Ældrerådet BESLUTNINGSREFERAT

Transkript

1 Ældrerådet BESLUTNINGSREFERAT Sted: Glesborg Plejecenter Valmuevej Glesborg Dato: Torsdag den 22. oktober 2015 Start kl.: 8:45 Slut kl.: 11:45 Medlemmer: Fraværende: Jens Erik Madsen (formand) Birgit Jensen Erik Laursen Anna Lund Hansen (næstformand) Hans Stagstrup Kristensen Ingeborg Kyed Pedersen Per Gentsch Svend Aage Simonsen Anna-Grethe Johansson Bent Rolfsted Birgit Lindgaard Birgit Lindgaard Norddjurs Kommune

2 Ældrerådet Indholdsfortegnelse Side 1. Besøg på Glesborg Plejecenter Godkendelse af dagsorden Evaluering af Norddjurs ældredag Eden Alternative Mødeplan Krav til leverandør af personlig og praktisk hjælp i Norddjurs Kommune Krav til leverandør af madservice i Norddjurs Kommune Kommunalt tilsyn på Møllehjemmet Status på klippekortsordningen Møder siden sidst Kommende møder og arrangementer Orientering/meddelelser Ældrerådets arbejdsplan Pressemeddelelser Næste møde...22 Bilagsoversigt...23 Norddjurs Kommune

3 Ældrerådet Besøg på Glesborg Plejecenter P35 15/6638 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Plejecenterleder Lene Ballegaard deltager ved begyndelsen af mødet. Beslutning i Ældrerådet den Plejecenterleder Lene Ballegaard deltog på mødet og fortalte om arbejdet på Glesborg Plejecenter herunder: Frivillige på Glesborg Plejecenter. Øget fokus på dokumentation. Belægningsprocent og tomgangshusleje. Det nye træningscenter. Valg til bruger- og pårørenderåd. Tilsynsrapporter. Ældremilliarden Ergoterapeut. 1

4 Ældrerådet Godkendelse af dagsorden Sagsgang: ÆR Åben sag Sagsfremstilling Indstilling Formanden indstiller, at dagsordenen godkendes. Beslutning i Ældrerådet den Godkendt. 2

5 Ældrerådet Evaluering af Norddjurs ældredag P35 15/418 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Norddjurs Ældredag blev afviklet efter programmet torsdag den 1. oktober Der var 133 betalende deltagere i Pavillonen i Grenaa. Til brug for planlægningen af næste års arrangement foretages en evaluering med opsamling af nyttige opmærksomhedspunkter: Overordnet vurdering Gennemgang af detaljerne herunder: o o o o Planlægning og annoncering Program Lokale og traktement Økonomi. Desuden ønskes en foreløbig drøftelse af ældredagen Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. 3

6 Ældrerådet Beslutning i Ældrerådet den Der var overordnet tilfredshed med arrangementets planlægning og afholdelse. Ældrerådet besluttede, at der ikke afholdes et tilsvarende arrangement i

7 Ældrerådet Eden Alternative P35 14/19422 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Ældrerådets arbejdsgruppe vedr. Eden Alternative har aflagt redegørelse om deres arbejde. Redegørelsen er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller: 1. at redegørelsen drøftes 2. at der træffes beslutning om arbejdsgruppens målsætning og videre arbejde. Bilag: 1 Åben Redegørelse fra ældrerådets Eden-udvalg /15 Beslutning i Ældrerådet den Redegørelsen blev drøftet. Ældrerådet konstaterer, at arbejdet i ældrerådets Eden-udvalg indtil nu har medført, at der er blevet øget opmærksomhed omkring kommunens demenspolitik. Ældrerådets Eden-udvalg planlægger på sit næste møde at lave en handleplan for udvalgets videre arbejde. På baggrund af denne handleplan beslutter ældrerådet på sit møde den 12. november, hvordan arbejdet skal videreføres. På mødet blev det desuden besluttet, at Per Gentsch udtræder af ældrerådets Eden-udvalg, og at Ingeborg Kyed Pedersen indtræder. 5

8 Ældrerådet Mødeplan P35 15/418 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 16. juni 2015 godkendt den politiske mødekalender for Efterfølgende har de enkelte fagudvalg godkendt fagudvalgenes mødedatoer for Mødekalenderen indeholder en oversigt over møder i kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget samt de stående udvalg. Mødekalenderen for 2016 er vedlagt som bilag. Ud fra den politiske mødekalender for 2016, har forvaltningen udarbejdet et forslag til mødekalender for ældrerådet. Forslag til mødedatoer: Torsdag den 21. januar 2016 Torsdag den 11. februar 2016 Torsdag den 17. marts 2016 Torsdag den 21. april 2016 Torsdag den 19. maj 2016 Torsdag den 16. juni 2016 Torsdag den 11. august 2016 Torsdag den 15. september 2016 Torsdag den 13. oktober

9 Ældrerådet Torsdag den 17. november 2016 Torsdag den 15. december 2016 Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at mødedatoerne for 2016 godkendes. Bilag: 1 Åben Politisk mødekalender /15 Beslutning i Ældrerådet den Godkendt. 7

10 Ældrerådet Krav til leverandør af personlig og praktisk hjælp i Norddjurs Kommune A00 15/15288 Åben sag Sagsgang: VPU, høring, VPU, ØK, KB Sagsfremstilling Ifølge Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg skal Norddjurs Kommune mindst én gang om året udarbejde pris- og kvalitetskrav til leverandører af hjemmehjælp. Priskravene vil blive behandlet på voksen- og plejeudvalgets møde den 24. november Kommunens kvalitetskrav til leverandørerne udformes med udgangspunkt i de fastlagte kvalitetsstandarder for de forskellige ydelsestyper. På baggrund af ændringer i kvalitetsstandarden vedrørende personlig og praktisk hjælp er kvalitetskravene for 2016 ændret i forhold til de krav, der blev stillet til leverandørerne i Kvalitetskravene er først gældende fra den 1. januar De væsentligste ændringer er følgende: at det præciseres, at tidspunktet for levering af praktisk hjælp altid skal aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. at leverandøren ikke må rette personlig eller telefonisk henvendelse til borgere på deres bopæl eller andet sted, hvortil der ikke er almindelig adgang, med henblik på at indgå en aftale om personlig eller praktisk hjælp. Kvalitetskravene skal offentliggøres og er ens for de private leverandører og den kommunale leverandør. Krav til leverandører af hjemmehjælp, kontrakt til godkendelse af leverandører under fritvalgsordningen og fritvalgsblanketten er vedlagt som bilag. 8

11 Ældrerådet Voksen- og plejeudvalget besluttede på sit møde den 29. september 2015 at sende kvalitetskravene til leverandører af hjemmehjælp til høring i ældrerådet og handicaprådet. Høringsfristen er fastsat til den 28. oktober Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at der udarbejdes høringssvar til kvalitetskravene for 2016 til leverandører af hjemmehjælp. Bilag: 1 Åben Krav til leverandører af hjemmehjælp /15 2 Åben Kontrakt til godkendelse af leverandører. Praktisk hjælp og personlig /15 pleje Åben Fritvalgsblanketten /15 Beslutning i Ældrerådet den Ældrerådet tager kvalitetskravene for 2016 til leverandør af personlig og praktisk hjælp i Norddjurs Kommune til efterretning med følgende bemærkning: Ældrerådet ønsker, at ordet optræden på side 8 ændres til adfærd. 9

12 Ældrerådet Krav til leverandør af madservice i Norddjurs Kommune A00 15/15288 Åben sag Sagsgang: VPU, høring, VPU, ØK, KB Sagsfremstilling Ifølge Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg skal Norddjurs Kommune mindst én gang om året udarbejde pris- og kvalitetskrav til leverandører af madservice. Priskravene vil blive behandlet på voksen- og plejeudvalgets møde den 24. november Kommunens kvalitetskrav til leverandørerne udformes med udgangspunkt i de fastlagte kvalitetsstandarder for de forskellige ydelsestyper. På baggrund af ændringer i kvalitetsstandarden vedrørende madservice er kvalitetskravene for 2016 ændret i forhold til de krav, der blev stillet til leverandørerne i Kvalitetskravene er først gældende fra den 1. januar De væsentligste ændringer er følgende: at mødefrekvensen i kostrådet ændres fra to gange årligt til én gang årligt. at leverandøren ikke må rette personlig eller telefonisk henvendelse til borgere på deres bopæl eller andet sted, hvortil der ikke er almindelig adgang, med henblik på at indgå en aftale om personlig eller praktisk hjælp. Kvalitetskravene skal offentliggøres og er ens for de private leverandører og den kommunale leverandør. Krav til leverandører af madservice, kontrakt til godkendelse af leverandører under fritvalgsordningen og fritvalgsblanketten er vedlagt som bilag. Voksen- og plejeudvalget besluttede på sit møde den 29. september 2015 at sende kvalitetskravene til leverandører af madservice til høring i ældrerådet og handicaprådet. Høringsfristen er fastsat til den 28. oktober

13 Ældrerådet Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at der udarbejdes høringssvar til kvalitetskravene for 2016 til leverandører af madservice. Bilag: 1 Åben Krav til leverandør af madservice /15 2 Åben Kontrakt for madservice gældenden for /15 3 Åben Fritvalgsblanketten /15 Beslutning i Ældrerådet den Ældrerådet tager kvalitetskravene til leverandør af madservice i Norddjurs Kommune til efterretning. 11

14 Ældrerådet Kommunalt tilsyn på Møllehjemmet K09 15/383 Åben sag Sagsgang: VPU, høring, VPU Sagsfremstilling Sundheds- og omsorgsområdets visitationsenhed har aflagt et uanmeldt og anmeldt tilsynsbesøg på Møllehjemmet, henholdsvis den 6. juli og den 19. august Tilsynsrapporten, inklusiv høringssvar fra bruger- og pårørenderådene er vedlagt som bilag Voksen- og plejeudvalget besluttede på sit møde den 29. september 2015 at sende tilsynsrapporten til høring i ældrerådet. Høringsfristen er fastsat til den 28. oktober Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at der udarbejdes høringssvar til tilsynsrapporten. Bilag: 1 Åben Møllehjemmet /15 Beslutning i Ældrerådet den Ældrerådet glæder sig over, at der er sket en betragtelig forbedring af levevilkårene på Møllehjemmet. 12

15 Ældrerådet Status på klippekortsordningen Ø00 15/14572 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Norddjurs Kommune har søgt og modtaget midler fra den statslige pulje til øget livskvalitet for de svageste hjemmehjælpsmodtagere til etablering af en klippekortsordning for hjemmepleje i Klippekortsaktiviteterne kan foregå både i og udenfor hjemmet. Det kan f.eks. være højtlæsning, en gåtur, købe tøj, sko og gaver, en tur til frisøren, besøg hos venner og familie. Dvs. aktiviteter, som ligger udenfor det kommunale serviceniveau for hjemmehjælp. Målgruppen for klippekortsordningen er de svageste borgere, der dagligt modtager støtte fra hjemmeplejen, og som er i stand til at administrere klippekortet i samarbejde med hjemmehjælpen, og som har et begrænset eller intet netværk, der kan støtte borgeren i hverdagen, og: hvor borgeren ikke fysisk og/eller psykisk selv magter at få dækket behovet for eksempelvis samvær, at komme ud til frisør, købmand o.l. eller hvor borgerens livskvalitet vil forbedres væsentligt ved aktiviteter i hjemmet, som ligger udenfor de ydelser, der ellers leveres. Det er en forudsætning, at borgeren ikke kan få dækket behovet via andre eksisterende kommunale tilbud eller de frivillige. Borgeren får 30 minutter én gang om ugen, men kan også vælge at spare tid op. Borgeren og den faste hjælper aftaler, om aktiviteten skal være ugentlig, eller om borgeren vil spare sammen til længerevarende aktiviteter. Der kan maksimalt opspares 4 timer hver 2. måned. 13

16 Ældrerådet Aktiviteten kan finde sted på alle hverdage mellem kl Klippekortsordningen er beskrevet i indsatskataloget for personlig og praktisk hjælp, som er et tillæg til kvalitetsstandarden, der er vedtaget i kommunalbestyrelsen den 16. juli Ordningen blev iværksat juni Efter ordningen er indført, har der været en lavere efterspørgsel end forventet. Pr. 1. september 2015 er der 65 borgere, som har fået tildelt et klippekort. Det vurderes dog, at tilgangen til ordningen er stigende. Klippekortet bruges indtil nu overvejende på sociale aktiviteter samt indkøb med ledsager og lignende. Der udtrykkes stor glæde over ordningen. Sundheds- og omsorgsområdet vil informere om ordningen i ugeavisen i oktober måned for at skabe øget opmærksomhed om tilbuddet. Økonomiske konsekvenser Norddjurs Kommunes andel af puljemidlerne til klippekortordningen er i 2015 på 0,609 mio. kr. og i 2016 på 1,28 mio. kr. Indstilling Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Ældrerådet den Orienteringen tages til efterretning. Ældrerådet anbefaler, at forvaltningen ser kritisk på kriterierne for klippekortsordningen, og at der bliver mere opmærksomhed på ordningen, så flere får gavn af den. 14

17 Ældrerådet Møder siden sidst P35 15/418 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Siden sidst Dialogmøde med voksen- og plejeudvalget Indvielse af Rickshaws i Auning og Grenaa Dialogmøde på Digterparken (BL) Møde om Grenaa midtby (EL) Møde i bruger- og pårørenderådet på Violskrænten (ALH) Møde i bestyrelsen i Djurs Mad I/S (AGJ) Møder i Sundhedsbrugerrådet og Patientinddragelsesudvalget i Viborg (JEM) Møde om Grenaa midtby (EL) Frivillig Fredag i Auning, Fjellerup og Grenaa Møde i Egnsudgiverværkstedet (BL) Ældredagen Dialogmøde på Glesborg Plejecenter (IKP) Temadag om ældrerådenes synlighed i Silkeborg (BL, JEM) Indvielse af nyt aktivitetscenter i Ørsted (BR, AGJ, SAS) Møde i ældrerådets Eden-udvalg Dagsordensmøde i Allingåbro Årsmøde i regionsældrerådet i Midtjylland (JEM, ALH, EL, PG, SAS) Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Ældrerådet den Godkendt. 15

18 Ældrerådet Kommende møder og arrangementer P35 15/418 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Kommende møder og arrangementer: Valg til bruger- og pårørenderåd på Fuglsanggården (BJ, PG) Møde i bruger- og pårørenderåd på Møllehjemmet (SAS) Årsmøde med valg til bruger- og pårørenderåd på Glesborg Plejecenter (IKP, HSK) Årsmøde med valg til bruger- og pårørenderåd på Farsøhthus (BR) Dagsordensmøde i Grenaa Kultur og fritidskonference i Pavillonen i Grenaa. (IKP, HSK, PG) Invitation er vedlagt som bilag Møde i ældrerådets Eden-udvalg DANSKE ÆLDRERÅD indbyder til ældrepolitisk konference i Vingsted. Programmet er vedlagt som bilag Møde med Dorthe Milthers, områdeleder for visitationsafdelingen og hjælpemiddelafdelingen. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller: 1. at orienteringen tages til efterretning. 2. at det besluttes, hvem der deltager i ældrepolitisk konference i Vingsted. 3. at punkter til mødet med Dorthe Milthers drøftes. 16

19 Ældrerådet Bilag: 1 Åben Invitation til kultur- og fritidskonference /15 2 Åben Program til konference i Vingsted /15 Beslutning i Ældrerådet den ) Godkendt. 2) AGJ, BJ, BR deltager. 3) Forslag til punkter til møde med Dorthe Milthers: a. Rehabilitering b. Eden-Alternative - hvor langt er vi kommet? c. Ældremilliarden hvad fik vi? d. Budgetopfølgning. 17

20 Ældrerådet Orientering/meddelelser P35 15/418 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Meddelelser: Fra formanden: o Budget 2016 blev vedtaget i kommunalbestyrelsen den 7. oktober Formanden orienterer om beslutningens konsekvenser for ældreområdet. o o Ny styrelse skal styrke patientsikkerheden. Skrivelse er vedlagt som bilag. Ny principafgørelser fra Ankestyrelsen september 2015 vedr. hjemmehjælp. Afgørelsen er vedlagt som bilag. Fra medlemmerne: Andre meddelelser: o o o o Mailservice 7 fra DANSKE ÆLDRERÅD. Mailservice 8 fra DANSKE ÆLDRERÅD. Borgerrådgiverens beretning Beretningen er vedlagt som bilag. Budgetopfølgning på ældrerådets konto. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. 18

21 Ældrerådet Bilag: 1 Åben Ny styrelse skal styrke patientsikkerheden /15 2 Åben Ankestyrelsens principafgørelse om hjemmehjælp /15 3 Åben Borgerrådgiverens beretning /15 Beslutning i Ældrerådet den Godkendt. 19

22 Ældrerådet Ældrerådets arbejdsplan P35 15/418 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Forvaltningen har udarbejdet et revideret forslag til arbejdsplan for ældrerådet i Arbejdsplanen for 2015 er vedlagt som bilag. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at den reviderede arbejdsplan for 2015 godkendes. Bilag: 1 Åben Arbejdsplan for ældrerådet /15 Beslutning i Ældrerådet den Godkendt. 20

23 Ældrerådet Pressemeddelelser A52 15/569 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Ældrerådet har den 20. februar 2014 besluttet, at det ved slutningen af hvert møde skal drøftes, om der er emner, der egner sig til en pressemeddelelse. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at det drøftes, om der skal udsendes en pressemeddelelse. Beslutning i Ældrerådet den Der udsendes ingen pressemeddelelser. 21

24 Ældrerådet Næste møde P35 15/418 Åben sag Sagsgang: ÆR Sagsfremstilling Næste ordinære møde afholdes torsdag den 12. november 2015 i rådssalen på rådhuset i Grenaa. Ønsker til punkter til dagsordenen ønskes drøftet på mødet. Økonomiske konsekvenser Punktet har ingen økonomiske konsekvenser. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Ældrerådet den Punkter til dagsordenen: De to netværksterapeuter deltager i begyndelsen af mødet. Ældrevejviseren 2.0 med deltagelse af AD Media. 22

25 Ældrerådet Bilagsoversigt 4. Eden Alternative 1. Redegørelse fra ældrerådets Eden-udvalg (130081/15) 5. Mødeplan Politisk mødekalender 2016 (141282/15) 6. Krav til leverandør af personlig og praktisk hjælp i Norddjurs Kommune 1. Krav til leverandører af hjemmehjælp 2016 (135434/15) 2. Kontrakt til godkendelse af leverandører. Praktisk hjælp og personlig pleje (135437/15) 3. Fritvalgsblanketten 2016 (133573/15) 7. Krav til leverandør af madservice i Norddjurs Kommune 1. Krav til leverandør af madservice 2016 (135435/15) 2. Kontrakt for madservice gældenden for 2016 (135439/15) 3. Fritvalgsblanketten 2016 (133573/15) 8. Kommunalt tilsyn på Møllehjemmet 1. Møllehjemmet (125351/15) 11. Kommende møder og arrangementer 1. Invitation til kultur- og fritidskonference 2015 (145174/15) 2. Program til konference i Vingsted (143388/15) 12. Orientering/meddelelser 1. Ny styrelse skal styrke patientsikkerheden (143404/15) 2. Ankestyrelsens principafgørelse om hjemmehjælp (142258/15) 3. Borgerrådgiverens beretning 2014 (141293/15) 13. Ældrerådets arbejdsplan 1. Arbejdsplan for ældrerådet 2015 (145201/15) 23

26 Ældrerådet Underskriftsside Jens Erik Madsen (formand) Birgit Jensen Erik Laursen Anna Lund Hansen (næstformand) Hans Stagstrup Kristensen Ingeborg Kyed Pedersen Per Gentsch Svend Aage Simonsen Anna-Grethe Johansson Bent Rolfsted Birgit Lindgaard 24

27 Bilag: 4.1. Redegørelse fra ældrerådets Eden-udvalg Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

28 Norddjurs Kommunes Ældreråd Eden Udvalg Anna Grethe Johansson Per Gentsch Svend Aage Simonsen Bent Rolfsted Redegørelse I foråret 2014 blev medlemmer af Norddjurs Kommunes Ældreråd opmærksom på plejesektorens forskellighed, og foranlediget en afdækning af alternativer. Herunder oplevede ældrerådet under et besøg på Stenslund i Odder, Edens alternative 10 principper blive anvendt i hverdagen og kunne konstatere, at dette sted gav beboerne en livskvalitet der gjorde livet værd at leve! Her var holdning, at omsorg for det enkelte menneske sættes i centrum idet, det er beboernes hjem og stedet hvor medarbejdere er ansatte og arbejder efter beboernes ønsker, behov og livskvalitet. Ældrerådet besluttede efterfølgende at etablerede et Eden udvalg med det formål, at gøre plejesektoren opmærksom på alternative muligheder, der i større udstrækning kan skabe forbedringer og forhindre det enkelte menneske i at lide af: Ensomhed Kedsomhed Hjælpeløshed Eden udvalgets formål blev som følge heraf, at synliggør den amerikanske læge Bill Thomas grundholdning der er formuleret i 10 principper, der for demens området allerede var vedtaget i kommunalrådet. Se bilag fra EDEN alternative. Konklusionen på vores drøftelser med mange forskellige personer fra plejesektoren og forvaltningen kan formuleres som følger: 1. Møderne var meget konstruktive og informative, idet vi fik indsigt i en proces udvikling som f. eks. hos Helle der redegjorde for en hverdag, der både indeholdt de daglige rutinefunktioner der skulle håndteres anderledes, sammen med nye opgaveformer, hvor medarbejderne skulle forså, at deres personlige holdning og indsigt til et job er i konstant forandring og nødvendigvis må ske i små step. 2. Medarbejdernes arbejde er ikke rutine funktioner, men en dynamisk udfordring i at aflæse og forstå denne dags behov og ønsker hos den enkelte borger. 3. Medarbejdernes behov for kurser, vil derfor være afhængig af den personlige indstilling til jobbet samt evnen til at kunne fortolke og forstå de aflæste signaler. 4. Generelt vil ledelsens indstilling til beboernes livskvalitet og behov være i fokus, men for den individuelle leder - bør der nok udformes en overordnet målsætning der kan/skal samarbejdes om på ledelsesplan, for at opnå en løbende udvikling af plejesektoren og dens medarbejdere. Bent Rolfsted Tangvej 4, 8950 Ørsted bent.rolfsted@gmail.com tlf

29 Norddjurs Kommunes Ældreråd Eden Udvalg Anna Grethe Johansson Per Gentsch Svend Aage Simonsen Bent Rolfsted Gennem vores drøftelser modtog vi et entydigt budskab og fortolket det som: Vis os aktiv og medvirkende handling i hverdagen, så vi kan se og mærke I mener det I siger. Som følge heraf oplevede vi, at vores samtaler skabt et tillidsforhold og medvirket til f. eks. fremskyndelsen af forskellige tiltag, blandt andet på følgende området som vi kan anbefale: at plejesektorens medarbejdere kommer på kursus. at vi foreslår ældrerådets medlemmer, at være til stede en halv hverdag på et plejecenter i en måned hvor de f. eks. går på besøg hos beboerne og observere. at plejecenter lederne kommer på kursus i Eden Alternativ. at vi inviterer Prof. Peter Øhrstrøm fra Aalborg Universitet til at holde et foredrag om Etik i ældreplejen. Loven siger Ældrerådets enkelte medlemmer er bindeled mellem borgerne og politikerne samt rådgivere for forvaltningen. Ældrerådet Ældrerådet medlemmer skal på eget initiativ komme med forslag til forbedringer af den førte ældrepolitik, det kunne f. eks. være med udgangspunkt i de 10 principper. Borger Politiker Forvaltning Kan med rette kræve aktiv handling af det enkelte folkevalgte ældrerådsmedlem, så de kan se og mærke hvilken opgave og ansvar vi har påtaget os. Hvordan kan vi gøre en forskel? Ved, at være aktiv opmærksom på lokalsamfundets ældre borgers ønsker og behov, samt, at de ikke lider af: Ensomhed Kedsomhed Hjælpeløshed. Bent Rolfsted Tangvej 4, 8950 Ørsted bent.rolfsted@gmail.com tlf

