2. Protokol Fra mødet den samt ekstraordinært møde den blev godkendt.

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 6. december 2016 kl Deltagere: Formand Dan Christensen Næstformand Bendt E. Nielsen Sekretær Peter Kragballe Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Bettina Grumsen Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Protokol ** 3. Revisionsprotokol** 4. Fastsættelse af mødedatoer for de næste 12 mdr.* 5. Byggeri 6. Indstillinger til bestyrelsen: a. Tilskud fra dispositionsfonden til dækning af ombygning af erhvervslejemål Risvangs Allé 3* b. Ansøgning om lån fra dispositionsfonden til udskiftning af vinduer og døre* c. Tilskud til udlæg fra dispositionsfonden til delvis dækning af udgifter vedr. skimmelsanering* d. Tilbygninger der udvider boligarealet* 7. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 24. november Udvalg 9. Nyt fra administrationen 10. Eventuelt 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Protokol Fra mødet den samt ekstraordinært møde den blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Bestyrelsen gennemgik revisionsprotokollat af vedrørende risikovurdering revisionsstrategi og revisionsplan samt revision i årets løb. Der var spørgsmål til side 635, huslejeopkrævning, tilgodehavender og indbetalinger. Direktøren svarede på spørgsmålene. Bestyrelsen godkendte revisions protokollat af

2 Fastsættelse af mødedatoer for de næste 12 mdr. Bestyrelsen fastlagde datoer for bestyrelsesmøder i Byggeri Dan Christensen orienterede om igangværende og fremtidige byggesager i forhold til bilag der var udleveret til bestyrelsen Afd. 40 I forbindelse med udskiftning af faldstammer i afd. 40 og 41, er der konstateret problemer med at vandlåse i toiletter og vaske af og til tømmes antagelig pga. vakuum. Derfor blev projektet ændret for de følgende faldstammer, således at problemet kunne undgås. Der er dog omkring 10 opgange, hvor de forkerte faldstammer er monteret. Det har ikke ved drøftelser med rådgiver og leverandør været muligt at fastlægge årsagen til problemet, ligesom forsøg med andre toiletter ikke har haft effekt. Sagen er derfor overdraget til syn og skøn med henblik på fastlæggelse af årsag og ansvar. En udskiftning af faldstammerne vurderes at koste i størrelsesorden 3-3,5 mio. kr. Taget til efterretning, idet det blev besluttet, at sagen vil indgå som fast punkt på fremtidige byggeudvalgsmøder, indtil den er afsluttet. Projektafdelingen blev pålagt at søge at fremme sagen mest muligt, således at udskiftningen af de forkerte faldstammer kan ske hurtigst muligt. Det vurderes at udskiftningen kan ske, når syns og skønsforretninger er afsluttet, men ikke skal afvente afgørelsen af en evt voldgiftssag. 6. Indstilling til bestyrelsen: Anmodning fra: Afdeling 12. Indstilling om: Tilskud til dækning af ombygning af erhvervslejemål Risvangs Allé 3. Den 19/ og 21/ har bestyrelsen godkendt 2 ansøgninger, men det viser sig desværre, at byggesagen er blevet en del dyrere. Bestyrelsen har tidligere bevilliget: Lån fra dispositionsfonden kr ,- Bevilliget den 19/ LBF fællesmidler ,- Bevilliget den 19/ Stående lån fra dispositionsfonden ,- Bevilliget den 21/ I forbindelse med ansøgningen den 21/ forventede vi en samlet byggeudgift på kr ,-, den endelige byggeudgift er på kr ,06. Vi indstiller, at beslutningen ang. stående lån fra dispositionsfonden bevilliget den 21/ ændres til tilskud fra dispositionsfonden, samt et yderligere tilskud på kr ,06 dvs. at det endelige tilskud bliver kr ,06.

