VERSION 5.1/5.2 INTRODUKTIONSKORT TIL WINDOWS 32-BIT

Transkript

1 VERSION 5.1/5.2 INTRODUKTIONSKORT TIL WINDOWS 32-BIT TM

2 GROUPWISE 5.2 INTRODUKTIONSKORT GroupWise er software, som kan opfylde dine krav til udveksling af beskeder, planlægning, kalenderbrug og dokumentstyring. Her følger en kort oversigt over, hvordan du kan bruge GroupWise. Sende beskeder og planlægge aftaler Med muligheden for at sende beskeder i GroupWise, undgår du besværet med at skrive et memo, kopiere det, distribuere det, og derefter spekulere på, om modtagerne nogensinde fik memoet. Med GroupWise kan du hurtigt sende en besked til flere personer og registrere, hvem der åbner beskeden, sletter den osv. Med planlægningsfunktionen kan du nemt finde ud af, hvornår de ønskede personer, konferencerummet samt evt. andre ressourcer, du har brug for, er ledige. Finde og sortere addresser Når du sender en besked til mere end én person, vil du måske gerne undgå at skrive alle navnene i feltet Til. Ved hjælp af adressebogen kan du nemt vælge flere modtagere af en besked. Du kan sortere oplysningerne i adressebogen på flere forskellige måder. Du kan undgå at søge i hele adressebogen, hvis du opretter personlige adresser. Håndtere dokumenter Hvis du har problemer med at finde dokumenter og holde styr på forskellige dokumentversioner, kan du bruge GroupWise- biblioteket til at håndtere dine dokumenter. GroupWise-biblioteket kan bruges til mange formål og er meget sikkert, når du bruger og deler dokumenter. Du kan gemme forskellige versioner af dokumenter, angive, hvem der må læse og redigere dokumenter, samt hente dokumenter ind og ud. Integrere telefonsamtale GroupWise-samtalestedet bruges til at betjene din telefon fra skrivebordet, så du ikke engang behøver at løfte røret. Du kan tage din telefon, anbringe en person i venteposition, holde telefonmøde, føre en opkaldslog samt slå telefonnumre op og indtaste telefonnumre. Andre funktioner Du kan udvide din GroupWise-pakke med følgende ekstra komponenter: Med GroupWise WorkFlow kan du automatisere fordelingen af arbejdsprocesser, der kræver beslutninger og tilbagemeldinger. Du kan elektronisk cirkulere formularer og dokumenter rundt til alle modtagere samtidigt eller i rækkefølge, hvilket forbedrer samarbejdet og forøger deling af fælles oplysninger. Du kan endda holde øje med forløbet og modtagernes kommentarer uden at forlade skrivebordet. I Billedbearbejdning kan du forbedre skannede billeder og dokumenter ved at rotere dem, ændre opløsning, ændre størrelse, oprette bilag osv. Derefter kan du sende dokumenterne til andre brugere ved hjælp af GroupWise 5, så de også kan redigere dokumenterne og oprette bilag til dem.

