ORDINÆR GENERALFORSAMLING Grundejerforeningen Fuglebakken

Transkript

1 ORDINÆR GENERALFORSAMLING Grundejerforeningen Fuglebakken Mandag d. 25. februar 2019 kl. 17:00-19:30 i Festsalen på Møllevangsskolen Program: 16: Dørene åbnes 17: Trylleshow for børn og barnlige sjæle i Biblioteket 17: Generalforsamling i Festsalen (1. del) : Fællesspisning for alle i Festsalen (medbring venligst service til eget brug) : Generalforsamling i Festsalen (2. del) Tak for i aften Det koster kun 20 kr. per person at deltage i fællesspisningen og der kan afregnes via grundejerforeningens MobilePay på Tilmelding skal ske senest den 20. februar 2019 til nedenstående: Trine Grove Nattergalevej Tlf. eller SMS Mail: trine.grove@gmail.com Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Velkomst. 2. Valg af dirigent. 3. Formandens beretning.! Se materiale side Fremlæggelse af regnskab og budget.! Se materiale side Indkomne forslag.! Se materiale side Fastsættelse af kontingent for 2019.! Se materiale side Valg til bestyrelsen i henhold til 5 samt suppleanter, revisor og revisorsuppleanter.! Se materiale side Eventuelt! Uddeling af Årets PIP - se materiale side 11.

2 3. Formandens beretning Bestyrelsesarbejdet generelt Det har været et endnu et rigtig driftigt år i bestyrelsen for grundejerforeningen. Der er fortsat stor aktivitet i kvarteret både hvad angår hushandler, vejprojektet og det fortsat voksende, sociale fællesskab. Det medfører naturligvis en del arbejde til bestyrelsen, men det er en sand fornøjelse at opleve de mange positive fremskridt, som arbejdet og de forskellige tiltag resulterer i. Der blev afholdt 10 officielle bestyrelsesmøder i bestyrelsesåret 2018, idet møderytmen fra tidligere blev fortsat. Vi mødes relativt ofte, men med møder af kortere varighed. Det medfører en begrænset arbejdsmængde pr. møde og sikrer, at opgaverne bliver løst på effektiv vis. Samtidig er der også tid til at vi hygger os sammen - vi spiser bl.a. en god middag i byen en gang om året og finder også tid til at socialisere lidt ud over det i andre sammenhænge. Det fordrer det gode samarbejde i bestyrelsen og gør det rigtigt sjovt at være med i bestyrelsen. Økonomi og kontingent Der er fortsat en sund økonomi i foreningen og ift. opsparingen af midler til renovering af vejene de kommende år. Vi oplever også en relativt effektiv håndtering af alle elementer omkring kontingentopkrævning, betalinger, rykkergebyr m.v. Med ens deadlines og procedurer år efter år, er der skabt mere klarhed for medlemmerne. Endvidere er det blevet nemt og hurtigt at betale kontingentet det kan klares via netbank, MobilePay eller kontant betaling hos kassereren. Det vil dog stadig være muligt at gå i banken og få dem til at foretage betalingen, såfremt man ønsker denne løsning. Med andre ord er der utroligt mange muligheder for at få betalt kontingent rettidigt og derved mindske de mange (frivillige) arbejdstimer, som bestyrelsen bruger på kontingenthåndteringen. Der er dog stadig en del arbejde for kassereren ift. at følge op på manglende betalinger og indkræve gebyrer ved for sen betaling, så vi vil forsat anmode om, at medlemmerne er opmærksomme på at overholde deadlines og selv sørge for at få indbetalt korrekt kontingent. Procedure ved indbetaling af kontingent: 1. Kontingentet fastsættes på generalforsamlingen i februar. 2. Kontingentinformation udsendes den 1. marts via nyhedsbrev, Facebook og på hjemmesiden. 3. Betalingsfristen er altid senest den 30. marts. 4. Betaling efter den 30. marts pålægges et administrationsgebyr på 100 kr. (Da vi ikke er en erhvervsvirksomhed kan vi pålægge dette gebyr, som er vedtaget på en generalforsamling). 5. Der kan betales via bankoverførsel eller grundejerforeningens MobilePay-løsning. Endvidere er der mulighed for kontant betaling hos kassereren den 13. og 15. marts kl NB: Vi skal i den forbindelse gøre opmærksom på, at det er den enkelte grundejer, der har ansvaret for, at vi har den rigtige -adresse ift. at modtage information omkring kontingentbetalingen. 2

