Figur 1. Sætning af kantsten.

Transkript

1 o driftssikker planlægning Projektgranskning forbedrer driftsøkonomien I Teknik- og Miljøforvaltningen, Aalborg Kommune, er der gode erfaringer med projektgranskning. Gennem flere projekter er det oplevet, at projektgranskning kan medvirke til at skabe bedre kvalitet og mere helhedsorienterede løsninger i anlægsprojektet, og efterfølgende sparer driftsmedarbejderen for mange ærgrelser i form af opfølgningsarbejder. Det giver også en større medarbejdertilfredshed, når projekterne lykkes fra starten. Som en ekstra gevinst medvirker projektgranskning som et godt eksempel på, hvordan tankegangen bag det netop udviklede kvalitetsledelsessystem anvendes i dagligdagen med hensyn til løbende læring inden for rammerne af den lærende organisation. Af Henrik Jess Jensen Aalborg Kommune hjj-teknik@aalborg.dk Projektgranskning Projektgranskning foregår på den ene side mellem den/de medarbejdere, som har til opgave at projektere et anlægsprojekt og på den anden side den/de medarbejdere, der efterfølgende overtager anlægget og dermed ansvaret for at løse de relaterede driftsopgaver. Driftsopgaver omfatter i den sammenhæng alle opgaver inden for det grønne og det sorte område, eksempelvis beplantning, rensning af rendestensbrønde, ukrudtsbekæmpelse, fejning, sne- og glatførebekæmpelse, belysning, skiltning, stribeafmærkning samt belægninger på kørebane, cykelsti og færdselsarealer for øvrige trafikanter. Figur 1. Sætning af kantsten. Den største udfordring Den største udfordring ligger i at ændre tankegangen fra vi plejer til at huske at indkalde kollegaerne, der har kompetencer med henholdsvis busdrift, vejdrift og grøn drift. Dernæst handler det om evnen og muligheden for at implementere de ideer eller den feedback, som den projekterende 24 DANSK VEJTIDSSKRIFT 2007 JUNI/JULI

2 medarbejder (projektlederen) modtager fra sine kollegaer. Udfordringen ligger også i, at driftsfolkene skal have en imødekommende indstilling til de projekteringsmæssige og designmæssige forhold, som projektlederen er stillet overfor. Et eksempel herpå er udformningen af et kantstensforløb, som ud fra et æstetisk syn og på skitsebrættet synes flot, men hvor driftsmedarbejderen peger på problemer ved eksempelvis snerydning og fejning. Her vil den skitserede udformning betyde en fordyrende konsekvens for driftsøkonomien, hvis ikke der foretages justering af anlægsprojektet. Det skyldes, at der både skal ske manuelt og maskinelt arbejde for at løse opgaven. Her vil en tilpasning af kantstensforløbet betyde, at driftsopgaven kan udføres udelukkende med maskine og dermed opnås en besparelse i driftsøkonomien på længere sigt. Mange bække små Ofte er valg af løsning og for den sags skyld også materialevalg styret af mange faktorer, interesser og faglige synspunkter. Derfor kan det næppe forventes, at alle driftsmedarbejderens ideer, forslag og erfaringer kommer igennem ved projektgranskningen. Men ud fra princippet mange bække små, synes det trods alt bedre at få en løbende dialog om anlæggets udformning undervejs i de forskellige faser fra ide til udførelse. Herved er der en større sandsynlighed for, at der opnås et resultat, der i højere grad tilgodeser ønsker til nytænkning, innovation, eksperimenter og på den anden side respekten for at den afledte drift holdes på et niveau, der modsvarer det økonomiske Figur 2. Tilpasning af kantsten. råderum. Herudover kan et sådant projekt give et bedre resultat og dermed skabe en større tilfredsstillelse for de, der forestår driftsopgaverne som bestiller og udfører. Projektgranskning kom indefra I 2004 udpegede projektlederne og ledelsen i Trafik & Veje, Aalborg Kommune, tre fokusområder, hvor vi sammen ville arbejde med løbende forbedringer med henblik på at skabe bedre resultater for borgere og brugere. Et af de tre udpegede fokusområder var projektgranskning. De andre to var projektledelse og information om projekter til borgere og brugere. Tre arbejdsgrupper med hvert sit fokusområde trak i arbejdstøjet og kom med oplæg til de øvrige. Efter gruppearbejde og bearbejdelse i samlet forum af oplæggene blev der skabt konsensus om hvert fokusområde. I forbindelse med ønsket om mere fokus og faste rammer omkring projektgranskning blev der skitseret et idealiseret projektforløb. Figur 3 illustrerer et idealiserede projektforløb, hvor projektgranskning er et betydende element. 