Referat af organisationsbestyrelsesmøde, mandag den 31. marts 2014 kl i mødelokalet i Kollektivhuset ved elevator 1.

Transkript

1 De Vanføres Boligselskab for Københavns Kommune Organisationsbestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde, mandag den 31. marts 2014 kl i mødelokalet i Kollektivhuset ved elevator 1. Deltagere: Afbud: Fraværende: Susanne Henriksen, Ninna Breum Hansen, Per G. Larsson, Jesper Harlfeldt, Bent Nygaard, Inga Olesen, Connie Mistarz, Thomas Gerken, Yardena Theresa Mortensen Jensen og Kim Meyer. Fra Boligkontoret Danmark deltog Tonny Bjørn og Peder Hansen. Suppleant Nicoline Mulvad. Hans Pedersen. Indhold Ad 1 Godkendelse af dagsorden...2 Ad 2 Forhandlingsprotokol...2 Ad 3 Revisionsprotokol...2 Ad 4 Meddelelser...2 Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning)...3 Ad 6 Næste møder...6 Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering)...7 Ad 8 Eventuelt...9 Bilag: 1. Administrationsaftale, genhusning side 1/10

2 Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. Ad 1 Godkendelse af dagsorden Organisationsbestyrelsen godkendte dagsordenen. Ad 2 Forhandlingsprotokol Referat af organisationsbestyrelsesmøde, afholdt den 18. februar 2014, er udsendt den 5. marts at organisationsbestyrelsen godkender referat af mødet afholdt den 18. februar Organisationsbestyrelsen godkendte referat af møde afholdt den 18. februar 2014 uden bemærkninger. Forhandlingsprotokollen blev underskrevet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ad 3 Revisionsprotokol Det blev oplyst, at der ikke var indført noget i revisionsprotokollen siden seneste møde. Organisationsbestyrelsen tog oplysningen til efterretning. Ad 4 Meddelelser 4.1 Meddelelser fra formanden På mødet giver organisationsbestyrelses formand Susanne Henriksen en orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Susanne Henriksen følgende: at det annoncerede lokalrådsmøde den 13. maj 2014 er rykket frem til den 23. april 2014, og afholdes hos Boligkontoret Danmark det nye hovedkontor på Havneholmen at der afholdes et formandsmøde hos Boligkontoret Danmark den 28. april 2014 at der afholdes et møde omkring Stop udsættelse projektet, ligeledes den 28. april 2014 at BL afholder repræsentantskabsmøde den 29. april 2014 at Boligkontoret Danmark afholder deres repræsentantskabsmøde den 14. juni 2014 Susanne Henriksen, Ninna Breum, Inga Olesen og Connie Mistarz deltagere på vegne af DVB København at selskabet har modtaget et takkekort fra lokalinspektør Erik Hansen, der har fået en gave i anledning af bryllup at Boligkontoret Danmark har udsendt en oversigt over kommende kurser og workshops oversigten er udsendt til de enkelte afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer at BL s konference i marts 2014 var vellykket, og fra DVB København deltog Susanne Henriksen, Ninna Breum og Connie Mistarz side 2/10

