Frederiksberg Kommune. Sundheds og Omsorgsafdelingen

Transkript

1 h 2011 Frederiksberg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen UANMELDT KOMMUNALT SKÆRPET TILSYN OK-SERVICETJENESTE KONG FREDERIK D. IX S HJEM KIRSTINEDALSVEJ FREDERIKSBERG VED CENTERLEDER ANNIE ANDERSEN Udført i perioden fra d. 26. oktober til d. 8. november 2011 af tilsynsassistent Kirsten Bech og tilsynsassistent Lisbet Reuter, Visitationsenheden.

2 Indhold Baggrund for tilsynet... 3 Definitioner... 4 Metode til gennemførsel af tilsynet... 4 Opsamling på det skærpede tilsyn vurderet ud fra Baggrund for tilsynet, s Tilsynets konklusion ud fra Sundheds og Omsorgsafdelingens beslutning... 6 Baggrundsmateriale/Indhentede oplysninger... 8 Interview med centerleder Annie Andersen... 8 Interview med medarbejdere Brug af vikarbureau Borgerinterviews og tilsyn jævnfør det ordinære tilsynskoncept Indledning Levering af den visiterede hjælp Kvaliteten af den leverede hjælp Kommunikation mellem borger og leverandør Leverandørens tilbagemeldingspligt Medarbejdernes kompetencer og viden Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører Dokumentation Medicinhåndtering Opsamling på seneste tilsyn Bilag 1 Stikprøver dokumentation Bilag 2 Stikprøver medicinhåndtering

3 Baggrund for tilsynet Dette tilsyn er aflagt som et uanmeldt skærpet tilsyn, grundet en konkret borgersag, hvor en borger i juli 2011 er fundet død i sin lejlighed i en af s ældreboliger. OK- Servicetjeneste Kong Frederik d. IX s Hjem og Sygeplejen Team 1 har aflagt flere planlagte besøg, uden at borgeren har åbnet, men uden at reagere efter aftalte procedurer. Dette uanmeldte kommunale skærpede tilsyn har til formål at sikre, at de aftalte procedurer for levering af hjemmehjælp og sygepleje overholdes, herunder at retningslinjerne følges, når borgere ikke lukker op ved et planlagt besøg. Tillige følger tilsynet op på Sundheds og Omsorgsafdelingens beslutning om, at der i en periode på 1 år fremover, bliver aflagt mindst 2 ekstraordinære tilsynsbesøg, som bl.a. vil omfatte: Medicinhåndtering Dokumentation Stedets egenkontrol Interview med borgere om service, kvalitet og tilfredshed Interview med medarbejdere og ledelse om daglig drift, kendskab til kvalitetsstandarder, procedurer m.v. Tilsynet skal i forbindelse med disse tilsyn fokusere på de ledelsesmæssige forhold, herunder ledelsestilsyn. Endvidere vil der blive tilsyn hos flere af de borgere, der serviceres af OK- Servicetjeneste Kong Frederik d. IX s Hjem (i denne rapport forkortet til OK-Servicetjeneste ) og det sygeplejeteam, Sygeplejen Team 1, der er tilknyttet s ældreboliger. Tilsynet skal udover de ordinære fokusområder forholde sig til ovenfor omtalte interne procedurer omkring: Optimering af arbejdsgange Arbejdsgange og dokumentation Praksis i forhold til borgere som ikke åbner Vikarers kendskab til vejledninger og procedurer Tilsynet vil yderligere følge op på, om der er overensstemmelse mellem visiterede og fakturerede ydelser. Tilsynet følger i denne afrapportering derfor ikke slavisk Konceptet for tilsyn på hjemmehjælpsområdet i Frederiksberg Kommune. 3

4 Definitioner I tilsynsrapporten gives indskærpelser: ved manglende overholdelse af Frederiksberg Kommunes kvalitetsstandarder (fx rengøring, hvor ydelsen ikke er leveret som visiteret) ved manglende efterlevelse af kontrakt/aftale med kommunen (fx manglende dokumentation i kommunens omsorgssystem Rambøll Care). ved lovbrud (fx manglende overholdelse af tilbagemeldingspligten eller Sundhedsstyrelsens regler for medicinhåndtering og Frederiksberg Kommunes Håndbog for medicinadministration ). Anbefalinger gives, hvis tilsynet fx har bemærket uhensigtsmæssige arbejdsgange eller har bemærket, at medarbejderne efterspørger viden/kursustilbud, som leverandørerne med fordel kan tilbyde, men som der ikke direkte er nogle krav til. Metode til gennemførsel af tilsynet Ud fra interviewguides har tilsynet interviewet centerlederen en leder i OK-Servicetjeneste 4 medarbejdere i OK-Servicetjeneste 2 medarbejdere i Sygeplejen Team 1, hvoraf én har ledelses funktioner 8 borgere bosiddende i ældreboligerne på. Interviewene med ledere og medarbejdere er foretaget med udgangspunkt i stort set enslydende spørgsmål, målrettet den interviewede. De 8 borgere er tilfældigt udvalgte ud fra principperne i Koncept for tilsyn på hjemmehjælpsområdet i Frederiksberg Kommune. Borgerne er interviewet ud fra den interviewguide, som tilsynet anvender i forbindelse hermed. Der er tillige taget stikprøver af dokumentation og medicinhåndtering. 4

