Når opgaver holder flyttedag 2

Transkript

1 Når opgaver holder flyttedag En artikelserie om opgaveflytning på Kardiologisk Afdeling, Roskilde Sygehus Indholdsfortegnelse Side Når opgaver holder flyttedag 2 Et hus med puls 3 Ud over det sædvanlige 6 Patienten sparer turen til sygehuset 8 Husalf med kompetence 9 Portør med potentiale 12 Mere end blot fordeling af opgaver 13 Alle opgaver har en plads 14 Når Plejer bliver udfordret 16 Gode råd og anbefalinger 18 1

2 Når opgaver holder flyttedag På en arbejdsplads er der ofte en måde at gøre tingene på. Der er rutiner. Der er formelle, som uformelle regler. Der er normer og ikke mindst et: Vi plejer. Når man begynder at arbejde med opgaveflytning, så sker det helt af sig selv, at man også begynder at tale om, hvordan man gør tingene. Det er en bevægelse, som sker helt naturligt, og den sker ofte ikke uden diskussioner og sværdslag. Det kan være svært at ændre ens opfattelse af, hvordan arbejdsopgaver bør organiseres, og det kan være svært at ændre rutiner og arbejdsgange. Fleksibel i sind og handling Opgaveflytning handler helt ind i sin inderste kerne om fleksibilitet. Fleksibilitet i forhold til at se på løsningen af opgaver på en helt ny måde. Se opgavefordeling som et udspring af patientens oplevelse og flow gennem sygehuset og ikke omvendt, ud fra faggrænser og professioner. Fleksibilitet handler om bevægelighed. I sind, i handling og i planlægning. Når man skal til at arbejde med opgaveflytning, er Plejer, for det første, stendød. Dernæst handler fleksibilitet om overblik og indblik. Indblik i at se ens eget bidrag som en del af en større helhed. Hvis ikke man kan det, så sidder man i hver sin brønd og kan kun se et lille udsnit af himlen. Det kan være som leder, som enkeltperson eller som faggruppe. Det gælder om at åbne op for, at himlen er større end den bid, man kan se fra sin egen lille brønd. Overskud til at udfordre Plejer Fleksibilitet handler også i høj grad om overskud. Overskud til at skabe sig indsigt i andre faggruppers og afdelingers arbejdsområde, deres kompetencer, vanskeligheder og udfordringer. Det overskud udmønter sig også i imødekommenhed og respekt for andre fagligheder samt arbejdsopgaver. 2 Indsigt og respekt for hinandens arbejdsområder på tværs af faggrænser er en vigtig ingrediens, for at opgaveflytning kan vinde plads i en organisation. Der kan være stærke kræfter i en organisation, hvis der er en tradition for, at forskellige faggrupper står stærkt på deres specifikke fagområde, og procedurer for hvordan opgave skal løses. Ved at udfordre den gængse opfattelse af, hvor forskellige funktioner og opgaver skal varetages, sker der automatisk en påvirkning af kulturen og normerne på en arbejdsplads. For at komme i hus med opgaveflytning på en anerkendende og konstruktiv måde, er det afgørende, at ledelsen på arbejdspladsen italesætter; hvad der var en gang, hvad der skal komme, og hvordan vejen skal være for at nå dertil. Særligt med fokus på, at man skal være nysgerrige på hinandens områder og løsning af opgaver, og at nysgerrighed og konstruktive ideer og forslag ikke er utidig indblanding, men konstruktiv dynamisk udvikling af en arbejdsplads til glæde ikke kun for patienterne, men også for medarbejderne selv. Lederne skal gå foran og vise, at man godt kan diskutere områder på tværs af grænser og hierarkier. Signalet skal være: det er helt naturligt.

3 Handling, der skaber resultater På de næste sider kan du læse, om de erfaringer som ledere og medarbejdere i Kardiologisk Afdeling, Roskilde Sygehus, har gjort sig omkring opgaveflytning. Der er otte artikler, som på hver deres måde viser, hvad opgaveflytning drejer sig om, og hvad det betyder for en afdeling, for medarbejderen og for patienterne. Herefter gives en række råd og anbefalinger til, hvad man bør være opmærksom på, når opgaver holder flyttedag på en arbejdsplads. Et hus med puls På linje med andre afdelinger inden for sundhedsvæsnet tumler Kardiologisk Afdeling på Roskilde Sygehus også med begrænsede ressourcer, mangel på bestemt arbejdskraft, øget krav om effektivitet og behov for at styrke arbejdsglæde og afveksling i opgaverne. For at håndtere de udfordringer, det giver, arbejder afdelingens ledelse, Karin Johansen, ledende oversygeplejerske, og Gunnar Jensen, ledende overlæge, med opgaveflytning som et centralt element i deres ledelsesopgave. Opgaveflytning kan som værktøj være med til at sikre gode patientforløb med kontinuitet og kvalitet, og bedst mulig udnyttelse af de ressourcer, man har til rådighed, samtidig med at medarbejderne får udviklet deres kompetencer. Fleksibel på andres vegne For ledelsen i afdelingen er fleksibilitet mellem faggrupper et nøgleord, når det gælder opgaveflytning. Alle medarbejdere er med til at løfte et samlet hele, nemlig et godt forløb for afdelingens patienter. Det kan betyde, at man som medarbejder må se på, hvad gavner helheden og ikke kun, hvad gavner mig, som enkeltperson eller som del af en faggruppe. Opgaveflytning skal styres, så indsatsen understøtter afdelingens samlede mål. Hvis ikke ledelsen styrer det, så bliver det bare til nogens mål og ikke den samlede enheds mål. Det er afgørende, at man som leder får formidlet den strategi, uddyber Gunnar. 3 Den gode opgaveflytning sker, når de involverede faggrupper oplever at få en gevinst ved flytningen. Der kan fx skabes plads til andre opgaver, som man eventuelt halter bagefter med, eller der kan indarbejdes nye opgaver i stedet. Et overskud af opgaver Der er spændende opgaver, og der er de mindre spændende opgaver. Men hvem definerer, hvad der er spændende og spændende for hvem. I forbindelse med at flytte opgaver mellem faggrupper eller mellem niveauer kan man støde på sten hen ad vejen. Nogle større end andre. Det kan være problemfyldt at flytte opgaver til en anden gruppe, hvis gruppen fx oplever opgaverne som trivielle. På den anden side kan der ske det, at kvaliteten højnes, som Karin fortæller: Der er en anden koncentration omkring opgaverne, når det bliver dit ansvarsområde. Frem for hvis du føler, at det er en forstyrrende del af dit arbejdsområde. Det er aldrig interessant, hvis man oplever, at man skal rydde op efter andres arbejde. En stor del af det at arbejde med opgaveflytning er da også kulturarbejde, der handler om at skabe en holdning til, at man arbejder for fælles mål. Desuden er respekt for, at alle medarbejdere i en

