Tid: Fredag, den 8. september 2017 kl Sted: Lokale 327, Merkurvej 10

Transkript

1 Til bestyrelsen for Campus Bornholm: Kenn Ivan Kjellberg (Dansk Industri) (Afbud) Claus Rosenkrands Olsen (Dansk Erhverv og Dansk Byggeri i forening) Klaus Holm (LO Sektion Bornholm) (Afbud) Jonna Nielsen (LO Sektion Bornholm) Brian Kofoed (Kommunal bestyrelsen) Laust Joen Jakobsen (Professionshøjskolen UCC, Professionshøjskolen Metropol og Bornholms Sundheds- og sygeplejeskole) Wilbert van der Meer (Et Universitet og Copenhagen Business School i forening) Jeppe Kofod, MF (Selvsupplering) Jannik Johansen (Selvsupplering) Christian Jeppesen (Selvsupplering) Mikkel Toudal (Medarbejderrepræsentant m/stemmeret) Ole Hejlskov Nielsen (Medarbejderrepræsentant u/stemmeret) Louise Frandsen (Elevrepræsentant m/stemmeret (efter 16. oktober 2017) (Afbud) Line Sørensen (Elevrepræsentant u/stemmeret) Mads Kofod (Direktør) Pia Holm Hansen (referent) Referat fra bestyrelsesmøde: Tid: Fredag, den 8. september 2017 kl Sted: Lokale 327, Merkurvej Godkendelse referat fra forrige møde (20. juni 2016) samt denne dagsorden 2. Punkter til eventuelt 3. Præsentation af vicedirektør Marianne Munch Svendsen 4. Evaluering af direktørens resultatlønskontrakt Henvendelse fra 10. kl. centret 6. Valg af ny bestyrelse for perioden 1/ / og ansættelse af ny direktør pr. 1/ Bestyrelsesarbejdet 8. Task force 9. Regnskab pr. 31. juli 2017 samt budgetprognose Meddelelser fra formanden 11. Orientering fra direktør 12. Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer 13. Eventuelt 1

2 Bestyrelsesmøde den 8. september 2017 Punkt 01 Godkendelse af referat fra forrige møde (19. juni 2017) samt denne dagsorden Bilag 1.1: Referat fra forrige møde 19. juni 2017 Velkommen til nye elevrepræsentanter Louise Frandsen og Line Sørensen samt bestyrelsesmedlem Claus Rosenkrands Olsen Mikkel Toudal bemærkede, at forretningsudvalget ikke har fået eftersendt resultatlønskontrakten efter forretningsudvalgsmødet. Pia Holm Hansen oplyste, at resultatlønskontrakten kun blev færdiggjort samme dag, som bestyrelsesmaterialet blev udsendt. Punkt 02 Punkter til eventuelt Ændring af start- og sluttidspunkt på næste møde drøftes under eventuelt. Punkt 03 Præsentation af vicedirektør Marianne Munch Svendsen Jeppe Kofod bød velkommen til Marianne Munch Svendsen, som præsenterede sig selv. Punkt 04 Evaluering af direktørens resultatlønskontrakt Bilag 4.1: Evaluering af resultatlønskontrakt Mads Kofod deltager ikke under dette punkt. Direktørens resultatlønskontrakt blev godkendt. Punkt 05 Henvendelse fra 10 klassecentret Bilag 5.1: Bilag om henvendelse fra 10 klassecentret Orientering Orientering om Bornholms Regionskommunes henvendelse om 10. klassecentret Punktet er et orienteringspunkt. Bestyrelsen tog henvendelsen til efterretning og afventer kommunens beslutning og tilbagemelding. 2

3 Punkt 06 Valg af ny bestyrelse for perioden 1/ / og ansættelse af ny direktør pr. 1/ Bilag 6.1: Proces for valg af ny bestyrelse Bilag 6.2: Proces for ansættelse af ny direktør Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller proces for valg af ny bestyrelse til Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller proces for ansættelse af ny direktør til Processen for valg af ny bestyrelse blev godkendt. Processen for ansættelse af ny direktør blev godkendt. Punkt 07 Bestyrelsesarbejdet Bilag 7.1a: Nuværende årsrytme for bestyrelsesarbejdet Bilag 7.1b: Ny årsrytme for bestyrelsesarbejdet Bilag 7.2: Forretningsorden Bilag 7.3: Forretningsudvalgets opgaver og kompetencer Bilag 7.4: Evaluering af bestyrelsesarbejdet Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller punkterne til drøftelse. Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller: Ny årsrytme for bestyrelsesarbejdet jf. bilag 7.1b til godkendelse Indarbejdelse af forretningsudvalgets opgaver og kompetencer i forretningsorden jf. bilag 7.3 Godkendelse af proces og spørgeramme for evaluering af bestyrelsesarbejdet jf. bilag 7.4 Efter indstilling fra Wilbert van der Meer drøftes af bestyrelsens arbejdsmåde. Bla. følgende punkter kunne indgå i overvejelserne: 1. Justering af årshjulet, så der er færre møder, med et mere overordnet strategiske emne pr. møde. Bilag 7.1a: Nuværende årsrytme for bestyrelsesarbejde Bilag 7.1b: Ny årsrytme for bestyrelsesarbejdet 2. Beskrivelser af forretningsudvalgets opgaver og delegering af kompetence til udvalget Bilag 7.2: Forretningsorden Bilag 7.3: Forretningsudvalgets opgaver og kompetencer 3. Mødetemaerne i årshjulet kan, udover de udefra givne opgaver, komme raden rundt fx ressourcer (medarbejdere og bygninger), marked (uddannelser), økonomi og ledelse. Se bilag under punkt Vi bør løbende evaluere bestyrelsens eget arbejde min. årligt. Bilag 7.4: Evaluering af bestyrelsesarbejdet 5. Vi bør løbende overveje bestyrelsens sammensætning, så den både imødekommer behovet for repræsentation og kompetencer. 6. Der skal snarest igangsættes planlægning af de kommende udskiftninger, herunder forberede valget af formandskab. - Proces for valg af ny bestyrelse og ansættelse af ny direktør behandles i særskilt punkt. 3

