Optimering af processer

Transkript

1 Optimering af processer Bag om arbejdet i Din Åbne Kommune

2 Borger- og virksomhedssituationer Løsningskoncept Løbende ajourføringer af profil Svar på forespørgsler Baseret på MQ Data og applikationer Stamdata/-registre kommuner, amter og styrelser Løbende ajourføring Overføres i XML format Borgerens arbejdsområde Serviceportal Logik Servex workflow Blanketter og forespørgsler fra borger Status fra sagsstyring til borger Overføres i XML format Login Hjemmsiden Fra Information Til personlig hjemmeside information handling dialog Borger eller virksomhed Offentlige myndigheds sagsbehandling - juni 2000 Arkiv og sagsstyring Andre systemer

3 Procesfokus - nyt paradigme? En stor del af besparelserne kan realiseres ved af skifte fokus fra forvaltningsfokus til procesfokus. Forskellen ligger i at ved processer fokuseres der på optimering i et bredt perspektiv, dvs. kommunens, borgerens og virksomhedens administration hvorimod forvaltningsfokus sigter på superoptimering af enkelte dele heraf. Virksomhed Borger Forvaltning 1 Fagsystem Integrerede værdikæder -Læge - Andre interessenter

4 ATMID-modellen As is beskrivelser To be beskrivelser Metode Imple men tering Drift Modeller Værktøjer Viden om processer Procesforståelse Eksisterende arbejdsgange Organisering Erfaring fra tidligere projekter IT-systemer Viden / Discipliner Best practice Procesforenkling Procesledelse Erfaringer Forandringsledelse Konflikthåndtering Kommunikation

5 Typer af besparelser Visionen er gensidig nytteeffekt Gennemløb af proces Intelligent elektronisk dialog på Internet Optimering af arbejdsprocesser Dataintegration Intelligent dialog Valider kendte data Øget kvalitet i indberetning Kvantitativ information Klassificering af sag Ledelsesinformation Arbejdsflow tilrettelagt den enkelte sag. Al information tilgængelig Synkron snitflade Opdatering i fagsystemer XML

6 Typer af processer 1. Fra manuel til e-administrative processer - type I: Her er tale om processer hvor der på basis af indberetning i fremtiden sker en 100 % automatisk flow direkte ned i fagsystemer uden en sagsbehandlers indblanding. 2. Fra manuel til e-administrative processer - type II: Her er i dag tale om processer der på baggrund af en indberetning kræver meget stor sagsbehandling. Ved en fremtidig digitalisering af processen kan variationer af processen udvikles til type 1 og derved ikke kræve sagsbehandling, mens andre variationer kan reduceres og forsimples betragteligt. 3. Fra manuel til e-administrative processer type III: Dette dækker over processer som ikke umiddelbart totalt set - er mulig at gøre e-administrerbar, dvs. hvor processen hovedsageligt er baseret på skøn og vurderinger og menneskelig administration. Gevinsten ved digitalisering er en homogen tilgang til det offentlige, mens den administrative gevinst er begrænset.

7 Kost-nytte betragtninger Ved en ændring af følgende parametre kan en stor gevinst hentes: Klassificering og prioritering af typer af indberetninger E-administrativ håndtering af 8 forskellige sagstyper, så det ikke kræver involvering af sagsbehandlere. Kvalificering af data til bedre myndighedsbehandling og personlig rådgivning. Implementeringsplan - organisation

8 Eksempel - Effekt-nytte diagram Et konservativt skøn - besparelse på 542,2 kr. pr. sag

9 Besparelsespotentiale Anslået er 50 % af alle manuelt behandlede blanketter fejlbehæftet 20% Fase 1 - Informationssøgning 15% Fase 2 - Anmodning 7% Fase 3 - Kontaktunderskrivelse 10% Fase 4 - Refusion 48%

10 Problemidentifikation Hvordan findes besparelserne i en proces? Hvordan sikres det at processen optimeres så den opfylder gældende lov og praksis på området? Hypotese: 80 % af potentialet kan realiseres gennem en 20 % indsats. Hvordan vælges de rigtige indsatsområder? Hvordan realiseres de forventede besparelser?