4 afdeling bidrager værdifuldt til helheden og for patienterne. Det er en problematik, at man holder på sit eget fagområde. En hindring er også, at man ikke har indsigt i andres faggruppers områder, fortæller Karin. Specialist kontra generalist I Kardiologisk Afdeling har man flere enheder i ambulatoriet, hvor lægeambulatorier kører med specialesygeplejersker. Det har frigivet tid, så specialelægerne kan koncentrere sig om at undersøge og diagnosticere patienter og følge med i den tilgang, som er på det område. Samtidig er sygeplejerskerne blevet uddannet og specialiseret inden for bl.a. pacemaker og hjertesvigtspatienter. Men det er en balance. Når sygeplejersker bliver specialister, er de ikke længere de generalister, som de er uddannede til. Risikoen er, at sygeplejerskerne bliver for specialiserede og ikke kan gå ind i den almindelige pleje. Og på den måde kan medarbejdere miste kompetencen eller erfaringen i forhold til andre arbejdsopgaver, fortæller Karin. Der kan også være den udfordring, at der umiddelbart bliver en skævvridning i opgaver. For eksempel kan en sygeplejerske optage et rum en time sammen med en hjertesvigtspatient, hvor sygeplejersken varetager alle opgaver vedrørende patienten. Hvor en læge på samme tid skal nå tre patienter. Det kan godt virke ulogisk, men når man undersøger, hvordan vi bedst udnytter kompetencerne og ressourcerne, så kan det faktisk godt vise sig at være den bedste løsning. Det er her formidling bliver en vigtig del af opgaven med at fordele opgaver på nye måder, uddyber Karin. De bedste medarbejdere For både Karin og Gunnar er det helt centralt at kunne motivere afdelingens medarbejdere, så det bliver nemmere at fastholde og rekruttere godt personale. Et middel er bl.a. opgaveflytning. Når medarbejdere oplever, at de udfører et interessant stykke arbejde, er det med til at højne arbejdsglæden. Det er vigtigt for os, at vores afdeling er en arbejdsplads, hvor der er mulighed for udvikling, siger Gunnar. 4 Opgaveflytning er med til at udvikle medarbejdere og arbejdsgange, men opgaveflytning er ikke bare, noget man gør. Det kræver ledelsesfokus, og det kræver uddannelse af medarbejderne. En central del af personalepolitikken i Kardiologisk Afdeling er da også uddannelse. Hvis fx sygeplejerskerne skal kunne løfte opgaver for lægerne, så kræver det, at sygeplejerskerne er klædt på til opgaven og kan varetage opgaverne fagligt forsvarligt. I afdelingen tager det typisk to år at blive lært op som pacemakersygeplejerske, der kan arbejde helt selvstændigt. Det indebærer mesterlære ved sidemandsoplæring, interne uddannelser, samt deltagelse i uddannelse uden for hospitalet. Flere medarbejderne deltager også i faglige netværk på tværs af landet. Nød lærer nøgen kvinde at spinde Et gammelt ordsprog fortæller, at nød lærer nøgen kvinde at spinde. Skal man, så kan man. På samme måde har Kardiologisk Afdeling på Roskilde Sygehus stået overfor en række udfordringer, der skulle findes løsninger på. Det forholdt med, at der i ledelsesgruppen er et stærkt ønske om at skabe en attraktiv arbejdsplads med det mål for øje at skabe gode forløb for afdelingens patienter, var vejen til opgaveflytningen ikke lang. I Kardiologisk Afdeling er det

5 blevet helt naturligt at se på, hvordan opgaver kan flyttes eller defineres anderledes, når funktioner skal planlægges og koordineres, og arbejdsprocesser skal gøres bedre. Alt med fokus på at give patienten det bedste forløb som muligt. Karin Johansen, ledende oversygeplejerske 2 år på Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? At vi bruger kompetencerne bedst muligt. Hvilket råd vil du give videre? Meld tydeligt og klart ud, hvilken retning man vil gå. Så bliver det mere trygt og styrbart. Gunnar Jensen, ledende overlæge 9 år på Kardiologisk Afdeling 5 Hvad betyder opgaveflytning for dig? Fleksibilitet og indhold i arbejdet. Hvilket råd vil du give videre? Lyt! Der er mange engagerede medarbejdere, og de har mange gode ideer til, hvordan opgaver kan blive løst.

6 KARDIOLOGISK AFDELING, ROSKILDE SYGEHUS Kardiologisk Afdeling på Roskilde Sygehus er en forholdsvis ung afdeling. I 2009 blev det besluttet, at afdelingen skulle have en faglig profil som Hjertecenter og indgå som del af et specialesygehus i regionen. Al avanceret kardiologi for regionens borgere vil blive samlet i Roskilde. På årsbasis har afdelingen udskrivelser samt ca ambulante besøg. Inden for de senere år har afdelingen hjemtaget flere og flere opgaver og er vokset fra at have ca. 100 medarbejdere til i dag at beskæftige omkring 170 medarbejdere, ekskl. studerende. Afdelingen består af et ambulatorium, et laboratorium og to sengeafsnit, som til sammen har 35 sengepladser. Afdelingen udfører undersøgelser af hjertekranspulsårer, anlægger pacemakere og foretager planlagte ballonudvidelser. Afdelingen foretager udredning af patienter fra hele regionen med hjerteklapsyndrom forud for en eventuel operation. Derudover bliver alle regionens borgere med pacemakere kontrolleret på afdelingen. Til afdelingen er tilknyttet en række forskellige personalegrupper. Læger, sygeplejersker, social og sundhedsassistenter, kontorassistent, lægesekretærer, samt fast tilknyttet portør. Til afdelingens Rehabiliteringsteam er tilknyttet psykolog, socialrådgiver, diætist og fysioterapeut. 6 Udover det sædvanlige Hjerteklinikken på Roskilde Sygehus kører i dag som et ambulatorium styret af sygeplejersker. Sådan var det ikke tidligere. Da var det et ambulatorium kun med læger. I dag kører tre sygeplejersker med speciale i hjertesvigtspatienter ambulatoriet i tæt samarbejde med afdelingens specialelæger. At omdanne et lægeambulatorium til et sygeplejeambulatorium er ikke bare sket over natten. Det har været en proces, som blev igangsat i Flere patienter færre læger I takt med at flere og flere overlever deres hjertesygdom, bliver patientgruppen i Hjerteklinikken større. Samtidig har det i en periode været vanskeligt at rekruttere specialelæger til området. Derfor måtte der gøres noget, hvis ikke afdelingens specialelæger skulle drukne i opgaver og ventelisterne vokse. På den baggrund begyndte ledelsen af Kardiologisk Afdeling at uddanne sygeplejersker til at varetage lægernes opgaver i ambulatoriet. Sygeplejersker med speciale Sygeplejerskerne i Hjerteklinikken er underlagt en fast ramme og supervision af specialelægerne. Sygeplejersken sidder selv med patienten og ordinerer medicin. Når en