5 Opsamling på det skærpede tilsyn vurderet ud fra Baggrund for tilsynet, s. 3. Tilsynet henviser til baggrundsmaterialet i rapporten fra side 8 for yderligere uddybning. Medicinhåndtering. Der er i 3 stikprøver af 8 fundet fejl i medicinhåndteringen. Tilsynet vurderer, at der er tale om fejl og mangler, som jf. Sundhedsstyrelsens definition, indebærer risiko for patientsikkerheden, men ikke alvorlige fejl og mangler. Alle medarbejderne hjælper med medicinadministration. 2 medarbejdere kender ikke instruksen. Ledelsen oplyser, at Håndbogen for medicinadministration findes tilgængelige i grupperummet, og at medicinhåndtering løbende drøftes. Dokumentation. Der er taget 8 stikprøver af dokumentationen. I alle stikprøver er der forhold, som giver anledning til, at ledelsen fortsætter det fokus, den har rettet mod ajourføring af dokumentation. Tilsynet vurderer ved gennemlæsning af dokumentationsbogen, at medarbejdernes notater er meget fyldige og relevante, men at der foregår unødig og uhensigtsmæssig dobbeltdokumentation. Dobbeltdokumentation øger risikoen for, at væsentlige observationer ikke dokumenteres i Care og at der som følge deraf fx heller ikke sendes advis til fx Sygeplejen Team 1. Tillige forekommer det for tilsynet, at det er meget ressourcekrævende. Stedets egenkontrol. Centerlederen tjekker adviser og generel dokumentation på daglig eller ugentlig basis. Ledelsen i OK-Servicetjeneste er efter hændelsen påbegyndt daglig refleksion med medarbejderne ud fra notater på kørelisten. Dette skal ses som en del af den faglige udvikling og egenkontrol. Tjeklisten bruges som et ledelsesredskab til at gennemgå borgernes behov for hjælp med medarbejderne for derved at sikre, at borgeren får den hjælp, de har behov for. Ledelsen og den IT- ansvarlige medarbejder tjekker hver måned overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser. Interview med borgere om service, kvalitet og tilfredshed. Generelt er borgerne tilfredse med OK-Servicetjeneste og den hjælp de får. Tilsynet vurderer, at OK-Servicetjeneste hos 2 borgere ikke lever op til Frederiksberg Kommunes kvalitetsstander for rengøring. Interview med medarbejdere og ledelse om daglig drift, kendskab til kvalitetsstandarder, procedurer m.v. Herunder også optimering af arbejdsgange, arbejdsgange og dokumentation, praksis i forhold til borgere som ikke åbner samt vikarers kendskab til vejledninger og procedurer. Centerleder og medarbejdere oplever, at der er et godt kollegialt sammenhold med mulighed for faglig sparring. Centerleder og medarbejdere oplever, at i den daglige drift i OK-Servicetjeneste er der efter 5

6 hændelsen kommet en god struktur i den daglige planlægning med faste rammer for afrapportering og tilbagemeldinger samt dokumentation. Snitfladen og samarbejdet mellem OK-Servicetjeneste og Sygeplejen Team 1 er systematiseret og styrket fagligt. Arbejdsgangene er optimeret. Medarbejderne i Sygeplejen Team 1 samt ledelse og IT- ansvarlige i OK-Servicetjeneste har været på kursus i brug af Care i forhold til visiterede, disponerede og leverede ydelser, samt dokumentation. Enkelte medarbejdere kender ikke kvalitetsstandarderne. Medarbejderne oplyser, at de kender procedurer samt skriftlige eller mundtlige instrukser og vejledninger. 1 medarbejder oplyser imidlertid, at vedkommende ikke er bekendt med medicininstruksen. En vikar er ikke bekendt med de skriftlige instrukser. Centerleder og ledelse oplyser, at instrukser gennemgås ved ændringer samt ved behov. Medarbejderne oplyser, at de kender og følger retningslinjerne for, når borgere ikke lukker op ved et planlagt besøg. Tilsynets konklusion ud fra Sundheds og Omsorgsafdelingens beslutning Tilsynet vurderer, at centerleder Anni Andersen og den interviewede leder for OK- Servicetjeneste og lederen for Sygeplejen Team 1, har gjort en stor indsats for at indskærpe overfor alle ansatte, at de retningslinjer, der ligger for den daglige drift skal kendes og overholdes. Der er opnået høj grad af egenkontrol. Tilsynet anerkender indsatsen, som er beskrevet i nærværende rapport. Ved tilsynets gennemførelse, konstaterer tilsynet imidlertid, at såvel gamle som nye retningslinjer og instrukser endnu ikke er kendt og efterlevet af alle medarbejdere. Centerlederen har revideret størstedelen af de eksisterende retningslinjer og instrukser. De forventes endelig offentliggjort og atter fulgt op på i januar Tilsynet vurderer, at der ikke er en ensartet opfattelse af retningslinjerne for, når borgere ikke lukker op ved et planlagt besøg og at de retningslinjer, som beskrives i Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune, ikke følges. Retningslinjerne for, når borgere ikke lukker op ved et planlagt besøg, skal kendes og følges af alle medarbejdere. Centerlederen er ved tilbagemelding fra tilsynet anmodet om at følge op på dette. OK-Servicetjeneste og Sygeplejen Team 1 skal derfor forsætte med at optimere de procedurer og arbejdsgange, samt retningslinjer og instrukser, der er påbegyndt efter hændelsen i juli Det har ikke været muligt for tilsynet at sammenholde visiterede og disponerede ydelser med 6

7 fakturerede ydelser, idet OK-Servicetjeneste og Frederiksberg Kommunes Økonomisekretariat har indgået særlig aftale om fakturering. Økonomisekretariatet følger op herpå. Tilsynet har givet anledning til indskærpelser vedrørende optimering af procedurer og arbejdsgange forgæves gang nøglekultur manglende overholdelse af kvalitetsstandarder for rengøring manglende tidsaftaler for levering af hjælp tilbagemeldingspligten manglende overensstemmelse mellem visiterede og disponerede ydelser medicinhåndtering og medicinadministration Tilsynet givet anledning anbefalinger vedrørende dokumentation ajourføring af kommunikationsmappe Tilsynet følger op ved næste tilsyn i