1. Projektstart I forbindelse med projektstart defineres projektets omfang f.eks. idéskitse, skitseprojekt, overslag, tidsplaner, detailprojekt, anlægsprojekt, information, rapport, evaluering m.m. 2. Skitseprojektering Inden skitseprojekteringen påbegyndes, vurderes det, om der er behov for at inddrage konsulenter til bistand ved udarbejdelse af skitseprojekt. Hvis der inddrages ekstern bistand, udarbejdes en nærmere beskrivelse som grundlag for opgavebestillingen. Figur 3. Fra projektstart til projektopfølgning. Cirklerne omkring delproces 3, 5 og 6 symboliserer, hvor der er interaktion mellem den projekterende og driftsfolkene. JUNI/JULI 2007 DANSK VEJTIDSSKRIFT 25

3 Figur 4. KVIK-modellen. Ved udarbejdelse af skitseprojekt indhentes alle relevante planlægningsmæssige informationer, f.eks. kommuneplan, lokalplaner, Trafik- og Miljøhandlingsplan, etc. På baggrund af skitseprojekt udarbejdes en beskrivelse af projektet indeholdende blandt andet, forudsætninger, forhistorie, trafiktal, uheldstal, intention med projektet, eventuelt behov for arealerhvervelse, særlige kvalitetskrav, overslag samt forslag til tidsplan m.m. 3. Detailprojektering Ved skitseprojektets overdragelse til detailprojektering udarbejdes en tids- og ressourceplan for projekterings- og anlægsperioden. Det vurderes, hvorvidt andre myndigheder, fagforvaltninger m.m. skal inddrages, meddele tilladelse eller har anden interesse i projektet. Det vurderes, hvornår inddragelse af interne interessenter til projektgranskning er mest optimal. På baggrund af skitseprojekt udarbejdes detailprojekt. Det sikres ved udformningen, at der opnås en sammenhæng til eksisterende forhold. Der udarbejdes herefter på baggrund af detailprojektet et revideret overslag og tidsplan. Afviger dette i væsentlig grad fra det tidligere udarbejdede overslag, drøftes dette med afdelingslederen. 4. Information Når der foreligger et detailprojekt, er det projektlederens ansvar at vurdere i hvilket omfang, borgerne og brugere skal orienteres. Umiddelbart før projektet påbegyndes i marken, skal der foretages en orientering af de berørte borgere, brugere og trafikanter. Under anlægsarbejdet vurderes det løbende, om der opstår behov for supplerende orientering til borgerne, brugere og trafikanter. 5. Projektaflevering Efter at anlægsarbejdet er udført, afleveres dette formelt til den daglige drift, således at driftsopgaverne påbegyndes umiddelbart efter afleveringsforretning. Ved afleveringsforretning deltager en driftsmedarbejder. Forud for afleveringsforretning kan projektleder og driftsmedarbejder evt. udforme en mangelliste i fællesskab. 6. Projektopfølgning Et år efter, at projektet er etableret, foretages der en evaluering af det udførte anlæg med henblik på løbende læring. Projektlederen er ansvarlig for evalueringen. Driftsmedarbejderen er ansvarlig for afholdelse af 1. og 5. års garantieftersyn. Driftsmedarbejderen og projektleder deltager ved garantieftersyn Hvem har initiativet og ansvaret? Projektlederen er bindeled mellem linieorganisation og projektorganisation og er dermed ansvarlig for, at projektmedarbejderne kender målet for opgaven. Projektlederen skal sikre sammenhænge på tværs af forvaltningen og til andre fagforvaltninger. Dette kan f. eks. være indhentning af information og koordinering med driftsarbejder, ledningsarbejder m.m. Forekommer der sammenhænge på tværs af organisationen, som ændrer projektets forudsætninger, skal dette drøftes med afdelingslederen. Samarbejde Det er projektlederens ansvar, at de interne interessenter inddrages i det omfang, der i de forskellige faser er behov for dette. Herunder skal projektlederen sørge for projektgranskning. Projektlederen er kontaktperson under projektets udformning og udførelse. Aflevering og evaluering Det er projektlederens ansvar, at det udførte anlæg formelt afleveres til den daglige drift. Projektlederen sørger for, at driftsmedarbejder medvirker ved aflevering. Når projektet er etableret, er det projektlederens ansvar, at der foretages en evaluering af det udførte anlæg. Hvordan foregår projektgranskning? Når et skitseprojektet er færdigt, indkaldes driftsmedarbejdere og andre