3 Sådan fungerer hovedvinduet Hovedvinduet er udgangspunktet for brugere af GroupWise. Når du befinder dig i hovedvinduet, kan du læse dine beskeder, planlægge aftaler, kigge i kalenderen, åbne dokumenter og meget mere. Lange meddelelser vises i titellinien, og beskriver alle punkter i menuen. Værktøjslinie Mappeliste Postkasse Hvis du vil føje en overskrift til en kolonne, skal du højreklikke. Hvis du vil fjerne en overskrift, skal du trække. Med QuickViewer kan du læse dine beskeder i postkassen uden at åbne dem i et seperat vindue. Fuldmagtsknap Statuslinie Mappetyper Mappen Bruger (vist ved dit navn) repræsenterer din GroupWise-database. Brugermappen indeholder andre mapper og kuverter. Postkassen indeholder alle de kuverter, du har sendt eller modtaget. Hvis du kan vil se sendte kuverter eller modtagne kuverter, skal du bruge knapperne på værktøjslinien. I Kalender kan du se alle dine aftaler, memoer og opgaver i kalenderformat eller på en liste. Mappen Kabinet er en objektbeholder til alle dine personlige mapper og fælles mapper. Arbejde under udførelse indeholder ufærdige beskeder. Du kan arbejde med en besked, og så sende den senere. Denne mappe indeholder også henvisninger til dokumenter, der er blevet åbnet eller hentet ud. Papirkurven indeholder alle kuverter og dokumenter, du har slettet. Det er en god idé at tømme papirkurven regelmæssigt for at spare plads på netværket. Hvis du vil bruge eller fjerne et filter, skal du højreklikke på filterikonet. Oplysninger om hovedvinduet På en guided tur kommer du igennem forskellige dele af hovedvinduet. Klik på Hjælp>Guider>Lær det grundliggende> Hvilke nyheder er der i GroupWise 5? Du kan bruge Quick Tips til at se en beskrivelse af hver knap på værktøjslinien. Når du vil se et Quick Tip, skal du anbringe markøren på en værktøjsknap. Et emne i Hjælp kan beskrive, hvad ikonerne ved siden af kuverterne repræsenterer. Klik på Hjælp>Emner i Hjælp>Indeks>skrive kuverter>dobbeltklikke på ikoner ved siden af. Med en guide kan du lære, hvordan du opretter en regel, der automatisk anbringer indgående beskeder i bestemte mapper. Klik på Hjælp>Guider>Automatisering af Opgaver>Oprette en selv-opdaterende mappe. Med et emne i Hjælp kan du lære, hvordan du kan vise eller skjule kuverter i postkassen uden at flytte eller slette dem. Klik på Hjælp>Emner i Hjælp>Indhold> dobbeltklikke på Hvordan>Håndtere min postkasse>filtre>om filtre.

4 Getting Sådan bliver Acquainted du fortrolig with the med Address adressebogen Sådan bliver du fortrolig med adressen Tænk på adressebogen som en telefonbog i GroupWise. I adressebogen kan du gemme navne, -adresser, telefonnumre osv. Hver enkelt fane i adressebogen svarer til en anden adressebog. Fanen Novell GroupWise-adressebog indeholder en post for hver bruger i GroupWise-systemet. Fanen Hyppige kontakter indeholder de adresser, du bruger mest. Hver gang du sender eller modtager en kuvert, føjes adressen automatisk til fanen Hyppige kontakter. Derudover vises der en fane for hver personlig adressebog, du opretter. Oplysninger om adressebogen På en guided tur kommer du igennem forskellige dele af adressebogen. Klik på Hjælp>Guider>Bruge adressebogen> Tur rundt i adressebogen. Med en guide kommer du trinvist gennem processen til at oprette en adressegruppe. Klik på Hjælp> Guider> Bruge adressebogen> Oprette en adressegruppe. Introduktionsopgaver Sådan sender du en postbesked 1. Klik på på værktøjslinien. 2. Indtast ét eller flere navne i feltet Til. 3. Indtast et emne. 4. Indtast en besked. 5. Klik på Send. Sådan læser du en besked, du har modtaget 1. Dobbeltklik på den besked i postkassen, du vil læse. Eller Klik på en hvilken som helst besked for at læse den i QuickViewer. Sådan får du vist din kalender 1. Klik på Vindue>Kalender. Hvis du vil vise kalenderen i postkassen, i stedet for at åbne et separat Kalender-vindue, skal du klikke på mappen Kalender. Klik på Vis>Som Kalender for at vise dagsplanen i et kalenderformat. Sådan føjer du kalender-layoutet til værktøjslinien 1. Højreklik på værktøjslinien. 2. Klik på Egenskaber>Tilpas. 3. Klik på Vindue i feltet Katagorier. 4. Klik på knappen Kalender-layout i gruppeboksen Kontrol. 5. Klik på knappen Tilføj>OK. Sådan finder du ledige tidspunkter til et møde 1. Klik på på værktøjslinien. 2. Skriv navne og ressourcenavne i feltet Til. Hvis du ikke kender de korrekte navne, skal du klikke på Adresse>dobbeltklikke på hver enkelt bruger og ressource, du vil planlægge>klikke på OK. 3. Angiv den først mulige dag for et møde i feltet Startdato. 4. Angiv mødets varighed. 5. Klik på Optaget. 6. Klik på Auto-vælg for at vælge det først mulige mødetidspunkt>klik på OK. 7. Færdiggør aftalen>klik på Send.