8 Baggrundsmateriale/Indhentede oplysninger Interview med centerleder Annie Andersen Annie Andersen har siden d. 1. juli 2009 været centerleder på. Annie Andersen er tillige centerleder for Kong Frederik d. IX s Hjem og for Sygeplejen Team 1, som har til huse på Kong Frederik d. IX s Hjem. Pr. d overgik fra at være ældreboliger med servicering til at være almindelige ældreboliger. Det personale, der var tilknyttet ældreboliger med servicering er nu ansat i OK-Servicetjeneste eller i Sygeplejen Team 1. Der er knap 18 fuldtidsstillinger i OK- Servicetjeneste, som primært servicerer. Der er 4 ansatte i Sygeplejen Team 1. består af 104 boliger, hvor der ydes hjælp i ca Centerlederen oplyser, at hun efter hændelsen på med fundet af den døde borger (herefter omtalt som hændelsen ), har taget initiativ til en række tiltag i OK- Servicetjeneste og Sygeplejen Team 1 med henblik på forebyggelse af, at en lignende hændelse skal gentage sig, herunder også en generel gennemgang af eksisterende procedurer og arbejdsgange mm. Centerlederen fortæller, at i umiddelbar tilknytning til hændelsen har der været afholdt flere personalemøder, hvor omstændighederne omkring hændelsen er blevet drøftet. Som konsekvens af hændelsen har centerlederen taget nedenstående initiativer til optimering af den daglige drift og arbejdsgange. Dette jf. Sundheds og Omsorgsafdelingens beslutning om, at de aftalte procedurer ved levering af hjemmehjælp og sygepleje overholdes, herunder at retningslinjerne følges, når borgere ikke lukker op ved et planlagt besøg. 1. Der er ledelsesmæssigt skærpet fokus på introduktion af alt nyt personale, afløsere og vikarer. 2. Instruksen for forgæves gang, når borgeren ikke åbner ved aftalt besøg, er gennemgået med alt personale og personalet er adspurgt individuelt i principperne. Der er udarbejdet en skriftlig instruks. Nyt personale, afløsere og vikarer informeres endvidere om at kontakte ledelsen, hvis en borger ikke åbner ved et aftalt besøg. 3. Afløsere og vikarer får udleveret en skriftlig vejledning, som kan tages med ved borgerbesøg, og hvorpå er beskrevet kravene til medarbejderens handlinger ved når borgeren ikke åbner ved aftalt besøg, ved utilsigtede hændelser, ved akut brug for hjælp mm. Et actioncard til hurtig hjælp er ved at blive udarbejdet. Vedrørende arbejdsgange, dokumentation og IT-undervisning 4. Alt forgæves gang dokumenteres i det fælles elektroniske dokumentationssystem Care. 5. Retningslinjerne og arbejdsgange for dokumentation er drøftet og vigtigheden af dokumentation er indskærpet. 6. Der har været afholdt undervisning i brug af IT- systemet Care for enkelte assistenter i 8

9 OK-Servicetjeneste samt sygeplejepersonale i Sygeplejen Team 1. Undervisningen er ikke afsluttet. Flere medarbejdere fra OK-Servicetjeneste skal undervises i brug af ITsystemet. 7. Snitfladen til Sygeplejen Team 1 er intensiveret, dels ved at der mellem OK- Servicetjeneste og Sygeplejen Team 1 nu rutinemæssigt sendes adviser fra Care mellem de to enheder, dels ved systematiseret mødeaktivitet de to enheder i mellem. 8. Arbejdsgange og struktur er optimeret. Overlevering mellem vagtlagene er forbedret og optimeret således, at der nu aflægges mundtlig rapport inden en vagt overleveres. Yderligere tjekker vagtholdene dagens adviser og kalendere. Alle interviewede ansatte oplever, at dette har givet en god struktur og at forvirring ved overtagelse af en vagt er ophørt. 9. Ajourføring af vejledninger og procedurer er i gang. De kendes af medarbejderne. 10. Der er fokus på stedets egenkontrol. En del af centerlederens egenkontrol er, at tjekke advis systemet, at følge med i dokumentation samt generel brug af Care. Der afholdes møder med ledelsen i OK-Servicetjeneste, om borgernes behov for hjælp. Ledelsen i OK-Servicetjeneste deltager dagligt ved leveringen af hjælp. 11. Regler for medicinhåndtering er kendte af medarbejderne. Centerlederen oplever, at borgerne får den hjælp, de har behov. Hun fortæller, at der ikke har været klager over OK-Servicetjeneste og oplever, at borgerne er tilfredse med kvaliteten af hjælpen og medarbejderne. Såfremt der hos en borger opstår utilfredshed, som medarbejderen ikke kan håndtere, tilbyder ledelsen borgeren et besøg, så den konkrete situation kan drøftes og tilpasses. Centerlederen oplever, at medarbejderne retter henvendelse til Visitationsenheden og Sygeplejen Team 1 med henblik på visitation af hjælp, hvis de erfarer, at en borger har ændret behov for hjælp. En del af centerlederens egenkontrol foregår ved, at hun tjekker advis systemet og på denne måde følger med i dokumentation samt brug af Care. Hun holder tillige møder med ledelsen i OK-Servicetjeneste, hvor hun følger op på, om borgerne får den hjælp, de skal have. Centerlederen oplever, at medarbejderne har kendskab til Kvalitetsstandarderne. De er gennemgået ved forskellige møder med medarbejderne, ikke mindst i forbindelse med overgangen til at være privat leverandør. Drøftelserne af kvalitetsstandarderne har for en stor del handlet om begrænsningerne i Kvalitetsstandarderne og ikke så meget mulighederne. Dette tillægger centerlederen aflæring af den kultur, der var i de tidligere boliger med servicering, hvor hjælpen var af en anden karakter og ikke som reelt visiterede ydelser. Centerlederen oplyser, at hun månedligt afrapporterer visiterede, disponerede og leverede 9

10 ydelser på borgerniveau til OK-Servicetjeneste A/S under OK-Fonden. Interview med medarbejdere Tilsynet har interviewet 6 medarbejdere. 4 er ansatte i OK-Servicetjeneste. 3 er uddannede social og sundhedshjælpere, mens én er ufaglært afløser. De har været ansat i mellem 8 år og 2½ år. 2 medarbejdere er ansatte i Sygeplejen Team 1 og har været der i henholdsvis 12 år og 7 måneder. De mange års ansættelse henviser til det tidligere ansættelsesforhold på. Instrukser og procedurer Medarbejderne oplever, at der i forbindelse med hændelsen er kommet mere fokus den daglige drift, herunder instrukser og procedurer. Medarbejderne oplever, at de har kendskab til instrukserne, som findes i en vejledningsmappe på kontoret. Instrukserne bruges blandt andet til introduktion af nye medarbejdere og til opslag, hvis man kommer i tvivl om praktiske gøremål. Alle medarbejderne, bortset fra afløseren, er bekendte med introduktionsskemaerne. Alle nye medarbejdere er tilknyttet ledelsen i oplæringsfasen. Medarbejderne oplever, at ledelsen ofte henviser til, at medarbejderne skal benytte vejledningsmappen, hvilket medarbejderne så gør. Afløseren kender ikke vejledningsmappen, men spørger altid ledelse eller kolleger ved tvivl. Medarbejderne oplever, at nye instrukser og procedurer gennemgås på ugentlige møder eller personalemøder. Tilsynet bemærker ved gennemgang af mappen, at den indeholder adskillige vejledninger målrettet og Plejehjemmet Kong Frederik d. IX s Hjem. De er ikke ajourførte og målrettet OK-Servicetjeneste. Mange af vejledningerne er ikke ajourførte siden 2001, enkelte er ajourførte i 2004, 2006 og Proceduren for forgæves gang er dateret juli Centerlederen viser efterfølgende tilsynet yderligere en fyldig og ajourført mappe vedrørende dokumentation og fortæller, at flere af vejledningerne ligger elektronisk ajourført og til snarlig udsendelse. Den fremviste mappe findes også på kontorerne. De er gennemgået med personalet for ca. 2 måneder siden. Centerlederen forventer, at alle instrukser er ajourførte og implementeret medio januar I forbindelse med tilsynet har centerlederen fremsendt relevante instrukser, som er identiske med dem, som tilsynet så ved det konkrete tilsyn. Tilsynet finder det ikke hensigtsmæssigt, at instrukser og procedurer daterer flere år tilbage uden tegn på at være ajourførte, uagtet at de stadig er gældende. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at centerlederen intensiverer den igangværende proces med gennemgang og ajourføring 10

