DIGITALISERING AF UDDANNELSESSEKTOREN. Finn Mosberg /Jens Groth

Transkript

1 DIGITALISERING AF UDDANNELSESSEKTOREN Finn Mosberg /Jens Groth

2 DAGENS PROGRAM Agenda iflg. invitation Uddannelsesinstitutionernes situation i dag Identifikation af nøgleområder til optimering Præsentation af trådløst print Mere om nøgleområder Hvordan komme du videre Hvordan vil vi gøre? Lidt helikopter view over situationen Gennemgang af en vifte af hverdagsopgaver med forslag til løsninger Målsætning At belyse de dokument relaterede udfordringer man i dag står med i undervisnings miljøet At give ideer til måder at lette / effektivisere disse udfordringer 2

3 UDDANNELSESINSTITUTIONERNES SITUATION IDAG Forskellige perspektiver: Krav fra det offentlige Krav om økonomi Krav om effektivitet Krav fra brugere 3

4 KRAV FRA DET OFFENTLIGE Forordninger og Compliance indenfor Uddannelse Compliance (overholdes regler?) Data Integrity (troværdighed) Data Confidentiality Data Accessibility 4

5 KRAV FRA DET OFFENTLIGE COMPLIANCE Krav til Compliance Frihed m.h.t. informations tilgang og flow Data beskyttelse og sikkerhed Specielle forordninger indenfor højere uddannelser F.eks. indførelse og styring af betaling for uddannelsesmoduler Desuden tre overordnede krav som løsninger skal opfylde: Data Integrity (troværdighed) Dokumenthåndtering (indeksering, sporing, versionsstyring m.m) Data Confidentiality Kryptering, autentifikation, adgangskontrol, logning / sporing. Data Accessibility Fleksibel og enkel tilgang til dokumenter, genfinding, editerbar form Sikkerhed på bruger aktioner ved logning 5

6 KRAV OM ØKONOMI Reduktion af tilgængelige ressourcer Backoffice personale, fysiske UV materialer Stigende krav om fleksible og tilrettede uddannelsesmoduler Stigende konkurrence mellem uddannelsesinstitutioner Stigende konkurrence via internationalisering Samarbejde over grænser Alliancer på tværs af fagområder -/- 6

7 KRAV OM EFFEKTIVITET Strategisk planlægning for uddannelsesinstitutionen Student Lifecycle Management Håndtering af alt administrativt omkring den studerende Akademiske tilbud og læringsprocesser Krav til dokumentation og tilgang til dette Almindelige krav om omkostnings optimering Beskyttelse af følsom information Grøn maskinpark til dokumenthåndtering Cloud Computing og Print for uddannelsen 7

8 KRAV FRA BRUGERNE Den studerenes kompetence; behov for viden om: Chancen for succes inden start på uddannelsen Løbende status på udvikling under uddannelsen Niveau i forhold til eksaminationskrav Andre krav fra den studerende: Adgang til administrativt relevant information Adgang til studie relevant information Adgang til lærerkontakt Adgang til elev fora Desuden Mulighed for at anvende BYOD (bring your own device), uanset platform Tilgang til mobil print fra egen device Tilgang til data m.m. fra egen device 8

9 KRAV TIL BRUGERE Hvor komfortable er de studerende ved brug af teknologi? Modtag opgaver online Benyt sociale netværk som en del af kurset Kender til Instant Messaging Ikke komfortabel Administrative materialer online Tekstbeskeder fra administration Komfortabel Benyt podcasts Forstå og udnyt uddannelsesstedets it-infrastruktur - både netværk, print og Document Management Dan podcasts Dan wikis Kursus diskussioner på on-line sociale netværk On-line kursus aktiviteter : med lærer Tilgang til relevant materiale Spørgsmål til lærer Tilgang til quiz spørgsmål Kender ikke Webcourses 9

10 IDENTIFIKATION AF NØGLEOMRÅDER, SEGMENTERING Forskellig fokus på teknologi og krav til it-baserede dokumenter: Offentlig uddannelse vs. privat / non-profit vs. profit Offentlig: Private: Skal imødekomme det offentliges krav for alment tilbud om uddannelse Tilbøjelige til Sådan har vi altid gjort! Tilbøjelige til at se teknologiske projekter som unødig luksus Skal dokumentere økonomiske resultater hvert år Ser ofte teknologi som en nødvendig investering til differentiering fra konkurrenter på uddannelsesmarkedet De studerendes alder Anvendelsen af teknologi stiger med alderen på de studerende Forskellige afdelingsbehov Academic: Studerende og lærere/undervisere Administrativ: Ledelse, business, operationelle medarbejdere, marketing afdeling 10

