Emne Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Sidste referat Eventuelt 11. Sponsorudvalget Regnskab og budgetter Bestyrelsen 12. IT udvalg 13.

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 29. august 2016 kl. 17: Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Sørensen (HS) Mads Bjørn Hansen (MH) Flemming Skovlund (FS) Henrik Jensen (HJ) Birgit Mindegaard (BM) Kristoffer Fabricius (KF) Flemming Lehnert (FL) Majbritt Brændeholm (MB) Fraværende: Referent: MB Næste møde: Mandag den kl Dagsorden: 1. Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Regnskabet og opfølgning på likviditet. 4. Bestyrelsen Forretningsorden Forsikring af udstyr i bagladerne 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). 6. Regel- og etiketteudvalg Teoriundervisning 7. Baneudvalg Dug i sø hul Husudvalg Opsigelse af forpagtning 9. Udvalg for gæste- og baneservice 10. Markedsføringsudvalget Åbent hus Juli tilbud på greenfee + mad DGU åbent hus - Spil-med-dag Tilbud til nye fuldtidsmedlemmer Nye emner til markedsføring 11. Sponsorudvalget Erhvervsklubben Nye sponsorer Company Day 12. IT udvalg Dropbox 13. Sportsudvalg Status i UU Begyndere Fællestræning 14. Klubberne i klubben 15. Administration Max handicap i en bold Gebyr på kreditkort Afskaffelse af den fysiske greenfee bog Afskaffelse af Årsmærker Status på medlemmer pr : 16. Eventuelt 17. Næste møde: kl Side 1

2 1. Sidste referat Ingen bemærkninger. 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: Vores scorekortprinter er slidt og det er blevet besluttet at indkøbe en ny. MB indkøber. 3. Regnskab og budgetter Regnskabet og opfølgning på likviditet. Forventer at kunne realisere det reviderede budget, hvilket er rigtig positivt. Det skyldes i høj grad de iværksatte besparelser i det reviderede budget samt den stramme styring af likviditeten, som den nye bestyrelse har haft fokus på siden starten i marts Bestyrelsen Forretningsorden HS gennemgik forretningsorden som er rettet til med de sidste tilpasninger. Bestyrelsen fastsætter de overordnede rammer for klubben og den daglige drift varetages af MK som Chefgreenkeeper og MB som Klubmanager. Forretningsorden er dermed godkendt og kan underskrives. Forsikring af udstyr i bagladerne Set i lyset af Køge Golfklubs brand i deres baglader og maskinhus, vil bestyrelsen lige præcisere forholdene ved at medlemmerne lejer et bagskab i Skovbo Golfklub. Skovbo Golfklubs ejendom er forsikret og lever helt op til det påkrævede. Udstyr der tages hjem i ferier og i vintersæsonen er som oftest dækket af medlemmernes egen indboforsikring ved brand/tyveri. Bestyrelsen opfordrer medlemmerne til at undersøge dækningen af deres golfudstyr hos eget forsikringsselskab. MB har indhentet tilbud fra to leverandører til et brandalarmeringsanlæg. Bestyrelsen har vurderet tilbuddene og takker nej tak, da gevinsten ikke står mål med prisen og chancen for at redde udstyr og maskinpark. Det ses bl.a. af, at Køge Golfklub havde et brandalarmeringsanlæg og alligevel brændte deres bygninger helt ned. 5. Golfspilleren i Centrum (GiC). Resultaterne i GiC blev gennemgået og er fortsat et godt værktøj til at vurdere indsatsen i klubben. Når vi benchmarker os med andre golfklubber på Sjælland, så ligger vi resultatmæssigt på den pæne side. Formanden opfordrer alle i bestyrelsen til at kontakte de medlemmer, som har tilkendegivet at de ønsker at udføre frivilligt arbejde. 6. Regel- og etiketteudvalg Teoriundervisning Side 2

3 Tilbagemeldingerne i GiC fra nye medlemmer viser, at undervisningen bliver modtaget meget positivt. 7. Baneudvalg Dug i sø hul 17 Der har været et ønske om at få lagt en dug i søen på hul 17 for at hæve vandspejlet. Dugen koster ca og kunne eventuelt finansieres ved en medlemsindsamling. Andre medlemmer har fundet større behov for at finde finansiering til en udvidelse af klubhuset frem for en dug i en sø. Bestyrelsen mener, at en dug i søen skal indgå i prioriteringsdebatten i forbindelse med fastlæggelse af banebudgettet og ikke i et laug i stil med klubhuslauget. 8. Husudvalg Opsigelse af forpagtning Jette & Jan har opsagt forpagtningen i Skovbo Golfklub. Grunden til opsigelsen er, at omsætningen ikke er stor nok og at det er svært at drive en forretning på baggrund af antallet af både medlemmer og gæster der besøger cafeen. Cafeudvalget er rigtig ked af situationen, og har udarbejdet forskellige løsninger, som der skal kigges nærmere på ved ansættelse af en ny forpagter. Bestyrelsen opfordrer alle til at komme med gode input til MH snarest muligt. 9. Udvalg for gæste- og baneservice Mange medlemmer har ydet en stor indsats med gæste- og baneservice, til glæde for både gæster og medlemmer. 10. Markedsføringsudvalget Åbent hus Markedsføringsudvalget har i samarbejdet med Diabetes foreningen afholdt åbent hus. Der kom desværre ikke så mange besøgende, men nu er der etableret et samarbejde, som vi håber giver nogle medlemmer på længere sigt. Juli tilbud på greenfee + mad Vores tilbud med greenfee indeholdende mad har givet en del flere gæster i juli måned. Da vi har givet rabat på vores normale greenfee takst har det ikke givet en højere indtjening her og nu, men på den lange bane håber vi at gæsterne kommer igen til Skovbo Golfklub. DGU åbent hus - Spil-med-dag Søndag den holdt Skovbo Golfklub, i samarbejde med DGU, et åbent hus arrangement for ikke golfere. Vores trofaste medlemmer havde inviteret gæster fra nær og fjern med til en hyggelig dag i Skovbo Golfklub. Der var ca. 50 spillere hvoraf de 28 var gæster. En hyggelig dag Side 3

