Referat af styringsdialog mellem Rudersdal Kommune og Birkebo v/boligkontoret Danmark.

Transkript

1 Referat af styringsdialog mellem Rudersdal Kommune og Birkebo v/boligkontoret Danmark. Onsdag, den 19. juni 2018, kl Følgende var til stede: Finn Weidekamp, Boligkontoret Danmark Bent Nielsen, formand selskabsbestyrelsen Jette Hansen, næstformand selskabsbestyrelsen Gitte Bylov Larsen, områdechef, Socialområdet Henriette Bærentsen, jurist, Rudersdal Kommune Område Rudersdal Ejendomme Øverødvej Holte Tlf TOM@rudersdal.dk Dagsorden: 1. Boligsociale udfordringer, samarbejdet Afd. 3, 4, 5, og Kompensation for friholdelse af boligsocial anvisning. 3. Råderetssager. 4. Bekymringshenvendelser respons. 5. Styringsdialograpporterne værktøj for dialog og information. 6. Henlæggelser og nøgletal. 7. Eventuelt. Ad 1 Birkebo er friholdt for kommunalt anviste lejere i afdeling 3/ Skolebakken, afdeling 5/Skovgårdsparken og afdeling 6/Birkerød Parkvej, idet der er boligsociale udfordringer i de pågældende afdelinger. Men det tilkendegives fra Birkebo, at afdeling 4/Kajerødgade også har boligsociale udfordringer. Birkebo er i gang med at få udarbejdet en undersøgelse af beboersammensætningen i de ovennævnte fire afdelinger på baggrund af primo tal for Det forventes at være færdigt omkring uge 30. Birkebo har ansat en boligsocial medarbejder, uddannet socialrådgiver, samt bachelor i boligsociale områder pr. 1. juni Den nye medarbejder skal udføre forebyggende indsats i en 2-årig periode og følger nye lejere i en 3-måneders periode. Ad 2 Med henvisning til at afd. 3, 5 og 6 er fritaget for kommunalt anviste lejere er det tillige aftalt, at kommunen modtager kompensationslejemål i andre afdelinger. I de oversigter Socialområdet har modtaget over kompensationslejemål har det været svært at få et nemt og klart overblik omkring, hvor kommunen har fået de pågældende kompensations Aftaler som denne bygger på stor grad af tillid, hvilket ønskes bibeholdt. Men det er et klart ønske fra kommunens side, Åbningstid Mandag-onsdag kl Torsdag kl Fredag kl

2 at man fremadrettet ser frem til at modtage mere overskuelige oversigter over kompensations Ad 3 Optagelse af lån vedrørende gamle råderetssager skal afsluttes. Mange af sagerne er godkendt for en del år tilbage, men indeholder ingen konkret godkendelse af størrelsen på lånet. Kommunalbestyrelsens godkendelse af låneoptagelse er en betingelse i henhold til almenboligloven og for at realkreditinstituttet kan tinglyse sikkerhed i ejendommen. Kommunen understreger, at man fremadrettet kun ønsker at modtage en samlet sag til politisk godkendelse, der indeholder dokumentation fra realkreditudbyder på størrelsen på lånet samt alle øvrige relevante oplysninger. Ved den fremgangsmåde vil der kunne gives en fuldstændig politisk godkendelse af den samlet sag. Den måde hvorpå disse sager tidligere har været håndteret har medført, at det blev nødvendigt med to politiske godkendelser med adskillige års mellemrum, inden den aktuelle realkreditbelåning kunne afsluttes. Ad 4 Birkebo ønsker i forbindelse med henvendelser til Socialområdet, at modtaget en kvitteringsmail eller anden tilkendegivelse på at en mail er modtaget. Ofte er disse henvendelser af en vis alvorlig karakter, hvor det er vigtigt, at kommunen tilkendegiver, at der tages en hurtig aktion omkring de pågældende problem. Til eksempel kan nævnes at der er lejere, der ikke benytte komfuret i lejemålet, men laver bål i haverne. Ad 5 Kommunen efterspørger flere oplysninger, der skrives ind i styringsrapporterne. Der er plads til at der kan skrives relevante informationer ind omkring afdelinger, samt oplysninger og årsag til særlige lave henlæggelser. Ad 6 - Årsregnskaberne er gennemset og godkendt af kommunen inden mødet i henhold til driftsbekendtgørelsen 113. Kommunen bemærker, at revisionsprotokollen har fokus på henlæggelserne. Der er således flere afdelinger, der ligger under henlæggelsesniveauet på kr. 250,00 pr. m2. Kommunen har generelt stor fokus på henlæggelser for de enkelte boligafdelinger. På baggrund af revisionsprotokollen ser kommunen frem til at henlæggelser øges, så de enkelte afdelinger er bedre økonomisk polstret. Kommunen oplyser, at man fremadrettet ønsker begrundelse omkring henlæggelseniveauet noteret i styringsrapporten/oplysningsskema. Ved en sådan note giver det information om, hvorfor en afdeling i en periode har valgt, at have lavere henlæggelser pr. m2. 2