11 af instrukser med henblik på implementering. Forgæves gang, når borgeren ikke åbner ved aftalt besøg Medarbejderne oplyser, at de kender proceduren og at den findes i vejledningsmappen på kontoret. I OK-Servicetjeneste ringer medarbejderen til borgeren, såfremt der ikke åbnes ved aftalt besøg. Hvis borgeren fortsat ikke åbner, kontaktes en leder, som herefter overtager. I Sygeplejen Team 1 fortæller de interviewede, at såfremt borgeren ikke åbner, da forsøger medarbejderne at få kontakt pr. telefon. Såfremt dette ikke lykkes, går 2 personer ind i hjemmet. Alle medarbejderne oplyser, at forgæves gang altid dokumenteres. Tilsynet bemærker, at jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune, så skal leverandøren omgående undersøge årsagen til borgerens fravær, herunder kontakte Visitationsenheden, pårørende, og /eller Frederiksberg / Bispebjerg Hospital. Såfremt dette ikke giver resultat, er leverandøren forpligtet til at kontakte politiet med henblik på rekvirering af låsesmed. Tilsynet indskærper på baggrund af overstående, at ledelsen gennemgår procedurer for når borgeren ikke åbner ved aftalt besøg og sikrer, at medarbejderne kender og følger dem. Brug af nøgler I forbindelse med tilsyn hos og interview af borgerne samt efterfølgende interviews af centerleder og ledelse, erfarer tilsynet, at der i OK-Servicetjeneste er en særlig kultur i forhold til omgang med borgerens nøgler. Tilsynet erfarer, at medarbejdere ringer på dørklokken og herefter låser sig ind. Dette også hos 2 borgere, som selv er i stand til at åbne og som udtrykker utilfredshed med metoden, da de ikke oplever at have indgået aftaler herom. Ledelse og medarbejdere bekræfter, at der er en sådan kultur og at den er udbredt. Tilsynet vurderer, at denne kultur ikke er hensigtsmæssig, hvilket centerlederen er enig i. Hun mener, at det er et levn fra før d , hvor boligerne var med servicering og hvor der ved indflytning på i forbindelse med opstart af hjælp, blev lavet aftaler med borgerne om nøgleopbevaring og brug af nøgler. Centerlederen vil straks tage initiativ til, at denne procedure revideres og at der laves individuelle aftaler med borgeren om brug af nøgler. Tilsynet anerkender, at der kan være situationer, hvor en aftale om og samtykke til brug af nøgler er passende. Dette kan være hvis borgeren ikke selv kan åbne, eller hvis der er tale om utryghed ved åbning, fx som følge af tricktyveri og overfald. Tilsynet har som følge af oplysningerne rettet henvendelse til en jurist i Sundheds og 11

12 Omsorgsafdelingen med henblik på afklaring. Juristen oplyser, at leverandøren må opbevare nøgler og selv låse sig ind, som en del af en kultur, hvis borgeren er i stand til at give et informeret samtykke til det. Tilsynet indskærper på baggrund af overstående ledelsen tager initiativ til, at alle aftaler mellem borgerne og det tidligere revurderes, således at udelukkende hos borgere med et reelt behov for, at medarbejderne selv låser sig ind i lejligheden, laves der aftaler herom mellem OK- Servicetjeneste og borgeren. Arbejdsgange, dokumentation og undervisning i IT Medarbejderne på OK-Servicetjeneste oplyser, at de ikke er bekendte med skriftlige retningslinjer for dokumentation, men de kender de mundtlige aftaler. I praksis noterer medarbejderne deres observationer eller aftaler fra borgerbesøgene på deres kørelister, som dagligt trækkes fra Care og som de oplever, altid er opdaterede. Inden arbejdstids ophør, videregiver de dagens observationer fra kørelisten til deres leder. De afrapporterer mundtligt og beskriver tillige observationerne i en særlig dokumentationsbog, hvorfra ledelsen overfører til relevante dokumentationsmoduler i Care. Eventuelt noteres i en kalender særlige forhold, som skal huskes, fx hvis borgeren skal hjælpes på et særligt tidspunkt, fx i forbindelse med lægebesøg. 1 medarbejder og 2 ledere i OK-Servicetjeneste har været på Care kursus vedrørende dokumentation i Care, og de forestår dokumentationen i Care. Ledelsen i OK-Servicetjeneste oplyser, at som en del af den faglige udvikling og egenkontrol, udføres der dagligt refleksion med medarbejderne ud fra deres notater på kørelisterne. Ligeledes bruges Tjeklisten som et ledelsesredskab til at gennemgå borgerne og sikre deres behov for hjælp. Tjeklisten sammenholdes med Borgerens hverdagsliv i Care. Tilsynet vurderer og anerkender, at brugen refleksion og Tjeklisten samt dokumentationen i forbindelse hermed er meget konstruktiv og målrettet borgerens aktuelle behov og fagligt udviklende for medarbejderne. Medarbejderne i Sygeplejen Team 1 dokumenterer selvstændigt deres borgerobservationer. Af og til når de ikke at dokumentere alle observationer i Care inden arbejdstids ophør, da det kan tage lang tid at logge sig på Care-systemet. I disse situationer skriver de deres observationer i en kalenderbog, som dagligt læses af alle fire ansatte i teamet samt af aftenvagten. Centerlederen oplyser, at dokumentation er højt prioriteret og vurderes i væsentlighed på lige fod med andre opgaver. Tilsynet vurderer ved gennemlæsning af dokumentationsbogen, at medarbejdernes notater er 12