4 blev afviklet og flere har allerede tilkendegivet at de melder sig ind til næste sæson. Tilbud til nye fuldtidsmedlemmer Nu nærmer tiden sig, hvor golfspillere overvejer hvilken klub de ønsker at være medlem af til næste sæson. Fra kan nye fuldtidsmedlemmer blive medlem af Skovbo Golfklub og spille resten af sæson 2016, hvis de forudbetaler kr. 1000,-. Pengene bliver modregnet næste års fuldtidskontingent. Nye emner til markedsføring Markedsføringsudvalget har modtaget gode ideer til markedsføring efter nye medlemmer. KF undersøger ideerne nærmere. 11. Sponsorudvalget Erhvervsklubben Etablering af Erhvervsklubben er sat på pause, da tilmeldingen ikke har været stor nok. Nye sponsorer Der er tegnet en ny aftale med Hotel Niels Juel for næste sæson, og af nye sponsorer i Skovbo Golfklub kan vi byde velkommen til Dansk Mobil Beton hul 4 samt KlikSecurity hul 12. Vi glæder os til samarbejdet. Company Day Med Erik Kaaber i spidsen har der været afholdt ca. 14 Company Day i 2016 hvoraf de fleste ikke har fyldt en hel dag. Disse arrangementer har givet et godt bidrag til at øge vores greenfee indtægt. 12. IT udvalg Dropbox IT udvalget har oprettet en mappe i Dropbox med under-menuer for div. udvalg. Mappen skal benyttes af udvalgene til at opbevare diverse dokumenter, referater og aftaler der er indgået, så de er tilgængelige for nuværende og fremtidige udvalgsmedlemmer. 13. Sportsudvalg Status i UU I år er der 17 nye puslinge og juniorer der har meldt sig ind og som allerede er godt i gang med deres spil, træning og ikke mindst integration. Ungdomsudvalget afholder et forældremøde inden sæsonen slutter. Mødet afholdes i september måned. Ungdomsudvalget indkalder. Begyndere Begynderkravet for adgang til stor bane har været for svært og er nu blevet ændret til følgende: Damer skal spille par-3 banen i 2 x 52 slag og Side 4

5 herrer 2 x 48 slag. Der er udarbejdet nye konverteringstabeller, som giver høj handicappere et start handicap på 72. Adgangskravet er betinget af DGU medlemskab, hvilket opnås ved at betale kontingent til Skovbo Golfklub. Fællestræning Evaluering af 1. halvårs fællestræning. Det ser ud til at medlemmerne har taget godt imod fællestræningen. Der har været 146 fuldtidsmedlemmer + en hel del begyndere der har deltaget. Bestyrelsen har vurderet at fællestræningen har været en succes og at træningen fortsætter 2. halvår. 14. Klubberne i klubben Flere af vores nye medlemmer er blevet medlemmer i KiK, så vores tiltag om at få sluset nye medlemmer videre til Kik har haft positiv effekt. 15. Administration Max handicap i en bold Kontoret modtager en del klager over langsomt spil i en bold med medlemmer med et relativt højt hcp. Bestyrelsen henstiller til alle medlemmer at få et godt flow på banen ved bl.a. at holde godt øje med hinandens bolde og lukke igennem om nødvendigt. Bestyrelsen undlader således at sætte et max hcp. i en bold i Golfbox. Gebyr på kreditkort Når gæster og medlemmer benytter vores betalingsautomater og betaler med kreditkort skal Skovbo Golfklub betale et gebyr. På nuværende tidspunkt har det kostet os ca. kr Bestyrelsen beslutter at den omkostning i fremtiden skal pålægges brugeren (ikke Dankort). Afskaffelse af den fysiske greenfee bog Den fysiske greenfee bog skaber forvirring for gæster, da de tror de stadigvæk skal indskrive sig. Hvis vi åbner op for tidsbestillingen i Golfbox til par-3 banen og vi samtidig udarbejder en god betalingsbeskrivelse, kan vi helt afskaffe den fysiske greenfee bog. Bestyrelsen godkendte det nye tiltag som vi iværksætter snarest muligt. Afskaffelse af Årsmærker Da vi har fuld tidsbestilling og har fået så god en gæste- og baneservice, blev det besluttet at årsmærkerne fra næste sæson afskaffes. Medlemmerne bedes derfor altid bestille en tid og have deres DGU kort med på banen til fremvisning ved banekontrol. Selve bagmærket skal fortsat bæres på bagen. Status på medlemmer pr : År 2016 Medlemsstatus Antal pr. Antal pr. Antal pr. Side 5

6 feb. mdr. juni mdr. august mdr Fuldtidsmedlemmer Fuldtidsmedlemmer Fuldtidsmedlemmer Pensionistmedlemmer Hverdagsmedlemmer Fleksmedlemmer Aktive i alt Passive medlemmer Prøvemedlemmer I alt - ikke DGU medlemmer Eventuelt Ingen bemærkninger. 17. Næste møde: kl Side 6