30 Bilag: 5.1. Politisk mødekalender 2016 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

31 Politisk mødekalender halvår Januar Februar Marts April Maj Juni Fr 1 Nytårsdag 53 Ma 1 5 Ti 1 VPU Fr 1 Sø 1 On 1 Lø 2 Ti 2 VPU On 2 Lø 2 Ma 2 18 To 2 Sø 3 On 3 To 3 Sø 3 Ti 3 VPU Fr 3 Ma 4 1 To 4 Fr 4 Ma 4 KUU 14 On 4 Lø 4 Ti 5 VPU Fr 5 Lø 5 Ti 5 VPU To 5 Kristi himmelfartsdag Sø 5 Grundlovsdag On 6 Lø 6 Sø 6 On 6 Fr 6 Ma 6 23 To 7 Sø 7 Ma 7 10 To 7 Lø 7 Ti 7 ØK Fr 8 Ma 8 6 Ti 8 ØK Fr 8 Sø 8 On 8 Lø 9 Ti 9 ØK On 9 Lø 9 Ma 9 19 To 9 Sø 10 On 10 EU To 10 KL Topmøde Sø 10 Ti 10 ØK Fr 10 Ma 11 2 To 11 Fr 11 KL Topmøde Ma On 11 Lø 11 Ti 12 ØK Fr 12 Lø 12 Ti 12 ØK To 12 KL social og sundhedspol forum Sø 12 On 13 Lø 13 Sø 13 On 13 Fr 13 KL social og sundhedspol forum Ma To 14 KØF Sø 14 Ma To 14 Politisk Forum Lø 14 Ti 14 KB Fr 15 KØF Ma 15 7 Ti 15 KB Fr 15 Politisk Forum Sø 15 Pinsedag On 15 EU Lø 16 Ti 16 On 16 EU Lø 16 Ma 16 2.pinsedag To 16 Sø 17 On 17 Vinterferie To 17 Sø 17 Ti 17 KB 20 Fr 17 Ma 18 3 To 18 Fr 18 Ma On 18 EU Lø 18 Ti 19 KL Børn & Unge Topmøde Fr 19 Lø 19 Ti 19 KB Temamøde budget To 19 Sø 19 On 20 EU KL Børn & Unge Topmøde Lø 20 Sø 20 On 20 EU Fr 20 Ma 20 KUU AU 25 To 21 KB Sø 21 Ma To 21 Lø 21 Ti 21 MTU Fr 22 Ma 22 KUU 8 Ti 22 Fr 22 Bededag Sø 22 On 22 BUU Lø 23 Ti 23 KB On 23 Lø 23 Ma 23 KUU 21 To 23 Temamøde budget Sø 24 On 24 BUU To 24 Skærtorsdag Sø 24 Ti 24 MTU Fr 24 Ma 25 KUU 4 To 25 AU MTU Fr 25 Langfredag Ma 25 KUU 17 On 25 BUU Lø 25 Ti 26 MTU KL sundhedskonference Fr 26 Lø 26 Ti 26 MTU To 26 AU Sø 26 On 27 BUU Lø 27 Sø 27 Påskedag On 27 BUU Fr 27 Ma To 28 AU Sø 28 Ma påskedag 13 To 28 AU Lø 28 Ti 28 VPU Fr 29 Ma 29 9 Ti 29 MTU Fr 29 Sø 29 On 29 Lø 30 On 30 BUU Lø 30 Ma To 30 Sø 31 To 31 AU Ti 31 VPU Kommunalbestyrelsen Økonomiudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Børn- og Ungdomsudvalget Kultur- og Udviklingsudvalget Miljø- og Teknikudvalget Voksen- og Plejeudvalget Erhvervsudvalget Der afholdes EU møde 16. december 2015

32 Politisk mødekalender halvår Juli August September Oktober November December Fr 1 Sommerferie Ma 1 31 To 1 Lø 1 Ti 1 VPU To 1 Lø 2 Ti 2 Fr 2 Sø 2 On 2 Fr 2 Sø 3 On 3 Lø 3 Ma 3 40 To 3 Lø 3 Ma 4 27 To 4 Sø 4 Ti 4 ØK (2. beh.) Fr 4 Sø 4 Ti 5 Fr 5 Ma 5 36 On 5 ØK Lø 5 Ma 5 49 On 6 Sommerferie Lø 6 Ti 6 ØK To 6 Sø 6 Ti 6 ØK To 7 Sø 7 On 7 Fr 7 Ma 7 45 On 7 Fr 8 Ma 8 32 To 8 Lø 8 Ti 8 ØK To 8 Lø 9 Ti 9 ØK (budget) Fr 9 Sø 9 On 9 Fr 9 Sø 10 On 10 EU Lø 10 Ma To 10 Lø 10 Ma To 11 Temamøde budget Sø 11 Ti 11 KB (2. beh.) Fr 11 Sø 11 Ti 12 Fr 12 Ma On 12 EU Lø 12 Ma On 13 Sommerferie Lø 13 Ti 13 KB To 13 KB Sø 13 Ti 13 KB To 14 Sø 14 On 14 EU Fr 14 Ma On 14 EU Fr 15 Ma 15 KUU 33 To 15 Temamøde budget Lø 15 Ti 15 KB To 15 Lø 16 Ti 16 MTU VPU Fr 16 Sø 16 On 16 EU Fr 16 Sø 17 On 17 BUU Lø 17 Ma To 17 Lø 17 Ma To 18 AU Sø 18 Ti 18 Fr 18 Sø 18 Ti 19 Fr 19 Ma 19 KUU 38 On 19 Efterårsferie Lø 19 Ma 19 KUU 51 On 20 Sommerferie Lø 20 Ti 20 MTU To 20 Sø 20 Ti 20 MTU To 21 Sø 21 On 21 BUU Fr 21 Ma 21 KUU 47 On 21 BUU Fr 22 Ma To 22 AU Lø 22 Ti 22 MTU To 22 AU Lø 23 Ti 23 KB Fr 23 Sø 23 On 23 BUU Fr 23 Sø 24 On 24 ØK (1. beh.) Lø 24 Ma 24 KUU 43 To 24 AU Lø 24 Ma To 25 Sø 25 Ti 25 MTU Fr 25 Sø 25 Juledag Ti 26 Fr 26 Ma On 26 BUU Lø 26 Ma juledag 52 On 27 Sommerferie Lø 27 Ti 27 VPU To 27 AU Sø 27 Ti 27 To 28 Sø 28 On 28 Fr 28 Ma On 28 Fr 29 Ma To 29 Lø 29 Ti 29 VPU To 29 Lø 30 Ti 30 Fr 30 Sø 30 On 30 Fr 30 Sø 31 On 31 KB (1. beh.) Ma Lø 31 Kommunalbestyrelsen Kultur- og Udviklingsudvalget Økonomiudvalget Miljø- og Teknikudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Voksen- og Plejeudvalget Børn- og Ungdomsudvalget Erhvervsudvalget VPU afholder møde i første uge af 2017

33 Bilag: 6.3. Fritvalgsblanketten 2016 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

34 Fritvalgsblanket 1. Virksomhedsoplysninger CVR-nummer: Virksomhedens navn: Adresse, postnummer og by: Telefon og fax: Hjemmeside: Kontaktperson: 2. Serviceydelser Denne fritvalgsblanket omfatter følgende ydelser (sæt kryds): Praktisk bistand Personlig hjælp Madservice Delydelse Ved delydelse anfør denne/disse: 3. Økonomiske krav 3.1. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer hermed på Tro og love, at virksomheden på tidspunktet for udarbejdelse af fritvalgsblanketten Ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr Undertegnede samtykker hermed i, at de ovennævnte afgivne oplysninger kan kontrolleres ved henvendelse til SKAT af den kommune, hvor der søges godkendelse.

35 3. Økonomiske krav fortsat 3.2. Virksomhedens omsætning og overskud har de seneste 3 år været Omsætning: Overskud: Nystartet virksomhed, kan derfor ikke vedlægge de ønskede oplysninger. Nystartet i år: 3.3. Forsikringsforhold Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer hermed, at virksomheden har tegnet de lovpligtige og nødvendige forsikringer, der sikrer medarbejderne og Kommunen mod skader og andet tab opstået ved leverandørens og dennes medarbejdernes handlinger eller undladelser. Fritvalgsleverandøren er erstatningspligtig efter dansk ret almindelige regler for de skader og tab, denne eller dennes medarbejdere måtte påføre myndigheden. Der henvises til efterfølgende policenumre for disse forsikringer: 4. Oplysninger om leverandørens medarbejdere 4.1. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at have følgende antal medarbejdere fordelt efter type og uddannelseskategori på tidspunktet for anmodning om fritvalgsblanket: Fastansatte: Løstansatte: Antal fuldtidsækvivalenter:

36 4. Oplysninger om leverandørens medarbejdere fortsat Fordeling på uddannelseskategorier - praktisk bistand og personlig hjælp: Sygeplejersker: Fysio- og ergoterapeuter: Social- og sundhedsassistenter: Social- og sundhedshjælpere: Plejehjemsassistenter: Hjemmehjælpere - 7 eller 14 ugers hjemmehjælpsuddannelse: Andre: Fordeling på uddannelseskategorier - madservice: Økonoma: Køkkenleder: Køkkenassistent: Kok: Smørrebrødsassistent: Andre: 4.2. Håndtering af ansættelse på særlige vilkår: Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville overholde de kommunale krav til ansættelse på særlige vilkår Gaveforbud Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville sikre, at samtlige medarbejdere gøres bekendt med den lokale kommunale politik i forhold modtagelse af gaver m.m. og vil sikre, at denne overholdes. 5. Krav til ydelsen Krav til madservice 5.1. Egenkontrolprogram og næringsberegning Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer, at vi på tidspunktet for udarbejdelse af fritvalgsblanketten har et godkendt egenkontrolprogram i henhold til lovgivningens krav. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville sikre en produktion i overensstemmelse med principperne i Anbefalinger for den danske institutionskost, herunder at kunne udføre de nødvendige næringsberegninger.

37 5. Krav til ydelsen fortsat Krav til personlig pleje 5.2. Praktikplads Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at være godkendt eller have til hensigt at ville søge om godkendelse som praktikplads for uddannelse af elever. 6. Krav til samarbejde 6.1. Klagehåndtering Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville deltage i klagesagsbehandling samt besvarelse alle klagehenvendelser i overensstemmelse med de lokalt fastsatte retningslinjer. 7. Generelle vilkår Fritvalgsleverandørens opmærksomhed henledes på, at anvendelse af blanketten sker på vilkår af, at virksomheden overholder de til enhver tid gældende kommunale og nationale regler om: Notatpligt Tavshedspligt Oplysnings- og tilbagemeldingspligt Videregivelse af oplysninger Fritvalgsleverandørens opmærksomhed henledes endvidere på, at lov om social service, og arbejdsmiljølovgivningen finder anvendelse ved udøvelse af leverandørvirksomhed på fritvalgsområdet. Underskrift Dato: Navn (blokbogstaver): Underskrift:

38 Vejledning til Fritvalgsblanket Du har nu mulighed for at få en fritvalgsblanket til din virksomhed. Fritvalgsblanketten kan du bruge, når du søger om godkendelse som leverandør under fritvalgsordningen i kommunerne. Du kan også bruge den ved afgivelse af tilbud i en udbudsrunde. Fritvalgsblanketten er en administrativ lettelse for virksomheder og kommuner. Med fritvalgsblanketten har du ét dokument, som samler en række af de oplysninger, der normalt skal indsamles og afgives hver gang, virksomheden skal godkendes. Fritvalgsblanketten er samtidig en ensartet måde at præsentere oplysningerne på. Fritvalgsblanketten udfyldes ved afkrydsning og ved at skrive de oplysninger, du bliver bedt om i hvert punkt. Hvis der et krav, jeres virksomhed ikke kan leve op til, skal I ikke sætte kryds. I vil stadig kunne bruge fritvalgsblanketten i de kommuner, hvor dette krav ikke er stillet. Når du udfylder fritvalgsblanketten har du følgende muligheder: Du kan udskrive fritvalgsblanketten, udfylde den og skrive under. Du kan udfylde fritvalgsblanketten på skærmen, udskrive det færdige resultat i det ønskede antal eksemplarer og skrive under. Hvis du har en digital signatur, kan du udfylde fritvalgsblanketten på skærmen, og sende den direkte til kommunen på . Du kan vælge at få en fritvalgsattest, der gælder alle de fritvalgsbelagte områder, dvs. praktisk bistand, personlig pleje og madservice, 2 af disse områder eller blot et enkelt område. Vælg kun de områder, der er relevant for de ydelser virksomheden leverer. Bemærk, at du bekræfter med din underskrift på fritvalgsblanketten, at de afgivne oplysninger er korrekte. Viser det sig, at det ikke er tilfældet, kan grundlaget for virksomhedens godkendelse på baggrund af fritvalgsblanketten principielt falde bort. Fritvalgsblanketten har ikke en bestemt gyldighed. Da blanketten indeholder økonomiske tal, der opdateres hvert år, vil der dog i praksis være behov for at udfærdige en ny blanket efter afslutning af hvert regnskabsår. Virksomhedsoplysninger: Angiv de ønskede oplysninger. Har virksomheden ikke en hjemmeside eller et CVR-nummer udfyldes disse oplysninger ikke. Bemærk, at hvis CVR-nummeret udfyldes on-line indsættes automatisk de øvrige oplysninger direkte fra CVR-registeret. Serviceydelser: Angiv ved afkrydsning hvilke ydelsesområder, fritvalgsblanketten skal omfatte. Leverer virksomheden alene en delmængde af ydelserne på et ydelsesområde (eks. tøjvask som en del af praktisk bistand) angives den /disse ved afkrydsning af feltet delydelse. Økonomiske krav: Punkt 3.1. udfyldes ved afkrydsning. Virksomheden erklærer på tro og love, jf. lov nr. 336 af 13. maj 1997 (Lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige Udbudsforretninger), at den ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr En tro og love erklæring er en udbredt standard. Bemærk, at der samtidig gives samtykke til evt. kontrol af oplysningerne. Punkt 3.2. udfyldes med de konkrete tal for omsætning og overskud de seneste 3 år. Er virksomheden nystartet markeres dette ved afkrydsning og der angives i stedet tal for det antal år, hvor det er muligt samt årstal for virksomhedsetablering. Punkt 3.3. udfyldes ved afkrydsning samt angivelse af policenumre for virksomhedens erhvervsansvarsforsikring og arbejdsskadeforsikring. Oplysninger om leverandørens medarbejdere: Punkt 4.1. udfyldes ved angivelse af det nuværende antal medarbejdere i virksomheden. Ved virksomheden forstås den konkrete virksomhed, der vil anvende fritvalgsblanketten, jf. punktet om virksomhedsoplysninger ovenfor. Antal løst ansatte er det antal personer (dvs. ikke nødvendigvis fuldtidsansatte), der er løst ansat i virksomheden. Antal fuldtidsækvivalenter kan beregnes på én af følgende måder: Virksomhedens samlede ATP-betaling i seneste regnskabsår divideret med den årlige sats for en fuldtidsansat (se eller Antal ansatte ganget med den enkelte medarbejders eventuelle deltidsbrøk (dvs. en fuldtidsansat gælder som 1 medarbejder, mens en medarbejder på 18,5 timer pr. uge gælder som ½ medarbejder). Efter angivelse af det samlede antal medarbejdere angives antallet opdelt på stillingskategorier. Bemærk, at der er ét felt for personlig pleje og praktisk bistand og ét felt for madservice. Udfyld kun det relevante felt (eller begge felter, hvis blanketten omfatter begge områder). Punkt 4.2. og 4.3. udfyldes ved afkrydsning. Ad punkt 4.2.: De kommunale krav til ansættelse på særlige vilkår varierer. Ved at sætte kryds i feltet angiver I, at vil leve op til de lokale krav på dette felt i den kommune, hvor fritvalgsblanketten anvendes. Ad punkt 4.3.: De kommunale krav vedrørende gaveforbud varierer. Ved at sætte kryds i feltet angiver I, at vil leve op til de lokale krav på dette felt i den kommune, hvor fritvalgsblanketten anvendes. Kontakt eventuelt kommunen for yderligere information. Krav til ydelsen: Punkt 5 udfyldes ved afkrydsning. Punkt 5.1. om egenkontrol og næringsberegning er kun relevant hvis fritvalgsblanketten skal anvendes i forhold til madservice Ved afkrydsning af disse felter erklærer virksomheden, at den kan leve op til de angivne krav, hvilket er en forudsætning for at levere mad under fritvalgsreglerne. Du kan se mere om egenkontrol her: Du kan finde Anbefalinger for den danske institutionskost her: Punkt 5.2. om praktikplads er kun relevant hvis fritvalgsblanketten skal anvendes i forhold til personlig pleje. Kommunernes krav på dette område varierer. Ved at sætte kryds i feltet angiver I, at I allerede er godkendt som praktikplads eller vil søge om godkendelse, hvilket er et krav i flere kommuner. Hvis I ikke kan sætte kryds, vil det kun være et problem i forhold til at blive godkendt i de kommuner, der har netop dette krav. Krav til samarbejde: Punkt 6 udfyldes ved afkrydsning. De kommunale regler for private leverandørers medvirken til håndtering af klager varierer. Ved afkrydsning af dette felt markeres, at virksomheden er villig til at leve op til de lokale vilkår i de enkelte kommuner, hvor fritvalgsblanketten anvendes. Kontakt eventuelt kommunen for yderligere information. Generelle vilkår: Anvendelse af fritvalgsblanketten sker på vilkår af overholdelse af en række forskellige vilkår. Ved udfyldelse og underskrift bekræfter du, at I som virksomhed er indforstået med dette. Kontakt eventuelt kommunen for yderligere information. Underskrift: En gyldig fritvalgsattest skal være underskrevet af en person, der er tegningsberettiget eller på anden måde har ret til at repræsentere virksomheden. Antal fastansatte er det antal personer (dvs. ikke nødvendigvis fuldtidsansatte), der er fastansat i virksomheden.

39 Bilag: 6.1. Krav til leverandører af hjemmehjælp 2016 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

40 Krav til leverandør af personlig og praktisk hjælp i Norddjurs Kommune Januar 2016

41 1. Ydelser som leverandøren kan søge godkendelse til: Praktisk hjælp i dagtimerne på hverdage Personlig pleje. Leverandøren er forpligtet til som minimum at levere praktisk hjælp i dagtimerne alle ugens 5 hverdage i enten Norddjurs Kommunes distrikt øst, vest eller distrikt Anholt. I forbindelse med levering af personlig pleje er leverandøren forpligtet til at levere plejen hele døgnet i alle ugens 7 dage i enten Norddjurs Kommunes distrikt øst, vest eller distrikt Anholt. 2. Generelle krav Leverandøren skal oplyse forhold om ejer og ledelsesforhold. Leverandøren skal oplyse, hvor stor en del af kontrakten, som eventuelt vil blive givet til en underleverandør. Hvis leverandøren indgår aftale med en underleverandør, skal såvel Norddjurs Kommune og modtageren af hjælpen skriftligt orienteres om dette. Leverandøren skal dokumentere relevant erhvervsansvarsforsikring. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft. Leverandøren skal fremvise tro og love erklæring om, at denne ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr. Leverandøren skal være i stand til at stille økonomisk sikkerhed for opfyldelsen af sine forpligtigelser overfor Norddjurs Kommune. Leverandøren har i samarbejde med Norddjurs Kommune en fælles forpligtigelse til at udvikle området - herunder indgå i efteruddannelse, udviklingsprojekter mv. Leverandøren skal i samarbejde med Norddjurs Kommune være parat til at tage et socialt ansvar med henblik på at skabe et rummeligt arbejdsmarked. Leverandøren skal fremlægge virksomhedens balance for de seneste 3 regnskabsår inkl. revisionsprotokol, hvis denne forefindes. Leverandøren skal fremlægge en erklæring om virksomhedens omsætning i forbindelse med sådanne ydelser, som leverancen vedrører, for de seneste 3 regnskabsår. Leverandøren skal fremvise referencer af tidligere gennemførte opgaver af samme størrelse og sværhedsgrad. Leverandøren skal til enhver tid følge gældende lovgivning på området samt de intentioner, der ligger bag lovgivningen. 2

42 3. Arbejdsklausul Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører skal sikre, at medarbejderne arbejder under løn- og arbejdsvilkår som mindste svarer til, hvad der er aftalt i gældende dansk overenskomst på området. Overholder leverandøren ikke dette krav og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Norddjurs Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne løn- og ansættelsesvilkår, som mindst svarer til hvad der er aftalt i gældende dansk overenskomst på området. Norddjurs Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtigelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som underleverandørers arbejdstagere. Dokumentation skal være Norddjurs Kommune i hænde senest to arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, opholdstilladelser og ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. 4. Overordnede mål og værdier Norddjurs Kommune har fokus på, at støtte og hjælp gives med et sundhedsfremmende og forebyggende sigte og på en sådan måde, at borgernes selvbestemmelse, egenomsorg og netværk så vidt mulig bevares. Dette betyder, at der er særlig fokus på, at ydelser gives med et rehabiliterende sigte, hvor dette er muligt. Vedligeholdelse og træning af færdigheder vil i samarbejde med borgeren indgå som en naturlig del af den praktiske og personlige hjælp borgeren får tildelt. Leverandørerne skal tage udgangspunkt i at borgeren vedligeholder sin funktionsevne og i størst muligt omfang støttes i, at genvinde tabte funktioner og at se nye muligheder for, at mestre hverdagen. 5. Lovgivning og bestemmelser Leverandøren er forpligtet til at acceptere, at arbejdet skal udføres i overensstemmelse med principperne i offentlig forvaltning. Dvs. at leverandøren bl.a. er omfattet af tavshedspligt, omfattet af krav til dokumentation og notatpligt. Borgeren skal have mulighed for at få indsigt i alle oplysninger (på papir og elektronisk), som leverandøren har registreret vedrørende borgeren selv. Borgeren skal have mulighed for at fravælge en bestemt medarbejder, hvis der ligger lovlige/saglige og begrundede kriterier til grund herfor. Leverandøren skal overholde den gældende persondatalovgivning i forbindelse med opbevaring af personoplysninger, elektronisk kommunikation mellem leverandøren og Norddjurs Kommune, logning af brugere mv. 3

43 Norddjurs Kommune har ophavsret til samtlige dokumenter, der udarbejdes i forbindelse med leveringen af ydelserne til borgerne. De personlige oplysninger, herunder oplysninger om modtagerens navn og adresse, som leverandøren modtager fra Norddjurs Kommune må ikke bruges i forbindelse med en målrettet markedsføring af leverandørvirksomheden. 6. Levering af ydelser til praktisk og personlig hjælp Ydelserne tildeles med baggrund i den af Norddjurs Kommunes til enhver tid fastlagte kvalitetsstandard og det fastlagte ydelseskatalog. Den praktiske og personlige hjælp skal tage udgangspunkt i de retningsgivende mål for hjælp og støtte. Der visiteres til de enkelte ydelser med en samlet normtid. Leverandøren regulerer selv småændringer i den daglige ydelse for at opnå fleksibilitet i den almindelige arbejdstilrettelæggelse. Der er ikke krav om revisitering ved småjusteringer fra dag til dag indenfor +/- 15 minutter med mindre, der er tale om en varig ændring, hvilket vil sige ud over 21 dage. Leverandøren skal udvise almindelig hjælpsomhed uden særlig afregning. Det skal tilstræbes, at hjælpen leveres af så få forskellige medarbejdere som muligt. Hjælp til personlig pleje kan ikke aflyses. Hvis tidspunktet for praktisk hjælp og personlig pleje afviger mere end +/- ½ time, skal borgeren informeres. Rengøring kan flyttes indenfor 1 uge. Det skal tilstræbes, at flytningen højest sker 2 gange i kvartalet og må ikke ske 2 gange i træk. Hvis hjælpen flyttes af leverandøren skal det tilstræbes, at borgeren informeres senest dagen før. Hvis borgeren ønsker flytning, skal det tilstræbes, at der tilbydes erstatningsbesøg indenfor 5 hverdage. Ved længerevarende fravær, så som indlæggelse ydes der ikke erstatningsbesøg. Norddjurs Kommune vil ikke kunne pålægges en merudgift, hvis leverandøren er nødsaget til at levere ydelsen på et senere tidspunkt, hvor timeprisen ville have været højere. Borgeren har mulighed for at vælge en anden ydelse end den, der er truffet afgørelse om. Ydelsen skal holdes indenfor samme omfang, som den visiterede ydelse. Ønsker borgeren at bytte mellem personlig og praktisk hjælp forudsætter det, at der er tildelt begge ydelsesformer. 4

44 Byt af ydelser foregår i samarbejde med leverandørens medarbejder. Det er medarbejderen der afgør, om det er fagligt forsvarligt. I tilfælde af planlagt indlæggelse, sommerhusophold eller andet aflyser borgeren selv til leverandøren, som herefter giver visitator besked. Ved sygehusindlæggelser er leverandøren forpligtiget til at levere den til enhver tid aftalte dokumentation til sygehuset. Hvis leverandøren går forgæves til borgeren på selve dagen, hvor ydelsen skulle leveres, er leverandøren ansvarlig for at finde ud af årsagen, handle derpå og give besked til visitator i fald der sker noget, der har indflydelse på hjælpen fremadrettet. Findes en person død i sin bolig, skal det straks meldes til politiet. Medarbejderen bliver på stedet, til politiet ankommer og overtager ansvaret. Medarbejderne skal være politiet behjælpelig med oplysninger. Opholder en medarbejder sig hos en person, der forventet dør, tilkaldes hjemmesygeplejen, der vurderer det videre forløb. 7. Leveringstid og telefontid Tidspunktet for levering af praktisk hjælp aftales altid mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til at levere praktisk hjælp i dagstimerne, dvs. mellem ca alle ugens 5 hverdage. Leverandører af praktisk hjælp skal kunne træffes telefonisk af brugeren i tidsrummet fra kl til samt telefonisk af kommunen i tidsrummet kl til på hverdage. Leverandøren må ikke udføre praktisk hjælp, når borgeren ikke er til stede. Tidspunktet for levering af personlig pleje aftales altid mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Morgenpleje udføres fortrinsvis mellem Leverandører af personlig pleje skal kunne træffes telefonisk af brugeren i tidsrummet fra kl til på hverdage samt telefonisk af kommunen 24 timer i døgnet alle ugens dage. 8. Visitation og tilbagemelding til Norddjurs Kommune Visitationsafdelingen visiterer på baggrund af en konkret, individuel vurdering af borgerens samlede behov og situation. Der udarbejdes et retningsgivende mål for indsatsen. Visitator gennemgår sammen med borgeren, og eventuelt en repræsentant for denne, baggrunden for ansøgningen. Informationsmateriale fra alle godkendte leverandører udleveres til borgeren. Efter visitationen modtager borgeren et bevillingsbrev, der beskriver et retningsgivende mål hvilket funktionstab, hjælpen skal kompensere for hvilke ydelser hjælpen omfatter 5