13 meget fyldige og de forekommer relevante. Tilsynet vurderer, at der foregår unødig og uhensigtsmæssig dobbeltdokumentation. Dobbeltdokumentation øger risikoen for, at væsentlige observationer ikke dokumenteres korrekt i Care og at der fx derfor heller ikke sendes advis til fx Sygeplejen Team 1. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at medarbejderne selvstændigt dokumenterer i Care alle observationer af relevans for pleje og omsorg for den enkelte borger dokumenteres i Care inden arbejdstids ophør. Dette også for sikring af væsentlig information til fx nattevagten, som udelukkende har adgang til Care-systemet. Centerlederen oplyser hertil, at det ikke har været teknisk muligt at få adgangskoder til alle medarbejdere, ligesom det er behæftet med en udgift for leverandøren at få flere end de udleverede koder. Dokumentation sker derfor udelukkende ved én medarbejder med særlige IT- kompetencer, samt hos 2 ledere. Den interviewede leder oplyser, at antallet af PC- ere ikke i overensstemmelse med det behov, der måtte være, såfremt alle medarbejdere selvstændigt skulle kunne dokumentere. Tilsynet har ved henvendelse til Careenheden fået bekræftet, at hos private leverandører, er der ikke udleveret koder til alle. Der er en vis mængde licenser til Citrix og til SMSPasskode som private leverandører anvender. Når der skal købes flere licenser opkræver visitationschefen leverandørerne for dette, og bestiller hos IT-afdelingen. I praksis hjælper Careenheden med bestillingen hos IT-afdelingen. Arbejdsgange og struktur samt snitfalden mellem OK-Servicetjeneste og Sygeplejen Team 1 Alle medarbejdere oplever, at snitfladen mellem OK-Servicetjeneste og Sygeplejen Team 1 samt i relation til vagtlagene er god. Alle medarbejdere oplever, at de dokumenterer meget og relevant, at de sender adviser til relevante samarbejdspartnere og at de indbyrdes opdaterer hinanden om konkrete borgerrelaterede forhold. Ved vagtskifter foregår tillige mundtlig rapport. Mellem OK-Servicetjeneste og Sygeplejen Team 1 er der formaliserede møder dels på lederniveau dels på medarbejderniveau om konkrete forhold. Alle medarbejdere oplever, at den forvirring, der før hændelsen kunne være ved disse snitflader, nu er ophørt. Medarbejderne oplever, at stort set alle borgere har en fast hjælper. Tilsynet vurderer, at disse strukturelle tiltag er gode og forebyggende samt fagligt udviklende for alle medarbejdere. Brug af vikarbureau Tilsynet bemærker, at OK-Servicetjeneste udelukkende bruger vikarer fra Sundvikar. Sundvikar er godkendt af Frederiksberg Kommune til vikardækning på plejehjemmene og den 13

14 kommunale hjemmepleje. Frederiksberg Kommune har ikke indgået aftale med de private leverandører om brug af konkrete vikarbureauer. Tilsynet vurderer, at brugen af Sundvikar er et fornuftigt valg. Borgerinterviews og tilsyn jævnfør det ordinære tilsynskoncept Indledning Indledningsvist beskrives jf. Konceptet for tilsyn på hjemmehjælpsområdet i Frederiksberg Kommune borgernes overordnede tilfredshed med deres hjemmehjælp. Herefter følger besvarelser og uddybning af deres tilfredshed i forhold til følgende 7 fokusområder: 1. Levering af den visiterede hjælp 2. Kvaliteten af den leverede hjælp 3. Kommunikation mellem borger og leverandør 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt 5. Hjælpernes kompetencer og viden 6. Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører 7. Dokumentation I gennemgangen af fokusområderne inddrages desuden den information tilsynet har indhentet ved medarbejderinterview samt dialog med ledelsen. OK-Servicetjeneste leverer hjælp til ca. 100 af de 104 borgere, som bor på. Tilsynet har aflagt besøg hos 8 borgere, som alle modtager praktisk hjælp. 6 af borgerne modtager tillige hjælp til personlig pleje mens 5 af borgerne også modtager hjælp til medicinhåndtering. Tilsynet har yderligere udtrukket 2 borgere til tilsyn, som måtte udelukkes, dels grundet fejloplysninger i Care dels grundet indlæggelse. Tilsynet oplever, at de besøgte borgere forekom trygge under tilsynsbesøget. 1. Levering af den visiterede hjælp Alle 8 borgere bortset fra én oplever, at de generelt er tilfredse med deres leverandør af hjemmehjælp, OK-Servicetjeneste. Den ikke tilfredse borger, som har meget nedsat syn oplever, at rengøringen af og til bliver udført meget hurtigt og at vedkommende har behov for hjælp til skift af sengetøj. Se punkt 2 for uddybning. Tilsynet konkluderer overordnet, at af de 8 borgere, som tilsynet har interviewet, oplever de samme 7 borgere som ovenfor, at de generelt er tilfredse med den hjemmehjælp, de modtager. Den ikke tilfredse borger nævner som årsag til sin manglende tilfredshed, at vedkommende ikke har en fast hjælper, ikke bliver kontaktet med oplysninger om, hvem der kommer og at personalet lukker sig ind, uagtet at vedkommende selv kan åbne. Borgerens problemstillinger er gengivet under punkt 2 i rapporten. 14

