Organisationsbestyrelsesmøde den 29. november 2011, kl KAB, Studiestræde 38, 3. sal, mødelokale 3

Transkript

1 Udsendt den 22. november 2011 Organisationsbestyrelsesmøde den 29. november 2011, kl KAB, Studiestræde 38, 3. sal, mødelokale 3 Inviterede: Steen Endersen, Mansoor Siddiqi, Stefan Martin Vartou, Anne Abildrose, Ejvind Wilms Afbud: Fra KAB: Forretningsfører Kim Geertsen, økonomimedarbejder Jakob Monrad Nielsen Indholdsfortegnelse Selskabet Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning... 3 Sager til beslutning Godkendelse af selskabets og afdelingens resultatopgørelse og balance for perioden 1. juni maj Renovering/omdannelse af afdelingen Betty Nansens Allé Forsikringstilbud Planlægning af kommende møder... 6 Sager til orientering Arbejdsbeskrivelser for afdeling - Betty Nansens Allé Ændring af tingbogsoplysninger Styringsdialog Godkendelse af årsregnskab for perioden 1. juni maj Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Moms på opnotering Tryg Bolig projektet Eventuelt /11

2 Bilag 1: Revisionsprotokollat... 3 Bilag 2: Selskabets og afdelingens resultatopgørelse 1. juni maj Bilag 3: Styringsrapport... 8 Bilag 4: Brev fra Frederiksberg Kommune, dateret 31. oktober /11

3 Selskabet 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar 2011 Organisationsbestyrelsen holdt møde den 15. februar Der er ikke fremkommet bemærkninger til referatets indhold, hvorfor dette fremlægges til efterfølgende godkendelse og underskrift. at organisationsbestyrelsen godkender og efterfølgende underskriver referatet../../. 2. Revisionsprotokol Som bilag 1 vedlægges kopi af revisionsfirmaet Ernst &Young's indførelser i protokollen, side Bilag 1: Revisionsprotokollat at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Frederiksberg Kommune og Handicaprådet udpeger hver et medlem til selskabets bestyrelse. Frederiksberg Kommunes kommunalbestyrelse har for funktionsperioden 1. januar december 2013 valgt Steen Endersen (en stedfortræder er ikke udpeget). Handicaprådet har for samme periode valgt Ejvind Wilms med Flemming Bülow som stedfortræder. Organisationsbestyrelsen har hermed følgende sammensætning: Valgt af repræsentantskabet Afgangsår Mansoor Siddiqi (næstformand) 31. oktober 2013 Anne Abildrose 31. oktober 2013 Stefan Martin Vartou 31. oktober 2012 Udpeget af Frederiksberg Kommune Formand Steen Endersen 31. december 2013 Udpeget af Handicaprådet Ejvind Wilms 31. december /11

4 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 4. Godkendelse af selskabets og afdelingens resultatopgørelse og balance for perioden 1. juni maj 2011./. Som bilag 2 vedlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingens resultatopgørelse. Bilag 2: Selskabets og afdelingens resultatopgørelse 1. juni maj at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingens resultatopgørelse og balance for perioden 1. juni maj Renovering/omdannelse af afdelingen Betty Nansens Allé Boligafdeling, Betty Nansens Allé, er teknisk nedslidt og boligdisponeringen uegnet som moderne handicapbolig. Det er indenfor en kortere årrække derfor nødvendigt enten, at gennemføre en gennemgribende omdannelse eller påbegynde en almindelig, men bekostelig renovering. Der kan foretages en traditionel renovering. Ingeniørfirmaet Rambøll har i 2009 udarbejdet en helhedsplan for afdelingen og i denne forbindelse beregnet, at en traditionel renovering af bygningskroppen. uden at foretage forbedringer af indretning med mere, kan beløbe sig op til kr. pr m 2. En ustøttet finansiering vil medføre huslejestigninger, der vil give et lejeniveau på ca kr. pr m 2, hvilket anses som urealistisk. Der kan søges om støtte til renovering og omdannelse, men behovet har en størrelse, der erfaringsmæssigt vil gøre det urealistisk at opnå støtte i et omfang, som vil sikre en fremtidig leje, der giver en god udlejningssituation. Der er imidlertid fortsat et stort behov for tidssvarende handicapboliger. Bebyggelsen er velbeliggende med gode nærindkøbsmuligheder, god kollektiv trafikbetjening og let adgang for bl.a. handicapkøretøjer. Bygningens potentiale er dens enkle struktur, som muliggør omdannelse til flere forskellige boligtyper således, at en omdannelse kan målrettes kommunens aktuelle behov. 4/11