3 Boligselskabet oplyser, at man hvert år bruge af henlæggelser til at veligeholde boligerne, samt at der er sket forøgelser af henlæggelserne. Kommunen bemærker, at enkelte afdelinger har henlæggelser under 100 kr. pr. m2. Birkebo oplyser, at henlæggelser hæves langsomt. Afd. 1 Kajerød Vænge Lejen pr. m2 i afdelingen udgør 925 kr. Henlæggelserne til vedligehold udgør 87 kr. / m2. Opsparede henlæggelser er kr pr. Kajerød Vænge har været i gennem en meget stor totalrenovering med støtte fra Landsbyggefonden, hvor alle beboerne har været genhuset pga. massive forekomster af skimmelsvamp. Renoveringen er afsluttet i oktober Mangeludbedringer af Mgo plader er ikke afsluttet endnu. Afdelingen har et hængeparti og forventer snarest at gennemføre en renovering af hegn, ventilation, brandsikring, samt adgang til krybekælder. Afd. 2 Bellisbakken Lejen pr. m2 i afdelingen udgør ca. 923 kr. Henlæggelserne til vedligehold udgør 249 kr. / m2. Opsparede henlæggelser er kr pr. Afdelingen har en stor renoveringssag i gang, hvor skema A er godkendt af kommunen i august Birkebo forventer at fremsende materiale til godkendelse af skema B i løbet af juli måned og forventer politisk godkendelse i løbet af september Afd. 3 Skolebakken Lejen pr. m2 i afdelingen udgør ca. 758 kr. Henlæggelser til vedligehold udgør 186 kr. / m2. Opsparede henlæggelser udgør kr pr. Afd. 4 Kajerødgade Lejen i afdelingen udgør 772 kr. pr. m2. Henlæggelser til vedligehold udgør 193 kr. / m2. Opsparede henlæggelser udgør kr pr. Afd. 5 Skovgårdsparken Lejen i afdelingen udgør ca. 687 kr. pr. m2. Henlæggelser til vedligehold udgør 172 kr. / m2. Opsparede henlæggelser udgør kr pr. 3

4 Der er påtænkt et større renoveringsarbejde inden for nærmeste fremtid vedr. udskiftning af tag, udvendig efterisolering af facader, nye altaner, udskiftning af vinduer og døre, fugtsikring af kælder og omfangsdræn, udskiftning af vand- og afløbsinstallationer og etablering af elevatortårne. Der er i 2015 sendt en ansøgning til Landsbyggefonden. Sagen er nu så langt, at Birkebo forventer at fremsende materiale til kommunen ultimo 2018 angående godkendelse af skema A. Afd. 6 Birkerød Parkvej Lejen i afdelingen udgør ca. 712 kr. pr. m2. Henlæggelser til vedligehold udgør 159 kr. / m2. Opsparede henlæggelser er kr pr. Der er sendt en ansøgning til Landsbyggefonden vedrørende renoveringssagen omkring isolering, udskiftning af tagene, facadeudbedring med efterisolering af lofter og gavle, istandsættelse og glasinddækning af altaner, etablering af ventilationsanlæg. Birkebo forventer at fremsende materiale til kommunen i juli 2018 angående godkendelse af skema A. Afdelingen har endvidere en selvstændig renoveringssag vedrørende udskiftning af VVS installationer. Denne sag fremsendes snarest til kommunens godkendelse, idet der vil blive anmodet om optagelse af lån. Afd. 7 Byager Vænge Lejen er relativ høj i afdelingen og udgør kr. pr. m2. Henlæggelserne til vedligehold udgør 138 kr. / m2. Opsparede henlæggelser er kr pr. Afdelingen står foran en omfattende renovering af tag, facader, udbedring af mangelfuld isolering med fugt- og skimmelproblematik, ændring af de nuværende tage til nye flade tage, omfangsdræn, mekanisk ventilation i lejemålene. Skema A er godkendt i marts 2016 og skema B er godkendt i september Afd. 8 Stenager Lejen i afdelingen udgør ca. 824 kr. pr. m2. Henlæggelser til vedligehold udgør 122 kr. / m2. Opsparede henlæggelser er kr pr. Af større renoveringsarbejder er det besluttet at der skal ske udskiftning af vinduer og terrassedøre i familieboligerne, samt udskiftning af vinduer og facaderenovering i ungdomsboligerne. Arbejdet er påbegyndt i

5 Afd. 9 Hovedgaden Lejen i afdelingen udgør ca kr. pr. m2. Henlæggelser til vedligehold er 187 kr. pr. m2. Opsparede henlæggelser er kr pr. Ingen større renoveringsarbejder foreløbig. Afd. 10 Sjælsø Vænge Lejen i afdelingen udgør 976 kr. pr. m2. Henlæggelser til vedligehold er 113 kr. / m2. Opsparede henlæggelser udgør kr pr. Der er ikke påtænkt større renoveringsarbejder foreløbig. Ad 7 Næste styringsdialogmøde ønskes afholdt i februar eller marts