7 specialesygeplejerske ordinerer medicin til en hjertesvigtspatient gives medicinen efter nøje instrukser og værdier, som specialelægen har givet. Specialesygeplejerskerne i Hjerteklinikken har alle gennemgået en grundig oplæring og fulgt diverse kurser både inden for sygehuset og uden for sygehuset. Desuden deltager sygeplejerskerne aktivt i et netværk af kardiologiske sygeplejersker uden for sygehuset. I netværket kommer sygeplejersker med speciale i hjertesvigtspatienter fra andre kardiologiske afdelinger i Danmark. Vi lægger mærke til, hvad der sker på området. Vi bruger og lærer af hinandens erfaringer. Det tager vi med hjem og bygger videre på, fortæller Marianne Bækbo, sygeplejerske i Hjerteklinikken. Mod på mere Sygeplejerskerne i Hjerteklinikken er specialister på deres felt. Det gør noget for selvfølelsen, og for det engagement, som man lægger i arbejdet med patienterne. Marianne uddyber: Det er spændende at bygge ovenpå og blive bedre til tingene indenfor sit speciale. Spørger man Marianne, kan man med fordel flytte flere opgaver. Det kan fx være almindelig scanning af hjertet og arbejdsekg. Der kunne også være mere rutinepræget opgaver, som sygeplejerskerne har, der kunne varetages af servicemedarbejdere. Gode rutiner, god arbejdsmoral Opgaveflytning handler ikke kun om, hvad der betaler sig bedst i forhold til mandetimer og ressourcer. For Marianne er det også væsentligt, hvordan arbejdet tilrettelægges, og hvordan man arbejder sammen i en afdeling. Opgaveflytning kræver god arbejdsmoral og gode arbejdsrutiner. Det kræver, at man er fleksibel, fastslår Marianne. 7 Marianne Bækbo, sygeplejerske i Hjerteklinikken 9 år på Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? Jeg kan godt lide det. Min filosofi er, at vi skal hjælpe hinanden på tværs af grupper, i forhold til hvad der er godt for patienten. Hvilket råd vil du give videre? Vær godt forberedt. Skriv ned: Hvad må man, og hvad må man ikke.

8 Patienten sparer turen til sygehuset Christina Fisker har været specialesygeplejerske i Kardiologisk Afdeling i ca. 10 år. Som særlig specialist i pacemakere har hun været med til at opbygge afdelingens pacemakerambulatorium. I dag drives ambulatoriet af otte sygeplejersker med speciale i pacemaker. I afdelingen har man flyttet opgaver fra sygeplejerske til patient, og videre ud af hospitalet og hjem til patienten. Det sker med telemedicin og homemonitorering. Pacemakerambulatoriet har ca. 15 patienter tilknyttet telemedicin og homemonitorering. Opgaver over til patienten I pacemakerambulatoriet er opgaverne ikke bare flyttet fra sygeplejersker til, men også fra hospitalet og hjem til patientens egen bolig. Afdelingen har igennem længere tid kørt med telemedicin og homemonitorering på en række patienter. Det foregår sådan, at patienten kan aktivere enheden, og herefter kan personalet i ambulatoriet følge hjertets aktivitet på deres maskiner. Patienten ringer så ind til afdelingen og får svar på rapporten, og om der skal ske ændringer i hans eller hendes behandling. Pacemakerambulatoriet har patienter fra det meste af Sjælland. Med homemonitorering sender de en rapport ind til sygehuset, i stedet for at mødes op selv. På den måde bliver der længere mellem kontrollerne på sygehuset. Patienterne sparer på den måde turen til sygehuset. Nogle patienter undgår også at skulle tage fri fra arbejde, for at kunne komme ind til kontrol. Dette er kun starten. Lige nu har vi ikke så mange patienter, som kører på systemet. Det handler om kroner og øre. På sigt vil vi få flere og flere af denne type af patienter, spår Christina. 8 To år i mesterlære Inden en sygeplejerske overhovedet selvstændigt kan begynde at guide og rådgive en pacemakerpatient om brugen af pacemakersystemet eller telemedicin, må vedkommende igennem Kardiologisk Afdelings egen 2 årige uddannelse til pacemakersygeplejerske. Typiske opgaver i et pacemakerambulatorium er kontrol af pacemaker og optimering af pacemakersystemet, så det passer til patienten. Det kræver, at sygeplejersken er specialiseret indenfor teknikken, der ligger bag en pacemaker. De ting, vi laver, er meget specialiseret og på et højt fagligt niveau. Der sker hele tiden stor udvikling i teknikken. Derfor har vi også en høj kursusaktivitet i afdelingen, fortæller Christina. Udover både interne og eksterne kurser skal nye sygeplejersker i ambulatoriet også gå i mesterlære hos en af de rutinerede pacemakersygeplejersker. Delegeret ansvar fra lægerne Det særlige ved pacemakerambulatoriet er, at det kører som et rent sygeplejeambulatorium. Vi er helt selvkørende i afdelingen. Vi udfører det arbejde, som læger typisk tager sig af på andre pacemakerambulatorier, fortæller Christina. Sygeplejerskerne er i kontakt med lægerne og har helt klare rammer for, hvad de må og ikke må, samt hvordan de skal håndtere en pacemakerpatient. Lægerne udstikker værdier for puls og andre forhold, så hvis en puls fx