3 Vedligehold af vej og kloak Udgifterne til nødlapning af huller i vejene og reparation af kloaker har været yderst begrænsede i Snerydning Der ryddes fortsat sne på vejene, når der falder mere end 5 cm sne. Det er bestyrelsens holdning, at dette niveau er passende, men vi hører naturligvis gerne fra grundejerne ift. jeres oplevelse af snerydningen i vintersæsonen. Milde vintre er naturligvis med til at mindske omkostningerne til snerydning, og i 2018 er vi på grund af begrænsede snemængder endt under budget på denne post. Generelt har vi også oplevet, at grundejerne er gode til at få ryddet sne og glatførebekæmpe på egne fortove, så det er muligt at færdes sikkert i kvarteret. Glatførebekæmpelse af veje påhviler også den enkelte grundejer. Vi opfordrer som altid til at hjælpe hinanden således, at man evt. også lige rydder naboens fortov, såfremt de er bortrejst i en periode. Vejrenovering/vejprojekt I 2018 blev der etableret ny asfaltslidlag på Blåmejsevej og få steder på Falkevej og Tornskadevej. Denne dei har foreningen betalt kr. for, og forsyningsselskaberne har betalt kr. for de i alt ca m2. Asfalt på de resterende veje er på nuværende tidspunkt planlagt til 2020 / For alle veje gælder dog, at evt. gravearbejde fra forsyningsselskaber kan ændre planerne. Vi er i øjeblikket i dialog med de forsyningsselskaber, der evt. skal grave på en del af vejene i den sydlige dele af kvarteret i 2019 / Dette kan betyde, at slidlag på Svalevej og dele af Fasanvej evt. må udsættes. Renoverede veje med ny asfalt AffaldVarme Aarhus planlægger gravearbejde i 2019 Forventet etablering af nyt slidlag i 2020/2021 3

4 Der vil i 2019 blive nødlappet enkelte huller på de veje, som endnu ikke er blevet renoveret. En forudsætning for renovering af veje er fortsat, at grundejerne på de berørte veje sørger for at bringe deres kantsten i orden inden asfaltering. I samme ombæring opfordrer vi til at se på, om fortovet ligeledes skal renoveres. Vi har i de seneste år brugt meget tid på at informere samtlige grundejere omkring vejrenoveringen samt deres ansvar for at sikre, at eget fortov og kantsten er i ordentlig stand. Det har oftest været en positiv oplevelse at se grundejerne for de respektive vejstrækninger tage ansvar og gå sammen om at indhente tilbud m.v. og få arbejdet gennemført. Vi håber derfor, at de erfaringer, der er opnået hos både bestyrelsen og hos grundejerne, kan medvirke til at få de kommende vej- og fortovsrenoveringer til at køre endnu bedre. Vi gør derfor stadig opmærksom på, at det er grundejernes ansvar at tage teten på vurderingen af, hvorvidt kantsten og/eller fortov trænger til renovering. Såfremt der opstår uenighed om renoveringsbehovet, kan vi bede kommunens vejinspektør om et vejsyn. Såfremt kommunen pålægger en grundejer at renovere fortov eller kantsten, er det en sag mellem kommunen og grundejeren og uden bestyrelsens ansvar. Cirka 2/3 af vejene ( m2) har nu fået udført asfaltarbejde (opretning og etablering af slidlag). Der mangler fortsat ca m2. Der er indtil videre udført asfaltarbejde for i alt kr., hvoraf grundejerforeningen har betalt kr. Dvs. at forsyningsselskaberne (AffaldVarme Aarhus og Aarhus Vand) i forlængelse af deres graveaktiviteter og genetablering af vejene har dækket ca. 48 % af omkostningerne. Kommunikation: Hjemmeside, Facebook-gruppe og nyhedsbreve Hjemmesiden opdateres fortsat løbende med aktuelle nyheder, og ligeledes er der også en række relevante informationer til grundejerne samt potentielle tilflyttere til kvarteret. Som supplement til hjemmesiden er vores Facebook-gruppe for grundejere og andre med interesse i kvarteret blevet en stor succes. Det giver mulighed for, at alle nemt kan komme til orde og dele stort og småt med relevans for kvarterets beboere. Gruppen har pt. rundet 372 medlemmer og vokser fortsat. Vi sender også fortsat nyhedsbreve ud via til alle de medlemmer, vi har på vores mail-liste, og vi ser meget gerne, at alle kommer med på -listen. Såfremt der er enkelte grundejere, som ikke er på mail eller fortsat ønsker en fysisk udgave af nyhedsbrevet, omdeles fortsat en printet version. Såfremt der er vigtig information eller behov for ekstra opmærksomhed omkring arrangementer (eks. generalforsamling, fastelavnsfest, fredagskomsammen m.v.), omdeler vi til tider også en printet seddel eller materiale i postkassen til samtlige medlemmer. Årets arrangementer Fastelavnsfesten og sommerfest Foreningens årlig fastelavnsdag var igen et fint tilløbsstykke med ca. 70 deltagende børn. Der var masser af fine udklædninger, og som altid blev der smadret tønder til den store guldmedalje! Arrangementet blev afsluttet med varm kakao og pølsehorn til ungerne. Vores uformelle fredagskomsammen bliver også bare ved med at vokse, og ca. 200 voksne og børn kom og gik i løbet af eftermiddagen/aften, der bød på hyggeligt samvær, hotdogs fra grillen, kolde øl og prøveture i en elbil. 4

