VELKOM EN HOS MI TTRAFIK

Transkript

1 Vejledning til nye medarbejdere Juni 2015 VELKOM EN HOS MI TTRAFIK 1 midttrafik.dk

2 Velkommen hos Midttrafik Vejledning til nye medarbejdere Skrevet af Anette Bjerregaard Jensen Layout: Flemming Berg Olsen 2

3 INDHOLD Velkommen... 4 Midttrafik... 4 Midttrafiks mission... 4 Midttrafiks vision... 4 Midttrafiks organisation... 5 Afdelinger... 6 Direktion... 6 Flex - planlægning og udvikling... 6 Bus - planlægning og udvikling... 6 Økonomi, kontrakter og rejsekort... 6 Kundeservice... 7 Direktionssekretariat... 7 Midttrafiks mål... 8 Midttrafiks værdier... 8 Praktisk information... 9 Biler... 9 Bærbar, projektor og ipad... 9 Designmanual, logo og powerpoint-skabelon... 9 Ferie, omsorgsdage og andet fravær... 9 IT-support... 9 IT-vejledninger... 9 Kontorartikler... 9 Mødelokaler... 9 Mødeservering... 9 Nøglekort... 9 Outlook... 9 Parkering... 9 Personaleforening Personalepolitik Post Printere og kopimaskiner Rygning Sygdom Tavshedspligt Telefon Videoovervågning Personalegoder Falck Healthcare Flextid Frikort Frugtordning Kaffeordning Frokostordning Massageordning Tilbud om årligt sundhedstjek Vejviser Lokaleplan, Stuen Lokaleplan, 1. sal Lokaleplan, Fextrafik Lokaleplan, Planlægning busser, rejsekort Lokaleplan, Kælderen

4 VELKOMMEN Vi er glade for at kunne byde dig velkommen som ny medarbejder hos Midttrafik! Hos Midttrafik lægger vi stor vægt på, at nye kolleger føler sig velkommen og hurtigst muligt føler sig som en integreret del af organisationen. Som ny medarbejder har du sikkert mange spørgsmål - om stort og småt - og I velkomstfolderen finder du forhåbentligt svar på mange af de praktiske spørgsmål. Du kan også finde mange relevante informationer på midttrafik.dk og på intranettet. Ellers er du er altid velkommen hos en kollega eller din leder. Med venlig hilsen Midttrafik MIDTTRAFIK Du kommer til at arbejde i et trafikselskab med ca. 120 medarbejdere, der varetager den kollektive trafik i Midtjylland. Midttrafik planlægger, fastlægger takster for og markedsfører den kollektive bustrafik og den individuelle handicapkørsel samt Lemvigbanen og Aarhus Nærbane. Midttrafiks hovedkontor er placeret på Søren Nymarks Vej 3 i Højbjerg. Herudover er der en afdeling i Videbæk. Midttrafik løser opgaver for bestillerne af kollektiv trafik, Region Midtjylland og de 19 kommuner i regionen - sammen med busselskaber og vognmænd. MIDTTRAFIKS MISSION Midttrafiks mission er at skabe bedre mobilitet for borgerne i Region Midtjylland. På vegne af kommunerne og regionen skaber Midttrafik sammenhængende kollektiv trafik for kunderne. MIDTTRAFIKS VISION Den kollektive trafik i Midtjylland skal være hurtig, sikker, komfortabel og miljøvenlig. Midttrafik arbejder for, at den kollektive trafik får flere og mere tilfredse kunder og drives økonomisk effektivt. Midttrafik vil være Danmarks bedste trafikselskab. 4

5 MIDTTRAFIKS ORGANISATION Direktion Direktionssekretariat Busselskabet Aarhus Sporveje Kommunikation, strategi, strategisk markedsføring og udvikling Midtjyske Jernbaner A/S Direktionssekretariat, løn og personale, HR, markedsføring og intern service Flex, planlægning og udvikling Bus, planlægning og udvikling Økonomi, kontrakter og rejsekort Kundeservice Udvikling Rådgivning og mobilitet Økonomi Projektledelse Bestillingsmodtagelse Køreplanlægning Regnskab Kundeservice, salg og reception Trafikstyring Kontrakter Drift og kontrol 5