15 Tilsynet konstaterer, at ingen af borgerne har kendskab til muligheden for fleksibel hjemmehjælp (bytteydelser). Ledelsen oplyser, at begrebet anvendes i praksis. De fleste medarbejdere kender og bruger bytteydelser. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at Kvalitetsstandarderne for rengøring overholdes 2. Kvaliteten af den leverede hjælp Tilsynet konstaterer, at ingen af borgerne kender Frederiksberg Kommunes overordnede kvalitetsstandarder eller de specifikke kvalitetsstandarder for de ydelser, som de er visiteret til og modtager. 3 borgere oplever, at de ikke har en fast hjælper. For den ene borger er dette uden betydning. 2 borgere oplever, at de ikke orienteres om, hvem der kommer. Disse 2 borgere oplever, at der hele tiden kommer nye hjælpere. Borgerne tilkendegiver, at det er vigtigt at kende sine hjælpere, så de kan føle sig trygge. Medarbejdere og ledelse oplever, at medarbejderne primært kommer hos de samme borgere, som faste hjælpere. Hos borgere med komplekse plejebehov er der et team af hjælpere. Jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 7.4 og 7.6 skal leverandøren tilstræbe en fast hjælper, hvis borgeren alene modtager praktisk hjælp. Hvis leverancen til borgeren omfatter både praktisk hjælp og personlig pleje og omsorg, skal den kommunale leverandør tilstræbe færrest mulige hjælpere hos borgeren. Alle borgere oplever, at der er lavet aftale om tidspunktet for levering af hjælpen, hvad angår ugedag. 3 borgere oplever, at der ikke er lavet aftaler om tidspunkt for levering af hjælpen hvad angår klokkeslæt. Den ene oplever, at hjælperne kommer på samme tid hver dag, hvorfor tilsynet vurderer, at der ér lavet en aftale. De 2 øvrige borgere oplever det ikke som et væsentligt problem. Borgerne har aldrig oplevet, ikke at modtage den hjælp, som de er visiterede til. Jf. Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk. 7.2 skal borgeren have besked dagen før og senest samme dag om morgenen, hvis leverandørens medarbejder kommer mere end ½ time før eller efter det med borgeren aftalte tidspunkt, jf Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at der laves konkrete tidsmæssige aftaler for levering af hjælpen, jf. 15

16 kontrakten. 1 borger, som har stærkt nedsat syn, er ikke tilfreds med den praktiske hjælp, idet vedkommende mangler hjælp til skift af sengelinned. Borgeren oplever, at rengøringen udføres meget hurtigt. Tilsynet bemærker, at der ikke er rent ved komfurområdet og på emhætten. Bordplade, køkkengulv og køkkenlåger er meget plettede. Ligeledes køkkenlåger især ved håndgreb. Rengøringen lever ikke op til kvalitetsstandarden for rengøring. Hos en anden borger, finder tilsynet ved rundgang, vindueskarme med døde insekter, visne blade og spindelvæv, dette skønt borgeren har hjælp til støvaftørring. Tilsynet vurderer, at OK-Servicetjeneste ikke lever op til Kvalitetsstandarden for rengøring hos disse to borgere. Ledelsen har fulgt op på dette. Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at rengøringen leveres, så den lever op til Kvalitetsstandarderne for rengøring. Tilkøbsydelser Én borger oplyser til tilsynet, at vedkommende modtager træning via fysioterapeut i fysioterapien på Kong Frederik d. IX s Hjem. Træningen er ikke lægeordineret. Borgeren betaler for træningen uden at modtage kvittering, hvilket vedkommende undrer sig over, men ikke har drøftet med fysioterapeuten. Centerlederen har straks fulgt op herpå. 2 borgere køber spisebilletter. Der kan kun købes 10 billetter ad gangen. De modtager ikke kvittering herfor. 2 af de 3 borgere bliver hentet og bragt til henholdsvis træning og frokost på plejehjemmet og har tilkøbt sig ledsagelse hertil. Der er heller ikke kvittering for denne tilkøbsydelse. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at når borgerne køber tilkøbsydelser, at der udstedes kvitteringer, jf. god forretningsskik, hvilket også er beskrevet i Kontrakt vedrørende levering af visiterede hjemmehjælpsydelser i Frederiksberg Kommune stk Kommunikation mellem borger og leverandør Alle borgere har kontaktoplysninger til OK-Servicetjeneste og kan komme i kontakt hermed ved behov. Flere af borgerne har en kommunikationsmappe, hvoraf nogle er fra den tidligere kommunale leverandør, mens andre er s. Tilsynet vurderer, at der ikke er stringens i brugen af mapperne og at flere ikke fremstår opdaterede med telefonnumre, navne på kontaktpersoner samt ikke daterede notatark. Centerlederen oplyser, at den faste medarbejder er ansvarlig for at kontaktoplysningerne findes i hjemmet og er opdaterede. 16

17 Tilsynet anbefaler på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at oplysninger i kommunikationsmappen i hjemmet ajourføres, så der er let og ensartet adgang til relevant og korrekt information. Borgerne oplever, at omgangstonen med deres hjælper er behagelig. Medarbejderne oplever, at de har kompetencerne til at opretholde en god tone i hjemmene. De oplever, at det anerkendende kommunikationskursus LØFT, Løsningsfokuseret tilgang, som de har deltaget i, medvirker til at opretholde og udvikle en god kommunikation. Tillige oplever medarbejderne, at de kan søge råd og vejledning hos kolleger og ledelse, hvis der opstår situationer, som de har svært ved at klare selv. Ingen borgere ønsker at klage. Alle borgere ved, hvor de skal henvende sig, hvis de ønsker at klage. 4. Leverandørens tilbagemeldingspligt Alle borgerne oplever, at de får den hjælp, de har behov for, bortset fra 2 borgere, som ønsker hjælp til skift af sengetøj. 1 borger har af hjælperen fået oplyst, at da borgeren ikke har en fast hjælper, kan borgeren ikke få hjælp til skift af sengetøj. En anden borger, der primært benytter kørestol, har også behov for hjælp til skift af sengelinned. En tredje borger har yderligere haft et ønske om hjælp til strygning af enkelte beklædningsgenstande. Ledelsen har efterfølgende fulgt op herpå. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at alle medarbejdere melder tilbage til ledelsen, når en borgers ønske og/eller behov for hjælp ændres, således at dette kan drøftes i fagligt udviklende øjemed og med mulighed for visitation til hjælpen. 3 borgere oplever, at når der ikke er faste medarbejdere i hjemmet, er der ikke opmærksomhed på, om borgerne får den hjælp, de har behov for. Borgerne begrunder dette med, at disse medarbejdere ikke kender borgerne og derfor har svært ved at vurdere en borgers aktuelle behov. Medarbejderne oplever, at borgerne får den hjælp, de har behov for. Medarbejderne dokumenterer og videregiver vigtig information jf. beskrivelsen på side 12. De kender Tjeklisten og bruger den aktivt. Medarbejderne dokumenterer i kommunikationsmappen i hjemmene, eller giver besked til lederen. Ligeledes orienterer medarbejderne hinanden om særlige forhold ved mundtlig overlevering. Tilsynet har ikke fremsendt revisitationsliste til centerlederen, idet alle borgere er revisiterede ultimo 2010, ved oprettelsen af OK-Servicetjeneste. En gang om måneden gennemgår 17