5 Medhjælp eller idéer til arrangementer Bestyrelsen har med stor glæde oplevet opbakning og hjælp til diverse arrangementer og vil meget gerne takke dem, der giver en hånd med. Vi håber også, at endnu flere medlemmer fra tid til anden vil komme på banen og involvere sig i planlægning og afvikling af endnu flere spændende/sjove/inspirerende arrangementer. Opfordring til de frivillige medlemmer Der er i grundejerforeningen både tinglyste medlemmer samt mulighed for, at grundejere ud til offentlig vej kan bidrage og deltage i foreningens arbejde og aktiviteter som frivillige medlemmer ved at betale kontingent. Vi vil fra bestyrelsens side gerne opfordre alle, der bor ud til offentlig vej, om at støtte op om og deltage i fællesskabet her på Fuglebakken ved at melde sig ind i grundejerforeningen. Der er en yderst beskeden kontingentsats for de frivillige medlemmer, men det sender et enormt positivt signal til bestyrelsen samt de øvrige medlemmer, at man bakker op om foreningens arbejde. Vi ser jo gerne, at alle er med og benytter sig af de tilbud, som foreningen driver eksempelvis fastelavnsfest, sommerfest, Facebookgruppen, nyhedsbreve osv. osv. Så er du endnu ikke medlem, er hermed en direkte opfordring om at blive medlem af foreningen, for derigennem at blive en del af og samtidig bidrage til fællesskabet! Thomas Mikkelsen Formand, Grundejerforeningen Fuglebakken 5

6 4. Regnskab og budget På generalforsamlingen gennemgår vi ikke regnskabet i detaljer, men fremhæver blot enkelte nøgletal og uddyber naturligvis gerne i forhold til eventuelle spørgsmål. Årsregnskab for perioden 1. januar december 2018 Resultatopgørelse - indtægter Regnskab 2018 Budget 2018 Regnskab 2017 Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Tinglyst kontingent, vej/kloak/sne Tinglyst kontingent, foreningen Frivilligt kontingent, foreningen Renteindtægter, bank Indtægter ved salg af bog Ejendomsmægler Gebyr Øvrige indtægter Indtægter i alt Omkostninger Vej/kloak/sne Vedligeholdelse, vej Projekt vej Vedligeholdelse, kloak Snerydning Trafik/miljø Projekt legeplads I alt Arrangementer Fastelavn Fredagskomsammen Øvrige arrangementer I alt Kommunikation Informationsmateriale Hjemmeside Telefoni/mobil m.v I alt Administrationsomkostninger Kontorartikler m.v Forsikringer Porto, gebyrer og telefon Bestyrelsesmøder Generalforsamlingen Øvrige omkostninger I alt Omkostninger i alt Årets resultat

7 Balance Regnskab 2018 Budget 2018 Regnskab 2017 Aktiver Kassebeholdning Danske Bank - Budget Aktiver i alt Passiver Egenkapital, forening Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31. december Egenkapital, vej/kloak/sne Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31. december Forudbetaling af kontingent Passiver i alt Bemærkninger til årsregnskabet: > Indtægter Der er i alt 270 tinglyste medlemmer a kr. samt 43 frivillige medlemmer á 100 kr. > Renteindtægter, bank Der er ingen renteindtægter i > Øvrige indtægter (annoncer og øvrige indtægter) 600 kr. fra annonce-salg af annonce samt kr. fra hosting af Fællesrådet midlertidige hjemmeside > Vedligeholdelse, vej Der er ikke foretaget vedligeholdelse af veje. > Projekt vej Der er udført arbejde på Blåmejsevej og slidlag på rep på Falkevej og Tornskadevej. NB: Vi har fået vores tilgodehavende fra AffaldVarme Aarhus samt Aarhus Vand som i alt udgør kr ,00 > Vedligeholdelse, kloak Der er i år renset kloaker i hele kvarteret men ikke været omkostninger til udskiftning/reparation af kloaker. > Snerydning Der er ikke brugt penge på snerydning. > Trafik/miljø Der er ikke brugt penge på trafik og miljø. > Øvrige arrangementer Der har være afholdt omkostninger til ølsmagning og mostedage. 7