6 AFDELINGER DIREKTION Midttrafik ledes af administrerende direktør Jens Erik Sørensen og vicedirektør Mette Julbo. FLEX - PLANLÆGNING OG UDVIKLING Gruppen ledes af Jesper Staberg Thomsen, jst@midttrafik.dk Udvikling Har ansvaret for udvikling af handicapkørsel, regionens patientkørsel, Flextur og forskellige former for kommunal kørsel. Funktionen ledes af Jesper Staberg Thomsen, jst@ midttrafik.dk Bestillingsmodtagelse Har ansvaret for bestillingsmodtagelse og administration af handicapkørsel, regionens patientkørsel, Flextur og forskellige former for kommunal kørsel. Funktionen ledes af Merete Lundgaard Nielsen, ml@midttrafik.dk Trafikstyring Har ansvaret for trafikstyring og kontakt med vognmænd vedrørende handicapkørsel, regionens patientkørsel, Flextur og forskellige former for kommunal kørsel. Funktionen ledes af Frank Christensen, fc@midttrafik.dk BUS - PLANLÆGNING OG UDVIKLING Gruppen ledes af Ole Sørensen, os@midttrafik.dk Køreplanlægning Har ansvaret for køreplanlægning vedr. busser i hele Midtjylland, køreplanprojekter og bidrager til trafikplanlægning i bestemte områder, fx i Aarhus. Funktionen har medarbejdere i både Aarhus og Videbæk. Funktionen ledes af Poul Masud, pm@midttrafik.dk ØKONOMI, KONTRAKTER OG REJSEKORT Gruppen ledes af Lone Litvak, lli@midttrafik.dk Økonomi Har ansvaret for budget, økonomiopfølgning, overordnet fastlæggelse af takster og bus/tog samarbejde. Funktionen ledes af Lone Litvak, lli@midttrafik.dk Regnskab Har ansvaret for afregning til busselskaber og bestillere, regnskab, bogholderi, afregning med bestillere m.m. Funktionen ledes af Marianne Berg Rasmussen, mar@midttrafik.dk Kontrakter Har ansvaret for gennemførelse af udbud og kontraktstyring af buskørsel og flexkørsel samt udbud, drift og udvikling af IT og telefoni. Funktionen ledes af Thomas Dalgaard Mikkelsen, tdm@midttrafik.dk Herudover løser gruppen opgaver i relation til Rejsekortet, som er et nyt billet- og betalingsmiddel til den kollektive trafik. Rådgivning og mobilitet Har ansvaret for opgaven med udbygning af nye letbaneetaper i det østjyske letbaneprojekt. Herudover koordinerer funktionen projekter vedrørende trafik og byudvikling, som ikke er af anlægsteknisk art. Funktionen ledes af Ole Sørensen, os@midttrafik.dk 6

7 KUNDESERVICE Gruppen ledes af Mikkel Degn, DIREKTIONSSEKRETARIAT Direktionssekretariatet har ansvaret for løn og personale, markedsføring, kommunikation og presse samt ledelsesbetjening. Projektledelse Har ansvaret for større tværgående projekter. Funktionen ledes af Mikkel Degn, Direktionssekretariatet har endvidere ansvar for større udviklingsprojekter på tværs af Midttrafik. Kundeservice, salg og reception Har ansvaret for Midttrafiks kundeservice og reception, salg af klippekort mv. og samarbejde med rutebilstationer og salgssteder. Funktionen ledes af Rikke Minds Østergaard, Inden for løn og personaleforhold varetager sekretariatet alt vedrørende lønforhold i Midttrafik, ledelsessparring, betjening af samarbejdsudvalg mv. Markedsføringsopgaverne strækker sig fra løbende kampagner i busserne til lokal markedsføring i kommuner, tryk af brochurer mv. Drift og kontrol Har ansvaret for kvalitets- og billetkontrol samt vedligeholdelse af billetmaskiner, håndtering af driftsforstyrrelser, dubleringskørsel mv. Funktionen ledes af Morten Skovsen, mks@midttrafik.dk Ledelsesbetjening omfatter betjening af bestyrelse, direktion, ledelse og samarbejdsudvalg. Sekretariatet har også ansvar for overordnet mål- og kvalitetssikring samt virksomheds-, organisations- og lederudvikling, samt interne servicefunktioner. Funktionsleder for direktionssekretariatet: Bodil Løck Møller, blm@midttrafik.dk Sekretariatet ledes af Mette Julbo, mej@midttrafik.dk 7

