Notat. KULTUR OG BORGERSERVICE Borgerservice og Biblioteker Aarhus Kommune

Transkript

1 Notat Emne: Orientering om Erhvervsarkivet og Stadsarkivet Til: Kulturudvalget, 12. november 2014 Kopi til: Orientering om status på Erhvervsarkivet og Stadsarkivet Side 1 af 5 KULTUR OG BORGERSERVICE Borgerservice og Biblioteker Aarhus Kommune 1. Resume Notatet indeholder en orientering om status på Stadsarkivet efter meddelelsen om at Erhvervsarkivet flyttes til Viborg. 2. Beslutningspunkter At 1) Notatet er til orientering. 3. Baggrund Rigsarkivar Asbjørn Hellum orienterede den 17. september 2014 rådmand Rabih Azad-Ahmad om Statens Arkivers beslutning om at flytte Erhvervsarkivet fra Aarhus til Viborg. Beslutningen begrundes først og fremmest med at Statens Arkiver ikke vurderer at bygningen Vester Allé 12 er egnet til morderne arkivvirksomhed. Hertil kommer at beslutningen også indgår i opfyldelsen af Statens Arkivers spare- og effektiviseringskrav, og at der ved en flytning kan indhentes synergi og effektiviseringseffekter. I Viborg vil Statens Arkiver så udbygge de eksisterende faciliteter. Borgerservice og Biblioteker. Fællessekretariatet Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Direkte telefon: borgerserviceogbiblioteker@aarhus.dk Direkte htr@aarhus.dk Sagsbehandler: Henrik Traberg Det forventes at Erhvervsarkivet stopper læsesalsbetjeningen med udgangen af 2015 og at det herefter vil tage 6-8 måneder at flytte fra Aarhus til Viborg. Forvaltningschef Rolf Hapel blev telefonisk orienteret om beslutningen den 18. september af Rigsarkivaren. Erhvervsarkivets medarbejdere fik meddelelsen nogle få dage senere. MKB har indledt drøftelser med henholdsvis Statens Arkiver og Bygningsstyrelsen, der ejer bygningen. 4. Bygningen Vester Allé 12 som arkiv Statens Arkiver har primært begrundet fraflytningen fra Vester Allé 12 med selve bygningen. Samlet set vurderer Statens Arkiver, at bygningen ikke er hensigtsmæssig, hvis der skal drives moderne arkivvirksomhed. Det er i relation til opmagasinering af arkivalier, funktioner, arbejdsmiljø og publikumsfaciliteter. Nedenfor er oplistet de væsentligste bygningsmæssige forhold, som Statens Arkiver ser det:

2 1. Der er tale om en fredet bygning med mange begrænsninger og som medfører dyrere og dårligere løsninger. 2. Bygningen er nedslidt og dyr at vedligeholde i en ordentlig stand. 3. Dele af magasinerne har problemer med klimaforhold (først og fremmest fugt, dernæst temperatur), der ikke er optimal for opbevaring af arkivalier. 4. Arbejdsmiljømæssigt er der udfordringer med indeklima, temperaturer, træk og høje arkivreoler. 5. Der er begrænsninger i brugen af salen (fx kræves der brandvagt ved flere end 50 personer ad gangen). 6. Toiletforholdene er dårlige, ikke mindst for gangbesværede (i kælderen uden lift eller elevator). Side 2 af 5 Bygningsstyrelsen har ansvaret for vedligeholdelsen (som betales over huslejen). Bygningsstyrelsen peger på, at der er tale om en ældre bygning, som er solidt bygget, men kræver en del vedligehold. Statens nedskæringer på området kan således også mærkes på bygningens stand. Bygningsstyrelsen forholder sig ikke til det funktionsmæssige og aktiviteterne i bygningen, så længe de er i overensstemmelse med lejeaftalen og fredningsbestemmelserne. Det væsentligste for Bygningsstyrelsen er om bygningen lever op til de europæiske standarder for temperatur og fugtighed i magasinerne. Meldingen er, at det gør bygningen. Borgerservice og Biblioteker har bedt om dokumentation på målinger og rapporter. 5. Fremtiden for Vester Allé 12 Bygningsstyrelsen har til opgave at udleje statens ejendomme til statslige formål. I forhold til Vester Allé 12 er sagsgangen den, at Bygningsstyrelsen i første omgang spørger Kulturstyrelsen om der inden for Kulturministeriets ressort er et ønske om at anvende bygningen. Hvis dette ikke er tilfældet spørges de andre statslige styrelser/områder. Hvis der ikke er et ønske om at anvende bygningen til statslige formål, tilbydes hjemkommunen at overtage bygningen. Præmissen herfor er, at to mæglere udpeges til at komme med en samlet vurdering på købsprisen for bygningen. Hvis denne pris som minimum svarer til den værdi, som bygningen er registeret til hos Bygningsstyrelsen, og hjemkommunen accepterer prisen, så kan kommunen overtage bygningen. Bygningsstyrelsen vil ikke oplyse den registrerede værdi.