11 FORSKELLIGE DOKUMENT BEHOV Academic behov Hvem: Alle med engagement i undervisningen Undervisere / studerende Hvad omfattes: Office software samt uddannelses relateret software Krav om enkel brug og minimal kompleksitet Desuden: Studerende og undervisere har forskellige behov for teknologi Undervisere: Planlægning af lektioner, registrering af karakterer samt deltagelse, udvikling af materialer, distribution samt indsamling af opgaver m.m. Studerende: modtager og løser deres opgaver, foretager research og aflægger prøver For specielle linjer F.eks. kan arkitekt- og ingeniørlinjen have behov for storformatprint til tekniske tegninger 11

12 FORSKELLIGE DOKUMENT BEHOV Administrative behov Hvem: Alle med engagement i skolens drift Hvad omfattes: Ofte større administrations systemer Kompleks software til specielle formål Office software 12

13 IDENTIFIKATION AF NØGLEOMRÅDER, OPGAVE TYPER Sikkerhed, Output Management & Accounting Document Capture & Distribution Document og Students Records Management Device Management 13

14 IDENTIFIKATION AF NØGLEOMRÅDER Sikkerhed, Output Management & Accounting Authentication: Password baseret walk-up adgang Studenterbetaling / betalings muligheder Secure release: Follow-me print Afregning på afdelingsniveau Rapportværktøjer Regel baseret print Revisionsmuligheder: Tilgang til, tilføjelse af og rettelse i dokumenter Mobil og Cloud printing Mobil og Cloud baseret dokumenttilgang Print on demand -/- 14

15 IDENTIFIKATION AF NØGLEOMRÅDER Document Capture & Distribution Håndtering og konvertering af papir baserede materialer: Dokument scanning & distributions løsninger Business proces automations software (data aftræk) Baseret på OCR, barkoder og dokumentindeksering Introducerer automatiserede og optimerede dokumentworkflows Kan håndtere en bred vifte af forskellige dokumentbegreber: Document Management System Elektroniske dokumentformater 15

16 IDENTIFIKATION AF NØGLEOMRÅDER, OPGAVE TYPER Document og Students Records Management Administrative processer Håndtering af optagelsesprocessor Data på den studerende: (karakterer, underviserens vurdering, psykologiske vurderinger, private informationer og andet) Academic processer Planlægning af uddannelsesaktiviteter/skemalægning (klassens niveau) Håndtering af uddannelsens indhold (stadie i forhold til mål) -/- 16

17 IDENTIFIKATION AF NØGLEOMRÅDER Device Management : Hvordan håndteres maskinpark Drift Forbrugs materialer Omkostninger Tilgang for brugere Tilgang fra forskellige it-platforme Opdatering af drivere -/- 17

18 WORKFLOWS I UDDANNELSESMILJØET

19 WORKFLOWS I ACADEMIC MILJØET Output Management - Accounting - Cloud - Authentication - Safety Grundlæggende funktioner (Basic Output Service) Uovervåget kopi & print (selvbetjening) Udvidede funktioner (Enhanced Output Service) Mobil og follow-me print Avancerede funktioner (Premium Output Service) Online katalog og printbestilling Gratis dokumenter Free of charge kopi & print Sammensæt undervisningsmateriale Fra flere og forskellige kilder -/- 19

20 WORKFLOWS I DET ADMINISTRATIVE MILJØ Document Capture & Distribution Document Management, Formular håndtering OCR Format konvertering Dokument arkivering Dokument sikkerhed Indskrivning af studerende (arkivering) Studenteroptegnelser (arkivering) Informationslogning (typisk ved researchafdelinger) 20

21 LAD OS SE NÆRMERE PÅ ET NØGLEOMRÅDE PageScope Mobile, en Konica Minolta løsning til Documents on the go App til ipad/iphone og Android enheder Print fra mobile enheder via WiFi Modtag scannede dokumenter fra Konica Minolta MFP er Finder automatisk kompatible Konica Minolta multifunktionsprintere Mulighed for secure print med Konica Minolta bizhub autentifikation Hent dokumenter på f.eks. Evernote eller Google Drive og print på nærmeste bizhub 21

22 MOBILE PRINT FRA MOBILE ENHEDER LAD OS SE EN LILLE PRAKTISK DEMO PÅ PAGESCOPE MOBILE OG DEREFTER HOLDER VI PAUSE I 30 MIN. 22