8 MIDTTRAFIKS MÅL Midttrafiks strategiplan for har 3 overordnede mål: Tilfredse kunder Dygtige leverandører Tilfredse bestillere Du kan finde strategiplanen på midttrafik.dk under»om Midttrafik«og»Virksomhedsgrundlag og Strategiplan«MIDTTRAFIKS VÆRDIER MIDTTRAFIK ER KUNDEORIENTERET Vi er sat i verden for at skabe god kollektiv trafik for borgerne. Vi stræber efter at forstå kundernes behov, lære af dem, tilpasse ydelserne hertil og gerne overgå deres forventninger. Dette sker inden for de rammer, kommunerne og regionen sætter. MIDTTRAFIK BYGGER PÅ PARTNERSKAB Ledere og medarbejdere gør deres fælles bedste for at nå målene. Midttrafik løser opgaver ud fra kommunernes og regionens ønsker og i tæt dialog med de leverandører, der har ansvaret for driften. MIDTTRAFIK BYGGER PÅ UDVIKLING Vi arbejder for at forbedre vore opgaveløsninger, afprøve nye ideer og løsningsforslag ud fra fokus på fakta. Dette kræver udvikling af organisationen, medarbejderne og lederne. MIDTTRAFIK BYGGER PÅ HELHED Ledere og medarbejdere arbejder efter en fælles retning og fælles mål. Vi deler viden, er effektive, er loyale og har respekt for hinandens forskellige bidrag til helheden. MIDTTRAFIK SKABER VÆRDI Vi skaber værdi for vore kunder, kommunerne og regionen, medarbejdere og leverandører. Vi skaber værdi, når vi sætter og når høje mål. MIDTTRAFIK ER TROVÆRDIG Vi lever op til vores ansvar og gør os fortjent til kundernes, bestillernes og samarbejdspartnernes tillid. 8

9 PRAKTISK INFORMATION På de næste sider, har vi samlet forskellige praktiske informationer. BILER Du kan booke Midttrafiks biler via kalenderen i Outlook. Nøglen får du udleveret i receptionen. BÆRBAR, PROJEKTOR OG IPAD Du kan booke bærbar, projektor og ipad via kalenderen i Outlook. Udstyret får du udleveret i it-afdelingen. DESIGNMANUAL, LOGO OG POWERPOINT-SKABELON Du kan finde Midttrafiks designmanual, logo og skabelon til PowerPoint-præsentationer på F-drevet: vælg Kommunikation og Grafik. Hos Midttrafik bruger vi skrifttypen Verdana str. 10 i officielle dokumenter og mails. Skabeloner til breve, notater, referater m.v. findes i Office-pakkens skabeloner og i journalsystemet SBsys. FERIE, OMSORGSDAGE OG ANDET FRAVÆR Afholdelse af ferie, omsorgsdage og andet fravær aftales med din nærmeste leder. Du søger dagene i HRMEasy. Du kan finde mere information i HRMEasy-manualen eller i personalehåndbogen. IT-SUPPORT Fremgangsmåde ved løsning af it-driftsproblemer: Beskriv kort og præcist problemet i en mail til servicedesk@midttrafik.dk Ved akutte driftsproblemer skal du ringe til Midttrafiks interne it-service på tlf IT-VEJLEDNINGER Du har fra din PC adgang til en række it-vejledninger: Vælg»Start«ikonet i nederste venstre hjørne af skærmen, tryk på»alle programmer«og vælg»vejledninger i Midttrafik«. KONTORARTIKLER Ved postrummet er der et lokale med diverse kontorartikler. Brevpapir, kuverter og øvrige kontorartikler bestilles via mail til internservice@midttrafik.dk MØDELOKALER Du kan booke mødelokaler via kalenderen i Outlook. MØDESERVERING Mødeservering bestilles via mail. Du kan finde bestillingsseddel og vejledning på intranettet. NØGLEKORT Du skal bruge nøglekort for at få adgang til Midttrafik. Der er følgende indgange: Hovedindgangen Personaleindgangen ved personaleparkeringen ved Axel Kiers vej Personaleindgangen i bunden af gæsteparkeringen Ved brug af nøglekortet sker en logning af, hvilken indgang kortet bruges til, og hvornår kortet bruges. Logfilerne opbevares hos udlejer. Se mere herom i vores personalepolitik på intranettet. Herudover skal du bruge kortet på hver etage ved trappeopgangen, da den er fællesareal med øvrige lejere. Inden for normal arbejdstid kl åbner dørene automatisk, når du kører kortet igennem kortlæseren. Uden for normal arbejdstid skal du taste koden, som blev udleveret sammen med kortet. Du har adgang alle dage kl Glasdørene ved hovedindgangen åbner automatisk mandag - torsdag kl og fredag kl OUTLOOK Vi bruger den elektroniske kalender i Outlook på den måde, at alle fører kalender og holder den opdateret. Outlook brugs også til s og opgavestyring. Adgang til kalender og s Alle i Midttrafik skal have læseadgang til din kalender. Ved fravær laves der et autosvar i dine s, og der gives stedfortræderadgang til en kollega. Midttrafik ejer og kan disponere over alle s i Midttrafiks systemer. Private s via Midttrafiks systemer skal begrænses og skal udtrykkeligt angives med PRIVAT i emnefeltet. Hvis der er en konkret mistanke om misbrug, har Midttrafik ret til at gennemgå dine s. Du vil blive informeret, hvis dette sker. Du kan finde vejledning til Outlook i it-vejledningen. 9

