Appendix Board meeting 08 12th of August, 16:30 o clock

Transkript

1 Appendix Board meeting 08 12th of August, 16:30 o clock

2 Bestyrelsesmøde / Board meeting Ordstyrer / Moderator Referent / Minute taker Bestyrelsesdeltagere / Board participants Fraværende / Absents Observatører / Observers Asger Natasja Theis, Natasja, Anders, Signe G og Asger :00 Bygn. 14.1, RUC Opsummering af referatet / Shot summation of the minute På mødet blev der diskuteret procedure omkring at tage beslutninger på facebook og hvad bestyrelsen i fremtiden vil gøre hvis der

3 Formalia / Formalities Approve minute from board meeting Kommentarer / Comments: Referat / Minute Mads er ikke til stede, så Natasja overtager som referent. Asger vælges som ordstyrer. Referatet fra sidst er fra møde 6 og ikke 4, dette skal ændres. Det foreslås at den lukkede del af referatet skal op på næste bestyrelsesmøde og godkendes. Der skal tilføjes under punktet "arbejdsplan og hådbog" at beslutningen om studiehåndbogen er lavet om ved facebook efter bestyrelsesmødets afslutning. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Ændre i referetet fra sidste gang Jonas Tidsfrist / Deadline Approve Agenda Kommentarer / Commets: Anders har en orientering fra fredagsbarens bestyrelse, og sættes som punkt under orienteringer. Som punkt 3 kommer "diskussion om beslutninger på facebook". Med disse ændringer godkendes dagsordnen. Ændringer / Changes

4 Orienteringer / Orientations The Chairmanship - Det forventes vi kan rykke ind i huset i uge 41. Hvis vi åbner i uge 43 skal vi være opmærksomme med hvornår valget ligger. Det nævnes at der skal arbejdes på at få de politiske partier til ikke at bruge os i valgkampen. Dette er der dog ikke enighed om. Bestyrelsen er derimod enige om at vi som bestyrelse skal holde os baggrunden under valget og ikke tage stilling. Men vi venter til vi ved mere om vores åbning og valg ugen. - Opdate fra arkitekten: Det overvejes at købe en indendøres halvpalleløfter. Når hun kommer tilbage fra ferie, vil vi arbejde på banner ude for huset. Vi bør involvere de andre studerende i design med dette. Solidaritetsbar vil bygge et udendørs bål sted til os. - RUC-kontrakt: Peter er på ferie. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline The Architect Committee Ruc-sport vil gerne have nogle bolde i kælderen, og ikke rykke hele trænings centeret. - Nøgler: Bestyrelsen syntes det er en god idé med forskellige nøgler og en master nøgle som kun bestyrelsen har adgang til.

5 Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Snak med Karen om nøgler Natasja Tidsfrist / Deadline The Event Committee Se Event bestyrelsesmøde referat. -Theis ser på at Roskilde festival kan sponsere et telt. -Det diskuteres om andre må bruge huset før vi åbner. Helst ikke, da det ødelægger overraskelsen når vi åbner. Vi skal finde ud af om vi skal aflevere festanmeldelse. -Vi skal finde noget lyd til rusvejleder BBQ. Lån det af TMD og AV, det er nemt og relativt billigt. BBQ er torsdag d. 8 for rusvejledere. - Det foreslås at der laves t-shirts og Roll-up. Det er en god idé, ziyad vil prøve at finde ud af det. - Dans med Marie, det er stadig under planlægning. - Alumne forening festen er på BW!! Der skal gøres noget nu, evt. få nogle der ikke skal til BW til at gøre det. God mulighed for at få frivillige med. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Tidsfrist / Person responsible Deadline Roll-up Ziyad Hurtigt :) T-shirts, flyers osv. Alumne Laves på arbejdsdagene Event. Evt. folk der ikke skal på BW. Det er 4 oktober The Communication Committee