relevante personer for at sætte sig ind i skitseprojektet og give kommentarer, stille spørgsmål. Projektlederen tager i samspil med afdelingslederen stilling til, om projektet skal trafiksikkerhedsrevideres. Hvis projektet har et sådant omfang, at projektet skal trafiksikkerhedsrevideres som skitseprojekt jvf. Håndbog for trafiksikkerhedsrevision, udføres dette i forbindelse med projektgranskningen. Projektgranskningen foretages efter følgende checkliste: Er der ting, som er driftsmæssigt uhensigtsmæssigt? Er der i valg af materialer anvendt de mest optimale produkter? Er der ting, som vil være svært at udføre i en god kvalitet? Er der taget højde for de visuelle forhold æstetik? Er der forhold, som er trafiksikkerhedsmæssigt uacceptable? Er de geometriske forhold herunder hastighedsdæmpere, parkeringsforhold og lignende i overensstemmelse med vejreglerne og god projekteringsskik? Er det sandsynligt, at der vil opstå ka- 26 DANSK VEJTIDSSKRIFT 2007 JUNI/JULI

4 neres som: En organisation som konstant udvider sin evne til at skabe sin egen fremtid via systematisk refleksion og målrettet handling. Det bærende element er en klar fælles vision og formulerede organisatoriske principper og værdier, således at der er et fælles fundament for ledelse og samarbejde. Efter strukturreformen har vi taget navneforandring til Teknik- og Miljøforvaltningen. Navnet afspejler vores eksisterende og nye opgaver. I Teknik- og Miljøforvaltningen arbejdes der ud fra et fælles værdigrundlag med værdierne helhedsorienteret, procesorienteret og kommunikerende. Der skabes ikke fælles fodslag blot ved at udarbejde en virksomhedsplan og et værdigrundlag. Med henblik på at skabe sammenhæng i de mange ledelsessystemer og ledelsesværktøjer anvendes en fællesramme i form af Business Excellence Modellen. Figur 5. Opbygningen af det integrerede kvalitetsledelsessystem. Figur 6. Delprocesser som samlet udgør et anlægsprojekt. pacitetsmæssige problemer, hvis projektet gennemføres? Ved signalanlæg, har de med signaltekniske kompetencer gransket/godkendt projektet? Er vejanlægget nemt at overskue for alle relevante trafikantgrupper? Er der taget nødvendigt hensyn til færdselshandicappede personer? Er der valgt et rimeligt dimensionsgivende køretøj? Er kørekurverne anvendt rigtigt? Giver det samlede projektmateriale et rigtigt indtryk af intentionerne i skitseprojektet? Er der andre forhold i skitseprojektet, som bør ændres? Vi vil være en lærende organisation Siden den første Virksomhedsplan i 1998 blev udarbejdet i det daværende Teknisk Forvaltning i Aalborg Kommune, har det været en målsætning at være en lærende organisation. Den lærende organisation defi- KVIK-modellen Business Excellence Modellen skaber ikke resultater i sig selv. Der er udarbejdet et værktøj specielt til den offentlige sektor, hvor virksomheden gennem en selvevaluering sætter fokus på de 9 temaer med henblik på at skabe grundlag for forbedring og læring. KvalitetsVærktøj til udvikling af Innovation og Kompetence, i daglig tale kaldet KVIK, hjælper på en systematisk måde virksomheden gennem selvevalueringen. KVIK-modellen er illustreret i figur 4. Selvevaluering skal medvirke til, at Teknik- og Miljøforvaltningen i højere grad bliver opmærksomme på, hvordan opgaver løses til gavn for brugere og borgere samtidigt med at arbejdspladsen er attraktiv, og at der er mulighed for at udvikle sig som medarbejder. I praksis foretages KVIK-selvevaluering i de enkelte afdelinger, hvorefter der afleveres en samlet evaluering fra de fire forvaltningsgrene til direktionen. Selvevalueringen foretages 2 gange årligt skiftevis med fokus på indsatssiden og resultatsiden. De enkelte afdelinger vælger selv, hvordan selvevalueringen foretages, altså om det foregår ved at én person, typisk afdelingslederen, laver et evalueringsoplæg eller om hele afdelingen inddrages i en workshop af 3-4 timers varighed for at give input til evalueringsdokumentet. Evalueringernes læringspunkter implementeres herefter i virksomhedsplanen og handlingsplaner for fagforvaltningerne. Integreret kvalitetsledelsessystem I Teknik- og Miljøforvaltningen er vi gået et skridt videre, idet der siden 1992 er arbejdet ud fra med kvalitetsledelsessystemer i Trafik & Veje (en af de fire forvaltningsgrene). Siden 2005 er der opbygget et fælles integreret kvalitetsledelsessystem efter DS/ JUNI/JULI 2007 DANSK VEJTIDSSKRIFT 27