10 PARKERING Medarbejdere parkerer på personaleparkeringspladsen ved Axel Kiers Vej. Gæsteparkeringen ved hovedindgangen er forbeholdt kunder og samarbejdspartnere. Du er velkommen til at benytte gæsteparkeringspladsen uden for normal arbejdstid kl PERSONALEFORENING Personaleforeningen tager sig af forskellige sociale arrangementer. Du kan blive medlem af Personaleforeningens gavekasse, der giver gaver i anledning af runde fødselsdage, jubilæer og lignende. Kontakt Lars Kruse for yderligere information og tilmelding: lkr@midttrafik.dk PERSONALEPOLITIK Du kan finde Midttrafiks personalehåndbog på intranettet. POST Posten bliver leveret af Post Danmark senest kl Efter sortering bliver posten lagt i dueslag i kopirummet ved kantinen til afhentning. Indtil kl (fredag kl ) kan post afleveres i postrummet i stueetagen. Efter kl skal du selv sørge for frankering. Vi tilstræber at sende alt post som B-post. RYGNING Du må ryge udenfor på terrassen på 1. sal og ved personaleindgangen i bunden af gæsteparkeringen, hvor der er askekummer. SYGDOM Hvis du eller dit barn bliver syg, skal du ringe til din nærmeste leder og meddele dette inden kl TAVSHEDSPLIGT Du er omfattet af bestemmelserne om tavshedspligt i den borgerlige straffelov. Tavshedspligten ophører ikke ved udtrædelse af tjeneste. TELEFON Midttrafiks hovednummer er Internt kan vi ringe ved at bruge de sidste fire cifre i de lokale telefonnumre. Du kan finde en liste over alle lokale numre i IT-vejledningen og på intranettet. Din telefon skal omstilles til en kollega, når du forlader kontoret i Midttrafiks åbningstid: mandag - torsdag kl og fredag kl PRINTERE OG KOPIMASKINER Der er printerrum i stueetagen og på 1. sal. 10