6 Facebook: Udvalgene skal være bedre til at sende Signerne ting at ligge op. Det skal være sjove ting, så det fanger folks opmærksomhed. Snak med rusland om at lave en film til os. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Send ting til komunikation når i har haft møder Udvalgs formand Tidsfrist / Deadline Andre orienteringer / Other orientations Fredagsbar bestyrelse(anders) Det undersøges hvorvidt bestyrelsen er ansvarlige for pengeoverførelsen fra fredags bar til RUCbar og om det er lovligt. Det undersøges hvad der sker med moms og de problemer, for det skal være i orden! Det skal gøres for at sikre vores egen og RUCbars ansvar. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

7 Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Beslutninger på Facebook Præsenteret af / Presented by Asger Diskussion / Discussion: Der diskuteres hvorvidt det er okay at ændre bestyrelsens beslutning ved afstemning på facebook? Der gives udtryk for at det er en meget dårlig idé, og at det kan give anledning til at man bliver bekymret over om man bliver overtrumfet. Hvis der opstår en situation hvor bestyrelsen har besluttet noget og så sker der nogle ændringer hvad gør man så? Skal man ringe rundt eller sende ekstraordinært bestyrelsesmøde? Der kan gives en dispensation på bestyrelsesmødet, til at formandskabet kan ændre på bestyrelsens beslutning hvis der sker betydelige forandringer. Ellers skal der et ekstraordinært bestyrelsesmøde til. Det diskuteres at vi skal være bedre til at uddelegere ansvaret, og give folk ret til at tage beslutninger på bestyrelsens vegne. Så kan bestyrelsen give en gruppe/ person et mandat til at tage en beslutning. Det nævnes at det ikke er helt no-go at gøre det på facebook, men alle skal sige at det er okay. Dog understreges det at er der uenigheder så skal der et møde til. Facebook er ikke til diskussioner!! Angående mandat; udvalgene har ret stor beslutningsret. Facebook skal ikke være for ting der skal disskuteres, men podio er måske stedet!? Vi skal også have en back-up plan til at holde bestyrelsesmøde når vi ikke alle kan være der. Kommunikations udvalget vil gerne vide hvor meget mandat de har.

8 Konklusioner / Conclusions: Bestyrelsesmøder er at foretrække! Hvis vi kan se noget kan ændres, så giver man nogle mandat. Hvis der sker noget uden nogle har mandat, så skal der indkaldes til ekstraordinært bestyrelsesmøde. Hvid dette ikke kan nås pga. deadlines eller lignende så kan det slås op på podio/skype, og ALLE skal have svaret/liked/sagt deres mening og være enige! Hvis nogle ikke svare så kan formandsskabet ringe til dem. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

9 Punkter på dagsordnen/ Item at the agenda Studenterhuset RUC webpage Præsenteret af / Presented by Signe G Diskussion / Discussion: Der er 3 forslag, se appendix 2. Det forslås at vi poster de tre forslag på facebook og spørger folk. Husk at spørge dem om vi må? Vis nogle har nogle gode argumenter så må vi ændre meninger.. Den første er vi mest fan af. Det er en god idé hvis vi diskutere funktioner. Ziyad vil gerne hjælpe med hjemmesiden. Kontrakt: Vi skal overveje hvor pengene skal komme fra. Hvis de skal komme fra de vi har til opstart, så har vi ikke så mange tilbage til resten af opstarten. Vi kan låne pengene af SR eller andre. Vi foreslår dem at vi betaler dem tilbage i november. Siger de nej, så kan vi betale over to gange. Formanden har mandat til at underskrive kontrakten når det kommer dertil. Konklusioner / Conclusions: Vi kan bedst lide den første. Signe og Ziyad arbejder videre. Det smides op på facebook. Vi foreslår at pengene betales efter to måneder, ellers har Theis, Signe og Ziyad mandat til at finde en løsning. Formanden har mandat til at underskrive kontrakten. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

