Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 2-14,

Transkript

1 Godkendt på bestyrelsens møde 3-14, d. 24. juni 2014 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Telefon: aau@aau.dk Dato: BT/hph Sagsnr.: Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 2-14, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Ann-Hélen Bay (AHB) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Lars Arendt-Nielsen (LAN) Pirkko Liisa Raudaskoski (PLR) INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted (LR) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Camilla Bundgaard Christensen (CBC) Søren Valgreen Knudsen (SVK) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam (rektor) Inger Askehave (prorektor) Peter Plenge (universitetsdirektør) Morten Winterberg (økonomidirektør) Fraværende Til stede Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 9.00 Mødet sluttede kl.: Referent: Bettina Thomsen / Lene Krogh-Jørgensen Næste ordinære møde: juni 2014 Kontorchef Tina Mollerup Laigaard og Revisor Helle Wonge, Rigsrevisionen samt statsautoriserede revisorer Michael Stenskrog og Henrik Kragh, PricewaterhouseCoopers deltog under punkt 3, 4 og 5. Chefkonsulent Kristian Trolle-Schultz deltog under punkt 3, 4, 5 og 6. Dekan Egon Toft, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, deltog under punkt 7. 1

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 1-14 den 3. februar 2014 Bilag: A) Sagsfremstilling af B) Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 1-14, d. 3. februar 2014 af Referatet blev godkendt. 3. Godkendelse og underskrivelse af revisionsprotokollat til årsrapport 2013 (LUKKET PUNKT - OFFENTLIGGØRES EFTER MØDET) Bilag A) Sagsfremstilling af B) Udkast til revisionsprotokollat til årsrapport for 2013 Revisionsprotokollatet blev gennemgået af statsautoriserede revisorer Michael Stenskrog og Henrik Kragh, PwC. Revisorerne udtrykte stor tilfredshed med Økonomiafdelingens materiale til årsrapporten og takkede for samarbejdet. Revisorerne redegjorde for de lavere statsindtægter, som hovedsageligt kan henføres til en lavere STÅ-produktion end budgetteret, samt for stigningen i bl.a. de tilskudsfinansierede aktiviteter samt salg af varer og tjenesteydelser. Revisorerne tilsluttede sig den ændring i regnskabspraksis for donationer, som har påvirket regnskabet positivt. Der anbefales fortsat en selvstændig økonomirapportering på campus i Sydhavnen. Revisorerne anbefaler desuden, at konceptet for fremleje til virksomheder i lokalerne i Sydhavnen efterleves og følges op af ledelsen. Under hensyntagen til, at universitetet ud fra en økonomisk betragtning ikke ønsker fuld funktionsadskillelse, er det revisorernes vurdering, at den etablerede funktionsadskillelse er meget tilfredsstillende. Universitetet er ikke til fulde i mål med økonomistyringen, men revisorerne konkluderede, at der er sket væsentlige forbedringer, og at handlingsplanen følges i henhold til de fastsatte deadlines. Revisor bemærkede endvidere en positiv udvikling på projektøkonomien med indførelsen af elektronisk tidsregistrering. Bestyrelsen takkede for samarbejdet med institutionsrevisor og tog protokollatet til efterretning. Bilaget offentliggøres efter mødet. 4. Rigsrevisionens afrapportering vedr. årsrevision 2013 (LUKKET PUNKT - OFFENTLIGGØRES EFTER MØDET) Bilag A) Sagsfremstilling af B) Rigsrevisionens afrapportering om årsrevisionen af Aalborg Universitets årsrapport 2013 af / med præciseringer af Kontorchef Tina Mollerup Laigaard og revisor Helle Wonge, Rigsrevisionen, orienterede om revisionen og tilsynet med institutionsrevisor. 2

