Statens Budgetsystem [INSTITUTION] Marts 2019

Transkript

1 Statens Budgetsystem [INSTITUTION] Marts 2019

2 2 Bordet rundt

3 Hvad skal vi have ud af mødet? 1. Vi rammesætter dagens møde Vi skal forventningsafstemme, ikke gennemgå systemet 2. I giver en introduktion til jer og jeres forventninger 3. Vores bud på, hvordan I kommer ind i SBS med jeres registreringsrammer 4. Vi har en fælles snak om hvad I tænker om vores bud på jeres implementering 5. Vi samler op i et referat, som vi sender ud til jeres godkendelse efter mødet 3

4 4 Kort intro af jer Hvad kendetegner jeres institution og hvad er jeres forventninger?

5 Jeres implementeringsforløb - Eksempel Aktiviteter Opstartsmøde Informationsmøde Bilaterale møder Uge marts april maj juni juli august /3 8/3 Workshop I Workshop II Workshop III Uddannelse 2 kursusdage Testperiode I tester den lokale opsætning, forretningsprocesser mv. Månedsopfølgning Udgiftsopfølgning 2/4 24/4 1/5 5

6 6 Vores bud på hvordan I kommer ind i SBS

7 Vores bud på beslutninger I skal træffe Hvad tænker I? Typer af beslutninger Nr. Beslutninger Jeres beslutning Opsætning af jer 1 Hvilke bogføringskredse skal ind og har I andre systemer (fag/økonomi), som I forestiller jer SBS erstatter? 2 Hvilke dimensioner ønsker I at budgettere og foretage budgetopfølgning på i SBS? 3 Hvordan tænker I at anvende anlæg, lønfordeling og omkostningsfordeling i SBS? 4 Ønsker I at anvende et mere detaljeret niveau end standardkonto, i jeres budgetart? 5 Vil I skubbe SBS ud til de budgetansvarlige? 6 Hvem skal have adgang til at se løndata i SBS? Praktiske beslutninger 7 Hvem fra økonomifunktionen, udover jer i implementeringsgruppen, skal arbejde i SBS og dermed modtage undervisning efter workshops? 8 Hvem skal være lokaladministratorer, dvs. stå for brugeroprettelse og vedligehold? 9 Hvem skal stå for support og uddannelse af de budgetansvarlige? 7

8 8 Gennemgang af beslutninger

9 [INSTITUTION] Hvad skal ind i SBS? Bogføringskredse Bevillingstyper Hovedkonti Underkonti Delregnskab Standardkonti -Heraf resultatopg. Grundbudget 2019 (mio. kr.) Kommentar Typer af beslutninger Nr. Beslutninger Jeres beslutning Opsætning af jer 1 Hvilke bogføringskredse skal ind og har I andre systemer (fag/økonomi), som I forestiller jer SBS erstatter? 9

10 [Bogfk.] Registreringsramme Obligatoriske Faste dimensioner Øvrige Delregnskab FL-formål Finanskonto 1- Sted 2- Aktivitet 3- Projekt Antal værdier Vores bud Jeres valg Alias Tekst Bevillinger Lønfordeling Tekst Bemærkninger FL-formål Tekst Anlæg Tekst 10

11 Budgetart Opbygning 22 Standardkonto Finanslov Artskonto Statsregnskab Finanskonto Lokalt regnskab Budgetart Niveau for budgetlægning og opfølgning Institutionens finanskonti mappes til budgetart. Der skal vælges to, fire, eller alle cifre (6+). Eksempel 1811 Egentlig løn 1831 Overarbejde 19 Fradrag for anlægsløn uspec 20 Af- nedskrivninger uspec 21 Andre driftsindtægter uspec 22 Andre ordinære driftsomkostninger uspec 2210 Rejser og befordring Rejser Udland Kantinetilskud Typer af beslutninger Nr. Beslutninger Jeres beslutning Opsætning af jer 4 Ønsker I at anvende et mere detaljeret niveau end standardkonto, i jeres budgetart? 11

12 Proces for budgetlægning i SBS - Hvordan passer den jeres proces? Grundbudget indlæses i SKS Økonomi Starter procesflow Indtægter og udgifter Lønbudget Anlægsbudget Institutionsbudget Institutionsbudget (omkostningsfordelt) Budgetansvarlige Specialister Proces for indtægter og udgifter Proces for lønbudget Proces for anlægsbudget Løn- og omkostningsfordeling 12

13 Jeres implementeringsforløb - Eksempel Aktiviteter Opstartsmøde Informationsmøde Bilaterale møder Workshop I Workshop II Workshop III Uddannelse 2 kursusdage Uge marts april maj juni juli august /3 8/3 7 2/4 24/4 1/5 8 Testperiode I tester den lokale opsætning, forretningsprocesser mv. 9 Månedsopfølgning Udgiftsopfølgning Typer af beslutninger Praktiske beslutninger Nr. Beslutninger Jeres beslutning 7 Hvem skal være lokaladministratorer, dvs. stå for brugeroprettelse og vedligehold? 8 Hvem fra økonomifunktionen, udover jer i implementeringsgruppen, skal arbejde i SBS og dermed modtage undervisning efter workshops? 9 Hvem skal stå for support og uddannelse af de budgetansvarlige? 13

14 14 Det videre forløb

15 Det videre forløb 1. Vi rammesætter dagens møde Vi skal forventningsafstemme, ikke gennemgå systemet Efter mødet her 2. I giver en introduktion til jer og jeres forventninger 3. Vores bud på, hvordan I kommer ind i SBS 4. Vi har en fælles snak om hvad I tænker om vores bud på jeres implementering 1. Referat med jeres beslutninger 2. I får tilsendt en række opgavepakker for data og uddannelse 3. Forberedelse til Workshop 1 5. Vi samler op i et referat, som vi sender ud til jeres godkendelse efter mødet 15

16 Indholdet i workshop 1 Dagsorden: 1. Velkomst og introduktion 2. Forretningsmæssig introduktion til SBS 3. FROKOST 4. Øvelser i SBS generelle funktionalitet 5. Øvelser i lokaladministratorens opgaver 6. Opsamling og videre proces Formål: Forretningsmæssig introduktion til hele SBS Give implementeringsteamet en introduktion til, hvordan de budgetansvarlige vil møde SBS og gennem øvelser styrke implementeringsgruppens kendskab til SBS generelle funktionalitet, samt rapporteringsmulighederne. Uddanne jer i lokaladministratorens opgaver vedr. brugeroprettelse og vedligehold Præsentere de resterende opsætningsmæssige beslutninger 16

17 Hvad så når vi forlader jer? Implementeringen af SBS slutter Bilateralt møde Det praktiske Det strategiske Implementeringsforløb - Workshops, uddannelse og testperiode. Få styr på basisfunktionaliteten Test processer med en række få udvalgte budgetansvarlige Træk på Moderniseringsstyrelsen SBSimplementering@modst.dk Kan vi bruge SBS, til at ændre processer, vi gerne vil have ændret? Hvilke ændringer i registreringsrammen ønsker vi? Hvilke ændringer muligheder i kan registreringsrammen SBS give os i ønsker fremtiden? vi? 17

18 18 Spørgsmål?