3 Er der hverken statslig eller kommunal interesse for bygningen, så overtager statens og regionernes ejendomsselskab Freja Ejendomme bygningen med henblik på salg. Normalt agerer Bygningsstyrelsen først, når et lejemål er sagt op. Da Statens Arkiver har ½ års opsigelse på lejemålet er dette endnu ikke opsagt. Side 3 af 5 Borgerservice og Biblioteker har anmodet om, at Bygningsstyrelsen allerede nu begynder at sætte ovennævnte proces i gang af hensyn til afklaring af den fremtidige placering for Aarhus Stadsarkiv. Det har Bygningsstyrelsen accepteret og kontakter nu Kulturministeriet. Til orientering kan det oplyses, at nuværende statslige bygninger i Aarhus udover Vester Allé 12 er den tidligere Amtsgård i Højbjerg, Universitetet, Retsbygningen, Politigården og Statsbiblioteket (ikke udtømmende liste). 6. Aarhus arkivalier Erhvervsarkivet har i dag en stor mængde Aarhus-relaterede arkivalier: kommunale arkivalier (fra de kommunale afdelinger, forvaltninger og institutioner) erhvervsarkivalier relateret til Aarhus. private arkivalier indleveret til erhvervsarkivet gennem årene, primært for Aarhus midtby, fx foreningsarkiver. Stadsarkivet besidder kun de private arkivalier, der er indsamlet siden dets etablering i 2011/12. Der er ca. 5 hyldekilometer kommunale arkivalier hos Erhvervsarkivet i dag. Disse vil umiddelbart kunne overføres til Aarhus Kommune under forudsætning af, at der findes egnet magasinplads hertil. De private arkivalier, herunder aarhus-relaterede erhvervsarkivalier, kan der indgås en deponiaftale med Statens Arkiver om. Dog kan arkivalier af national interesse ikke udleveres til deponi, og det vil være tilfældet med nogle af Aarhus-arkivalierne. Fra Statens Arkivers side vil der være nogle betingelser for sådan en aftale: at opmagasineringen sker tilfredsstillende at læsesalen altid er bemandet, når publikum/borgere anvender arkivalierne at betjeningen er faguddannet personale For de ikke-kommunale arkivalier forudsætter det, at Stadsarkivet ud fra Erhvervsarkivets registersystem (Daisy) udarbejder en liste over arkivalier, der ønskes deponeret i Aarhus. Det er Statens Arkiver der afgør, hvilke arkivalier der kan deponeres. 7. Fjernlånsmulighed