8 INDTÆGTER Budget 1. januar december 2019 Budget 2019 Regnskab 2018 Regnskab 2017 Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Tinglyst kontingent, vej/kloak/sne Tinglyst kontingent, foreningen Frivilligt kontingent, foreningen Renteindtægter, bank Indtægter ved salg af bog Ejendomsmægler Gebyr Øvrige indtægter (Annoncer) Indtægter i alt OMKOSTNINGER Vej/kloak/sne Vedligeholdelse, vej Projekt vej Vedligeholdelse, kloak Snerydning Trafik/miljø Projekt legeplads I alt Arrangementer Fastelavn Fredagskomsammen Fællesspisning Børnearrangement Øvrige arrangementer I alt Kommunikation Informationsmateriale Hjemmeside Anskaffelse af tlf I alt Administrationsomkostninger Kontorartikler m.v Forsikringer Porto-Gebyr ( bank - mobilpay) Bestyrelsesmøder Generalforsamlingen Øvrige omkostninger I alt Omkostninger i alt Årets resultat

9 Balance Budget 2019 Regnskab 2018 Regnskab 2017 Aktiver Kassebeholdning Danske Bank - Budget Likvider i alt Aktiver i alt Passiver Egenkapital, forening Egenkapital pr. 1.januar Årets resultat Egenkapital pr. 31.december Egenkapital, vej/kloak/sne Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31 december Forudbetaling af kontingent Passiver i alt Bemærkninger til budgettet for 2019: > Vejvedligeholdelse: Posten er til brug ved forfaldende reparationer. > Projekt vej: Da der i 2019 ikke er planlagt asfaltering af vejstykker har vi i stedet prioriteret at søge om at lave hastighedsdæmpning i de 7 vejkryds ved de 4 stamveje. > Trafik/Miljø: Der er afsat midler til arbejdsgruppen, som har igangsat projekt for begrønning af de blinde veje. > Arrangementer: Posten til arrangementer er udvidet da vi gerne vil skabe mere opmærksomhed omkring vores generalforsamling og tiltrække børnefamilierne. Derfor vil der i år i forbindelse med generalforsamlingen blive lavet et børnearrangement samt inviteres til fællespisning med en egenbetaling på 20,- kr. pr. person. > Hjemmesiden: Vi har igangsat opdatering til SSL certifikat samt ændring af hosting, som vil influere det kommende års budget. > Porto og gebyrer (bank, MobilePay m.v.): Gebyret på MobilePay er 0,75kr. pr. transaktion, derfor har vi forhøjet beløbet i budgettet. 9

10 5. Indkomne forslag Ingen indkomne forslag. 6. Kontingentsats for 2019 Med udgangspunkt i det fremlagte budget og vil bestyrelsen på generalforsamlingen stille forslag om fastholdelse af følgende kontingenter for 2019: - Medlemskab af foreningen: 100 kr. - Vej/kloak/sne: 1000 kr. 6. Valg til bestyrelsen Valg til bestyrelsen i henhold til 5 samt suppleanter, revisor og revisorsuppleanter. Bestyrelsen (der kan vælges op til 7 bestyrelsesmedlemmer): > Trine Grove / Nattergalevej 22 (på valg i år - genopstiller) > Tove Thomassen / Nattergalevej 15 (på valg i år - genopstiller) > Thomas Mikkelsen / Nattergalevej 6 (ikke på valg i år - fortsætter) > Allan Timmermann / Tornskadevej 46B (ikke på valg i år - fortsætter) > Filip Meyer / Svalevej 26 (ikke på valg i år - fortsætter) > Ulf Tams-Kirsmeyer / Duevej 11 (ikke på valg i år - fortsætter) - Der er pt. 1 ledig plads i bestyrelsen, da vi kan være op til 7 bestyrelsesmedlemmer. Vi håber derfor, at der er nye beboere i kvarteret såvel som dem der har boet her i mange år, der har lyst til at blive en del af bestyrelsen, så vi kan få fyldt alle bestyrelsespladserne! Skulle man have fået lyst til at melde sig under fanerne og derved hjælpe med bestyrelsesarbejdet, er man meget velkommen til at rette henvendelse til formanden pr. mail på fuglebakkenaarhus@gmail.com eller pr. telefon på Suppleanter (der kan vælges op til 2 suppleanter): - Der er endvidere mulighed for at have op til 2 suppleanter til bestyrelsen, såfremt der opstår kampvalg til bestyrelsesposterne. Revisorer (der skal vælges 2 revisorer): - Steen Borregaard / Ørnevej 8 (på valg i år - genopstiller) - Lise Hansen / Nattergalevej 37 (fortsætter - ikke på valg i år) Revisorsuppleant (der skal vælges en revisor-suppleant): - Ledig 10

