Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen

Transkript

1 Juni 2015 Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen Campusparat Som forberedelse til NBA er gruppen, der arbejder med at gøre os campusparate, blevet bedt om at udarbejde et forslag til et sæt spilleregler, som kan komme til at gælde for Studieadministrationen. Vi har i vores forslag valgt at formulere os herom på en måde, der i høj grad beskriver den omgangsform, vi allerede har. 1. Vores grundpræmis er, at vi tager hensyn til hinanden, så der kan arbejdes bedst muligt. 2. Vi har synlige markeringer, der viser, når vi ikke vil forstyrres. Vores vil-ikke-forstyrresmarkering, ser vi gerne, bliver respekteret. 3. Vi går hen til den kollega, vi vil i kontakt med, og undlader at råbe gennem lokalet. 4. Vi er opmærksomme på lydniveauet, når vi taler i telefon. Ved private samtaler går vi ud af kontoret. 5. Vi går så vidt muligt ud af kontoret, hvis vi skal drøfte en sag med en kollega. 6. Hvis vi skal arbejde på den samme computer, aftaler vi med resten af kollegaerne i kontoret, hvornår det passer i forhold til deres workflow. 7. Vi anvender mødelokalerne, der er til rådighed, når vi skal holde længere møder, og når vi skal arbejde, hvor der er ro. 8. Vi må gerne afbryde en samtale, hvis den forstyrrer os for meget. 9. Nogle af os bruger høretelefoner med eller uden musik for at stresse af og lukke støj ude. Det er ikke det samme som en vil-ikke-forstyrres-markering. 10. Vi må gerne pjatte og have det sjovt, og vi tager selvfølgelig hensyn til kollegaerne. 11. Vi undlader at spise frokost ved arbejdspladsen. 12. Vi respekterer, at vi er forskellige. I efteråret vil vi komme omkring og drøfte disse spilleregler med jer, fordi der er plads til forbedringer. I gruppen arbejder Bente, Vivi, Anne Birgitte, Philip og jeg. Ratio på NBA Vi har valgt at ønske en ratio på 100, som betyder, at der er skriveborde til alle, der har arbejdsplads på NBA. Vi har begrundet det med, at medarbejderne i Studieadministrationen er på kontoret hver dag, og at der også jævnligt kommer medarbejdere fra Vejle, Svendborg og Jelling, som skal have arbejdspladser. Desuden skal der være plads til studentermedhjælpere. Vi vil derfor få brug for borde til alle, der så vil kunne anvendes af andre kollegaer, når man ikke er på arbejdspladsen. Det kommer til at betyde, at vi ikke får så store skriveborde, som mange af jer har nu og selv om alle får et fast bord, så vil princippet om clean-desk blive fastholdt. Vil-ikke-forstyrres-markeringer Vi vil i det videre arbejde med indretningen på NBA inddrage et par af de modeller, som blev udviklet på vores sommermøde for at se, om de kan blive produceret eller købt ind til brug hos os. 1

2 Ny løn TR og jeg har haft et par gode møder, hvor vi har drøftet, hvordan vi bedst muligt kunne fordele de midler, vi havde til Ny løn. Vi var meget opmærksomme på, at mange havde søgt og også fortjente at få tildelt Ny løn men samtidig ønskede vi også at fordele midlerne i ikke alt for små beløb. Vi var desuden enige om, at de tre kriterier, som vi havde valgt, alle tre skulle være opfyldt, for at man kunne komme på tale. De, der har fået Ny løn, vil få information herom fra Økonomi og Personale i den kommende tid. De, der ikke har fået i denne omgang, får en mail fra mig, hvor jeg inviterer til en samtale herom efter sommerferien. Kompetencestrategi for stabene På det seneste LSU/LAU-møde blev der vedtaget en strategi for kompetenceudvikling i stabene, som vi i efteråret skal omsætte til en handlingsplan i Studieadministrationen. Det vil Eva og jeg gøre sammen med TR og AMR. Hovedpunkterne i denne strategi er flg.: Med udgangspunkt i formelle kompetenceudviklingsforløb (fx diplom- og akademiuddannelser) gennemføres uddannelse med fokus på UCL s projektmodel, tværgående samarbejde og forandringsprocesser målrettet alle medarbejdere i stabene. Digitale kompetencer intro til it-værktøjer i UCL, for at alle medarbejdere kan se muligheder for anvendelse til digitalisering af arbejdsprocesser. Ses som en del af MOVE-programmet Kvalitet i administrative processer. Tværgående samarbejde i Campus med fokus på kommunikation, opbygning af relationer og etablering af nyt fællesskab med nye traditioner. Der udarbejdes en beskrivelse af team, koordinatorer m.m. Herudover laves intern, fælles kompetenceudvikling af koordinatorer. Evaluering af APV-metoden På LSU/LAU-mødet evaluerede vi også den APV-metode, som vi har anvendt i UCL, og som vi gennemførte ved vores møde op mod jul. Fra denne drøftelse er der nedenstående, jeg vil bringe videre til jer. I kan selv læse hele evalueringen i referatet fra mødet, som ligger på mit.ucl. Udvalget vurderede, at metoden var positiv, men der var en opmærksomhed på, at svære emner kunne være vanskelige at få frem på et møde med mange deltagere, og hvor lederne også er repræsenteret. Det er dog også oplevelsen, at der er kommet en større åbenhed om vanskelige emner i forbindelse med denne proces. Metoden giver dog et større ejerskab til processen med at få formuleret sig omkring det psykiske arbejdsmiljø. Det vurderes ligeledes, at processen fra den gennemførte APV og til, at der handles på de områder, hvor der skal sættes ind, er blevet kortere. Og dette er sådan set noget af det vigtigste at vi hurtigst muligt får handlet på det, som har negativ indflydelse på det psykiske, og det fysiske, arbejdsmiljø. 2