11 PERSONALEGODER FALCK HEALTHCARE Midttrafik har et abonnement hos Falck Healthcare. Aftalen sikrer, at du som medarbejder hurtigt og uden lægehenvisning kan få psykologisk bistand i tilfælde af en arbejdsrelateret ulykke eller dødsfald på arbejdspladsen. FLEXTID Hos Midttrafik har vi flextid. Du skal selv registrere din arbejdstid i et elektronisk tidsregistreringssystem HR- MEasy. HRMEasy installeres i din Outlook. Se vejledning om oprettelse og brug af HRMEasy. Som hovedregel skal du være på arbejdspladsen mandag - torsdag kl og fredag kl Andet skal aftales med din nærmeste leder. Dette gælder dog ikke for medarbejdere, der har vagtordning. FRIKORT Alle fastansatte medarbejdere kan få frikort til Midttrafiks busser og tog. Bemærk, at det ikke er muligt at kombinere dette med befordringsfradrag. Du skal aflevere et pasfoto og udfylde en bestillingsblanket hos Jytte Groth. FRUGTORDNING Hver medarbejder tilbydes ét stykke frugt om dagen. Frugten finder du i kantinen. KAFFEORDNING Der er gratis te, kaffe og kakao. Der er automater i kantinen og i køkkenet på 1. sal. FROKOSTORDNING Det er muligt at tilmelde sig en frokostordning i kantinen. Ordningen er en frokostbuffet, der serveres mandag - torsdag kl Det koster 300 kr. pr. måned, som trækkes over lønnen. Tilmelding sker pr. mail til internservice@midttrafik.dk MASSAGEORDNING Alle medarbejdere kan få massage med tilskud fra Midttrafik én gang pr. måned. Massøren er hos Midttrafik hver onsdag kl samt torsdag hver 4. uge, kl Det koster 130 kr. for en halv times massage, der trækkes via lønnen. Du skal selv fratrække den halve time i dit daglige timeregnskab i HRMEasy. Kontakt Jytte Groth, jgr@midttrafik.dk for at blive tilmeldt ordningen. TILBUD OM ÅRLIGT SUNDHEDSTJEK Du bliver som medarbejder tilbudt et sundhedstjek hvert tredje år, som består af: Måling af fedtprocent/bmi Konditest Måling af blodtryk Måling af kolesterol og sukker i blodet Udarbejdelse af en risikoprofil 11

12 Viby - E45 VEJVISER Ringvej Syd 6A Risskov 202 Aarhus Chr. X s Vej Busstoppesteder 6A Skåde 20 Åkrogen Ringvej Syd 20 Solbjerg 202 Vejle Horsens Chr. X s Vej Aarhus Toyota Viby 6A Risskov Skåde Samlingssted i tilfælde af brand Personaleindgang Hovedindgang Personaleindgang P Gæster Søren Nymarks Vej BKI Kaffe Axel Kiers Vej Midttrafik P Personaleindgang P Personaleindgang Vareindlevering 12

13 LOKALEPLAN, STUEN MØDELOKALER INDGANG VICEDIREKTØR DIREKTIONSSEKRETARIAT METTE JULBO 1.05 ELSE NIELSEN 1.06 DORTE MØLLER 1.07 BODIL L. MØLLER TRAPPE TIL 1. SAL HALL RECEPTION 1.37 KIRSTEN SCHJØDT KIRSTEN FRANDSEN KÄTE JENSEN KONTROLADMINISTRATION KØKKEN MØDELOKALER SERVER OLE SIMONSEN 1.33 CHARLOTTE DALBY 1.32 ANETTE B. JENSEN KUNDE- OG DRIFTCENTER 1.31 KANTINE JYTTE GROTH 1.30 BIRGITTE Ø. LYKKE 1.29 PROJEKTRUM FACILITETER Toilet BEREDSKAB Førstehjælpskasse KONTOR- ARTIKLER 1.28 LONE WINTHER BRITTA CHARMIG MØDELOKALE Garderobe Kopi Print Køkken Service Kaffe/the Hjertestarter Røgdetektor Pulverslukker Brandtæppe Brandmateriel DIVERSE POST SKILTE- VÆRKSTED LISE NORRE FLEXTRAFIK PROJEKTRUM KÆLDER / 1. SAL Vand Sodavand PERSONALEINDGANG 13