3 Rigsrevisionen tilkendegav, at forretningsgangene og den interne kontrol på de gennemgåede områder er tilfredsstillende, og bemærkede, at universitetet har igangsat mange initiativer i forhold til økonomistyringen. Med de initiativer, der er iværksat i forhold til ledelsesinformation, er det i øvrigt Rigsrevisionens vurdering, at det fremadrettet vil give et mere retvisende billede. Rigsrevisionen bemærkede, at universitetet ikke havde foretaget det nødvendige forarbejde i forbindelse med etableringen af campus i Sydhavnen, og at der burde have været etableret en projektgruppe og udarbejdet en business case, inden beslutningen blev truffet. Rigsrevisionen orienterede om, at der pågår overvejelser i ministeriet om evt. genfremsendelse af aktstykket til finansudvalget. Formanden bemærkede, at forholdene vedr. Sydhavnen tages alvorligt og har været behandlet i bestyrelsen flere gange. Rigsrevisionen fandt det uhensigtsmæssigt, at universitetet ikke har prioriteret en selvstændig økonomirapportering vedr. campus i Sydhavnen, men det blev bemærket, at der nu er åbnet op for det både i forhold til Sydhavnen og til Esbjerg. Formanden orienterede i den forbindelse om, at ledelsens holdning tidligere har været, at AAU København ikke må fungere som et særskilt profitcenter, men at dette ikke konflikter med, at ledelsen naturligvis skal have overblik over totalomkostningerne ved Sydhavnen. Bestyrelsen tog Rigsrevisionens afrapportering til efterretning. Bilagene offentliggøres efter mødet. 5. Godkendelse og underskrivelse af årsrapport 2013, herunder afrapportering på målopfyldelse af udviklingskontrakten (LUKKET PUNKT - OFFENTLIGGØRES EFTER MØDET) Bilag A) Sagsfremstilling af B) Udkast til årsrapport 2013 C) Periodeopfølgning Prorektor orienterede om årsresultatet for 2013, som viser en forbedret økonomistyring. Der var oprindeligt budgetteret med et underskud på 32 mio. kr., men med et af formandskabet godkendt ekstra træk lå budgettet nærmere på ca mio. kr. Årets resultat endte på et underskud på 57 mio. kr. Der har i forhold til budgettet været en nedgang i uddannelsesindtægter på 35 mio. kr., som dog opvejes af bl.a. en tilgang i eksterne projekter. Der har været øgede omkostninger i forhold til budgettet som følge af større studenteroptag, stop af byggesager og fraflytningsomkostninger i Ballerup. Disse er delvist modsvaret af tilbageholdenhed i forbruget i hele organisationen. Egenkapitalen ligger på 166,6 mio. kr. mod 223,8 mio. i Det forventes jf. budgettet, at egenkapitalen vil stige med ca. 20 mio. med udgangen af Sammenlignet med de øvrige universiteter er AAU det universitet, der har oplevet den kraftigste vækst i andelen af finanslovstilskuddet. Ud af udviklingskontraktens 13 mål er 11 mål opfyldte. Målet om at mindst 40 % af de studerendes afgangsprojekter bliver gennemført i samarbejde med virksomheder eller andre eksterne partnere er ikke opfyldt, idet et stigende optag har øget andelen af bachelorprojekter. Målet om fastholdelse af 0,80 STÅ pr. ressourceudløsende studerende er delvist opfyldt. Flere meritgivende udlandsophold påvirker gennemsnittet negativt, men det er ikke en indikator for faldende effektivitet. Bestyrelsen bemærkede tendensen til en forskydning af balancen mellem undervisning og forskning. Problematikken drøftes i forbindelse med bestyrelsens strategidrøftelse på junimødet. 3

4 Bestyrelsen bemærkede nogle konkrete rettelser, som sammen med en korrekturlæsning vil blive rettet i den endelige årsrapport. Fremadrettet anmodede bestyrelsen desuden om, at årsrapporten indeholder flere absolutte tal fremfor procenter og indekstal, samt at den indeholder flere sammenligninger med omverden, hvor det er muligt. Bestyrelsen overvejer desuden, om årsrapporten fremover skal indeholde en beretning om årsresultatet fra bestyrelsen. Bestyrelsen takkede for et godt samarbejde med institutionsrevisor og underskrev årsrapporten. Bilaget offentliggøres efterfølgende. 6. Økonomistyring Bilag A) Sagsfremstilling af B) Notat vedr. fordelingsmekanismerne af C) Notat om huslejemodellen af (Bilaget er fortroligt, da det indeholder huslejepriser, som af hensyn til fremtidige forhandlingsvilkår ikke offentliggøres) Økonomidirektøren orienterede om rebudgetteringen samt om forskningsfordelingsmodellen og huslejemodellen. I forlængelse af at resultatet i 2013 blev bedre end forventet, da Budget 2014 blev udarbejdet, pågår der en rebudgettering for at sikre opretholdelsen af økonomisk balance samlet over 2013 og Med et lidt mindre overskud end forventet i 2014 forventes det stadig, at kravet om balance kan holdes. TEKNAT har fået et væsentligt bedre resultat end forventet i 2013, mens HUM og SAMF har fået et væsentligt dårligere resultat, som skal indhentes i SUND skal øge aktiviteten indenfor rammerne af den forretningsplan, som ligeledes blev præsenteret på mødet. Fællesområdet har en positiv afvigelse og får tilført midler, herunder til rektors rådighedssum til strategiske satsninger. Som følge af en ændret indberetningsperiode mister HUM og SAMF STÅ-indtægter. Ifølge aftale med formandskabet har fakulteterne mulighed for at tilpasse disse omkostninger over 2014 og Der var oprindeligt budgetteret med et overskud på 19,4 mio. kr. i 2014, mens rebudgettets resultatmål er sænket til 17,4 mio. kr. Bestyrelsen vil blive præsenteret for et ændringsnotat til godkendelse på junimødet. Økonomidirektøren orienterede om forskningsfordelingsmodellen, der indeholder de produktivitetsog vækstfaktorer, hvorefter basisforskningsmidlerne fordeles til fakulteterne. En stor vækst i uddannelses- og de eksterne forskningsaktiviteter har medført færre basisforskningsmidler pr. studerende. Der har været stillet spørgsmålstegn ved en evt. ubalance i fordelingen af forskningsmidler til fakulteterne. Der er sket en udjævning, idet HUM og SAMF er vokset væsentligt i basismidler, mens TE- KNAT er gået tilbage gennem de seneste 5 år. Økonomidirektøren orienterede om huslejemodellen og den eventuelle omfordeling mellem hovedområderne. Den interne husleje fastsættes ud fra antallet af m 2, som de enkelte hovedområder råder over. Der er dermed forskelle i omkostninger til de forskellige bygninger til leje, drift og vedligeholdelse, men huslejen beregnes som et gennemsnit. Gennemsnitsprincippet begunstiger hovedområder, som har dyre bygninger, hvilket betyder, at f.eks. HUM betaler 3,4 mio. kr. mindre, end hvis de skulle betale den reelle husleje for de bygninger, 4