10

11 Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Policy of cooperation between RUC and student organizations Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Den er åndssvag! Det diskuteres at alle studenterforeningerne skal lave et samlet hørings svar. Det er især punkt 3 i aftalen vi er imod. Det kan være studenterhuset der er denne paraply orgination. Men det er lidt problematisk.. Det nævnes at man kan lave et "parlament" med alle formændene fra de forskellige (politiske og ikke-politiske) foreninger. Eller en "fagforeningen" for foreninger. Idéen ligges lidt på hylden, og vi rådgiver RUC til ikke at tage det med til akademisk råd. Konklusioner / Conclusions: Vores problem er det med de akademiske råd. Det besluttes at Theis mødes med de andre formænd og laver et høringssvar. Formandsskabet har mandat til at skrive under på svaret. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

12 Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Allocation rooms Præsenteret af / Presented by Natasja Diskussion / Discussion: Overvejende ok. En frygt at det bliver en lukket gang, men toiletterne er der. Vi skal være rigtige gode til at gøre den her del af huset en del af huset også. Kan man evt. bruge stud. rum som møde lokale også. FB/IC vil gerne have et større rum. Så SH ryger ned ved SR, Stud. rum til FB/IC og FB/IC op til SH på 1 sal. Lager og kopirum skal laves om. Rumfordelingen skal revurderes når vi kommer et år eller to frem. Dette skal gøres klart. Der skal laves en kontrakt med alle foreningerne, og hvis vi bliver store, så skal de ikke ligge der. Dette skal bare gøres klart når vi snakker med foreningerne. Afdelingerne skal kaldes ting i latin!! Rumfordelingen skal ud på facebook, så de studerende kan se hvor der kommer stud. rum, og give idéer til hvad de skal bruges. Der diskuteres hvordan dette skal gøres. Make a room post til frivilligedag Konklusioner / Conclusions: Vi kan godt lide den med Theises ændringer. Vi snakker med foreningerne det omhandler og der skal laves en kontrakt! Udvalget sørger for dette og laver et udkast. Fordelingen skal også på facebook om en uges tid.

13 Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Tidsfrist / Person responsible Deadline Ændre planen Natasja Sende ud til foreningerne Natasja Facebook Natasja sender til Signe G

14 Punkter på dagsordnen / Item at the agenda Graphical appearance Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Fond og tekst type overlades til udvalget. Vi skal passe på at have mørke farver på sort baggrund. Idéen er at ændre farver hele tiden, men at holde os inden for de 12 som står i manualen. Det overvejes at logoet skal ligges på facebook og de studerende der skal høres. Hvis de har en bedre idé så skal vi overveje det. Skal tankerne bag logoet med? Nej. Men det skal siges at man skal huske at det skal på t-shirts, flyers osv. Det kunne være rart at have en professionel mening omkring farverne. Evt. hjemmeside menneskerne. Konklusioner / Conclusions: Generelt er der enighed om at det er et godt logo, men det besluttes at der skal skrives på facebook så de studerende kan sige deres mening. Hvis de har andre idéer så kan de sende dem til os. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline Logo på hjemmeside Signe 30/7 eller 31/7 7. / Item at the agenda

15 Præsenteret af / Presented by Theis Diskussion / Discussion: Vi ændre bestyrelsesmødet 8 flyttes til kl 16:30 i stedet. Konklusioner / Conclusions: Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

16 Evt. / AOB Theis: RUC-kor har kontaktet mig. De vil gerne være med. Handlingspunkter / Items of action Ansvarsperson / Person responsible Tidsfrist / Deadline

17 Appendix II: Messages The Chairmanship: Time schedule According to plan, we expect the house to be ready to move in week 41 and 42 which means that week 43 probably will be the opening week. Meeting with the Mayor of Roskilde Municipality The Chairman have a meeting with Joy Mogensen (Mayor) and Poul Knopp Damkjær (Culture and Sports executive), Wednesday the 14 th of August. The subject is an informal meeting discussing in which areas we can cooperate and support each other.