3 at DVB København har givet accept til Boligkontoret Danmark, at den offentlige boligstøtte kan afregnes direkte mellem selskabet og Udbetaling Danmark og på foranledning af Susanne Henriksen gav Peder Hansen en orientering om status for ansættelse af elev i DVB København; Peder oplyste at han er i kontakt med Københavns Tekniske Skole herom, og forventer inden længe at have konkrete emner til ansættelsen 4.2 Meddelelser fra Boligkontoret Danmark På mødet giver forretningsfører Tonny Bjørn en orientering om eventuelle nye sager og forhold hos Boligkontoret Danmark, med primær fokus på afdelingskontoret. På mødet oplyste Tonny Bjørn følgende: at Boligkontoret Danmark har foretaget ændring i organiseringen omkring den boligsociale helhedsplan i Kollektivhuset, idet der er set behov for at styrke ledelsen heraf Peder Hansen har fået tildelt en ledelsesmæssig funktion, både overordnet på projektet og personaleansvar overfor projektleder ændringen ses som en styrkelse, idet ledelseskompetencen kommer tættere på projektet i forlængelse af denne orientering blev det aftalt, at både organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsens repræsentation i styregruppen for den boligsociale helhedsplan i Kollektivhuset fastholdes som hidtil, idet den historiske viden omkring projektet derved fastholdes mest mulig på foranledning af Susanne Henriksen blev det aftalt, at Boligkontoret Danmark sender kontakt oplysninger på medarbejdere på afdelingskontoret og på organisationsbestyrelsen 4.3 Bodanmark Nyt Artikler af lokal interesse vil blive belyst på mødet. Der var ikke udkommet nyt Bodanmark siden seneste møde. 4.4 Øvrige meddelelser Debitorliste På organisationsbestyrelsesmødet den 18. februar 2014 blev bestyrelsens orientering om debitorer drøftet, idet materialet kan forbedres, således at det mere tydeligt fremgår hvilke sager der er aktuelle, hvor store beløb der er afskrevet mv. Boligkontoret Danmark udarbejder udkast til ny liste, der præsenteres på næste organisationsbestyrelsesmøde den 12. juni at organisationsbestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog meddelelserne til efterretning, med de under punkterne nævnte bemærkninger. Ad 5 Selskabs- og afdelingssager (til beslutning) Under dette punkt behandles selskabs- og afdelingssager, organisationsbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. hvor det indstilles at 5.1 Organisationen Digitalisering af arbejdet i byggeudvalg side 3/10

4 Som led i en digitalisering af arbejdet med støttede byggeprojekter er der behov for indkøb af ipads til byggeudvalgets medlemmer. En del af digitaliseringen sker via Byggeweb, der er en portal til arkivering af alle væsentlige dokumenter i et projekt, blandt andet projektbeskrivelser, udbudsresultater og referater. Medlemmerne af byggeudvalget får adgang til portalen. Der er behov for at indkøbe 7 stk. ipads, som inklusive opsætning beløber sig til ca kr., samt kr. i årlig support (2013-priser). Der er 6 beboervalgte medlemmer af byggeudvalget og lokalinspektør. at organisationsbestyrelsen bevilger kr. til indkøb af 7 stk. ipads. Beløbet afholdes af arbejdskapitalen. Årlig support på kr. udgiftsføres over selskabets drift. Organisationsbestyrelsen tilsluttede løsningen med ipads, således at der kan indkøbes et antal til byggeudvalgets medlemmer. Udgiften må afholdes af byggesagen, idet der i løsningen foretages besparelser på trykudgifter mv. Byggeudvalget må derfor træffe beslutningen og disponere beløb hertil. 5.2 Organisationen Styringsdialogmøde Der har været afholdt styringsdialogmøde med Københavns Kommune den 3. marts Mødet omhandlede primært selskabets og visse afdelingers økonomiske udfordringer, og tog udgangspunkt i det økonomiske notat, som bestyrelsen behandlede på møde den 21. oktober Kommunen anerkendte, at der generel ses en forbedring af økonomien, men opfordrer fortsat til fokus og til initiativer der styrker økonomien. Kommunen pegede på muligheden for at søge dispensation for afskrivning af tab via dispositionsfonden, således at der ikke sker en udhuling af selskabets egenkapital. Det blev aftalt, at der afholdes et opfølgningsmøde om 6 måneder, og gerne med deltagelse af selskabets formand og næstformand. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om det afholdte styringsdialogmøde til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om det afholdte styringsdialogmøde til efterretning. Bestyrelsen er positive overfor et opfølgningsmøde med tilsynet om cirka 6 måneder, og med deltagelse af formand og næstformand. Opfølgningsmødet vil primært komme til at omhandle afdelingernes økonomiskeog driftsmæssige udfordringer. Det blev aftalt, at punktet tages op til behandling på et kommende møde for drøftelse af konkrete emner til mødet. På mødet bemærkede Susanne Henriksen, at der er fejl i indkaldelse til styringsdialogmødet, idet afdeling 4 fremgår med et akkumuleret driftsunderskud. Det er ikke tilfældet. 5.3 Afdeling 1, Kollektivhuset Aftale om administration af genhusning I forbindelse med den forestående elevatorrenovering i Kollektivhuset, skal der foretages et større genhusningsarbejde. En større del af arbejdet udføres af Peder Hansen og Mette Chang indenfor deres normale arbejdstid. Genhusningsopgaven kaster dog også en række administrative opgaver af sig, i forbindelse med ud- og indflytninger, lejeopkrævninger, energiaflæsninger mv. Denne opgave varetages af Boligkontoret Danmarks sagsbehandler, og honoreres særskilt med kr. ekskl. moms. Beløbet afholdes af projektet. Der er udarbejdet et tillæg til administrationsaftalen, der omfatter sagsbehandlingen. Aftalen er vedlagt denne dagsorden som bilag 1. side 4/10

