ÅRSBERETNING 2016 Retten i Sønderborg. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2016 Retten i Sønderborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2017

2 Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Sønderborg består af hovedtingstedet i Sønderborg, Afdelingskontor Haderslev og Afdelingskontor Tønder. Retten havde i ,1 årsværk, heraf 21 jurister. Ved årets udgang var der ved Afdelingskontor Haderslev 2 kontormedarbejdere med fast arbejdssted ved afdelingskontoret. Ved Afdelingskontor Tønder var der 1 medarbejder, der varetager embedets telefonomstilling. Arbejdsopgaverne ved afdelingskontorerne varetages herudover af medarbejdere med hovedbeskæftigelse ved hovedtingstedet, men som en eller flere dage ugentligt arbejder ved et af afdelingskontorerne. Rettens øvrige medarbejdere arbejder ved hovedtingstedet. Flere af embedets jurister arbejder lejlighedsvis ved et af afdelingskontorerne i forbindelse med behandling af mindre straffesager, begæringer om indledning af gældssanering og fogedsager. Ved afdelingskontorerne varetages opgaver i overensstemmelse med beskrivelsen i Strukturkommissionens betænkning nr. 1398/2001. Rettens daglige åbningstid er fra kl for alle afdelinger, dog holder afdelingskontorerne lukket på mandage og fredage. Åbningstiden ved afdelingskontorerne er begrundet i det begrænsede antal medarbejdere ved afdelingskontorerne og fastlagt i forhold til opgaverne, der varetages på afdelingskontorerne. 2. Resultater i 2016 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2016 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME

3 3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Sønderborg opnåede i 2016 en samlet produktivitet på 107,0. Det gennemsnitlige produktivitetsindeks for byretterne i Danmark i 2016 var 101,3. Den samlede produktivitet for 5. bedste ret af byretterne var 105,0. Produktiviteten for rettens sagsområder er samlet steget fra 99,4 i 2015 til 107,0 i Produktiviteten for alle sagsområder, straffesager, civile sager, fogedsager og skiftesager har for alle afdelinger været stigende fra 2015 til 2016: Straffesager: Civile sager: Fogedsager Skiftesager ,0 123, ,3 79, ,8 108, ,1 129,9 Produktiviteten har været markant stigende for rettens kontormedarbejdere fra 2015 til I 2015 var produktiviteten 106,5 og i ,1 svarende til den 3. højeste produktivitet for byretternes kontormedarbejdere i Produktiviteten for juristerne har været stigende fra 99,4 i 2015 til 102,1 i Produktiviteten samlet for juristerne ved retten var i ,9 og i ,2, og produktiviteten for 5. bedste byret var i ,1. Produktiviteten for skiftesager behandlet af jurister har været markant høj på 179,4 set i forhold til, at den gennemsnitlige produktivitet for jurister beskæftiget med skiftesager i 2016 var 113,2 og 5. bedste ret inden for samme sagskategori på 142,0. Det samme er tilfældet for så vidt angår fogedsager behandlet af jurister med en samlet produktivitet i 2016 på 137,1 set i forhold til gennemsnittet for fogedsager behandlet af jurister i 2016 på 101,6 og 5. bedste byret på 116,6. Produktiviteten for straffesager behandlet af jurister har endvidere været høj med en produktivitet på 111,8 set i forhold til gennemsnittet for byretterne samlet på 92,1 og 5. bedste byret på 99,0. Tilsvarende har ikke været gældende for behandlingen af civile sager, hvor rettens produktivitet var 69,7 set i forhold til, at produktiviteten for byretterne samlet på 98,9. Produktiviteten for 2016 er samlet set meget tilfredsstillende for Retten i Sønderborg, men som følge af forskellige ændringer i personalesammensætning for både kontormedarbejderne og juristerne i 2016 og 2017 er der allerede taget initiativ til fordeling af medarbejderressourcer set i forhold til produktivitetstallene for 2016.