18 Appendix III: Activity Plan Preface With point of departure in three different activity plan, this fourth was made at the latest workday Recommendation The Chairman recommend that the board discuss the activity plan and assign minimum one responsible coordinator to each activity. Is it not possible to find a responsible on one or more of the activity it should be discussed whether the activity should be dropper, or if the board are to go out and find volunteers to handle the assignment. Event Thursday 8/8 Presentation and Grill Chill Main responsible Helpers To-do Asger and Anders Theis Forbered et oplæg af ca. 5 minutters varighed (hvem er vi, hvad vil vi, hvad skal rusvejlederne fortælle videre?). Evt. udarbejdelse af film. Indkøb af mad og drikke. Der er mad mellem kl. X og kl. X. Monday 19/8 Marbjerg Mark Theis En, der står med brædder og vil bygge et hus. En anden råber: NEEEEJ, vi har allerede et hus. Vi skal kommunikere videre, at vi ønsker at være en del af Marbjerg Mark. Friday 23/8 at Volunteer Fair En bod, hvor der står 1 eller 2 personer. To forskellige dage. Koordinering med Fredagsbaren skal vi spørge til bar Udarbejd flyers med oplysninger om Studenterhuset, plakat, aktivitetsplan. Konkrete gaver fx bolsjer. Talepapir med oplysninger om Studenterhuset. Aktivitet: fx labyrint ud af vores logo. Skaf stand eller et bord. Tuesday 27/8 at 12-16

19 Volunteer Fair Monday 9/9 Tuesday 10/9 Workshop: Design a Anders and Signe student room Wednesday 11/9 Workshop: Build a Theis and Jonas bench Thursday 12/9 Workshop: Design a Anders and Signe student room Thursday bar in tent RUCbar near house Friday 13/9 Event brainstorm Come and tell us what event you would like, and if you wanna make some too! Friday bar in tent near RUCbar house (14-16) Friday 20/9 Official Annual Party Theis and Jonas Under talerne (evt. overrække os en nøgle). Display at the reception (16-18) Theis and?? Synlig til receptionen med en bod (billeder af huset, tidslinje, billeder fra workshops). Friday 4/10 Alumne Party Ziyad??? Monday 7/10 (Week 41) Moving in Monday 14/10 (Week 42) Moving in Opening week (week 43)

20 Appendix IV: Graphical Appearance Preface Due to skeptical within the board, the board agree to evaluate the logo and the graphical appearance by posting it on Facebook to see if anyone could do it better or had constructive suggestions. The board agreed on giving it a week. If no suggestions were to come, it would go with the already presented graphical appearance, if anything else was presented or suggested, the board should discuss this and determine whether it should change its graphical appearance. Marie Lundby have showed interest in helping us a logo that truly expresses what the student house really is. Recommendation The Chariman recommend that the board give him mandate to work out a final logo and graphical appearance in cooperation with Marie. The reason for this is that we need to work fast to have a logo before the semester starts. The board will be oriented trough out the process and will of course approve the final logo.

21 Appendix V: Organizational Structure Preface Product from the work day Recommendation The Chairman recommend that the board approve the organizational structure

22 HANDS Organizational Structure of Studenterhuset RUC HANDS HANDS HANDS approx. 10 pers. (1 pers.) The Interior Committee HANDS Interior Coordinator HANDS The Chairmanship (3 pers.) The Board (11 (+2) pers.) The Communication Committee Communication Coordinator (1 pers.) HANDS approx. 5 pers. HANDS HANDS HANDS HANDS The Akademic Event Committee approx. 10 pers. Academic Coordinator (1 pers.) The Economic Committee (the 4 coordinators + the cashier) (1 pers.) Social Coordinator HANDS approx. 10 pers. The Social Event Committee HANDS HANDS HANDS