18 ledelsen og den IT- ansvarlige alle borgeres visiterede og disponerede ydelser og ved uoverensstemmelser kontaktes Visitationsenheden med henblik på revisitation. 5. Medarbejdernes kompetencer og viden Medarbejderne oplever, at de generelt føler sig fagligt rustede til deres hjemmehjælpsopgaver, herunder fagligt rustede til at håndtere borgere med særlige behov. Medarbejderne oplever, at de i plejegruppen drøfter den konkrete hjælp til borgerne. Ved behov for anden faglig sparring, oplever medarbejderne, at de altid kan drøfte konkrete forhold med en leder eller fx en sygeplejerske. De fleste medarbejdere har drøftet magtanvendelse i personalegruppen. Alle kender til begrebet. De benytter ikke magt i forbindelse med levering af hjælpen. Ledelsen følger op på medarbejdernes tilbagemeldinger og oplyser, at OK-Servicetjeneste har mulighed for også at benytte demenskoordinatoren på Kong Frederik d. IX hjem, og at den distriktspsykiatriske sygeplejerske også kan tilkaldes ved konkrete behov for faglig supervision. Medarbejderne oplever, at der er mulighed for efteruddannelse og kurser og at man selv kan komme med forslag, som vil blive bevilget efter en konkret vurdering. Der har været undervisningsforløb om dokumentation i Care for udvalgte medarbejdere. Tillige har alle medarbejdere deltaget i kurset LØFT (Løsningsorientering tilgang om kommunikation) samt betydningen af at være ansat i et privat firma. Medarbejderne har ikke konkrete kursusønsker. Alle medarbejderne hjælper med medicinadministration. 2 medarbejdere kender ikke medicininstruksen. Centerlederen oplyser, at Håndbogen for medicinadministration findes tilgængelige i grupperummet, og at medicinhåndtering løbende drøftes. Ledelsen oplyser, at medarbejdernes kompetencer er gode set ud fra borgernes behov for hjælp. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at ledelsen sikrer, at medarbejdere, der deltager ved medicinadministration, er obekendt med instruksen. Tilsynet bemærker, at den ikke er bekendt med fejlmedicinering. 6. Samarbejdet mellem leverandøren og andre aktører Medarbejderne oplever, at samarbejdet med læger, hospitaler, demensteam og pårørende er godt. Med enkelte læger er der fortsat problemstillinger vedrørende manglende tilgængelighed på telefon og omstilling til dosispakket medicin. En sygeplejerske oplever, at samarbejdet med hospitalerne, er blevet bedre, hvad angår udskrivningsrapport og medicinoplysninger. Medarbejderne oplever god opbakning fra de pårørende, som der er et stadig større samarbejde med. 18

19 7. Dokumentation Tilsynet har taget stikprøver af dokumentation i kommunens elektroniske omsorgssystem Rambøll Care hos alle 8 borgere. Hos alle 8 borgere er der forhold, der giver anledning til bemærkninger til OK-Servicetjeneste eller som har medført tilbagemelding til Visitationsenheden. Der henvises til stikprøverne i bilag 1 for uddybning. I 6 stikprøver er personlige oplysninger ikke dokumenteret korrekt i det elektroniske dokumentationssystem Care eller i hjemmet. Centerlederen har på grund af tilsynets tilbagemelding bedt om uddybning om kravet til ajourføring af disse oplysninger. Careenheden oplyser til tilsynet, at der ikke er nedskrevne arbejdsgange, der udpeger, hvem der er ansvarlig for, at kontaktpersoner er opdaterede i Care. Tilsynet har på den baggrund anmodet Careenheden om at tage denne forpligtelse med i arbejdet omkring Fælles journal, således at der kommer fokus på ajourføringen heraf. I 2 stikprøver stemmer de visiterede ydelser ikke overens med tilsynets og borgerens vurdering af behovet for hjælp. Ledelsen i OK-Servicetjeneste har efterfølgende kontaktet Visitationsenheden med henblik på en revurdering af de visiterede ydelser. I 1 stikprøve er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i de visiterede ydelser ikke dokumenteret i Care-journalerne i Hjemmehjælpsmodulet og Klientmodulet. Det drejer sig om ændringer i forhold til hjælp skift af sengelinned. Tilsynet vurderer, at borgeren ikke har fået den fornødne hjælp. I 4 stikprøver er der i Care, Hjemmehjælpsmodulet, Stamdata & planlægning, ikke overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser de seneste 14 dage. Tilsynet bemærker, at OK-Servicetjeneste anvender disponeringsmodulet. D træder kravet om, at leverandørerne aktivt anvender disponeringsmodulet i kraft. Tilsynet anerkender derfor indsatsen og opfordrer til at fortsætte hermed, således, at der skabes gode rutiner til disponering af de visiterede ydelser. Ledelsen oplyser efterfølgende, at OK-Servicetjeneste og Visitationsenheden sammen søger at finde årsagen til, at der kontinuerligt er uoverensstemmelser mellem disse billeder. Det har ikke været muligt for tilsynet at undersøge stikprøverne for, hvorvidt der er overensstemmelse mellem visiterede ydelser i Care, Hjemmehjælpsmodulet, Stamdata & planlægning, og leverede / fakturerede ydelser, idet OK-Servicetjeneste og Frederiksberg Kommunes Økonomisekretariat har indgået særlig aftale om fakturering. Økonomisekretariatet 19