4 7. Mødetider tilrettelægges så de også passer til flytiderne. Det tager faktisk ikke lang tid at flyve til Bornholm, men mandagens to timers møde betyder at deltagere uden for øen skal bruge minimum 9 timer. - Ændring af mødetidspunkter afventer eventuel vinterfartplan fra DAT 8. Orientering om skolens dagligdag er vigtigt, men det bør overvejes hvordan denne information gives mest hensigtsmæssigt. - Direktionen vi fremadrettet sende skriftlig orientering om større relevante nyheder. Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller punkterne til drøftelse. Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller: Ny årsrytme for bestyrelsesarbejdet jf. bilag 7.1b til godkendelse Indarbejdelse af forretningsudvalgets opgaver og kompetencer i forretningsorden jf. bilag 7. Godkendelse af proces og spørgeramme for evaluering af bestyrelsesarbejdet jf. bilag 7.4 en om ny årsrytme for bestyrelsesarbejdet blev godkendt med følgende bemærkninger: 2018 er et særligt år, da der både vælges ny bestyrelse, ansættelse ny direktør og at byggeriet færdiggøres. Mødeplanen for 2018 skal tage højde for disse aktiviteter. Der indlægges et miniseminar for den nye bestyrelse i efteråret Rekruttering af elever skal være et tema, enten på bestyrelsesmøde eller bestyrelsesseminar. en om Forretningsudvalgets opgaver og kompetencer blev godkendt med den bemærkning, at det fremgår, at direktøren er sekretær i udvalget. en om proces og spørgeramme for evaluering af bestyrelsesarbejdet blev godkendt med det supplement, at der indføres konstruktive (kvalitative) spørgsmål. Punkt 08 Task force Økonomi- og administrationschef Signe Saabye Ottosen deltager under dette punkt. Bilag 8.1: fra bestyrelsens økonomiske task force Underbilag: Bilag 8.1a_Campus Bornholms indtægter i hovedgrupper Bilag 8.1b_Case Kontor, Handel og Forretning Bilag 8.1c_Faste og variable omkostninger på fællesområdet Bilag 8.1d_Fremskrivningsbudget fællesområdet Bilag 8.1e_Regionalt tilskud Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller principper for økonomistyring til Principperne for økonomistyring blev godkendt. Punkt 09 Regnskab pr. 31. juli 2017 samt budgetprognose Bilag 9.1: Notat om Regnskab pr. 31. juli 2017 samt budgetprognose

5 Formandsskabet og forretningsudvalget indstiller regnskab pr. 31/ til godkendelse samt at budgetprognose 2 tages til efterretning Regnskabet blev godkendt. Budgetprognosen blev taget til efterretning. Punkt 10 Meddelelser fra formanden Orientering Orientering fra dialogmøde 28/ med Peter Juel-Jensen og Lea Wermelin Punkt 11 Orientering fra direktør Orientering Organisering pr. 1. august 2017 Bilag 11.1: Organisationsdiagram august 2017 Udbud af Søborgstræde 2 og Krystalgade 9 Bilag 11.2: Notat om udbud af Søborgstræde 2, Krystalgade 9 og Sandemandsvej 11 Professionel kapital Forslag til finanslov 2018 Bilag 11.3: Notat om forslag til finanslov 2018 Punkt 12 Orientering Meddelelser fra bestyrelsesmedlemmer Der var ingen meddelelser. Punkt 13 Eventuelt Orientering Næste bestyrelsesmøde afholdes mandag den 6. november 2017 (planlagt kl ) Tidspunktet for bestyrelsesmødet den 6. november 2017 ændres til kl september 2017 Bilagsversion 1 5