REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I PAB, AFDELING 4

Transkript

1 REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I PAB, AFDELING 4 Tid Torsdag den 13. juni 2013 Sted Afdelingskontoret, Åfløjen 5 Deltagere Patrick Abrahamsen Elisabeth Bransmark Kent Christensen Kim Holk Jette Bøgh Nemming Afbud Dagsorden Nini Rice, Lilian Hindsberg, Jesper Munch-Madsen 1. Valg af referent 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 3. Gennemgang af opfølgningspunkter i referat af sidste bestyrelsesmøde 4. Meddelelser til og fra formanden 5. Meddelelser fra bestyrelsen 6. Meddelelser til og fra varmemester 7. Beboerhenvendelser 8. Næste møde 9. Eventuelt Ansvarlig Deadline Ad 1 Valg af referent Jette påtog sig hvervet som referent Ad 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Bestyrelsen godkendte referatet uden bemærkninger. Ad 3 Gennemgang af opfølgningspunkter i referat fra sidste bestyrelsesmøde Status på opfølgningspunkter: Opgangsdør Åfløjen 17 Jesper har besigtiget problemet sammen med en 1

2 låsesmed, der har meddelt, at enten skal døren eller låsen udskiftes. Jesper indhenter tilbud på reparationen. Kagsåprojektet Beløbet som ydes i kompensation for fældning af træer ved Åfløjen 31 oplyses først når arbejdet er udført. Herefter skal der genplantes for beløbet. Elisabeth har endnu ikke modtaget nyt om kompensationen. Altaninddækning Elisabeth havde modtaget prisliste fra Moogio. Forslaget var drøftet med en repræsentant fra Organisationsbestyrelsen, som havde givet grønt lys for, at afdelingsbestyrelsen skifter leverandør og valg af andet stof, som stadig kan indgå i helheden og matche de allerede monterede altaninddækninger. De fremmødte bestyrelsesmedlemmer godkendte priser og det nye stof. Elisabeth ad hoc Jette udarbejder udkast til brev til beboerne om ny leverandør samt bestillingsprocedure. Punktet opdateres tillige i husordenen for behandling på årsmødet den 24. september Jette Cykelkælder i blok I Jesper har meddelt Elisabeth, at grundet installationer i tørrerum, vil etablering af cykelparkering først kunne ske, når Etape 3 er færdig. Dansk Kabel TV Kent Det blev aftalt, at Kim kontakter Dansk Kabel for et overslag på hvad en opgradering af serveren til internettet koster, så det er muligt at få punktet med i budgettet for Kim kontakter Elisabeth inden 18. juni Nyhedsbrev til beboerne Elisabeth og Jette udarbejdede nyhedsbrev, der blev omdelt til beboerne i maj måned. Nyhedsbrevet vil blive tilgængeligt på PABs 2

3 hjemmeside. Husordenen Bestyrelsen gennemgik husordenen. Jette tilretter med de fremkomne kommenterer og udsender til kommentering inden næste bestyrelsesmøde. Den tilrettede version skal udsendes sammen med indkaldelsen til årsmødet 24. september Kontortid for afdelingsbestyrelsen Lilian og Kim tager vagten torsdag den 27. juni 2013 Lilian og Kent eller Patrick tager vagten den 25. juli Infokanalen Jette Inden Kent havde talt med Jill Rubini og fået adgangskode til at opdatere på infokanalen. Kent fandt systemet en anelse gammeldags og undersøger mulighederne for andre løsninger. Kent Skovtur i afdelingen I forbindelse med udsendelse af nyhedsbrev til beboerne i maj 2013 var der en opfordring til beboerne om at give meningstilkendegivelser om, hvorvidt man fandt det var en god idé at afholde den årlige skovtur en lørdag, så flere af beboerne havde mulighed for at deltage. Afdelingsbestyrelsen havde ved fristens udløb for svar modtaget 17 svar, som hovedsageligt var fra beboere, der plejer at deltage i skovturen på en hverdag. Det blev derfor besluttet, at turen igen i år afholdes en hverdag. Lilian arbejder videre med planlægningen af skovturen. Lilian Udlejning af selskabslokalet i sommer Det blev besluttet, at der omdeles information om sommervikarerne til beboerne senest fredag den 28. juni Jette leverer meddelelsen til Jesper med kopi til Kent for indlæggelse på Infokanalen. Jette og Kent Vagterne blev besluttet på sidste 3