9 ændrer sig hos en patient, så kan sygeplejerskerne ændre på pacemakeren, så den passer til patientens behov. Uden, at patienten er blevet set af en læge. Christina Fisker, sygeplejerske, Pacemakerambulatoriet 10 år på Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? Øget tilfredshed i mit arbejde. Når mine kompetencer udvides bliver min arbejdsglæde større. Hvilket råd vil du give andre? Uddannelse. Du er nødt til at udvikle medarbejdernes kompetencer, hvis opgaveflytning skal fungere. Husalf med kompetence Navnebånd, spritsvamp, plaster og venflon skifter hænder uden, at der bliver sagt mange ord. Arbejdet på stuen sker helt automatisk mellem Elsebeth Sinding, social og sundhedsassistent og Inge Marie Christensen, sygeplejerske. De har arbejdet sammen knap et år på Kardiologisk Ambulatorium på Roskilde Sygehus. I dag skal de klargøre syv patienter til CT KAG scanning inden frokost. Rummet, de arbejder i, er 12 m2. Her er plads til måle og klargøringsudstyr, til patient og pårørende, til briks, skrivebord, stole og computere. 9 Kendte rutiner på stuen Første patient er allerede gjort klar og sendt videre til CT KAG scanning. Inden patienten forlader rummet er næste patients journal klar på skrivebordet, og skema klikket frem på skærmen, samt et sæt venflon udstyr gjort klar på vognen: staseslange, spritsvamp, venflon, fikseringsplaster, saltvand og net til at fiksere venflonen. Det sker hurtigt og i samme arbejdsgang, som affaldet fra patienten ryddes op og smides ud. Hvis man ikke lige ved det, så tænker man ikke over det. Elsebeth og Inge kender arbejdsrutinerne og ved, hvem der gør hvad. Elsebeth er social og sundhedsassistent på Kardiologisk Afdeling og tilknyttet ambulatoriet. Her løser hun en række typiske sosu opgaver: fx klargør journaler, bestiller frugt og sandwich til afdelingens patienter og spritter maskiner af. De typiske sosu opgaver fylder dog ikke det meste af Elsebeths arbejdsuge, som er på 24 timer, for Elsebeth har også en række opgaver, som tidligere lå hos fx sekretærerne, lægerne eller sygeplejerskerne. Derfor er Elsebeth også i gang på stuen sammen med Inge Marie. Tidligere var det to sygeplejersker, som varetog denne opgave sammen.

10 Hele tiden et øje på uret En mand er inde for at få taget et CT KAG. Hvordan har du det? spørger Elsebeth, mens hun kigger på ham med smilende øjne. Jeg har det fint. Jeg har ikke fejlet så meget. Det her, og en gang havde jeg lungebetændelse. Det er det hele. Konen kan nu fortælle en anden historie. For glasset med Pinex derhjemme svinder ind. Og det svinder hurtigt. Elsebeth taler med konen, mens Inge gør patienten færdig. Det er ikke et særsyn, at patienterne vil tale, eller at deres pårørende vil. Elsebeth og Inge er enige om, at der er en fin balance mellem at lytte til patienterne og stille dem spørgsmål, og samtidig holde tiden. Inge og Elsebeth kaster da også øjne op på uret over døren ind i mellem. Kollegaerne ved CT scanneren venter, og en ny patient er på vej. Patienten rulles ud af stuen til afdelingens faste portør, som kører ham videre til CT. Næste patient bliver kaldt ind. Supplerer hinanden godt Klargøringen af patienten til CT KAG dækker tre områder. For det første skal patienten rent praktisk gøres klar, så der kan gives kontrastvæske. Dernæst skal patienten have informationer om selve undersøgelsen, hvordan den kommer til at foregå, og hvilke bivirkninger der kan være ved kontrastvæsken. For det tredje skal Inge og Elsebeth også have spurgt patienten om relevante oplysninger omkring højde, vægt, medicin og allergi. Alle forhold, som kan have indflydelse på selve CT KAG undersøgelsen. Arbejdsdelingen er også klar: den ene har kontakten med patienten, måler EKG, blodtryk, lægger venflon og informerer om undersøgelsen. Den anden sidder ved computeren og sørger for, at alle spørgsmål bliver besvaret ud fra et skema, som er gjort klar dagen før. De skifter løbende til at være den der ordner det praktiske og taster oplysninger ind i skemaet. 10 Samme rutine, samme opgaver, samme spørgsmål. Enkelte patienter skal have medicin, så pulsen kan komme mere ned inden undersøgelsen. Andre er svære at lægge en venflon på. Igen andre har brug for at snakke. Men samlet set er alle otte patienter klar til tiden. Klar til morgendagen Elsebeth går videre til dagens næste opgaver. Hun skal gøre klar til de patienter, som kommer dagen efter for at få foretaget en CT KAG. Hver journal bliver gennemgået, og lægernes påtegninger bliver tastet ind. På den måde bliver der skabt overblik over, hvilke oplysninger der mangler, og som der skal spørges til, når patienten kommer ind dagen efter. Kender du til en Holter, som ikke virker? En af Elsebeths kollegaer stikker hovedet ind sammen med en mediotekniker fra Driftsafdelingen. Det gør Elsebeth, og sammen med teknikeren undersøger hun, om det er den rigtige, han har fået fat i. Hver mandag og torsdag sørger Elsebeth for, at dagens 3 4 Holterer bliver gjort klar. Hun rengør og skifter batterier. Elsebeth koder også hukommelseskort med de pågældende patienters oplysninger samt klargør Holterene, så patienterne kan få dem med hjem. Når så Holterene kommer retur fra patienten, hjælper Elsebeth med at lægge informationerne fra hukommelseskortet over på computeren og vedlægge dem patientens journal. Ugens øvrige dage er det sygeplejersker, som klargør afdelingens Holterer.