4 Der eksisterer i dag mulighed for fjernlånsekspedition mellem Statens Arkivers institutioner, fx Rigsarkivet, Erhvervsarkivet og Landsarkivet for Fyn. Det betyder, at det er muligt at se arkivalier fra fx Rigsarkivet på læsesalen i Erhvervsarkivet. Denne mulighed forsvinder i Aarhus ved flytningen til Viborg. Side 4 af 5 Af sikkerhedsmæssige årsager stiller Statens Arkiver strenge krav til fjernlånsekspedition, herunder: den skal varetages af personale ansat i Statens Arkiver sikkerhedsforholdene skal matche Statens Arkivers egne institutioner transport til og fra fjernlånsstedet og arkivaliestedet skal ske med Statens Arkivers kørselsordning finansieringen heraf påhviler udlånsstedet 8. Reaktioner fra omgivelser Statens Arkivers udmeldinger har i den lokale presse givet anledning til en del meningstilkendegivelser, lige som både rådmand og borgmester har fået en del henvendelser fra brugere af Erhvervsarkivet. Forvaltningen har kun fået enkelte henvendelser. Stadsarkivet har modtaget en del henvendelser fra borgere, der tidligere har afleveret materiale til Erhvervsarkivet og ikke ønsker dette overført til Viborg. Universitetsforskere har rejst sagen om nedlukning af fjernlånsmuligheden i den nationale og lokale presse samt i Kulturministeriets tilgængelighedsudvalg. Kulturministeren er i samråd om sagen den 21. november. 9. Forvaltningsmæssige overvejelser Statens Arkivers beslutning giver en række udfordringer for både Aarhus Kommune, Stadsarkivet og brugere i al almindelig af Erhvervsarkivet. For Aarhus som by og kommune er det afgørende at sikre, at de aarhusrelaterede arkivalier forbliver i Aarhus. Der er mange forskellige brugere af Erhvervsarkivets læsesal og arkivalier: studerende og forskere fra Aarhus Universitets ARTs (humaniora, primært historie), studerende og forskere fra Arkitektskolen, private med interesse for slægtsforskning samt Stadsarkivets mange frivillige. Det forudsætter en aftale med Statens Arkiver, som igen forudsætter at det økonomiske grundlag herfor er på plads. Det er først og fremmest husleje, herunder for magasiner, og dernæst bemanding af læsesal, som hidtil er sket i et samarbejde med Erhvervsarkivet, hvor sidstnævnte har finansieret 2/3. En fortsat placering i Vester Allé 12 afhænger af mange forhold, herunder:

5 1. om bygningen fortsat vil være på statslige hænder med udlejning til andre statslige formål og om disse så vil være i samspil (eller som minimum ikke i modstrid med) Stadsarkivets funktioner 2. de økonomiske forhold omkring lejemålet 3. de fremtidige planer for vedligehold af bygningen og vilkårene herfor 4. sikring på den lange bane af de klima- og arbejdsmiljømæssige udfordringer i bygningen Side 5 af 5 En umiddelbar vurdering er, at det vil være en væsentlig økonomisk risiko for Aarhus Kommune at overtage bygningen med forventelige væsentlige udgifter til renovering og vedligehold af bygningen. Der er påbegyndt indledende drøftelser med Statsbiblioteket om mulig interesse i bygningen (lejemål). Aarhus Kommune har ligeledes en uformel kontakt til Fonden Realdania om mulig interesse i bygningen (overtagelse, istandsættelse og udlejning). Dette forudsætter som første trin, at bygningen bliver sat til salg via Freja Ejendomme. Endvidere er der drøftelser med Statsbiblioteket og Universitetet (Arts) om konsekvenser af den fremtidige manglende fjernlånsadgang, herunder mulighed for en digitalisering-on-demand løsning. Statens Arkiver er interesseret i at se på muligheder, men mere i form af kompenserende aktiviteter. Denne dialog fortsættes mellem parterne. Der er aftalt møde med Aarhus Universitet den 5. december. 10. Alternativ placering for Aarhus Stadsarkiv? En anden mulig placering er i DOKK1, evt. med supplerende fjernarkiver for de arkivalier, der er mindst efterspurgt. Økonomien heri er under afklaring. Selve publikums- og kontor/medarbejderfaciliteter vil kunne rummes inden for det nuværende huslejebudget for Stadsarkivet. Med en deponiaftale med Statens Arkiver for de aarhusrelaterede arkivalier, vil der være en merudgift for magasindelen, lige som der vil være ekstraudgifter til bemanding af læsesalsfunktionen i forhold til den nuværende økonomi. Det vil give nogle muligheder for eksponering til en bredere kreds, synergi med andre brugere og faciliteter i bygningen. Visionen for og aktiviteterne i Stadsarkivet har et stort sammenfald med kerneværdierne for og de tiltænkte aktiviteter i DOKK1. En udfordring er dog, at Stadsarkivet ikke er tænkt ind i disponeringen af bygningens publikumsarealer, hvorfor dette umiddelbart kun kan løses ved en placering i Tagskiven (etagen med de ca m 2 til udlejning). Pladsen hertil kan udmåles, uden at brugen af læsesalen kommer i konflikt med andre planlagte aktiviteter på etagen.