45 formålet med ydelserne klageadgang tidspunkt på dagen for levering af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til at følge Norddjurs Kommunes visitation og kvalitetsstandarder. Desuden skal leverandøren følge de retningsgivende mål, som er udarbejdet for den enkelte borger. Leverandøren er forpligtiget til altid at følge den af visitations beskrevne leveringsfrekvens. Afvigelser i tid og frekvens kan kun ske i forbindelse med omvisitering. Ændrer borgerens funktionsevne sig, er leverandøren forpligtet til straks at orientere visitationsafdelingen i Norddjurs Kommune om dette. Ved hændelser i borgerens hjem, der medfører øget behov for hjælp, skal leverandøren iværksætte hjælpen og senest første hverdag efter hændelse og den ændrede indsats, melde tilbage til Norddjurs Kommune. I forbindelse med fleksibel hjemmehjælp har leverandøren en tilbagemeldingspligt ved hyppige tilvalg. Leverandøren har som udgangspunkt en månedlig dokumentations- og afregningsforpligtigelse. Afvigelser herfra kan kun ske ved særlig aftale. Leverandøren skal anvende entydige og gennemskuelige dokumentationssystemer for anvendt tid i forbindelse med afregning. Norddjurs Kommunes betaling til leverandøren erlægges månedsvis bagud i forhold til præsteret ydelse. 9. Beredskab og påbegyndelse af leverance Leverandøren skal dokumentere, hvordan beredskabet i forhold til overholdelse af service- og kvalitetskrav tænkes opretholdt ved sygdom, strejke eller andet fravær eller i forbindelse med pludseligt opståede ændringer i behovet for hjælp. Leverandøren skal om nødvendigt kunne tilkalde vikarer eller andre, der sikrer, at hjælpen leveres (evt. ved et senere erstatningsbesøg). En leverandør af personlig pleje skal kunne yde assistance i forbindelse med nødkald. Der stilles krav om nødvendigt udstyr til modtagelse og besvarelse af nødkald. Som minimum mobiltelefon, som nødkald kan kanaliseres til. Til en leverandør af personlig pleje stilles der krav om overholdelse af responstid ved nødkald. Hjælpen skal være fremme senest 30 minutter efter modtagelsen af kaldet. Overholdelsen af responstiden skal kunne dokumenteres. 6

46 Leverandøren er forpligtet til at påbegynde leverancen af praktisk hjælp senest 21 dage efter, at leverandøren har modtaget besked fra Norddjurs Kommune om visitationen. Ved personlig pleje skal leverancen så vidt mulig påbegyndes straks og senest 1 døgn efter, at leverandøren har modtaget besked fra Norddjurs Kommune om visitationen. Leverandøren skal acceptere alle de modtagere, der ønsker at vælge den pågældende leverandør til levering af hjemmehjælp. 10. Samarbejde vedrørende hjemmehjælp, hjemmesygepleje og træning Den eksterne leverandør og kommunen har en fælles forpligtigelse til at sikre sammenhæng og koordination af ydelserne hos borgeren. Der er krav om gensidigt forpligtigende samarbejde med Norddjurs Kommunes terapeuter, hjemmehjælpere, sygeplejersker og andet relevant personale samt med hospital og borgerens egen læge. 11. Tilsyn og kvalitetsopfølgning Leverandørerne skal gennemføre ledelsestilsyn med det formål at sikre: At medarbejdernes kompetencer og faglige niveau svarer til de opgaver, der skal løses. At der skabes kontinuerlig læring og udvikling. At borgerne får den hjælp de er visiterede til, og at medarbejdere melder tilbage til visitator, hvis borgerens behov for støtte og hjælp ændrer sig. 12. Krav til leverandørens medarbejdere Norddjurs Kommune har besluttet, at der skal arbejdes ud fra den rehabiliterende tilgang. Borgernes egen mestringsevne skal inddrages i opgaveløsningerne, således det sikres, at der er mulighed for udvikling. Borgernes evner til at løse egne behov skal understøttes. Leverandøren er forpligtet til at tage afsæt i den rehabiliterende tilgang i opgaveløsningen Leverandøren skal benytte uddannet personale ved levering af ydelser vedrørende personlig pleje. Der skal ligeledes benyttes uddannet personale ved levering af praktisk hjælp, når der til denne hjælp er tilknyttet en målrettet forebyggende og pædagogisk opgave (jfr. Kvalitetsstandarder for personlig og praktisk hjælp). Som udgangspunkt er uddannelseskravet til fastansatte medarbejdere minimum en uddannelse som social- og sundhedshjælper. 7

47 Leverandørens medarbejdere skal have fokus på, at borgerne bevarer og udvikler nye færdigheder og inddrager borgeren i tilrettelæggelsen af hjælpen. I forbindelse med levering af praktisk hjælp og personlig pleje skal vikarer for leverandørens fastansatte medarbejdere have modtaget konkret oplæring, som sætter dem i stand til på egen hånd at udføre de bestilte opgaver. Desuden skal medarbejderne som minimum være bekendt med målet for indsatsen, ældreområdets kvalitetsstandarder og afgørelser hos den enkelte borger. Ved borgere som har behov for en særlig personlig pleje / kompleks pleje kræves, at leverandøren har mulighed for at kunne søge sygeplejefaglig vejledning og supervision. Leverandørens medarbejdere skal opfylde Norddjurs Kommunes krav, hvad angår optræden og påklædning. Medarbejdere med brugerkontakt skal kunne tale og skrive dansk. Medarbejderne skal altid ved første gangs besøg og på opfordring kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie. Leverandørens medarbejdere må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske midler fra borgerne. Herudover må der ikke finde handel sted mellem leverandørens medarbejdere og borgeren. Norddjurs Kommune ønsker generelt ikke, at godkendte leverandører lader opgaver udføre af medarbejdere, som tidligere er blevet afskediget fra Norddjurs Kommune, på grund af, at disse ikke har levet op til kommunernes krav til medarbejdernes faglige og økonomiske hæderlighed. 13. Krav til dokumentation Leverandøren skal anvende Norddjurs Kommunes omsorgssystem til dokumentation og registrering af leverede ydelser. Norddjurs Kommune stiller systemet til rådighed og står for opstartsundervisningen af leverandørens medarbejdere i systemet. Driftsudgifter forbundet med systemerne betales af leverandøren, ligesom aflønning af leverandørens medarbejdere i forbindelse med deltagelse i kursusvirksomheden alene påhviler leverandøren. 8

48 14. Digital post Det er lovpligtigt for leverandøren at kunne modtage digital post fra Norddjurs Kommune. Leverandøren skal benytte den digitale postkasse udarbejdet af e-boks, der håndterer sikker digital kommunikation mellem Norddjurs Kommune og Leverandøren. Det er et krav at leverandøren mindst én gang dagligt tjekker sin elektroniske postkasse (mails og advis). Leverandøren af personlig hjælp er forpligtet til at læse advis i omsorgssystemet mindst hver ottende time. 15. Arbejdsmiljø og adgang til hjælpemidler Leverandøren er forpligtet til at opfylde loven om arbejdsmiljø ved arbejde i borgerens hjem - herunder opfylde kravet om arbejdspladsvurdering. Hjælpemidler, der vurderes som nødvendige på grund af arbejdsmiljømæssige hensyn såvel som ud fra plejemæssige hensyn, stilles til rådighed af Norddjurs Kommune efter afgørelse af kommunens hjælpemiddelafdeling. Når hjælpemidler stilles til rådighed på grund af arbejdsmiljømæssige hensyn opkræves der leje af det enkelte hjælpemiddel. Leverandøren har pligt til at meddele, hvis der er hjælpemidler i hjemmet, som ikke benyttes. Ved en borgers fald i hjemmet, hvor leverandøren er tilkaldt for at hjælpe brugeren op igen og hvor det af arbejdsmæssige hensyn er nødvendigt at rekvirere hjælp udefra, afholder leverandøren udgiften hertil. 16. Driftssamarbejde For at sikre kvalitet, udvikling samt koordinering skal der 2 gange årligt, eller når Norddjurs Kommune ønsker det, afholdes møde mellem leverandøren og kommunen. Leverandøren skal udpege en kontaktperson, der er ansvarlig for det daglige/løbende samarbejde med Norddjurs Kommune. Leverandøren skal anvende det eksisterende dokumentationsredskab i borgerens eget hjem. Dvs. samarbejdsbøger o.lign. Leverandøren skal udpege en hovedansvarlig for indsatsen i det enkelte hjem. 17. Opsigelse, ændringer og skift af leverandør Såvel Norddjurs Kommune som leverandøren kan opsige aftalen med 3 måneders varsel. Norddjurs Kommunes krav til leverandørerne kan ændres med 3 måneders varsel. 9

49 Borgerne har mulighed for at skifte fra en leverandør til en anden senest 14 dage efter, at Norddjurs Kommune har modtaget anmodningen om leverandørskifte. 18. Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til nærværende betingelser kan ikke helt eller delvist overdrages til et andet firma uden Norddjurs Kommunes skriftlige samtykke. 19. Markedsføringsmateriale og markedsføring Det er op til leverandøren at bestemme, om der skal udarbejdes et markedsføringsmateriale om firmaet, hvordan det skal udformes, og hvilke oplysninger materialet skal indeholde. Markedsføringsmaterialet skal dog holdes inden for markedsføringslovens regler mv. Det er leverandøren der selv afholder udgifterne til materialet. Leverandøren må ikke rette personlig eller telefonisk henvendelse til borgere på deres bopæl eller andet sted, hvortil der ikke er almindelig adgang, med henblik på at indgå en aftale om personlig eller praktisk hjælp. 20. Tilbud om ansættelse af personale Norddjurs Kommune ønsker, at indgå en aftale med den private leverandør om, at der for hver gang den private leverandør udvider sin opgaveportefølge svarende til en udvidelse af den vejledende tidsnorm med 160 timer pr. måned, udløser dette en ret for Norddjurs Kommune til at overføre en medarbejder (fuldtids) til leverandøren. Norddjurs Kommune ønsker også, at der skal gælde en lignende forpligtigelse for Kommunen til at modtage en medarbejder, hvis leverandøren får sin opgaveportefølge reduceret. Det forudsættes, at medarbejderen opfylder kravene til uddannelse. Lov om lønmodtagernes retsstilling ved virksomhedsoverdragelse er gældende og ændres ikke af ovennævnte bestemmelse. For alle fastansatte medarbejdere i Norddjurs Kommune gælder, at hvis en overdragelse til en anden leverandør bliver nødvendig, må løn- og ansættelsesvilkår ikke forringes. 10

50 Bilag: 6.2. Kontrakt til godkendelse af leverandører. Praktisk hjælp og personlig pleje Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

51 Kontrakt til godkendelse af leverandør under Frit valg ordningen Personlig pleje og praktisk hjælp Norddjurs Kommune Januar 2016

52 Indholdsfortegnelse 1. Grundlaget 3 2. Betingelser 3 3. Sikkerhedsstillelse 3 4. Afregning 3 5. Den private leverandørs forsikringer 4 6. Underleverandør 4 7. Overdragelse af rettigheder og pligter 4 8. Fortrolighed 4 9. Ansvar omkring datasikkerhed Oplysningspligt Misligholdelse Kommunens misligholdelse Force Majeure Aftalens løbetid og opsigelse Ændringer i kontraktgrundlaget under Frit-valg ordningen Tvister 9 2

53 1. Grundlaget Denne kontrakt tjener til regulering af den aftalemæssige forbindelse mellem Norddjurs Kommune og kommunens leverandører under Frit valg ordningen. Kontrakten er udarbejdet på grundlag af bekendtgørelse af lov om social service, se lovbekendtgørelse nr. 254 af 20. marts 2014, nr. 344 af 26. marts 2013 og nr. 326 af 23. marts Betingelser Det er en betingelse for levering af ydelser i relation til serviceloven i Norddjurs Kommune, at herværende kontrakt er accepteret og underskrevet af såvel Leverandøren som Norddjurs Kommune. Leverandøren skal tilstadighed opfylde de krav, der er opstillet for Leverandøren i Norddjurs Kommune. Der skal særligt henvises til følgende krav: Krav til Leverandøren af hjemmehjælp i Norddjurs Kommune Kommunens kvalitetskrav/ydelseskatalog 3. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af aftalen skal der stilles en bankgaranti svarende til 10 pct. af den forventede årlige omsætning, hvis denne overstiger kr. Garantien, som skal udstedes af anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab, skal være Norddjurs Kommune i hænde senest den XX, og skal indestå indtil 3 måneder efter aftalens ophør. 4. Afregning Afregningen sker bagudrettet. Afregningsfristen er løbende måned + 1 måned. Takstændringer i løbet af indeværende år kan foretages med et varsel på 3 måneder. Kommunens takster for afregning offentliggøres på Kommunens hjemmeside. Afregning foregår i øvrigt efter Kommunens anvisninger. 3

54 5. Den private leverandørs forsikringer Den private leverandør er forpligtet til at tegne og betale sædvanlige arbejdsgiverforsikringer som arbejdsskadeforsikring, tingsforsikring, erhvervs- produktansvarsforsikring, herunder driftsforsikring for skader for hvilke, der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Dokumentation herfor i form af kopi af forsikringspolicer skal forevises ved kontraktindgåelse. 6. Underleverandør Kommunen skal godkende anvendelsen af underleverandører. Anvendelse af underleverandører medfører ingen ændring i Leverandørens ansvar over for Kommunen i henhold til nærværende aftale. 7. Overdragelse af rettigheder og pligter Ingen af parterne kan overdrage deres forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden den anden parts forudgående samtykke. 8. Fortrolighed Norddjurs Kommune forpligter sig til indenfor rammerne af forvaltnings-, offentligheds- og persondatalovens bestemmelser ikke at videregive oplysninger om den private leverandørs driftsog forretningshemmeligheder. Den private leverandør og dennes medarbejdere er underlagt tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som den private leverandør eller dennes medarbejdere får kendskab til gennem udførelsen af opgaverne. Dette gælder både i forhold omhandlende den enkelte borger og forhold omhandlende Norddjurs Kommune. 9. Ansvar omkring datasikkerhed Leverandøren skal erkende at denne er selvstændig dataansvarlig og dermed ansvarlig for overholdelse af reglerne i persondataloven i forbindelse med behandling af de personoplysninger, som Leverandøren modtager fra Kommunen. 4

55 10. Oplysningspligt Leverandøren er forpligtet til ved udøvelse af sit erhverv for Kommunen at følge principperne for offentlig forvaltning, eksempelvis retningslinjerne for dokumentation og notatpligt. Leverandøren skal endvidere, af egen drift, give Kommunen oplysninger om samtlige væsentlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale. Leverandøren skal efter anmodning fra borgeren give indsigt i dennes oplysninger. Dette gælder udelukkende oplysninger registreret af Leverandøren. Oplysningerne skal gives i papirform eller elektronisk. Leverandøren skal til alle tider overholde gældende lovgivning for opbevaring af oplysninger samt elektronisk kommunikation mellem Leverandøren og Kommunen. Leverandøren skal umiddelbart pr. telefon underrette Kommunen om forsinkelser o.l., som har væsentlig betydning for aftalens opfyldelse. Kommunen skal af Leverandøren sikres adgang til oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af Kommunens myndighedsansvar, ligesom brugere skal have mulighed for oplysninger fra Leverandøren svarende til hvad der er gældende efter de almindelige regler om offentlighed/aktindsigt m.v. Leverandøren har pligt til at orientere Kommunen om forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for planlægningen af de i aftalen omhandlede opgaver. Tilsvarende er Kommunen forpligtet til tidligst muligt at orientere Leverandøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Henvendelser fra Kommunens borgere eller andre til Kommunen vedrørende Leverandøren eller dennes medarbejdere skal straks videregives til Leverandøren og herefter besvares af Kommunen efter indhentelse af udtalelse fra Leverandøren. Henvendelser direkte til Leverandøren om konkrete forhold og hændelser besvares af Leverandøren, og Kommunen underrettes ved fremsendelse af 5

56 kopi heraf og af Leverandørens svar. Henvendelser direkte til Leverandøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Kommunen til besvarelse. Ophavsretten til samtlige dokumenter, udarbejdet i forbindelse med udførsel af opgaven tilfalder Kommunen. Leverandørens medarbejdere skal altid ved første gangs besøg eller på opfordring kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke låne penge hos eller sælge varer til borgerne. Leverandøren er forpligtet til at følge Kommunens visitation og kvalitetskrav. 11. Misligholdelse Parterne er enige om, at aftalen er indgået i gensidig tillid, hvorfor enhver påstand om misligholdelse fra en af parterne kan optages til forhandling parterne imellem. Konstaterede mangler berettiger Kommunen til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende, medmindre manglen afhjælpes som nedenfor anført. Mangler skal rettes indenfor rimelig frist efter denne er blevet opdaget eller påtalt. Fristens længde aftales mellem Kommunen og Leverandørens repræsentant. Medmindre andet aftales, iværksættes udbedring af mangler samme dag, som den er påtalt. Udbedres manglen ikke rettidigt, kan aftalen helt eller delvis opsiges med et varsel på 1 måned til den første i en måned. Parterne er forpligtet til straks og skriftligt at meddele hinanden, hvis der konstateres mangler, som vil blive betragtet som misligholdelse. Misligholdelse foreligger, hvis ydelsen ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier eller det i øvrigt ikke udføres, som Kommunen med føje kunne forvente. 6

57 Hvis det leverede er behæftet med så alvorlige mangler og Leverandøren enten erkender, at yderligere korrektion er udsigtsløs, eller forgæves har søgt at korrigere handlingerne i mere end 14 dage efter modtagelse af første påkrav over den pågældende mangel, kan Kommunen hæve aftalen helt eller delvist. Kommunen er endvidere berettiget til at hæve kontrakten, hvis leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtigelser. Såfremt Leverandøren standser betalingerne, tages under konkursbehandling, indleder forhandlinger om tvangsakkord eller træder i likvidation, er Kommunen berettiget til straks at hæve aftalen. Såfremt Leverandøren under udførelse af sine pligter i henhold til aftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skade på personer, fast ejendom eller løsøre, er Leverandøren ansvarlig for sådanne skader over for Kommunen i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler. Såfremt skadelidte rejser krav mod Kommunen i anledning af skadeforvoldelser, skal Leverandøren friholde Kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger og renter m.v., som et sådant krav måtte påføre Kommunen i det omfang Leverandøren er endeligt ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsansvarsregler. Dog kan der ikke kræves erstatning for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Der forekommer ingen ansvarsbegrænsning. Såfremt Norddjurs Kommune vurderer, at det ikke er forsvarligt at afvente svar fra Leverandøren kan afværgeforanstaltningen iværksættes umiddelbart på Leverandørens regning. Såfremt afværgeforanstaltningen iværksættes betales en konventionalbod svarende til timeprisen for levering af ydelser fra et privat vikarbureau. 12. Kommunens misligholdelse Såfremt Kommunen gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse af sine forpligtelser over for Leverandøren i henhold til nærværende aftale, er Leverandøren berettiget til at hæve aftalen, dog forudsat at Kommunen ikke efter forudgående, rimeligt varsel har redresseret misligholdelsen. Norddjurs Kommune er over for Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 7

58 13. Force Majeure Hverken Leverandøren eller Kommunen skal i henhold til nærværende aftale anses for ansvarlig over for den anden part f.s.v. ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder arbejdskonflikter, og som parten ikke ved aftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller kunne have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. I det omfang force majeure midlertidigt medfører reduktion af de ydelser, som Leverandøren til enhver tid har påtaget sig at præstere over for Kommunen, reduceres Leverandørens vederlag forholdsmæssigt, beregnet på grundlag af de vedtaget frit valgs takster. Hvis Leverandøren helt eller delvist hindres i udførelsen af sine opgaver i henhold til aftalen som følge af force majeure, og dette medfører væsentlig skadevirkninger for Kommunen eller Leverandøren, kan den af parterne, der rammes af sådanne skadevirkninger, ophæve aftalen helt eller delvist. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 kalenderdage efter, at force majeure er indtrådt. Leverandøren skal i tilfælde af arbejdskonflikter omgående underrette Kommunen om årsagen hertil, således at Kommunen eventuelt kan bistå med forslag til løsning af konflikten. 14. Aftalens løbetid og opsigelse Aftalen træder i kraft den XX. Måned 20XX. Opsigelse af kontraktforholdet kan fra begge parters side ske med mindst 3 måneders varsel til den første hverdag i måneden. I forbindelse med ophør af aftalen skal al information, der er nødvendig for at Kommunen kan udføre sine forpligtelser m.v. returneres til Kommunen. Leverandøren skal positivt medvirke til, at evt. ændring af leverandørforholdet kan ske enkelt og uden gene for brugerne. Fortrolighedsforpligtelserne skal også være gældende efter aftalens ophør. Leverandøren er forpligtet til at destruere alle informationer i form af personhenførbare data og lign. 8

59 Ved kontraktens ophør er Leverandøren, uanset årsag, ikke berettiget til at udøve tilbageholdelsesret til sikkerhed for krav, denne måtte have i forhold til Kommunen. Dette for at sikre, at Kommunen/anden Leverandør kan fortsætte udførelse af opgaverne. 15. Ændring i kontraktgrundlaget under Frit-valg ordningen i Norddjurs Kommune Ændringer som følge af ændret lovgivning, ændringer i bekendtgørelser, vejledninger og administrativ praksis, kan gennemføres umiddelbart og med samme ikrafttræden som forudsat i de relevante love, bekendtgørelser, vejledninger og den administrative praksis. Øvrige ændringer kan ske med 1 måneds varsel med ikrafttræden den første hverdag i måneden. Norddjurs Kommune har i kontraktperioden mulighed for at justere og ændre kvalitetsstandarder, kvalitetskrav, kontrakt samt andet tilhørende materiale. 16. Tvister Eventuelle tvister mellem Kommunen og Leverandøren om ethvert spørgsmål omfattet af nærværende aftale afgøres efter dansk ret. Eventuelle tvister skal i videst muligt omfang søges løst i mindelighed mellem parterne. Kan eventuelle tvister ikke løses i mindelighed, skal de afgøres ved voldgift. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig og bindende for parterne. Voldgiftsretten, som skal have sæde i Danmark, består af 3 medlemmer. Formanden udpeges på begæring af en af parterne af Præsidenten for Højesteret. Hver part udpeger 1 voldgiftsmand. Voldgiftsmændene skal udpeges og anmeldes til formanden senest 14 dage efter, at denne er udpeget. Foreligger en sådan anmeldelse ikke, udpeges voldgiftsmændene af formanden. Voldgiftsretten fastsætter selv proceduren for behandling af den enkelte sag. Såfremt Kommunen bliver sagsøgt ved de almindelige domstole, eller der bliver indledt syn og skøn ved de almindelige domstole vedrørende forhold, der har relation til Leverandørens opfyldelse 9

60 af den indgåede aftale, kan Kommunen - uagtet ovennævnte voldgiftsbestemmelse - vælge at adcitere(inddrage) Leverandøren under et sådant søgsmål eller syn og skøn. Nærværende aftale underskrives i to enslydende eksemplarer, hvoraf Norddjurs Kommune og Leverandøren hver modtager et eksemplar. Grenaa, den / 20, den / 20 For Norddjurs Kommune For Leverandøren

61 Bilag: 7.3. Fritvalgsblanketten 2016 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

62 Fritvalgsblanket 1. Virksomhedsoplysninger CVR-nummer: Virksomhedens navn: Adresse, postnummer og by: Telefon og fax: Hjemmeside: Kontaktperson: 2. Serviceydelser Denne fritvalgsblanket omfatter følgende ydelser (sæt kryds): Praktisk bistand Personlig hjælp Madservice Delydelse Ved delydelse anfør denne/disse: 3. Økonomiske krav 3.1. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer hermed på Tro og love, at virksomheden på tidspunktet for udarbejdelse af fritvalgsblanketten Ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr Undertegnede samtykker hermed i, at de ovennævnte afgivne oplysninger kan kontrolleres ved henvendelse til SKAT af den kommune, hvor der søges godkendelse.

