LSU Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet referat af møde 4 Tirsdag den 29. oktober 2013 kl , mødelokale 529, Dalgas Avenue 2.

Transkript

1 LSU Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet referat af møde 4 Tirsdag den 29. oktober 2013 kl , mødelokale 529, Dalgas Avenue 2 Deltagere: Conni Simonsen Jens B. Bennedsen Jørgen Bundgaard Nielsen Erland U. Jessen Jesper Jensen Stig Ravn Klaus Kolle Jens Peder Ulfkjær Christina K. Dose Michael Kærgaard Annie Thomsen Tine H. Aaboe Malden Keld Lassen under pkt. 4 (CSi) (JBB) (JBN) (EUJ) (JJ) (StR) (KlausK) (JPU) (CKD) (Michael) (AT) (THAM) (KLa) Ordstyrer: Referent: Conni Simonsen Tine H. Aaboe Malden Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra udvalgets 3. møde 2. Godkendelse af dagsorden 3. Ny personalepolitik a) Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) b) Ny løn 2013 c) Adjunktvejledningen ved Ingeniørhøjskolen d) Tenure track-model e) Kørsel Høj/Lav takst 4. Økonomi m.v. 5. Institutionelle forhold 6. Meddelelser 7. Næste møde 8. Eventuelt Ingeniørhøjs k olen Aarhus Univ ers itet D algas Av enue Aar hus C T lf. : F ax: E -m ail: iha@ iha. dk www. iha. dk

2 ad 1 Godkendelse af udvalgets 3. møde Referat af udvalgets 3. møde den 29. oktober 2013, dateret 3. juli 2013 / godkendt til opslag den 12. september 2013, blev godkendt uden bemærkninger. Side 2/6 ad 2 - Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt uden bemærkninger. ad 3 Ny personalepolitik Personalenyt. Der henvises til som løbende bliver opdateret. a. Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) Medarbejderudviklingssamtalerne er nu sat i gang på Ingeniørhøjskolen AU og forventes afsluttet med udgangen af Det er aftalt med HR, at det nye aftaleskema skal bruges. Idet Ingeniørhøjskolen endnu ikke er overgået til at bruge AUHRA, skal aftaleskemaet ikke udfyldes og/eller godkendes i AUHRA. Aftaleskemaet skal godkendes af leder og medarbejder, hvorefter medarbejderen beholder originalen og lederen modtager en kopi. A-siden orienterede om, at der grundet ledelsesmæssig fluktuation er sket lidt et skred i forhold til den offentlige tidsplan fra AU. Alle ledere er i gang med planlægning af MUS-samtaler til afholdelse snarest nogle medarbejdergrupper er allerede indkaldt til samtaler. På seneste LSU blev der nedsat et udvalg bestående af EUJ og KlausK, som skal udarbejde et oplæg (med afsæt i AU s MUS-koncept) til en samtaleguide til brug på ASE. EUJ samt KlausK efterspurgte en repræsentant fra ledelsen til at indgå i arbejdsgruppen, som blev nedsat ved LSU møde 3 vedr. udarbejdelse af et oplæg til en samtaleguide til brug på ASE. CSi vil vende tilbage med en evt. ledelsesrepræsentant. Mikael oplyste, at man på AU har valgt at have seniorpolitik separat fra MUS, grundet det lønaspekt, der ofte er i en senioraftale/politik, og løn er ikke et emne der hører til under en MUS-samtale.

3 b. Ny løn 2013 Ny løn 2013 er afsluttet og en drøftelse af processen ønskes. Side 3/6 B-siden efterspurgte en hurtigere process i forbindelse med Ny Løn samt at der var for små midler at ansøge om. Dette virkede demotiverende for nogle medarbejdere, som derfor afholdte sig fra at ansøge, hvilket ønskes viderebragt til AU centralt. Fra ledelsens side, mener man, at processen kom godt fra start, men at der overordnet set var nogle udfordringer i, at forløbet strakte sig over sommerferien, hvilket var med til at forlænge processen væsentligt. c. Adjunktvejledningen ved Ingeniørhøjskolen AU På LSU s seneste møde blev punktet behandlet og der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af EUJ, KlausK samt JBB til at gennemgå adjunktvejledningen. LSU havde modtaget et udkast til adjunktvejledningen inden mødet. JBB orienterede om, at der i det reviderede udkast, som var tilgået LSU, er lagt vægt på, at indholdet er bibeholdt men at dokumentet er lettere tilgængeligt. Udkastet blev godkendt af LSU uden bemærkninger. d. tenure track-model I marts 2013 nedsatte Dekanen en tenure track-arbejdsgruppe. Arbejdsgruppens formål har været at udarbejde en tenure track-model for ST. Arbejdsgruppen blev nedsat for at positionere AU i den internationale konkurrence om at rekruttere talenter og som et resultat af de tiltag, som blev besluttet i forbindelse med arbejdet med mere sammenlignelige vilkår for forskere på ST særligt i forhold til at sikre tydelige karriereveje. Ingeniørhøjskolens LSU har modtaget udkast til model for tenure track fra arbejdsgruppen vedr. tenure track på Science and Technology (ST) til orientering og drøftelse i LSU erne på ST. Evt. kommentarer fra ASE skal sendes samlet senest den 6. november JBB nævnte, at der er sprogbrug i udkastet for tenure track, som ikke er positiv overfor underviserrollen. e. Kørsel - Høj/Lav Takst Udkast af 24. oktober 2013 til tjenstlig befordring og kørselsbemyndigelse for Ingeniørhøjskolens medarbejdere blev rundsendt til LSU den 25. oktober 2013.