5 at organisationsbestyrelsen tilslutter sig administrationsaftalen i forbindelse med genhusning af et antal beboere under elevatorrenoveringen. Organisationsbestyrelsen bemyndigede byggeudvalget til at indgå aftale med Boligkontoret Danmark om løsning af genhusningsopgaven i forbindelse med elevatorprojektet. Under drøftelsen af punktet blev der udtrykt behov for en nærmere beskrivelse af opgavernes art og omfang, og en nærmere specificering af beløbets størrelse på de kr. ekskl. moms. 5.4 Afdeling 1, Kollektivhuset Renovationsudgift I 2013 kom der et krav fra Københavns kommune om, at renovationsafgiften skulle stige væsentligt i afdeling 1, da kommunen er af den opfattelse at beregningsgrundlaget tidligere har været fejlbehæftet. Siden kravet kom i sommer 2013, har Boligkontoret Danmark udbedt en redegørelse fra kommunen om forholdet. Der er nu, efter flere rykkerskrivelser, den 20. marts 2014, kommet en redegørelse, hvori kommunen fastholder at niveauet som udgangspunkt er korrekt, dog med en mindre korrektion for sidste og indeværende år. Kravet fra kommunen betyder en merudgift for afdeling 1 i omegnen af kr årligt. Der udarbejdes en svarskrivelse til kommunen hvori forholdet anfægtes, men i sådanne sager er der reelt ikke nogen klagemulighed. Det foreslås, at der tilknyttes en advokat, Boligkontoret Danmarks jurist, og der tages kontakt til kommunen med henblik på en forhandling. at organisationsbestyrelsen tilslutter sig, at der tilknyttes sagen en advokat, Boligkontoret Danmarks jurist, og der tages kontakt til kommunen for en forhandling. Organisationsbestyrelsen besluttede, at Boligkontoret Danmarks advokat tilknyttes sagen for en vurdering heraf. Det blev aftalt, at det skal ske indenfor en økonomisk ramme til honorar på kr. inkl. moms. 5.5 Afdeling 11, Valby - tilskud I forbindelse med de første indflytninger blev der installeret en radiator ved hoveddøren i en enkelt af familieboligerne. I denne bolig er varmeudgiften faldet væsentligt. På afdelingsmødet blev det besluttet at anmode organisationsbestyrelsen om et lån på kr. til at installere en radiator i hver af de ni øvrige boliger. Lånet ønskes afdraget over 5 år med start i 2015/2016. at organisationsbestyrelse tager stilling til anmodningen. Organisationsbestyrelsen bevilgede et lån på kr. til at installere en radiator i hver af de ni boliger. Lånet ydes af dispositionsfonden og afdrages over 5 år med start i 2015/16-budgettet. Lånet forrentes ikke. 5.6 Alle afdelinger Driftsbudgetter for perioden 1. juli juni 2015 Boligkontoret Danmark har i samarbejde med de respektive afdelingsbestyrelser, eller organisationsbestyrelsen gældende for perioden 1. juli juni Budgetterne er efterfølgende blevet behandlet og godkendt på afdelingsmøderne. side 5/10