63 3. Økonomiske krav fortsat 3.2. Virksomhedens omsætning og overskud har de seneste 3 år været Omsætning: Overskud: Nystartet virksomhed, kan derfor ikke vedlægge de ønskede oplysninger. Nystartet i år: 3.3. Forsikringsforhold Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer hermed, at virksomheden har tegnet de lovpligtige og nødvendige forsikringer, der sikrer medarbejderne og Kommunen mod skader og andet tab opstået ved leverandørens og dennes medarbejdernes handlinger eller undladelser. Fritvalgsleverandøren er erstatningspligtig efter dansk ret almindelige regler for de skader og tab, denne eller dennes medarbejdere måtte påføre myndigheden. Der henvises til efterfølgende policenumre for disse forsikringer: 4. Oplysninger om leverandørens medarbejdere 4.1. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at have følgende antal medarbejdere fordelt efter type og uddannelseskategori på tidspunktet for anmodning om fritvalgsblanket: Fastansatte: Løstansatte: Antal fuldtidsækvivalenter:

64 4. Oplysninger om leverandørens medarbejdere fortsat Fordeling på uddannelseskategorier - praktisk bistand og personlig hjælp: Sygeplejersker: Fysio- og ergoterapeuter: Social- og sundhedsassistenter: Social- og sundhedshjælpere: Plejehjemsassistenter: Hjemmehjælpere - 7 eller 14 ugers hjemmehjælpsuddannelse: Andre: Fordeling på uddannelseskategorier - madservice: Økonoma: Køkkenleder: Køkkenassistent: Kok: Smørrebrødsassistent: Andre: 4.2. Håndtering af ansættelse på særlige vilkår: Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville overholde de kommunale krav til ansættelse på særlige vilkår Gaveforbud Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville sikre, at samtlige medarbejdere gøres bekendt med den lokale kommunale politik i forhold modtagelse af gaver m.m. og vil sikre, at denne overholdes. 5. Krav til ydelsen Krav til madservice 5.1. Egenkontrolprogram og næringsberegning Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer, at vi på tidspunktet for udarbejdelse af fritvalgsblanketten har et godkendt egenkontrolprogram i henhold til lovgivningens krav. Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville sikre en produktion i overensstemmelse med principperne i Anbefalinger for den danske institutionskost, herunder at kunne udføre de nødvendige næringsberegninger.

65 5. Krav til ydelsen fortsat Krav til personlig pleje 5.2. Praktikplads Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at være godkendt eller have til hensigt at ville søge om godkendelse som praktikplads for uddannelse af elever. 6. Krav til samarbejde 6.1. Klagehåndtering Undertegnede fritvalgsleverandør erklærer at ville deltage i klagesagsbehandling samt besvarelse alle klagehenvendelser i overensstemmelse med de lokalt fastsatte retningslinjer. 7. Generelle vilkår Fritvalgsleverandørens opmærksomhed henledes på, at anvendelse af blanketten sker på vilkår af, at virksomheden overholder de til enhver tid gældende kommunale og nationale regler om: Notatpligt Tavshedspligt Oplysnings- og tilbagemeldingspligt Videregivelse af oplysninger Fritvalgsleverandørens opmærksomhed henledes endvidere på, at lov om social service, og arbejdsmiljølovgivningen finder anvendelse ved udøvelse af leverandørvirksomhed på fritvalgsområdet. Underskrift Dato: Navn (blokbogstaver): Underskrift:

66 Vejledning til Fritvalgsblanket Du har nu mulighed for at få en fritvalgsblanket til din virksomhed. Fritvalgsblanketten kan du bruge, når du søger om godkendelse som leverandør under fritvalgsordningen i kommunerne. Du kan også bruge den ved afgivelse af tilbud i en udbudsrunde. Fritvalgsblanketten er en administrativ lettelse for virksomheder og kommuner. Med fritvalgsblanketten har du ét dokument, som samler en række af de oplysninger, der normalt skal indsamles og afgives hver gang, virksomheden skal godkendes. Fritvalgsblanketten er samtidig en ensartet måde at præsentere oplysningerne på. Fritvalgsblanketten udfyldes ved afkrydsning og ved at skrive de oplysninger, du bliver bedt om i hvert punkt. Hvis der et krav, jeres virksomhed ikke kan leve op til, skal I ikke sætte kryds. I vil stadig kunne bruge fritvalgsblanketten i de kommuner, hvor dette krav ikke er stillet. Når du udfylder fritvalgsblanketten har du følgende muligheder: Du kan udskrive fritvalgsblanketten, udfylde den og skrive under. Du kan udfylde fritvalgsblanketten på skærmen, udskrive det færdige resultat i det ønskede antal eksemplarer og skrive under. Hvis du har en digital signatur, kan du udfylde fritvalgsblanketten på skærmen, og sende den direkte til kommunen på . Du kan vælge at få en fritvalgsattest, der gælder alle de fritvalgsbelagte områder, dvs. praktisk bistand, personlig pleje og madservice, 2 af disse områder eller blot et enkelt område. Vælg kun de områder, der er relevant for de ydelser virksomheden leverer. Bemærk, at du bekræfter med din underskrift på fritvalgsblanketten, at de afgivne oplysninger er korrekte. Viser det sig, at det ikke er tilfældet, kan grundlaget for virksomhedens godkendelse på baggrund af fritvalgsblanketten principielt falde bort. Fritvalgsblanketten har ikke en bestemt gyldighed. Da blanketten indeholder økonomiske tal, der opdateres hvert år, vil der dog i praksis være behov for at udfærdige en ny blanket efter afslutning af hvert regnskabsår. Virksomhedsoplysninger: Angiv de ønskede oplysninger. Har virksomheden ikke en hjemmeside eller et CVR-nummer udfyldes disse oplysninger ikke. Bemærk, at hvis CVR-nummeret udfyldes on-line indsættes automatisk de øvrige oplysninger direkte fra CVR-registeret. Serviceydelser: Angiv ved afkrydsning hvilke ydelsesområder, fritvalgsblanketten skal omfatte. Leverer virksomheden alene en delmængde af ydelserne på et ydelsesområde (eks. tøjvask som en del af praktisk bistand) angives den /disse ved afkrydsning af feltet delydelse. Økonomiske krav: Punkt 3.1. udfyldes ved afkrydsning. Virksomheden erklærer på tro og love, jf. lov nr. 336 af 13. maj 1997 (Lov om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige Udbudsforretninger), at den ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr En tro og love erklæring er en udbredt standard. Bemærk, at der samtidig gives samtykke til evt. kontrol af oplysningerne. Punkt 3.2. udfyldes med de konkrete tal for omsætning og overskud de seneste 3 år. Er virksomheden nystartet markeres dette ved afkrydsning og der angives i stedet tal for det antal år, hvor det er muligt samt årstal for virksomhedsetablering. Punkt 3.3. udfyldes ved afkrydsning samt angivelse af policenumre for virksomhedens erhvervsansvarsforsikring og arbejdsskadeforsikring. Oplysninger om leverandørens medarbejdere: Punkt 4.1. udfyldes ved angivelse af det nuværende antal medarbejdere i virksomheden. Ved virksomheden forstås den konkrete virksomhed, der vil anvende fritvalgsblanketten, jf. punktet om virksomhedsoplysninger ovenfor. Antal løst ansatte er det antal personer (dvs. ikke nødvendigvis fuldtidsansatte), der er løst ansat i virksomheden. Antal fuldtidsækvivalenter kan beregnes på én af følgende måder: Virksomhedens samlede ATP-betaling i seneste regnskabsår divideret med den årlige sats for en fuldtidsansat (se eller Antal ansatte ganget med den enkelte medarbejders eventuelle deltidsbrøk (dvs. en fuldtidsansat gælder som 1 medarbejder, mens en medarbejder på 18,5 timer pr. uge gælder som ½ medarbejder). Efter angivelse af det samlede antal medarbejdere angives antallet opdelt på stillingskategorier. Bemærk, at der er ét felt for personlig pleje og praktisk bistand og ét felt for madservice. Udfyld kun det relevante felt (eller begge felter, hvis blanketten omfatter begge områder). Punkt 4.2. og 4.3. udfyldes ved afkrydsning. Ad punkt 4.2.: De kommunale krav til ansættelse på særlige vilkår varierer. Ved at sætte kryds i feltet angiver I, at vil leve op til de lokale krav på dette felt i den kommune, hvor fritvalgsblanketten anvendes. Ad punkt 4.3.: De kommunale krav vedrørende gaveforbud varierer. Ved at sætte kryds i feltet angiver I, at vil leve op til de lokale krav på dette felt i den kommune, hvor fritvalgsblanketten anvendes. Kontakt eventuelt kommunen for yderligere information. Krav til ydelsen: Punkt 5 udfyldes ved afkrydsning. Punkt 5.1. om egenkontrol og næringsberegning er kun relevant hvis fritvalgsblanketten skal anvendes i forhold til madservice Ved afkrydsning af disse felter erklærer virksomheden, at den kan leve op til de angivne krav, hvilket er en forudsætning for at levere mad under fritvalgsreglerne. Du kan se mere om egenkontrol her: Du kan finde Anbefalinger for den danske institutionskost her: Punkt 5.2. om praktikplads er kun relevant hvis fritvalgsblanketten skal anvendes i forhold til personlig pleje. Kommunernes krav på dette område varierer. Ved at sætte kryds i feltet angiver I, at I allerede er godkendt som praktikplads eller vil søge om godkendelse, hvilket er et krav i flere kommuner. Hvis I ikke kan sætte kryds, vil det kun være et problem i forhold til at blive godkendt i de kommuner, der har netop dette krav. Krav til samarbejde: Punkt 6 udfyldes ved afkrydsning. De kommunale regler for private leverandørers medvirken til håndtering af klager varierer. Ved afkrydsning af dette felt markeres, at virksomheden er villig til at leve op til de lokale vilkår i de enkelte kommuner, hvor fritvalgsblanketten anvendes. Kontakt eventuelt kommunen for yderligere information. Generelle vilkår: Anvendelse af fritvalgsblanketten sker på vilkår af overholdelse af en række forskellige vilkår. Ved udfyldelse og underskrift bekræfter du, at I som virksomhed er indforstået med dette. Kontakt eventuelt kommunen for yderligere information. Underskrift: En gyldig fritvalgsattest skal være underskrevet af en person, der er tegningsberettiget eller på anden måde har ret til at repræsentere virksomheden. Antal fastansatte er det antal personer (dvs. ikke nødvendigvis fuldtidsansatte), der er fastansat i virksomheden.

67 Bilag: 7.2. Kontrakt for madservice gældenden for 2016 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

68 Kontrakt til godkendelse af leverandør under Frit valg ordningen madservice Norddjurs Kommune Januar 2016

69 Indholdsfortegnelse 1. Grundlaget 3 2. Betingelser 3 3. Sikkerhedsstillelse 3 4. Afregning 3 5. Den private leverandørs forsikringer 4 6. Underleverandør 4 7. Overdragelse af rettigheder og pligter 4 8. Fortrolighed 4 9. Ansvar omkring datasikkerhed Oplysningspligt Misligholdelse Kommunens misligholdelse Force Majeure Aftalens løbetid og opsigelse Ændringer i kontraktgrundlaget under Frit-valg ordningen Tvister 9 2

70 1. Grundlaget Denne kontrakt tjener til regulering af den aftalemæssige forbindelse mellem Norddjurs Kommune og kommunens leverandører under Frit valg ordningen. Kontrakten er udarbejdet på grundlag af bekendtgørelse af lov om social service, se lovbekendtgørelse nr. 254 af 20. marts 2014, nr. 344 af 26. marts 2013 og nr. 326 af 23. marts Betingelser Det er en betingelse for levering af ydelser i relation til serviceloven i Norddjurs Kommune, at herværende kontrakt er accepteret og underskrevet af såvel Leverandøren som Norddjurs Kommune. Leverandøren skal til stadighed opfylde de krav, der er opstillet for Leverandøren i Norddjurs Kommune. Der skal særligt henvises til følgende krav: Krav til Leverandøren af madservice i Norddjurs Kommune Kommunens kvalitetskrav/ydelseskatalog 3. Sikkerhedsstillelse Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af aftalen skal der stilles en bankgaranti svarende til 10 pct. af den forventede årlige omsætning hvis denne overstiger kr. Garantien skal udstedes af anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab og skal indestå indtil 3 måneder efter aftalens ophør. 4. Afregning Afregningen sker bagudrettet. Afregningsfristen er løbende måned + 1 måned. Takstændringer i indeværende år kan foretages med et varsel på 3 måneder. Kommunens takster for afregning offentliggøres på Kommunens hjemmeside. Afregning foregår i øvrigt efter Kommunens anvisninger. 3

71 5. Den private leverandørs forsikringer Den private leverandør er forpligtet til at tegne og betale sædvanlige arbejdsgiverforsikringer som arbejdsskadeforsikring, tingsforsikring, erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftsforsikring for skader for hvilke, der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Dokumentation herfor i form af kopi af forsikringspolicer skal forevises ved kontraktindgåelse. 6. Underleverandør Kommunen skal godkende anvendelsen af underleverandører. Anvendelse af underleverandører medfører ingen ændring i Leverandørens ansvar over for Kommunen i henhold til nærværende aftale. 7. Overdragelse af rettigheder og pligter Ingen af parterne kan overdrage deres forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden den anden parts forudgående samtykke. 8. Fortrolighed Norddjurs Kommune forpligter sig til indenfor rammerne af forvaltnings-, offentligheds- og persondatalovens bestemmelser ikke at videregive oplysninger om den private leverandørs driftsog forretningshemmeligheder. Den private leverandør og dennes medarbejdere er underlagt tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som den private leverandør eller dennes medarbejdere får kendskab til gennem udførelsen af opgaverne. Dette gælder både i forhold omhandlende den enkelte borger og forhold omhandlende Norddjurs Kommune. 9. Ansvar omkring datasikkerhed Leverandøren skal erkende at denne er selvstændig dataansvarlig og dermed ansvarlig for overholdelse af reglerne i persondataloven i forbindelse med behandling af de personoplysninger, som Leverandøren modtager fra Kommunen. 4

72 10. Oplysningspligt Leverandøren er forpligtet til ved udøvelse af sit erhverv for Kommunen at følge principperne for offentlig forvaltning, eksempelvis retningslinjerne for dokumentation og notatpligt. Leverandøren skal endvidere, af egen drift, give Kommunen oplysninger om samtlige væsentlige forhold, der kan hindre, forstyrre eller true Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale. Leverandøren skal efter anmodning fra borgeren give indsigt i dennes oplysninger. Dette gælder udelukkende oplysninger registreret af Leverandøren. Oplysningerne skal gives i papirform eller elektronisk. Leverandøren skal til alle tider overholde gældende lovgivning for opbevaring af oplysninger samt elektronisk kommunikation mellem Leverandøren og Kommunen. Leverandøren skal umiddelbart pr. telefon underrette Kommunen om forsinkelser o.l., som har væsentlig betydning for aftalens opfyldelse. Kommunen skal af Leverandøren sikres adgang til oplysninger, der er nødvendige for varetagelsen af Kommunens myndighedsansvar, ligesom brugere skal have mulighed for oplysninger fra Leverandøren svarende til hvad der er gældende efter de almindelige regler om offentlighed/aktindsigt m.v. Leverandøren har pligt til at orientere Kommunen om forhold, der kan have eller vil få væsentlig betydning for planlægningen af de i aftalen omhandlede opgaver. Tilsvarende er Kommunen forpligtet til tidligst muligt at orientere Leverandøren om ændringer af betydning for dennes arbejdstilrettelæggelse. Henvendelser fra Kommunens borgere eller andre til Kommunen vedrørende Leverandøren eller dennes medarbejdere skal straks videregives til Leverandøren og herefter besvares af Kommunen efter indhentelse af udtalelse fra Leverandøren. Henvendelser direkte til Leverandøren om konkrete forhold og hændelser besvares af Leverandøren, og Kommunen underrettes ved fremsendelse af 5

73 kopi heraf og af Leverandørens svar. Henvendelser direkte til Leverandøren af generel eller principiel karakter fremsendes til Kommunen til besvarelse. Ophavsretten til samtlige dokumenter, udarbejdet i forbindelse med udførsel af opgaven tilfalder Kommunen. Leverandørens medarbejdere skal altid ved første gangs besøg eller på opfordring kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgerne. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke låne penge hos eller sælge varer til borgerne. Leverandøren er forpligtet til at følge Kommunens gældende visitation og kvalitetskrav. 11. Misligholdelse Parterne er enige om, at aftalen er indgået i gensidig tillid, hvorfor enhver påstand om misligholdelse fra en af parterne kan optages til forhandling parterne imellem. Konstaterede mangler berettiger Kommunen til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende, medmindre manglen afhjælpes som nedenfor anført. Mangler skal rettes indenfor rimelig frist efter denne er blevet opdaget eller påtalt. Fristens længde aftales mellem Kommunen og Leverandørens repræsentant. Medmindre andet aftales, iværksættes udbedring af mangler samme dag, som den er påtalt. Udbedres manglen ikke rettidigt, kan aftalen helt eller delvis opsiges med et varsel på 1 måned til den første i en måned. Parterne er forpligtet til straks og skriftligt at meddele hinanden, hvis der konstateres mangler, som vil blive betragtet som misligholdelse. Misligholdelse foreligger, hvis ydelsen ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier eller det i øvrigt ikke udføres, som Kommunen med føje kunne forvente. 6

74 Hvis det leverede er behæftet med så alvorlige mangler og Leverandøren enten erkender, at yderligere korrektion er udsigtsløs, eller forgæves har søgt at korrigere handlingerne i mere end 14 dage efter modtagelse af første påkrav over den pågældende mangel, kan Kommunen hæve aftalen helt eller delvist. Kommunen er endvidere berettiget til at hæve kontrakten, hvis leverandøren væsentligt misligholder sine forpligtigelser. Såfremt Leverandøren standser betalingerne, tages under konkursbehandling, indleder forhandlinger om tvangsakkord eller træder i likvidation, er Kommunen berettiget til straks at hæve aftalen. Såfremt Leverandøren under udførelse af sine pligter i henhold til aftalen ved handlinger eller undladelser forårsager skade på personer, fast ejendom eller løsøre, er Leverandøren ansvarlig for sådanne skader over for Kommunen i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler. Såfremt skadelidte rejser krav mod Kommunen i anledning af skadeforvoldelser, skal Leverandøren friholde Kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger og renter m.v., som et sådant krav måtte påføre Kommunen i det omfang Leverandøren er endeligt ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsansvarsregler. Dog kan der ikke kræves erstatning for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Der forekommer ingen ansvarsbegrænsning. Såfremt Norddjurs Kommune vurderer, at det ikke er forsvarligt at afvente svar fra Leverandøren kan afværgeforanstaltningen iværksættes umiddelbart på Leverandørens regning. Såfremt afværgeforanstaltningen iværksættes betales en konventionalbod svarende til timeprisen for levering af ydelser fra et privat vikarbureau. 12. Kommunens misligholdelse Såfremt Kommunen gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse af sine forpligtelser over for Leverandøren i henhold til nærværende aftale, er Leverandøren berettiget til at hæve aftalen, dog forudsat at Kommunen ikke efter forudgående, rimeligt varsel har redresseret misligholdelsen. Norddjurs Kommune er over for Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 7

75 13. Force Majeure Hverken Leverandøren eller Kommunen skal i henhold til nærværende aftale anses for ansvarlig over for den anden part f.s.v. ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder arbejdskonflikter, og som parten ikke ved aftalens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller kunne have undgået eller overvundet. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af 1. punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. I det omfang force majeure midlertidigt medfører reduktion af de ydelser, som Leverandøren til enhver tid har påtaget sig at præstere over for Kommunen, reduceres Leverandørens vederlag forholdsmæssigt, beregnet på grundlag af de vedtaget frit valgs takster. Hvis Leverandøren helt eller delvist hindres i udførelsen af sine opgaver i henhold til aftalen som følge af force majeure, og dette medfører væsentlig skadevirkninger for Kommunen eller Leverandøren, kan den af parterne, der rammes af sådanne skadevirkninger, ophæve aftalen helt eller delvist. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 10 kalenderdage efter, at force majeure er indtrådt. Leverandøren skal i tilfælde af arbejdskonflikter omgående underrette Kommunen om årsagen hertil, således at Kommunen eventuelt kan bistå med forslag til løsning af konflikten. 14. Aftalens løbetid og opsigelse Aftalen træder i kraft den. xx.xx 201x. Opsigelse af kontraktforholdet kan fra begge parters side ske med mindst 3 måneders varsel til den første hverdag i måneden. I forbindelse med ophør af aftalen skal al information, der er nødvendig for at Kommunen kan udføre sine forpligtelser m.v. returneres til Kommunen. Leverandøren skal positivt medvirke til, at evt. ændring af leverandørforholdet kan ske enkelt og uden gene for brugerne. 8

76 Fortrolighedsforpligtelserne skal også være gældende efter aftalens ophør. Leverandøren er forpligtet til at destruere alle informationer i form af personhenførbare data og lign. Ved kontraktens ophør er Leverandøren, uanset årsag, ikke berettiget til at udøve tilbageholdelsesret til sikkerhed for krav, denne måtte have i forhold til Kommunen. Dette for at sikre, at Kommunen/anden Leverandør kan fortsætte udførelse af opgaverne. 15. Ændring i kontraktgrundlaget under Frit-valg ordningen i Norddjurs Kommune Ændringer som følge af ændret lovgivning, ændringer i bekendtgørelser, vejledninger og administrativ praksis, kan gennemføres umiddelbart og med samme ikrafttræden som forudsat i de relevante love, bekendtgørelser, vejledninger og den administrative praksis. Øvrige ændringer kan ske med 1 måneds varsel med ikrafttræden den første hverdag i måneden. Norddjurs Kommune har i kontraktperioden mulighed for at justere og ændre kvalitetsstandarder, pris- og kvalitetskrav, kontrakt samt andet tilhørende materiale. 16. Tvister Eventuelle tvister mellem Kommunen og Leverandøren om ethvert spørgsmål omfattet af nærværende aftale afgøres efter dansk ret. Eventuelle tvister skal i videst muligt omfang søges løst i mindelighed mellem parterne. Kan eventuelle tvister ikke løses i mindelighed, skal de afgøres ved voldgift. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig og bindende for parterne. Voldgiftsretten, som skal have sæde i Danmark, består af 3 medlemmer. Formanden udpeges på begæring af en af parterne af Præsidenten for Højesteret. Hver part udpeger 1 voldgiftsmand. Voldgiftsmændene skal udpeges og anmeldes til formanden senest 14 dage efter, at denne er udpeget. Foreligger en sådan anmeldelse ikke, udpeges voldgiftsmændene af formanden. Voldgiftsretten fastsætter selv proceduren for behandling af den enkelte sag. 9

77 Såfremt Kommunen bliver sagsøgt ved de almindelige domstole, eller der bliver indledt syn og skøn ved de almindelige domstole vedrørende forhold, der har relation til Leverandørens opfyldelse af den indgåede aftale, kan Kommunen - uagtet ovennævnte voldgiftsbestemmelse - vælge at adcitere(inddrage) Leverandøren under et sådant søgsmål eller syn og skøn. Nærværende aftale underskrives i to enslydende eksemplarer, hvoraf Norddjurs Kommune og Leverandøren hver modtager et eksemplar. Grenaa, den 1/xx 201x, den / 201x For Norddjurs Kommune For Leverandøren

78 Bilag: 7.1. Krav til leverandør af madservice 2016 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

79 Krav til leverandører af madservice i Norddjurs Kommune JANUAR 2016

80 Norddjurs Kommune 1 GENERELT OM KRAVENE 1.1 GENERELT OM MADPRODUKTIONEN I NORDDJURS KOMMUNE Leverandøren kan søge godkendelse til følgende ydelser: Måltider leveret i hjemmet Måltider uden levering i hjemmet. Aktuelt kan der oplyses følgende om produktionen i Norddjurs Kommune: I Norddjurs Kommune er der tale om køle/vakuumpakket mad, som primært leveres af det fælleskommunale produktionskøkken Djurs Mad I/S. Medio august 2015 er der ca.337 personer der er visiteret til ordningen. Leverandøren skal forestå den løbende, praktiske information om madleverancen til borgerne ved udsendelse af menuplan og bestillingsseddel. Kommunen er ansvarlig for og forestår via servicedeklarationer m.v. den mere generelle information om madordningen til brugerne. Det er op til leverandøren at bestemme, om der skal udarbejdes et markedsføringsmateriale om firmaet, hvordan det skal udformes, og hvilke oplysninger materialet skal indeholde. Markedsføringsmaterialet skal dog holdes inden for markedsføringslovens regler mv. Det er leverandøren der selv afholder udgifterne til materialet. Leverandøren må ikke rette personlig eller telefonisk henvendelse til borgere på deres bopæl eller andet sted, hvortil der ikke er almindelig adgang, med henblik på at indgå en aftale om madservice. Leverandøren er forpligtet til at indgå i et kostudvalg med repræsentation fra såvel brugere som kommune. Kostudvalget består af repræsentanter fra ældrerådet, brugerne, kommunen og leverandøren. Kostudvalget skal bestå af minimum 8 personer. Der skal minimum være 1 møde årligt eller når en af parterne ønsker det. Kostudvalget skal følge op på brugerundersøgelser, menuplaner, kvalitetskontrol, retningslinjer mv. (slettes da ældrerådet og brugerne ikke benytter sig af tilbuddet). 1.2 GENERELLE KRAV Der skal ved enhver opgaveløsning for Norddjurs Kommune tages hensyn til nedenstående væsentlige principper: Alle medarbejdere med direkte brugerkontakt, herunder madchauffør, har altid en observations- og meddelelsespligt i forhold til kommunen. Det betyder, at medarbejderen skal meddele kommunen forhold af betydning for visitationen m.v. - f.eks. en ændret situation hos brugeren. 2