11 I oplæring og på kurser Det er meget naturligt for mig, at man flytter opgaver. Du skal selvfølgelig være inde i det fagområde, som du arbejder med, og det kræver kurser og oplæring, fortæller Elsebeth. Elsebeth har været under sidemandsoplæring til bl.a. at kunne varetage CT KAG patienterne, når de skal klargøres. En venflon er ikke bare en man lægger. Inge har lært Elsebeth, hvordan man gør, og Inge har lagt sine egne arme til, så Elsebeth kunne øve sig på dem. I ferieperioder er de ikke to personer på stuen, og derfor er det godt, at Elsebeth kan lægge et venflon, for så kan hun også tage CT KAG patienter alene. Elsebeths arbejdsdag er ikke slut. Hun skulle egentlig have været til intern undervisning i EKG. En af lægerne holder et kursus, men der er stadig opgaver, som skal nås, så Elsebeth springer kurset over. Jeg skal ikke bruge det lige pt. til de opgaver, jeg har nu, men jeg synes, det er spændende. Det er rart at få genopfrisket ens viden. Der kommer hele tiden ny viden på området. Elsebeth fortsætter med at gøre journalerne klar til morgendagens CT KAG patienter. Bagefter skal hun lægge pacemarkerpatienternes journaler på plads og finde journalerne frem til de pacemakerpatienter, som kommer dagen efter. Det hele skal glide Udover opgaverne med CT KAG, pacemakerjournalerne, løbende EKG målinger og Holtere har Elsebeth andre opgaver. Hun står for at bestille bl.a. kaffe, mælk og sandwich samt udstyr, som skal bruges i forbindelse med undersøgelser. Der kommer et sted mellem patienter dagligt i ambulatoriet. Elsebeth booker også lokaler og bestiller frugt, når der skal holdes rehabiliteringsmøder med patienter og pårørende. Tidligere var det sekretærerne, som stod for at booke lokale og bestilte frugt. 11 Som assistent laver man nogle af de opgaver, som altid hænger. Det handler om at få det hele til at glide. Man er en husalf, slutter Elsebeth Sinding. Elsebeth Sinding, social og sundhedsassistent 13 år på Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? For mig falder det helt naturligt. Det er almindelig købmandskab: hvordan får man det bedste ud af de ressourcer, man har. Hvilket råd vil du give videre? Hold begge ben på jorden. Føl dig frem. Vis, hvad du kan. Vær sikker på, at du kan opgaven. Spørg hellere en gang for meget end en gang for lidt.

12 Portør med potentiale Der er vasketøj. Der er mad, affald og medicin, og der er patienter. Hver dag, alle timer i døgnet, er der patienter eller udstyr, som skal fragtes fra A til B på et sygehus. Men jobbet som portør er mere end blot at fragte fra A til B, hvis man spørger Laila Olander, portør på Kardiologisk Afdeling i Roskilde. Patienter tænder Laila er fast tilknyttet Kardiologisk Afdeling, og hun holder af sit job. Kontakten med patienter giver mening, og hjerteområdet har en særlig interesse for hende, da hendes egen mor lider af en hjertesygdom. Inden for portørområdet er der for tiden en bevægelse, som trækker mod mere servicearbejde, med opgaver indenfor service og rengøring. Laila ved godt, hvad der tænder hende mest. Det er kontakten med patienterne. Det er derfor, hun har valgt det job, hun har. Det er spændende at være med hele vejen rundt. Laila fortsætter: patienterne stiller mange spørgsmål, og så er det rart, at man ikke er på bar bund. Efter Lailas mening behøver portøropgaver ikke at bevæge sig hen mod rengøring og service. Opgaverne kunne også gå i retning af mere kontakt med patienter og aflastning af plejepersonalet. Fast portør giver mening Laila har flere forslag til, hvilke opgaver portører kunne gå ind og løse, og som samtidig også kunne være med til at lette sygeplejerskernes arbejdspres. Vi kan fx køre diverse strimler ud. Og vi kan holde kontrastvæske til forskellige undersøgelser, foreslår Laila. 12 Det kan man, hvis man gør brug af faste portører på afdelingerne. Laila uddyber: Når du har fast portør på afdelingen, så får du mulighed for at bruge portørerne meget mere i opgaverne med patienterne. Ved at være fast portør kommer du også til at kende specialet og patienttyperne. Uddannelse er blot et plus Der udbydes allerede en række kurser for portører, hvor de kan efteruddanne sig. Der er fx kurser som Fast vagt, Forflytning samt Dødende og pårørende. Vi har i forvejen flere typer af kurser, vi kan tage som portører. Vi er vant til at efteruddanne os. Fast portør på afdelingen, som løser flere af de lettere plejeopgaver, er helt klart vejen frem, hvis man spørger Laila Olander.

13 Laila Olander, portør, 1½ år på Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? Det kan være med til at give mig en viden om den patientgruppe, som jeg har med at gøre. Det gør, at jeg også bliver bedre til at svare på patienternes spørgsmål. Hvilket råd vil du give videre? Der er masser af opgaver, som kan flyttes rundt. Det er bare om at spørge! Mere en blot fordeling af opgaver På bare ti år er Kardiologisk Afdeling vokset. Det ses ikke kun på belægningstallet, men også på antallet af sekretærer tilknyttet afdelingen. Heidi Pedersen, konstitueret ledende lægesekretær, har oplevet udviklingen, da man for ti år siden var syv sekretærer og frem til i dag, hvor afdelingen tæller 23 sekretærer. Forskellig uddannelse giver forskellige opgaver Sekretærgruppen består af to faglige profiler; lægesekretærer og kontorassistenter. Hertil kommer jobtræningsmedarbejdere. I grove træk er arbejdsfordelingen den, at lægesekretærerne skriver lægejournaler og har den personlige kontakt til fagpersonalet og patienterne, samt varetager diagnose og ydelsesregistrering, som ligger til grundlag for afdelingens økonomi. Kontorassistenterne skriver sygeplejenotater fra kladde, finder journaler frem, samt varetager klargøring samt arkivering af journaler. Jobtræningsmedarbejderne varetager lettere ad hoc kontoropgaver. Kontorassistenterne er begrænset af et særligt forhold, nemlig at de ikke har den faglige lægesekretæruddannelse. Kontorassistenter kan udføre mange opgaver i afdelingen, men er begrænset af, at de ikke via uddannelsen som lægesekretær er fortrolige med fagsproget i afdelingen, diagnoserelationer, patientrettigheder, journalopstilling m.v., og det er derved på sygehusledelsesniveau besluttet, at kontorassistenter ikke må renskrive dikterede journalnotater, uddyber Heidi Pedersen. 13 Opgaver i gråzoner Med udvidelsen af Kardiologisk Afdeling følger også flere sekretæropgaver. I perioder kan der være opgaver, som får lavere prioritet, eller som flyttes til andre faggrupper. Det drejer sig om opgaver, som instrukser, retningslinjer, patientinformationer. Tidspres og opgavemængde gør da også, at der i afdelingen løbende er en diskussion af, om andre grupper kan varetage nogle af de opgaver. Vi har fx en diskussion, om, hvor vidt det er sekretærer eller sygeplejersker, som skal varetage AK behandlingen i afdelingen. Det er helt klart en opgave, som ligger i en gråzone, fortæller Heidi. Vi håber dog at kunne finde plads til de opgaver, som er blevet nedprioriteret, i takt med at vi i 2011 får indført talegenkendelse. Talegenkendelse går i korte træk ud på, at computeren genkender lægens tale, så diktatet tales direkte ind på computeren.