23 Appendix VI: Job descriptions Preface Product from the work day Recommendation The Chairman recommend that the board approve the job descriptions, so that they can be distributed as fast as possible. Social Coordinator Som Social Coordinator i Studenterhuset RUC, kommer du til at være ansvarlig for husets studentersociale tilbud. Du skal være overordnet tovholder på de sociale arrangementer og sikrer at de afvikles i god orden. Derudover skal du facilitere møder i Eventudvalget i samarbejde med The Academic Coordinator. Dine arbejdsopgaver er følgende: - Ansvarlig for indkaldelse af månedlige møder med Eventudvalget. - Månedlige orientering til bestyrelsen (enten skriftlig eller mundtlig). - Tovholder på sociale events (eller sørge for at uddelegere dette). - Holde løbende kontrol med, at budgettet for de sociale arrangementer overholdes. - Overordnet ansvarlig for de sociale arrangementer i Studenterhuset. Vi forventer at, - du er åben og udadvendt, og er god til at samarbejde med Eventudvalget omkring udførelsen af dit arbejde. - du har gode koordinationsevner og er god til at have flere bolde i luften på en gang. - du brænder for at sikre et åbent og levende Studenterhus, der kan tilbyde et bredt og varieret udbud af sociale arrangementer. - du inddrager og aktiverer studerende der ønsker at være en del af gruppen. - du er engageret og arbejder for Studenterhuset RUC s visioner og formål. Du kan forvente - Frihed under ansvar (du sætter dagsordenen for Studenterhuset RUC s social tilbud). - Et stærkt netværk med kontakter både internt på RUC og eksternt (bands, bookere, komikere, entertainere og mange andre i underholdningsbranchen). - Noget på CV et + en udtalelse. - Som Social Coordinater har du almindeligvis gratis adgang til Studenterhusets arrangementer. - Invitation til eksklusive arrangementer for de frivillige. Jobbet er frivilligt, men vi forventer at du bliver hos os i minimum et års tid. Academic Coordinator Som Academic Coordinator i Studenterhuset RUC, kommer du til at være ansvarlig for husets faglige og akademiske tilbud. Du skal være overordnet tovholder på de faglige arrangementer og sikrer at de afvikles i god orden. Derudover skal du facilitere møder i Eventudvalget i samarbejde med The Social Coordinator.

24 Dine arbejdsopgaver er følgende: - Ansvarlig for indkaldelse af månedlige møder med Eventudvalget. - Månedlige orientering til bestyrelsen (enten skriftlig eller mundtlig). - Tovholder på sociale events (eller sørger for at uddelegere dette). - Holder løbende kontrol med, at budgettet for de faglige arrangementer overholdes. - Overordnet ansvarlig for de faglige og akademiske arrangementer i Studenterhuset. Vi forventer at, - du er åben og udadvendt, og er god til at samarbejde med Eventudvalget omkring udførelsen af dit arbejde. - du har gode koordinationsevner og er god til at have flere bolde i luften på en gang. - du brænder for at sikre et åbent og levende Studenterhus, der kan tilbyde et bredt og varieret udbud af faglige og akademiske arrangementer. - du inddrager og aktiverer studerende der ønsker at være en del af gruppen. - du er engageret og arbejder for Studenterhuset RUC s visioner og formål. Du kan forvente - Frihed under ansvar (du sætter dagsordenen for Studenterhuset RUC s faglige tilbud). - Et stærkt netværk med kontakter både internt på RUC og eksternt (professorer, alumne-foreninger, erhvervsfolk, ledere og mange andre i de akademiske og faglige miljøer samt erhvervslivet). - Noget på CV et + en udtalelse. - Som Academic Coordinater har du almindeligvis gratis adgang til Studenterhusets arrangementer. - Invitation til eksklusive arrangementer for de frivillige. Jobbet er frivilligt, men vi forventer at du bliver hos os i minimum et års tid. Interior Coordinator Som Interior Coordinator i Studenterhuset RUC, kommer du til at fungere som husets vicevært, og er overordnet ansvarlig for det kunstneriske udtryk. Du bliver overordnet ansvarlig for vedligeholdelsen og udviklingen af huset. Derudover skal du facilitere møder i Indretningsudvalget. Dine arbejdsopgaver er følgende: - Ansvarlig for indkaldelse af månedlige møder med Indretningsudvalget. - Månedlige orientering til bestyrelsen (enten skriftlig eller mundtlig). - Holder løbende kontrol med, at budgettet for udsmykning, indkøb af møbler og fysiske udtryk overholdes. - At sørge for, at inventaret i huset er i god stand, og bliver vedligeholdt løbende. Vi forventer at, - du er åben og udadvendt, og er god til at samarbejde med Indretningsudvalget omkring udførelsen af dit arbejde. - du vil arbejde for en fortsat udvikling, der sikrer Studenterhuset RUC et unikt udtryk, i henhold til bestyrelsens visioner for huset. - du inddrager og aktiverer studerende der har lyst til at være en del af arbejdet. - kan bruge en skrutrækker og en pensel. - du er engageret og arbejder for Studenterhuset RUC s visioner og formål. Du kan forvente - Frihed under ansvar (du skaber stemningen og de fysiske rammer i Studenterhuset RUC).