81 Norddjurs Kommune Medarbejderen skal opfylde kommunens generelle krav til etik, hvad angår optræden og påklædning. Medarbejderne skal altid ved første gangs besøg og på opfordring kunne vise legitimation med billede til borgeren eller dennes familie. Medarbejdere med brugerkontakt skal kunne gøre sig forståelig på dansk (både i skrift og tale) - eller udføre opgaverne sammen med en person, som kan det. Medarbejderne skal i lighed med kommunalt ansat personale have tavshedspligt. (Borgerlig Straffelov 152/152b). Når der skal udveksles personlige oplysninger mellem kommunen og den eksterne leverandør, kan det kun ske med borgerens klare samtykke. Brugerne skal have mulighed for at få indsigt i alle oplysninger, der er registreret (på papir eller elektronisk) vedrørende brugeren selv. Der henvises i øvrigt til Retssikkerhedslovens 43, stk. 2, hvoraf fremgår, at når en myndighed overlader opgaver efter Aktivloven eller Serviceloven til andre offentlige myndigheder, er disse omfattet af reglerne i Forvaltningsloven og Offentlighedsloven i henhold til den opgave, der udføres. Leverandøren skal overholde den gældende persondatalovgivning i forbindelse med opbevaring af personoplysninger, elektronisk kommunikation mellem leverandøren og Norddjurs Kommune, logning af brugere mv. De personlige oplysninger, herunder oplysninger om modtagerens navn og adresse, som leverandøren modtager fra Norddjurs Kommune må ikke bruges i forbindelse med en målrettet markedsføring af leverandørvirksomheden. Leverandøren skal oplyse om ejer- og ledelsesforhold. Leverandøren skal oplyse, hvor stor en del af kontrakten, som eventuelt vil blive givet til en underleverandør. Leverandøren skal dokumentere relevant erhvervsansvarsforsikring og produktansvarsforsikring. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft. Leverandøren skal fremvise tro og love erklæring om, at denne ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr. Leverandøren skal være i stand til at stille økonomisk sikkerhed for opfyldelsen af sine forpligtigelser overfor Norddjurs Kommune. Leverandøren skal dokumentere, hvordan beredskabet i forhold til overholdelse af service- og kvalitetskrav tænkes opretholdt ved f.eks. sygdom, strejke o. lign. Leverandøren har i samarbejde med Norddjurs Kommune en fælles forpligtigelse til at udvikle området - herunder indgå i efteruddannelse, udviklingsprojekter mv. Leverandøren skal i samarbejde med Norddjurs Kommune være parat til at tage et socialt ansvar med henblik på at skabe et rummeligt arbejdsmarked. Leverandøren skal fremlægge virksomhedens balance for de seneste 3 regnskabsår inkl. revisionsprotokol, hvis denne forefindes. 3

82 Norddjurs Kommune Leverandøren skal fremlægge en erklæring om virksomhedens omsætning i forbindelse med sådanne ydelser, som leverancen vedrører, for de seneste 3 regnskabsår. Leverandøren skal fremvise referencer af tidligere gennemførte opgaver af samme størrelse og sværhedsgrad. 1.3 ARBEJDSKLAUSUL Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører skal sikre, at medarbejderne arbejder under løn- og arbejdsvilkår som mindste svarer til, hvad der er aftalt i gældende dansk overenskomst på området. Overholder leverandøren ikke dette krav og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan Norddjurs Kommune tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne løn- og ansættelsesvilkår, som mindst svarer til hvad der er aftalt i gældende dansk overenskomst på området. Norddjurs Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtigelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som underleverandørers arbejdstagere. Dokumentation skal være Norddjurs Kommune i hænde senest to arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, opholdstilladelser og ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. 1.4 LEDELSE Der skal ved den daglige opgaveløsning etableres samarbejder og retningslinjer for informationsudveksling m.v., der tilgodeser en effektiv drift. Der skal også indlægges tid til samarbejde på det daglige ledelsesniveau mellem kommune og leverandør. Der skal som minimum afholdes et årligt møde mellem den kommunale ledelse og den overordnede ledelse fra den eksterne leverandør med henblik på drøftelse af generelle spørgsmål f.eks. evaluering af ordningen, fastlæggelse af strategiske mål m.v. Antallet af møder bestemmes af Norddjurs Kommune. 1.5 BETALING Faktura fremsendes senest den 5. hverdag i den følgende måned, med forfald 30 dage netto. Regningen skal være opdelt således at kommunen kan se leverancen til den enkelte bruger via navn og cpr-nummer. Regningerne skal udelukkende fremsendes elektronisk. Leverandøren skal derfor kunne sende sikre mailforsendelser til Norddjurs Kommune via NemID. 1.6 DOKUMENTATION/FAKTURAKONTROL Leverandøren skal oplyse forslag til dokumentation af de leverede ydelser, herunder fakturakontrol - f.eks. anvendelse af stregkodesystem eller lign. 1.7 OPSIGELSE Aftalen kan - medmindre andet aftales - i kontraktperioden opsiges med 3 måneders varsel. 4

83 Norddjurs Kommune Borgerne har mulighed for at skifte fra en leverandør til en anden senest 14 dage efter, at Norddjurs Kommune har modtaget anmodningen om leverandørskifte. 1.8 KVALITETSKONTROL (MÅLING AF KVALITET) Brugerundersøgelser offentliggøres med henblik på at give brugeren bedre mulighed for valg. Der henvises til afsnit ANDRE KRAV Leverandøren er forpligtet til at følge Norddjurs Kommunes visitation og kvalitetskrav. Afvigelser i indhold og frekvens kan kun ske i forbindelse med omvisitering. Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til nærværende betingelser kan ikke helt eller delvist overdrages til et andet firma uden Norddjurs Kommunes skriftlige samtykke. Leverandørens medarbejdere må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske midler fra borgerne. Herudover må der ikke finde handel sted mellem leverandørens medarbejdere og borgeren. 2.1 MAD TIL BEBOERE I EGET HJEM 2 TEKNISKE KRAV For middagsmaden gælder det, at den skal være velsmagende, varieret og tilrettelagt efter borgernes ønsker og behov og skal have høj ernæringsmæssig værdi. Maden skal fremme spiselysten og der skal tages hensyn til årstidens råvarer. Madkategori: Ingen krav. Produktionssted: Ingen krav. Leverandøren er forpligtet til at levere madservice alle ugens 7 dage. Leverandøren er forpligtet til at påbegynde leverancen af madservice dagen efter, at leverandøren har modtaget besked fra Norddjurs Kommune om visitationen (Anholt: Iværksættes snarest muligt og senest indenfor 1 uge). Beskeden fra Norddjurs Kommune fremsendes udelukkende elektronisk. Leverandøren skal derfor kunne modtage sikre mailforsendelser fra Norddjurs Kommune via NemID. Det er lovpligtigt for leverandøren at kunne modtage digital post fra Norddjurs Kommune. Leverandøren skal benytte den digitale postkasse udarbejdet af e-boks, der håndterer sikker digital kommunikation mellem Norddjurs Kommune og leverandøren. Det er et krav at leverandøren mindst én gang dagligt tjekker sin elektroniske postkasse (mails og advis). 5

84 Norddjurs Kommune Leverandøren skal acceptere alle de modtagere, der ønsker at vælge den pågældende leverandør til levering af madservice. I forbindelse med varm holdt mad kan der tillades en daglig afvigelse fra det aftalte tidspunkt på +/- 15 min. I forbindelse med køle/frysemad kan der tillades en daglig afvigelse fra det aftalte tidspunkt på +/- 60 min. Der skal kunne leveres 2 portionsstørrelser: Lille og normal portion. Biret (forret eller dessert) skal kunne vælges fra. Der skal være mulighed for at ønske flere kartofler inden for pakningens muligheder Valgmuligheder Tilbuddet skal som minimum omfatte: Hovedretter: Mindst 10 valgmuligheder pr. dag. Biretter: Mindst 10 valgmuligheder pr. dag. Der kan tillige være valgmuligheder for diæter og anden specialkost Udbringning Maden leveres i tidsrummet: Varmholdig mad: hver dag mellem kl samt i tidsrummet mellem kl Køle/fryseproduktion: på en fast ugentlig hverdag, inden for samme time, uanset om de aktuelle frameldinger har indflydelse på ruteplanen. Leverancer finder sted til den med visitator/hjemmepleje aftalte adresse. Ved levering på brugerens adresse, ydes der hjælp med at sætte kølemaden i køleskab/fryser. Leverandøren skal sikre, at temperaturen ikke overstiger 5 ved levering. Brugeren overtager herefter leverancen. Ved tvivlsspørgsmål i forhold til holdbarhed af det leverede, kommer tvivlen altid brugeren til gode. For at forbedre den enkeltes borgers behov omkring ernæringsrigtig kost skal personalet som, leverer maden have en kostfaglig uddannelse, således at der over for den enkelte borger kan ydes vejledning og støtte omkring ernæringsrigtig kost. Kommunen betaler omkostninger til mikroovn (opvarmningsinstallation) i borgerens eget hjem. Leverandøren skal uden beregning stå for leverancen af den kommunale mikroovn til den enkelte bruger. Ved rengøring af brugte ovne modtager leverandøren 50 kr. pr. ovn. 6

85 Norddjurs Kommune 2.2 I ØVRIGT Søn- og helligdage I forbindelse med søn- og helligdage tilbydes søndagsmenuer Højtidsmenuer Medmindre andet aftales med kommunen og kostudvalget, skal nedennævnte retter være en mulighed ved følgende højtider: Mortensaften: Juleaften: Nytårsaften: Påskedag: And And og ris a la mande Torsk/hamburgerryg med kartofler og grønlangkål Lam Ekstrabestillinger Hvis brugere af madordningen ønsker at bestille mere end 7 hovedretter og 7 biretter, skal dette være muligt via bestillingssedlen Administrative retningslinjer Leverandøren er eneansvarlig for styringen af leverancerne. Leverandøren er ansvarlig for registrering af bestillinger og afbestillinger. Indlæggelser på sygehus eller dødsfald afmeldes som hastesag, og leverancen ophører i videst muligt udstrækning samme dag, som leverandøren får besked. Hvis den hjemmeboende bruger ikke er hjemme på det faste leveringstidspunkt skal hjemmeplejen i Norddjurs Kommune kontaktes. Årsagen til at der ikke lukkes op undersøges nærmere af Norddjurs Kommunes hjemmepleje. Leverandøren tager maden med retur til køkkenet og brugeren kan, efter anmodning, få maden leveret på ny mod betaling af et gebyr på kr. 150,00. Forekommer der i en leverance fejl eller mangler, der kan tilskrives leverandøren, er denne forpligtet til omgående - og for egen regning - at levere det manglede til modtageren. Leverandøren skal komme med nærmere forslag til retningslinjer for afbestilling. Retningslinjerne skal godkendes af Norddjurs Kommune. Retningslinjerne kan afstemmes efter produktionsform Merkøb/tilkøb Leverandøren kan fremkomme med forslag til sortimentsliste for mer- og tilkøbsvarer (eksempelvis morgen- og aftensmad, salater og kage). 7

86 Norddjurs Kommune 2.3 KVALITET Oplevet subjektiv kvalitet Der ønskes en tæt, venlig og serviceminded kontakt til brugerne. Norddjurs Kommune udarbejder brugerundersøgelser, der skal indgå i en vedvarende kvalitetskontrol. Der stilles et nærmere antal spørgsmål. For at opfylde succeskriteriet skal 80 pct. af de afgivne svar, være positive. De adspurgte skal svare til minimum 25 pct. af brugerne. Det forventes, at Norddjurs Kommune forestår undersøgelsen. Hvis der er flere end 20 pct. negative svar på 3 efter hinanden foretagne undersøgelser (der foretages jævnt fordelt over 12 måneder), kan kommunalbestyrelsen enten kræve en prisreduktion svarende til 5 pct. af den samlede tilbudssum eller opsige aftalen med 3 måneders varsel Portionsstørrelser (minimumstørrelser/mængder) i leveret stand Mængde Almindelig portion Lille portion Hel kød Gram Paneret kød Gram Fars Gram Fjerkræ uden ben Gram Fisk Gram Sammenkogt ret dl. 2,5, heraf 80 gram kød 2,0, heraf 60 gram kød Kartofler Gram Kartoffelmos Gram Grønt Gram Løse ris Gram Stuvede grøntsager dl. 2,2 2,0 Sovs dl. 1,5 1,0 Grøntsupper dl. 2,5 2,5 Frugtsupper + evt. tilbehør dl. 2,5 2,5 Frugtgrød + mælk dl. 2,0 2,0 Mælkegrød + evt. tilbehør dl. 2,5 2,5 Dessert dl. 2,0 2, Madens næringsindhold Madens næringsindhold skal til enhver tid følge gældende retningslinjer. Energiindholdet skal følge de almindelige anvisninger på området. Vedtagne grænser for energiprocentfordeling for hovedmåltid skal overholdes. Anvendelse af tilsætningsstoffer skal holdes på et absolut minimum - der henvises til fortegnelse over godkendte tilsætningsstoffer (positivlisten) fra Levnedsmiddelstyrelsen. Kommunen lægger generelt vægt på, at der fremstilles mad efter anbefalinger for den danske institutionskost. 8

87 Norddjurs Kommune Kvalitetskrav ved udbringning Ved udkørsel af maden skal de i lovgivningen anførte minimums- og maksimumstemperaturer overholdes. Køretøjet må i øvrigt ikke anvendes til andre transportopgaver, der på nogen måder kan rejse tvivl ved den hygiejniske kvalitet ved udbringningen. 2.4 KVALITETSKONTROL Egenkontrol og kvalitetskontrol i øvrigt Norddjurs Kommune vil løbende foretage kontrol af, om maden lever op til de i afsnit til afsnit opstillede minimumskrav. Leverandøren er forpligtet til at kontakte kommunen, hvis der opstår forhold af betydning for gennemførelsen af leverancer eller forhold, som på nogen måde vil kunne påvirke opfattelsen af Norddjurs Kommunes forsvarlige opfyldelse af sine forpligtelser overfor målgruppen. Fødevaredirektoratets varemærkning (smiley-ordningen) skal kunne oplyses overfor brugeren. Det forudsættes at tilbudsgiverne bl.a. er bekendt med følgende lovgivning m.v.: LOV Nr. 467 af 15/05/2014 Lov om fødevarer. BEK Nr af 19/09/2014 Bekendtgørelse om autorisation og registrering af fødevarevirksomheder mv. BEK Nr. 788 af 24/07/2008 Bekendtgørelse om fødevarehygiejne. BEK. Nr af 23/10/2014 Bekendtgørelse om uddannelse i fødevarehygiejne. Anbefalinger for den danske institutionskost Sundhedsstyrelsen m.fl.,

88 Bilag: 8.1. Møllehjemmet Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

89 Sundhed og Omsorg Plejecenter Møllehjemmet Uanmeldt og anmeldt kommunalt tilsyn 2015

90 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kvalitetsvurdering Datakilder Samlet vurdering Anbefalinger Opmærksomhedspunkter Afsluttende samtale med plejecenterlederen Anmeldt tilsyn, inklusiv Bruger- pårørenderådets høringssvar...5 1

91 1. Indledning Det uanmeldte og det anmeldte tilsyn fandt sted henholdsvis den 6. juli og den 19. august De kommunale tilsyn medvirker til, at sikre en løbende udvikling af kvaliteten af de ydelser beboerne modtager, og afdække forbedringsmuligheder i den måde opgaverne løses på. Tilsynet har en faglig indfaldsvinkel, med plads og respekt for dialog mellem tilsynets parter. Derved er der mulighed for at kombinere tilsyn med ledelsesinformation, læring og indsamle og dele viden, med henblik på løsning af eventuelle fælles udfordringer eller nye tiltag på plejecentrene. Tilsynet har fokus på kerneopgaven. De er fremadrettet og udviklingsorienteret. De er sammenlignelige, så de kan bruges til at følge udviklingen på de enkelte plejecentre og give et generelt overblik over kvalitetsniveauet i indsatsen på tværs af plejeboligerne. Tilsynet vurderer den samlede indsats i forhold til de lovgivningsmæssige rammer, kommunens serviceniveau og den enkelte beboers behov for omsorg og pleje. 2. Kvalitetsvurdering Vurderingen af kvaliteten sker ud fra en samlet vurdering i forhold til: Generelle emner: Beboertilfredshed, om de nødvendige kompetencer er til stede for, at kunne løse opgaverne, miljøet på stedet, herunder sygefraværet, om der er overensstemmelse i forhold til lovgivning og serviceniveauet, dokumentation og den målrettede indsats hos den enkelte beboer, samarbejdet med pårørende, bruger- pårørenderåd, samarbejdet med mellem ledelsen og personalet, sidste års anbefalinger, udviklingsmuligheder, indeværende års fokusområder, opfølgning af eventuelle anbefalinger i forbindelse med Embedslægens tilsyn. Fokusområder i 2015: Dokumentation i det nye omsorgssystem: - Handleplaner for den målrettede helhedsorienterede indsats for pleje og omsorg. - Den enkelte medarbejders fortrolighed med det nye omsorgssystem Rehabilitering og træning. Hvad har ansættelse af terapeuter på plejecentre betydet i forhold til, at vedligeholde og udvikle den enkelte beboers ressourcer. Den lokale og konkrete handleplan for indsatsen på demensområdet (i henhold til demenspolitikken) Hvordan arbejder det enkelte plejecenter med indførelse af velfærdsteknologi. 3. Datakilder Interview: 2 beboere 2 medarbejdere 1 koordinerende sygeplejersker 2

92 Plejecenterlederen Interviews tager udgangspunkt I forudbestemte spørgsmål, som belyser punkterne under kvalitetsvurderingen. De er gennemgående for alle plejecentrene. Dokumentation: Handleplaner med fokus på social aktivitet, rehabiliterende indsats og magtanvendelse Vejledninger i forhold til, at forebygge anvendelse af magt Opfølgning embedslægens tilsyn Opfølgning på sidste års anmeldte og uanmeldte kommunale tilsyn Observationer på stedet 4. Samlet vurdering Samlet vurdering af kvaliteten: Der er en mærkbar forskel på miljøet og samarbejdet i forhold til sidste års kommunale tilsyn. Miljøet er bedret, stemningen god og personalet mere ansvarsbevidste. Tingene foregår på beboernes præmisser. Alle beboere har en afgørelse og beboerne er tilfredse med den pleje og omsorg de modtager. De oplever, at der er en god omgangstone og mange tilbud om sociale aktiviteter. Tilsynet får indtryk af, at der er et godt miljø omkring samværet med beboerne. Alle beboere får løbende vurderet deres behov for rehabilitering og der arbejdes målrettet med at udvikle beboernes ressourcer. Alle beboere har en afgørelse på den støtte og hjælp de modtager. Der er et godt samarbejde hele vejen rundt og synlig ledelse. Specifikt for: Fokusområderne Dokumentation Stikprøvekontrol hos 2 medarbejdere viser, at de er fortrolige med det nye omsorgssystem og at dokumentationen er fyldestgørende. Møllehjemmet laver stikprøvekontrol på dokumentationen hvert halve år. Rehabilitering og træning. Hvad har ansættelse af terapeuter på plejecentret betydet i forhold til, at vedligeholde og udvikle den enkelte beboers ressourcer Kvaliteten af den vedligeholdende træning er højnet. Der er iværksat flere aktiviteter, som er målrettet beboernes behov. Der er udarbejdet funktionsvurdering på beboeren og denne tænkes ind i planlægning af aktiviteterne og den individuelle træning. Den lokale og konkrete handleplan for indsatsen på demensområdet (i henhold til demenspolitikken) Målet er, at beboerne i demensafsnit Elmebo får et specialiseret og individuelt tilrettelagt tilbud, der giver den enkelte mulighed for at leve et meningsfulgt og værdigt liv. 3

93 I løbet af 2015 iværksættes: - Temadage omkring beboernes trivsel og velvære i hverdagen, - undervisning i, hvordan der skabes hjemlige og fleksible rammer for beboere med demens med plads til den enkeltes personlighed og med respekt for personens livsforløb, - temadage for personalet, "pårørende samarbejde", - supervision på teammøder, faglige refleksion, - indretning af have, til glæde for beboerne. Hvordan arbejder plejecentret med indførelse af velfærdsteknologi Målet er, at beboerne skal opleve, at velfærdsteknologiske løsninger er en integreret del af de indsatser, der bliver tilbudt på Plejecenter Møllehjemmet. Beboerne skal opleve så stor grad af selvhjulpenhed som det er muligt. I løbet af 2015, iværksættes: - Information til personalet om muligheder for velfærdsteknologisske løsninger. - Et fast punkt på dagsorden til teammøder: muligheder for velfærdsteknologiske løsninger hos Den enkelte beboer. - Deltagelse i temadag om velfærdsteknologiske hjælpemidler. - I samarbejde med velfærdsteknologikonsulenten gennemgå muligheder for Velfærdsteknologiske løsninger. Embedslægetilsynet: få anmærkninger, næste embedslægetilsyn er i år Opfølgning på sidste års kommunale tilsyn: Alle anbefalinger: og opmærksomhedspunkter er imødekommet. Alle assistenter er sidemandsoplært af den koordinerende sygeplejerske og assistenterne dokumenterer sammen med hjælperne. Der er skabt rum til dokumentation og etableret flere arbejdsstationer. Medarbejderne oplever, at der er skabt synlig ledelse og de er fortrolige med hvad der arbejdes hen imod. Arbejdsmiljøet er tydeligt bedret. 5. Anbefalinger Der er ingen anbefalinger 6. Opmærksomhedspunkter At sikre en planlægning der tilgodeser demensafsnittet, så beboerne kan få én til én kontakt og skærmes ved behov. 7. Afsluttende samtale med plejecenterlederen Møllehjemmet har i det forløbne år været i en god udvikling. Miljøet er tydeligt bedret og medarbejderne er engageret og inddrager beboerne i de daglige gøremål og de beslutninger der skal træffes. 4

94 Demensafsnittet er en udfordring, da ikke alle boliger er besatte og enheden derfor er lille. Det kan være svært at opretholde et team af medarbejdere og tilbyde én til én kontakt og skærmning, da der oftest kun er en medarbejder i afsnittet. 8. Anmeldt tilsyn, inklusiv Bruger- pårørenderådets høringssvar Deltagere: Svend Aage Simonsen Pia Falck Laila Hedegaard Birgit Appel Dorthe Milthers Ældrerådet Medarbejder Koordinerende sygeplejerske Plejecenterleder Områdeleder af visitation og hjælpemidler 1. Præsentationsrunde og kort gennemgang af formålet med dialogmødet ved Dorthe Milthers. Der er kun ét medlem i bruger- og pårørende rådet, som ikke deltog i dialogmødet. Møllehjemmet arbejder på, at finde nye medlemmer til rådet. Den endelige rapport fra det uanmeldte og anmeldte tilsyn sendes til den repræsentant, der på nuværende tidspunkt er i bruger- og pårørenderådet. 2. Statusoplæg ved Birgit Appel Møllehjemmet har haft gode og stabile afløsere og sommeren er forløbet godt. Møllehjemmet har haft to uddannede ferieafløser. Den koordinerende sygeplejerske har sagt sin stilling op. Stillingen slås op i december måned og en sygeplejerske vil blive konstitueret i den mellemliggende periode. Der er arbejdet med sidste års anbefalinger og opmærksomhedspunkter: Det har blandt andet forbedret arbejdsmiljøet. Derudover er alle meget opmærksomme på at udføre en god tandhygiejne. Enkelte medarbejdere har været til undervisning i forbindelse med demensdagen. Møllehjemmet har et godt samarbejde med omsorgstandplejen, og får instruktion i tandhygiejne, som er målrettet den enkelte beboer. Møllehjemmet er opmærksom på velfærdsteknologiske hjælpemidler og en del er implementeret. Det er en udfordring med tomme boliger i demensenheden, da det påvirker personalenormeringen. 3. Kort gennemgang af konklusion på det uanmeldte besøg, ved Dorthe Milthers Konklusionen fremgår af det uanmeldte tilsyn, punkt 3 den samlede vurdering. 4. Gennemgang af udviklingsområder og næste års fokusområder, ved Birgit Appel Møllehjemmet arbejder viderearbejde videre med deres indsatsområder: Det gode hverdagsliv, beboernes trivsel og velvære i hverdagen, kontaktpersonsordningen, Samarbejde med pårørende og frivillige, implementering af værdier, Velfærdsteknologi. 5