4 4 Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Retten i Sønderborg har i 2016 opnået målopfyldelsen for de vejledende sagsbehandlingstider for straffesager, bortset fra målopfyldelsen på voldssager. Rettens målopfyldelse har for denne sagskategori ikke været tilfredsstillende i Den manglende tilstrækkelige målopfyldelse er begrundet i flere forhold, herunder tiltagende vanskeligheder ved at beramme sagerne inden for acceptable sagsbehandlingstider. Dette gør sig blandt andet gældende i sager, hvor den tiltalte har ønske om beskikkelse af forsvarer, som inden for 37 dage ikke har kunnet medvirke til gennemførelse af hovedforhandling og i tilfælde, hvor tiltalte inden hovedforhandlingen ønsker en anden forsvarer beskikket, som ikke kan møde på dagen, hvor hovedforhandlingen har været berammet. Retten har nået målopfyldelsen for gennemførelse af hovedforhandling i alle kategorier af civile sager. Gennemløbstiden for sager omfattet af retsplejelovens kapitel 39 har været faldende fra 78,6 procent i 2015 til 69,4 procent i 2016, men det vejledende måltal på gennemførelse af hovedforhandling i denne sagskategori på 67 procent inden for 9 måneder er nået. Retten vil i 2017 have fokus på at nedbringe gennemløbstiden for denne sagskategori. Målopfyldelsen for fogedsager er opnået for kategorien særlige fogedsager, der behandles af rettens juridiske medarbejdere, mens målopfyldelsen for almindelige fogedsager, betalingspåkrav og gennemførelse af tvangsauktioner ikke er nået. Den manglende målopfyldelse er navnlig begrundet i, at afdelingen som følge af sygdom og barsel ikke har haft mulighed for at varetage fogedsagerne i tilstrækkeligt omfang. Personalesituationen i afdelingerne, hvor disse sager behandles, er på nuværende tidspunkt forbedret, og retten har tilrettelagt arbejdet således, at målopfyldelsen for 2017 vil kunne opnås. Målopfyldelsen for skifteretten for så vidt angår berigtigelse af dødsboer, behandling af begæringer vedrørende tvangsopløsning af selskaber og begæringer om indledning af gældssanering er for alle sagskategorier opfyldt, således at behandlingen af dødsboer for mere end 80 procent af sagerne er sket inden for 2 måneder, behandling af begæringer om tvangsopløsninger er sket for mere end 72 procent af sagerne inden 3 måneder, og for så vidt angår behandling af gældssaneringssager er mere end 75 procent behandlet inden for 9 måneder.

5 5 Resultat 3: Faglig kvalitet og resultat 4: Brugeroplevet kvalitet: Retten deltog i 2013 i en landsdækkende brugerundersøgelse. Både professionelle brugere og almindelige brugere deltog i undersøgelsen, der blev gennemført som spørgeskemaundersøgelse med anonyme besvarelser. Besvarelsen af spørgeskemaerne i forhold til rettens afgørelser var:

6 6

7 7 Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet for medarbejdere ved retten har i 2016 ligget over landsgennemsnittet for øvrige byretter. Antallet af sygedage har i gennemsnit pr. medarbejder været 10,3 dage, og til sammenligning har gennemsnittet for byretterne samlet været 9,5 dage. Det høje sygefravær er blandt andet begrundet i, at retten har 3 medarbejdere langtidssygemeldte. Én af medarbejderne har været ramt af alvorlig kritisk sygdom, og denne medarbejder forventes ikke at kunne vende tilbage til varetagelse af arbejdsopgaver. Når der ses bort fra disse langvarige sygefravær hos 3 medarbejdere, vil det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder ligge under landsgennemsnittet. Sygefraværet for medarbejderne må derfor generelt anses for at være på et acceptabelt niveau, og retten iværksætter ikke initiativer til at nedbringe sygefraværet generelt, men retten vil naturligvis løbende have fokus på nedbringelse af sygefravær. Retten havde i 2016 en lønsumsbevilling på 30,2 mio. kr., og årets resultat viste, at retten havde et overskud på lønsummen på kr., der er videreført til rettens lønsumsbudget for Personaleomsætningen ved retten udgjorde i ,4 procent, der ligger under landsgennemsnittet for Danmarks byretter på 9,2. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten gennemførte ikke i 2016 digitale hovedforhandlinger i straffesager, uanset den landsdækkende aftale indgået mellem domstolene og anklagemyndigheden om gennemførelse af digitale hovedforhandling i straffesager. Retten forventer, at praktiske udfordringer hos anklagemyndigheden bringes på plads, og det som følge heraf bliver muligt at gennemføre digitale hovedforhandlinger i straffesager fra 1. maj Rettens medarbejdere har i foråret 2017 deltaget i uddannelse i forbindelse med gennemførelse af digitale hovedforhandlinger, og retskredsens beneficerede advokater har modtaget tilbud om deltagelse i et møde om orientering og demonstration af gennemførelse af hovedforhandling af straffesager, der gennemføres som digitale sager. Dette møde afholdes den 1. juni 2017 med retskredsens beneficerede advokater. Mødet afholdes som et opfølgningsmøde i forhold til et møde afholdt i april Retten har i 2015 og 2016 deltaget i et forløb for gymnasieklasser med det formål at udbrede kendskabet til domstolene. Dette projekt er videreført i 2017, og et forløb har allerede været gennemført i foråret Et større antal skoleklasser og advokatsekretærer har endvidere i 2017 fortsat haft mulighed for at