4 B-siden bemærkede, at det virker meget bureaukratisk. Ledelsen tilføjede, at ASE nu benytter AURUS og de procedurer, som det system efterspørger. Side 4/6 Notatet blev godkendt af LSU uden bemærkninger. ad 4 - Økonomi KLa orienterede om at Forecast 3 hvilket er bedømmelse af 3. kvartals budget for er blevet indsendt og godkendt centralt. CSi orienterede om, at der fra ledelsens side fortsat arbejdes på DB på uddannelserne i tæt samspilt med udviklingscheferne. Der sker en løbende opfølgning bl.a. med hensyn til STÅ eller mangel på STÅ-indtægter. JJ havde bemærkning omkring udfordringer for hans medarbejdergruppe i forhold til hvordan IndFak er sat op. JBN forklarede, at det på individuelt afdelingsniveau kan revurderes, hvor mange rekvirenter der f.eks. er. Der vil blive afholdt et særskilt møde om denne problemstilling for denne medarbejdergruppe. LSU tog orienteringen til efterretning. ad 5 Institutionelle forhold a. KPI 2013 for ASE (resultater, indikatorer og målinger) Der arbejdes på strategi og handlingsplan for diplom- og civilingeniøruddannelserne samt adgangskursus ved ASE, som skal være ST dekanatet i hænde senest den 1. november CSi orienterede om arbejdet med KPI2013 for ASE: Der arbejdes med strategiske tiltag på fakultets- og universitetsniveau. På fakultetsniveau er ASE blevet bedt om at indlevere vores vigtigste KPI ere altså hvad vi ønsker at stå til måls for. Materialet skal fremsendes til LSU til orientering. B-siden bemærkede, at der på ASE har været tradition for, at medarbejderne er med til en generel drøftelse af strategierne og efterspurgte en tidsplan for det afsluttede arbejde. Ledelsen svarede, at der desværre ikke har været tid til en drøftelse med medarbejderne, da der var tildelt ca. 2 ugers responstid på opgaven.

5 Dog er arbejdet ikke endeligt tilendebragt og derfor kan medarbejderne blive involveret på et senere tidspunkt. Ledelsen for ASE havde også foretrukket en længere arbejdsproces med opgaven. Side 5/6 b. Navitas og Hangøvej CSi berettede, at som de fleste ansatte på ASE nok ved, så er byggeriet af Navitas igang igen. Hvis A. Enggaard overholder tidsplanen, så starter E2014 semestret på Navitas. En detailplanlægning af flytningen vil påbegynde efter nytår. Med hensyn til Hangøvej, informerede CSi om, at de medarbejdere fra DA2 som skal flytte til Hangøvej, forventes at flytte sommeren Alle andre medarbejdere flytter ind snarest. I medio november er en ny besigtigelse planlagt for at få et overblik over status på flytningen. JBN orienterede om, at en løs skemaplanlægning for E2014 er lavet for at få et overblik over behovet for undervisningslokaler. c. ASE Systemintegration JBN gav en status på mødet med udgangspunkt i hans notat af 27. februar 2013 omkring IT-integration står for døren. De forskellige integrationer er næsten på plads AUHRA mangler (systemet som bruges til at registrere al fravær). Teknisk set er det forløbet tilfredsstillende. Mht. STADS mangler vi at finde ud af hvordan det fungerer mht. søgning på resultater for de studerende. Journalisering fortsætter i FICS. På længere sigt skal ASE overgå til Captia, men det er man på AU ikke vant til at bruge i forbindelse med de studerende. Der blev fra B-siden spurgt ind til brugen af CampusNet og JBB informerede om, at ASE fremadrettet skal overgå til Blackboard. d. Organisationsplan ASE Organisationsplanen for ASE, til LSU s orientering. CSi bemærkede, at håndværkerne har den valgte placering, idet de er en integreret del af studiemiljøet. Organisationsplanen opdateres løbende. ad 6 - Meddelelser a. FSU AU-ASE EUJ havde anmodet om at få dette på dagsordenen. CSi kommenterer, at hun gerne ser det som et fast punkt med information fra FSU.

6 StR havde følgende information fra FSU: - Der er brugt en del tid på tenure track høj ranking virker til at være det vigtigste for rektor - Psykisk APV har været på dagsordenen (ASE havde sin egen denne gang i form af PULS 2012) - AU s MUS-koncept er blevet drøftet - Faste stillinger / stillingsstruktur er blevet diskuteret (ingeniørerne er som bekendt ikke en del af stillingsstrukturen). Man ønsker ikke at der skal være tidsnormering, da de ønsker at måle på forskning og ikke god undervisning - At StR har nævnt på et FSU, at budgettets punkter ikke er særligt sigende ift., hvordan der flyttes penge/hvem der betaler hvad til fællesskabet. Dekanen svarede, at bestyrelsen heller ikke får et detaljeret budget, samt at nærmere budgetdetaljer skal diskuteres på LSU niveau. Side 6/6 EUJ spurgte til institutionens svar på den høring om internationalisering, som undervisningsministeriet havde udsendt med deadline i september. Høringen var henvendt til institution, ansatte og studerende. A-siden svarede, at de umiddelbart ikke var bekendt med høringsskrivelsen, men ville undersøge det nærmere. EUJ opfordrede kraftigt ledelsen til fremover at sikre, at høringer med betydning for institutionens drift og mål udgår til de berørte institutionsparter. ad 7 - Næste møde Er tidligere aftalt til onsdag den 18. december 2013 kl , hvilket blev godkendt. (Mødet er efterfølgende blevet flyttet til den 16. december 2013 kl. 9.00, Dalgas Avenue 2, lokale 529). ad 8 Eventuelt Intet. Referent Tine H. Aaboe Malden 5. november 2013 / godkendt til opslag den 11. december 2013.