95 Derudover er indretningen af haven ved Møllebo et stort fælles projekt, hvor både beboere, personale, pårørende og frivillige inddrages. 5. Mødedeltagernes opsamling og konklusion på det uanmeldte og anmeldte tilsyn, ved Dorthe Milthers Ingen bemærkninger. 6. Beboer-pårørende rådets høringssvar på tilsynsrapporten: Rapporten er taget til efterretning Dorthe Milthers Områdeleder visitation og hjælpemiddelafdelingen Sundhed og omsorg 6

96 Bilag: Program til konference i Vingsted Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

97 DANSKE ÆLDRERÅD inviterer til ældrepolitisk, landsdækkende konference: Etik som grundstenen i fremtidens demenspleje Mandag d. 16. november 2015 i Vingstedcentret ved Vejle Demens er en folkesygdom, som de fleste af os kommer i berøring med på et tidspunkt, enten som pårørende eller fordi vi selv får stillet en demensdiagnose. En fremskrivning, foretaget af Nationalt Videnscenter for Demens, viser, at antallet af borgere med demenssygdom vil stige fra danskere i dag til ca i Stigningen skyldes især, at vi er blevet bedre til at behandle andre livstruende sygdomme som kræft og hjertesygdomme, og at vi bliver ældre og ældre. Problematikker, der vedrører borgere med demenssygdomme, blive stadig mere presserende ikke mindst fordi det anslås, at demenssygdomme årligt koster kommuner og regioner omkring 24 milliarder kroner. Et beløb som vil stige. Sundheds- og ældreminister Sophie Løhde har offentliggjort, at regeringen sætter gang i arbejdet med at lave en ny national handlingsplan for demens. Det betyder, at ældre-/seniorråd, politikere, forvaltninger, personale og pårørende i fællesskab nøje skal overveje, hvordan et demensvenligt samfund ser ud, og hvordan den bedste demenspleje tilrettelægges. Den etiske fane bør holdes højt i arbejdet, men Hvordan træffer man etiske beslutninger? Ryger etikken ud, når økonomien spiller ind? Hvor mange beboere på plejehjem har en demensdiagnose, og hvad betyder dét for såvel demensramte som for øvrige beboere og medarbejderne? Hvordan kan vi som samfund bedst støtte op om pårørende til mennesker med demenssygdomme? Hvordan sikrer vi god demenspleje trods knappe ressourcer? Det er i etiske dilemmaer ikke muligt at opstille et entydigt svar på, hvad der er det bedste at gøre i den enkelte situation, men det er vigtigt, at vi alle forholder os til dilemmaerne, og giver os tid til refleksion og dialog. Refleksion og dialog bør være grundstenen til fremtidens demenspleje. Tid: Mandag d. 16. november 2015 Målgruppe: Medlemmer af ældre-/seniorråd, deres samarbejdspartnere, medlemmer og medarbejdere i frivillige organisationer og ældreorganisationer, embedsmænd/fagfolk fra kommuner og regioner, forskere samt kommunal-, regional og landspolitikere Sted: Vingstedcentret, Vingsted Skovvej 2, 7182 Bredsten Pris: kr. for medlemmer af ældre-/seniorråd, kr. for øvrige Tilmeldingsfrist: Tirsdag d. 3. november 2015

98 Program Fra kl Indregistrering, kaffe og rundstykker Kl Velkomst Ved Bent Aa. Rasmussen, formand for DANSKE ÆLDRERÅD Kl Etiske dilemmaer ved demenssygdom Etiske dilemmaer ved demenssygdom bliver mere presserende at diskutere, jo flere mennesker der lider af en demenssygdom. Dilemmaerne kan f.eks. angå genoplivning/hjertestartere, overvågning, sandheder/løgne, tvang og velfærdsteknologi. I sidste ende handler det om, hvilken omsorg et stigende antal demensramte borgere skal have i fremtiden. Jakob Birkler, Lektor, ph.d., formand for Det Etiske Råd Kl Valgfrit seminar (se beskrivelse af seminarer på næste side) Kl Frokost KL Valgfrit seminar (se beskrivelse af seminarer på næste side) Kl Hvordan forholder vi os til en fremtid, hvor flere mennesker diagnosticeres med en demenssygdom? Livet med demens er værd at leve, også selvom hverdagen byder på mange udfordringer. Hvis der sættes ind med den rette vejledning og støtte tidligt i demensforløb kan nogle af de følgevirkninger som ny-diagnosticerede ofte oplever, undgås. Samtidig er det vigtigt at støtte de pårørende, som har en vanskelig og opslidende opgave foran sig. Når en person får en fremadskridende demenssygdom, kommer der måske et tidspunkt, hvor det bliver nødvendigt at flytte på plejehjem. Et skøn siger, at % af beboerne på danske plejehjem, har en demenssygdom. Her er der brug for mere viden om demens og for flere med en sundhedsfaglige uddannelse. Hvordan sikrer vi de bedste vilkår for mennesker med demens og deres pårørende nu og i fremtiden? Nis Peter Nissen, direktør, Alzheimerforeningen Kl Kaffepause Kl Hvordan sikrer vi god demenspleje trods knappe ressourcer? Liselott Blixt, formand for Folketingets Sundheds- og ældreudvalg Kl Afsluttende bemærkninger Ved Bent Aa. Rasmussen, formand for DANSKE ÆLDRERÅD

99 Seminarer 1. Kom lad os danse Alzheimerforeningen gennemfører i samarbejde med demenskonsulent Susanne Rishøj projektet Erindringsdans for demente. I løbet af den 2 ½ årige projektperiode vil 180 plejecentre fra 30 kommuner gennemføre et Erindringsdansforløb og 390 medarbejdere fra disse plejecentre uddannes som Erindringsdansinstruktører. Formålet med projektet er at udbrede konceptet Erindringsdans og undersøge, hvilken værdi Erindringsdans skaber for beboere, medarbejdere, pårørende og frivillige på plejecentre. Hør mere om projektet og de foreløbige resultater. Susanne Rishøj, sygeplejerske, idéudvikler af konceptet Erindringsdans Ane Eckermann, demensfaglig projektkoordinator, Alzheimerforeningen 2. Sorg - når ægtefællen dør I mange år, har vi bagatelliseret sorg hos ældre. Den nyeste sorgforskning, gør op med en række forestillinger vi har haft om sorg. I dag ved vi at sorg ikke handler om alder, men om relation. Har den afdøde ægtefælle været ramt af en demenssygdom, er den efterladte ægtefælle i risiko for at mistrives og udvikle en kompliceret sorg. Vores viden om mistrivsel, efter ægtefællens død, lagt sammen med at omverdenen negligerer ældre menneskers sorg, er en farlig cocktail. Gennem folkeoplysningsprojektet Sorg når ægtefællen dør bliver der i disse år spredt viden om sorg hos ældre og sorgstøttemuligheder. Jorit Tellervo, Projektleder i Videncenter for Rehabilitering og Palliation 3. Et bud på hvordan man sikrer et hverdagsliv for demensramte borgere Verdens første demenslandsby ligger i Holland og hedder Hogeweyk. Udgangspunktet for landsbyen er, at livet her skal ligge så tæt op ad det normale liv i det omkringliggende samfund som muligt. Landsbyen skal udgøre ramme om et hjem, hvor man er fri til at gøre, hvad man vil, og hvor man også selv ønsker at flytte ind i, inden man bliver ramt af en demenssygdom. Demenslandsbyen har vakt stor bevågenhed bl.a. i Danmark, hvor flere kommuner er inspirerede heraf i deres arbejde på demens- og plejeboligområdet. Aalborg Ældreråd har sammen med medarbejdere fra kommunen for nylig været på besøg i demenslandsbyen. De vil på seminaret fortælle om baggrunden for turen, de erfaringer de gjorde sig og om, hvad de håber at kunne omsætte i praksis i Aalborg Kommune. Ellen Jensen, formand, Aalborg Ældreråd Lars Nøhr, konstitueret ældrechef, Aalborg Kommune 4. Udredning og behandling af demenssygdomme Demens er betegnelsen for en tilstand, hvor de mentale færdigheder bliver svækket af sygdom. Der er mere end 100 forskellige sygdomme, som medfører demens. Mange demenssygdomme kan behandles, så symptomerne mindskes, og alle demenssygdomme kræver pleje og omsorg. Derfor er det vigtigt at få stillet en diagnose. Lone Vasegaard fortæller om forskellige demenssygdomme, symptomer, demensudredning og hvilke støttemuligheder, der findes. Lone Vasegaard, kliniksygeplejerske, demensklinikken, Odense Universitetshospital, formand for DemensKoordinatorer i DanmarK 5. Tværsektoriel koordinering og samordning ved demens Hvordan sikres den røde tråd i den sundhedsmæssige og sociale indsats for borgere med en demenssygdom? De særlige forudsætninger og barrierer i det tværsektorielle samarbejde om borgere med demens belyses og diskuteres. Jette Gerner Kallehauge, ergoterapeut og demenskoordinator, Soc.D. Demensfaglig koordinator i Region Sjælland. 6. Et aktivt liv også med demenssygdom Aktiv Huset Colstrup er et aktivitetstilbud til borgere med let til middelsvær demens. Huset er et åbent tilbud, som byder på mange forskellige aktiviteter afhængig af brugernes ønsker og behov. Brugerne bestemmer selv, hvad tilbuddet skal indeholde. På seminaret kan du høre om baggrunden for huset, værdierne i det daglige arbejde, om samarbejdet mellem personale, brugere og pårørende samt om, hvad betydning et dagcenter-tilbud kan have for mennesker med demenssygdom. Bente Nikolajsen, demenskonsulent, Holstebro Kommune

100 Praktiske oplysninger Tid Konferencen finder sted mandag d. 16. november Indregistrering fra kl Programmet begynder kl og slutter kl Adresse Vingstedcentret, Vingsted Skovvej 2, 7182 Bredsten, tlf.: Målgruppe Medlemmer af ældre-/seniorråd, deres samarbejdspartnere, medlemmer og medarbejdere i frivillige organisationer og ældreorganisationer, embedsmænd/fagfolk fra kommuner og regioner, forskere samt kommunal- og landspolitikere. Pris Konferenceafgift for medlemmer af ældre-/seniorråd kr Øvrige kr Prisen inkluderer morgenkaffe med brød, frokost inkl. en øl eller vand, eftermiddagskaffe med brød, bustransport mellem Vingstedcentret og Vejle station samt deltagermappe. Tilmelding Elektronisk tilmelding via DANSKE ÆLDRERÅDs hjemmeside, Deltagerne registreres efter først-til-mølle princippet. Hvis der skal tages særlige hensyn (kørestolebruger, diabetiker m.m.), bedes dette anført i tilmeldingen. Tilmeldingsfrist er tirsdag d. 3. november Bekræftelse Efter tilmeldingsfristens udløb sender vi bekræftelse til de mailadresser, som er brugt ved tilmeldingen. Betaling Du vil modtage faktura efter tilmeldingsfristens udløb. Afmelding Skal ske skriftligt til info@danske-aeldreraad.dk Afmelding er vederlagsfri indtil tilmeldingsfristen d. 3. november. Ved afmelding inden d. 11. november refunderes 75 % af deltagerprisen. Ved afmelding herefter, betales hele deltagerprisen. Det er dog altid muligt at sende en anden deltager end den tilmeldte. Bus Der er gratis bustransport mellem Vejle station og Vingstedcentret. Buskørsel mellem Vingstedcentret og Vejle station tager ca. 35 min. Bussen passer med tog, der ankommer kl fra København og kl fra Frederikshavn. Der er ligeledes gratis bustransport til Vejle station kl fra Vingstedcentret. Tog mod København afgår Tog mod Frederikshavn afgår Overnatning Hvis deltagere ønsker overnatning fra søndag til mandag, book ved Vingstedcentret på tlf Afregnes direkte med Vingstedcentret.

101 Bilag: Invitation til kultur- og fritidskonference 2015 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

102

103

104

105 Bilag: Borgerrådgiverens beretning 2014 Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

106 Borgerrådgiverens beretning 2014 Beretningen er baseret på henvendelserne til Borgerrådgiveren 1. januar 31. december

107 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING HENVENDELSER TIL BORGERRÅDGIVEREN HENVENDELSER TIL BORGERRÅDGIVEREN DIALOGPRINCIP SOM LØSNING PÅ BORGERENS UTILFREDSHED MED FORVALTNINGEN FORVALTNINGEN ER I 72 TILFÆLDE ANMODET OM AT FORHOLDE SIG TIL BORGERENS UTILFREDSHED ÅRSAGEN TIL BORGERNES UTILFREDSHED HENVENDELSER BESVARET AF BORGERRÅDGIVER NÆRMERE UNDERSØGELSE AF SAGSBEHANDLINGEN Sag vedrørende Borgerservice Sag vedrørende Jobcenter Norddjurs SVARFRISTEN FOR HENVENDELSER FRA BORGERRÅDGIVEREN ER PÅ 3 UGER ARBEJDSMARKEDSDIREKTØRENS OMRÅDE VELFÆRDSDIREKTØRENS OMRÅDE MYNDIGHEDSAFDELING BØRN MYNDIGHEDSAFDELING VOKSEN SUNDHED OG OMSORG SKOLE OG DAGTILBUD UDVIKLINGSDIREKTØRENS OMRÅDE BORGERRÅDGIVEREN HENVENDELSER VEDRØRENDE BORGERRÅDGIVEREN AFTALEN OM FÆLLES BORGERRÅDGIVERFUNKTION MED FAVRSKOV, NORDDJURS, RANDERS OG SKANDERBORG KOMMUNE KONKLUSION OG ANBEFALINGER DÅRLIG KOMMUNIKATION/SAMARBEJDE, LANGSOMMELIG SAGSBEHANDLING OG MANGLENDE INDDRAGELSE I EGEN SAG MULIGHED FOR AT INDHENTE SAG TIL NÆRMERE UNDERSØGELSE

108 1 Indledning Borgerrådgiveren skal være garant for, at kommunen ikke kun ser sig selv med egne briller, men også konfronteres med den virkelighed, som borgerne oplever. Det er vores håb, at alle som arbejder med sagsbehandling og borgerbetjening i Norddjurs Kommune samt andre med interesse for området finder nyttig viden og inspiration i denne beretning. 2 Henvendelser til Borgerrådgiveren Beretningen indeholder en beskrivelse af antallet af henvendelser, hvilke direktørområder borgerne henvender sig om, samt en beskrivelse af de generelle problemstillinger, der påpeges i disse henvendelser. Herefter kommer der en nærmere beskrivelse af henvendelserne inden for de områder og afdelinger, hvor der har været flest henvendelser, eller hvor henvendelserne har haft en sådan karakter, at de efter Borgerrådgiverens opfattelse bør nævnes i årsberetningen. Borgerrådgiveren gør opmærksom på, at nogle områder i kraft af deres opgaver er mere i kontakt med borgerne end andre. Man skal endvidere være opmærksom på, at der også er forskel på, om områdets relation til borgerne har et stærk myndighedspræg, eller om der er tale om mere serviceorienterede opgaver. Med stærkt myndighedspræg henvises der til, at der træffes afgørelser vedrørende forsørgelse, hjælpebehov, familieforhold eller andre sociale forhold, til forskel fra f.eks. udstedelse af pas, som er en mere serviceorienteret opgave. 2.1 Henvendelser til Borgerrådgiveren Beretningen vedrører perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014, hvor der har været 306 henvendelser til Borgerrådgiveren. Figur 1 viser antallet af henvendelser fordelt på direktørområder. Til sammenligning var der 233 henvendelser i 2013 og 170 henvendelser i 2012 til Borgerrådgiveren. Figur henvendelser fordelt på direktørområder Arbejdsmarkedsdirektør (183) Velfærdsdirektør (65) Udviklingsdirektør (6) Norddjurs Kommune* (35) Uden for kompetence (17) *Generelle henvendelser, der ikke vedrører et direktørområde, f.eks. henvendelser fra andre kommuner om borgerrådgiverfunktionen, interview mv. Som beskrevet i beretningen for 2013, så er en af årsagerne til den forsatte stigning i antallet af henvendelser, at flere borgere er blevet opmærksomme på, at Norddjurs Kommunalbestyrelse har etableret en uafhængig borgerrådgiverfunktion, hvor borgerne kan henvende sig, hvis de er utilfredse 3

109 med den behandling, som de har oplevet i Norddjurs Kommune, eller ønsker at drøfte deres sag med en uvildig instans. Den fortsatte stigning i antallet af henvendelser betyder dog, at det har været nødvendigt for Borgerrådgiveren at prioritere at mødes med borgerne frem for at indhente sager til nærmere undersøgelse eller være i en tæt dialog med de enkelte afdelinger omkring forbedring af sagsbehandlingen og dermed også forbedringer for borgerne. Borgerrådgiveren har i beretningen for 2013 beskrevet, at Norddjurs Kommune bør forholde sig til, at i næsten alle de tilfælde, hvor en borger har klaget, skyldes det, at borgeren var utilfreds med kommunikationen/samarbejdet med afdelingen, langsommelig sagsbehandling eller manglende inddragelse i egen sag. Det er Borgerrådgiverens erfaring, at de enkelte afdelinger med en målrettet indsats forholdsvist nemt kan formindske antallet af utilfredse borgere. Borgerrådgiveren ønsker i den forbindelse at gøre forvaltningen opmærksom på, at de afdelinger, som har mange borgere, der er utilfredse med sagsbehandlingen, sandsynligvis kan formindske andelen af utilfredse borgere ved at blive endnu bedre til at forklare borgerne, hvad de kan forvente i forbindelse med sagsbehandlingen, herunder den forventede sagsbehandlingstid. Og ved at afdelingerne i højere grad inddrager og lytter til borgeren i forbindelse med sagsbehandlingen og hurtigt besvarer borgernes henvendelser. Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at det vil højne borgernes forståelse for og dermed også tillid til Norddjurs Kommunes sagsbehandling og afgørelser, hvis Norddjurs Kommune i forbindelse med sagsbehandlingen i højere grad inddrager borgerne, herunder orienterer dem, når der sker noget, som har betydning for dem og deres sag. Det er endvidere Borgerrådgiverens opfattelse, at rettidige og klare svar til borgerne vil kunne mindske ressourceforbruget til behandling af henvendelser fra utilfredse borgere, behandling af klagesager og herigennem også antallet af henvendelser til Borgerrådgiveren. Det er en af Borgerrådgiverens opgaver, at medvirke til forbedring af den kommunale sagsbehandling. Borgerrådgiveren yder derfor gerne konsultativ bistand til forvaltningen og medarbejderne i Norddjurs Kommuner. I 2014 har Borgerrådgiveren flere gange været i dialog med forvaltningen om behov og muligheder for forbedringer af sagsbehandling i Norddjurs Kommune. Dette er sket både på Borgerrådgiverens initiativ og på initiativ fra forvaltningen. I den forbindelse gør Borgerrådgiveren opmærksom på, at samarbejdet med forvaltningen i Norddjurs Kommune er positivt og forvaltningen er lydhør overfor de forslag til forbedring af sagsbehandlingen, som foreslås af Borgerrådgiveren. 2.2 Dialogprincip som løsning på borgerens utilfredshed med forvaltningen Når Borgerrådgiveren tidligere henvendte sig til forvaltningen, skete det altid skriftligt, og forvaltningen blev anmodet om at udarbejde en skriftlig besvarelse. Men sagerne er aldrig helt ens, og nogle sager egner sig bedre til en hurtig og mere fleksibel behandling. Derfor har Borgerrådgiveren i 2014 forsøgt at behandle nogle af henvendelser på en ny måde, med fokus på, hvordan Borgerrådgiveren kunne skabe størst forandring for den enkelte borger. Dette gælder for eksempel i de tilfælde, hvor en borger henvender sig med et akut problem, der hurtigt kan løses ved, at Borgerrådgiveren benytter et udvidet dialogprincip og tager kontakt til den pågældende afdeling eller sagsbehandler for at få dem til at hjælpe med at løse problemet. Borgerrådgiveren har i 2014 i 13 tilfælde benyttet dette udvidede dialogprincip for derigennem, at finde en hurtig og fleksibel løsning på borgerens problem. Det er Borgerrådgiverens erfaring, at både borgere, sagsbehandlere og afdelingerne er mere tilfredse med denne udvidede dialogbaserede tilgang til løsning af borgernes problemer, og Borgerrådgiveren vil derfor også fremover benytte sig af denne metode. 2.3 Forvaltningen er i 72 tilfælde anmodet om at forholde sig til borgerens utilfredshed Som det ses af figur 2, så har Borgerrådgiveren kun i 72 af de 306 henvendelser anmodet forvaltningen om at forholde sig til og besvare borgerens henvendelse. På baggrund af besvarelsen afsluttes de fleste sager, enten fordi borgeren er tilfreds med forvaltningens besvarelse, eller fordi Borgerrådgiveren på baggrund af besvarelsen ikke finder anledning til at foretage en yderligere undersøgelse af sagsbehandlingen. 4

110 Figur 2 Henvendelserne vedrørende Norddjurs Kommune (306) Besvaret af borgerrådgiver (205) Dialog (13) Sendt til besvarelse i afdelingen (72) Bisidder (9) Hjælp til klage (7) 2.4 Årsagen til borgernes utilfredshed Som beskrevet i beretningen for 2013, så forsøger Borgerrådgiveren at identificere den utilfredshed, som fylder mest hos borgeren, og som ofte også er årsag til, at borgeren efterfølgende både bliver utilfreds med andre forhold i sagsbehandlingen og med sagsbehandleren. Formålet med figur 3 er at vise den primære utilfredshed, i de sager, som er oversendt til besvarelse ved forvaltningen. I den forbindelse er det Borgerrådgiverens opfattelse, at såfremt forvaltningen havde forhindret den primære utilfredshed så er det overvejende sandsynligt, at borgeren ikke var blevet utilfreds med andre forhold af sagsbehandling eller over sagsbehandleren. Figur 3 Årsagen til borgerens utilfredshed (72) Dårlig kommunikation/samarbejde (24) Langsommelig sagsbehandling (18) Manglende afgørelse i sag (15) Manglende inddragelse i egen sag (5) Manglende partshøring (2) Manglende svar på henvendelse (8) Som det fremgår af figur 3, så udgør borgerens utilfredshed med langsommelig sagsbehandling og dårlig kommunikation mere end halvdelen af de henvendelser, som skal besvares af forvaltningen. Hvis man dertil lægger de henvendelser, hvor borgerne er utilfredse med manglende svar på deres 5

