MEDDELELSER FRA FORMANDEN/ADMINISTRATIONEN ORIENTERING

Transkript

1 Dagsordenpunkt 2 MEDDELELSER FRA FORMANDEN/ADMINISTRATIONEN ORIENTERING Bestyrelsen orienteres løbende om Anti Doping Danmarks resultater, aktiviteter og initiativer. 2.1 Kvartalsrapport for 4. kvartal 2013 (LH/MH) Kvartalsrapporten for 4. kvartal 2013 (bilag 2.1.1) opgøres for hvert mål i rammeaftalen med Kulturministeriet. Årets arbejde gennemgås desuden i Årsrapporten under punkt 3 samt under punkt 4 om evaluering af målsætninger. Spørgsmål til kvartalsrapporten vil blive besvaret på mødet. 2.2 Ophør af samarbejde med Teknologisk Institut Update (LH/MH) ADD har i forbindelse med ophævelse af samarbejdsaftalen med Teknologisk Institut benyttet Lett advokater. Advokaterne har således stået for korrespondancen med Teknologisk Institut i forbindelse hermed og har også ansvar for opfølgning herefter i forhold til f.eks. erstatningsansvar. Teknologisk Institut har anerkendt, at der har været grundlag for ophør af samarbejdet på grund af manglende overholdelse af aftalevilkårene fra deres side. For nuværende afventer vi svar på erstatningskrav fra ADD s side til dækning af omkostninger forbundet med og afledt af den ophørte aftale. Der har været tæt samarbejde mellem DFHO og ADD i forbindelse med information til og kommunikation med berørte medlemmer. Der har været få henvendelser fra berørte medlemmer, og dem der har været, har fået vejledning i henhold til deres spørgsmål fra DFHO og ADD i samspil. Der er lavet aftale med det Norske WADA-akkrediterede laboratorium (Aker) om overtagelse af fitnessprøverne fremadrettet. Det betyder, at der er en øget omkostning per prøve både på grund af analyseprisen og den længere transportvej. 2.3 Løst og fast fra formanden og sekretariatet (MH/LH) MH og LH orienterer om aktuelle og relevante aktiviteter siden seneste bestyrelsesmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning Kvartalsrapport 2013, 4. kvartal

2 Dagsordenpunkt 3 ÅRSRAPPORT OG ÅRSBERETNING 2013 ORIENTERING & BESLUTNING Bestyrelsen orienteres om Årsrapportens samt Revisionsprotokollatets indhold og godkender begge dokumenter med underskrift. Årsberetningens overordnede indhold, der udarbejdes på baggrund af Årsrapporten, fremlægges og drøftes. 3.1 Årsrapport og tilhørende Revisionsprotokollat 2013 (LH) LH orienterer om ledelsesberetningen samt årsregnskabet, der tilsammen udgør årsrapporten (bilag 3.1.1). Bestyrelsen har mulighed for at få uddybet relevante områder. LH orienterer desuden om Revisionsprotokollat til årsrapporten for 2013 (bilag 3.1.2) og uddyber ligeledes de områder, bestyrelsen ønsker. 3.2 Årsberetning 2013 (LH/MH) LH og MH introducerer oplæg til Årsberetning 2013 (bilag 3.2.1)., der er et indholdsudkast og dermed ikke en færdigbearbejdet udgave. Formatet tænkes i tråd med formatet for Årsberetning 2012, som kan tilgås via linket. Bestyrelsen tager stilling til, om udkastet favner de relevante overordnede budskaber, der ønskes kommunikeret til omverdenen, og om formen fra 2012 skal bevares. Der er i udkastet især lagt vægt på de budskaber, som er fremhævet med kursiv, og som i den færdige udgave evt. kan fremhæves i citatform i opsætningen. Blandt disse budskaber er: Vigtigheden af antidopingarbejdet, en sammenhængende indsats og behovet for ressourcer hertil Målrettethed og kvalitet i højsædet og udvikling af værktøjer, der understøtter dette, fx biologisk pas og efterforskning Oplysning, forebyggelse og kulturbearbejdning blandt andet målrettet unge Dialog, synlighed og samarbejde Bedre muligheder for at håndhæve sanktioner med indførelsen af dopingregistret.dk Bedre muligheder for at sætte ind over for grov dopingkriminalitet med forhøjet strafferamme og videre rammer for politiets efterforskning Samarbejde på tværs af grænser Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt godkender og underskriver Årsrapport 2013, godkender og underskriver Revisionsprotokollat 2013, godkender oplæg til indhold og form for Årsberetning Årsrapport Revisionsprotokollat til årsrapporten for Udkast til Årsberetning 2013