11 Baggrund: Grundejerforeningen uddeler igen i år Årets Pip. Med prisen ønsker grundejerforeningen at give et skulderklap til et eller flere medlemmer, som på forskellig vis er med til at gøre Pip-kvarteret til et endnu bedre sted at bo. Vi modtager derfor gerne gode, sjove eller kreative forslag til årets prisuddeling, som finder sted på generalforsamlingen. Måske har du/i verdens bedste naboer, der altid passer jeres hus når I tager på ferie. Måske er der et renoveringsprojekt i kvarteret, som har resulteret i et flot hus. Måske er det en helt tredje ting som du/i synes fortjener lidt ekstra ros og et officielt skulderklap. Præmisser og uddelingskriterier: - Prisen uddeles på generalforsamlingen. - Alle kan sende en eller flere nomineringer til Årets PIP (deadline 5. februar). - Bestyrelsen udpeger vinderen. Dette års nomineringer: Bestyrelsen udvælger en vinder blandt nedenstående nomineringer. Vejfester og godt naboskab på Solsortevej - Per og Gunhild Brandt Andersen / Solsortevej 5 Per og Gundhild har ufortrødent inviteret beboerne på den nederste del af Solsortevej til sommerfest og jule- eller påskefrokost i mange år og på den måde bidraget til det gode sammenhold på vejen. Det er af afgørende betydning for et godt naboskab, at man mødes engang imellem og har mulighed for at snakke om løst og fast. Per og Gundhild har med deres enestående gæstfrihed og initiativ bidraget til det gode naboskab på vejen. Fællestræning i Pip-kvarteret - Camilla Waldstrøm / Fuglebakkevej 25 Camilla fortjener et stort skulderklap for at tage teten og starte træningsgruppen som arrangerer fællestræning for alle friske kvinder og piger Pip-kvarteret. Konceptet har kørt næsten et år og det er et fedt sted at møde nye og kendte ansigter fra kvarteret. Og så at kunne træne udendørs så tæt på hjemmet er lækkert. Fælles legedage på Den Grønne Plads - Jan Tovgaard og Mette Andersen / Blåmejsevej 18 Der er rigtig mange børn i pipkvarteret så Jan og Mette har taget initiativ til fælles legedage på søndage ca. 1 gang i måneden af et par timers varighed på legepladsen samt den grønne plads. På den måde kan kvarterets børn komme og lege med hinanden, og lære nye venner at kende uanset hvor i kvarteret man bor. 11

12 FASTELAVNSFEST I GRUNDEJERFORENINGEN Søndag den kl Så er der igen fastelavnsfest på den grønne plads for både børn, unge og ældre i kvarteret. Der vil som altid være tøndeslagning for både børn og voksne, med kåring af årets kattekonge og kattedronning. Endvidere beder vi hver deltagende familie medbringe lidt boller eller kage samt kaffe/the til et fælles bord. Grundejerforeningen sørger for varm kakao og lune pølsehorn. BILLETPRIS: Kun kr. 20,- pr. barn (deltagelse for voksne er gratis) Husk at tilmelding skal ske til Tove Thomassen via adm.fuglebakkenaarhus@gmail.com tlf. eller sms ( ). Fristen for tilmelding og betaling er fredag den 01. marts og betaling kan ske via grundejerforeningens MobilePay på (husk at angive din adresse). Hvis du eller nogen i din familie gerne vil være med til at arrangere fastelavnsfesten eller hjælpe til på dagen, vil vi også meget gerne høre fra dig/jer. Så kom og vær med til at gøre dagen endnu bedre for de mange glade deltagere i alle aldre! Vi glæder os til at se jer Med venlig hilsen Arrangementudvalget 12