111 henvendelser til forvaltningen og manglende inddragelse i egen sag, så udgør disse 4 årsager lidt mere end 75 % af de henvendelser, som er oversendt til besvarelse ved forvaltningen. Det skal i den forbindelse nævnes, at henvendelser, hvor borgeren er utilfreds med kommunikationen og samarbejdet med sin sagsbehandler, registreres som dårlig kommunikation/samarbejde, mens henvendelser, hvor borgeren er tilfreds med sagsbehandleren, men usikker på hvad der sker i borgerens sag registreres som manglende inddragelse i egen sag. Borgerrådgiveren har tidligere beskrevet, hvorledes forvaltningen med en målrettet indsats og større fokus på inddragelse af borgerne forholdsvist nemt vil kunne nedbringe andelen af utilfredse borgere. Det ses endvidere af figur 3, at omkring 20 % af henvendelserne skyldes utilfredse med manglende afgørelse. Det handler typisk om manglende afgørelse på en borgers ansøgning om hjælp, herunder økonomisk hjælp, eller anmodninger om aktindsigt i borgerens egen sag. På baggrund af denne stigning vil Borgerrådgiveren fremover have særligt fokus på disse sager, hvor forvaltningen mangler at træffe afgørelse i en sag. I beretningens afsnit 3 til 7 vil der være en nærmere beskrivelse af, hvilke oplevelser, som har været den primære årsag til borgernes utilfredshed med den enkelte afdeling. De enkelte afdelinger kan herefter benytte disse observationer til at finde viden og inspiration i forhold til at gøre en indsats for at nedbringe deres andel af utilfredse borgere. 2.5 Henvendelser besvaret af Borgerrådgiver Som beskrevet i tidligere beretninger, så indgår de henvendelser, som besvares af Borgerrådgiveren, uden at den berørte afdeling involveres i besvarelsen, også i det grundlag og den dialog, som Borgerrådgiveren har med de forskellige afdelinger i Norddjurs Kommune omkring forbedring af sagsbehandlingen. Det er således ikke alene de sager, hvor Borgerrådgiveren udtaler kritik over sagsbehandling, som bruges til at forbedre sagsbehandlingen, men alle henvendelser, som indgår i dette arbejde. 2.6 Nærmere undersøgelse af sagsbehandlingen Som tidligere beskrevet oversendte Borgerrådgiveren 72 henvendelser til besvarelse i forvaltningen. I 17 af de fremsendte henvendelser har forvaltningen bekræftet og beklaget de forhold, som borgeren var utilfredse med. I den forbindelse gør Borgerrådgiveren opmærksom på, at såfremt en afdeling over en længere periode gentagne gange bekræfter og beklager den samme type fejl i sagsbehandlingen, så orienterer Borgerrådgiveren afdelingen om, at den bør korrigere sine procedurer således, at den pågældende fejl ikke længere opstår. Borgerrådgiveren har på baggrund af afdelingens besvarelse, og efter aftale med de pågældende borgere, i 2 tilfælde indhentet sagen til nærmere undersøgelse. Borgerrådgiveren gør i den forbindelse Kommunalbestyrelsen opmærksom på, at Borgerrådgiveren fandt flere sager, som var egnet til en nærmere undersøgelse. Men den fortsatte store stigning i antallet af henvendelser til Borgerrådgiveren betyder, at Borgerrådgiveren har valgt at prioritere henvendelserne fra borgerne og har dermed valgt at nedprioritere antallet af sager, der indhentes til nærmere undersøgelse Sag vedrørende Borgerservice I denne sag meldte Borgerservice en borger for forsvundet med den konsekvens, at borgerens Nemkonto lukkede, og borgeren derfor igennem flere måneder ikke fik udbetalt sin førtidspension. Der var tale om en borger med store sociale udfordringer, som bl.a. medførte, at borgeren blev smidt ud af sit lejemål. Borgeren havde herefter ikke nogen folkeregisteradresse, hvorfor borgeren lavede en aftale med Borgerservice om, at borgeren mindst en gang om måneden hentede sin post i Borgerservice. Men de sociale problemer, som var årsagen til at borgeren blev smidt ud af sit lejemål, betød også, at borgeren ikke formåede at overholde aftalen om at afhente sin post i Borgerservice. Borgerservice sendte herefter et brev til borgeren, hvor man orienterede borgeren om, at såfremt borgeren ikke reagerede på brevet, så ville Borgerservice melde borgeren for forsvundet. Borgeren reagerede ikke på brevet, hvorefter Borgerservice meldte borgeren forsvundet. Borgeren henvendte sig et par måneder senere til Borgerrådgiveren, idet han var utilfreds med, at Borgerservice ikke havde kontaktet ham telefonisk, sendt en mail eller sendt brevet via digital post inden han blev meldt forsvundet. Specielt fordi konsekvenserne af at melde en borger for forsvundet er, at borgeren herefter ikke kan få udbetalt ydelser til sin Nem-konto. 6

112 Borgerrådgiveren anmodede herefter Borgerservice, om at forholde sig til borgerens klage. Men på baggrund af Borgerservice besvarelse, spurgte Borgerrådgiveren, om Borgerservice havde forsøgt at kontakte borgeren via borgerens mobiltelefon eller digitalpost, som borgeren allerede på daværende tidspunkt var tilmeldt. Borgerservice svarede, at man havde forsøgt at ringe til borgeren, dog uden at komme igennem, men at Borgerservice ikke havde sendt posten via digital post. På baggrund af dette svar valgte Borgerrådgiveren at undersøge sagen nærmere. I den forbindelse fremsendte Borgerservice følgende udtalelse: ---- I den konkrete sag blev borgeren efter eget ønske registreret som uden fast bopæl fra 1. april Når man bliver registreret som værende uden fast bopæl, aftales det altid med borgerne, at man skal møde personligt op hver uge for at afhente den post, der er returneret. På den måde kan det også bekræftes, at man opholder sig i kommunen. Da der har været returpost i den konkrete sag, indikerer dette, at borgeren ikke har haft en digital postkasse i længere tid. Det kunne derfor have været rart med dokumentation for, at borgeren havde oprettet sin digitale postkasse inden det tidspunkt, hvor borgeren blev meldt forsvundet. Såfremt dette ikke var tilfældet, kunne det være forklaringen på, at der ikke var sendt post til den digitale postkasse. For at kunne være registreret som uden fast bopæl er lovmæssigt en forudsætning, at man ikke ved, hvor man skal sove fremover som f.eks. farende svende. Hvis man opholder sig på en campingplads eller ved venner og bekendte, skal man have adresse der, hvor man sover. Borgeren har på intet tidspunkt oplyst, at han boede på en campingplads eller ved venner og bekendte, som det fremgår at borgeren klage. Borgeren har således overtrådt reglerne om registrering i forhold til folkeregisterloven, og borgeren har heller ikke overholdt aftalen om møde personligt op i Borgerservice. Folkeregisteret skal med mellemrum tage sager uden fast bopæl op for at undersøge, om der kan fastlægges en bopæl eller fast opholdssted. Det er også sket i denne sag. Da folkeregisteret traf den alvorlige beslutning om at melde borgeren forsvundet, var det på grundlag af et langt forløb, hvor det gennem længere tid ikke havde været muligt få kontakt med borgeren eller på andre måder fastslå, hvor borgeren havde ophold. Folkeregisteret havde en formodning om, at borgeren ikke havde ophold i Norddjurs Kommune, og det har efterfølgende kunne konstateres, at borgeren umiddelbart efter at være meldt forsvundet flyttede sin adresse til xxxx. Det er således ikke rimeligt udelukkende at tage Borgerens udokumenterede oplysninger om folkeregisterets manglende forsøg på kontakt via den digitale postkasse til indtægt, idet det ikke giver et retvisende billede af hele sagen. Efter at have gennemgået sagen udtalte Borgerrådgiveren følgende: Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at det forhold, at man melder en borger forsvundet, kræver en betydelig dokumentation for, at borgeren faktisk er forsvundet. I dette tilfælde, hvor Borgerservice havde en aftale med borgeren om, at borgeren på ugentlig basis skulle afhente sin post i Borgerservice, finder jeg det berettiget, at Borgerservice overvejede om borgeren var forsvundet, idet borgeren ikke længere, som aftalt, hentede den returnerede post. Men jeg finder det ikke tilstrækkeligt, at Borgerservice valgte at kontakte borgeren via et almindeligt brev, når selve det forhold, der gjorde, at Borgerservice troede, at borgeren var forsvundet, var, at borgeren ikke hentede den returnerede post. Det må derfor have stået klart for Borgerservice, at der var en overhængende risiko for, at borgeren ikke ville modtage brevet fra Borgerservice. Borgerservice oplyser, at man efterfølgende forsøgte at ringe til borgeren, men uden dog at få kontakt med borgeren. Borgerservice har ikke dokumenteret, hvornår disse forsøg er gjort eller hvilket telefonnummer, der blev ringet til. 7

113 Borgerrådgiveren er enig i Borgerservice beskrivelse af, at det er alvorligt at melde en borger forsvundet. Borgerrådgiveren finder det derfor kritisabelt, i denne alvorlige situation, at Borgerservice ikke forsøgte at kontakte borgeren via alle de kommunikationskanaler, som man vidste borgeren benyttede sig af. Efter Borgerrådgiverens opfattelse, burde Borgerservice, ud over et almindeligt brev og forsøg på telefonisk kontakt, have sendt en meddelelse til borgeren via enten digital post, almindelig mail eller SMS og anmodet borgeren om at kontakte Norddjurs Kommune Sag vedrørende Jobcenter Norddjurs I denne sag havde en borger og dennes nære pårørende gentagne gange henvendt sig til Jobcenter Norddjurs for at få aktindsigt borgerens ansøgning om kontanthjælp fra den 5. december Efter borgerens opfattelse havde borgeren allerede tilbage i 2011 både søgt om kontanthjælp men også om støtte til betaling af huslejen. Dette blev dog afvist af Jobcenter Norddjurs, hvorfor borgeren anmode om aktindsigt i sin ansøgning fra den 5. december 2011for derigennem at kunne dokumentere sin ansøgning. Jobcenter Norddjurs oplyste dog, at man ikke kunne finde den pågældende ansøgning fra Efterfølgende var borgeren i anden anledning på ydelseskontoret, hvor borgeren i sagsbehandlerens elektroniske journalsystem så sin ansøgning fra den 5. december 2011, hvor det fremgik at oplysningerne omkring borgerens udgifter til husleje var udfyldt. Borgeren kunne dog konstatere, at der var kryds henover det pågældende afsnit i ansøgningen. Herefter henvendte borgeren sig til Borgerrådgiveren for at klage over, at Jobcenter Norddjurs ikke havde talt sandt, når man påstod at den pågældende ansøgning fra 2011 ikke kunne findes i Norddjurs Kommunes journalsystemer. Borgerrådgiveren rettede henvendelse til Jobcenter Norddjurs vedrørende borgerens anmodninger om aktindsigt, men igen var svaret, at man ikke kunne finde den pågældende ansøgning fra Den 26. september 2014 modtog borgeren et brev fra Norddjurs Kommune, med kopi af hendes ansøgning dateret 5. december Brevet var uden poststempel og indeholdt hverken følgeskrivelse eller andet, som kunne forklare, hvorfor og fra hvem borgeren modtog aktindsigten. Borgerrådgiveren anmodede herefter Arbejdsmarkedsområdet og Borgerservice om en udtalelse angående den aktindsigt, som den 26. september blev leveret til borgeren: I forhold til den udleverede aktindsigt i ansøgningen af 5 december 2011, så skal der redegøres for følgende: hvornår anmodningen om aktindsigt er modtaget hvor lang tid der er anvendt på sagsbehandlingen hvornår dokumentet er fremsendt til borgeren og hvorfor der ikke er vedlagt følgebrev eller andet som kan oplyse, hvem der har fremsendt den pågældende aktindsigt. Arbejdsmarkedsområdet sendte herefter følgende udtalelse: I forhold til ønsket om en udtalelse fremsendes følgende: Der er ikke anmodet om aktindsigt hos Kontanthjælpsteamet i 2014, men borgerens nære pårørende har 16. september 2014 rettet henvendelse og oplyst, at borgeren gerne ville have sendt en kopi af ansøgningsskemaet om kontanthjælp. Det er årsagen til, at kopien af ansøgningsskemaet blev fremsendt uden følgeskrivelse. Det fremsatte ønske om kopi af ansøgningsskemaet kan rent juridisk tolkes om en anmodning om aktindsigt, men det vil medføre nogle ressourcemæssige konsekvenser, hvis alle ønsker om kopier skal betragtes som anmodninger om aktindsigt. Kopi af ansøgningen om kontanthjælp er sendt den 25. september Da henvendelsen fra borgerens nære pårørende ikke blev tolket som en aktindsigt, er der ikke truffet afgørelse om aktindsigt. 8

114 Da kopien er sendt 7 arbejdsdage efter modtagelsen, er fristen under alle omstændigheder overholdt. I forhold til kopien af ansøgning om kontanthjælp af 5. december 2011 redegøres for følgende: o Ønsket om kopi af ansøgningen blev modtaget den 16. september o Sagen blev ikke sagsbehandlet, da ønsket om kopi af ansøgningsskemaet ikke blev tolket som en anmodning om aktindsigt. Kopien er sendt 7 arbejdsdage efter modtagelsen. o Kopi af ansøgningen om kontanthjælp er sendt den 25. september Da ønsket om en kopi af ansøgningsskemaet ikke blev tolket som en anmodning om aktindsigt, blev kopien ikke vedlagt en følgeskrivelse. Efter at have gennemgået sagen fandt Borgerrådgiveren flere sagsbehandlingsmæssige problemstillinger, som efterfølgende er gennemgået med arbejdsmarkedsområdet. Overstreget ansøgning om støtte til husleje: Borgerrådgiveren har været i dialog med Arbejdsmarkedsområdet omkring manglende dokumentation (journalnotat) omkring, hvorfor borgerens ansøgning om støtte til huslejen fra den 5. december 2011 var overstreget. I den forbindelse har Arbejdsmarkedsområdet tilbudt borgeren, at der foretages en vurdering af, om borgeren var berettiget til støtte til husleje i overensstemmelse med borgerens ansøgning fra december Sagsbehandlingen i forbindelse med anmodning om aktindsigt Borgerrådgiveren har i beretningen for 2012 beskrevet forvaltningslovens regler for sagsbehandlingen i forbindelse med en parts anmodning om aktindsigt i sin egen sag. Herunder beskrev Borgerrådgiveren, at fristen for at træffe afgørelse efter forvaltningslovens 16, stk. 2 er snarest. Det betyder, at afgørelsen om aktindsigten skal prioriteres over afdelingens almindelige opgaver, det vil sige herunder også den almindelige sagsbehandling. Det betyder, at fristen for at imødekomme en anmodning om aktindsigt, svarer til, hvor lang tid det tager at samle sagsakterne og gennemgå sagsakternes oplysninger. Umiddelbart herefter kan afdelingen træffe afgørelse om aktindsigt, enten ved at kopiere sagsakterne og udlevere dem til borgeren eller ved at træffe afgørelse om, at anmodning om aktindsigt ikke kan imødekommes. Sagsforløbet i denne sag og afdelingens fortolkning omkring, hvornår der er tale om aktindsigt, er efter Borgerrådgiverens opfattelse ikke i overensstemmelse med forvaltningslovens bestemmelser omkring aktindsigt. Derfor har Borgerrådgiveren aftalt med Arbejdsmarkedsområdet, at der udarbejdes en procedure for håndtering af anmodninger om aktindsigt, som skal gælde for alle afdelingerne på Arbejdsmarkedsområdet. 2.7 Svarfristen for henvendelser fra Borgerrådgiveren er på 3 uger I beretningen for 2013 beskrev Borgerrådgiveren, at der havde været flere tilfælde, hvor nogle afdelinger ikke besvarede henvendelserne fra Borgerrådgiveren inden for den frist, som følger af Borgerrådgiverens vedtægter. Derfor fremgik det også af Borgerrådgiverens beretning for 2013, at Borgerrådgiveren i 2014 vil have et særligt fokus på, at henvendelserne blev besvaret inden for den angivne frist. Det fremgår af vedtægterne for Borgerrådgiver, at svarfristen er 3 uger. Det fremgår også tydeligt af den henvendelse, som Borgerrådgiveren oversender til forvaltningen, at fristen for at besvare henvendelsen er 3 uger. Derudover har Borgerrådgiveren en fast praksis for altid at imødekomme en anmodning om længere frist til at udarbejde besvarelsen. På trods af dette oplevede Borgerrådgiveren i 2014, at det i forhold til 7 henvendelser var nødvendigt at sende en rykker til en afdeling, før den besvarede Borgerrådgiverens henvendelse. I 1 tilfælde var det nødvendigt at sende 2 rykkere, og i den konkrete sag tog det afdelingen 63 dage at udfærdige et svar på henvendelsen fra Borgerrådgiveren De 7 rykkere, som Borgerrådgiveren har sendt i 2014 fordeler sig med 6 rykkere vedrørende afdelinger på Arbejdsmarkedsområdet og 1 på Velfærdsområdet. 9

115 På trods af at Borgerrådgiveren kan konstatere en meget positiv udvikling i forhold til at få besvaret henvendelserne fra Borgerrådgiveren, så finder Borgerrådgiveren det stadigt utilfredsstillende, når det er nødvendigt at sende en rykker for at få besvaret henvendelsen. Borgerrådgiveren vil derfor fortsat have fokus på og registrere, hvorvidt det har været nødvendigt at sende en rykker til forvaltningen. 3 Arbejdsmarkedsdirektørens område I 2014 har der været 183 henvendelser vedrørende Arbejdsmarkedsområdet. Til sammenligning kan det oplyses, at der i 2013 var 148 henvendelser og 111 henvendelser i På baggrund af den nye struktur, som er gennemført på Arbejdsmarkedsområdet, er det ikke muligt at sammenligne henvendelserne på de enkelte afdelinger. Beretningen indeholder derfor alene en sammenligning af henvendelserne for hele Arbejdsmarkedsområdet. Af de 183 henvendelser til Arbejdsmarkedsområdet, har Borgerrådgiveren i 56 tilfælde anmodet den berørte afdeling om at forholde sig til og besvare borgerens henvendelse. Det er således lidt mere end 2/3 af henvendelser, som bliver besvaret ved Borgerrådgiveren, uden at Arbejdsmarkedsområdet har været involveret i besvarelsen. Som beskrevet tidligere, så egner nogle sager sig bedre til en hurtig og mere fleksibel behandling, hvor borgerens akutte problem kan løses ved, at Borgerrådgiveren tager kontakt til den pågældende afdeling eller den pågældende sagsbehandler. I forhold til Arbejdsmarkedsområdet har Borgerrådgiveren i 2014 anvendt det udvidede dialogprincip i 7 tilfælde, for derigennem at få en hurtigere løsning på borgerens problem. Figur 4 Henvendelserne vedrørende Arbejsmarkedsområdet (183) Besvaret af borgerrådgiver (107) Til besvarelse i en afdeling (56) Bisidder (7) Dialog (7) Hjælp til klage (6) Som beskrevet tidligere, så forsøger Borgerrådgiveren at identificere den utilfredshed, som fylder mest hos borgeren, og som ofte også er årsag til, at borgeren efterfølgende både bliver utilfreds med andre forhold i sagsbehandlingen og med sagsbehandleren. Formålet med figur 5 er at vise den primære utilfredshed i de sager, som er oversendt til besvarelse ved Arbejdsmarkedsområdet. 10

116 Figur 5 Årsagen til borgerens utilfredshed (56) Dårlig kommunikation/samarbejde (18) Langsommelig sagsbehandling (14) Manglende afgørelse i sag (12) Manglende inddragelse i egen sag (4) Manglende partshøring (1) Manglende svar på henvendelse (7) Som det fremgår af figur 5 kan årsagerne til, at henvendelserne blev sendt til besvarelse ved Arbejdsmarkedsområdet dækkes af følgende temaer: Dårlig kommunikation/samarbejde Langsommelig sagsbehandling Manglende afgørelse i sagen Manglende besvarelse af borgerens henvendelse Manglende inddragelse i egen sag Manglende partshøring Der er stort set de samme klagetemaer, som Borgerrådgiveren beskrev i beretningen for 2013, som hovedårsagerne til borgernes utilfredshed med sagsbehandlingen i Arbejdsmarkedsområdet. Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at såfremt Arbejdsmarkedsområdet havde forhindret den primære utilfredshed, så er det overvejende sandsynligt, at borgeren heller ikke være blevet utilfreds med andre forhold ved sagsbehandlingen eller sagsbehandleren. Borgerrådgiveren vil derfor anbefale, at Arbejdsmarkedsområdet forholder sig til de klagetemaer, som fremgår af figur 5, for herigennem at finde inspiration til, hvorledes man kan forhindre, at borgerne i første omgang bliver utilfredse med sagsbehandlingen i de enkelte afdelinger i Arbejdsmarkedsområdet. På baggrund af den omstrukturering, som blev påbegyndt i efteråret 2014, har Borgerrådgiveren valgt ikke at kommentere henvendelserne vedrørende de enkelte afdelinger nærmere. Det skyldes først og fremmest, at den nye struktur har medført, at tidligere sagsområder nu er fordelt på flere forskellige afdelinger. Det betyder, at Borgerrådgiverens registreringer for 2014 ikke giver et retvisende og anvendeligt billede på henvendelser vedrørende den enkelte afdeling. Borgerrådgiveren har dog i forbindelse med omstruktureringen været i dialog med ledelsen på Arbejdsmarkedsområdet omkring de generelle sagsbehandlingsmæssige problemstillinger, som området, efter Borgerrådgiverens opfattelse, bør have ekstra fokus på. Såfremt Arbejdsmarkedsområdet anmoder om det, deltager Borgerrådgiveren gerne i yderligere dialog også med den enkelte afdeling omkring forbedring af sagsbehandlingen. I beretningen for 2015 vil der igen være en nærmere gennemgang af henvendelserne fordelt på de enkelte afdelinger. 11

117 4 Velfærdsdirektørens område I 2014 har der været 65 henvendelser vedrørende Velfærdsdirektørens områder, fordelt med henholdsvis 1 henvendelse vedrørende Skole og dagtilbud, 11 henvendelser vedrørende Sundhed og omsorg, 30 henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Voksen og 23 henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Børn. I 2013 var der til sammenligning 50 henvendelser vedrørende Velfærdsdirektørens område fordelt med henholdsvis 3 henvendelser vedrørende Skole og dagtilbud, 8 henvendelser vedrørende Sundhed og omsorg, 16 henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Voksen og 23 henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Børn. Henvendelser på velfærdsdirektørens område er illustreret i figur 6. Figur 6 Henvendelserne vedrørendevelfærdsområdet (65) Myndighed Børn (23) Myndighed Voksen (30) Skole og dagtilbud (1) Sundhed og omsorg (11) Af de 65 henvendelser til Velfærdsområdet, har Borgerrådgiveren i 17 tilfælde anmodet den berørte afdeling om at forholde sig til og besvare borgerens henvendelse. Det er således næsten 3/4 af henvendelserne, som bliver besvaret ved Borgerrådgiveren uden at Velfærdsområdet har været involveret i besvarelsen. Som beskrevet tidligere så egner nogle sager sig bedre til en hurtig og mere fleksibel behandling, hvor borgerens akutte problem kan løses ved, at Borgerrådgiveren tager direkte kontakt til den pågældende afdeling eller den pågældende sagsbehandler. I forhold til Velfærdsområdet har Borgerrådgiveren i 2014 anvendt det udvidede dialogprincip i 3 tilfælde for derigennem at få en hurtigere løsning på borgerens problem. Det er Borgerrådgiverens erfaring, at både borgere, sagsbehandlere og de enkelte afdelinger er tilfredse med denne tilgang til løsning af borgernes problemer, og Borgerrådgiveren vil derfor også fremover benytte sig af denne metode. 12

118 Figur 7 Henvendelser vedrørende Velfærdsområde (65) Besvaret af borgerrådgiver (43) Til besvarelse i en afdeling (17) Bisidder (1) Dialog (3) Hjælp til klage (1) Som beskrevet tidligere forsøger Borgerrådgiveren at identificere den utilfredshed, som fylder mest hos borgeren, og som ofte også er årsag til, at borgeren efterfølgende både bliver utilfreds med andre forhold i sagsbehandlingen, med sagsbehandleren og i sidste ende nogle gange også afgørelsen. Formålet med figur 8 er at vise den primære utilfredshed i de sager, som er oversendt til besvarelse ved Velfærdsområdet. Figur 8 Årsagen til borgerens utilfredshed (17) Dårlig kommunikation/samarbejde (5) Langsommelig sagsbehandling (3) Manglende afgørelse i sag (5) Manglende inddragelse i egen sag (1) Manglende orientering om sagsbehandling (1) Manglende partshøring (1) Manglende svar på henvendelse (1) Som det fremgår af figur 8 er næsten halvdelen af årsagerne til, at henvendelserne blev sendt til besvarelse ved Velfærdsområdet, at borgeren oplevede dårlig kommunikation/samarbejde med området eller at sagsbehandlingen var langsommelig. Borgerrådgiveren vil derfor opfordre Velfærdsområdet til at forholde sig til de klagetemaer, som fremgår af figur 8, for herigennem at finde inspiration til, hvorledes afdelingen kan forhindre, at borgerne i første omgang bliver utilfredse med sagsbehandlingen i afdelingen. 13