23 VELKOMMEN TILBAGE TIL DEL 2

24 WORKFLOWS I ACADEMIC MILJØET Eksempler på løsninger

25 GRUNDLÆGGENDE FUNKTIONER (BASIC OUTPUT SERVICE) Uovervåget kopi & print Hvem: Mindre uddannelsesinstitutioner som ikke vil implementere komplekse netværk og serversystemer Hvorfor: Behov for tilgang til kopi & print for kursister Ønske om minimal administration (har ofte ikke it-administratorer) Hvordan: To alternativer for at implementere accounting- og betalings- funktionalitet: Møntsystem (kræver betalingsenhed ved MFP) Hybridsystem: Betal med kontanter eller forudbetalt kort (kræver betalingsenhed og kort opfyldningsenhed ) -/-

26 GRUNDLÆGGENDE FUNKTIONER (BASIC OUTPUT SERVICE) Workflow Betaling: Med mønter eller kort via betalingsenhed Få adgang til MFP en. Vælg kopi indstilling: Farve / sort/hvid, antal kopier m.m. Indsæt penge på kort: Medarbejdere i information/kontor Reloader enhed sætter penge på betalingskort Balance på kort med det samme Andre muligheder: Print/scan via USB Sikker print (secure printing) -/-

27 GRUNDLÆGGENDE FUNKTIONER (FORDELE FOR UDDANNELSESINSTITUTIONEN) Bekvem easy-to-use self service Let at implementere Let at anvende / vedligeholde Udnyt den effektive løsning til betaling og giv de studerende en god service UDEN: Forøgede administrative opgaver Forøgede it-relaterede opgaver -/-

28 UDVIDEDE FUNKTIONER (ENHANCED OUTPUT SERVICE) Mobil print og follow-me Hvem: Hvorfor: Hvad: Uddannelsesinstitutioner med en it-infrastruktur der kan håndtere mobil og follow-me print Studerende og undervisere har behov for ad-hoc print af materialer relevant for kurset Mobil print: Studerende medbringer deres egne mobile enheder Behov for enkel og central printløsning som ikke kræver driver installation Follow-me print: Print til cloud, også hjemme fra Follow-me print sikrer tilgang til printjobs på en enhver enhed, når og hvor som helst Authentication og accounting: Basis for secure og follow-me printing systemer Nødvendig ved omkostningsregistrering og/eller betaling

29 UDVIDEDE FUNKTIONER WORKFLOW: FOLLOW-ME PRINT Den studerende har egen konto i account systemet PC er logget på netværk Printjob startes på PC Et pop-up window informerer om: Balance på konto Pris på aktuelt printjob Printjob lægges i account systemet Log-in (Authentication) på MFP en Embedded eller ekstern terminal / med eller uden kortlæser Den studerende får adgang til sine printjobs Vælger hvilket/hvilke jobs der skal printes Bliver informeret om kontostatus efter job -/-

30 UDVIDEDE FUNKTIONER WORKFLOW: MOBILE PRINT Den studerende har konto i account systemet Printjob skal afsendes fra en mobil enhed Laptop PC, Blackberry, iphone/ipad, mobil telefon eller andet Tre måder at sende printjob på: Via Webportal Via Log-in og upload job (PDF og Office-formater) Job sendes som vedhæftet en Via printdriver Universal (platforms uafhængig) eller dedikeret driver Job genereres og sendes til account system Authentification (log-in) på MFP en Embedded eller ekstern terminal / med eller uden kortlæser Adgang til egne printjobs, vælg hvilket/hvilke jobs der skal printes Bliv informeret om kontostatus efter job

31 UDVIDEDE FUNKTIONER FORDELE FOR UDDANNELSES INSTITUTIONEN Forøget serviceniveau til de studerende: Enkel og bekvem mobil print løsning Let at anvende / vedligeholde Fleksibel, både på send print og frigiv print Secure print Præcis og effektiv omkostnings registrering Optimer forbrugsmønstre Afregn forbrug Print Driver Print Web Print Reducerede print volumener Besparelse Mulighed for omfattende rapport og statistik på brugsmønstre Optimering af drift -/-

32 AVANCEREDE FUNKTIONER (ON-LINEKATALOG OG PRINTERRUM) Centrale Printerrum og Online Kataloger Special opgaver fra studerende og lærere: Større volumener Komplekse job med indstik, z-foldet indstik m.m. Indbinding (spiral, lim), omslag, speciel papir, m.m. Imødekommes med avancerede konfigurationer: Printerrum: Centralt bemandet printfacilitet Ofte udstyret med avanceret produktionsudstyr / speciel efterbehandlingsudstyr Online kataloger: Tilgang til ofte benyttede kompendier, skrifter og white papers osv. Kan opdateres løbende og printes on demand Tilgang til de forskellige former for printprodukter (med priser)