6 Der er budgetteret med følgende huslejestigninger: Afdeling Stigning Gns. bolig/md i kr. M 2 -leje 1/ i kr ,90% 73,10 942, ,00% 0, , ,99% 67, , ,13% 183,32 947, ,09% 138, , ,63% 276, , ,09% 173, , ,34% 115, , ,00% 0, , ,06% 128, , ,00% 0,00 951,36 Driftsbudgetterne kan hvis det ønskes rekvireres hos Boligkontoret Danmark, chefkonsulent Helle Hjorting Damberg. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse I forbindelse med årsregnskabet 2012/2013 har selskabets revisor i protokollatet, bemærket at henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse forekommer i nogle afdelinger at være relativt beskedne. Revisor opfordrer til en forøgelse af afdelingernes samlede henlæggelser i de afdelinger, hvor henlæggelsen er under 250 kr. pr. m 2 (konto 401). På baggrund af lignende bemærkning sidste år steg henlæggelserne i flere afdelinger, det er dog fortsat væsentligt at der sker en stigning i henlæggelserne, der er således budgetteret følgende: Afdeling 2013/2014 i kr. 2014/2015 i kr. Stigning i kr at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli juni Organisationsbestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli juni Ad 6 Næste møder Næste organisationsbestyrelsesmøde afholdes torsdag den 12. juni 2014, kl side 6/10

7 Ad 7 Selskabs- og afdelingssager (til orientering) Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, såfremt dette direkte efterspørges. 7.1 Afdeling 1 Kollektivhuset Nybyggeri på 10. og 11. sal Nedrivningsarbejdet er i fuld gang. Der er igangsat en særlig gennemgang af rørføringen i 9. sals lejlighederne, med henblik på at afdække arbejdets omfang, især i forhold til antal arbejdsdage i lejlighederne. Skemaundersøgelse af behovet for genhusning i forbindelse med elevatorrenoveringen pågår, og indtil videre er omfanget som forventet. Der er dog nogle af beboerne med kendte særlige behov, som endnu ikke har afleveret skemaet, men disse beboere vil blive kontaktet direkte. Boligerne på 1. sal Der har været afholdt 1 års gennemgang og mangelafhjælpning. Der er opstået et særligt problem med gulvene, idet det er konstateret, at gulvene er lagt i henhold til vejledningen, men gulvene rejser sig visse steder. Leverandøren er anmodet om en udtalelse og anvisning af reparationsmetode. Større istandsættelsesarbejder Ventilationsanlægget til selskabslokalet er repareret. Nødbelysningen i kælderen er udført. Afdelingens lynafleder er gennemgået. Kælderadgangsdøren mod nord er udskiftet. Afdelingsbestyrelsen arbejder pt. med etablering af en større legeplads på grunden ved Hans Knudsens Plads 1B. t blev afholdt den 11. marts Der var ingen forslag, og formanden blev genvalgt, og der var et enkelt nyvalg til afdelingsbestyrelsen. 7.2 Afdeling 2 Småhusene Salg af boligen Kastanie Allé Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at søge boligen solgt. Salget er igangsat, og der har været interesserede købere. Afdeling 2 har afdelingsmøde den 27. marts Der er ingen forslag. 7.3 Afdeling 3 Brønshøj/Husum Mullerupvej 3A fraflytningsregning På mødet orienteres om status i sagen. Afdeling 3 holder afdelingsmøde den 25. marts 2014 og et nyt havereglement er foreslået. Herudover vil koncept for udskiftning af køkkener blive diskuteret. Der er afsat midler til udskiftning af 2 køkkener om året. 7.4 Afdelingerne 2, 3 og 4 - tilstandsgennemgang Afdelingernes varmemester og driftsforretningsfører Peder Hansen har gennemgået husene og første del af vedligeholdelses behovet er indarbejdet i afdelingernes 10 års plan. Næste store opgave bliver at gennemgå afdelingernes EMO-rapporter med side 7/10