20 følger op herpå. Medicinhåndtering 5 borgere er visiteret til medicinadministration. Der henvises til stikprøverne i bilag 2 for uddybning. For alle borgerne gælder det, at de har fået den rigtige medicin. Dette til trods er der flere fejl i forbindelse med medicinhåndteringen. Hos 3 borgere, der modtager hjælp til indtagelse af manuelt doseret medicin, er der ikke overensstemmelse mellem medicinliste og doseret medicin. Uoverensstemmelsen drejer sig i alle 3 stikprøver om tidspunktet for medicingivningen. I stikprøve nr.7 finder tilsynet, at der ikke er overensstemmelse mellem de tidspunkter, der er noteret for indtagelse af medicin med den tid, der er angivet på dosispakkerne indikation for medicin ikke er registreret identisk med lægens indikation det ikke er tydeligt, hvilket tidspunkt en manuelt doseret medicin skal gives, idet medicinen ligger i ét rum, der dækker hele døgnet ikke aktuel medicin opbevares med aktuel medicin I stikprøver nr. 8 finder tilsynet, at der ikke er navn på et glas tbl. Panodil der ikke er en ajourført oversigt over medicin, der nedtrappes et synonympræparat ikke er angivet korrekt for 2 præparater er der ikke et morfikaregnskab for to præparater er der henholdsvis ikke indikation for medicinen eller der er forkert angivet indikation. Fejlene i stikprøverne referer til medarbejderne i Sygeplejen Team 1. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at jf. Sundhedsstyrelsens Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler", skal der være overensstemmelse mellem ordineret og dispenseret medicin. Dette er ikke tilfældet i 3 af 5 stikprøver. indikation for behandling fremgå af medicinoversigten. Dette er ikke tilfældet i 2 af 5 stikprøver. medicin, som ikke er i brug, opbevares adskilt fra medicin, der er i brug. Dette er ikke tilfældet i 1 af 5 stikprøver. lægeordineret håndkøbsmedicin uden ordinationsetiketter, skal være påført brugerens navn. Dette er ikke tilfældet i 1 af 5 stikprøver. der forefindes en opdateret medicinliste i hjemmet til brug ved kontrol før medicingivning. Dette er ikke tilfældet i 1 af 5 stikprøver. 20

21 aktuelt handelsnavn fremgå i medicinlisten. Dette er ikke tilfældet i 1 af 5 stikprøver. Tilsynet indskærper på baggrund af ovenstående, at jf. Frederiksberg Kommunes "Håndbog for medicinadministration", skal der føres individuelt og afstemt regnskab for morfikapræparater jf. Dette er ikke tilfældet i 1 af 5 stikprøver Tilsynet indskærper ligesom under punkt 5 Medarbejdernes kompetencer og viden, at ledelsen sikrer, at medarbejdere, der deltager ved medicinhåndtering, er oplært hertil. Opsamling på seneste tilsyn Kommunalt tilsyn: Der har ikke tidligere fundet kommunalt tilsyn sted. 21

22 Bilag 1 Stikprøver dokumentation Stikprøver dokumentation Stikprøve 1 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 1. ja: nej: x 2. ja: nej: x 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja: nej: x 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad 1) Der er ingen kontaktpersoner oplyst i Care. Ad 5) Der er disponeret hjælp til medicingivning, hver aften til øjendryp. Den er ikke visiteret. Borgeren oplyser, at hjælpen gives morgen og aften. Stikprøver dokumentation Stikprøve 2 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 1. ja: nej: x 2. ja: nej: x 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja: nej: x 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad1) Afdøde ægtefælle fremgår i stamdata, kontaktpersoner. Én pårørende er ajourført og der er tilføjet en ekstra. Ad 5) Personlig pleje er ikke visiteret men disponeret. Borgeren får ikke hjælp hertil. Medicingivning er visiteret men ikke disponeret. Borgeren får hjælp hertil. 22

23 Stikprøver dokumentation Stikprøve 3 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 1. ja: nej: x 2. ja: nej: x 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja: x nej: 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad 1) Én pårørende har fået andet telefonnummer. Stikprøver dokumentation Stikprøve 4 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 1. ja: nej: x 2. ja: nej: x 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja: x nej: 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad 1) Ser ikke længere den ene af de påførte kontaktpersoner og ønsker den slettet. 23

24 Stikprøver dokumentation Stikprøve 5 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 1. ja: nej: x 2. ja: x nej: 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja: x nej: 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad 1) Personlige oplysninger i Care er ikke opdateret, afdøde ægtefælle fremgår i stamdata under kontaktperson. Stikprøver dokumentation Stikprøve 6 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 1. ja: nej: x 2. ja: x nej: 3. ja: nej: x 4. ja: nej: x 5. ja: nej: x 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad 1) Ikke opdateret. Datter er 1. pårørende Ad 3+4) Borgeren har behov for ekstra rengøring grundet nedsat syn og skift af sengelinned grundet nedsat balance. Ad 5) Modtager tøjvask x 1 pr. måned er visiteret og disponeret hver 2. uge. 24

25 Stikprøver dokumentation Stikprøve 7 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 1. ja: x nej: 2. ja: x nej: 3. ja: x nej: 4. ja: x nej: 5. ja: x nej: 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad 1) I stamdata i Care er det beskrevet, at nødkald er nedtaget februar Ved tilsynet har borgeren nødkald og benytter det. Tillige er der i Care klientjournal beskrevet, at medarbejderen selv låser sig ind. Det er ikke dokumenteret, at borgeren har givet samtykke hertil. Stikprøver dokumentation Stikprøve 8 1. Er personlige oplysninger dokumenteret i Care? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 2. Er personlige oplysninger dokumenteret i hjemmet? (skal tjekkes i stamdata i Care og hos borgeren). 3. Stemmer de visiterede ydelser overens med borgerens behov for hjælp? 4. Er funktionsændringer hos borgeren, der medfører en ændring i visitationen dokumenteret i Care-journalen? (der tjekkes et halvt til et helt år tilbage/seneste tilsyn) 5. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og disponerede ydelser? 6. Er der overensstemmelse mellem de visiterede og leverede ydelser de seneste 14 dage? (For de private leverandører tjekkes den seneste tilgængelige faktura (leverede ydelser) fremsendt til økonomisekretariatet.) 1. ja: x nej: 2. ja: x nej: 3. ja: nej: x 4. ja: x nej: 5. ja: nej: x 6. Tjekkes af Økonomisekretariatet Kommentarer: Ad 3) Borgeren har behov for hjælp til skift af sengelinned. Ad 5) Disponerede ydelser, der ikke er aktuelle, er ikke slettet, blot nulstillet. 25