14 Motivere til at prøve noget nyt Opgaveflytning er ikke blot et værktøj til at organisere opgaver på nye måder, så en afdeling kan leve op til stigende krav om produktivitet. Det er også et middel, som er med til at motivere medarbejdere til at prøve noget nyt. Derfor bliver opgaveflytning også en måde at udvikle organisationens medarbejdere. For Heidi er der helt klart en strategi med opgaveflytning, som handler om medarbejderne og ikke kun om organisationen. Det er ikke nogen hemmelighed, at sekretærgruppen på grund af travlhed og tidspres kan være en svær gruppe at få med på kurser eller til efteruddannelse. Med opgaveflytning kan vi ad bagdøren arbejde med udvikling for denne medarbejdergruppe. Det er et ansvar, man har som leder, at ens medarbejdere hele tiden udvikler sig. Vi skulle jo gerne have sekretærgruppe rustet til de opgaver, der ligger til fremtidens lægesekretærer, så de fortsat kan klare sig godt i afdelingen og på arbejdsmarkedet, slutter Heidi. Heidi Pedersen, konstitueret ledende lægesekretær, 10 år i Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? Udvikling af medarbejderne. Hvilket råd vil du give videre? Vær positiv sig ikke nej fra start. Bare fordi noget har fungeret i 100 år, er det ikke ensbetydende med, at det ikke kan gøres anderledes. Alle opgaver har en plads 14 Hvor lægger man grænsen mellem fx en sygeplejerskes arbejdsopgaver og en læges arbejdsopgaver? Skal det være muligt at sige nej til en opgave, fordi man oplever, at noget andet er mere spændende? Hvad stiller man op med de opgaver, som falder mellem to stole, og som måske ikke er så præstigefyldte eller interessante, som andre opgaver? Læger er uddannet til at stille diagnoser og ordinere medicin. Det er et afgørende skel mellem lægers og sygeplejerskers opgaver. Ellers er der en række opgaver, som gruppen af sygeplejersker og gruppen af læger begge kan løse, fx blodtryksmåling, EKGtagning, samtaler med patienter og blodprøvetagning. Hanne Elming, områdeansvarlig overlæge på Kardiologisk Ambulatorium, har været ansat på Roskilde Sygehus i 5 år. Hanne er umiddelbart meget positivt stemt over for opgaveflytning. Da jeg kom til afdelingen, havde social og sundhedsassistenterne i sengeafsnittet overtaget en række opgaver fra sygeplejerskerne. Det, syntes jeg, var godt. Det fik arbejdet på sengeafdelingen til at glide bedre, og social og sundhedsassistenterne havde fået fantastik gode kompetencer, som de ikke har på mange andre afdelinger. Opgaveglidningen gør, at social og sundhedsassistenterne kan observere patienter på en helt anden måde end ellers. Det har været med til at give medarbejderne et løft.

15 Hvordan ser du på opgaveflytning? Opgaveflytning er som udgangspunkt rigtig godt. Det handler om at se på afdelingen som en helhed og få de medarbejdere, man har, til at løse de opgaver, der er. Det handler om at se på personalets kompetencer og muligheder for udvikling frem for at lade sig begrænse af faggrænser. F.eks. har vi nogle dygtige medarbejdere i vores sekretariat, som ikke er uddannede lægesekretærer. Der er ting de ikke må, som de sagtens kunne oplæres til. Hvis jeg spørger: Kunne du ikke lige skrive det notat for mig? ser de beklagende på mig og siger, at de kun må skrive for sygeplejersker. Det giver for mig ingen mening. De ville få et sjovere job, blive udviklede, afdelingen ville få en mere glidende arbejdsgang, hvis ikke nogen havde sat den begrænsning. Det er desværre ikke det eneste eksempel. Når det er sagt, har vi også rigtig mange gode eksempler på opgaveflytninger, der er lykkedes og fungerer rigtig godt. F.eks. vores sygeplejersker, der har egne forløb med hjertesvigtspatienter, sygeplejersker og bioanalytiker, der udfører ultralydsundersøgelse af hjertet for bare at nævne to eksempler. Er der udfordringer? Bestemt. Det kan forekomme grotesk, at jeg har travlt i mit ambulatorium med mange patienter på relativt kort tid. I den tid skal jeg i opgaveflytningens navn tage blodtryk og puls på patienten, få tøjet af gamle fru Hansen, der skal ned og ligge på briksen, lægge rent papir på lejet efter undersøgelsen. Og samtidig stikker en sygeplejerske hovedet ind med en tyk journal i hånden og spørger om denne patient ikke lige skulle sættes i ace hæmmer behandling. Sygeplejersken har haft en lang, og indrømmet tiltrængt, samtale med patienten. Der er afsat god tid! At tage stilling til medicinændring kræver, at jeg sætter mig ind i sygehistorien. Det kan jeg så have svært ved at få tid til, for jeg står jo midt i at tage et EKG. Så opgaveflytning skal finde sit leje, og det kan være svært. For det er jo smart, at jeg taler med patienten, mens jeg tager blodtrykket. At patienten ikke skal møde en masse personale, som kun skal gøre en lille ting hver især. Men vi arbejder med det og er i en god udvikling. 15 Kan du nævne andre udfordringer? Ja, der er jo altid opgaver, der falder mellem to stole, og som nogle måske synes, er under deres værdighed at løse. Hvis lægen har travlt, og der roder på undersøgelsesrummet, efter fru Hansen har været der, hvem skal så rydde op? Hvem skal rende rundt og slukke for alle de pc er, som lægerne har glemt at lukke ned? Det er svært at placere den slags opgaver, men satte man sig ned og talte om, hvad der tjener afdelingen som helhed, og hvis alle føler et ejerskab for, at arbejdsgangene i hele afdelingen glider, så kan det løse sig. Vi har f.eks. rigtig gode erfaringer med at få afviklet subakutte undersøgelser, som jo altid kommer lidt på tværs i et ambulatorium. I forhold til det har vi fået en rigtig god team ånd, der handler om, at det er vi fælles om at løse. Selvom det betyder, at alle parter skal strække sig lidt og måske gøre noget, de ikke plejer. Opgaveflytning kan komme til at handle, om at vi alle er lige og kan lave de samme opgaver. Men opgaveflytning handler lige netop ikke om lighed og ligeværdighed. Men om at benytte medarbejderens kompetencer bedst muligt, i forhold til hvad der er godt for patienterne.