5 Sådan bruger du online Hjælp Hele klientdokumentationen til GroupWise er tilgængelig online. Der findes flere forskellige metoder til at få adgang til online Hjælp, så du kan vælge den, der passer dig bedst. Her følger to metoder: Indeks viser nøgleord, der kan hjælpe dig med at finde emner på samme måde som et indeks i en bog. 1. Klik på Hjælp>Emner i Hjælp>Indeks. Med Guider kommer du gennem en opgave eller en række opgaver, så du kan lære at bruge funktionerne i GroupWise. Hvis du ikke vil udføre trinene, kan du nøjes med at læse instruktionerne i guiderne.uitvoert. 1. Klik på Hjælp>Guider. OBladet Cool Solutions magazine findes på world wide web, og det indeholder quick tips og hele artikler om GroupWise. Du kan også sende dine spørgsmål til GroupWise-eksperterne. Kig på det på Du bør afprøve følgende funktioner Funktion Deling af mapper Lagning af ufærdige beskeder Flytning af kuverter til mapper Anvendelse af fuldmagt for en anden bruger Håndtering af telefonsamtaler ved hjælp af Samtalested Ændring af én type kuvert til en anden type (f.eks. ændre en postbesked til en opgave) Hvor kan du lære mere? Klik på Hjælp>Guider>Dele arbejde>dele en mappe. Klik på Hjælp>Emner i Hjælp>Indeks>skrive ufærdigt> dobbeltklikke på Gemmer>Hvis du vil gemme en ufærdigt kuvert. Klik på Hjælp>Emner i Hjælp>Indhold>dobbeltklikke på Hvordan>Håndtere min postkasse>mapper>flytte kuverter til mapper. Klik på Hjælp>Guider>Dele arbejde>håndtere en anden persons postkasse. Klik på Hjælp>Emner i Hælp>Indhold>dobbeltklikke på Hvordan>Bruge min telefon>bruge Samtalested. Klik på Hjælp>Emner i Hælp>Indeks>skrive ændring> dobbeltklikke på Kuverttyper>Hvis du vil ændre en kuvert i kalenderen til en anden type kuvert.

6 Tilpasing af GroupWise-skrivebordet Du kan tilføje og fjerne knapper på værktøjslinien, ændre standardinstillinger i Funktioner osv. Her følger nogle opgaver, så du kan komme igang med at tilpasse funktionerne. Hvis du vil slå integration af dokumenthåndtering til eller fra, skal du gøre følgende: 1. Klik på Speciel>Funktioner>dobbeltklik på Dokumenter>klik på Aktivér integrering med andre programmer. Hvis du vil angive, om du vil læse en besked eller se de tilhørende egenskaber, når du dobbeltklikker på den, skal du gøre følgende: 1. Klik på Speciel>Funktioner>dobbeltklik på Opsætning:Vilkår>klik på Åbn kuvert eller Vis egenskaber. Hvis du vil angive, om du vil se bilag i viseren eller åbne dem i et program, skal du gøre følgende: 1. Klik på Speciel>Funktioner>dobbeltklik på Opsætning: Vilkår>klik på Vis bilag eller Åbn bilag. Dette introduktionskort samt yderligere oplysninger om GroupWise kan du finde på hjemmesiden GroupWise Cool Solutions på Patentanmeldt Produceret i USA A PDF