33 AVANCEREDE FUNKTIONER (ON-LINEKATALOG OG PRINTERRUM) Web bestilling af job til follow-me print Den studerende har konto i account systemet Browser web-printportalen (internet or intranet) Udvælger et dokument fra online kataloget (alternativt: en PDF-fil uploades til printportalen) Produktionsspecifikationer vælges og et preview godkendes Der gives en samlet pris for hele jobbet Jobbet releases til produktion Printdata processes automatisk bag webportalen og sendes til account systemet Print releases ved MFP ved account login

34 AVANCEREDE FUNKTIONER (ON-LINEKATALOG OG PRINTERRUM) Jobbestilling til printerrum via webportal Bestillingsdel som ved follow-me print Printjob (indhold samt job-tickets) sendes fra portal til printerrum En medarbejder i printerrummet igangsætter produktion som beskrevet i job-ticket Print afhentes i printerrum

35 AVANCEREDE FUNKTIONER (FORDELE FOR UDDANNELSES INSTITUTIONEN) Forøget serviceniveau til de studerende: Enkel og bekvem tilgang til relevant materiale Altid seneste version af materialerne Materialet kan sammensættes på forhånd af underviser / optimeret til kurset Print eller download materiale Print leveres i det ønskede format (hæftet, spiralryg etc.) Undgå store mængder fortrykt materiale Reducer spild Reducer lager plads

36 GRATIS DOKUMENTER PRINT & KOPI UDEN OMKOSTNINGER? Mulighed for reklamefinancieret kopi/print Reklame på bagside af side gratis print Reklame udvælges automatisk baseret på personlige informationer

37 GRATIS DOKUMENTER Workflow MFP-panel giver mulighed for Copy4free Placer dokument i scanner og tryk start på MFP-panel Besvar en række spørgsmål via MFP-panel F.eks. alder, køn, hobby o.lign. Herefter printes dokument Original materiale på forside Reklame på bagside, selekteret på basis af indtastede informationer

38 GRATIS DOKUMENTER (FORDELE FOR UDDANNELSES INSTITUTIONEN) Attraktivt tilbud til de studerende Som alternativ til almindelige betalte opgaver Kontakt med lokale virksomheder Uddannelsesinstitutionen får tættere dialog med det lokale erhvervsliv Lokale virksomheder kan annoncere direkte i studie miljøet

39 SAMLING AF UNDERVISNINGSMATERIALE Undervisningsmaterialers natur Er typisk en blanding af: Digitale dokumenter i forskellige formater Digitale dokumenter med scannet indhold, i forskellige formater Behov / ønske for undervisere / sekretærer Mulighed for at samle forskellige kildematerialer til en PDF-fil

40 SAMLING AF UNDERVISNINGSMATERIALE Workflow Opbyg dokumenter fra forskellige kilder og forskellige formater Drag n drop udvalgte sider ind i det endelige dokument Tilføj eventuelt scannede sider Alt konverteres til PDF-format og samles i en fil Vælg PDF-kvalitet : high quality / standard Aflevering af dokument: Print Send som Upload til Sharepoint eller andre systemer Der kan desuden tilføres anden information: Referencelister Lyd og videofiler

41 SAMLING AF UNDERVISNINGSMATERIALE (FORDELE FOR UDDANNELSES INSTITUTIONEN) Opbyg relevant undervisningsmateriale on demand Benyt altid seneste version af indhold Optimal fleksibilitet i forhold til forfattere Distribuer færdige dokumenter i: Printet form, men kun i nødvendigt oplag Digital form, til relevante modtagere ( ) Digital form, med offentlig tilgang (Sharepoint eller lignende)

42 WORKFLOWS I DET ADMINISTRATIVE MILJØ Eksempler på løsninger

43 ADMINISTRATIVE SUPPORTOPGAVER TIL UDDANNELSESAKTIVITETERNE Document Management Assisterer underviser med udvikling af kursusmaterialer Scanning af papirdokumenter OCR læsning, korrektur og arkivering af sider Sammensæt kompendier fra forskellig kilder Send kladde til elektronisk korrektur hos underviser Tilret materiale Udgiv færdigt dokument Print PDF, distribueret via , på Sharepoint eller andet PDF-portefølje -/-

44 ADMINISTRATIVE SUPPORTOPGAVER TIL UDDANNELSESAKTIVITETERNE

45 ADMINISTRATIVE SUPPORTOPGAVER TIL UDDANNELSESAKTIVITETERNE Document Management (Document Capture & Distribution) Assisterer med kursusmaterialer Scan to Audio: Konverter scannede / digitale dokumenter til audio format Supplement til læsebesværede kursister