5 Der har derfor været afholdt et møde med socialforvaltningen, hvor mulige omdannelsesscenarier blev drøftet på baggrund af de behov, der fremgår af Frederiksberg Kommunes notat Moderniseringsplan på handicap- og socialpsykiatriområdet af 28. februar På mødet blev der fra kommunal side udtrykt interesse for projektet. I forhold til den videre dialog ønskede man dog, dels at afvente forløbet af de forestående kommunale budgetforhandlinger, samt dels en nærmere belysning af den potentielle efterspørgsel på handicapvenlige boliger med idrætten som fælles omdrejningspunkt. Med baggrund i sidst nævnte forhold kontaktede forretningsfører Kim Geertsen formanden for Danske Handicaporganisationer, Stig Langvad, og drøftede mulig bistand til at udarbejde en uddybende beskrivelse af bofællesskaber for fysisk handicappede med idræt som særligt interesseområde. Stig Langvad udtrykt potentielt interesser for et videre samarbejde, og det er aftalt, at han tilsendes en beskrivelse af projektet. Næste skridt i processen er nu, at der sideløbende med en opfølgende dialog med Frederiksberg Kommune, udarbejdes et mere konkret oplæg/beskrivelse af en mulig omdannelse. Dette oplæg vil basere sig på de kommunale ønsker og behov på handicap- og socialpsykiatriområdet, samt selskabets ønske om at etablere handicapvenlige boliger med idrætten som fælles omdrejningspunkt. Da Frederiksberg Kommune har påbegyndt en proces med henblik på udarbejdelse af en ny helhedsplan for området omkring Domus Vista og Nordens Plads vil det være oplagt, at indtænke visionære bud på boligområdets tilknytning til dette område. Udarbejdelsen af et konkret og mere udbygget oplæg for en omdannelse vil, som oplyst på tidligere møder, være forbundet med udgifter for selskabet/afdelingen. Det foreslås, efter samråd med selskabets formand, at midler til dækning af disse udgifter søges gennem RealDania-kampagnen Det gode boligliv. Der er her mulighed for at søge op til kr. til Den vilde idé til dækning af udgifter til projektudvikling, teknisk rådgivning og bistand, anlægsudgifter (håndværkerudgifter, materialer, tekniske undersøgelser mv.) og byggeadministration. at boligorganisationen giver administrationen mandat til at udarbejde og indsende ansøgning til RealDania kampagnen Den vilde idé. 6. Forsikringstilbud KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis haft en fællesforsikring i EUudbud. Beslutningen blev taget på baggrund af varsling fra Gjensidige om væsentlige forsikringsforhøjelser (gennemsnitlig præmiestigning på ca. 55 % pr. 1. oktober 2011). 5/11

6 Flere og dyrere skader Gjensidiges samlede skadesudgifter til bygningsforsikringer var i 2010 på ca. 48,5 mio. kr. og netto forsikringspræmien i samme periode på 36,4 mio. kr.. Gjensidige havde således uomgængeligt en underdækning på ca. 12,1 mio. kr. i 2010 (hertil kommer udgifter til administration osv.). Selvom 2010 var et skadesmæssigt dårligt år, ligger de gennemsnitlige skadesudgifter over de seneste 5 år på 38,7 mio. kr., hvilket stadig er højere end forsikringspræmien. På baggrund af skadesudviklingen var Gjensidiges tilbud således ikke urimeligt, hvis forventningen var, at 2011 og fremover vil blive lige så dårlige skadesår som Det har imidlertid ikke været KAB s forventning. Dels fordi skadesomfanget historisk svinger fra år til år, dels også fordi det store forebyggelsesprojekt Tryghed er under gennemførelse. På den baggrund var det da også Willis s anbefaling, at sende den samlede fællesforsikring i EU-udbud. Udbuddet Fællesrammeforsikringen for de administrerede boligorganisationer i KAB blev derfor sendt i udbud. Blandt de bydende forsikringsselskaber vandt Topdanmark udbudsrunden. Dette med en meget stor forskel i prissættelsen af forsikringer i de forskellige boligorganisationer, da hver enkelt kundes portefølje er blevet vurderet ud fra alder, vedligeholdelsestilstand og kendt skadesforløb de seneste 5 år. mv. For Boligselskabet for Handicappede på Frederiksberg betyder det nye forsikringstilbud, som er tiltrådt af formandskabet, en stigning i den årlige forsikringspræmie fra nuværende kr. til fremtidigt kr. at organisationsbestyrelsen tager formandskabets accept af tilbud fra Topdanmark ad notam. 7. Planlægning af kommende møder Kommende møder i 2012 foreslås afholdt som følger: Organisationsmøder 23. februar (med behandling af budget for 2012/2013) 25. oktober (med behandling af regnskab 2011/2012) Repræsentantskabsmøder 25. oktober (i umiddelbar forlængelse af organisationsbestyrelsesmødet) 6/11