3 Grunden til det skal være et tilskud, i stedet for stående lån, skyldes at AAB har sagt på ekstraordinært afdelingsmøde den 15. august 2013, at AAB afholder en evt. overskridelse. Årsagen til fordyrelsen skyldes, at boligen er blevet opdelt på 2 installationer til fjernvarme og vand, at der har været uforudsete udgifter til etablering af dræning og ventilation af kælder, ekstraomkostninger til specielt maler- og blikkenslagerentreprisen, samt ekstra omkostninger til retablering af have og belægninger. Såfremt hele eller dele af afdelingen sælges, skal tilskud fra boligorganisationen tilbagebetales. Boligorganisationen forbeholder sig ret til at tinglyse nærværende betingelse. Anmodning fra: afdeling 54, Grønningen Indstilling om: Ansøgning om lån fra dispositionsfonden til udskiftning af vinduer og døre. Afdelingen har siden august måned 2014 været i gang med udskiftning af deres vinduer og døre. Arbejdet har tidligere været ramt af konkurs, hvilket er grunden til, at arbejdet først er færdigt nu. Afdeling 54 er finansieret med to inkonverterbare kontantindekslån hvilket betyder, at kursværdien er så høj, at det ikke er muligt for et Realkreditinstitut, at give lån til afdelingen således, at belåningen kan holdes inden for 80 % af ejendomsværdien med det nye lån. Der ansøges derfor om et lån med en hovedstol på kr , til 2 % i rente. Ydelsen vil være den samme, som hvis afdelingen havde fået et realkreditforeningslån. Lånet vil være tilbagebetalt efter 11,5 år. Anmodning fra: administrationen Indstilling om: Tilskud til udlæg fra dispositionsfonden til delvis dækning af udgifter vedrørende skimmelsanering. Ifølge vedhæftede oversigt har der siden 2010 været mange skimmelsager. De bevilligede penge i perioden 2010 til primo 2016, er desværre ved at være brugt op, og der er flere sager på vej. Drift og Projekt undersøger stadig mulighederne for at ændre udviklingen. Vi kan, i sagens natur, ikke forudse i hvilket omfang, der vil komme skimmelsager fremover, men AAB udfører i langt højere grad selv de indledende undersøgelser. Derved er behovet for ekstern rådgivning nedbragt, og selve renoveringen planlægges mere omkostningsbevist. Bestyrelsen anmodes derfor om, at tidligere bevilling forhøjes med kr ,- efter samme præmisser som tidligere.

4 Anmodning fra: Administrationen Indstilling om: Tilbygninger der udvider boligarealet. Denne indstilling vedrører alene opvarmede tilbygninger, der vil udvide boligens samlede BBR areal. Indstillingen omfatter derfor ikke u opvarmede havestuer, overdækkedes terrasser og lignende. Boligarealet for en almen bolig opgøres som bruttoetageareal efter regler fastsat efter lov om bygnings- og boligregistrering. Maksimumsstørrelsen for den enkelte bolig er 115 m 2 men gennemsnitsarealet pr. bolig for den enkelte afdeling må ikke overstige 110 m 2. Kommunalbestyrelsen kan tillade almene familieboliger opført med et bruttoareal på større end 115 m 2 med henblik på udlejning til husstande med mindst 4 medlemmer, hvoraf mindst et medlem er stærkt bevægelseshæmmet. Kompetencen til at beslutte, at der kan gennemføres andre arbejder end de arbejder, der er nævnt i driftsbekendtgørelsens 81, stk. 1 ligger hos afdelingsmødet jf. 82, stk. 1 i driftsbekendtgørelsen. Arbejdet skal vedrøre den del af det lejede, som ligger uden for selve boligen. Beslutningerne skal dog endelig godkendes af boligorganisationens bestyrelse, det vil sige, at det er boligorganisationens bestyrelse, der giver den endelige tilladelse og dermed også dem, der kan tage tilladelsen tilbage. Administrationen indstiller følgende: Det er som hovedregel ikke muligt at opføre tilbygninger til eksisterende boliger i organisationen. Det begrundes med, at det fratager boligen dens almene karakter samt at tilbygninger ikke kan udføres indenfor rammerne af godtgørelsesniveauet jf. reglerne om råderet. Argumentet for at denne mulighed ændres er ud fra en urimelighedsvurdering. Den reelle udgift der er forbundet med tilbygningen, her tænkes på vedligeholdelse samt fornyelse, vil vi aldrig kunne beregne så nøjagtigt, at vi kan kræve det fulde beløb hos den pågældende lejer. Det bevirker, at de øvrige lejere i afdelingen kommer til at betale en del af de omkostninger, der er forbundet med at vedligeholde samt forny tilbygningen. Projektafdelingen vil også kunne lægge fokus på afdelingerne generelt frem for enkelte lejemål i afdelingerne, hvilket gør at projektafdelingens ressourcer udnyttes optimalt. Repræsentantskabet bliver orienteret om ændringen. Bestyrelsen godkendte indstillingen 7. Evaluering af repræsentantskabsmødet den 24. november 2016 Bestyrelsen evaluerede repræsentantskabsmødet. Der var enighed om et godt møde med en god debat

5 Udvalg Kursusudvalg Bendt Nielsen orienterede fra fyraftensmøde den Der var ros til Michael Schriver fra afd. 30. Repræsentantskabsweekend Bendt Nielsen efterlyste temaer. Beregning honorar Dan Christensen orienterede om slutberegning for honorar til bestyrelsen. 5 kreds repræsentant møde Dan Christensen orienterede. Fritidsudvalget Karin Jørgensen orienterede. Afd. 10 Karin Jørgensen orienterede.. Afd. 4 Karin Jørgensen orienterede om ekstraordinært afd. møde. Afd. 7 Bendt Nielsen orienterede om ekstraordinært afd. møde. 9. Nyt fra administrationen Rykker for manglende husleje Anders Rønnebro orienterede. Regnskabsafslutning Anders Rønnebro om brev til alle afdelingsbestyrelser. 10 Eventuelt Afd. 56 Karin Jørgensen orienterede om møde med rådmand. Næste møde i bestyrelsen er den 17. januar 2017 Peter Kragballe Referent