16 Hvad er vigtig at være opmærksom på? Det er vigtigt at have et forum, hvor man kan diskutere opgaveflytning. Samtidig er det også vigtigt, at opgaveflytning bliver til et fælles mål, hvor det bliver tydeligt, hvorfor det er smart at gøre sådan eller sådan. Derfor skal ens leder også have gode argumenter, som giver mening. Det vil give en ledelse, som man er stolt af. Så kan det godt være, at man har en opgave, som virker irriterende, men hvis det er i en større sags tjeneste, så gør man det. Vi skal bevare fleksibiliteten. Vi skal sørge for, at generalisterne ikke bliver så stærke specialister, at det udhuler fleksibiliteten. Vi skal tilrettelægge vores arbejdsgange og opgaver, så det giver mening for personale og patienter. Hanne Elming, områdeansvarlig overlæge 5 år i Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? Det handler om at få arbejdet til at glide, samtidig med at man udnytter folks evner til et max for at øge arbejdsglæden. Hvilket råd vil du give videre? Opgaveflytning handler om at nedbryde faggrænser. Derfor skal det ikke være tilladt at sige: Det må jeg ikke. Alle skal være åbne overfor nye opgaver, så det bliver til udvikling og glæde for den enkelte og helheden. 16 Når Plejer bliver udfordret Begynder man at ændre på, hvilke faggrupper der udfører hvilke opgaver, kommer man helt automatisk til at udfordre normen og kulturen på arbejdspladsen. Opgaveflytning er ikke kun et praktisk værktøj, når opgaver skal løses. Det er også en tilgang til, hvordan man ser på arbejdspladsen, medarbejderne og opgaverne, der skal løses. Denne tilgang er kerneområdet for opgaveflytning, hvis man spørger Karina Dalby Jensen, konst. afdelingssygeplejerske i Kardiologisk Ambulatorium. Karina har været med fra ambulatoriet var en lille enhed og til nu, hvor ambulatoriet har hjemtaget nye opgaver og tæller 20 medarbejdere. Et stykke vej endnu I Kardiologisk Ambulatorium har de i gennem længere tid arbejdet med opgaveflytning og er godt i gang med at opbygge nye rutiner for, hvordan ambulatoriet planlægger og fordeler opgaver. Men der er stadig noget vej. Vi kan blive endnu bedre til det, end vi er i dag. Det tager lang tid, fordi vi er en stor organisation, med mange mennesker og faggrupper. Bare det at samle folk til et møde kan være en udfordring, siger Karina Dalby Jensen. Det kan for Karina ind i mellem føles som en langsommelig proces at ændre på, hvordan man gør tingene på

17 arbejdspladsen. Fra en ide er tænkt, til der er taget en beslutning og medarbejderne er orienteret, er der ofte lang vej. Omverdenen udvikler sig Karina så gerne, at flere opgaver blev kigget efter i sømmene: Omverdenen omkring os udvikler sig, og vi skal udvikle os med. Det nytter ikke, at vi sidder med vores gamle forestillinger, om hvordan opgaver skal udføres. Her tænker Karina fx på AK behandling, hvor hjerteklappatienter og patienter med uregelmæssig hjerterytme bliver behandlet med blodfortyndende medicin. Disse patienter er papirpatienter for ambulatoriet. De møder op på sygehuset kun for at få taget en blodprøve. En sekretær i ambulatoriet modtager prøvesvarene, en læge vurderer og ordinerer, og en sygeplejerske giver patienten besked pr brev eller over telefon. De patienter kunne i dag lige så godt blive fulgt af deres egen læge. Der er en gammel kultur, som siger, at netop disse kategorier af patienter skal følges i sygehusregi, men det er helt unødvendigt i dag, fortæller Karina. Ny fordeling, ny rutine En ny tilgang og tankegang omkring fordeling af opgaver er kerneområdet for opgaveflytning, hvis man spørger Karina. Ifølge hende skal det være helt naturligt på arbejdspladsen at tænke; hvor kan denne opgave blive løst og af hvem, så patienten får den bedste behandling, samtidig med at afdelingen udnytter sine ressourcer bedst muligt. Det kan tage tid i store organisationer med mange mennesker og faggrupper. Det er utroligt svært at rykke på gamle vaner og kulturer. Det kan være en sej kamp, men vi får da rykket lidt hele tiden, smiler Karina. 17 Flyt opgaver og få fordele Det er Karinas erfaring, at der er en hel del gevinster at hente ved at fordele opgaver på en ny måde. Det er ikke kun, at man får frigivet tid til andre opgaver, eller at patienterne oplever et bedre forløb, men i allerhøjste grad også, at medarbejderne oplever at blive udfordret på deres arbejdsplads. Alle ønsker at lave noget interessant. Opgaveflytning betyder i sidste ende, at vi får tilfredse medarbejdere, der gør det, de er bedst til, og alles kompetencer bliver udnyttet fuldt ud, slutter Karina. Karina Jensen, konst. afdelingssygeplejerske, 8 år i Kardiologisk Afdeling Hvad betyder opgaveflytning for dig? Rigtig meget. Det er vigtigt, at vi hele tiden nytænker, hvordan vi løfter vores opgaver, også når nye kommer ind. Det skal være en fast rutine, en god vane. Hvilket råd kan du give til andre? Det er vigtigt, at man gør sig bevidst om, hvad opgaveflytning står for. Opgaveflytning skal være en måde at tænke på hele tiden, når man løser opgaver.