7 at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om mødeafholdelse frem til udgangen af Sager til orientering 8. Arbejdsbeskrivelser for afdeling - Betty Nansens Allé På organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar 2011 bevilligede selskabet midler (op til kr.) til udarbejdelse af en arbejdsbeskrivelse for afdeling Betty Nansens allé. I arbejdsbeskrivelsen fastlægges, hvordan og til hvad ressourcerne anvendes i afdelingen. For afdelingsbestyrelsen giver det en sådan klarhed over, hvad og hvor ofte man kan forvente forskellige løbende arbejder udført. Arbejdsbeskrivelserne udgør endvidere et godt dialogredskab mellem driftsledere/driftschefer og henholdsvis bestyrelse og funktionærer. Arbejdsbeskrivelsen revideres løbende (mindst årligt), og vil således til stadighed rumme og afspejle de opgaver, som afdelingsbestyrelsen med rimelighed kan forvente løst med de givne ressourcer. Arbejdsbeskrivelsen foreligger nu og vil på mødet blive udleveret og gennemgået kort. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9. Ændring af tingbogsoplysninger KAB ønsker som administrationsselskab at få fuldmagt fra boligorganisationerne til at rette ukorrekte eller mangelfulde tingbogsoplysninger på vegne af boligorganisationerne, så arbejdet lettes. Baggrunden for ønsket er, at al tinglysning vedrørende fast ejendom nu foregår digitalt. I forbindelse med konverteringen fra det gamle manuelle tinglysningssystem til det nye digitale system er der opstået nogle fejl hos tinglysningsretten i Hobro. Desuden har tinglysningsretten i en periode været inkonsekvent i måden at registrere oplysninger på, da dommen om, at boligafdelingerne ikke længere skulle have et CVR-nr., skabte tvivl hos tinglysningsretten. Det drejer sig om forskellige oplysninger, der alle vedrører navne og ejerforhold (adkomst). Der er eksempler på, at organisationens eller afdelingens navn mangler, er stavet forkert, har et helt forkert navn eller indeholder tal - ofte gamle afdelingsnumre. 7/11

8 Nogle steder fremstår det desuden som om, at boligorganisationen er ejer på skødet enten helt eller delvist. Dette er i strid med Lov om almene boliger 16, der fastslår, at den enkelte afdeling skal have skøde på ejendommen. Ovenstående giver problemer i forhold til tinglysning f.eks. ved tinglysning af pantebreve og deklarationer. Tinglysningsretten har dog nu udarbejdet en vejledning, der beskriver, hvordan ejerforholdet fremover skal registreres i tingbogen. Det er vores håb, at fremtidige tinglysninger vil fremgå korrekt af tingbogen. Tinglysningsretten ændrer dog ikke automatisk de oplysninger, der allerede er registeret. For at kunne rette fejl i navne og ejerforhold er det i princippet nødvendigt med en fuldmagt fra boligorganisationens bestyrelse til KAB hver gang en fejlagtig oplysning skal ændres, da det er boligorganisationen, der er tegningsberettiget. En sådan fuldmagt skal derfor underskrives af organisationsbestyrelsen og KAB. Derefter skal fuldmagten indsendes til tinglysningsretten til godkendelse sammen med vedtægter og tegningsudskrifter for både boligorganisationen og KAB. Det tager lang tid og er en bureaukratisk proces. I langt de fleste tilfælde vil det dog sandsynligvis være tilstrækkeligt med organisationsbestyrelsens generelle godkendelse af, at administrationen kan foretage ændringerne i tinglysningssystemet uden en fuldmagt. at organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationens administration foretager ændringer af navne og ejerforhold for boligselskab og boligafdelinger i de tilfælde, hvor dette ikke fremgår korrekt af tingbogen. Ændringerne foretages i overensstemmelse med de gældende navne for boligorganisationer og boligafdelinger. 10. Styringsdialog Kommunen er forpligtiget til årligt at indkalde boligorganisationerne til et dialogmøde../. Inden mødet skal boligorganisationen indsende en dokumentationspakke indeholdende en styringsrapport (vedlagt som bilag 3), boligorganisationens regnskabsmateriale, årsberetning samt resultater af eventuelle relevante analyser. Dokumentationspakken er udarbejdet og møde med Frederiksberg Kommune forventes afholdt 2. december Bilag 3: Styringsrapport 8/11