14 LOKALEPLAN, 1. SAL BUS - PLANLÆGNING OG UDVIKLING JAN INGEBRIGTSEN BIRGIT CHRISTENSEN MALENE KRUHL 2.06 JETTE S. MATHIASSEN PROJEKTRUM NIELS-JØRGEN DANIELSEN MØDELOKALE OLE SØRENSEN ANNE BACH RIKKE K. CHRISTENSEN 2.01 THOMAS DALGAARD 2.07 TRAPPE TIL STUEN ØKONOMI, REGNSKAB OG REJSEKORT ANDERS DONNEBORG 2.08 IVAN KONGSHØJ 2.09 FLEMMING MOGENSEN ZIAD NASSER LINEA B. NIELSEN SOLVEJ JESPERSEN ANNE-LISE H. MIKKELSEN MARIANNE B. RASMUSSEN PROJEKTRUM NØDUDGANG TRAPPE TIL STUEN ØKONOMI, REGNSKAB OG REJSEKORT JENS DEGENKOLV NIELS CHR. BISGAARD RITA KJÆR ANETTE FREDY KUNDESERVICE BETTINA BURMEISTER BIRGITTE S. PEDERSEN 2.32 PROJEKTRUM 2.33 ASTRID SANDER HENRIK W. KRISTENSEN INGE MØLDRUP DORTHE NIELSEN HALL (STUEN) KUNDESERVICE LONE LITVAK KUNDESERVICE MARTIN DALSGAARD JESPER F. JENSEN MAJBRITT O. HANSEN FLEMMING B. OLSEN (BENT SKAANING) LENE RØNBERG LARS KRUSE JØRGEN RUSKJÆR MIKKEL H. SCHOU HENNING NIELSEN KUNDESERVICE MICHAEL STEINBERG 2.28 JENS ERIK SØRENSEN MIKKEL DEGN 2.27 MORTEN SKOVSEN 2.26 RIKKE M. ØSTERGAARRD 2.25 RENÉ B. NIELSEN 2.24 MICHAEL IPSEN NØDUDGANG KÆLDER / STUEN KUNDESERVICE DIREKTØR ØKONOMI, REGNSKAB OG REJSEKORT 14

15 LOKALEPLAN, FLEXTRAFIK BACK OFFICE / ADMINISTRATION CALLCENTER ANJA ANDERSEN BO ROWEDDER BENJAMIN FILBORNE CARSTEN R. HANSEN LOTTE N. DEMIREL MICK G. BRØGGER MORTEN S. JENSEN FRANCK M. HANSEN LENE MERETE JENSEN LIS MØLLENBACH MØLLER NIELS-ERIK OLSEN INDGANG NØDUDGANG FRANK CHRISTENSEN MØDELOKALE AFD. LEDER AFREGNING KIRSTEN BLEGVAD KAREN JUUL BAUNSGAARD 1.48 AFDELINGSLEDER MERETE L. NIELSEN 1.50 CALLCENTER 1.51 CATHRINE DEPENAU HENRIK E. JØRGENSEN JENS PETER B. MORTENSEN PIA V. ØSTERGAARD KARIN F. MOGENSEN BIRTE SKOUBOE JOAKIM HJORT RITA FREDERIKSEN 1.54 ADMINISTRATION ANETTE S. KRISTENSEN 1.52 JESPER STABERG THOMSEN 15

16 LOKALEPLAN, PLANLÆGNING BUSSER, REJSEKORT REJSEKORT PLANLÆGNING, BUSSER NØDUDGANG LARS PETER LARSEN ANDERS H. VITTRUP FRITS N. HEDEGAARD UNDERVISNING INDGANG RIKKE RASMUSSEN JESPER LÜTZHÖFT JENSEN SØREN H. SØRENSEN RIKKE L. JEPSEN PROJEKTRUM 3.11 PLANLÆGNING, BUSSER REJSEKORT POUL MASUD PLANLÆGNING, BUSSER ANDERS W. RASMUSSEN MARIA W. HOLST NØDUDGANG 16

17 LOKALEPLAN, KÆLDEREN CO 2 TRAFIKKONTROL WC THOMAS NIELSEN 0.09 DEPOT 0.08 KLAUS H. NAVNTOFT SØREN BASTHOLM HENRIK B. JENSEN KEMAL ØZBAY STJEPAN MØLLER DEPOT CO 2 PAKKEBORD BAD 0.13 OMKLÆDNING HERRER DEPOT IT DEPOT 0.03 CO 2 DEPOT MASSAGE OMKLÆDNING DAMER 0.02 ARKIV WC BAD PAKKER CO 2 UDGANG TIL P-PLADS 0.15 TRAPPE TIL STUEN BRANDDØR 0.17

18 Midttrafik Søren Nymarks Vej Højbjerg midttrafik.dk 18