægningsudvalget forudsat at beløbet er på over kr. 3. Indgåelse af leje- og leasingkontrakter, der kan sidestilles med anlægsvirksomhed kræver sammenlægningsudvalgets godkendelse forudsat at beløbet er på over kr. 4. Støtte på over kr. til etablering af selskaber mv., der har til formål at iværksætte anlægsvirksomhed, kræver godkendelse i sammenlægningsudvalget. 5. Positive og negative tillægsbevillinger til rådighedsbeløb på anlægsbudgettet for 2006 kræver godkendelse af sammenlægningsudvalget forud for iværksættelsen. Sammenlægningsudvalget skal senest den 1. februar 2006 meddele kommunalbestyrelsen, hvilken grænse der er gældende. Grænsen kan maximalt fastsættes til kr.

8 Sammenlægningsudvalget kan vedrørende punkterne 2-4 fastsætte andre grænsebeløb end nævnt i bekendtgørelsen. Sådanne grænsebeløb skal i givet fald meddeles til kommunerne senest den 1. februar Regulering af andre dispositioner med økonomiske konsekvenser 1. Sammenlægningsudvalget kan pålægge kommunalbestyrelsen at nedsætte driftsbevillinger afsat på budget Et sådant pålæg skal i givet fald meddeles til kommunalbestyrelsen senest den 15. februar Sammenlægningsudvalget kan ændre en beslutning, herunder en beslutning om indgåelse af kontrakter der ikke er omfattet af reglerne om anlægsvirksomhed hvis sammenlægningsudvalget skønner, at beslutningen vil medføre udgifter på mere end kr. Det gælder både beslutninger truffet før 1. januar 2006 og beslutninger, der træffes i Positive eller negative tillægsbevillinger til driftsbudgettet for 2006 kræver sammenlægningsudvalgets godkendelse forud for iværksættelsen. Sammenlægningsudvalget skal senest den 1. februar 2006 meddele kommunalbestyrelsen, hvilken grænse der er gældende. Grænsen kan maximalt fastsættes til kr. Sammenlægningsudvalget kan vedrørende punkt 2 fastsætte en anden beløbsgrænse end nævnt i bekendtgørelsen. Et andet grænsebeløb skal i givet fald meddeles til kommunerne senest den 1. februar Sammenlægningsudvalget kan altid såfremt en kommunes gennemsnitlige daglige saldi for likviditeten over en 3-måneders periode er negativ nedsætte anlægs- og driftsbevillinger samt ændre beslutninger om indgåelse af kontrakter mv. I sådanne tilfælde suspenderes tidsfristen på 15. februar Lovgrundlag Sammenlægningsudvalgets kontrol med kommunernes økonomiske dispositioner er omtalt i Inddelingslovens 2, stk. 2-4, 20, 21, 23 og 24. I medfør af disse bestemmelser har Indenrigs- og Sundhedsministeren den 19. december 2005 udstedt Bekendtgørelse om regulering af væsentlige økonomiske dispositioner i kommunerne i Administrationen indstiller, at økonomiudvalget indstiller følgende til sammenlægningsudvalget: Sammenlægningsudvalget skal godkende alle positive eller negative tillægsbevillinger til drifts- og anlægsbudgettet for 2006, såfremt bevillinger er på mere end kr. Endvidere, at sammenlægningsudvalget følger de i bekendtgørelsen fastsatte beløbsgrænser for regulering af øvrige økonomiske dispositioner. Økonomiudvalget indstiller administrationens indstilling til sammenlægningsudvalgets godkendelse. Første opfølgning vil ske på sammenlægningsudvalgets møde den 20. marts Punkt 6. Tillægsbevilling i Aalestrup Kommune. J. nr S03 Aalestrup Kommune har besluttet at afgive en tillægsbevilling på 3,2 mio. kr. til indgåelse af aftale med KMD om bistand ved deling af IT-system.

9 Bilag 6 - Byrådets beslutning den 6. januar 2006 i Aalestrup Kommune. Administrationen indstiller, at økonomiudvalget indstiller til Sammenlægningsudvalget, at tillægsbevillingen godkendes. Økonomiudvalget indstiller administrationens indstilling til sammenlægningsudvalgets godkendelse. Punkt 7. Orientering om aftaleudkast fra Nordjyllands Amt Administrationen vil orientere om aftaleudkastet. Orienteringen blev taget til efterretning. Punkt 8. Orientering om aftaleudkast fra Viborg Amt Administrationen vil orientere om aftaleudkastet Orienteringen blev taget til efterretning. Punkt 9. Orientering om aftalen om deling af Aalestrup Kommune Administrationen vil orientere om udkastet til delingsaftale. Orienteringen blev taget til efterretning.

10 Punkt 10. Mødeplan for Økonomiudvalget J. nr A12 Administrationen har udarbejdet et forslag til mødeplan. Forslaget indeholder møder om mandagen, typisk ugen før møder i Sammenlægningsudvalget. Det forventes, at møderne holdes på rådhuset i Aars. Bilag 10 - Forslag til mødeplan for Økonomiudvalget Administrationen indstiller: - at vedlagte mødeplan godkendes - at det besluttes, hvornår møderne starter. Godkendt med den bemærkning, at møderne startes kl Punkt 11. Planlægning af visionsseminar J. nr Administrationen foreslår, at Sammenlægningsudvalget holder et visionsseminar. Administrationen indstiller, at sagen drøftes. Økonomiudvalget anmoder administrationen om at udarbejde et oplæg til et visionsseminar.

11 Punkt 12. Orientering om udnævnelse af afdelingschefer og souschefer. J. nr Udnævnelse af afdelingschefer under forvaltningscheferne i de enkelte forvaltninger anses for at være en administrativ opgave. Det samme gælder souschefen til forvaltningschefen. Af hensyn til forberedelsen af den nye kommune blev der i juni 2005 sat navne på en række afdelingschefer og souschefer. I forlængelse af Sammenlægningsudvalgets godkendelse den 9. januar 2006 af den administrative struktur, direktionsmedlemmer og forvaltningschefer anses de navngivne afdelingschefer og souschefer også for at være udpeget. Afdelingscheferne tiltræder formelt pr. 1. januar 2007, men med udpegningen får de mulighed at at medvirke til forberedelse af den nye kommune inden for deres område. Økonomiudvalget fremsender sagen til sammenlægningsudvalgets orientering. Punkt 13. Henvendelse fra FOA om tryghed J. nr FOA har fremsendt vedlagte brev om tryghed for de ansatte i forbindelse med kommunalreformen. Bilag 13 - Brev fra FOA Brevet fremsendes uden administrativ indstilling Økonomiudvalget drøftede FOA s henvendelse om tryghed for de ansatte. Spørgsmålet om de ansattes tryghed optages på sammenlægningsudvalgets næste dagsorden. Lukket Møde Punkt 14.