25 - Et stærkt netværk med kontakter både internt på RUC og eksternt. - Noget på CV et + en udtalelse. - Som Interior Coordinater har du almindeligvis gratis adgang til Studenterhusets arrangementer. - Invitation til eksklusive arrangementer for de frivillige. Jobbet er frivilligt, men vi forventer at du bliver hos os i minimum et års tid. Communication Coordinator Som Communication Coordinator i Studenterhuset RUC, kommer du til at være ansvarlig for husets kommunikation både eksternt, internt, ligesom du er ansvarlig for vedligeholdelse af hjemmeside mv. Du skal facilitere møder i Kommunikationsudvalget og i samarbejde med Kommunikationsudvalget sikre, at informationer om Studenterhusets aktiviteter bliver udbredt. Dine arbejdsopgaver er følgende: - Ansvarlig for indkaldelse af månedlige møder med Kommunikationsudvalget. - Månedlige orientering til bestyrelsen (enten skriftlig eller mundtlig). - Bistå eventudvalget med reklamering af events. - Udarbejde plakater, flyers og andet grafisk kommunikation. - Arbejde for at Studenterhuset RUC bliver synligt uden for RUC (fx i Trekroner, Roskilde, København etc.) - Vedligeholde og opdatere Studenterhuset RUC s hjemmeside, samt facebook (eller uddelegere dette) - Holde løbende kontrol med, at budgettet for de kommunikative aktiviteter overholdes. Vi forventer, at - du er åben og udadvendt, og er god til at samarbejde med Kommunikationsudvalget omkring udførelsen af dit arbejde. - du har gode kommunikations- og koordinationsevner og er god til at have flere bolde i luften på en gang. - du vil arbejde for en udvikling og styrkelse af en Studenterhusets kommunikation, der både er varieret og målrettet. - du inddrager og aktiverer studerende der ønsker at være en del af arbejdet. - du er engageret og arbejder for Studenterhuset RUC s visioner og formål. Du kan forvente - Frihed under ansvar (du sætter dagsordenen for hvordan Studenterhuset RUC opfattes udadtil). - Et stærkt netværk med kontakter både internt på RUC og eksternt (Kommunikationsfolk, journalister, grafikere og mange andre fra kommunikationsbranchen). - Noget på CV et + en udtalelse. - Som Communication Coordinater har du almindeligvis gratis adgang til Studenterhusets arrangementer. - Invitation til eksklusive arrangementer for de frivillige. Jobbet er frivilligt, men vi forventer at du bliver hos os i minimum et års tid.