4 bestyrelsesmøde som følger: Jette i uge juli 2013 Elisabeth i uge juli 2013 Patrick i uge juli 2013 Lilian i uge juli 4. august 2013 Postkasser i Blok K og L Elisabeth oplyste, at udskiftningen af postkasser i Blok K og L er med i budgettet for Ad 4 Meddelelser til og fra formanden Næste bygherremøde Næste møde er tirsdag den 25. juni kl i Hoffmanns lokaler. Fra afdelingsbestyrelsen deltager Kim og Patrick. Derudover deltager Christina. Punkter til behandling på mødet er leveret til Christina. Lones 60 års fødselsdag Lilian deltager. Elisabeth sørger for indkøb af den aftalte gave. Parkeringsforhold ved Blok E Elisabeth havde skrevet til Martin Svendsen om de dårlige parkeringsforhold ved Blok E. Blandt andet grundet en del håndværkerparkeringer. Kent havde konstateret en lille forbedring. Afdelingsbudget for 2014 PAB havde tilbudt Elisabeth at komme og gennemgå budgettet sammen med afdelingsbestyrelsen inden årsmødet 24. september Tilbuddet blev af afdelingsbestyrelsen modtaget med tak. Elisabeth kontakter PAB for en dato. Efterfølgende er aftalt 6. august kl på afdelingskontoret. Afdelingsmødet 24. september 2013 Bestyrelsens medlemmer var enige om, at det Elisabeth Inden

5 var nødvendigt med en Plan B mht. lokaliteten for afholdelse af årsmødet. Martin Svendsen har lovet, at de nye lokaler er færdige inden den 24. september 2014, og der vil igen blive rykket for en afleveringsdato på næste bygherremøde den 25. juni. Da indretningen af lokalerne også vil kræve tid og leveringstid af service, stole m.m. blev det besluttet, at det gamle selskabslokale i Voldfløjen 15 reserveres til mødet med leje af ekstra stole til formålet. Forplejning til mødet vil igen være øl og vand, idet bestyrelsen vil afholde et indvielsesarrangement, når de nye fælleslokaler står klar. Elisabeth har bedt Nikolaj være dirigent på mødet. Dette har Nikolaj takket ja til. Jette skriver referat af mødet. Årsregnskabet for 2012 Elisabeth havde udsendt årsregnskabet for Bestyrelsen havde spørgsmål til regnskabet, som Elisabeth besvarede. Møde med driftschef Mikkel Selander Elisabeth havde som ny formand deltaget i et opstartsmøde med Mikkel, hvor også Jesper og Holger deltog. Mødet havde været udbytterigt for begge parter. Det var bl.a. blevet klart for Elisabeth, at det var vigtigt, at få emner fra den årlige markvandring med i det kommende budget. Der var også drøftet økonomi for udskiftning af tage og vinduer på Blok K og L. FA09 vil fremsende finansieringsforslag til behandling på næste bestyrelsesmøde i afdelingen. Repræsentantskabsmøde Elisabeth deltog i repræsentantskabsmøde den 23. maj 2013, hvor der blev orienteret om en ny E-driftsjournal, hvor det er muligt at følge afdelingens energiforbrug. Kim påtog sig hvervet med at følge udviklingen på siden og vil modtage undervisning og et login fra FA09. 5

6 Ad 5 Meddelelser fra bestyrelsen Intet at bemærke se under pkt. 7 - beboerhenvendelser. Ad 6 Meddelelser til og fra varmemesteren Grundet Jespers afbud fremførte Elisabeth følgende på vegne Jesper: Jesper havde et ønske om indkøb af en lamineringsmaskine til ejendomsmesterens kontor. Der findes en lamineringsmaskine på afdelingskontoret, som ejendomskontoret frit kan benytte. I Blok K og L bliver der lagt sten i indgangsdørene. Dette ødelægger døre og dørpumper, og når det regner, trænger der vand ind i opgangene. Jesper har bedt om, at bestyrelsen sørger for opsætning af sedler i opgangene om ikke at lægge sten i indgangsdørene. Bestyrelsen var enige om, at det må klares fra ejendomsmesterens kontor. Det er ikke længere muligt at bruge nøgle til dørene ved vaskeriet. Der kan kun skaffes adgang til vaskeriet ved hjælp af den udleverede nøglebrik. Der er opsat seddel på dørene herom og Hoffmann er kontaktet for montering af dørhåndtag på den ene af dørene, da dette mangler. Ad 7 Beboerhenvendelser Varmeregnskab Der blev fredag den 7. juni 2013 omdelt varmeregnskab til afdelingens beboere. Dette havde affødt en del beboerhenvendelser. Jette har skrevet til FA09 og meddelt, at regnskabet umiddelbart ser ud til at være fejlbehæftet. FA09 har endnu ikke besvaret henvendelsen. Markering af P-pladser ved Blok C Afmærkningen af P-pladserne ved Blok C er meget utydelig, hvilket medfører uhensigtsmæssige parkeringer. Christina tager 6

7 punktet med på bygherremødet 25. juni Opsætning af parabol Elisabeth havde modtaget en klage fra en beboer, der havde fået afslag på opsætning af en antenne. Kent kontakter Mikkel for nærmere regler herom og giver beboeren tilbagemelding. Ad 8 Næste møde Afdelingsbestyrelsen holder ikke møde i juli. Næste møde finder sted tirsdag den 13. august 2013 kl Ad 9 Eventuelt Intet at bemærke. For referatet: Jette Bøgh Nemming 16. juni