3 Dagsordenpunkt 4 EVALUERING AF MÅLSÆTNINGER 2013 SAMT MÅLSÆTNINGER 2014 ORIENTERING & DRØFTELSE/BESLUTNING Bestyrelsen orienteres om opfyldelse af målsætninger for 2013 ud fra de strategiske indsatsområder, der er aftalt i rammeaftalen for med Kulturministeriet. Orienteringen er et supplement til Årsrapporten og giver baggrund til vurdering af målsætningerne for Målsætninger for de strategiske indsatsområder (LH) ADD arbejder ud fra strategiske indsatsområder og uddrager herfra målsætninger, som hvert år godkendes af bestyrelsen. LH gennemgår og præsenterer evalueringen og peger på fokusområder for 2014 (bilag ) Bestyrelsen drøfter målsætningerne for 2014 og har mulighed for at stille uddybende spørgsmål samt give input. 4.2 Motionsdopingindsatsen med udgangspunkt i informations- og oplysningsarbejdet (MRJ/MLM) samt orientering om satspuljemidler (LH) LH giver status på satspuljeprojekt vedr. antidopingarbejde i kommunerne. ADD arbejder i fællesskab med Kulturministeriet og Sundhedsministeriet i 2014 på at projektbeskrive og konceptualisere et projekt med kommunalt samarbejde i fokus, finansieret af satspuljemidler. Der er nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra Kulturministeriet (formandskab), Sundhedsministeriet, Sundhedsstyrelsen og ADD, som i 2014 arbejder på kvalificering og udvikling af projektet, herunder specificering af setup, antal kommuner, mv. Malene R. Johannisson og Michael L. Madsen præsenteres og fremlægger den del af arbejdet indenfor motionsdopingindsatsen, der handler om oplysning og information (forebyggelse). Der vil være fokus på processen, herunder udvælgelse af målgrupper samt interessenter og de analyser, der skal føre til, at de rette valg i forhold til indhold træffes. Det er målet, at være klar med nye materialer inden udgangen af Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt drøfter og beslutter målsætninger for de strategiske indsatsområder for Evaluering af målsætninger 2013 og målsætninger 2014

4 Dagsordenpunkt 6 FORRETNINGSORDEN OG DIREKTIONSINSTRUKS BESLUTNING ADD s bestyrelse fastsætter jf. vedtægternes 6 selv sin forretningsorden, som udstikker retningslinjerne for bestyrelsens virke. Samtidig er ADD s direktør ansvarlig over for bestyrelsen og de forskrifter, der til enhver tid skal gælde for ADD. Disse forhold beskrives nærmere i ADD s direktionsinstruks. 6.1 Opdatering af forretningsorden Forretningsordenen foreslås jf. bilag opdateret med bl.a. følgende ændringer: Beskrivelse af næstformandens rolle Formalisering af procedure for godkendelse af referat via 6.2 Opdatering af direktionsinstruks Direktionsinstruksen foreslås jf. bilag opdateret med bl.a. følgende ændringer: I punkt 5.1 indsættes efter første sætning "Kompetencen efter 2.6 og 3.1 kan dog ikke delegeres. Det hidtidige punkt Orientering til bestyrelsen om evt. overskridelse af kompetencer og anvisninger i presserende tilfælde og orientering af bestyrelsen herom udgår, da bestemmelsen var upræcis, og fordi det i udgangspunktet altid er muligt hurtigt at få fat på bestyrelsesmedlemmer via eller telefon. Korrekturmæssige rettelser Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og vedtager opdateret forretningsorden. at bestyrelsen drøfter og vedtager opdateret direktionsinstruks Forretningsorden for ADD Direktionsinstruks for ADD

5 Dagsordenpunkt 8 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI BESLUTNING Bestyrelsen drøftede på møde 1/2014 i januar udkast til kommunikationsstrategi. LH orienterer om det efterfølgende arbejde med kommunikationsstrategien. 8.1 Kommunikationsstrategi Bestyrelsens input er indarbejdet i vedhæftede oplæg til kommunikationsstrategi for Der lægges op til, at bestyrelsens ved sin læsning af strategien særligt tager stilling til de foreslåede strategiske fokusområder for kommunikation med henblik på bestyrelsens drøftelse af: valg af fokusområder for prioritering af fokusområderne indbyrdes MH og LH fremlægger i forlængelse heraf overvejelser for konkrete indsatser i Der lægges op til, at bestyrelsen drøfter disse med henblik på udarbejdelse af en handlingsplan for kommunikationsindsatser i Bestyrelsen kan med fordel forud for mødet tilsvarende gøre sig overvejelser for konkrete indsatser for ADD s kommunikation i I tillæg til en konkret handlingsplan for kommunikation lægges der op til, at grundlaget for ADD s kommunikation kvalificeres yderligere i løbet af 2014 i form af udvikling af et kriseberedskab. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter kommunikationsstrategien for med særligt fokus på de foreslåede fokusområder for kommunikation drøfter mulige indsatser for kommunikation i 2014 vedtager kommunikationsstrategi for Kommunikationsstrategi