8 8 følge udvalgte straffesager med efterfølgende drøftelse af sagernes afvikling med retsformanden, forsvareren og den mødende anklager. Disse tiltag opretholdes fortsat. Pr. 1. marts 2017 har retten overtaget opgaven med forkyndelse i straffesager. Denne opgave er indtil videre løst med telefonisk forkyndelse for tiltalte og vidner. Pr. 16. maj 2017 vil indkaldelsen i en lang række sager ske ved forenklet digital forkyndelse, særligt for vidner, men også for så vidt angår de tiltalte i en lang række sager. Retten har herved opnået kontakt med de tiltalte og vidnerne i straffesager forud for hovedforhandling på en hel anden måde, end før retten overtog forkyndelsesopgaven. 3. Udviklingsaktiviteter i 2017 Retten har fra medio 2017 tilrettelagt en ændring for de få medarbejdere, der på nuværende tidspunkt arbejder ved et af rettens afdelingskontorer. Disse medarbejdere vil fra medio 2017 have fast arbejdssted ved hovedtingstedet i Sønderborg, men de vil fortsat varetage opgaverne, der indtil på nuværende tidspunkt og fremadrettet skal varetages ved afdelingskontorerne. Ændringen er foretaget for at sikre medarbejderne, der tidligere var beskæftiget ved afdelingskontorerne et tilstrækkeligt fagligt fællesskab med rettens øvrige medarbejdere og for at fastholde en høj kvalitet i opgaveløsningen også ved afdelingskontorerne. Der vil derfor fra medio 2017 være et større antal medarbejdere, der varetager arbejdsopgaver både ved hovedtingstedet og ved et af rettens to afdelingskontorer. Retten vil dog fortsat opretholde rettens telefonomstilling ved Afdelingskontor Tønder. For at sikre den fremtidige varetagelse af alle arbejdsopgaver vil retten fra medio 2017 ændre den daglige åbningstid ved afdelingskontorerne til 2 dage ugentligt. Retten har som en forsøgsordning iværksat et tiltag med forudgående kontakt til brugere, der skal møde i fogedsager for at opnå kontakt med dem og give mulighed for indflydelse på, hvornår en fogedsag skal behandles. Dette tiltag er iværksat for at opnå et større fremmøde i fogedsagerne og for at undgå, at det vil være nødvendigt at omberamme mange fogedsager, som det har været tilfældet indtil nu, samt mindske behovet for politiets medvirken til fremstilling af brugere i fogedretten. Retten gennemførte i 2016 en større ændring af it-organiseringen. For at fastholde og videreudvikle den kompetenceudvikling, som retten allerede har opnået ved forbedret it-organisering, vil retten løbende iværksætte initiativer for at sikre kompetenceudviklingen og den løbende opkvalificering af medarbejderens it-kompetencer. I efteråret 2017 forventer retten at kunne ibrugtage et nyt digitalt system til behandling af civile sager. De civile sager vil efter ibrugtagning af dette system blive anlagt digitalt, være under digital forberedelse og hovedforhandlinger vil blive gennemført digitalt. Retten har anvendt digital behandling af sager omfattet af lov om social service kapitel 30, men den digitale proces for behandling af civile sager forventes gennemført for alle civile sager. Når tidspunktet for implementeringen af det nye civile system ligger fast, vil retten afholde møder for retskredsens advokater og advokatsekretærer som introduktion til den digitale behandling af civile sager.