5 som de benytter sig af. Princippet begunstiger ligeledes hovedområder, der har høj andel af uddannelsesaktivitet og hovedområder med laboratorietunge bygninger. På trods af dette sker der kun en ubetydelig omfordeling fra HUM og SAMF til TEKNAT og SUND, mens der sker en større omfordeling fra TEKNAT til SUND på ca. 8 mio. kr. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Præsentation af forretningsplan 2023 for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet Bilag A) Sagsfremstilling af / Revideret d B) Forretningsplan 2023, Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, AAU Dekan Egon Toft orienterede om forretningsplan 2023 for Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Det er intentionen at arbejde tæt sammen med regionen i forbindelse med opbygningen af det nye universitetshospital. Målet er at opbygge et stærkt sundhedsfagligt område, der kan spille en positiv rolle i den sundhedsvidenskabelige forskning og uddannelse. I den forbindelse tilkendegav dekanen vigtigheden i at holde fast i universitetets samarbejde med andre universiteter og med industrien, evnen til at skaffe eksterne midler til forskning, til at rekruttere og fastholde studerende samt fastholdelsen af SUND som en økonomisk ansvarlig organisation, som formår at tilpasse sig skiftende situationer. SUND vil gå ind i kampen om de konkurrenceudsatte midler. Der er mange midler at hente på sundhedsområdet, og der bliver i andre regioner med en lægeuddannelse samlet set brugt langt flere midler til sundhedsforskning. Der er en igangværende opgave med at skabe rammerne og den nødvendige strategiske koordination med regionen. Der arbejdes sammen med regionen og universitetshospitalet på at danne en fælles forsknings- og uddannelsesledelse, hvorunder der ligger tværfaglige grupper. Bestyrelsen drøftede størrelsen på et kommende byggeri til SUND. Der er ifølge dekanen behov for et fagfællesskab, der gør det væsentligt, at lokalerne er samlet ét sted. Bestyrelsen er positivt indstillet for samlokalisering med hospitalet, men afventer en endelig forretningsplan for SUND samt en indstilling fra rektoratet på baggrund af en business case, der viser, at økonomien hænger sammen, således at beslutningen kan træffes på et oplyst grundlag. Bestyrelsen godkendte, at SUND s indtægtsstigning i 2013 på 8,6 mio. kr. reserveres til nye initiativer i henhold til forretningsplanen. Disse aktiviteter igangsættes via rektoratet. Med udgangspunkt i bestyrelsens input fra dette møde udarbejder dekanen en revideret forretningsplan til drøftelse på junimødet eller ved skriftlig høring. 8. Valg af næstformand for perioden (LUKKET PUNKT) Bilag A) Sagsfremstilling af (Punktet er lukket, da det er en personsag. Sagsfremstillingen er åben). Bestyrelsen genvalgte Jens Kristian Gøtrik som næstformand for perioden Ændring af tidspunktet for afholdelse af valg Bilag A) Sagsfremstilling af