9 at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter, hvilke forhold/spørgsmål der eventuelt særligt ønskes rejst i forbindelse med mødet. 11. Godkendelse af årsregnskab for perioden 1. juni maj 2010./. Med brev af 31. oktober 2011 (vedlagt som bilag 4) har By- og Miljøudvalget oplyst, at de på deres møde den 5. september 2011 har besluttet at tage regnskaberne for Boligselskabet for Handicappede i Frederiksberg Kommune til efterretning. Da regnskaberne, som oplyst på organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar 2011, fejlagtigt ikke var blevet medtaget på dagsordenen til organisationsbestyrelsens møde i andet halvår af 2010, blev disse ikke fremsendt rettidigt til Frederiksberg kommune. By- og Miljøudvalget opfordrer på den baggrund selskabet til at tilrettelægge en procedure, der sikrer, at regnskaberne fremsendes til Frederiksberg Kommune inden udløbet af den gældende 6-måneders frist. Dette er, til organisationsbestyrelsens orientering, efterfølgende sikret gennem en række kvalitetssikringsrutiner aftalt mellem KAB og revisionen. Herudover opfordrer By- og Miljøudvalget til, at forvaltningsrevision bliver et fast punkt på dagsordenen for organisationsbestyrelsens møder, og at der indføres en skematisk afrapportering af den gennemførte forvaltningsrevision i overensstemmelse med revisors tidligere anbefalinger. Sidstnævnte opfordring er af revisor gentaget overfor en række andre selskabet, og der har på baggrund heraf været drøftelser mellem administrationen og Ernst og Young. Der er i forlængelse heraf enighed om, at KAB administrerede selskabet er omfattet af KAB forvaltningsrevision og således her igennem opfylder de formelle krav på området. Bilag 4: Brev fra Frederiksberg Kommune, dateret 31. oktober 2011 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 12. Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Som følge af nye lovkrav skal referater være offentligt tilgængelige. Derfor uploader KAB nu dagsordener og referater fra møderne i organisationsbestyrelser og repræsentantskaber til KAB s hjemmeside, så også beboerne får direkte adgang til at læse og printe disse dokumenter. Placeringen på dokumenterne er: 9/11

10 Mange organisationsbestyrelser har hidtil udsendt dagsordener og referater til afdelingsbestyrelser og repræsentanter med post. Den nye fremgangsmåde sparer i mange tilfælde boligorganisationerne en postgang. De referater, der indeholder fortrolige punkter som f.eks. personalesager, vil blive opdelt i en lukket del og en åben del. Den lukkede del af referaterne med de fortrolige punkter udsendes pr. brev. Kun den åbne del bliver offentliggjort på hjemmesiden. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Moms på opnotering Nye retningslinjer fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: Ydelse Pris før Pris efter Moms I alt Opnotering Opnotering fleksibel m.m AKB - KAB opnotering sammen Køb af Boliggarantibevis Indgåelse af afdragsordning I prisbladet findes ydelserne under afsnit og at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Tryg Bolig projektet Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. 10/11

11 Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. Tryghedsgennemgange Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KAB's administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få mindst en gennemgang, de store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne. Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har betydning for en hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere. Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KAB's forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Eventuelt 11/11