119 4.1 Myndighedsafdeling Børn I 2014 var der 23 henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Børn. Til sammenligning var der også 23 henvendelser i 2013 og 19 henvendelser i Af de 23 henvendelser har Borgerrådgiveren i 7 tilfælde oversendt henvendelsen til besvarelse i Myndighedsafdeling Børn, mens Borgerrådgiveren i 1 tilfælde anvendte det udvidede. Borgerrådgiveren har modtaget svar på alle henvendelserne. I 3 tilfælde er henvendelsen besvaret efter den frist, som følger af Borgerrådgiverens vedtægter, men inden der blev afsendt en rykker. Myndighedsafdeling Børn har i 4 af oversendelsessagerne bekræftet og beklaget det forhold, som borgeren har klaget over. Borgerrådgiveren har ikke fundet anledning til at indhente nogle af sagerne til nærmere undersøgelse. Besvarelserne fra Myndighedsafdelingen Børn har været fyldestgørende, og de har ikke givet anledning til bemærkninger fra Borgerrådgiveren. Borgerrådgiveren har både i forbindelse med de henvendelser, som blev oversendt til besvarelse ved afdelingen, men også i forhold til de henvendelser, hvor det udvide dialogprincip blev anvendt, registreret den utilfredshed, som umiddelbart fyldte mest hos borgeren. Borgerrådgiveren har for de 7 oversendelsesager og den ene dialogsag registreret følgende: 2 sager med manglende afgørelse i borgerens sag 1 sager som skyldes dårlig kommunikation/samarbejde med borgeren 2 sager som skyldes langsommelig sagsbehandling 1 sag om manglende orientering om aktuelle sagsbehandlingsskridt 1 sag med manglende inddragelse i egen sag 1 sager, hvor borgeren havde spørgsmål til sagsbehandlingen Det er Borgerrådgiverens vurdering, at antallet af henvendelser udgør et for spinkelt grundlag i forhold til at påpege tendenser og komme med generelle anbefalinger. 4.2 Myndighedsafdeling Voksen I 2014 var der 30 henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Voksen, hvor der til sammenligning var 16 henvendelser i 2013 og 13 henvendelser i Af de 30 henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Voksen har Borgerrådgiveren i 8 tilfælde oversendt henvendelsen til besvarelse i afdelingen, mens Borgerrådgiveren i 2 tilfælde anvendte det udvidede dialogprincip. Borgerrådgiveren har både i forbindelse med de henvendelser, som blev oversendt til besvarelse ved afdelingen, men også i forhold til de henvendelser, hvor det udvide dialogprincip blev anvendt, registreret den utilfredshed, som umiddelbart fyldte mest hos borgeren. Borgerrådgiveren har i de 10 henvendelser registret følgende: 1 sag med manglende svar på borgerens henvendelse 4 sager som skyldes dårlig kommunikation/samarbejde med borgeren 2 sag som skyldes langsommelig sagsbehandling 3 sag som skyldes manglende afgørelse i borgerens sag Selvom antallet af henvendelser udgør et for spinkelt grundlag i forhold til at påpege tendenser og komme med generelle anbefalinger, så vil Borgerrådgiveren på baggrund af det stigende antal henvendelser vedrørende Myndighedsafdeling Voksen opfordre afdelingen til, at se på de klagetemaer, som fremgår af figur 8 for herigennem at finde inspiration til, hvorledes man kan forhindre, at borgerne bliver utilfredse med sagsbehandlingen i afdelingen. 4.3 Sundhed og Omsorg Som det fremgår af figur 6 har der i 2014 været 11 henvendelser vedrørende Sundhed og Omsorg, hvor der til sammenligning var 8 henvendelser i 2013 og 7 henvendelser i Af de 11 henvendelser vedrørende Sundhed og Omsorg har Borgerrådgiveren i 1 tilfælde oversendt henvendelsen til besvarelse i afdelingen. Det drejede sig om en klage over manglende partshøring Sundhed og Omsorg har i deres besvarelse bekræftet og beklaget forløbet overfor borgeren. 14

120 Det er Borgerrådgiverens vurdering, at antallet af henvendelser udgør et for spinkelt grundlag i forhold til at påpege tendenser og komme med generelle anbefalinger. 4.4 Skole og Dagtilbud Som det fremgår af figur 6 har der i 2014 kun været 1 henvendelse vedrørende Skole og Dagtilbud, hvor der til sammenligning var 3 henvendelser i 2013 og ingen henvendelser i Den pågældende henvendelse vedrørte en borger, som klagede over de oplysninger, som afdelingen benyttede i forbindelse med afgørelse om tilbagebetalingskrav. Skole og Dagtilbud fremsendte en fyldestgørende besvarelse, som ikke gav anledning til bemærkninger fra Borgerrådgiveren, ligesom sagen heller ikke efterfølgende blev indhentet til nærmere undersøgelse. 5 Udviklingsdirektørens område I 2014 har der været 6 henvendelser vedrørende Udviklingsdirektørens område fordelt med henholdsvis 1 henvendelse vedrørende Kultur og Udvikling og 5 henvendelser vedrørende afdelingen Plan og Byg. Til sammenligning kan det oplyses, at der i 2013 kun var 1 henvendelse vedrørende Udviklingsdirektørens område, hvorimod der i 2012 var 11 henvendelser. Af de 5 henvendelser vedrørende Plan og Byg har Borgerrådgiveren i 3 tilfælde oversendt henvendelsen til besvarelse i afdelingen. Plan og Byg har i alle 3 tilfælde fremsendt fyldestgørende besvarelser, som ikke har ikke givet anledning til bemærkninger fra Borgerrådgiveren, ligesom der heller ikke er indhentet sager til nærmere undersøgelse. Det er Borgerrådgiverens vurdering, at antallet af henvendelser udgør et for spinkelt grundlag i forhold til at påpege tendenser og komme med generelle anbefalinger. 6 Borgerrådgiveren 6.1 Henvendelser vedrørende Borgerrådgiveren I 2014 var der 35 henvendelser til Borgerrådgiveren, der ikke direkte vedrørte et direktørområde, men f.eks. drejede sig om meget generelle henvendelser vedrørende sagsbehandlingen eller henvendelser vedrørende selve borgerrådgiverfunktionen i Norddjurs Kommune. Som eksempel kan nævnes henvendelser fra andre kommuner omkring etablering af en borgerrådgiverfunktion, Borgerrådgiverens præsentation af borgerrådgiverfunktionen eller beretning, interview mv. I disse tilfælde er henvendelsen registeret under Borgerrådgiverens virksomhed, da disse henvendelser er rettet mere mod borgerrådgiverfunktionen end mod forvaltningens virksomhed. 6.2 Aftalen om fælles borgerrådgiverfunktion med Favrskov, Norddjurs, Randers og Skanderborg Kommune Norddjurs Kommunes Borgerrådgiver er en del af den fælles kommunale borgerrådgiverfunktion mellem Favrskov, Norddjurs, Randers og Skanderborg Kommune. Den 1. april 2015 blev ordningen udvidet til også at omfatte Horsens Kommune, hvorefter den fælles borgerrådgiverfunktion nu giver ca borgere i disse fem kommuner adgang til at drøfte deres sag eller klage over sagsbehandlingen til en uafhængig Borgerrådgiver. Der har i 2014 været i alt ca henvendelser til den fælles borgerrådgiverfunktion fordelt med ca. 700 henvendelser i Randers Kommune, ca. 300 henvendelser i Norddjurs Kommune og ca. 200 henvendelser i hver af Favrskov og Skanderborg Kommune. Borgerrådgiveren er opmærksom på, at der er stor forskel på antallet af henvendelser fra de enkelte kommuner. Borgerrådgiveren prioriterer henvendelserne fra borgerne i den kommune, hvor Borgerrådgiveren den pågældende dag er til stede. Men de mange henvendelser fra f.eks. Norddjurs Kommune betyder, at Borgerrådgiveren i 2014 i flere tilfælde har arbejdet med henvendelser vedrørende Norddjurs Kommune selvom Borgerrådgiveren den pågældende dag var til stede i en anden kommune. For ikke over en længere periode, at lave en forskydning af den tid, som Borgerrådgiveren bruger i de enkelte kommuner, så har Borgerrådgiveren i 2014 været nød til at foretage en prioritering blandt 15

121 opgaverne i forhold til Norddjurs Kommune. I den forbindelse har Borgerrådgiveren prioriteret, at mødes med borgere, som var utilfredse med sagsbehandlingen i Norddjurs Kommune. Det betyder omvendt, at Borgerrådgiveren har nedprioriteret at indhente sager til nærmere undersøgelse, selvom der har været flere sager, der har været velegnet til en nærmere undersøgelse. Derudover har Borgerrådgiveren heller ikke i samme grad være opsøgende i forhold til at være i dialog med de enkelte afdelinger omkring forbedring af sagsbehandlingen og borgerbetjeningen. Men på trods af disse prioriteringer, så har stigningen i antallet af henvendelserne vedrørende Norddjurs Kommune alligevel medført, at nogle borgere igennem 2014 har oplevet, at der har været ventetid i forhold til at få et møde med Borgerrådgiveren. Som det fremgår af ovenstående, regulerer Borgerrådgiveren selv tidsforbruget i forhold til de enkelte kommuner, således at borgerrådgiverfunktionen, set over hele året, er til stede og arbejder med den enkelte kommunes henvendelser i overensstemmelse med samarbejdsaftalen om den fælles kommunale borgerrådgiverfunktion. Borgerrådgiveren gør i den forbindelse opmærksom på, at såfremt henvendelserne fra en enkelt kommune, over en længere periode, forholdsmæssigt overstiger den tid, som Borgerrådgiveren burde bruge på denne kommunes henvendelser, så vil Borgerrådgiveren orientere den pågældende kommune herom og anbefale, at der iværksættes tiltag, der nedbringer antallet af henvendelser til Borgerrådgiveren. I den efterfølgende beretning vil Borgerrådgiveren orienterer om, hvorvidt de iværksatte tiltag har nedbragt antallet af henvendelser i den pågældende kommune. 7 Konklusion og anbefalinger 7.1 Dårlig kommunikation/samarbejde, langsommelig sagsbehandling og manglende inddragelse i egen sag Som beskrevet under punkt 2.3 og vist i figur 3 kan hovedårsagen til, at forvaltningen skal besvare henvendelser fra Borgerrådgiveren, deles op i tre store grupper: Manglende afgørelse i borgerens sag Langsommelig sagsbehandling Dårlig kommunikation/samarbejde med borgeren I forhold til de henvendelser, hvor borgerne var utilfredse med manglende afgørelse i deres sag, så handler de primært om manglende afgørelse på ansøgning om en bevilling, herunder økonomisk hjælp, men også om manglende afgørelser på anmodninger om aktindsigt inden for den frist, som følger af Forvaltningslovens 16, stk. 2. På baggrund af de mange henvendelser omkring manglende afgørelse så anbefaler Borgerrådgiveren, at Norddjurs Kommune fremover sørger for, at når borgerne ansøger om støtte eller anmoder om aktindsigt, så træffes der herefter en afgørelse, inden for den frist, som følger af lovgivningen på området, eller som fremgår af de sagsbehandlingsfrister, der er vedtaget af Norddjurs Kommunalbestyrelse. Borgerrådgiveren vil fremover have særligt fokus på disse sager og vil foretage en nærmere undersøgelse, hvis der fortsat kommer flere klager vedrørende manglende afgørelse. I forhold til de henvendelser, hvor borgerne enten var utilfredse med manglende inddragelse i egen sag, langsommelig sagsbehandling, dårlig kommunikation/samarbejde eller manglende svar på henvendelse til afdelingen, så har Borgerrådgiveren i beretningen for 2013 beskrevet, hvorledes en afdeling med en forholdsvis lille, men fokuseret indsats, formindskede andelen af utilfredse borgere ved at blive endnu bedre til at forklare borgerne, hvad de kan forvente i forbindelse med sagsbehandlingen, herunder den forventede sagsbehandlingstid. I forbindelse med sagsbehandlingen havde afdelingen endvidere fokus på i endnu højere grad at inddrage og lytte til borgeren samt hurtigt besvare borgernes henvendelser. På baggrund af at der også i 2014 har været en del henvendelser til Borgerrådgiveren, hvor borgerne er utilfredse med langsommelig sagsbehandling, dårlig kommunikation og samarbejde med sagsbehandleren, så anbefaler Borgerrådgiveren, at Norddjurs Kommune forholder sig hertil og forsat søger at udvikle tiltag, som kan forbedre borgerens oplevelse af den sagsbehandling, som foregår i forvaltningen. Det er Borgerrådgiverens opfattelse, at det vil højne borgernes forståelse for og tillid til Norddjurs Kommunes sagsbehandling og afgørelser, hvis forvaltningen i forbindelse med sagsbehandlingen i højere grad inddrager borgerne, herunder orienterer dem, når der sker noget i borgerens sag, som har 16

122 betydning for borgeren. Derudover vil rettidige og klare svar til borgerne kunne mindske andelen af utilfredse borgere. Ud over at borgerne bliver mere tilfredse med sagsbehandlingen i Norddjurs Kommune, så vil det mindske de ressourcer til behandling af henvendelser fra utilfredse borgere, behandling af klagesager mv., som så i stedet kan bruges til den almindelige sagsbehandling. 7.2 Mulighed for at indhente sag til nærmere undersøgelse I beretningen for 2013 anmodede Borgerrådgiveren om adgang til alene på baggrund af en afdelings besvarelse at kunne indhente en sag til nærmere undersøgelse. Som tidligere beskrevet har Borgerrådgiveren i løbet af 2014 kun indhentet 2 sager til nærmere undersøgelse. Dette skyldes, at selvom Borgerrådgiveren fandt flere sager, som var egnet til en nærmere undersøgelse, så har antallet af henvendelser fra borgerne i Norddjurs Kommune medført, at Borgerrådgiveren valgte at prioritere henvendelserne fra borgerne og har dermed nedprioriteret antallet af sager, der indhentes til nærmere undersøgelse. Derfor har Borgerrådgiveren i 2014 ikke benyttet sig af muligheden for et indhente sager til nærmere undersøgelse alene på baggrund af afdelingens besvarelse. Borgerrådgiveren vil fortsat registrere antallet af undersøgelser, som bliver iværksat på Borgerrådgiverens initiativ, uden at den berørte borgere nødvendigvis igen har henvendt sig til Borgerrådgiveren. 17

123 Bilag: Ankestyrelsens principafgørelse om hjemmehjælp Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

124 KEN nr af 16/09/2015 (Gældende) Udskriftsdato: 8. oktober 2015 Ministerium: Social- og Indenrigsministeriet Journalnummer: Senere ændringer til afgørelsen Ingen Ankestyrelsens principafgørelse om hjemmehjælp - rengøring - hyppighed - tilknytning til arbejdsmarkedet - fleksjob En kommunes afslag på hjælp til rengøring er ikke i strid med serviceloven, hvis borgeren selvom rengøringen fordeles over flere uger - har mulighed for at leve et så normalt liv som muligt, herunder er i stand til at passe et arbejde. Der kan bevilges hjælp til nødvendige praktiske opgaver til personer, som på grund af midlertidigt eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer ikke selv kan udføre disse opgaver. Rengøring og tilknytning til arbejdsmarkedet Servicelovens formål er at fremme den enkeltes mulighed for at klare sig selv eller at lette den daglige tilværelse og forbedre livskvaliteten. Borgeren skal have mulighed for at leve så normalt et liv som muligt, herunder have et socialt liv og mulighed for at passe et arbejde. Kommunen skal derfor bevilge rengøring, hvis det er en forudsætning for, at en borger med væsentlig funktionsnedsættelse kan bevare sin tilknytning til arbejdsmarkedet, som også kan være i form af et fleksjob. Rengøring fordelt over flere uger Der er ikke i serviceloven præcise beskrivelser af, hvilke normer der gælder for rengøring. Der er i kommunens kvalitetsstandard generel serviceinformation om rengøring til borgerne i kommunen. En kommunes afslag på hjælp til rengøring, fordi en borger kan gøre rent fordelt over flere uger, er som udgangspunkt ikke i strid med servicelovens formål. Ankestyrelsen understreger, at hjælp efter serviceloven skal tilrettelægges på baggrund af en konkret og individuel vurdering af den enkelte borgers behov og forudsætninger. Lovgivning: Lov om social service - lovbekendtgørelse nr. 150 af 16. februar , 81 og 83 Afgørelse: 1. Baggrund for at behandle sagen principielt Ankestyrelsen har behandlet sagen principielt for at afklare, om kommunen kan give afslag på rengøring med den begrundelse, at borgeren kan dele rengøringen op over flere uger, herunder om der kan bevilges rengøring for, at borgeren har ressourcer til at passe sit fleksjob. 2. Reglerne 1

125 Lov om social service 83 fastslår, at der kan bevilges hjælp til nødvendige praktiske opgaver til personer, som på grund af midlertidigt eller varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer ikke selv kan udføre disse opgaver. 3. Andre principafgørelser Gældende 20-15: Kommunen kan i kvalitetsstandarden for personlig og praktisk hjælp i hjemmet fastsætte størrelsen på det areal, borgere som udgangspunkt får gjort rent i. Kvalitetsstandarden kan også fastlægge, hvilke og hvor mange rum hjælpen omfatter. Kommunen skal dog altid foretage en konkret og individuel vurdering af den enkelte borgers behov for hjælp til rengøring. I sager om bevilling af rengøring betyder det, at serviceniveauet, som det er beskrevet i kvalitetsstandarden, skal fraviges, hvis borgerens behov nødvendiggør det : En kommune var berettiget til at give afslag på fortsat praktisk hjælp med henvisning til, at borgeren kunne benytte mindre belastende arbejdsstillinger, dele opgaverne op over flere dage eller gøre brug af andre redskaber eller teknologiske hjælpemidler : Ankestyrelsen understregede, at serviceniveauet skal fraviges i de tilfælde, hvor borgerens behov nødvendiggør dette, og at mere subjektivt prægede forhold skal indgå i vurderingen af borgerens behov, såsom borgerens værdighed, integritet og personlige glæde ved at leve i et rent hjem, og navnlig borgerens mulighed for at leve et så normalt liv som muligt, herunder et socialt liv. Ankestyrelsen lagde vægt på, at en borger altid har krav på en fyldestgørende begrundelse. Dette gælder især, når borgeren får nedsat sin bevilling. C-52-05: Ankestyrelsen fandt, at en kommunes afslag på yderligere hjemmehjælp alene med henvisning til, at den ydede hjælp var maksimal hjælp i forhold til kommunens kvalitetsstandard, ikke var i overensstemmelse med loven. Ankestyrelsen lagde vægt på, at kommunen ikke ved sin afgørelse konkret havde begrundet, hvorfor kommunen ikke fandt grundlag for at fravige kommunens generelle serviceniveau. C-3-05: Kommunen skulle behandle alle anmodninger om hjælp til nødvendige praktiske opgaver i hjemmet efter en konkret individuel vurdering af behovet. Kommunen burde således have foretaget en konkret individuel vurdering af behovet for hjælp til strygning af tøj. Det forhold, at strygning af tøj ikke var omfattet af kommunens kvalitetsstandarder, kunne ikke i sig selv medføre afslag på den ansøgte hjælp. En kommunes kvalitetsstandarder måtte anses for en generel serviceinformation i forhold til borgerne i kommunen og kunne ikke tilsidesætte kravet om, at der skulle foretages en konkret, individuel vurdering af behovet i det enkelte tilfælde. 4. Den konkrete afgørelse Ankestyrelsen har behandlet din klage over Kommunens afgørelse af 4. februar Afgørelsen er truffet på møde. Resultatet er: Kommunen skal træffe en ny afgørelse om rengøring Det betyder, at kommunes afgørelse af 4. februar 2014 ikke gælder. Kommunen skal behandle din sag efter de retningslinjer, vi har angivet nedenfor i begrundelsen. Du skal være opmærksom på, at kommunen godt kan komme til samme resultat som tidligere. 2

126 Begrundelsen for afgørelsen Ankestyrelsen finder, at kommunen ikke har foretaget en konkret og individuel vurdering af dit behov for rengøring. Vi vurderer, at kommunen ikke har foretaget en helhedsvurdering af din mulighed for at udføre rengøring og samtidig have et så normalt liv som muligt. Vi lægger i den forbindelse vægt på, at det fremgår af din klage, at du har behov for rengøring, da du har et fleksjob, som du ønsker at bevare, hvorfor du har behov for hvile. Kommunen har imidlertid oplyst telefonisk til dig, at der i kommunen ikke ydes hjælp til opgaver, man selv kan udføre, da der ikke ydes kompenserende rengøring, jf. journalnotat af 24. februar Vi lægger vægt på, at det fremgår af kommunens afgørelse, at du har konstante smerter i hoved, nakke, skuldre, hofte og fødder, hvorfor du kun kan klare rengøring af 65 m2 af din bolig ved at dele det op over flere uger, og at det er oplyst, at du har en bolig på 200 m2. Kommunen har et udgangspunkt i kvalitetstandarden på 60 m2. Vi skal henvise til, at det følger af Ankestyrelsens praksis, at der ved vurderingen af, om opgaverne kan deles op, skal tages hensyn til borgerens mulighed for at leve et så normalt liv som muligt jf. principafgørelse Vi vurderer desuden, at kommunen ikke har foretaget en konkret og individuel vurdering af, om du har behov for hyppigere rengøring end hver 3. uge. Du har oplyst, at du har hudgener fra støvet i din bolig. Kommunen henviser til, at det kun er husstøvmideallergi, der kan berettige til hyppigere rengøring end hver 3. uge. I kommunens kvalitetsstandard beskrives muligheden for hyppigere rengøring på grund af særlige helbredsforhold, og det fremgår, at det f.eks. kan være ved diagnosen støvallergi. Støvallergi er dog alene beskrevet som et eksempel i standarden, og kommunen skal altid foretage en konkret og individuel vurdering. Kommunen skal altid vurdere, om der er baggrund for at fravige kvalitetsstandarden, jf. Ankestyrelsens principafgørelse C Vi finder endelig, at sagen ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan træffe afgørelse i sagen. Kommunen skal derfor indhente oplysninger om, hvorvidt du har helbredsmæssige problemer med skimmelsvamp i din bolig. Det vil sige, at kommunen skal indhente oplysninger, der konkret omhandler dig og din bolig. Kommunen skal desuden tage stilling til, over hvor lang en periode, du vil være nødt til at dele rengøringsopgaverne op og samtidig vurdere, hvorvidt denne opdeling af opgaverne giver dig tid nok til at restituere, varetage dit fleksjob, og have mulighed for et socialt liv ved siden af udførelsen af opgaverne. Kommunen skal desuden tage stilling til, om der i din sag er behov for at vurdere, om der skal bevilges rengøring på et større areal. Kommunen skal altid vurdere, om der er baggrund for at fravige kvalitetsstandarden. Dette fremgår af principafgørelse Vi bemærker, at vi med denne afgørelse alene har taget stilling til, hvorvidt du er berettiget til praktisk hjælp til rengøring. Kommunen skal herefter træffe en ny afgørelse. Hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din ansøgning, skal kommunen i afgørelsen angive de hovedhensyn og de faktiske oplysninger, der er indgået i 3

127 kommunens vurdering. Hvis du er uenig i kommunens nye afgørelse, kan du klage efter de almindelige klageregler. 4

128 Bilag: Ny styrelse skal styrke patientsikkerheden Udvalg: Ældrerådet Mødedato: 22. oktober Kl. 8:45 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

129 Annonce Ny styrelse skal styrke patientsikkerheden Pressemeddelelser Ministeriet for Sundhed og Ældre Infrastruktur Tilsynet med læger og andre sundhedspersoner skal styrkes, og sagsbehandlingstiden for patientklager skal ned. Det er baggrunden for, at sundheds og ældreministeren opretter Styrelsen for Patientsikkerhed. Der har været blæst om Sundhedsstyrelsens tilsyn de senere år, hvor der bl.a. er blevet sået tvivl om kvaliteten af styrelsens tilsynsvirksomhed. Sundheds og ældreminister Sophie Løhde har på den baggrund besluttet, at der skal etableres en selvstændig styrelse, som bl.a. skal sikre, at der bliver greb hurtigere ind over for læger og andre sundhedspersoner, der kan være til fare for patienterne. Læs mere om de nye styrelser og ændringer "Vi har desværre kunnet konstatere, at Sundhedsstyrelsens tilsyn ikke har været godt nok, og det er vi nødt til at reagere på. For vi skal have en velfungerend tilsynsmyndighed, som kan holde et vågent øje med de læger, sygeplejersker og andre sundhedspersoner, der ikke gør deres arbejde godt nok", siger Sophie L fortsætter: "Jeg har derfor besluttet, at der skal oprettes en helt ny styrelse, hvis kerneopgave netop bliver at sikre, at patientsikkerheden er i orden. Det er nemlig helt afg at patienterne får en behandling af høj kvalitet i vores sundhedsvæsen og har tillid til, at der bliver grebet ind over for de læger og andre sundhedspersoner, som lever op til det store ansvar, de har." Udover at føre tilsyn med autoriserede sundhedspersoner og sundhedsvæsnet skal den nye styrelse bl.a. behandle patientklager. Den opgave varetages i dag Patientombuddet, som fremover bliver en del af den nye styrelse, der får navnet Styrelsen for Patientsikkerhed. Den nye styrelse forventes at være en realitet ved årsskiftet 2015/2016. Fakta om Styrelsen for Patientsikkerhed Med oprettelsen af den nye styrelse bliver Patientombuddet lagt sammen med Sundhedsstyrelsens nuværende tilsynsfunktioner dvs. embedslægeinstitution Nord, Syd og Øst samt det centrale tilsyn. Styrelsen for Patientsikkerhed vil bl.a. skulle løse følgende opgaver: Føre tilsyn med autoriserede sundhedspersoner i sundhedsvæsnet og de sundhedsmæssige forhold på plejecentre og behandlingssteder. Udstede autorisationer til sundhedspersoner mv. Behandle klager fra patienter over sundhedspersoner. Rådgive politiet ved retslægelige tilsyn, obduktioner mv. Bidrage til at forebygge spredning af smitsomme sygdomme. Vejlede og rådgive regioner, kommuner og borgere om international sygesikring efter EU reglerne og den nordiske konvention. Emneord: Styrelsen for Patientsikkerhed, Beth Lilja, Patientsikkerhed, Patientsikkert Sygehus, Sophie Løhde, Sundhedsministeriet SE PROFIL» Ministeriet for Sundhed og Ældre på DenOffentlige.dk Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Aktivitet: Artikler: 53 Kompetenceområder: 1 Er du også aktiv i og omkring den offentlige sektor, så læs om mulighederne for at blive udgiver på DenOffentlige.dk her. Læs mere her Læs også