26 Appendix VII: Guidelines for Facebook Preface Product from the work day Recommendation The Chairman recommend that the board approve the guidelines for facebook. Guidelines for facebook Det obligatoriske - Bestyrelsesmøde med link til dagsorden (en uge før). - Referat (link til referat). - Events (begivenhed) (en uge før, på dagen). Mindst 1 gang hver måned skal udvalgene sende visuelle udmeldelser til kommunikationsudvalget. Udover - Minimum tre sjove/skæve opslag om ugen (annoncering af bestyrelsesmøde, referat og events er ikke med i regnskabet). - Al omtale (i aviser, i nyhedsbrevene m.m.) skal annonceres på facebook. Form Det skal tilstræbes at være visuelt (billede eller link). Målsætning Vi vil tilstræbe at have 800 likes inden årets udgang. The obligatory - Board Meeting with a link to the agenda (one week before). - Minute (link). - Events (create an event at facebook) (one week before and at the specific day). At least one time each month the committees have to send a visual message to the Comunication Committee. Additions - At least three fun posts a week (announcement of board meeting, minute and events do not count). Form - All publicity (in newspapers, in news letters etc.) has to be announced on facebook.

27 Visual posts (pictures or links). Goals Our goal to obtain 800 likes in 2013.

28 Appendix VIII: Café / bar in the house Preface We are starting the negotiations with RUCbar and we need to be perfectly clear about what we want in the house. What kind of café, bar, which openings hours, what should we sell etc. Recommendation The Chairman recommend that the board discuss and answer following questions. Questions: - Opening hours and days? - What to sell? o Beer, which (tap, bottle, export)? o Soda, which? o Snack, which? o Sandwich? o Other? o Booze? o Drinks? - Should we sell some things in some periods and other things in other periods? - Thursday, cantina or student house, or both? - Friday, cantina or student house, or both? - Music every day? In which time periods? Most the questions we have already answered at earlier board meetings. These consideration will of course be taken into consideration. These questions are for if someone have changed their minds.

29 Appendix IX: Volunteer Policy Preface Product from the work day Recommendation The Chairman recommend that the board discuss the further policy for volunteers and assign the task of finishing it to one or two boardmembers. Volunteer policy Why Volunteer? Volunteering at Studenterhuset RUC opens many possibilities for one. As a completely student-run establishment, we have a variety of task that you could involve yourself in and in the process learn and meet new people. Being active at Studenterhuset RUC is the perfect window to RUC s vivid volunteer network and an opportunity to test your existing skills and gain new ones. At Studenterhuset RUC, we emphasize that our volunteers do the work due to the satisfaction of making RUC a better place for et many students and employees. Furthermore, is the ultimate achievement of volunteer work, the unique network and relation with people from different backgrounds and with different skills. Types of Volunteers 1. Board Being a board member is also volunteering, but you have to be elected at the annual general assemble, which is open for all students at RUC. 2. Coordinators The Coordinators also do their job on a volunteer basis, but since their responsibility and the expectations to their work are greater, the coordinators are employed by the board. 3. Committees (Legs) Committees are open for all students at RUC, and here you can be a part of 4 different teams: the social event, the academic event, the interior and the communication. Each committee have a coordinator and together they work within their area to make Studenterhuset RUC the best place at RUC. As a committee member it is expected that you participate in a monthly meeting and that you take the responsibility to arrange a couple of events each semester. 4. Hands = Practical helpers As a Hand, you volunteer on a low basis, where you help with the practical work at an event. You do not have to meet up on a regular basis or take any big decisions. Committees 1. Bar - The heart of the house, the bar needs committed volunteers to keep this machine running and fueling the house with energy. Previous experience is appreciated, but we also 2. Social Events 3. Academic Event a. Academic

30 b. Academic Academic (Maybe) 4. Communication 5. Interior What do you get as a SH volunteer? 1. Networking 2. Acquire Personal Skills 3. CV Rewards (Possibilities)- 1. Bartenders a. Every hour of work one receives 1(2?) token to be able to buy any of the bar products for discounted price. or b. Every hour volunteer earns 1 free beer 2. 2 big Sjatfest in a year 3. Event discounts/free What we expect? 1. Full commitment 2. Minimum number of hours 3. Meeting on time 4. Fulfilling all delegated responsibilities or tasks Volunteer Structure Volunteer Coordinator Committee Head Legs x 5 Hands