6 B) Notat om mulighederne for at flytte valgtidspunktet for valg til de styrende organer på AAU Bestyrelsen besluttede, at valg til de styrende organer på AAU fremover afholdes den tredje uge i november. 10. Redegørelse fra ligestillingsudvalget Bilag A) Sagsfremstilling af B) Ligestillingsstatus for 2013 C) Ligestillingsrapport fra Qlikview: Population for hhv. medarbejdere og studerende på AAU niveau fordelt på køn og statsborgerskab Rektor orienterede kort om, hvordan ligestillingen på universitetet monitoreres ved hjælp af overgangsfrekvenser. Bestyrelsen tog status for ligestillingsområdet til efterretning og vil fortsat holde fokus på at fremme ligestillingen på universitetet. Bestyrelsen besluttede, at universitetet ikke skal anvende ressourcer på den af bestyrelsen begærede undersøgelse af de kønsmæssige konsekvenser ved indførelse af adgangsbegrænsning. Der skal fortsat anvendes overgangsfrekvenser som nøglefaktor i monitoreringen af ligestilling suppleret med data fra ligestillingsrapporten. 11. Orientering fra bestyrelsesformanden Formanden orienterede om en artikel fra Nordjyske vedr. formen på universitetets årsfest. Bestyrelsen vil tage en uformel drøftelse på junimødet om, hvorledes universitetet tager sig ud i sådanne sammenhænge. Formanden holder møde med Per Michael Johansen og den øvrige direktion for officielt at præsentere Per Michael Johansen som ny rektor. Formanden orienterede desuden om rektors afskedsreception tirsdag den 29. april kl på Kroghstræde Orientering fra rektor Bilag A) Sagsfremstilling af B) Orientering fra rektor af C) Indsamling af data i forbindelse med kortlægning af medbestemmelse og medinddragelse Rektor orienterede om en stigning i kvote 2-ansøgningerne på 11 %. Der er en fordobling af ansøgere til Esbjerg, ligesom der er betydeligt flere ansøgere fra udlandet. Aalborg Universitet er blandt verdens 50 bedste universiteter under 50 år. Universitetet har fået afslag på akkreditering af kandidatuddannelser i sygepleje, fysioterapi og radiografi. Ministeriet har tidligere efterspurgt kandidatuddannelser til professionsbachelorer, men tilkendegiver nu, at professionsbachelorer skal efteruddanne sig på masteruddannelser og ikke på kandidatuddannelser. 6

7 Rektor orienterede om den positive udvikling i sin tid som rektor, herunder om nye uddannelser og campusser, væksten i optag, forskning, videnskabelige publikationer samt den balancerede udvikling i bl.a. studerende, husleje og løn. Finn Kjærsdam holder fratrædelsesforelæsning fredag den 2. maj. I henhold til institutionsrevisors bemærkninger om at fremleje skal ske til markedsvilkår, orienterede universitetsdirektøren om, at der i øjeblikket arbejdes på en bæredygtig model for indlejring af virksomheder i universitetets overskydende lokaler. 13. Fastlæggelse af mødeplan for 2015 Bilag A) Sagsfremstilling af Bestyrelsens møder i 2015 afholdes som følger: Mandag den 23. februar Mandag den 27. april Mandag den tirsdag den 23. juni Mandag den 19. oktober Mandag den 14. december Det blev aftalt, at bestyrelsens møder så vidt muligt skal holdes på forskellige lokationer på universitetet med rundvisning i laboratorier mv. 14. Meddelelser Bilag A) Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af Der var følgende tilføjelser til oversigten over punkter til kommende møder: I forlængelse af opfølgningen på universitetsloven vedr. medbestemmelse og medinddragelse vil bestyrelsen drøfte emnet - evt. i forbindelse med drøftelse af valg på AAU - på junimødet Budgetprincipper 2015 drøftes på junimødet Bestyrelsen overvejer en inspirationstur til et andet universitet, der minder om AAU der blev stillet forslag om besøg på Linköping Universitet Bestyrelsen vil holde en konference for universitetets medarbejdere, når der er en god anledning til det Drøftelsen af strategi for og brug af de sociale medier ændres til en generel drøftelse af og bestyrelsens input til universitetets kommunikationsstrategi. Punktet drøftes på oktobermødet. 15. Eventuelt Ingen bemærkninger. Efter mødet tog bestyrelsen afsked med rektor Finn Kjærsdam. Godkendt på bestyrelsens møde 3-14, 24. juni 2014: Lars Bonderup Bjørn Jens Kristian Gøtrik 7

8 Ann-Helén Bay Mette Davidsen-Nielsen Ulla Tofte Grimur Lund Pirkko Liisa Raudaskoski Lars Arendt-Nielsen Lisbeth Rosted Søren Valgreen Knudsen Camilla Bundgaard Christensen 8