3 Månedens tip Denne gang kommer tippet fra Susanne. Har du slettet en mail, som du rigtig gerne vil finde igen? Og er der gået et stykke tid, siden du slettede den? Så brug denne mulighed: Herfra åbner et nyt billede: Så kan du sortere på de forskellige muligheder. Jeg ved desværre ikke, hvor længe en mail ligger her, inden den bliver slettet. Juridisk support til det studieadministrative arbejde Jurafunktionen kan yde support til det studieadministrative arbejde i de tilfælde, hvor der er en juridisk problemstilling, der kan være tvivl om, eller man ønsker at drøfte. Lars Udengaard: Alle studieadministrative medarbejdere kan få support til juridiske problemstillinger og kan komme forbi mit kontor, eller vi kan mødes, og I kan ringe eller maile. I kan også med fordel overveje, om der kan samles mere generelle juridiske problemstillinger sammen til et teammøde, hvor jeg kan deltage med henblik på en afklaring af de juridiske regler, og evt. fastlægge den proces, som lovgrundlaget giver mulighed for. Det kan I aftale nærmere med jeres teamkoordinatorer og faglige leder. Hvis der er brug for, at jeg kommer forbi på en anden lokation end BLA, hvor jeg dagligt sidder, med henblik på at drøfte juridiske problemstillinger, så er det også en mulighed, I kan gøre brug af. Det kan vi blot aftale nærmere over telefonen eller på mail. 3

4 Generelt kursus om forvaltningsret I løbet af efteråret 2015 overvejes det, om der skal afholdes et generelt internt kursus i de grundlæggende forvaltningsretlige regler, herunder god forvaltningsskik, for de studieadministrative medarbejdere. Det er pt. uafklaret, om den bedste model er et generelt kursus for alle, eller om der med fordel kan deles op svarende til de 3 faglige lederes områder. Der er flere, der har efterspurgt en generel gennemgang af de helt grundlæggende principper i forvaltningsretten, som UCL og dermed den enkelte studieadministrative medarbejder skal håndtere sager i overensstemmelse med. Der kommer mere information i et kommende nyhedsbrev, men begynd allerede nu at overveje, om der er nogle temaer, der ønskes gennemgået. Hjertelig tillykke Jeg vil gerne benytte denne lejlighed til at sige tillykke med de runde fødselsdage i 2015 til Margit i Jelling, Vivi på Middelfartvej og Lone på Rømersvej - samt til Dorte (også på Rømersvej), som kan fejre rund fødselsdag i sommerferien. Vi har fået dette fine foto af én af fødselarerne. 4

5 Sommerferie i Studieadministrationen Lige nu har vi alle travlt, og der er en hektisk stemning nogle steder. Men lige om lidt bliver der også stille i Studieadministrationen, og vi får alle mulighed for at nyde en dejlig ferie på den måde, som vi gerne vil gøre det. Jeg vil gerne sige jer alle mange tak for, at I kompetent og sikkert har fået os igennem dette travle forår. Og så glæder jeg mig til at høre om, hvor god vores optagelse bliver for det kommende år og til at følge det udfordrende og spændende arbejde, som optagelsesteamet har foran sig. De faglige ledere og jeg har fordelt ferien på denne måde: Philips ferie er i uge 30, 31 og 32. Eva har ferie i uge 29, 30, 31 og 32. Katarinas ferie er i uge 29, 30 og 31. Ambrosias ferie er torsdag den 9. og 10. juli, uge 29, 30 og uge 34. Jeg håber, I må få mange dejlige oplevelser i jeres ferie og hente energi til et travlt men spændende efterår. Jeg vil være at finde i den tomme stol med en krimi. God sommer til jer alle! Ambrosia 5