8 henblik på energibesparende forslag. Det bliver muligt at indarbejde arbejderne i de fremtidige budgetter, første gang for budgetåret 2015/ Afdeling 4 Amager/Valby Der er etableret højtvandslukkere i de 10 huse på Amager. Der var afdelingsmøde den 12. marts Der blev valgt en ny formand og ny bestyrelse, ligesom der godkendtes en ny husorden for afdelingen. Herudover blev et forslag om bedre information ved håndværkerbesøg godkendt. Forslag til havereglement blev trukket tilbage, og gennemgås med den nye afdelingsbestyrelse og fremsættes på næste ordinære afdelingsmøde. Forslag til at udfærdige en plan for udskiftninger af køkkener efter tur blev nedstemt. Kriterier for udskiftningen vil blive defineret af den nye afdelingsbestyrelse i samarbejde med administrationen. 7.6 Afdeling 6 Hectorgården Der var afdelingsmøde den 20. marts Mødet var godt og konstruktivt, og parkeringsforeningen blev godkendt. Der var et enkelt nyvalgt til afdelingsbestyrelsen. Større istandsættelsesarbejder Kvisten Tagensvej 65A, 5. tv., er repareret. Vinduet i kvisten Tagensvej 61, 5. er udskiftet. Skurene i gården bliver malet inden Sankt Hans, og arbejdet er af besparelseshensyn udlagt til ekstraordinært arbejde blandt medarbejderne. Ny leverandør af TV og Internet blev Comx, der blev valgt på ekstraordinært afdelingsmøde den 21. januar Leveringen startes den 1. juli 2014 og planlægges i tæt samarbejde med afdelingsbestyrelsen og varmemesteren. 7.7 Afdeling 7, Vigerslevvej Der var afdelingsmøde den 19. marts Budgetforslag med udskiftning af vinduer blev vedtaget, men det lykkedes ikke at få valgt en ny bestyrelse. Den eksisterende ordning med kontaktperson blev derfor bibeholdt. 7.8 Afdeling 8, Kastrupvej Der var afdelingsmøde den 18. marts Godt og konstruktivt møde. Der har været arbejdet lidt med udskiftning af den eksisterende belysning til LED-lys, men dette måtte opgives, da investeringen ikke står mål med besparelsen. Der udskiftes til LED-lys i takt med udskiftning af nedslidte lamper. 7.9 Afdeling 9/10 - Solgavehjemmet Samarbejdet mellem plejepersonalet og varmemesteren Samarbejdet fungerer fint. Større istandsættelsesarbejder Udskiftning af to køkkener er tilendebragt, og alle er tilfredse. Rensning af tagrender og tagvandsbrønde er ligeledes udført. Der er afdelingsmøde den 26. marts Afdeling 11 Valby side 8/10

9 5-årsgennemgang Udendørsbelysningen er nu endelig i orden og fungerer. Medarbejdernes snerydning fungerer også, men har jo heller ikke i år været en særlig stor opgave. Der var afdelingsmøde den 6. marts Et godt og konstruktivt møde Afdeling 14 - Dragør Skimmel- og mangeludbedring De sidste skimmel- og mangelsager er tilendebragt. Belægninger, jordkabler og fejl- og mangler Belægningerne og nye jordkabler til fællesbelysningen i gaderne er tilendebragt. Dog mangler elektrikeren fra byggesagen at etablere belysning ved parkeringsarealet ved ejendomskontoret og enkelte andre steder. Varmemesteren gør en stor indsats for at få elektrikerne ud, og det ser ud til at ville lykkes inden længe. Der er afdelingsmøde den 24. marts 2014, og der er ingen forslag. at afdelingssager til orientering tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om afdelingssager til efterretning. Ad 8 Eventuelt Intet til behandling. Mødet hævet kl Referent: Tonny Bjørn Bestyrelsens underskrifter: Susanne Henriksen Ninna Breum Hansen Thomas Gerken Formand Næstformand Connie Mistarz Bent Chr. Nygaard Inga Olesen Vakant (ekstern udpeget) Yardena T. M. Jensen Jesper Harlfeldt side 9/10

10 Per G. Larsson Hans Pedersen (-) Kim Meyer side 10/10