18 Gode råd og anbefalinger Skab tydelighed omkring mål og retning Tag diskussionerne up front Uddannelse og fastlagte retningslinjer Spørg medarbejderne og involver dem Skab en nysgerrig og positiv stemning At give og at modtage er ikke nødvendigvis det samme Lige rettigheder og lige værd Skab tydelighed omkring mål og retning for afdelingen og sygehuset. Det er afgørende at man som medarbejder kan se, hvad ens bidrag og ens kompetencer er med til at løfte. Det er også afgørende, at medarbejdernes ideer og forslag bliver set i lyset af det samlede hele og afdelingens og sygehusets mål og visioner. Dermed også de politiske mål, der er for sygehuset og den pågældende afdeling. Det er derfor af betydning, at ledelsen og de lokale ledere kan kommunikerer og formidle målet og vejen for organisationens arbejde. Og dermed også argumentere fornuftigt, så det giver mening for medarbejderne, når der skal ske ændringer i fordelingen af arbejdsopgaver. Det kræver ledere på alle niveauer, som stiller sig frem og forklarer forandringer eller tiltag til forandringer med fokus på patienten og sygehusets mål. Altid i en ramme, som giver mening for de involverede medarbejdere. Ledernes opgave er her at skabe mening og sammenhæng mellem det fælles mål og helt ned i de enkelte opgaver. 18 Tag diskussionerne up front med medarbejdere og ledere. Det kan have betydning for medarbejderens engagement og deltagelse i at få en opgaveflytning til at fungere, at diskussioner og snakke tages i et åbent forum. Der kan ofte være en usikkerhed omkring ens faglighed, når opgaver fx bliver givet videre til andre, eller når man skal have overbragt nye opgaver. Det kan derfor være gavnligt at skabe plads for diskussioner og samtaler, hvor der bliver lyttet på hinanden. Også til det der bekymrer medarbejderne. Uddannelse og fastlagte retningslinjer er et afgørende element i opgaveflytning. Medarbejderne bør føle sig sikre i den nye opgave, de skal varetage. Det sker ved oplæring og ved efteruddannelse. Desuden er det en stor fordel at skrive de forskellige faggruppernes kompetencer ned, og hvilke forventninger der er til, hvordan man løser opgaverne. Det er med til at skabe tryghed og ikke mindst sikkerhed. Det bliver altid mere tydeligt, hvad man må og kan, når det er dokumenteret og skrevet ned. Det kan afhjælpe misforståelser. Det giver gennemsigtighed og kan afhjælpe eventuelle diskussioner medarbejdere imellem. Et andet afgørende punkt for opgaveflytning er også retningslinjer for selve opgaveløsningen. Ved at skrive retningslinjer ned skabes der tryghed for medarbejdere, som evt. skal arbejde sig ind på et nyt område. Samtidig kan retningslinjer også understøtte en ensartet behandling af patienterne.

19 Spørg medarbejderne og involver dem. Medarbejderne har ofte mange gode ideer til, hvordan opgaver kan flyttes mellem faggrupper. Det er medarbejderne, der til hverdag arbejder med patienterne, og som ved, hvordan arbejdsprocesserne fungerer, eller ikke fungerer. De er tæt på forløbene og på patienterne. De kender udfordringerne og ved, hvor skoen trykker. Spørg medarbejderne, hvor der med fordel kan ske opgaveflytning. De har ofte gode ideer, som ikke altid kommer åbent frem, men som måske er blevet luftet i en kaffepause eller over frokosten. Skab en involverende proces, hvor medarbejderne kommer med forslag til opgaveflytninger. Det er medarbejderne, der skal bære opgaveflytningen igennem, derfor er det også væsentligt, at de kan se meningen med opgaveflytningen og den indsats, som de bidrager med. Skab en nysgerrig og positiv stemning omkring udvikling. Når opgaver flytter niveau eller faggruppe, kræver det, at man er villig til at gå nye veje. Afprøve nye måder at gøre tingene på. Det gælder både fra afdelingsledelsen, de lokale ledere og medarbejderne. Hvis man i en afdeling har en tendens til at se negativt på udvikling og forandringer det at prøve nyt, så skal der arbejdes med at få en undersøgende og nysgerrig tilgang til udvikling. Her er det afgørende, at ledelsen selv viser nysgerrighed i både ord og handling. Det er ikke sikkert, at en opgave, bare fordi den har kørt på en bestemt måde i mange år, at den så skal fortsætte med at køre, som den gør. Det er gavnligt at have en tilgang til udvikling, som hedder Gad vide, hvad der sker?. Hvad nu hvis vi prøver, at. At give og at modtage er ikke nødvendigvis det samme. Man kan godt have lyst til at overtage nogle bestemte typer af opgaver, men har måske svært ved selv at afgive opgaver til andre. Der kan også være opgaver, som bare ikke er så præstigefyldte eller interessante, som andre, og som derfor kan falde ned i et vakuum, hvis der bliver frit slag til at vælge. Det handler om at give alle opgaver betydning. Hvis en opgave ikke er med til at skabe værdi for organisationen eller patienten, så er det også svært som medarbejder at mærke, at man gør en forskel. 19 Det er vigtigt ledelsen og den lokale leder påtager sig ansvaret for, at der ikke bliver opgaver, som på en eller anden måde altid bliver til overs, at de også bliver håndteret og placeret, og at alle opgaver anerkendes som betydningsfulde for det samlede hele. Lige rettigheder og lige værd er ofte temaer, som kan komme på banen, når man begynder at omarrangere opgaver i en afdeling eller på et sygehus. Det er vigtigt, at ledelsen styrer diskussionerne, så de ikke kommer til at handle om ligeværdighed, for opgaveflytning handler ikke om det. Opgaveflytning handler om at fordele opgaver, så det understøtter sygehusets mål og de politiske udmeldinger. Forfalder man til at tage diskussioner om lige rettigheder og lige værd, så bliver det en anden diskussion, og det kan ofte komme til at handle om at få ret. Opgaveflytning handler ikke om at få ret, men om at organisere sig, så det giver mening for patienterne og organisationen.