5 EN ISO 9001-standarden, hvor Business Excellence Modellen og KVIK-selvevaluering indgår. Figur 5 viser strukturen i det integrerede kvalitetsledelsessystem. Systemet fungerer som et hjælpeværktøj for den enkelte medarbejder og er opbygget ud fra en helhedsorienteret tankegang, så det på en enkel måde kan rumme hele forvaltningens aktiviteter. Et af hovedprincipperne i udviklingen heraf er, at det skal tage udgangspunkt i medarbejdernes hverdag. Hvorfor og hvordan - kvalitetsledelse? Formålet med kvalitetsledelse er: at skabe et ensartet grundlag for vores aktiviteter at arbejde målrettet mod at forbedre vores indsats at lære af vores erfaringer - såvel gode som dårlige at dokumentere vores indsats ved at indsamle præcist de nødvendige data. Kvalitetsledelsessystemet er dokumenteret i et webbaseret program BASAL, hvor indgangsbilledet er identisk med figur 5. Alle Teknik- og Miljøforvaltningens kerneydelser beskrives i fire kerneprocesser: Planer & Projekter, Anlæg, Drift & Vedligehold samt Myndighedsopgaver. Der er lagt stor vægt på, at systemet er procesorienteret, hvorimod resultaterne af processerne dokumenteres i fagsystemer eller sags- og dokumenthåndteringssystemet (e-doc). Alle medarbejdere har været inddraget i opbygningen af systemet, ligesom alle medarbejdere er involveret i vedligehold af systemet, herunder de løbende forbedringer. Hvor findes projektgranskning? På indsatssiden under kerneprocessen, anlæg findes en samlet procesbeskrivelse for de delprocesser som skal gennemgås i forbindelse med projektering af et anlægsprojekt. Af figur 6 fremgår de delprocesser, som er Figur 7. Kantsten som er et resultat af projektgranskning. Nu mangler blot at fejemaskinen kommer forbi. beskrevet i kvalitetsledelsessytemet. Ved et klik på delprocessen skitseprojekt fremkommer projektgranskning. Her fremkommer Hvordan foregår projektgranskning?, som beskrevet i faktaboksen med samme overskrift. Opsamling og perspektivering Kvalitetsledelsessystemet er procesorienteret og dermed organisationsuafhængigt, hvilket har vist sin styrke i forbindelse med strukturreformen, hvor der især på miljøområdet er kommet nye opgaver. Her har det stort set været muligt at indeholde disse opgaver i det eksisterende system, der samtidig opfylder de krav, der er pålagt som kvalitetskrav inden for natur- og miljøområdet. Ud fra tankerne om løbende læring og lærende organisation er projektgranskning blot et eksempel på, hvor der i løsning af kerneprocesserne foregår optimering af vores planlægning og udførelse. Målet er hele tiden at pege på løbende forbedringer i vores delprocesser og dermed skabe endnu bedre resultater. I driftsfasen vil de enkelte kerneydelser blive gennemgået med henblik på forbedring af procesbeskrivelserne, men også de kvalitetsbeskrivelser der anvendes i forbindelse med udbud af f.eks. drifts- og vedligeholdelsesopgaver. Denne aktivitet forventes igangsat i 2. halvår Ydermere vil vejområdet i Aalborg Kommune være godt gearet til eventuelle kvalitetskrav fra staten, som på natur- og miljøområdet. M i n i s t e r i e l l e a f g ø r e l s e r Vejdirektoratets brev af 17. oktober 2006 om grundejernes forpligtelser vedrørende vejafvanding privat fællesvej I af 28. september 2006 har du bedt Vejdirektoratet udtale sig om ovennævnte emne for så vidt angår vejafvanding. Vi kan oplyse, at grundejerens pligt til at vedligeholde private fællesveje i byer og bymæssige områder omfatter hele vejen med alt dens vejudstyr, herunder vejudstyr, der forsyner vejen med forsvarligt afløb. Dette fremgår af privatvejslovens (Lov om private fællesveje, jf. lovbekendtgørelse nr. 670 af 19. august 1999) 57, stk. 1. Rendestensbrønde med tilbehør vil således være omfattet af denne pligt til at vedligeholde vejen. En afløbsledning vil ligeledes være omfattet heraf, i det omfang ledningens formål er at sikre forsvarligt afløb for vand fra vejarealerne. Vedligeholdelsespligten omfatter således ikke kun riste og brønde i vejen men også øvrige installationer og rør i vejen, hvis formål udelukkende eller overvejende er at bortlede vejvand. Vejdirektoratet, den 17. oktober 2006 (j.nr. 06/ ) 28 DANSK VEJTIDSSKRIFT 2007 JUNI/JULI