46 ADMINISTRATIVE OPGAVER STUDENT LIFE-CYCLE MANAGEMENT Dataindsamling og registrering Oprettelse og vedligeholdelse af journaler på kursister Håndtering af ansøgninger Kursistkort Adgangsrettigheder (it samt bygninger) Kredit på eventuelle betalingskort Registrering af fravær Registrering af eksamensresultater samt evalueringer -/-

47 ADMINISTRATIVE OPGAVER STUDENT LIFE-CYCLE MANAGEMENT Workflow Oprettelse af kursist journal/formular Aftræk af data fra formularer Papir baserede (OCR-læsning) Digitale (Læsning af formularer udfyldt i f.eks. Acrobat Reader) Automatisk arkivering i institutionens database Manuel arkivering af relevante kursusdokumenter Scannede dokumenter arkiveres direkte fra MFP-panel Eller senere fra sekretærens pc -/-

48 STUDENT LIFE-CYCLE MANAGEMENT KOMMUNIKATION Hvordan kommunikeres der til de studerende i dag? Intranet SMS Post Hvilke udfordringer giver dette? Ofte skift af adresser Ofte skift af mobil nummer Ofte adresseændringer Hvad med upload til intranettet? Ikke godkendt til vigtige meddelelser/post -/-

49 STUDENT LIFE-CYCLE MANAGEMENT KOMMUNIKATION Sendes der vigtig post til de studerende i dag? Meddelelse om for meget fravær Den studerende kan miste sin SU Eksamensdatoer samt lokation Hjemkaldelse af udlånt materiale Andre relevante informationer Dyrt og tidskrævende at sende Snail Mail Hvorfor ikke lave en sikker digital postløsning til de studerende? Send vigtige meddelelser/post direkte til -/-

50 STUDENT LIFE-CYCLE MANAGEMENT E-BOKS Hvad er e-boks? Livslangt gratis arkiv Er tilknyttet cpr-nummeret og følger brugeren på dette Uanset adresseflytning Skifter Der logges på e-boks Via netbank Eller direkte på e-boks.dk med NemID For brugeren betyder det: At alle breve og dokumenter bliver gemt Altid vil være lette at finde Tilgang uanset hvor i verden man befinder sig -/-

51 STUDENT LIFE-CYCLE MANAGEMENT E-BOKS, FORDELE Hvad er fordelen ved e-boks løsningen Sikker og godkendt levering af vigtig post Meget billig Meget grøn Adgang til posten alle steder fra Også adgang via smartphones Mulighed for SMS-advisering -/-

52 KONICA MINOLTAS SIKKERHEDSSTANDARDER

53 SIKKERHED Sikkerhed i flere niveauer: Adgangssikkerhed Autentifikation med log-in ved alle enheder Secure print / uafhentet materiale ved printer Datasikkerhed Kryptering af dokumenter Harddiske og memory indeholder data længe efter print Ved udskiftning af digital printer skal harddisk slettes rigtigt Datasikkerhed kan også være: Spørgsmål om: Hvem gjorde hvad og hvornår? -/- 53

54 SPECIEL DATASIKKERHEDSLØSNING F.eks. til en forskningsafdeling

55 INFORMATIONSLOGNING Forskningsafdelinger Arbejder ofte med følsom data Har ønske om at registrere: Hvad er: printet / scannet / kopieret eller faxet Og af: hvem / hvornår / hvortil -/- 55

56 INFORMATIONSLOGNING Workflow Scan, print, kopi på MFP registreres på log-in Brugerdata, tid, sted, aktivitet De håndterede sider registreres som thumb-nails Sammen med brugerdata På ekstern database Databasen giver avancerede søgemuligheder for administrator: Hvem har benyttet et givent lækket dokument Og på hvilken enhed Logs kan trækkes ud i Excel-format Giver afdelingen en tryghed for beskyttelse mod lækage via MFP enheder Medarbejdere bør informeres om denne logning 56

57 KONICA MINOLTA, EN GRØN VIRKSOMHED

58 BLIV GRØN MED KONICA MINOLTA Grøn politik Grøn produkt cyklus Grønne teknologier Grønne funktionaliteter Grønne certifikater Grøn historie 58

59 SÅDAN KOMMER I VIDERE Har I fået ideer til: Optimering af arbejdsgange Nye muligheder for tilbud til studerende Mere fleksible måder at arbejde på Mere økonomiske arbejdsgange. Så få en uforpligtende snak med en af vores konsulenter!!! Spørgsmål??? 59

60 TAK FOR IDAG!